RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN ( STUDI KASUS : UD. KUDA MAS LUMAJANG)

(1)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

( STUDI KASUS : UD. KUDA MAS LUMAJANG)

I.G.A.P Semara Putra 1)

1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: underground_pake_x@yahoo.co.id

Abstract:UD. Kuda Mas is a trading business that specializes in buying and selling gold located on the Panglima Sudirman 92 Lumajang Street. UD Kuda Mas provides a many kinds of yellow gold jewelry. The day the transaction is increasing UD. Kuda Mas has some obstacles to finding and processing data purchases and sales transactions so it is difficult to know the income earned. UD Kuda Mas is also difficult to know the exact time in making a purchase or sale of goods because the price of gold is subject to change. Based on existing problems, we need an information system that can help any purchases, sales and the gold price forecasting system to provide the gold price forecast future periods, forecasting system implemented method of exponential smoothing methods holt to be a reference standard based on the method used. The system created is expected to help resolve any purchases, sales transactions, minimizing errors that may occur. and the gold price forecasting system to support existing operations so as to provide maximum benefit in the future.

Keywords : purchase and sales information systems, gold shops, exponential smoothing (holt).

Penyelesaian transaksi pembelian dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan bagi setiap perusahaan. Tanpa adanya sistem yang baik, suatu perusahaan sulit untuk mendapatkan informasi yang valid dari setiap transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi pada UD kuda Mas sebagai usaha dagang yang bergerak dalam bidang jual beli perhiasan emas.

UD Kuda Mas mempunyai beberapa masalah yaitu dalam pencatatan stock persediaan barang yang masih dilakukan secara manual, akibatnya pengecekan jumlah barang dilakukan satu per satu yang menyebabkan banyak waktu terbuang, serta tidak adanya pencatatan data transaksi penjualan dan pembelian yang baik sehingga UD. Kuda Mas sulit untuk mengetahui laba rugi yang didapat. UD Kuda Mas juga

(2)

mengalami kesulitan dalam menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian maupun penjualan barang karena harga emas sewaktu-waktu dapat berubah

Berdasarkan uraian di atas, UD Kuda Mas membutuhkan suatu sistem informasi pembelian dan penjualan agar dapat melakukan pencatatan untuk setiap transaksi, mengontrol stok baru maupun stok yang ada dan memberikan laporan yang dibutuhkan. UD Kuda Mas juga membutuhkan suatu sistem peramalan harga emas untuk membantu mengetahui pergerakan harga emas karena akan lebih baik jika dapat mengetahui waktu yang tepat untuk membeli barang di saat harga rendah, sehingga dapat meminimalisasi kerugian dalam penjualan barang. Metode yang digunakan untuk peramalan harga emas adalah metode exponential smoothing dari Holt.

Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat menyelesaikan setiap transaksi pembelian dan penjualan, meminimalisasi kesalahan

dalam perhitungan yang mungkin terjadi, dan sistem peramalan harga emas sebagai pendukung kegiatan operasional yang ada sehingga memberikan keuntungan yang maksimal dikemudian hari.

LANDASAN TEORI 1. Teori Pembelian

Pembelian adalah usaha pengadaan barang untuk perusahaan. Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur pembelian dilakukan dengan merubah kembali dengan merubah bentuk.

Pembelian (purchases) adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu (Aliminsyah dan padji, 2003 : 450). Menurut Soemarso S.R kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang yaitu:

1. Membeli barang dagan secara tunai atau kredit.

2. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan.

(3)

3. Membeli barang dan jasa lain

sehubungan dengan kegiatan

perusahaan.

Sehingga dapat diperoleh

kesimpulan bahwa pembelian merupakan perkiraan. Perkiraan tersebut digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode tertentu.

2. Teori Penjualan

Menurut Jober dalam Jiunkpe (2003), konsep penjualan adalah gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan usaha penjualan dan promosi dalam skala besar. Menurut Kotler dalam Jiunkpe (2005), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dia sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang

dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran.

3. Metode Eksponensial Smoothing (HOLT) Menurut Salah satu teknik yang digunakan untuk meramal data yang mengikuti suatu trend adalah metode dua parameter Holt. Teknik Holt memperhalus trend dengan menggunakan konstanta-konstanta pemulusan yang berbeda. Tiga persamaan yang digunakan dalam teknik ini adalah sebagai berikut:

1. At = α Yt +(1 – α )(At-1 + Tt-1)

2. Tt = β(At – At-1)+(1 - β)Tt-1

3. Ŷt+p = At + pTt

Keterangan:

α = konstanta penghalusan untuk data ( 0< α <1 ) β = konstanta penghalusan untuk eliminasi trend ( 0< β <1 )

Yt = data yang sebenarnya pada periode t

At = nilai pemulusan yang baru

Tt = estimasi trend

p = periode yang diramalkan Ŷt-p = Nilai Ramalan pada periode p

Persamaan pertama hampir sama dengan model dasar pemulusan eksponential tunggal, hanya saja variabel trend ditambahkan pada persamaan tersebut. Estimasi trend dihitung dengan menghitung estimasi trend menunjukkan bahwa estmasi trend dikalikan dengan β

(4)

dan kemudian ditambahkan pada estimasi yang lama, dikalikan dengan (1 - β). Hasil dari persamaan tersebut adalah trend yang dihaluskan tanpa pengaruh random.

4. Ukuran Ketepatan Peramalan

Tidak mungkin suatu peramalan akan benar benar akurat. Ramalan selalu berbeda dengan permintaan aktual. Perbedaan antara ramalan dengan data aktual disebut kesalahan ramalan. Meskipun suatu jumlah kesalahan ramalan tidak dapat dihindari namun tujuan ramalan adalah agar kesalahannya sekecil mungkin. Tentunya jika tingkat kesalahan tidak kecil, hal ini memberi indikasi apakah teknik ramalan yang digunakan salah, atau teknik perlu disesuaikan dengan mengubah parameter.

a. Deviasi absolut rata rata (Mean Absolute

Deviation – MAD)

MAD merupakan salah satu pengukuran kesalahan yang popular dan mudah digunakan. MAD merupakan suatu ukuran perbedaan atau selisih antara ramalan dengan permintaan aktual. Umumnya, semakin kecil MAD semakin akurat nilai suatu ramalan.

b. Persentase kesalahan absolut rata-rata (Mean Absolut Percentage Error - MAPE)

MAPE merupakan prosentase yang dihitung dari nilai absolut kesalahan di masing masing periode dan dibagi dengan nilai data aktual periode tersebut kemudian dicari rata rata kesalahannya. PERANCANGAN SISTEM

Pada Gambar 1 menunjukan

document flow terkomputerisasi

menggambarkan proses pembelian barang. Proses dimulai dari pihak sales memberikan data barang baru, kemudian bagian pembelian memasukan data barang baru yang dibeli. Setelah data barang di masukkan seluruhnya, bagian pengecekan akan memeriksa kesesuaian barang tersebut. Apabila barang ada yang tidak sesuai maka akan di kembalikan kepada pihak sales. Jika data telah sesuai maka data di simpan dan dibuatkan laporan data barang baru yang ditujukan kepada manajer toko emas.

(5)

Gambar 1. Dokumen Flow Terkomputerisasi Pembelian Barang

Pada Gambar 2 menunjukan document flow terkomputerisasi menggambarkan proses penjualan barang. Proses dimulai dari pihak toko emas memperlihatkan data barang yang dijual kemudian pelanggan memilih barang yang sesuai. Jika pelanggan setuju dengan barang yang dipilih, bagian penjualan akan membuat nota pembelian barang untuk pelanggan. Kemudian dari data penjualan yang ada dapat dibuatkan laporan penjualanuntuk diberikan kepada manajer toko emas.

Gambar 2. Dokumen Flow Terkomputerisasi Penjualan Barang

Flowchart Peramalan Harga Emas

Metode Exponential Smoothing digunakan untuk meramalkan harga emas pada periode mendatang. Data yang dipergunakan untuk perhitungan pada metode ini adalah data harga emas setiap bulannya. Metode ini menggunakan dua parameter yang dikombinasikan sampai menghasilkan nilai MAD (Mean Absolute

Deviation) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) terkecil. Untuk lebih jelas

(6)

Gambar 3. Flowchart Peramalan Harga Emas

CONTEXT DIAGRAM

Context diagram UD. KUDA MAS

terdapat 4 external entity, yaitu supplier,

customer, Admin dan Manager toko emas. Pada setiap entity memberikan masukan dan sistem memberikan keluaran berupa laporan atau lainnya. Context Diagram ditunjukkan pada Gambar 4

Gambar 4. Context Diagram

HASIL DAN PEMBAHASAN

Tujuan dibangunnya sistem ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi pembelian dan penjualan untuk membantu dalam melakukan transaksi yang terjadi dan sitem peramalan harga emas untuk memberikan informasi prediksi harga emas periode mendatang guna meminimalisasi kerugian.

(7)

Gambar 5 Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian ini digunakan untuk menambah data barang baru dengan melakukan transaksi pembelian. Form Transaksi pembelian ini terdapat field yang harus diisi yaitu jenis, model, supplier, berat, karat dan harga beli.

2. Proses Transaksi Penjualan

Gambar 6 Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan ini digunakan

kepada customer. Terdapat field yang harus

diisi yaitu nama customer dan harga jual.

3. Transaksi Peramalan

Gambar 7 Form Transaksi Peramalan

Form transaksi peramalan ini digunakan

untuk melakukan peramalan harga emas

periode mendatang. Terdapat field yang harus

diisi yaitu kodebobot dan jumlah data harga

emas.

(8)

Gambar 8 Laporan Pembelian

Form laporan pembelian digunakan

untuk menampilkan data pembelian yang ada

sesuai dengan periode. Form laporan pembelian

terdapat field yaitu periode.

5. Laporan Penjualan

Gambar 9 Form laporan penjualan

Laporan penjualan digunakan untuk

menampilkan data penjualan barang yang ada

sesuai dengan periode. Form laporan

penjualan terdapat field yaitu periode.

6. Laporan Peramalan Harga Emas

Form laporan peramalan harga emas ini

digunakan untuk menampilkan data hasil

peramalan yang telah disimpan dan dapat dipilih

berdasarkan periode

Gambar 10 Form Laporan Hasil Peramalan KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Kuda di lumajang ini adalah sebagai berikut:

(9)

sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Kuda Mas telah dibuat sesuai dengan kebutuhan dalam memenuhi informasi dari pihak pembelian dan penjualan.

2. Sistem dapat meramalkan harga emas pada periode 1 bulan mendatang dengan menggunakan metode exponential smoothing dengan teknik holt.

3. Dengan mengetahui harga emas pada 1 bulan periode kedepan dari hasil perhitungan peramalan tersebut, meskipun tidak dapat memberikan hasil tepat 100% setidaknya dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan oleh pihak manajerial untuk mengetahui waktu yang tepat dalam melakukan pembelian dan penjualan barang.

DAFTAR PUSTAKA

Aliminsyah dan Padji. 2003. Kamus Istilah

Keuangan dan Perbankan. Bandung:

YRAMA WIDYA

Arsyad, Lincolin. 2001. Peramalan Bisnis

Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta.

Jobber, D. & Lancaster, G. 2003. Selling and

Sales Management. New Jersey:

Prentice Hall

Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. 2003, Analisisdan Perancangan

Sistem jilid 1, Prenhallindo, Jakarta

Kotler, Philip & Keller, Kevin L. 2005.