BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Kualitas organisasi atau perusahaan dilihat dari kuantitas dan kualitas produk berupa barang atau jasa. Agar mendapatkan produk dengan kuantitas yang banyak dan kualitas yang baik, kinerja pimpinan dan anak buahnya sangat menentukan. Manusia yang ada di dalamnya sangat besar pengaruhnya sekalipun suatu perusahaan menggunakan alat modern dan faktor canggih.
Sumber daya manusia dewasa ini semakin besar peranannya bagi kesuksesan organisasi. Banyak organisasi kini menyadari bahwa unsur manusia dapat memberikan keunggulan dalam persaingan. Uraian di atas menunjukkan bahwa sumber daya manusia perlu dikelola dengan sebaik-baiknya.
Secara singkat, manajemen sumber daya manusia erat kaitannya dengan motto "the right man on the right place and the right time". Manajemen sumber daya manusia pada saat yang tepat harus bisa mengusahakan agar tenaga kerja itu ditempatkan pada posisi yang tepat sesuai dengan minat dan kemampuannya. Langkah penting yang harus dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja yakni menentukan jenis pekerjaan dan kualitas karyawan yang diinginkan untuk tiap jabatan.
Penentuan jenis pekerjaan dan kualitas karyawan didahului dengan melakukan berbagai riset dan pengumpulan informasi. Hal ini kemudian disebut sebagai job analysis yang diikuti dengan outcome yaitu job description dan job specification. Kegiatan ini sangat penting bagi organisasi
atau perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia agar mencapai tujuannya.
Oleh karena itu di dalam makalah ini akan dibahas secara mendalam tentang job analysis, job description, dan job specification. Sebagai ilustrasi seputar problematika job analysis, job description, dan job specification, akan disertakan contoh aplikasi di bidang kesehatan dan pembahasannya. Ilustrasi digunakan sebagai pengetahuan dan pembelajaran bagi mahasiswa kesehatan masyarakat dalam aplikasi job analysis, job description, dan job specification di bidang kesehatan.
1.2 Tujuan
Tujuan dari penulisan makalah ini adalah:
a. memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Bidang Kesehatan
b. mengetahui dan mempelajari pengertian, metode, dan langkah pelaksanaan job analysis, job description, dan job specification
c. mengetahui serta menganalisis masalah terkait aplikasi job analysis, job description, dan job specification di bidang kesehatan.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Job Analysis
Job analysis merupakan pondasi untuk berbagai proses human resource management (HRM). Peran job analysis di antaranya menyediakan informasi bagi program HRM seperti pelatihan, pembangunan karier, performance management, dan masih banyak lagi. Job analysis membantu organisasi atau perusahaan mengambil keputusan tentang pengupahan, promosi, dan termination. Lebih lanjut mengenai job analysis dibahas pada subbab berikut.
2.1.1 Pengertian Job Analysis
Job analysis atau yang disebut dengan analisis pekerjaan memiliki definisi sebagai berikut:
“Job analysis is the process of studying and collecting information relating to the operations and responsibility of a specific job” (Flippo, 1982)
“Job analysis deals with the anatomy of the job. This is the complete study of the job embodying every known and determinable factor, including the duties and responsibilities involved in its performance; the conditions under which performance is carried on; the nature of the task; the qualifications required in the worker; and the conditions of employment, such as pay hours, opportunities and privileges”. (Wylie, 1985) “Job analysis is the procedure by which the facts with respect to each job are systematically discovers and noted. It is sometimes called job study, suggesting the care with which tasks, process, responsibilities and personnel requirement are investigated. Job analysis, which focuses attention on the characteristic of
employees, using physical examinations test, interviews, and other procedures for this purpose” (Yoder, 1981)
Kesimpulan definisi di atas yaitu analisis pekerjaan merupakan studi yang mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat secara sistematis berbagai informasi yang berkaitan dengan tugas, proses, tanggungjawab, dan kebutuhan pegawai. Analisis pekerjaan terkadang disebut sebagai studi jabatan yang mempengaruhi berbagai tugas, proses, tanggung jawab, dan kebutuhan pegawai.
Job analysis dilakukan dalam tiga kesempatan, yang pertama, analisis pekerjaan dimulai ketika organisasi didirikan. Kedua, analisis pekerjaan dilakukan ketika organisasi menciptakan pekerjaan yang baru. Ketiga, analisis digunakan ketika pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat dari teknologi baru, metode, prosedur, atau perubahan sifat pekerjaan. Informasi dari analisis pekerjaan digunakan untuk menyiapkan job description dan job specification. 2.1.2 Pelaku Job Analysis
Orang yang melakukan analisis pekerjaan (analis pekerjaan atau job analyst) adalah yang berminat mengumpulkan data tentang berbagai hal yang terlibat untuk melakukan pekerjaan tertentu. Pihak yang berpartisipasi minimal mencakup karyawan dan atasan langsung karyawan. Organisasi besar memiliki lebih dari satu analis pekerjaan, tetapi dalam organisasi kecil, supervisor adalah penanggungjawabnya. Organisasi yang tidak memiliki keahlian teknis sering menggunakan konsultan luar untuk melakukan analisis pekerjaan.
Sebelum melakukan analisis pekerjaan, analis harus meninjau bagan organisasi dan mempelajari pekerjaan dengan berbicara kepada pekerja seputar kegiatan bekerjanya. Selain itu, pengawas harus memperkenalkan analis kepada karyawan dan menjelaskan tujuan dari analisis pekerjaan. Analis harus mengembangkan rasa saling percaya dengan pihak yang pekerjaannya sedang dianalisis.
2.1.3 Tujuan Job Analysis
Tujuan utama melakukan job analysis adalah mempersiapkan job description dan job specification sebagai pertimbangan pemberian upah yang tepat terhadap kualitas dari tenaga kerja dalam organisasi. Analisis dilakukan sebagai dasar perbaikan gambaran pekerjaan, mengembangkan penilaian kinerja, sistem seleksi, kriteria promosi, pelatihan, penilaian kebutuhan, dan rencana kompensasi. Tujuan dilakukannya job analysis dapat dijelaskan dalam bagan beserta penjelasannya berikut:
a. Recruitment and selection: job analysis membantu dalam menentukan tipe orang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman dan teknis, keterampilan fisik, emosional dan personal dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang diinginkan. Tujuannya adalah menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat.
b. Performance analysis: job analysis dilakukan untuk memeriksa mengenai pencapaian tujuan dalam organisasi tersebut. Ini membantu dalam menentukan standar kinerja, kriteria evaluasi dan output individu. Kinerja keseluruhan karyawan diukur berdasarkan hal ini.
c. Training and development: job analysis dapat digunakan untuk menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan. Perbedaan antara output yang diharapkan dan yang terjadi menentukan tingkat pelatihan yang perlu diberikan kepada karyawan. Hal ini juga membantu dalam menentukan isi pelatihan, alat dan peralatan serta metode pelatihan.
d. Compensation management: job analysis berperan penting dalam menentukan gaji dan tunjangan tambahan, manfaat dan insentif tetap, serta variabel dari karyawan. Gaji tergantung pada jabatan, posisi pekerjaan, tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan.
e. Job designing and redesigning: salah satu tujuan dari job analysis adalah memudahkan upaya pekerja dan mendapatkan output terbaik, serta membantu dalam merancang, mendesain ulang, memperkaya, mengevaluasi, mengurangi atau menambahkan tanggung jawab ekstra dalam pekerjaan tertentu. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kepuasan karyawan sambil meningkatkan output sumber daya manusia.
2.1.4 Proses Job Analysis
Proses yang efektif dan efisien dalam menganalisis pekerjaan adalah hal untuk menjaga kualitas karyawan, mengukur kinerja pada standar yang realistis, menilai pelatihan dan kebutuhan pengembangan, serta meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah bagan proses job analysis beserta penjelasannya.
a. Identification of job analysis purpose: kejelasan dari suatu proses terletak pada tujuan dari proses tersebut. Oleh karena itu, menentukan tujuan dan kemudian didefinisikan secara gamblang merupakan langkah awal dalam proses job analysis. Proses ini akan menjawab pertanyaan mengenai input dan output dari suatu pekerjaan. Data yang terkumpul sangat penting meskipun memerlukan banyak sumber daya manusia, energi, maupun uang.
b. Who will conduct job analysis: langkah kedua dalam proses job analysis adalah memutuskan pelaku yang akan melakukan pekerjaan tersebut. Beberapa perusahaan memilih departemen human resource mereka sendiri untuk melakukannya meski tidak jarang ada yang meminta bantuan pada analis pekerjaan seperti yang telah dijelaskan dalam poin 2.1.2 tentang pelaku job analysis.
c. How to conduct the process: analisis pekerjaan dilakukan dalam metode berbeda karena sumber daya yang dibutuhkan tiap organisasi berbeda pula. Pemilihan metode harus didasarkan pada tujuan untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan sebagai analisis pekerjaan.
d. Strategic decision making: langkah ini tentang memutuskan tingkat keterlibatan karyawan dalam proses, tingkat rincian yang akan dikumpulkan dan dicatat, sumber data yang akan dikumpulkan, metode pengumpulan data, pengolahan informasi
dan pemisahan data yang dikumpulkan. Metode pengumpulan data yang digunakan pada proses job analysis akan dijelaskan secara terperinci pada pembahasan metode job analysis.
e. Training of job analyst: pelatihan terhadap analis pekerjaan mengenai cara melakukan proses dan menggunakan metode yang dipilih untuk koleksi dan pengodean ulang data pekerjaan. f. Preparation of job analysis process: manajer departemen
human resource perlu berkomunikasi kepada karyawan sebagai pelaku langsung terhadap pekerjaan yang dianalisis. Tahap ini juga melibatkan persiapan dokumen, kuesioner, wawancara dan bentuk umpan balik.
g. Data collection: mengumpulkan data yang berhubungan dengan pekerjaan termasuk kualifikasi pendidikan karyawan, keterampilan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan, kondisi kerja, kegiatan kerja, hirarki pelaporan, sifat manusia yang dibutuhkan, kegiatan pekerjaan, tugas dan tanggung jawab yang terlibat dan perilaku karyawan. h. Documentation, verification and review: dokumentasi yang
tepat dilakukan untuk verifikasi keaslian data yang dikumpulkan dan kemudian memeriksanya. Hasil olahan data ini merupakan informasi terakhir yang digunakan untuk menggambarkan pekerjaan tertentu.
i. Developing job description and job specification: langkah terakhir pada proses job analysis adalah pengelompokan data
yang dikumpulkan kedalam informasi yang berguna. Data tersebut dikelompokan menurut isinya yang nanti akan dikelompokkan kedalam job description dan job specification sebagai outcome dari proses job analysis. Job description menggambarkan peran, kegiatan, tugas dan tanggung jawab pekerjaan sementara job specification adalah pernyataan dari pendidikan, pengalaman kualifikasi, sifat pribadi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan. 2.1.5 Metode Job Analysis
Hal penting yang tidak bisa dilewatkan dalam proses job analysis adalah pengumpulan data. Data yang terkumpul diolah untuk kepentingan informasi bagi job analyst. Penggunaan metode tertentu saat pengumpulan data berkaitan dengan hubungan yang khusus antara pekerja, mesin, dan lingkungan kerjanya. Berikut ini merupakan berbagai metode pengelompokan data:
a. Observation methods
1) Direct observation, formulir ini didasarkan pada job analysis untuk mengamati dan membuat catatan perilaku, cara, kegiatan, dan tugas.
2) Work methods analysis, bentuk analisis ini dapat diterapkan untuk menggambarkan pekerjaan manufaktur yang manual dan berulang, misalnya pekerjaan perakitan. Analisis semacam ini didasarkan pada analisis waktu, studi gerak, dan mikro gerak.
