PERANCANGAN BASIS DATA RAWAT
JALAN, RAWAT INAP DAN FASILITAS
PENUNJANG MEDIS PADA RUMAH SAKIT
SUMBER WARAS WORKING PAPER
Jimmi Ricardo 1301049934
Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480
jimmi.rcrd@gmail.com
Abstract
The objective of research performed on Sumber Waras Hospital is to developed a database for process of outpatient service, inpatient service and medical support facilities. Method used in this design based on method developed by Connoly and Begg, using Database Life Cycle Methodology. The result is design of the database and application that can be used on the outpatient service, inpatient service and medical support facilities. Therefore, it is hoped by the existence of a well designed database can improve the quality of service in Sumber Waras Hospital.
Key words
Database, inpatient, outpatient. Medical support Facilities, Database Life Cycle Methodology Abstrak
Tujuan dari penelitan yang dilakukan di rumah sakit Sumber Waras adalah untuk menganalisis proses rawat inap, rawat jalan dan fasilitas penunjang medis yang ada di rumah sakit sumber waras, untuk dirancang basis data yang disertai aplikasi berdasarkan hasil analisis tersebut. Metode yang digunakan pada perancangan skripsi ini mengacu kepada metode yang di kembangkan connoly dan begg yaitu menggunakan Database Life Cycle Methodology. Hasil penelitian berupa rancangan basis data dan aplikasi yang dapat digunakan untuk proses rawat inap, rawat jalan dan fasilitas penunjang medis di rumah sakit sumber waras. Diharapkan rancangan tersebut dapat memberikan sumbangsih bagi kemajuan pelayanan di rumah sakit Sumber Waras.
Kata Kunci:
Basis Data, Aplikasi, Database Life Cycle Methodology, Rawat Inap, Rawat Jalan, Fasilitas Penunjang Medis
PENDAHULUAN
Teknologi Informasi telah menjadi kebutuhan penting di dalam berbagai organisasi hari ini. Masalah-masalah seperti efisiensi sumber daya, human error, proses yang memakan banyak waktu telah menjadi masalah-masalah umum yang dapat diselesaikan secara tepat dengan penggunaan teknologi informasi.
Sistem basis data merupakan salah satu teknologi informasi yang sangat penting dalam suatu organisasi. Basis data memiliki peranan penting sebagai suatu media penyimpanan data. Selain itu, salah satu fungsi basis data yang terpenting adalah memberikan dasar bagi penerapan teknologi informasi lain. Basis data merupakan suatu komponen penting bagi penerapan teknologi informasi dalam menganalisa dan mengolah data untuk dijadikan informasi yang bernilai guna. Teknologi seperti Data Warehouse,
Data Mining, dan Business Intelligence merupakan beberapa teknologi yang dimungkinkan dengan
adanya basis data.
Perkembangan yang sangat cepat dari dunia TI telah menarik banyak sekali organisasi untuk menerapkan TI didalam proses organisasi mereka, termasuk rumah sakit. Volume dan jenis informasi yang besar dalam rumah sakit menuntut kinerja yang baik dari sistem informasi yang digunakan. Sistem informasi yang tidak menerapkan teknologi informasi seringkali menghadapi kendala-kendala serius. Sebagai contoh, menurut Takhti (2011) rekam medis yang berbasis kertas dapat menyebabkan banyak permasalahan serius seperti penundaan dalam perencanaan kesehatan, komplikasi legal, dan penundaan dalam pelaksanaan pelayanan kesehatan. Demikian juga dengan file based-approach, Menurut indrajani(2010), penggunaan file based-approach dapat membuat data terisiolasi, adanya redudansi sehingga dapat menurukan tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan rumah sakit. Berdasarkan hasil penelitian Asabe, Oye dan Goji (2013), dalam rata-rata kunjungan pasien terdapat informasi-informasi historis perawatan pasien yang tidak dapat diakses oleh dokter ketika proses perawatan. Selain itu, dokter lebih banyak menghabiskan waktu untuk mencari informasi tentang pasien dibandingkan dengan proses perawatan sendiri. Pendekatan berbasis kertas dan file-based terbukti tidak menjadi suatu solusi yang efektif bagi pengelolaan data di Rumah Sakit. Untuk menyelesaikan permasalahan itu maka sistem basis data merupakan solusi yang efektif.
Rumah Sumber Waras sebagai suatu Rumah Sakit yang telah berdiri lebih dari setengah abad membutuhkan perubahan yang radikal bagi pengelolaan datanya. Sistem yang saat ini digunakan masih berbasis kertas dan file-based sehingga menghadapi berbagai permasalahan yang dijelaskan diatas.Dengan adanya sistem basis data ini diharapkan Rumah Sakit Sumber Waras dapat memberikan layanan lebih baik dalam hal kecepatan pelayanan, keamanan data pribadi pasien dan akurasi pencatatan data.
METODE PENELITIAN
Metode Penelitian yang digunakan dapat dibagi menjadi 3 yaitu metode pengumpulan data, Metode Analisis, dan Metode Perancangan Basis Data. Metode pengumpulan data yang digunakan menggunakan beberapa Teknik Fact Finding yang dikemukakan oleh Connoly dan Begg (2010,341-345). Teknik fact finding yang pertama adalah Interviewing / wawancara yang dilakukan kepada beberapa staf Rumah Sakit yang terkait dengan area penelitian. Pertanyaan yang digunakan pada saat melakukan
Interview adalah pertanyaan yang bersifat terbuka. Selain Interviewing juga dilakukan Teknik Examining Documentation yaitu dengan menganalisa dokumen-dokumen yang berakitan dengan ruang lingkup
penelitian untuk mendapatkan informasi yang menyeluruh mengenai kebutuhan data Rumah Sakit Sumber Waras. Dokumen yang dianalisa seperti form pendaftaran pasien, form pemeriksaan dokter dan form pemeriksaan fasilitas penunjang medis. Dan juga digunakan Teknik Research yaitu dengan meneliti jurnal-jurnal yang melakukan penelitian sejenis serta buku-buku refrensi yang berakitan.
Metode Analisis menggunakan dua pendekatan yaitu dengan merancang DFD(Data Flow
(112,2001). DFD digunakan untuk menggambarkan aliran data yang ada dalam sistem informasi yang digunakan saat ini. DFD yang digunakan menggunakan notasi DeMarco-Yourdon. Setelah itu dilakukan analisa permasalah dan solusi dengan menggunakan metode problem-solving. Metode Problem-Solving adalah suatu tindakan yang meresponi masalah-masalah untuk menekan efek berbahayanya atau mengkapitalisasinya menjadi kesempatan untuk memperoleh keuntungan. Standard menggambarkan
desired-state atau keadaan yang harusnya dicapai oleh sistem. Sementara Information menggambarkan current-state atau keadaan sistem yang berjalan saat ini. Perbedaan antara Standart dan Information
merupakan apa yang perlu dicapai oleh solusi alternatif. Didalam menentukan solusi alternatif perlu diperhatikan Constraints atau batasan-batasan baik yang bersifat internal maupun eksternal terhadap pemilihan solusi alternatif.
Gambar 1 Fase Problem-Solving (Sumber :McLeod dan Schell,2002,p112)
Metode Perancangan yang digunakan menggunakan metode perancangan basis data yang dkemukakan oleh Connoly dan Begg(2010,). Metode ini dapat menjadi tiga bagian yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal dan dan perancangan fisikal basis data. Perancangan konseptual adalah tahap perancangan model yang tidak bergantung pada pada detail-detail implementasi seperti target DBMS software, program aplikasi, bahasa pemrograman, platform perangkat keras, masalah kinerja dan pertimbangan fisikal lainnya. Setelah didapat suatu model konseptual maka dilanjutkan dengan perancangan logikal. Perancangan Logikal adalah perncangan yang dilakukan untuk menghasilkan data model logikal. Model data logikal adalah model data yang memiliki redudansi dan anomali yang minimum ketika diimplementasikan Dan yang terakhir adalah perancangan fisikal basis data yaitu perancangan yang berusaha menerjemahkan model data logikal sehingga dapat diimplementasikan pada DBMS target. Pada tahap ini data model telah diesuaikan dengan DBMS yang akan digunakan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Pengumpulan data yang diperoleh dari interview dan analisa dokumen adalah informasi-informasi yang digunakan sebagai dasar perancangan basis data. Melalui wawancara terhadap beberapa
narasumber seperti kepala sub bagian rekam medis dan kepala sub bagian pengolahan data didapat informasi mengenai sistem yang berjalan. Sebagai contoh proses rawat jalan. Pasien yang ingin mendaftar pertama-tama harus menuju ke counter klinik spesialis. Jika pasien adalah pasien baru maka pasien perlu mendaftar dan memberikan sejumlah uang. Setelah itu bagian admisi akan membuat rekam medis baru bagi pasien. Jika pasien adalah pasien lama maka staf akan menghubungi bagian rekam medis untuk mencari rekam medis pasien yang kemudian diantarkan ke polilkinik yang dituju. Setelah mencatat data pasien maka staf akan menentukan poliklinik yang sesuai dengan ciri penyakit pasien. Setelah sampai di polilkinik maka dokter akan melakukan pemeriksaan terhadap pasien Saat selesai pemeriksaan maka dokter dapat membuat kwitansi dan resep untuk pasien. Kwitansi tersebut berisi biaya tindakan medis yang dilakukan dokter. Pasien harus membawa kwitansi tersebut ke kasir kemudian membayar sejumlah uang. Setelah melakukan pembayaran maka pasien harus membawa bukti pembayaran untuk menebus resep. Selain resep dokter juga dapat membuat surat rujukan untuk dirawat inap atau diperiksa di fasilitas penunjang medis. Setelah selesai maka pasien dapat melanjutkan pemeriksaan atau dapat langsung pulang. Berdasarkan informasi-informasi seperti ini maka dirancang DFD(Data Flow Diagram) yang terdiri dari 3 bagian yaitu DFD Konteks, Level-0 DFD dan Level-N DFD, dimana masing-masing memiliki tingkat kerincian yang berbeda.
Selain itu juga didapat informasi mengenai kendala-kendala yang dihadapi dalam penggunaan sistem saat ini. Analisa dokumen menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar perancangan basis data. Dengan melihat dokumen-dokumen yang digunakan kita dapat menentukan entitas dan attribut yang ada dalam sistem yang akan dibuat.
Setelah memperoleh gambaran sistem yang berjalan kemudian dilakukan analisa permasalahan dan solusi dengan menggunakan metode problem-solving. Metode ini dimulai dengan mengidentifkasi masalah-masalah yang ada pada sistem berjalan. Masalah yang ditemukan antara lain adalah lambatnya akses terhadap beberapa data seperti data pasien dan data kamar yang menyebabkan penundaan-penundaan dalam proses perawatan, terjadinya kesalahan-kesalahan pencatatan beberapa data seperti data transaksi permintaan obat pada rawat inap, data transaksi retur obat pada rawat inap dan data pemakaian alat kesehatan pada rawat inap, dan yang terakhir data-data perawatan yang seringkali hilang atau rusak karena disimpan dengan media penyimpanan fisik yang rentan akan kerusakan dan kehilangan.
Setelah menetapkan solusi dengan perancangan basis data maka proses perancangan basis data dimulai dengan meneptakan missison statement dan mission objcetive. Setelah itu dibuat system definiton yang berisi batasan sistem dan user view yang terlibat dalam ruang lingkup perancangan basis data. Setelah itu baru dilakukan proses requirement collection and analysis, proses ini merupakan pengumulan data dan kebutuhan dari masing-masing user view. Selanjutnya dilakukan metode perancangan basis data yang dimulai dari perancangan konseptual basis data
Perancangan Konseputal
Tahapan ini dimulai dengan mengidentifikasi entitas-entitas yang terlibat dalam sistem basis data yang dibuat. Pada tahap ini ditemukan 31 entitas antara lain :
1 Pasien 11 Pemakaian_Alkes 21 Pembayaran_FPM
2 Karyawan 12 Pembayaran_RI 22 Hasil_Pemeriksaan_FPM 3 Dokter 13 Resume_Perawatan 23 Pemeriksaan_FPM 4 Penanggung_Jawab 14 Pindah_Kamar 24 Tindakan_ Medis
5 Rawat _Inap 15 Ganti_Dokter 25 Obat
6 Anamnesa 16 Rawat_Jalan 26 Alkes
8 Permintaan_Obat 18 Resep 28 Unit 9 Penerimaan_Obat 19 Pembayaran_RJ 29 Kelas
10 Retur_Obat 20 Rujukan_FPM 30 Klinik
31 Fasilitas_Penunjang_Medis Setelah itu dilanjutkan dengan identifikasi tipe hubungan, identifikasi dan asosiasi attribut dengan entitas atau tipe hubungan, menentukan domain attribut, menentukan candidate key dan primary
key, pengecekan model terhadap redudansi, memvalidasi model konseptual dengan menggunakan transaction pathway. Setelah menyelesaikan tahapan-tahapan tersebut maka dihasilkan suatu rancangan
konseptual yang mewakili kebutuhan pengguna. Berikut adalah ERD dari rancangan konseptual. Perancangan Basis Data Logikal
Perancangan basis data logikal dimulai dengan menghilangkan fitur-fitur yang diak sesuai dengan model relasional antara lain : menghilangkan tipe hubungan biner many-to many (*.*), menghilangkan attribut multivalued. Setelah itu menurunkan relasi untuk model data logikal antara lain dengan : memisahkan antar strong entity dan weak entity, post primary key pada hubungan biner one to many(1.*). Setelah didapat suatu model data logikal, model tersebut divalidasi dengan menggunakan teknik normalisasi. Adapun teknik normalisasi yang digunakan mencapai tingkatan 3NF(Bentuk Normal Ketiga) dimana setiap attribut bergantug penuh kepada primary key atau menncapai kondisi yang disebut
full functional dependecy.
Gambar 2 Penurunan Relasi Many-to-Many(*.*)
Gambar 3 Entitas Multivalued
UNF
• Permintaan_Obat( Kd_Permintaan_Obat, Kd_Visit_Dokter, Kd_Obat, Kd_Karyawan, Nama_Obat, Tanggal_Permintaan_Obat, Jumlah_Permintaan_Obat)
1NF
• Permintaan_Obat(Kd_Permintaan_Obat, Kd_Visit_Dokter, Kd_Karyawan, Tanggal_Permintaan_Obat) • Detail_Permintaan_Obat(Kd_Permintaan_Obat, Kd_Obat,Nama_Obat, Jumlah_Obat)
2NF
• Permintaan_Obat(Kd_Permintaan_Obat, Kd_Visit_Dokter, Kd_Karyawan, Tanggal_Permintaan_Obat) • Detail_Permintaan_Obat(Kd_Permintaan_Obat, Kd_Obat , Jumlah_Obat)
• Obat (Kd_Obat, Nama_Obat) 3NF
Didalam Tabel permintaan Obat tidak ditemukan transitive dependency sehingga tabel resep memenuhi 3NF.
Setelah melalui tahap ini maka dihasilkan 67 tabel, dimana 36 tabel baru berasal dari hasil penurun relasi konseptual dan normalisasi . Pada tahap ini struktur relasi yang baru sudah normal dimana setiap attribut non-primary key hanya bergantung kepada primary key. Relasi yang sudah normal mengurangi terjadinya anomali-anomali yang terjadi saat melakukan operasi insert, update dan delete yang dilakukan pada basis data nantinya. Sealanjutnya adalah penentuan integrity constraint yang diterapkan pada
Foreign Key untuk menjaga integritas dan konsistensi data saat melakukan operasi pada basis data.
Setelah melalui tahap tersebut maka dihasilkan suatu basis data logikal yang siap memasuki tahap perancangan basis data Fisikal
Perancangan Basis Data Fisikal
Tahap awal perancangan basis data fisikal dimulai dari merancang relasi dasar yang dapat digunakan pada DBMS dengan menggunakan DBDL(Database Design Language) . Database Design Languange sendiri menerapkan Standart ISO SQL seperti contoh berikut:
Langkah berikut adalah melakukan analisa transaksi. Langkah ini menelurusi setiap transaksi dan operasi-operasi yang dilakukan transaksi tersebut pada tabel-tabel yang ada, berikut contohnya :
a) Prosedur Pendaftaran Pasien Baru b) Prosedur Pendaftaran Rawat Jalan c) Prosedur Pemeriksaan Rawat Jalan
I=Insert R= Read U=Update D=Delete
No Tabel a b c
Domain Kd_Permintaan_Obat Fixed length carachter string, length 10 Domain Kd_Visit_Dokter Fixed length carachter string, length 10 Domain Kd_Karyawan Fixed length carachter string, length 5
Domain Tanggal_Permintaan_Obat Variable Date Format, Format ‘dd-MM-YYYY’ Permintaan_Obat(
Kd_Permintaan_Obat Kode Resep Not Nul,l
Kd_Karyawaan Kode Karyawan Not Null,
Kd_Visit_Dokter Kode Visitasi Not Null,
Tanggal_Permintaan_Obat Tanggal Permintaan Obat Not Null, Primary Key Kd_Permintaan_Obat
Foreign Key Kd_Visit_Dokter References Visit_Dokter(Kd_Visit_Dokter) ON DELETE NO ACTION,
Foreign Key Kd_Karyawan References Karyawan (Kd_Karyawan) ON DELETE NO ACTION));
I R U D I R U D I R U D 1 Pasien X X X X 2 Alamat_Pasien X X X 3 Kontak Pasien X X X 4 Gol_Darah X 5 Pendidikan X 6 Kewarganegaraan X 7 Agama X 8 Pekerjaan X 9 Status_Pasien X X X 10 Rawat_Inap 11 Anamnesa 12 Resume_Perawatan 13 Visit_Dokter 14 Detail_Visit_Dokter 15 Permintaan_Obat 16 Detail_Permintaan_Obat 17 Penerimaan_Obat 18 Detail_Penerimaan_Obat 19 Retur_Obat 20 Detail_Retur_Obat 21 Pemakaian_Alkes 22 Detail_Pemakaian_Alkes 23 Pembayaran_RI 24 Jenis_Pembayaran 25 Rawat_Jalan X X X 26 Pemeriksaan_RJ X X 27 Detail_Pemeriksaan_RJ X X 28 Resep 29 Detail_Resep 30 Pembayaran_RJ 31 Rujukan_FPM 32 Detail_Rujukan_FPM 33 Pembayaran_FPM 34 Detail_Pembayaran_FPM 35 Hasil_Pemeriksaan_FPM 36 Detail_Pemeriksaan_FPM 37 Dokter X 38 Kontak_Dokter 39 Alamat_Dokter 40 Spesialisasi 41 Karyawan X 42 Kontak_Karyawan 43 Alamat_Karyawan 44 Jabatan x 45 Penanggung_Jawab 46 Kontak_Penanggung_Jawab 47 Alamat_Penanggung_Jawab 48 Hubungan 49 Tindakan_Medis X 50 Obat 51 Satuan_Obat 52 Alkes 53 Satuan_Alkes
No Tabel a b c I R U D I R U D I R U D 54 Cara_Pembayaran 55 Kamar 56 Unit 57 Kelas 58 Klinik X 59 Fasilitas_Penunjang_Medis 60 Kodepos X 61 Pindah_Kamar 62 Ganti_Dokter 63 Status_Pembayaran 64 Keadaan_Saat_Keluar 65 Pemeriksaan_FPM 66 Ranjang 67 Jenis_Kontak X
Tabel 1 Matriks Operasi dan Transaksi
Setelah itu dilakukan perhitungan terhadap konsumsi tempat penyimpanan data dari sistem basis data yang dirancang. Untuk mendapatkan tingkat pertumbuhan data pertahun dimulai dari menganalisis ukuran setiap attribut. Ukuran setiap attribut menggunakan ukuran maksimum yang dimungkinkan untuk setiap attribut. Setelah mendapatkan ukuran setiap attribut kemudian dijumlahkan untuk melihat kebutuhan ruang penyimpanan setiap data. Entitas dapat dibagi menjadi dua menurut pertumbuhan konsumsi ruang penyimpanan. Terdapat entitas yang pertumbuhannya perhari dan entitas yang pertumbuhannya pertahun. Entitas seperti pasien merupakan entitas yang pertumbuhannya perhari karena setiap harinya terdapat pasien baru yang mendaftar. Sementar entitas dokter merupakan entitas yang pertumbuhannya pertahun karena terdapat sedikit sekali dokter baru yang bergabung di Rumah Sakit pertahunnya. Setelah menjumlah baik entitas perbulan dan pertahun makan didapat jumlah 25826524 byte / tahun.
Tahap berikutnya adalah merancang mekanisme keamanan basis data. Hal ini dimaksudkan agar setiap user dibatasi aksesnya berdasarkan perannya didalam sistem basis data . Terdapat staf admisi, staf fasilitas penunjang medis, dokter, perawat, direksi, staf farmasi dan staf logistik.
Selanjutnya adalah memilih DBMS yang mengimplentasikan rancangan basis data. Pemilihan ini dilakukan berdasarkan hasil studi perbandingan yang dilakukan Alienan(2010) dan Edison Group(2008) terhadap perbandingan biaya manajemen penggunana basis data SQL Server 2008 dan Oracle 11g, berikut hasil penelitannya :
• Seorang DBA dapat melakukan fungsi administratif sehari-hari dengan waktu 41 persen lebih sedikit ketika menggunakan Oracle Database 11g diibandingkan dengan menggunakan SQL Server 2008 • Oracle Database 11g membutuhkan 43% langkah lebih sedikit untuk tugas-tugas RDBMS standar
dibanding Microsoft SQL Server 2008 menggunakan metric Edison untuk pengkajian kompleksitas • Dari efisiensi-efisiensi yang dilakukan di atas, suatu bisnis dapat menghemat pengeluaran sebesar
$33,520.47(USA) per tahun per DBA dengan menggunakan Oracle 11g dibandingkan dengan Mircrosoft SQL Server 2008
Berdasrkan penelitan tersebut maka diputuskan untuk menggunakan Oracle 11g untuk mengimplemtasikan rancangan basis data.
Berikutnya adalah merancang tampilan aplikasi basis data yang akan dibuat. Aplikasi ini memberi kemudahan bagi akses terhadap basis data sehingga user tidak perlu berhubungan langsung dengan DBMS untuk mengakses basis data. Berikut adalah contoh tampilan aplikasi yang akan dibuat :
Gambar 4 Tampilan Layar Input Pasien Aplikasi dibuat berdasarkan kebutuhan transaksi dari pengguna basis data.
Simpulan
Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut. Yan g pertamaSistem basis data yang dibuat dapat mengurangi redudansi data dan kemungkinan kesalahan –kesalahan yang diakibatkan oleh redudansi data karena data telah terintegrasi. Sistem basis data yang ada dapat membantu didalam pencarian data seperti pencarian pencarian data pasien dan pencarian data kamar dengan cepat. Sistem basis data yang ada dapat meningkatkan keamanan penyimpanan dan akses terhadap data pasien
Referensi
Alinean (2010). Microsoft SQL Server and Oracle® Database: A Comparative Study on Total Cost of
Administration (TCA). Alinean, Inc. :Orlando.diakses 20 May dari
alinean.com/PDFs/Alinean-MicrosoftAndOracleTCAStudy.pdf
Connolly, Thomes M., Begg, Carolyn E. (2010). Database Systems : A Practical Approach.Pearson: NewYork.
Goji, Monday., S.A, Asabe., N.D, Oye.(2013), Hospital Databas Management System- A Case Study Of General Hospital NORTH-BANK Makurdi-Nigeria COMPUSOFT, An international journal of advanced computer technology, 2 (3):65-72.
Indrajani(2010), Analisis dan Perancangan Basis Data Pada Rumah Sakit, Comtech, 1(1):204-215 Marakas, G. M. (2006). System Analysis And Design. New York: McGraw-Hill.
McLeod, Raymond, Schell, George, 2007, Management information systems. Pearson Prentice Hall, USA
Takhti (2011). Impact of Hospital Information Systems on patient care: Nurses’ perceptions; Canadian Journal Of Nursing Informatics, Volume 6, No. 4 diakses 20 May dari http://cjni.ca
RIWAYAT PENULIS
Jimmi Ricardo lahir di kota Jambi pada 3 Maret 1991. Penulis menamatkan
