Kolom yang digunakan untuk mengentrikan transaction code (tcode) / kode transaksi pada SAP
Setiap pengguna dapat menyimpan tcode / transaksi / menu / report yang sering digunakan dan dikelompokkan pada bagian Favorites.
Merupakan daftar tcode / transaksi / menu / report yang dapat diakses oleh pengguna. Akses dapat berbeda untuk setiap pengguna sesuai pembagian yang telah diberikan.
Keterangan : Proses upload atas anggaran
hasil penetapan RKAP Investasi ke SAP yang akan ditampung dalam suatu project definition.
1 Project definition akan merefer pada satu pekerjaan investasi.
Proses pembuatan WBS dan network yang diassign pada suatu project definition.
Selanjutnya network akan diproses menjadi PR untuk dilanjutkan pada proses pengadaan.
1. RKAP Investasi 2. Pembuatan WBS, network dan proses pengadaan
Uang Muka Investasi dibuat apabila dalam perjanjian dengan kontraktor/pihak ketiga
dibutuhkan adanya penggunaan uang muka dalam suatu
pekerjaan.
3. Uang Muka Investasi
Proses dimana PMO/supervisi megakui progress pekerjaan investasi.
Untuk mendapatkan laporan penyerapaan yang dapat diandalkan, progress pekerjaan investasi sebaiknya dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu bulan.
4. Pelaporan Progress (Penyerapan Investasi)
Proses ini dilakukan pada saat progress telah dilaporkan dan vendor telah mengirimkan dokumen penagihan dan pendukungnya sesuai dengan termin yang disepakati
5. Park Invoice (Proses penagihan dari vendor) 6. Addendum Pekerjaan
Proses pengakuan biaya-biaya tidak langsung / indirect cost terkait pekerjaan investasi yang tidak diproses melalui proses pengadaan.
7. Posting Indirect Cost
Proses penutupan atas suatu pekerjaan (TECO project definition) apabila progress pekerjaan telah selesai 100%
(termasuk masa warranty/pemeliharaan).
8. Penutupan Pekerjaan
Proses settlement penyerapan biaya investasi atas suatu project definition yang dilakukan oleh pihak akuntansi.
9. Settlement Biaya
Proses penambahan/
pengurangan ruang lingkup pada suatu pekerjaan investasi yang telah berjalan.
Proses yang tidak dilakukan oleh
PMO/supervisi Proses yang tidak dilakukan oleh
PMO/supervisi
Sumber data yang realtime sehingga dapat memudahkan dalam monitoring pelaksanaan dan
penyerapan investasi.
Memudahkan user dalam melakukan evaluasi atas suatu proyek investasi baik yang sudah selesai maupun yang
masih berjalan.
Kemudahan dalam tracking data jika diperlukan dalam proses audit.
2
3
5
Data yang ada dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan penilaian terhadap kinerja vendor.
6
Proses yang dilakukan setelah adanya Project Investasi yang telah disetujui adalah melakukan Cek Budget dengan menggunakan Tcode FMRP_RW_BUDCON
NOTES:
Project Definition
I/1
.19
.20
.20601
.01
Fund Center (Kode Prodef tanpa tanda baca dan “I”)
119202060101
Pelelangan / Pengadaan Pekerjaan Investasi, baik SID, Konsultan Perencanaan, Konsultan Supervisi maupun Fisik memiliki alur proses yang sama, antara lain:
CJ20N CJ20N CJ20N
ME52N ME54N/FIORI
ZMM6003 Mulai
Proses Pengadaan oleh
Procurement Selesai
Project definition di Pelindo III merepresentasikan 1 (satu) item investasi. Kode project definition telah didefinisikan saat pengajuan hingga penetapan RKAP Investasi.
Selanjutnya dilakukan pendefinisian work breakdown structure pada masing-masing project definition.
WBS / WBS Element di Pelindo III merepresentasikan fase-fase dari suatu item investasi / project definition, seperti perencanaan desain, pekerjaan fisik, supervisi, dll. WBS element digunakan untuk memonitor realisasi biaya per fase, serta untuk perencanaan dan monitoring realiasi waktu pelaksanaan.
WBS ditandai dengan icon segitiga kuning
WBS Level 1 WBS Level 2
WBS Level 3
Coding mask WBS Level 2 dan 3
Coding mask WBS level 1 sama dengan Project Definition
Coding Mask digunakan untuk memberikan penamaan/kodifikasi suatu proyek. Coding mask yang disusun berisi informasi tahun dimulainya project; informasi Terminal, Regional atau Kantor Pusat; Asset Class, dan nomer urut.
Karakter Informasi Contoh
A Indikator Pekerjaan Investasi. Untuk pekerjaan investasi pasti menggunakan kode‘I’
I
B Kode Perusahaan. Untuk PT. Pelabuhan Indonesia III menggunakan kode
‘1’
1
CC Tahun mulai dilaksanakan proyek. Menggunakan 2 digit terakhir tahun dimulainya pekerjaan proyek
19
“tahun 2019”
DD Kode Kantor Pusat/Regional/Terminal. Daftar kode Kantor Pusat/Regional/Terminal akan terlampir pada paparan selanjutnya
20
“Kantor Pusat”
EEEEE Kode Asset Class.
120401 : Properti Investasi 120501 : Tanah
120502 : Bangunan Fasilitas Pelabuhan
120503 : kapal
120504 : Alat-alat Fasilitas Pelabuhan
120505 : instalasi Fasilitas Pelabuhan
120506 : Jalan dan Bangunan 120507 : Peralatan
120508 : Kendaraan 120509 : emplasemen 120601 : Goodwill 120602 : Lisensi 120603 : Hak Paten
120604 : Pengembangan Piranti Lunak 120605 : Aset Konsesi
120401
Pengkodean untuk kantor pusat, regional dan terminal mengikuti aturan pengkodean berikut ini
Kode Kantor Pusat/Regional/Terminal
20 : Kantor Pusat
30 : Regional Jawa Timur 31 : Jamrud
32 : Nilam-Mirah 33 : Gresik 34 : Kalimas
35 : Tanjung Tembaga 36 : Kalianget
40 : Regional Jawa Tengah 41 : Tanjung Emas
42 : TPK. Semarang 43 : Tanjung Intan 44 : Tegal
50 : Regional Bali Nusra 51 : Benoa
52 : Tanjung Wangi 53 : Celukan Bawang 54 : Lembar
55 : Bima 56 : Badas 57 : Maumere 58 : Kupang 59 : Kalabahi 60 : Waingapu 61 : Ende – Ippi
70 : Regional Kalimantan 71 : Trisakti
72 : TPKB 73 : Pulang Pisau 74 : Kotabaru 75 : Batu Licin 76 : Mekar Putih 77 : Sampit 78 : Bagendang 79 : Kumai 80 : Bumiharjo
Daftar Project Definition yang digunakan:
1. Kantor Pusat
Nama Prodef Deskripsi Prodef
ALOYSIUS DONY BRAMANTYO I/1.19.01.20504.07 Procurement of VMT
ABDUL QODIR JALALI I/1.19.20.20504.01 Pekerjaan Shore Plug di Pelindo III ANAK AGUNG BAGUS DASTA
HARIWANGSA I/1.19.32.20505.01 Pmbngnn Power House CC Nilam Selatan ANNY LUTFIYAH I/1.19.32.20502.04 Pengembangan Terminal Nilam Utara
Bpk ANDRY WIJAYA TANOMOB I/1.19.32.20504.01 Pengadaan Alat B/M 1 Unit Reach Stacker
TITISARI WIDORETNO MINTARUM I/1.19.20.20502.02 Pengembangan Terminal Sinergi BUMN
Daftar Project Definition yang digunakan:
2. Regional Jawa Timur Kelas 2 (18 – 19 Februari 2019)
Nama Prodef Deskripsi Prodef
KHABIBI MUSTOFA I/1.19.32.20505.03 Pmbngnn Instls Hydrant Tld Tegak dan 78
ANISA ENDARWATI I/1.19.32.20505.02 Pengadaan Genset pada Gardu F6JU15R
FRANS APRIO MARULI PANJAITAN I/1.19.32.20502.03 Pmbngnn Prpnjngn Nilam Selatan 270 x 20m
Daftar Project Definition yang digunakan:
3. Regional Jawa Tengah
Nama Prodef Deskripsi Prodef
SYAM ABDIRRIZAL I/1.19.43.20502.01 Pnggntian Fender Dermaga VI Pel Tj Intan
SUKA ANGGARA I/1.19.43.20502.03 Pek Perkuatan Struktur Dermaga I II III
DWI SUKMA WATI I/1.19.41.20507.02 Pngdaan Perangkat Keras Backup/Secondary
DHIAN IRIANI I/1.19.41.20507.03 Perbaikan Gedung Control Room
Idha Budi Kurniasari I/1.19.41.20505.03 Peremajaan Instalasi Pelayanan Air Kapal
Daftar Project Definition yang digunakan:
4. Regional Bali Nusra Kelas 2 (18 – 19 Februari 2019)
Nama Prodef Deskripsi Prodef
JUNAIDI ABDILLAH I/1.19.54.20502.02 Perkuatan Dermaga Lokal
MOCHAMMAD AFAN ASADI I/1.19.54.20502.01 Revitalisasi Jetty Ex. Mabua
YANUAR KUSDARMAWAN I/1.19.54.20502.03 Pekerjaan Perbaikan CY 04 Pel Lembar
I WAYAN WARNITA I/1.19.51.20506.01 Rehab Gedung Kantor
Daftar Project Definition yang digunakan:
4. Regional Kalimantan
Nama Prodef Deskripsi Prodef
Bpk TIGGI PERKASA HARDYA I/1.19.78.20506.01 Pembangunan TPS Limbah B3
DIMAS ARYA WICAKSANA I/1.19.75.20502.01 Rehab Berat Term Penumpang Batulicin
YANUAR KRESNANTO I/1.19.78.20505.01 Pek Instalasi Genset Bagendang
NITA ERWINA I/1.19.77.20502.02 Pengadaan dan Pemasangan Fender Sampit
Studi kasus yang biasanya berjalan dalam pembuatan WBS ada 2 tipe, yaitu:
Pembuatan WBS dari project definition yang belum memiliki WBS sama sekali.
Pembuatan WBS dari project definition yang telah memiliki WBS sebelumnya, seperti item investasi multiyear, carryover atau SID
Network Header di Pelindo III merepresentasikan detail aktivitas-aktivitas dari suatu investasi yang ada di setiap project definition. Network header ini digunakan untuk mengelompokkan beberapa aktivitas (network activity) yang lebih detail.
Rules network header:
1. Network Header hanya di-assign di WBS Level 1 dan WBS Level 2 saja. Dan hanya diperbolehkan 1 WBS hanya 1 Network Header.
2. Network Header yang di-assign di WBS Level 1 diperuntukkan untuk Indirect Cost selain biaya DED dan Supervisi.
3. Network Header yang di-assign di WBS Level 2 diperuntukkan untuk masing-masing kelompok aktivitas misalnya Desain (DED), Fisik, Supervisi
Setelah membuat WBS pada Project Definition, langkah selanjutnya adalah membuat Network Activity pada WBS.
Network Activity menunjukkan detail aktivitas yang ada di suatu pekerjaan investasi. Pada Network Activity inilah akan melekat PR dari suatu pekerjaan.
ZI01 Internal w/
Confirmation.
Digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh pihak internal Pelindo III, misalnya perencanaan desain (DED) yang dilakukan pihak internal PT Pelabuhan Indonesia III (Persero), aktivitas pelelangan oleh Subdit PBJ.
Pelaksanaan pekerjaan baik internal, Final Opname, BAST 1, BAST Operasional, BAST 2
ZI02 Internal w/o Confirmation.
Digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan yang tidak memerlukan konfirmasi, misalnya untuk network activity untuk menampung indirect cost
Indirect Cost
ZI03 External w/
PR Service.
Digunakan untuk proses pengadaan jasa ke rekanan.
Dengan control key ini Purchase Requisition (PR) akan ter-generate, misalnya Jasa Pembangunan Dermaga.
PR pelelangan jasa
pekerjaan desain, fisik, atau supervisi
ZI04
Pekerjaan Rekanan w/
progress.
Digunakan untuk proses detail pekerjaan rekanan sesuai BQ, dan perlu melakukan input progress fisiknya melalui template softcopy, misalnya Mob Demob, Stakeout dan Positioning, dll.
Pekerjaan fisik
ZI05
Pekerjaan Rekanan w/o progress.
Digunakan untuk proses pekerjaan rekanan tanpa perlu melakukan input progress, misalnya pekerjaan rekanan yang terkait masa retensi, pekerjaan
supervisi berdasarkan kualifikasi personel dll.
Masa Retensi Deskripsi dari beberapa tipe control key yang digunakan di SAP antara lain:
Pembuatan network header dan activity dengan menggunakan template network dari master data network yang sudah disediakan di SAP
Pembuatan network header dan activity secara manual melalui menu Create → Network
Setelah membuat WBS pada Project Definition, langkah selanjutnya adalah membuat Network Header dan Network Activity
pada WBS.
Cek Plant yang ada pada Network. Plant pada Network ini harus sama dengan Plant pada Project Definition diatasnya
Network yang dibuat dengan control key ZI04 harus dilakukan release network terlebih dahulu sebelum dilakukan update progress.
Cek activity ZI04 di Project Definition. Jika belum ada network activitynya, maka perlu ditambahkan
Pekerjaan investasi yang membutuhkan pihak ketiga dalam pelaksanaannya seperti pekerjaan fisik, konsultan supervisi, dll perlu dibuatkan Purchase Requisition (PR).
Purchase Requisition (PR) di Pelindo III berlaku sebagai dokumen permohonan pengadaan barang dan/atau jasa kepada pihak Subdit PBJ. PR harus dilengkapi dokumen pendukung seperti KAK, BoQ dan lampiran lainnya yang dibutuhkan dalam proses pengadaan. PR untuk pekerjaan investasi dibuat melalui tcode CJ20N setelah release network activity dengan control key ZI03.
PR DOC
TYPE DESCRIPTION DOCUMENT NUMBER RANGE REMARKS
ZPR1 PR Pelindo III
(Direct) 1000000001 2999999999
PR Direct creation: Direct Cost Center
(Material/Service), Direct Asset.
ZPR2 PR Pelindo III
(InDirect) 3000000001 4999999999
PR InDirect creation:
Material Planning (Re order level), Maintenance Order, Project/ Investasi.
“Indirect“: Purchase Requsition ter-create melalui fungsi
(component) lain yang terintegrasi dari SAP.
Misalnya PR ter-create langsung dari maintenance order di SAP PM, network activity proyek investasi di
SAP PS.
Pembuatan PR yang hanya memiliki satu item PR
Pembuatan PR yang memiliki beberapa item dalam satu PR
1. Membuat beberapa item dalam satu PR. Nilai dari project di pisahkan di masing-masing line item PR tersebut 2. Menambahkan network activity ZI03 pada project definition
Pekerjaan investasi yang membutuhkan pihak ketiga dalam pelaksanaannya seperti pekerjaan fisik, konsultan supervisi, dll
perlu dibuatkan Purchase Requisition (PR).
Requirement urgency ini untuk menunjukkan tingkat prioritas dari masing-masing item PR yang dibuat. Untuk requirement urgency ini dipilih dari 2 opsi yang ada, yaitu:
Setiap PR yang dibuat dan akan di-submit ke PBJ harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung pengadaan seperti
1. Rencana Anggaran Biaya (RAB) / Owner Estimate (OE) 2. Kerangka Acuan Kerja (KAK)
3. Dokumen pendukung lain yang dianggap perlu untuk proses lelang.
Bagi pembuatan PR untuk pekerjaan tertentu yang telah dilakukan sebelumnya dan telah dilaksanakan, maka beberapa dokumen pendukung yang menjadi prasyarat pengajuan pembuatan PR adalah
1. ND & Disposisi Persetujuan
2. Invoice dari pihak ketiga / dokumen pembayaran barang dan/atau jasa
Kode Deskripsi Keterangan
10 Ijn Prinsip Requirement urgency ini dipilih ketika:
1. Telah ada penunjukkan vendor pemenang lelang 2. Telah memiliki surat persetujuan vendor pemanang oleh
Direksi
99 Routine Untuk PR yang melalui proses pengadaan yang vendornya belum ditentukan
Setelah network activity ZI03 di-release dan PR untuk pekerjaan terkait item investasi ter-create, harus dilakukan update requirement urgency PR tersebut agar PR dapat di-approve oleh pejabat berwenang.
Requirement urgency 10. Ijin Prinsip ini dipilih ketika vendor telah ditentukan dan telah mendapatkan persetujuan dari Direksi
Requirement urgency 99. Routine ini dipilih ketika vendor belum terpilih dan PR diproses melalui pengadaaan mulai dari awal mengundang vendor
Upload dokumen pendukung lelang harus dilakukan di masing-masing folder yang telah disediakan.
Pastikan Anda klik“Allow” pada saat ada dialog box yang muncul ketika akan mengupload file
1. Klik kanan pada Business Workspace kemudian pilih Create Business Workspace.
2. Jika tidak ada pilihan untuk create, namun ada pilihan delete, maka klik Delete, kemudian ulangi proses nomor 1 3. Jika tidak ada kedua pilihan tersebut, maka hubungi IT Service Desk dengan menyertakan nomor dokumen.
Setelah network activity ZI03 di-release dan PR untuk pekerjaan terkait item investasi ter-create, harus dilakukan update
requirement urgency PR tersebut agar PR dapat di-approve oleh pejabat berwenang.
Approver PR Pengadaan Barang atau Jasa di Kantor Pusat
Sampai dengan 5M √
Antara Rp. 5M s.d 50M √ √
Lebih dari 50M √ √ √
Pembebasan Tanah kurang dari 5M
√ Pembebasan Tanah
lebih dari 5M
√ √
Approver PR Pengadaan Barang atau Jasa di Regional
Sampai dengan 5M √ √
Antara Rp. 5M s.d 50M √ √ √
Lebih dari 50M √ √ √ √
Sebelum dapat di-submit ke Subdit PBJ untuk proses pengadaan, setiap Purchase Requisition (PR) harus di-approve oleh pejabat terkait sesuai dengan jenjang approval yang telah ditentukan pada Release Strategy.
Approve PR melalui SAP GUI dengan akses ke tcode ME54N
1. Pastikan PR tidak dalam status Held dan Requirement Urgency telah diisi.
2. Jika error terkait authorization, konsultasikan kepada IT Service Desk dengan
memberikan informasi yang meliputi nomor PR dan screenshot error.
PR yang sudah di-approve dan dilengkapi dengan dokumen pendukung lelang harus di-submit ke Subdit PBJ untuk ditindaklanjuti.
Submit PR dilakukan untuk memberikan informasi kepada Subdit Pengadaan Barang dan Jasa untuk memproses lebih lanjut PR yang dibuat ke proses lelang. Submission hanya dapat dilakukan jika
1. PR telah di-release oleh pejabat terkait sesuai release strategy yang telah ditentukan.
2. Dokumen pendukung PR telah diupload
Subdit PBJ dapat melakukan rejection/pengembalian terhadap PR yang telah di-submit
jika dinilai ada hal-hal yang masih belum jelas / belum sesuai dan tidak dapat dilakukan
proses lelang lebih lanjut. Setiap rejection akan disertai dengan notes / keterangan yang
dapat dilihat pada report ZMM6003.
Upload ulang lampiran dan pastikan upload dilakukan melalui tcode ME532N, ME53N atau ZMM6003
Cek beberapa kondisi berikut:
1. Apakah PR telah released / di-approve oleh seluruh pejabat berwenang melalui tcode ME53N, bagian Header – Release Strategy
2. Apakah Purchase Requisition telah di-submit sebelumnya. Pengecekan dapat dilakukan dengan melihat apakah ada nomor Requirement Tracking Number pada PR item telah terisi atau apakah seluruh PR item telah ditindaklanjuti menjadi Purchase Order.
3. Apakah Plant telah sesuai dengan nomor PR
4. Apakah Requisitioner telah sesuai dengan nomor PR
Sesuai ketentuan yang berlaku di Pelindo III, pihak ketiga dapat diberikan uang muka sebesar 20% dari nilai total pekerjaan.
Uang muka hanya dapat diberikan jika terdapat klausul pemberian uang muka pada kontrak.
ME2DP
ZFI051 Mulai
Proses Pengadaan oleh Procurement
Selesai (EKSTERNAL) Proses Pelaksanaan Pekerjaan oleh vendor
Pada saat melakukan pengajuan DP, PMO juga harus melampirkan dokumen pendukung yang diperlukan dalam pengajuan
DP tersebut
ZPS004 ZPS005 Mulai
Selesai (EKSTERNAL)
Proses Pelaksanaan Pekerjaan oleh vendor
Pembayaran
Minimal satu kali dalam satu minggu, PIC pekerjaan investasi harus melakukan update progress dengan mendownload
softcopy untuk kemudian diisi oleh pihak ketiga sebelum diupload
NOTES:
1. Update progress ini harus dilakukan secara rutin setiap satu bulan sekali
2. Setelah melakukan update progress tidak harus melakukan proses Service Acceptance
Pembayaran pekerjaan investasi yang biasanya dilakukan dalam lebih dari satu termin dapat dilakukan dengan cara
melakukan service acceptance terlebih dahulu, kemudian membuat invoice document, upload dokumen pendukung tagihan dan submit tagihan ke SSC.
ML81N MIR7
Mulai
Selesai Pelaporan Progress
(Penyerapan Investasi)
Verifikasi Pembayaran (SSC) dan Pembayaran
(Treasury) ZFI051
Service Acceptance/Service Entry Sheet (SES) adalah proses pencatatan penerimaan jasa/service dari proses pengadaan yang telah terbentuk Purchase Order (PO) sebelumnya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan Service Acceptance adalah:
1. Mengisikan Quantity, Short Text, Unit of Measurement dan Gross Price
2. Unit of Measure (UoM) diisikan sesuai dengan UoM yang ada pada Purchase Order (PO)
Service Acceptance ini dilakukan ketika vendor akan melakukan penagihan.
Nilai yang dilakukan proses service acceptance disesuaikan dengan nilai tagihan gak disepakati pada kontrak dengan vendor/pihak ketiga.
Pembayaran hanya dapat dilakukan setelah ada progress dan service acceptance atas pekerjaan pihak ketiga.
Kasi deskripsi invoice document di SAP itu apa ya.
Invoice document adalah dokumen di SAP yang dibuat untuk merepresentasikan detail tagihan dari pihak ketiga berdasarkan purchase order yang ada. Dokumen ini dibuat oleh masing-masing unit fungsi penanggungjawab pekerjaan.
Setelah dokumen ini disimpan, secara otomatis akan men-generate accounting document / dokumen jurnal keuangan.
Nantinya, nomor accounting document itulah yang harus dilampiri hasil scan dokumen-dokumen pendukung tagihan untuk kemudian di-submit ke Subdit SSC untuk verifikasi sebelum pembayaran oleh pihak tresuri.
Setelah service acceptance untuk pekerjaan investasi dilakukan, PIC pekerjaan harus membuat invoice document berdasarkan tagihan yang disampaikan oleh pihak ketiga.
Pengembalian uang muka purchase order dilakukan pada pembayaran termin pekerjaan sebagaimana tercantum/diatur pada kontrak. Pencatatannya dilakukan dengan mengentrikan nominal pengembalian uang muka pada G/L Account uang titipan dengan transaksi H Credit.
G/L Account uang titipan yang dapat digunakan adalah
G/L Account Deskripsi Keterangan
2106050100 Uang Titipan (UTIP) Pihak Ketiga
2106050102 Uang Titipan (UTIP) Pihak Ketiga SIT Biasanya digunakan untuk vendor yang merupakan anak perusahaan, BUMN, dll
Accounting document adalah dokumen jurnal keuangan yang secara otomatis ter-generate ketika membuat invoice document. Nantinya, nomor accounting document itulah yang harus dilampiri hasil scan dokumen-dokumen
pendukung tagihan untuk kemudian di-submit ke Subdit SSC untuk verifikasi sebelum pembayaran oleh pihak tresuri.
Nomor accounting document untuk tagihan yang berasal dari Purchase Order biasanya diawali dengan angka 51 Beberapa dokumen yang harus diupload melalui open text sesuai dengan transaksi yang dilakukan, antara lain:
1. Tagihan Vendor dari PO Melalui MIR7 a. Surat permohonan pembayaran b. Invoice
c. Faktur Pajak/Surat Penyataan Non PKP d. BAST/BA Kemajuan Fisik
e. Kontrak atau PO
f. ND dan Disposisi Permohonan Pembayaran 2. Pengajuan Uang Muka
a. ND & Disposisi Permohonan Uang Muka b. RAB Pemakaian Uang Muka
Beberapa dokumen lain yang dipersyaratkan oleh SSC adalah
1. SPT PPN Termin Sebelumnya - jika vendor menerbitkan faktur pajak dan tagihan saat ini bukan merupakan tagihan termin pertama.
2. Bank Garansi - jika dipersyaratkan dalam kontrak dan bank garansi belum dilampirkan pada tagihan termin sebelumnya
3. BA Denda - jika ada denda
4. Bill of Landing - jika transaksi merupakan transaksi internasional / import 5. Polis Asuransi - jika transaksi merupakan transaksi internasional / import 6. Dokumen Lain - jika ada dokumen lain yang dipersyaratkan dalam kontrak
Setelah invoice document dibuat, secara otomatis accounting document akan ter-generate pada sistem. Accounting
document inilah yang nantinya akan menjadi acuan pihak tresuri untuk melakukan pembayaran kepada pihak ketiga.
Setelah seluruh dokumen pendukung tagihan telah di-upload, accounting document dapat di-submit ke Subdit SSC melalui tcode ZFI051 untuk diverifikasi. Pihak SSC dapat melakukan rejection terhadap accounting document jika dinilai masih ada hal-hal yang belum sesuai ataupun dokumen pendukung tagihan yang belum dilengkapi.
Upload ulang lampiran dan pastikan upload dilakukan melalui tcode MIR4 – Follow On Documents…,
tcode FB03, atau ZFI051.
Pastikan isian fiscal year dan profit center telah sesuai dengan detail yang ada pada accounting
document.Hal ini menunjukkan bahwa ada lebih dari satu invoice document dibuat untuk GR/SES yang sama.
Hapus invoice document lainnya dan sisakan 1 (satu) invoice document kemudian submit ulang.
Addendum pekerjaan adalah suatu proses dimana terdapat penambahan atau pengurangan ruang lingkup dan nominal dari suatu pekerjaan. Seluruh transaksi addendum perlu dicatat dalam SAP.
CJ20N
ME52N Mulai
Selesai
Keterangan:
* Proses Penambahan Item Addendum pada PR dari Project Defintion mengikuti prosedur pembuatan PR seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.
1. Perubahan Nilai
1. Penambahan Nilai Proyek
Harus melakukan update network dan melakukan submit PR ke PBJ 2. Pengurangan Nilai Proyek
Menyerahkan dokumen addendum kepada PBJ 2. Perubahan Waktu
Menyerahkan dokumen addedendum kepada PBJ
Jenjang persetujuan addendum
1. Apabila nilai perjanjian≤ Rp 50 Milyar :
a. Addendum ≤ 10% dari nilai perjanjian & ≤ anggaran RKAP, disetujui oleh SVP Port Engineering Supervision.
b. Addendum > 10% dari nilai perjanjian& ≤ anggaran RKAP, disetujui oleh SVP Port Engineering Supervision.
c. Addendum > anggaran RKAP, disetujui oleh Direktur Teknik atau Direktur bidang terkait.
2. Apabila nilai perjanjian > 50 Milyar :
a. Addendum ≤ 10% dari nilai perjanjian & ≤ anggaran RKAP, disetujui oleh SVP Port Engineering Supervision.
b. Addendum > 10% dari nilai perjanjian& ≤ anggaran RKAP, disetujui oleh Direktur Teknik atau Direktur bidang terkait.
c. Addendum > anggaran RKAP, disetujui oleh Direktur Teknik atau Direktur bidang terkait.
Proses yang dilakukan sama dengan proses pembuatan Purchase Requisition
Selain biaya yang terbentuk dari proses PR/PO, pada suatu pekerjaan terdapat biaya tidak langsung (indirect cost) yang perlu di bebankan pada suatu project definition melalui pembuatan network. Contoh indirect cost adalah biaya atas SPPD dan biaya tidak langsung lainnya.
CJ20N
FV60 Mulai
Selesai
Proses technical completion (TECO) ini dilakukan oleh PMO ketika:
1. Pekerjaan teknis telah selesai dilakukan oleh vendor/kontraktor 2. BAST 1 dan BAST 2 telah selesai dilakukan
3. Sisa pembayaran yang ditahan pada masa retensi telah dibayarkan kepada vendor
Daftar Project Definition yang digunakan:
1. Kantor Pusat
Nama Prodef Deskripsi Prodef
YUNIAR MAHARDIKA WIDIASTUTI I/1.19.01.20504.05 Procurement of Reach Stacker 3 unit
MUHAMMAD AFRIYAL MUTTAQIEN I/1.19.01.20504.06 Procurement of Empty Handler 2 unit
Bpk BAYU WIDYAFRASTA I/1.19.30.20502.03 Perluasan Depo Petikemas di Jl Tj Emas
BAMBANG PRAMUDO SUTAMI I/1.19.01.20504.03 Procurement of Chasis 79 unit
BAYU PUJI NUGROHO I/1.19.32.20504.02 Pengadaan Alat B/M 10 Unit HT & Chasis
MOHAMMAD WILDHAN I/1.19.32.20504.03 Pengadaan 5 unit RTG untuk Indonesia Pwr
LINDAWATI MARBUN I/1.19.32.20502.02 Pembangunan CY di Eks. PT. Indocement
SITI MARIYAM I/1.19.34.20502.01 Pmbngnan Gudang Kalimas Zona 3 (Thp 2)
Daftar Project Definition yang digunakan:
2. Regional Jawa Timur Kelas 1 (21 – 22 Februari 2019)
Nama Prodef Deskripsi Prodef
NIKEN NURDIANI I/1.19.33.20506.01 Pembuatan Gedung Mobil Pemadam Kebakaran
QOIRUL SETIAWAN I/1.19.30.20502.04 Perkuatan Struktur Dermaga Berlian 1600m
ARDHI HENDRA KUSUMA I/1.19.30.20502.01 Pngmbngn Tj Perak di Lokasi ex PT DOK
AMANDA DEWI PARAMITA I/1.19.32.20502.01 Pembangunan 2 Storage Tank Nilam
ARIS PRATITA WIDIYANTONI I/1.19.30.20502.02 Pmbngnn Open Storage di ex lahan IP
Daftar Project Definition yang digunakan:
3. Regional Jawa Tengah
Nama Prodef Deskripsi Prodef
VITA OKTAVIANA I/1.19.41.20506.02 Renovasi Kantor Pelabuhan Tegal
AN ZAENAL ARIF I/1.19.43.20502.02 Pmbngnn Lap Pnmpkn Back Up Area Drmg IV
DIAN TAUFIK FEBRIANTO I/1.19.41.20504.01 Pngdn Forklift 4 T dngn Bale Clamp
Rizal Hardi Pradja I/1.19.41.20505.02 Pmsngn Shore Connection Drmga Dwimatama
BASTIAN DWIPUTRA I/1.19.41.20509.01 Pek Penanganan Banjir di Pel Tj Emas
HERU SANTOSO I/1.19.41.20507.01 Pemenuhan Reliability Listrik TPKS
RONNY SYAHBANA I/1.19.43.20504.01 Pengadaan Forklift 5 ton 1 ( satu ) Unit
BIBIT KURNIANINGSIH I/1.19.41.20509.02 Pmbngnn Tempat Parkir Dermaga Pel Dalam
Daftar Project Definition yang digunakan:
4. Regional Bali Nusra Kelas 1 (21 – 22 Februari 2019)
Nama Prodef Deskripsi Prodef
TRI WIRYANTORO I/1.19.51.20505.01 Pembangunan Hydrant System
Alfian Trianto I/1.19.57.20505.01 Penmbahan Kapasitas Reefer Plug Maumere
PUPUT TRI HANTORO I/1.19.58.20502.01 Pmbngnn Jmbtn Pnghbng CY Bongkr Muat KPG
TUNGGUL ARIF WIBOWO I/1.19.51.20508.01 Pengadaan Truk PMK Kapasitas 5.000 Liter
RANU TRI JOHAN EFENDI I/1.19.54.20504.02 Pengadaan Forklift kap 3 ton
Daftar Project Definition yang digunakan:
4. Regional Kalimantan
Nama Prodef Deskripsi Prodef
YUDHI PRASETYO I/1.19.75.20505.01 Pmbngnn Rmh Genset dan Instalasi Listrik
Bpk RULI TRIAS PRASETIA I/1.19.79.20502.02 Perkuatan Dermaga di Terminal Kumai
Tiggi Perkasa Hardya I/1.19.77.20502.03 Pmbuatn Breasthing Dlphn, Catwalk Bgndng
NISSA AYU I/1.19.72.20502.01 Pngmbngn Area Terminal di Pel Bjmasin
