HEAD OFFICE Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya Indonesia T :

(1)

HEAD OFFICE

Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya 60165 - Indonesia

T : +62 31 3298631-37

F : +62 31 3295204 www.pelindo.co.id

(2)

(3)

(4)

SAP secara default telah diinstall di masing-masing komputer pegawai yang disediakan oleh Pelindo III. Jika belum ada,

silahkan menghubungi personil TIK terkait di masing-masing Terminal / Regional untuk dapat dibantu instalasi.

(5)

810104481 LULUK WIJAYANTI

790604504 DIAN AYU KUSUMANINGRUM 820505122 DENY KURNIAWAN HAMZAH 910404966 Fatriah

900305235 LOVINA FAMIEZA 840104491 ARWAN

584051102 M Yamin Amirullah 870204744 VEBI PUPUT KURNIAWAN 860604895 TRI WIBOWO

578040026 RAHMAT DINATA UMAR 871004862 SETO KARTIKA DEWI 850805136 DINA PARAMITA 840304501 DYAH RAHAYUNINGSIH 830404202 KHOLIFATUL UMRIYAH 871004397 TRI PURWANTI

890104462 SITI MUMPUNI

691003557 HERI AKHMAD SUBIANTO 701203605 ANIS FARIDA

850404361 NILAWATI PRIORISA 781104271 NOVIE ARIEFANA SETYATI

660303710 MU'AROFAH

700403457 WIWIK KUSWINARTI 790503978 Siti Maisarah 700103317 SRI MARDIANA 700903554 HARTATI

870904742 VIDI DELVIANTO

931204938 Bpk BAMBANG PERDANA K

860805151 YUDI PATRIAWAN YASIN 830904182 HENNY DWI ROHMATAA 850504889 MELINA RAHMANI 841005492 YULLIANTI SAMBULELE 571021081 SARWINI

591121159 ILHAM

880104455 DHERRY ARMA RENTALAM 841005485 I MADE SUMANTRA YASA 586060442 JULIATIN

871204433 DYAH RETNONINGSIH 780904168 PUSPASARI

871004558 WINDA ROSYIDANINGRUM 780904395 TRI MARTOPO

800804193 FITRI RACHMIATI 851204414 DESI OCTARINA 780804510 NING SRI UTAMI 760904284 KUMOYOWATIE 731003864 NUR ANDAYANI 721003824 DYANI UTOMO RASMI 750704346 KHAIRUDIANNUR 780704580 VIKTOR ARIEYANTO 850504740 AMITHYA WICAKSANA 870904465 FITRAH RAMDHONI 880104615 AL MUHID AHYA 710503893 SALAFUDDIN

850704899 LIA SETIYAWATI

891105334 ANDHY SIGIT PRIHANDONO 820705489 AMALIA DOS SANTOS

890604785 ANINDYA RETNO WARDHANI

(6)

SAP secara default telah diinstall di masing-masing komputer pegawai yang disediakan oleh Pelindo III. Jika belum ada,

silahkan menghubungi personil TIK terkait di masing-masing Terminal / Regional untuk dapat dibantu instalasi.

(7)

SAP secara default telah diinstall di masing-masing komputer pegawai yang disediakan oleh Pelindo III. Jika belum ada, silahkan menghubungi personil TIK terkait di masing-masing Terminal / Regional untuk dapat dibantu instalasi.

Kolom yang digunakan untuk mengentrikan transaction code (tcode) / kode transaksi pada SAP

Setiap pengguna dapat menyimpan tcode / transaksi / menu / report yang sering digunakan dan dikelompokkan pada bagian Favorites.

Merupakan daftar tcode / transaksi / menu / report yang dapat diakses oleh pengguna. Akses dapat berbeda untuk setiap pengguna sesuai pembagian yang telah diberikan.

(8)

(9)

SAP Financial Accounting (FI) di Pelindo III digunakan untuk mendukung transaksi akuntansi dan keuangan yang meliputi GL Maintenance, Piutang Usaha (Account Receivable), Hutang Usaha (Account Payable), Tax Management, Asset Management, Treasury/Cash Management dan Laporan Keuangan.

Pengembalian Sisa Uper / Uang Titipan

Uang Muka

Pengakuan Hutang Usaha dari PO

Pengakuan Hutang Usaha non PO

Pelunasan Piutang

Pembatalan Nota

Penerimaan Uang Pertanggungan

Manual Journal

Rekonsiliasi

Clearing Document

(10)

(11)

Berikut adalah beberapa terminologi dan nilai/kode default yang digunakan pada transaksi di SAP.

Merupakan periode buku akuntansi. Periode buku yang digunakan di Pelindo III 12 periode akuntansi untuk Januari hingga

Desember, ditambah dengan 4 special period untuk keperluan posting jurnal audit adjustment & audit report.

Merupakan kode perusahaan Pelindo III di SAP. Company Code yang digunakan untuk Pelindo III adalah 1000.

Akun yang digunakan untuk menghubungkan G/L Account dengan Customer, Vendor dan Asset Account yang di-maintain sebagai sub-ledger.

Open items merupakan transaksi-transaksi keuangan yang masih

outstanding dan perlu diselesaikan, seperti piutang pengguna jasa, hutang pihak ketiga, dll.

Merupakan dokumen yang berisi jurnal berbagai transaksi yang dilakukan di SAP.

Merupakan accounting document yang digunakan untuk rekonsiliasi open items G/L Account seperti pelunasan piutang pengguna jasa, pembayaran hutang pihak ketiga, rekon bank, dll.

Profit center adalah suatu bagian atau unit di dalam organisasi atau perusahaan yang bertujuan untuk mengukur kemampuaan atau kinerja unit-unit di dalam perusahaan. Profit center dapat menampung dan mengeluarkan full set laporan balance sheet dan profit loss untuk unit-unit dalam suatu organisasi atau perusahaan. Pelindo III menggunakan profit center untuk merepresentasikan Regional dan Terminal.

Cost Center merupakan unit level terendah di dalam struktur organisasi atau perusahaan sebagai tempat pertanggungjawaban terjadinya biaya.

Cost center juga dapat didefinisikan dari unit terendah tempat tersedia dan dikelolanya anggaran. Cost center di Pelindo III didefinisikan hingga level struktur organisasi terendah di Kantor Pusat maupun Regional dan Terminal.

Digunakan untuk membedakan suatu transaksi dengan jenis transaksi lainnya, seperti AB : Host to Host by Bank, 1C : Ship Service, AC : Asset Posting Settlement, RE : Invoice – Gross, WE : Goods Receipt, dll.

Menyimpan data transaksi sebelum dokumen transaksi tersebut di- posting secara journal ke sistem. Sedangkan Noted Items digunakan untuk DP Request.

(12)

SAP Financial Accounting (FI) di Pelindo III digunakan untuk mendukung transaksi akuntansi dan keuangan yang meliputi GL Maintenance, Piutang Usaha (Account Receivable), Hutang Usaha (Account Payable), Tax Management, Asset Management, Treasury/Cash Management dan Laporan Keuangan.

Uang Muka

(13)

Berikut adalah beberapa terminologi dan nilai/kode default yang digunakan pada transaksi accounts payable di SAP.

Kode indikator tertentu yang digunakan untuk membukukan transaksi vendor (sub-ledger) ke G/L Account yang berbeda dengan standar G/L Account yang terdapat pada vendor master data.

Special G/L

Indicator Deskripsi Rec Account Phk Berelasi Rec Account Phk Ketiga

E Uang Muka Pegawai 1106010000 1106010000

A Uang Muka Vendor 1106030000 1106020000

F DP Request

Merupakan pengelompokan kode vendor yang memiliki karakteristik yang sama

Act Group No. Name From Acct To Acct

ZPEG 0 Pegawai (Internal No) 1 99999999

ZHBI 1 Hubungan Istimewa (External No) 100000000 199999999 ZPH3 2 Pihak Ketiga (External No) 200000000 299999999 ZFNE 3 Fixed Non Employee (External No) 300000000 399999999 ZOTV 98 One Time – Vendor (External No) 9899999900 9899999999 ZOTE 99 One Time – Non Employee(External No) 9999999900 9999999999

(14)

Jika Uang pertanggungan (Uper) yang dibayarkan oleh pengguna jasa lebih besar dari nilai Nota Penjualan Jasa

Kepelabuhanan (NPJK), maka selisih tersebut dibukukan sebagai sisa uper atas nama pengguna jasa bersangkutan dan dapat dikembalikan setelah pengguna jasa mengajukan permohonan pengembalian.

Entri Pengembalian Sisa Uper

F-32

Cek Hasil Entri &

Upload Document

ZFI051

Cek Document Sisa Uper/Utip

FBL5N

Pengembalian Sisa Uper / Uang Titipan dilakukan dengan membuat clearing document terhadap open item utip pengguna jasa terkait. Beberapa value yang digunakan untuk transaksi ini adalah sebagai berikut

Posting Key (PstKy) : 19 (Special G/L Credit)

Account : kode pengguna jasa di SAP

Special G/L Indicator (SGL Ind) : 2

Assignment : RETUTIP

(15)

Jika Uang pertanggungan (Uper) yang dibayarkan oleh pengguna jasa lebih besar dari nilai Nota Penjualan Jasa

Kepelabuhanan (NPJK), maka selisih tersebut dibukukan sebagai sisa uper atas nama pengguna jasa bersangkutan dan dapat dikembalikan setelah pengguna jasa mengajukan permohonan pengembalian.

1. Surat Permohonan dari Pengguna Jasa 2. Bukti Transfer

3. Rincian Nota yang telah dilunasi 4. Persetujuan General Manager

Seluruh persyaratan pendukung ini diupload ke opentext xECM Business Workspace.

(16)

Jika Uang pertanggungan (Uper) yang dibayarkan oleh pengguna jasa lebih besar dari nilai Nota Penjualan Jasa

Kepelabuhanan (NPJK), maka selisih tersebut dibukukan sebagai sisa uper atas nama pengguna jasa bersangkutan dan dapat dikembalikan setelah pengguna jasa mengajukan permohonan pengembalian.

(17)

Jika Uang pertanggungan (Uper) yang dibayarkan oleh pengguna jasa lebih besar dari nilai Nota Penjualan Jasa

Kepelabuhanan (NPJK), maka selisih tersebut dibukukan sebagai sisa uper atas nama pengguna jasa bersangkutan dan dapat dikembalikan setelah pengguna jasa mengajukan permohonan pengembalian.

a. Update Nomor Rekening melalui Entri Eksepsi Bank Acc Number b. Disampaikan ke PBJ Kantor Pusat untuk update Nomor Rekening

Nomor Rekening Bank tidak terdaftar pada vendor tersebut, Disampaikan ke PBJ Kantor Pusat untuk

dientri Nomor Rekeningnya

(18)

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

Uang muka diberikan untuk membiayai kegiatan operasional di unit fungsi (Sekretariat Perusahaan/Satuan pengawas Intern/Biro/Sub Direktorat/Regional/Terminal/Kantor Perwakilan/Project Coordinator Unit) yang tidak melalui mekanisme purchase request / purchase order. Setiap permohonan uang muka harus dipertanggungjawabkan pada periode waktu tertentu sesuai ketentuan pada Perdir tanggal 1 Desember 2017

Apabila pertanggungjawaban uang muka melebihi batas jatuh tempo, maka akan dilakukan locking pengajuan uang muka selanjutnya.

Park Vendor Invoice

FV60

Pembuatan DP Request

F-47

Submit DP Request

ZFI051 Verifikasi SSC

Transfer UM oleh Tresuri Pengambilan UM

F-48

Pembuatan PJUM

FBV2

Submit PJUM

ZFI051

Permohonan Release UM dari CEO / SM ke Direksi

Permohonan Release UM ke SSC

ZFI051

Release Locking oleh SSC

(19)

Journal Clearing Uang Muka oleh

SSC

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

Apabila pertanggungjawaban uang muka lebih besar dari nilai uang muka yang diajukan, maka atas selisihnya harus dibuatkan dokumen FV60 terpisah dan di-submit bersamaan dengan dokumen FV60 yang telah dibuat saat pengajuan

FV60

F-47

F-48

Pembuatan PJUM

FBV2

Pembuatan Selisih Kelebihan PJUM

FV60

Submit PJUM &

Kelebihan PJUM

ZFI051

Pengajuan Uang Muka Pertanggungjawaban Uang Muka (PJUM)

(20)

Journal Clearing Uang Muka oleh

SSC

Jurnal Clearing Kas

F-03

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

Apabila pertanggungjawaban uang muka lebih kecil dari nilai uang muka yang diajukan ataupun uang muka batal

digunakan, maka penanggung jawab harus mengembalikan selisih ke kas perusahaan dan keuangan Unit Kantor Pusat / Regional / Terminal harus mencatatkannya ke dalam SAP.

FV60

F-47

F-48

Pengembalian Sisa Uang Muka

F-28

Pembuatan PJUM

FBV2

Submit PJUM

ZFI051

Pengajuan Uang Muka Pertanggungjawaban Uang Muka (PJUM)

(21)

ME2DP

ZFI051 Verifikasi SSC Pembayaran oleh

Tresuri

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

Jika tertulis dalam surat perjanjian pemborongan (SP2) / kontrak, pihak ketiga pelaksana pekerjaan dapat mengajukan uang muka pekerjaan maksimal 20% dari nilai kontrak. Uang muka ini biasanya diberikan untuk proyek-proyek investasi.

Uang muka tersebut nantinya akan dikembalikan dengan kompensasi perhitungan pembayaran pada termin sesuai tercantum/diatur pada kontrak.

Pengajuan uang muka purchase order dilakukan oleh masing-masing PIC proyek atau yang ditugaskan.

(22)

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

Pengembalian uang muka purchase order dilakukan pada pembayaran termin pekerjaan sebagaimana tercantum/diatur pada kontrak. Pencatatannya dilakukan dengan mengentrikan nominal pengembalian uang muka pada G/L Account uang titipan dengan transaksi H Credit.

G/L Account uang titipan yang dapat digunakan adalah

G/L Account Deskripsi Keterangan

2106050100 Uang Titipan (UTIP) Pihak Ketiga

2106050102 Uang Titipan (UTIP) Pihak Ketiga SIT Biasanya digunakan untuk vendor yang merupakan anak perusahaan, BUMN, dll

(23)

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

Untuk Realisasi < Uang Muka, Uang yang dikembalikan Unit fungsi akan digunakan sebagai Clearing UM dan PJUM oleh SSC

(24)

Uang muka dikategorikan menjadi dua jenis yaitu uang muka operasional atas nama pegawai penanggung jawab dan uang muka atas suatu pekerjaan berdasarkan purchase order / kontrak.

a. Annual Budget Exceeded, Anggaran habis. Lakukan Pelampauan atau Transfer Budget.

b. Wrong Fiscal Year, Posting Date tidak boleh dimajukan. Solusinya, Jangan update posting date atau membuat baru lagi dengan posting date yang benar.

c. Document Item Has not yet been carried Forward. Untuk melakukan update Document yang lintas

tahun dibutuhkan carry forward Budget. Solusinya, disampaikan ke Anggaran untuk dilakukan Carry

Forward

(25)

Pencatatan hutang usaha yang timbul akibat adanya proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di Pelindo III harus dicatat dengan menjalankan beberapa tahapan seperti penerimaan barang dan/atau jasa, pembuatan invoice document, hingga verifikasi tagihan sebelum dibayarkan oleh tresuri.

Pengakuan hutang usaha atas pengadaan barang dan jasa yang berasal dari dokumen Purchase Order (PO) dilakukan dengan melakukan service acceptance dan/atau goods receipt untuk kemudian dibuatkan invoice document yang akan men-generate accounting document hutang usaha kepada pihak ketiga penyedia barang dan/jasa sesuai PO.

Service Acceptance / Goods Receipt

ML81N / MIGO

Park Incoming Invoice

MIR7

Submit Accounting Document

ZFI051

Verifikasi SSC Pembayaran oleh Tresuri

proses yang menandai penerimaan jasa / pekerjaan pihak ketiga sesuai yang purchase order yang telah dibuat.

Penerimaan jasa dapat dilakukan secara parsial dan berkala ataupun secara penuh di satu waktu.

adalah proses penerimaan material / barang pada proses pengadaan dari pihak ketiga sesuai dengan purchase order yang telah dibuat. Penerimaan material ini dapat dilakukan secara parsial ataupun secara penuh sesuai dengan kuantitas material yang telah diserahterimakan.

Jika dalam satu purchase order terdapat jasa dan material, maka harus dilakukan proses service acceptance dan goods receipt melalui masing-masing tcode.

(26)

Pencatatan hutang usaha yang timbul akibat adanya proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di Pelindo III harus dicatat dengan menjalankan beberapa tahapan seperti penerimaan barang dan/atau jasa, pembuatan invoice document, hingga verifikasi tagihan sebelum dibayarkan oleh tresuri.

a. Menggunakan 1 SES yang sama. Update Quantity pada SES yang digunakan, menyesuaikan nilai masing – masing tagihan. Contoh SES Senilai

15.000.000, dengan Quantity 15. Jika tagihan yang

diterima baru

10.000.000, maka update Quantity

pada PO Reference menjadi

10.

b. Menggunakan beberapa SES yang berbeda – beda.

Hanya gunakan SES yang senilai dengan tagihan,

untuk SES yang tidak digunakan, bisa dihapus dari

daftar PO Reference

(27)

Selain hutang usaha yang dicatatkan akibat adanya proses pemeliharaan barang dan/atau jasa, terdapat pula beberapa hutang usaha lain yang harus dicatatkan seperti pembayaran PNBP, PIB, Konsesi, PBB, dll.

Pengakuan hutang usaha non purchase order secara proses di SAP dilakukan mirip seperti proses penggantian biaya dengan tetap melampirkan dokumen kelengkapan pembayaran sesuai transaksi yang akan diproses.

Beberapa contoh hutang usaha non purchase order antara lain:

1. Pembayaran PNBP 2. Pembayaran PIB 3. Pembayaran Konsesi 4. Pembayaran PBB

Sebelum membuat Parked Document untuk hutang usaha non PO seperti PNBP dan Konsesi, telah disediakan report untuk membantu rekapitulasi perhitungan tagihan-tagihan tersebut, yaitu

1. ZFI039 untuk Pembayaran PNBP 2. ZFI040 untuk Pembayaran Konsesi

Khusus untuk pembayaran PIB, biaya harus dibebankan pada proyek investasi yang berkaitan, sehingga harus ada nomor Network yang bersesuaian. Terkait hal ini, PIC investasi terkait harus membuat Network Header Indirect Cost dan Network Activity untuk PIB untuk dapat digunakan pada saat pembuatan Parked Document.

FV60

Submit Parked Document

ZFI051

Verifikasi SSC Pembayaran oleh Tresuri

(28)

Selain hutang usaha yang dicatatkan akibat adanya proses pemeliharaan barang dan/atau jasa, terdapat pula beberapa

hutang usaha lain yang harus dicatatkan seperti pembayaran PNBP, PIB, Konsesi, PBB, dll.

(29)

Selain hutang usaha yang dicatatkan akibat adanya proses pemeliharaan barang dan/atau jasa, terdapat pula beberapa hutang usaha lain yang harus dicatatkan seperti pembayaran PNBP, PIB, Konsesi, PBB, dll.

a. Tidak ada, untuk format lebih lengkap bisa melakukan permintaan data ke Tim VASA. Terkait dengan

data pelunasan Nota untuk kebutuhan PNBP, sudah rutin dikirim oleh SAP ke Aplikasi VASA setiap

Closing bulanan.

(30)

SAP Financial Accounting (FI) di Pelindo III digunakan untuk mendukung transaksi akuntansi dan keuangan yang meliputi GL Maintenance, Piutang Usaha (Account Receivable), Hutang Usaha (Account Payable), Tax Management, Asset Management, Treasury/Cash Management dan Laporan Keuangan.

Pembatalan Nota

(31)

Berikut adalah beberapa terminologi dan nilai/kode default yang digunakan pada transaksi accounts receivable di SAP.

Kode indikator tertentu yang digunakan untuk membukukan transaksi customer (sub-ledger) ke G/L Account yang berbeda dengan standar G/L Account yang terdapat pada customer master data.

Special G/L

Indicator Deskripsi Rec Account Phk Berelasi Rec Account Phk Ketiga

1 Uang Pertanggungan 2106040200 2106040100

2 Uang Titipan 2106050201 2106050101

Merupakan pengelompokan kode customer/pengguna jasa yang memiliki karakteristik yang sama

Act Group No. Name From Acct To Acct

ZPEG 0 Pegawai (Internal No) 1 99999999

ZHBI 1 Hubungan Istimewa (External No) 100000000 199999999 ZPH3 2 Pihak Ketiga (External No) 200000000 299999999 ZFNE 3 Fixed Non Employee (External No) 300000000 399999999 ZOTV 98 One Time – Vendor (External No) 9899999900 9899999999 ZOTE 99 One Time – Non Employee(External No) 9999999900 9999999999

(32)

Pelindo III telah bekerjasama dengan beberapa bank untuk menyediakan layanan host-to-host bagi pengguna jasa yang mengintegrasikan sistem bank dengan SAP Pelindo III, sehingga pencatatan pelunasan piutang dapat dilakukan oleh sistem secara otomatis . Hanya saja, belum semua piutang pengguna jasa dilunasi dengan cara tersebut.

Pencatatan transaksi pelunasan piutang via kas bank dilakukan ketika pengguna jasa tidak melakukan pembayaran jasa melalui host-to-host namun dengan transfer langsung ke rekening Pelindo III ataupun secara tunai.

Merupakan kode pengguna jasa yang terdaftar dalam sistem SAP

Identifier / penanda dari mana incoming payment berasal. Secara default, account type akan bertipe D untuk penerimaan dari pengguna jasa

Merupakan kode G/L Account untuk kas bank penerimaan dana dari pengguna jasa

Merupakan tanggal pelunasan sebagaimana pada rekening koran.

Merupakan tipe dokumen FI / Accounting document di SAP. Dokumen incoming payment / pelunasan piutang pengguna jasa non host-to- host menggunakan tipe DZ (Customer Payment).

Merupakan periode buku akuntansi dimana pelunasan piutang akan dilakukan. Secara default, period diisi angka bulan yang bersesuaian dengan posting date.

Merupakan kode perusahaan Pelindo III di SAP yang secara default adalah 1000.

(33)

Pelindo III telah bekerjasama dengan beberapa bank untuk menyediakan layanan host-to-host bagi pengguna jasa yang mengintegrasikan sistem bank dengan SAP Pelindo III, sehingga pencatatan pelunasan piutang dapat dilakukan oleh sistem secara otomatis . Hanya saja, belum semua piutang pengguna jasa dilunasi dengan cara tersebut.

Pencatatan transaksi pelunasan piutang via uang titipan dilakukan ketika pengguna jasa memiliki kelebihan pembayaran pada transaksi sebelumnya dan setuju untuk mengompensasikan kelebihan nominal tersebut untuk pembayaran piutang pengguna jasa yang masih belum outstanding. Di Pelindo III, uang titipan dicatat menggunakan Special G/L Indicator dengan kode 2.

Cek Utip Pengguna Jasa

FBL5N

Clearing AR

F-32

(34)

Pelindo III telah bekerjasama dengan beberapa bank untuk menyediakan layanan host-to-host bagi pengguna jasa yang mengintegrasikan sistem bank dengan SAP Pelindo III, sehingga pencatatan pelunasan piutang dapat dilakukan oleh sistem secara otomatis . Hanya saja, belum semua piutang pengguna jasa dilunasi dengan cara tersebut.

Pencatatan transaksi pelunasan piutang via uang titipan dilakukan ketika pengguna jasa memiliki kelebihan pembayaran pada transaksi sebelumnya dan setuju untuk mengompensasikan kelebihan nominal tersebut untuk pembayaran piutang pengguna jasa yang masih belum outstanding. Di Pelindo III, uang titipan dicatat menggunakan Special G/L Indicator dengan kode 2.

Cek Utip Pengguna Jasa

FBL5N

Clearing AR

F-32

(35)

Pelindo III telah bekerjasama dengan beberapa bank untuk menyediakan layanan host-to-host bagi pengguna jasa yang

mengintegrasikan sistem bank dengan SAP Pelindo III, sehingga pencatatan pelunasan piutang dapat dilakukan oleh sistem

secara otomatis . Hanya saja, belum semua piutang pengguna jasa dilunasi dengan cara tersebut.

(36)

Pelindo III telah bekerjasama dengan beberapa bank untuk menyediakan layanan host-to-host bagi pengguna jasa yang mengintegrasikan sistem bank dengan SAP Pelindo III, sehingga pencatatan pelunasan piutang dapat dilakukan oleh sistem secara otomatis . Hanya saja, belum semua piutang pengguna jasa dilunasi dengan cara tersebut.

a. Lebih Besar, Membuku sisa nominal ke Utip Customer ybs melalui Charge Off Difference

b. Lebih Kecil, Melunasi sebagina dengan menggunakan Partial Payment

Setelah memilih Document Piutang yang dilunasi, tekan tombol

Choose Open Items,

Kemudian isikan

Account Type K

yang berarti Vendor untuk memilih Document Hutang

Kemungkinan karena ada kesalahan pada system H2H, baik dari sisi Bank atau dari sisi

Pelindo 3. Solusinya, lakukan pengecekan pada Mutasi Rekening di Bank, kemudian

lakukan pelunasan manual di SAP jika memang Pelunasan tersebut tercatat di Mutasi

Rekening.

(37)

Nota di Pelindo III telah dibuat secara otomatis ter-create di SAP berdasarkan data dan approval pihak keuangan yang dikirimkan melalui berbagai terminal operating system beserta sistem informasi pendukung kegiatan operasional lainnya, namun pembatalan nota di SAP tetap harus dilakukan secara manual oleh pihak keuangan.

Pembatalan nota outstanding (belum lunas) dapat dilakukan dengan melakukan reverse journal nota yang sebelumnya telah di-generate oleh sistem. Reverse journal akan men-generate reversal document / accounting document baru.

Merupakan kode penanda terkait pada periode kapan reverse jurnal akan dilakukan.

• Isi dengan kode‘01’ bila jurnal balik dalam periode yang sama

• Isi dengan kode‘02’ bila jurnal balik dalam periode berikutnya (periode berbeda)

Pembatalan juga bisa dilakukan untuk beberapa document sekaligus sekali proses.

Merupakan nomor accounting document dari nota yang akan dibatalkan.

Merupakan tahun fiskal untuk accounting document yang dimaksud.

Fiscal year harus selalu diisi karena penomoran accounting document akan di-reset / berulang setiap tahunnya.

Merupakan kode perusahaan Pelindo III di SAP yaitu 1000.

(38)

Nota di Pelindo III telah dibuat secara otomatis ter-create di SAP berdasarkan data dan approval pihak keuangan yang dikirimkan melalui berbagai terminal operating system beserta sistem informasi pendukung kegiatan operasional lainnya, namun pembatalan nota di SAP tetap harus dilakukan secara manual oleh pihak keuangan.

Pembatalan nota yang sudah dilunasi oleh pengguna jasa harus dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan

reset/reverse pada clearing document. Selanjutnya, accounting document dari nota harus dibatalkan dengan cara yang sama dengan pembatalan nota outstanding.

Reverse Clearing Document

FBRA / ZFI069

Pembatalan Nota

FB08

(39)

Nota di Pelindo III telah dibuat secara otomatis ter-create di SAP berdasarkan data dan approval pihak keuangan yang

dikirimkan melalui berbagai terminal operating system beserta sistem informasi pendukung kegiatan operasional lainnya,

namun pembatalan nota di SAP tetap harus dilakukan secara manual oleh pihak keuangan.

(40)

Nota di Pelindo III telah dibuat secara otomatis ter-create di SAP berdasarkan data dan approval pihak keuangan yang dikirimkan melalui berbagai terminal operating system beserta sistem informasi pendukung kegiatan operasional lainnya, namun pembatalan nota di SAP tetap harus dilakukan secara manual oleh pihak keuangan.

Bisa, lakukan Mass Reversal pada tCode FB08

Biasanya terjadi dikarenakan Nota tersebut sudah Lunas, atau Nota tersebut salah satu

line itemnya sudah ada yang diclearing. Solusinya cek detail jurnalnya melalui tCode

FB03 untuk melihat Document Clearing yang perlu direset

(41)

Penerimaan uang pertanggungan dapat dilakukan melalui dua scenario yaitu penerimaan secara host-to-host dan non host- to-host. Penerimaan secara host-to-host akan secara otomatis men-generate jurnal di SAP, sedangkan non host-to-host harus tetap dientri manual oleh pihak keuangan.

Penerimaan uang pertanggungan di SAP dilakukan dengan membuat transaksi jurnal Customer Down Payment. Di Pelindo III, uang pertanggungan (uper) dicatat menggunakan Special G/L Indicator dengan kode 1.

Merupakan kode pengguna jasa yang terdaftar dalam sistem SAP

Diisi dengan kode 1 untuk uang pertanggungan

Merupakan kode G/L Account untuk kas bank penerimaan dana dari pengguna jasa

Diisi dengan kode profit center terminal penerima pendapatan

Merupakan Nomor Permohonan yang didapatkan dari Aplikasi Front End atau Anjungan

(42)

Penerimaan uang pertanggungan dapat dilakukan melalui dua scenario yaitu penerimaan secara host-to-host dan non host-

to-host. Penerimaan secara host-to-host akan secara otomatis men-generate jurnal di SAP, sedangkan non host-to-host

harus tetap dientri manual oleh pihak keuangan.

(43)

Penerimaan uang pertanggungan dapat dilakukan melalui dua scenario yaitu penerimaan secara host-to-host dan non host- to-host. Penerimaan secara host-to-host akan secara otomatis men-generate jurnal di SAP, sedangkan non host-to-host harus tetap dientri manual oleh pihak keuangan.

Bisa, baik pembayaran Uper melalui Host-to-host atau manual dari SAP.

a. Text pada penerimaan Uper salah ketik

b. Nota sudah terbit terlebih dahulu sebelum Uper dientri atau dibayar c. Salah Entri Customer

d. Adapun Syarat yang harus dipenuh agar Uper nyambung dengan Nota adalah 1. Customer harus sama

2. Text harus sama, yaitu sama – sama Nomor Permohonan pada TOS atau Anjungan

3. Uper dientri sebelum Nota diapproval

(44)

SAP Financial Accounting (FI) di Pelindo III digunakan untuk mendukung transaksi akuntansi dan keuangan yang meliputi GL Maintenance, Piutang Usaha (Account Receivable), Hutang Usaha (Account Payable), Tax Management, Asset Management, Treasury/Cash Management dan Laporan Keuangan.

Uang Muka

Pembatalan Nota

Manual Journal

Rekonsiliasi

Clearing Document

(45)

Meskipun sebagian besar penjurnalan berbagai transaksi di SAP telah menggunakan automatic journal sesuai pendefinisian karakteristik transaksi, SAP juga mengakomodasi skenario manual journal / direct G/L posting untuk kebutuhan tertentu.

Manual journal dapat dilakukan untuk melakukan accrual maupun adjustment / reklas pada transaksi akuntansi dan keuangan. Berikut adalah beberapa document type yang digunakan untuk melakukan transaksi manual journal

Accrual biaya dan pendapatan dapat dilakukan dengan dua scenario, yaitu 1. Accrual dengan rencana reversal yang sudah terdefinisi / terjadwal (FBS1)

2. Accrual tanpa ada penjadwalan reversal dengan isian jurnal yang berisi Recon Account (F-02) 3. Accrual tanpa ada penjadwalan reversal dengan tanpa isian jurnal yang berisi Recon Account (FB50)

Doc Type Keterangan Penggunaan AB Accounting Document

SA G/L Account Document Pengeluaran / Penerimaan menggunakan Bank SB G/L Account Posting Pengeluaran / Penerimaan menggunakan Kas

ZA Accrual Posting Accrue biaya di akhir tahun agar tidak melalui budget check

Berfungsi melakukan copy jurnal yang sudah pernah dibuat sebelumnya

(46)

Meskipun sebagian besar penjurnalan berbagai transaksi di SAP telah menggunakan automatic journal sesuai pendefinisian

karakteristik transaksi, SAP juga mengakomodasi skenario manual journal / direct G/L posting untuk kebutuhan tertentu.

(47)

Proses Rekonsiliasi adalah penetapan pos-pos yang diperlukan untuk mencocokkan saldo masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yg mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan pencatatan keuangan sudah sesuai dengan transaksi.

Proses rekonsiliasi Bank di SAP dimulai dengan melakukan upload file MT940 yang didapatkan dari Bank, dan secara otomatis oleh SAP akan dilakukan penjurnalan sesuai isi file MT940.

Isi dari file MT940 terdiri dari : 1. Nomor Rekening Bank 2. Statement Number

3. Statement Date dan Saldo Awal 4. Tanggal transaksi dan Nilai Mutasi 5. Keterangan atau Nomor Kode Bayar

Hasil dari upload MT940 bisa dilihat melalui tCode FF_6, jika saldo akhir sudah sesuai dengan Rekening Koran, maka file MT940 sudah sukses diupload, tapi bukan berarti sudah berhasil posting semua.

Untuk mengecek yang gagal posting, bisa membuka tCode FEBA_BANK_STATEMENT, dengan memiih parameter Bank Account statusnya adalah Only Open transaction amounts.

Proses terakhir dari Rekonsiliasi Bank bisa dilakukan dengan membuka tCode FBL3N untuk mulai mencari apakah

pencatatan di SAP sudah dilakukan sesuai dengan peruntukkan yang ada di Rekening Koran.

Hasil Upload MT940 Doc Type nya adalah ZR.

(48)

Proses Rekonsiliasi adalah penetapan pos-pos yang diperlukan untuk mencocokkan saldo masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yg mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan pencatatan keuangan sudah sesuai dengan transaksi.

Proses rekonsiliasi GR/IR di SAP dilakukan melalui tCode ZFBL3N dengan mengisikan Account 2111010000 - Good received, invoice not yet received. Tujuan dilakukan Rekonsiliasi GR/IR ini adalah untuk melakukan monitoring atas penerimaan barang/jasa dan pencatatan tagihan.

Hal – hal yang perlu diperhatikan adalah :

1. GR/IR untuk Penerimaan Barang/jasa posisinya adalah Kredit ( - ) 2. GR/IR untuk Pencatatan tagihan posisinya adalah Debet ( + )

3. Informasi untuk menhubungkan GR/IR Penerimaan Barang/Jasa dan Pencatatan Tagihan adalah Nomor PO yang tersimpan pada Kolom Purchase Order dan Kolom Assignment

Gunakan Layout /VENDOR Untuk bisa menampilkan informasi mengenai Nomor PO dan Nama Vendor.

(49)

Proses Rekonsiliasi adalah penetapan pos-pos yang diperlukan untuk mencocokkan saldo masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yg mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan pencatatan keuangan sudah sesuai dengan transaksi.

Proses rekonsiliasi Vendor di SAP bisa melalui tCode ZFBL1N. Bertujuan untuk melakukan monitoring apakah pencatatan Hutang atau Uang Muka atas suatu Vendor sudah sesuai.

Proses rekonsiliasi Customer di SAP bisa melalui tCode FBL5N. Bertujuan untuk melakukan monitoring apakah pencatatan Piutang, beserta penerimaan Uang Titipan, Uper atau Pelunasan Piutang sudah sudah.

Dikarenakan dampak perubahan STO yang mengakibatkan Perubahan Profit Center, maka Document Vendor/Customer yang masih outstanding per 31 Desember 2018 dimigrasikan ke Document Baru dengan Doc Type ST. Mengenai Informasi Document asli sebelum dimigrasi terdapat pada kolom Ref. key (header) 1 pada Document migrasi tersebut.

(50)

Proses clearing adalah suatu proses untuk melakukan clearing balances di G/L Account yang sudah nol namun masih

bersifat open item. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan hanya transaksi outstanding yang masih berstatus open

item di G/L account terkait.

(51)

Proses clearing adalah suatu proses untuk melakukan clearing balances di G/L Account yang sudah nol namun masih

bersifat open item. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan hanya transaksi outstanding yang masih berstatus open item di G/L account terkait.

Proses clearing di SAP memiliki dua skenario yaitu automatic clearing dan manual clearing. Salah satu contoh automatic clearing adalah yang dilakukan pada GR/IR berdasarkan nomor dan nilai purchase order (PO).

Syarat– syarat terjadinya Automatic Clearing adalah sebagai berikut : 1. GL Account yang sama

2. Nilai nya jika ditotal adalah 0 3. Isian pada Kolom Assignment sama

4. Account Vendor / Customer sama ( Jika Document nya bertipe Recount Account )

Proses manual clearing dilakukan untuk rekonsiliasi open item G/L Account dimana masih terdapat transaksi yang bersesuaian namun statusnya masih belum clear. Clearing yang biasanya dilakukan antara lain customer clearing, vendor clearing dan G/L clearing (rekon bank, clearing pjum)

(52)

Proses clearing adalah suatu proses untuk melakukan clearing balances di G/L Account yang sudah nol namun masih

bersifat open item. Tujuan dari proses ini adalah untuk memastikan hanya transaksi outstanding yang masih berstatus open

item di G/L account terkait.

(53)