KANTOR PUSAT. Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya Indonesia Telp : Fax :

(1)

UNTUK KALANGAN SENDIRI www.pelindo.co.id

Ismartadianto Agus Pudjotomo Eric Ferdinan Saleh Afiff

PORT OPERATION COMMAND CENTRE (POCC)

KANTOR PUSAT Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya 60165 - Indonesia

Telp : +62 31 3298631-37 Fax : +62 31 3295204 E-mail : [email protected]

(2)

Ismartadianto | Agus Pudjotomo | Eric Ferdinan Saleh Aﬁﬀ

www.pelindo.co.id

(3)

DIS CLAI MER

PENERBITAN DAN PEREDARAN BUKU INI HANYA UNTUK KALANGAN INTERNAL PELINDO III

PORT OPERATION COMMAND CENTER (POCC)

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ke dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk menggandakan, atau merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Pelindo III. Pelanggaran atas ketentuan ini akan dituntut berdasarkan peraturan hukum yang berlaku.

Penyusun :

Tim Knowledge Capture Pelindo III

KATA PENGANTAR

Saat ini kita memasuki era Industry 4.0 atau era yang disebut dengan Digital Transformation Era dimana terdapat 5 (lima) drivers yakni Internet of Things, Big Data, Cloud Computing, Artificial Intelligence dan Robotics. Berdasarkan Big Cloud, saat ini di Amerika Serikat terdapat 237 juta objek yang terkoneksi, dan pada tahun 2020 jumlahnya akan lebih dari 1 milyar objek. Era digital ini membutukan reaction daripada wisdom, maupun proaction daripada wisdom, era yang membutuhkan kelincahan (agility).

Sebagai insan Pelindo III, kita patut berbangga bahwa Pelindo III adalah Badan Usaha Pelabuhan (BUP) yang paling digital diantara BUP lainnya. Namun demikian berdasarkan hasil penelitian Markplus pada tahun 2017, menunjukan bahwa pengguna jasa masih mengeluhkan service delivery atas jasa pelayanan kapal. Mencermati lebih dalam sebagaimana tercermin dalam customer journey, menunjukan bahwa dalam mendapatkan pelayanan jasa kapal Agen Pelayaran harus mengkontak minimal 4 (empat) fungsi dalam Pelindo III.

Berlandaskan atas kedua latar belakang di atas, Pelindo III mencoba berinovasi dengan mengembangkan Port Operation Command Center (POCC) sebagai bentuk transformasi mindset yang secara proaktif melayani, juga sebagai pondasi menuju era digitalisasi karena POCC akan menjadi cockpit atas segala aktivitas di Pelabuhan.

Selain sebagai system integrator atas seluruh system yang ada di Pelabuhan, fungsi POCC adalah sebagai single point of contact yang diharapkan akan memberikan pelayanan yang excellent kepada pengguna jasa selama 24/7 (dua puluh empat jam setiap hari).

Dalam operasional di pelabuhan yang kompleks dan melibatkan banyak stakeholder di dalamnya, apabila terjadi suatu masalah membutuhkan adanya koordinasi dan kolaborasi dengan stakeholder terkait sehingga kecepatan informasi dan pengambilan keputusan merupakan hal yang sangat strategis. POCC diharapkan mampu untuk mengintegrasikan seluruh aplikasi dan layanan operasional yang ada saat ini, serta sebagai pusat informasi dan koordinasi antar divisi dan eksternal untuk menciptakan seamless service.

Materi yang terkandung dalam buku ini dapat dipertanggungjawabkan dan dipergunakan sebagai bahan pembelajaran di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Keseluruhan materi buku ini telah melewati proses verifikasi dan validasi dari para SME atau narasumber, yaitu:

Ismartadianto Agus Pudjotomo Eric Ferdinan Saleh Afiff

Knowledge Capture

II

PELINDO III PELINDO III

PELINDO III

II

KATA PENGANTAR

(4)

AGUS PUDJOTOMO

Beliau adalah salah satu Steering Committee pada saat pembangunan Port Operation Command Center (POCC), beliau menjabat sebagai Manager Regional Operasi dan Komersial Pelindo III Regional Jawa Timur.

Adapun profil lengkapnya adalah sebagai berikut:

NamaAgus Pudjotomo NIPP3.640803411

Jabatan/KJ (Saat buku ini ditulis)

Manager Regional Operasi dan Komersial Regional Jawa Timur /3

Tempat, Tanggal Lahir Semarang, 31 Agustus 1964

ERIC FERDINAN SALEH AFIFF

Eric Ferdinan Saleh Afiff adalah orang yang terlibat langsung dalam proses pembangunan Port Operation Command Center (POCC) sebagai Project Manager, beliau menjabat sebagai Asisten Senior Manager Manajemen Transformasi Pelindo III.

NamaEric Ferdinan Saleh Afiff NIPP3.860204389

Jabatan/KJ (Saat buku ini ditulis)

Asisten Senior Manager Manajemen Transformasi / 7 Tempat, Tanggal Lahir

Semarang, 4 Februari 1986 Selanjutnya Penulis akan menjelaskan secara mendetail tentang bagaimana proses

pembangunan dan pengoperasian Port Operation Command Center (POCC), sehingga menjadi legacy bagi seluruh insan Pelindo III. Namun demikian, proses pengembangan POCC ini akan terus berlanjut dan dinamis mengikuti perkembangan yang terjadi di masa mendatang. Diharapkan dengan kehadiran buku ini adalah sebagai output dari penyerapan pengetahuan yang dimiliki oleh pekerja ahli dan berpengalaman di bidangnya atau disebut sebagai Subject Matter Expert (SME).

Akhir kata, kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada para narasumber yaitu Bapak Ismartadianto, Bapak Agus Pudjotomo dan Bapak Eric Ferdinan Saleh Afiff, atas kesediaannya dalam berbagi pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki kepada para penulis. Kami berharap bahwa buku ini dapat memberi manfaat bagi seluruh pegawai Pelindo III yang ingin menambah wawasannya mengenai Port Operation Command Center (POCC). Selain itu, kami pun turut mendorong adanya upaya-upaya perbaikan maupun pemutakhiran terhadap materi pembahasan dalam buku ini, agar lebih relevan terhadap kondisi terkini perusahaan.

Surabaya, Maret 2019

Tim Penulis

SUBJECT MATTER EXPERT (SME)

Dalam penyusunan Knowledge Capture tentang Port Operation Command Center (POCC) ini penulis mendapatkan informasi dari tiga orang SME, yakni sebagai berikut:

Knowledge Capture

III

IV

Subject Matter Expert (SME)

(5)

Tim Knowledge Capture pada penulisan buku pembelajaran ini adalah:

Muhammad Iqbal Algifari / 950705392 I Putu Wahyudi Cahya Putra / 920904955 Ranu Tri Johan Efendi / 810104467 Dimas Septian Abdya Raysi / 900905244 Afief Riyadi / 900305234

ISMARTADIANTO

Beliau adalah salah satu Steering Committee pada saat pembangunan Port Operation Command Center (POCC), beliau menjabat sebagai Senior Manager Manajemen Perubahan Pelindo III.

NamaIsmartadianto NIPP3.680603590

Jabatan/KJ (Saat buku ini ditulis) Senior Manager Manajemen Perubahan / 2 Tempat, Tanggal Lahir

Surabaya, 19 Juni 1968

Knowledge Capture

V

VI

Subject Matter Expert (SME)

(6)

DAFTAR ISI

IIIKata Pengantar

21Proses Penyusunan Desain dan Konsep POCC 23

Pembangunan Infrastruktur 24

Perencanaan SDM 28Go Live

46

Rekomendasi untuk POCC yang Lebih Baik BAB II

MENGENAL LEBIH DEKAT PORT OPERATION COMMAND CENTER (POCC)

BAB I

09

POCC SEBAGAI FONDASI TRANSFORMASI DIGITAL LAYANAN

KEPELABUHANAN

01

BAB III

PROSES PEMBANGUNAN PORT OPERATION COMMAND CENTER (POCC)

17

BAB V

POCC DIMASA MENDATANG BAB IV

TANTANGAN DAN PERMASALAHAN PEMBANGUNAN PORT OPERATION COMMAND CENTER (POCC)

41

31

BAB 5

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

47

IVSubject Matter Expert (SME) VII Daftar Isi

11Apa itu Port Operation Command Center (POCC) 12

Tujuan Port Operation Command Center (POCC) 13Tugas dan Fungsi Port Operation Command Center (POCC)

35Penyusunan Konsep dan Desain 36

Proses Pembangunan 38

Permasalahan Sumber Daya Manusia (SDM)

VII

VIII

Knowledge Capture Daftar Isi

(7)

BAB I

POCC SEBAGAI FONDASI TRANSFORMASI

DIGITAL LAYANAN KEPELABUHANAN

(8)

“Walter Garber melihat setiap layar dengan cermat, memantau pergerakan Kereta rute Pelham 123 yang sedang dikuasai oleh Mr Blue (John Travolta) mengancam

akan membuat kekacauan di kota, cuplikan tersebut adalah gambaran singkat bagaimana control room bisa

menguasai suatu area dalam satu ruangan”

“Pada tahun 2017, pelayanan kapal menyumbang sebesar 10,8% dari total pendapatan. Sedangkan di tahun 2018, pendapatan pelayanan kapal menyumbang sebesar 10,6%

dari total pendapatan korporat”

Adegan film Pelham 123 ketika Walter Garber (diperankan Denzel Washinton) sedang bernegosiasi dengan pembajak dari ruang control room yang dipenuhi monitor lengkap dengan peralatan komunikasi dua arah.

Core business Pelindo III berada di terletak di 2 (dua) sisi, yakni sea side dan land side.

Pada bagian pelayanan kapal (seaside) pelayanan yang dilaksanakan oleh Pelindo III diantaranya jasa pemanduan, penundaan kapal, dan tambatan. Layanan jasa di Terminal (landside) sebagai penyumbang terbesar perusahaan diantaranya jasa bongkar muat, jasa dermaga dan penumpukan.

Secara total korporat pendapatan pelayanan kapal berkontribusi 10% (sepuluh persen) dari total pendapatan, dan apabila dibandingkan pada tahun lalu terdapat pertumbuhan pendapatan sebesar 13% (tiga belas persen) pada tahun 2018 yakni sebesar Rp 1.084.027.232,-. Dimana pada tahun 2017, pendapatan pelayanan kapal terealisir sebesar Rp 955.900.305.255,-. (Laporan Tahunan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) Tahun 2018).

Kondisi sebelumnya pelayanan kapal dan terminal ini berada di wewenang divisi yang berbeda. Hal ini berimbas kepada kurang terintegrasinya sebuah komando, informasi dan respon cepat dalam melaksanakan aktivitas pelayanan.

Kecepatan layanan kegiatan operasional dan kejelasan informasi merupakan hal yang paling dibutuhkan oleh para stakeholder dan pengguna jasa. Untuk mencapai pemenuhan basic need banyak transformasi yang harus dilakukan. Hal yang terjadi saat ini, adalah kurangnya koordinasi antar pelayanan kapal, pemanduan, dan terminal. Adapun hal yang perlu ditransformasi adalah perihal integrasi aplikasi yang ada saat ini, pusat informasi yang terpusat, pola koordinasi antar sub divisi, hubungan eksternal yang terintegrasi sehingga menciptakan harmonisasi dalam pelaksanaan.

Ia melihat setiap layar dengan cermat, memantau pergerakan Kereta rute Pelham 123 yang sedang dikuasai oleh Mr Blue (John Travolta) mengancam akan membuat kekacauan di kota.

Cuplikan tersebut adalah gambaran singkat bagaimana control room bisa menguasai suatu area dalam satu ruangan. Inspirasi tersebut yang ingin dituangkan dalam melaksanakan pelayanan di Pelindo III melalui Port Operation Command Centre (POCC).

Perairan selat Madura yang memiliki panjang alur 25 mil laut menjadi urat nadi kehidupan Insan Pelindo III untuk bisa melayani jutaan container tiap tahunnya.

Bagaimana jadinya ketika jalur nadi tersebut tidak dikelola dengan baik, atau ada tindakan pembiaran in-efisiensi dari aliran emas itu.

“Transformasi yang dilakukan dalam layanan adalah terkait integrasi antar aplikasi yang ada saat ini, pengelolaan informasi yang terpusat, pola koordinasi antar sub divisi, hubungan eksternal yang terintegrasi

sehingga menciptakan harmonisasi pelaksanaan”

Knowledge Capture

3

4

BAB I POCC Sebagai Pondasi Transformasi Digital Layanan Kepelabuhanan

(9)

“Para pelaut di luar negeri tidak pernah mengalami kesulitan dalam hal pelayanan di pelabuhan, khususnya ketika terjadi deviasi rute pelayaran disebabkan adanya cuaca buruk atau tambahan muatan yang mengharuskan

berlabuh di suatu pelabuhan”

“Project pengembangan aplikasi VASA dianggap selesai apabila terdapat sebuah command center, akan tetapi konsep command center yang diajukan oleh vendor saat

itu tidak mendapat persetujuan dari Direksi karena hanya berupa monitoring tanpa masuk ke dalam

proses pelayanan”

“POCC menjadi sebuah sistem integrator dari seluruh proses kegiatan operasional guna mencapai service

excellent”

“Hasil research penyusunan service blue print oleh Markplus pada tahun 2017 menunjukkan bahwa diantara

semua pelayanan yang dilaksanakan Pelindo III, ketidakpuasan pelanggan tertinggi berada pada segmen

pelayanan kapal”

Ide lahirnya POCC pun diperkuat oleh pengalaman yang dialami Agus Pudjotomo, saat menjadi pelaut di luar negeri, yang juga selaku Steering Committee Project POCC. Saat itu beliau merasakan kemudahan pada saat melakukan proses masuk dan sandar ke suatu pelabuhan dengan berbagai kondisi.

Kondisi ini sangat berbeda dengan keadaan yang ada di Pelabuhan Tanjung Perak, dimana petugas operasional selalu mengandalkan informasi dari agen saat kapal tiba dan sering menyampaikan ke kapal untuk menanyakan ke agen apabila terdapat pertanyaan mengenai jadwal sandar kapal.

Pada akhirnya, transformasi pertama dilaksanakan pada tahun 2017 melalui aplikasi Vessel Administration System and Automation (VASA) yang dikembangkan dari aplikasi SIM Pandu Tunda. Saat itu, pekerjaan vendor dalam pembangunan VASA dianggap selesai apabila terdapat command center. Vendor yang saat itu mengajukan konsep command center tidak disetujui oleh Direksi, karena konsep yang ditawarkan hanya berupa monitoring tanpa masuk ke dalam proses pelayanan.

Setelah konsep itu ditolak, Regional Jawa Timur berniat untuk memindahkan Port Traffic Control Room (PTCR) yang telah ada saat ini tapi belum dioptimalkan

menjadi mini command center. Ide tersebut kemudian ditangkap dan dikembangkan oleh unit Change Management menjadi sebuah inisiatif vessel service excellence.

Eric Ferdinan selaku Project Manager POCC menyampaikan bahwa operasional pelabuhan sendiri melibatkan banyak stakeholder. Suatu keputusan untuk pelayanan pelabuhan sendiri cukup kompleks dan saling berkaitan yang memerlukan adanya kolaborasi. Dengan adanya POCC, diharapkan para pengguna jasa bisa merasakan seamless service. Hal ini dikarenakan POCC menjadi sebuah sistim integrator dari seluruh proses kegiatan operasional guna mencapai service excellent.

Hasil research penyusunan service blue print oleh Markplus pada tahun 2017 menunjukkan bahwa diantara semua pelayanan yang dilaksanakan Pelindo III, ketidakpuasan pelanggan tertinggi berada pada segmen pelayanan kapal, khususnya di Pelabuhan Tanjung Perak – Regional Jatim. Selain itu, sejalan dengan perubahan struktur organisasi menjadi regionalisasi, diperlukan adanya sebuah unit yang membantu regional dalam menjalankan fungsinya untuk pengawasan pengendalian operasional.

Kondisi saat itu pengguna jasa Pelindo III khususnya agen adalah pihak yang menghubungkan antara pelayaran dan Pelindo III. Komunikasi yang dilakukan

Knowledge Capture

5

6

BAB I POCC Sebagai Pondasi Transformasi Digital Layanan Kepelabuhanan

(10)

“POCC diharapkan dapat mengintegrasikan fungsi dari aplikasi IBS, GEN-C, Spiner, VASA, AIS, Multigate, dan

Inaportnet (aplikasi eksternal)”

“Dengan adanya POCC, profesionalitas dari pelayanan Pelindo III akan semakin meningkat dengan mudah dan

cepatnya informasi yang didapat”

mulai dari koordinasi pelayanan pandu, tunda, sandar kapal, hingga penggunaan lapangan penumpukan. Agen diharuskan menghubungi lebih dari 2 pihak untuk mendapatkan informasi lengkap, sehingga hal ini yang berpotensi menimbulkan kesalah pahaman.

Adanya POCC diharapkan dapat mengintegrasikan fungsi dari aplikasi IBS, GEN-C, Spiner, VASA, AIS, Multigate, dan Inaportnet (aplikasi eksternal). Tentunya bukan hal yang mudah untuk melakukan hal ini, maka usaha keras dan inovasi dituntut dalam menjalan integrasi ini dengan baik. Sehingga dalam proses transformasi implementasi POCC ini selalu berpegang kepada aspek People, Process, and Technology. Ranah People merupakan hal yang kompleks sehingga perlu ada penyelarasan Business Process Owner (BPO) dan tim Teknologi Informasi untuk mencapai kesepakatan.

Dengan adanya POCC, diharapkan dapat menghilangkan contact person yang banyak menjadi suatu call center (single point of contact) yang terpusat. Tentunya profesionalitas dari pelayanan Pelindo III akan semakin meningkat dengan mudah dan cepatnya informasi yang didapat.

Knowledge Capture