KANTOR PUSAT. Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya Indonesia Telp : Fax :

(1)

KANTOR PUSAT

Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya 60165 - Indonesia Telp : +62 31 3298631-37

Fax : +62 31 3295204 E-mail : [email protected]

MENGIKIS KRISIS MENUJU PELINDO III YANG EKSIS

UNTUK KALANGAN SENDIRI www.pelindo.co.id

NARASUMBER

Edi Priyanto | Raden Mas Kumara Anindhita Widyaswendra

(2)

www.pelindo.co.id

Edi Priyanto | Raden Mas Kumara Anindhita Widyaswendra

(3)

MENGIKIS KRISIS MENUJU PELINDO III YANG EKSIS

Penyusun :

Tim Knowledge Capture Pelindo III

PENERBITAN DAN PEREDARAN BUKU INI HANYA UNTUK KALANGAN INTERNAL PELINDO III

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ke dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk menggandakan, atau merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Pelindo III. Pelanggaran atas ketentuan ini akan dituntut berdasarkan peraturan hukum yang berlaku.

DISCLAIMER

Materi yang terkandung dalam buku ini dapat dipertanggungjawabkan dan dipergunakan sebagai bahan pembelajaran di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Keseluruhan materi buku ini telah melewati proses verifikasi dan validasi dari para SME atau narasumber, yaitu:

Edi Priyanto

Raden Mas Kumara Anindhita Widyaswendra

Perjalanan Knowledge Management di Pelindo III diawali dengan melakukan knowledge capture pada beberapa kegiatan, yaitu Proyek Pembangunan Terminal Multipurpose Teluk Lamong, Kegiatan Usaha LNG di Pelabuhan Benoa, Kegiatan Terminal Ro-Ro, dan juga Penanganan Krisis. Knowledge capture berfungsi sebagai media informasi dan dokumentasi bagi para pegawai di lingkungan Pelindo III yang ingin mengetahui latar belakang dan sejarah suatu peristiwa, kejadian penting atau kegiatan strategis yang pernah terjadi. Selain itu, knowledge capture juga dapat menjadi pedoman untuk melaksanakan kegiatan serupa di kemudian hari, agar kegagalan yang mungkin terjadi dapat diminimalkan.

Knowledge capture ini mengambil topik “Mengikis Krisis Menuju Perusahaan Yang Eksis”. Capture yang dilakukan bukan hanya terkait jenis krisis yang pernah terjadi di Pelindo III tetapi juga tentang bagaimana Perusahaan melakukan penanganan dan menyelesaikan krisis tersebut. Tentunya hal ini sangat bermanfaat bagi organisasi Perusahaan kedepannya. Perubahan pemangku jabatan yang sangat dinamis di Pelindo III tidak akan menjadi penghambat dalam penanganan krisis yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Para pemangku jabatan dapat menggunakan knowledge capture ini sebagai pedoman pengambilan keputusan dalam penanganan krisis berikutnya.

Tentunya penulis berharap knowledge capture ini dapat menjadi bagian penting dari knowledge transfer dalam organisasi Pelindo III. Knowledge capture dalam topik yang berbeda harus berjalan secara berkelanjutan, agar tujuan Perusahaan dalam melaksanakan knowledge management dapat terealisasi dengan baik.

Penulis, 2018

KATA PENGANTAR

PELINDO III

II

KATA PENGANTAR Knowledge Capture

I

PELINDO III

(4)

RADEN MAS

KUMARA ANINDHITA WIDYASWENDRA

EDI PRIYANTO

Nama NIPP

Jabatan 2018 Tempat/Tanggal Lahir E-Mail

Pendidikan Terakhir

Edi Priyanto 761003803

SM Pelayanan SDM dan HSSE Klaten, 23 Oktober 1976 [email protected] Magister Manajemen

Nama NIPP

Jabatan 2018 Tempat/Tanggal Lahir E-Mail

Pendidikan Terakhir

Raden Mas Kumara Anindhita Widyaswendra 840804520

SM Hukum

Jogjakarta,18 Agustus 1984

[email protected] Sarjana Teknik, Sarjana Hukum dan Advokat

SUBJECT MATTER EXPERT (SME)

Dalam penyusunan Knowledge Capture tentang penanganan krisis TPKS ini penulis mendapatkan informasi dari dua orang SME, yakni sebagai berikut :

Saat ini beliau menjabat sebagai SM Pelayanan SDM dan HSSE, selain memiliki keahlian di bidang Kesehatan & Keselamatan Kerja, beliau juga memiliki pengalaman dan keahlian di bidang kehumasan. Sebelumnya beliau pernah menjabat sebagai Vice President of Corporate Communication (VP Corcomm) Pelindo III.

Adapun untuk profil lengkapnya adalah sebagai berikut : Adapun untuk profil lengkapnya adalah sebagai berikut : Pria 34 tahun yang akrab dipanggil Wendra

ini memiliki banyak pengalaman dibidang kehumasan. Wendra yang memiliki hobby olahraga dan travelling, saat ini (2018) menjabat sebagai Senior Manager Hukum.

Ia pernah menjabat sebagai VP Corporate Communication dan juga pernah menjabat sebagai Corporate Secretary maupun Vice President of Human Capital and General Affair di PT Berlian Jasa Terminal Indonesia (PT BJTI).

PELINDO III PELINDO III

IV

SUBJETC MATTER EXPERT (SME) Knowledge Capture

III

(5)

PENULIS

Tim Knowledge Capture pada penulisan buku pembelajaran ini adalah:

Pratiwi Wulandari Anisa Endarwati Siti Mariyam Dian Irawati Indria Wardani

VI

V

PENULIS Knowledge Capture

(6)

DAFTAR ISI

IIKATA PENGANTAR

IIISUBJECT MATTER EXPERT (SME) VPENULIS VIIDAFTAR ISI

BAB I

5Krisis Perusahaan, Menjadi Perhatian atau Diabaikan?

6Manajemen untuk Mengikis Krisis

11Manajemen Krisis di Pelindo III

03 09

BAB II

BAB III

13

15Antisipasi dan Upaya Penanganan Krisis

16Public Relations sebagai Ujung Tombak Perusahaan

18Pembelajaran (Best Practice dan Lesson Learned) Penanganan Krisis di Pelindo

BAB IV

35

BAB V

41

37Masa Depan Penanganan Krisis di Pelindo III 39Rekomendasi Penanganan Krisis di Pelindo III

43Frequently Asked Question

VII VIII

DAFTAR ISI Knowledge Capture

(7)

LANGKAH-LANGKAH

PENANGANAN KRISIS Memahami dan mengenali krisis;

Memitigasi potensi risiko krisis;

Menyusun strategi penanganan;

Melibatkan pihak internal yang terkait dalam menyusun strategi;

Menunjuk Spoke Person Perusahaan;

Mengaktifkan line center untuk aduan atau keluhan;

Menghimbau insan Pelindo III untuk menjadi buzzers di media sosial;

Melakukan klarifikasi terhadap segala informasi yang akan disampaikan ke publik;

Menjalin komunikasi dan hubungan baik dengan pihak eksternal;

Melakukan pendekatan kepada masyarakat;

Bekerja sama dengan aparat atau pihak terkait untuk menggali informasi;

Melibatkan aparat keamanan, apabila diperlukan;

Menerapkan prinsip bahwa seluruh pegawai adalah Public Relations Perusahaan.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

(8)

Krisis Perusahaan,

Menjadi Perhatian atau Diabaikan?

Manajemen untuk Mengikis Krisis

(9)

Krisis merupakan keadaan yang berkonotasi negatif dan bersifat darurat/ emergency. Tetapi tidak semua keadaan darurat termasuk dalam krisis.

Wikipedia

Manajemen Krisis adalah upaya untuk menekan faktor risiko hingga tingkat serendah mungkin

Wikipedia

Setiap perusahaan yang berkembang maupun yang sudah mapan sekalipun, berpotensi

mengalami krisis perusahaan. Krisis pada perusahaan yang tidak mendapatkan penanganan yang baik akan berakibat fatal, karena dapat menurunkan kredibilitas atau reputasi perusahaan. Ketika reputasi perusahaan hancur, maka tingkat kepercayaan masyarakat akan turun drastis. Berikutnya, mereka tidak sudi membeli produk atau menggunakan jasa perusahaan itu. Apabila hal tersebut terjadi, hanya soal waktu, maka Perusahaan menunggu saatnya gulung tikar. Oleh sebab itu, setiap perusahaan harus melakukan mitigasi risiko terhadap potensi terjadinya krisis dan strategi penanganannya dengan menyiapkan berbagai macam skenario alternatif penyelesaian. Sebelum membahas lebih lanjut terkait dengan bagaimana (how), di mana (where), mengapa (why), siapa (who) dan kapan (when) krisis terjadi dan harus ditangani, maka yang pertama akan dijelaskan adalah tentang definisi krisis (what).

Dalam keseharian kita sudah sering mendengar kata “krisis”, yang merupakan serapan dari Bahasa Inggris “crisis”. Biasanya istilah ini digunakan untuk menggambarkan suatu keadaan yang tidak menyenangkan dan selalu berkonotasi negatif. Selain itu pada beberapa artikel, buku atau sumber lainnya menyebutkan bahwa krisis merupakan suatu keadaan darurat/emergency. Tetapi tidak semua keadaan darurat termasuk dalam krisis. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), krisis adalah keadaan yang berbahaya, genting, kemelut, atau suram. Krisis lebih menitikberatkan pada kondisi tidak stabil, yang menyandang potensi perubahan yang menentukan. Hal ini senada dengan pernyataan Laurence Barton (konsultan, penulis dan professor di bidang manajemen risiko, red) bahwa sebuah krisis adalah peristiwa besar yang tidak terduga, yang secara potensial berdampak negatif, baik terhadap perusahaan maupun publik.

Perlu menjadi perhatian bahwa terdapat perbedaan antara krisis dan keadaan darurat.

Hal mendasar yang membedakan keduanya adalah waktu kejadian. Pada keadaan krisis, waktu kejadian dapat diprediksi lebih awal apabila organisasi lebih teliti melihat peluang. Sedangkan pada keadaan darurat, waktu kejadian terjadi secara tiba-tiba tanpa bisa diprediksi.

Krisis bagi sebuah perusahan dapat menjadi ancaman apabila perusahaan tersebut tidak dapat menanganinya dengan baik. Jika hal itu terjadi, maka pendapatan perusahaan akan terus menurun dan pada akhirnya akan terjadi keadaan yang membuat perusahaan terpaksa melakukan pengurangan karyawan, atau bahkan menutup kegiatan operasional perusahaan. Keadaan krisis merupakan suatu keadaan titik balik yang dapat membuat perusahaan menjadi lebih baik atau lebih buruk. Hasil akhir dari keadaan krisis bergantung dari bagaimana perusahaan dapat menangani atau me-manage keadaan tersebut. Jika perusahaan dapat melakukan manajemen krisis dengan baik, bukan suatu hal yang mustahil jika keadaan tersebut akan menjadi suatu keadaan yang menguntungkan perusahaan itu sendiri.

Esensi dari manajemen penanganan krisis adalah bagaimana menekan faktor risiko hingga tingkat serendah mungkin. Apabila perusahaan dapat melakukan upaya untuk mencari informasi sebanyak mungkin mengenai probabilitas/kemungkinan munculnya keadaan krisis yang akan terjadi, maka perusahaan dapat mencari alternatif-alternatif yang dapat digunakan dalam penanganan krisis tersebut. Dengan melakukan manajemen penanganan krisis, perusahaan dapat meminimalkan keadaaan krisis dan memaksimalkan probabilitas kepastiannya, sehingga keputusan yang diambil dapat menjadi keputusan yang setepat mungkin.

KRISIS PERUSAHAAN, MENJADI PERHATIAN ATAU DIABAIKAN?

MANAJEMEN UNTUK MENGIKIS KRISIS

Keadaan krisis merupakan suatu keadaan titik balik yang dapat membuat perusahaan menjadi lebih baik atau lebih buruk

Knowledge Capture

BAB I

5 6

(10)

Dokumentasi mengenai Manajemen Krisis dapat menjadi pembelajaran bagi penanganan krisis di kemudian hari.

Pada dasarnya keadaan krisis juga dapat dan sering kali berulang. Dalam penanganannya pun dapat diterapkan pola yang sudah pernah diterapkan. Karena itu, penting untuk mendokumentasikan pengetahuan tentang bagaimana menangani krisis yang terjadi di perusahaan. Tujuannya agar dapat berguna sebagai bahan pembelajaran bagi siapa saja yang nanti mendapat amanah untuk menyelesaikan krisis yang serupa di kemudian hari. Selain itu pendokumentasian juga dapat digunakan untuk mencari metode terbaik dalam penanganan krisis yang mungkin terjadi.

Knowledge Capture

PELINDO III