HEAD OFFICE Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya Indonesia T : F :

(1)

(2)

(3)

(4)

SAP secara default telah diinstall di masing-masing komputer pegawai yang disediakan oleh Pelindo III. Jika belum ada,

silahkan menghubungi personil TIK terkait di masing-masing Terminal / Regional untuk dapat dibantu instalasi.

(5)

(6)

SAP secara default telah diinstall di masing-masing komputer pegawai yang disediakan oleh Pelindo III. Jika belum ada, silahkan menghubungi personil TIK terkait di masing-masing Terminal / Regional untuk dapat dibantu instalasi.

Kolom yang digunakan untuk mengentrikan transaction code (tcode) / kode transaksi pada SAP

Setiap pengguna dapat menyimpan tcode / transaksi / menu / report yang sering digunakan dan dikelompokkan pada bagian Favorites.

Merupakan daftar tcode / transaksi / menu / report yang dapat diakses oleh pengguna. Akses dapat berbeda untuk setiap pengguna sesuai pembagian yang telah diberikan.

(7)

(8)

SAP PM digunakan di Pelindo III sebagai tools/sistem informasi pengelolaan data-data pemeliharaan terhadap asset maupun inventaris perusahaan, khususnya terkait dengan fasilitas maupun peralatan.

Pelaksanaan pekerjaan refurbishment / retrofit untuk peralatan.

Pencatatan atas relokasi peralatan dari satu regional/terminal ke regional/terminal lainnya.

Merupakan tahap identifikasi terhadap fasilitas maupun peralatan yang akan dipelihara beserta pendefinisian strategi pemeliharaannya.

Digunakan sebagai panduan bagi pelaksana dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

Aktivitas pemeliharaan yang bersifat prediksi berdasarkan hasil

evaluasi dan analisis hasil pemeliharaan berkala yang telah dilakukan.

Suatu tindakan perbaikan terhadap kerusakan yang telah terjadi pada peratalan ataupun fasilitas sehingga dapat digunakan/beropasi kembali seperti semula.

Aktivitas pemeliharaan yang dilakukan dengan tujuan mencegah terjadinya breakdown (kerusakan) pada fasilitas maupun peralatan.

Melakukan pencatatan terhadap kondisi fasilitas maupun peralatan meliputi suhu, tekanan, KWH, running hour, odometer, kondisi fisik (prosentase), dll.

(9)

Pembayaran Inspeksi Rutin Objek Pemeliharaan Analisis Hasil

Inspeksi Rutin Objek Pemeliharaan

1. Abnormalitas, kerusakan, insiden 2. Kebutuhan component exchange &

recondition

Update & Release Maintenance Notification / Order

Create & Release Maintenance Notification / Order

Pengadaan Barang dan/atau Jasa Pemeliharaan

Pelaksanaan Pemeliharaan

Konfirmasi Data Aktual Pelaksanaan Pemeliharaan

Completion

(10)

Dengan penggunaan yang tepat dan sesuai dengan yang diharapkan pada SAP PM, maka user dapat memperoleh benefit sebagai berikut :

Sumber data yang valid dan terintegrasi untuk seluruh kegiatan

pemeliharaan di Pelindo III

Sumber data yang realtime sehingga dapat memudahkan dalam monitoring pelaksanaan dan evaluasi performa alat maupun fasilitas pelabuhan.

Memudahkan user dalam melakukan evaluasi atas performa alat maupun fasilitas pelabuhan dengan lebih mendalam berdasarkan data-data

histori pemeliharaan yang telah tercatat.

Data pemeliharaan yang dikelola dengan memanfaatkan SAP PM memungkinkan adanya evaluasi terhadap biaya dan manfaat yang diberikan oleh setiap alat maupun fasilitas pelabuhan yang dimiliiki Pelindo III

Kemudahan dalam tracking data jika diperlukan dalam proses audit.

1

2

3

4

5

Data yang ada dapat digunakan untuk membantu dalam melakukan penilaian terhadap kinerja vendor pemeliharaan.

6

(11)

(12)

Setiap equipment dan functional location memiliki strategi & jadwal pemeliharaan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik masing-masing objek pemeliharaan. Pendefinisian strategi & jadwal pemeliharaan akan menjadi panduan bagi pelaksana dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

merupakan tahap identifikasi terhadap fasilitas maupun peralatan yang akan dipelihara beserta pendefinisian strategi pemeliharaannya.

(13)

(14)

Functional Location merupakan master data yang menggambarkan suatu tempat/area/lokasi dimana aktivitas maintenance dilakukan dan nantinya dapat ditempatkan/dipasang suatu equipment. Functional Location dapat disusun secara bertingkat/berhirarkhi berdasarkan:

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat

pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

(15)

1. Alur Pelayanan dan Kolam Pelabuhan 2. Breakwater, penahan gelombang 3. Penahan lumpur

4. Dermaga dan trestle

5. Breasting dolphin dan mooring dolphin 6. Peralatan apung

7. Talud 8. Causeway 9. Gudang

10. Lapangan Penumpukan 11. Container Yard

12. Terminal Penumpang

13. Gate/Pintu Masuk Pelabuhan

1. Jalan

2. Bangunan, Gedung Kantor, Rumah Dinas Jabatan, Stasiun Pandu,

Musholla/Masjid/Tembapt Ibadah, Pos Jaga, Menara/tower, Rumah Pompa

1. Taman

2. Riol/Selokan, dll.

(16)

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

Level Digit Kode Deskripsi

1 2 AN Company

2 2 NN Kode Regional

3 1 X Identifikasi Regional (A); Identifikasi Terminal (B-Z)

4 2 XX Fungsi Fasilitas

5 3 AAA Sub Fungsi Fasilitas

6 2 XX Object (Nomor Urut)

7 3 XXX Detail Object (Group Equipment, Sub dari Sub Fungsi, Lantai)

8 3 XXX Sub Detail Object (Ruangan, Group Object)

9 4 XXXX Sub Detail Object (Kademeter/Penomoran Posisi)

(17)

Kode Deskripsi

01 Kantor Pusat 02 Regional Jawa Timur 09 Regional Bali Nusra 06 Regional Jawa Tengah 16 Regional Kalimantan

Level 2 Level 3

A Kantor Pusat A Regional Jawa Timur B Terminal Jamrud C Terminal Nilam Mirah D Terminal Kalimas E Terminal Gresik F Terminal Kalianget G Terminal Tanjung

Tembaga

A Regional Jawa Tengah B Terminal Tanjung Emas C Terminal Tegal

D Terminal TPKS E Terminal Tanjung Intan

A Regional Bali Nusra B Terminal Tanjung Wangi C Terminal Benoa

D Terminal Celukan Bawang

E Terminal Lembar F Terminal Bima G Terminal Badas H Terminal Maumere

I Terminal Kupang J Terminal Kalabahi K Terminal Waingapu L Terminal Ende-Ippi

A Regional Kalimantan B Terminal Trisakti C Terminal TPKB D Terminal Pulang Pisau E Terminal Kotabaru F Terminal Batulicin G Terminal Makar Putih H Terminal Sampit

I Terminal Bagendang J Terminal Kumai K Terminal Bumiharjo

(18)

Tcode ini untuk menampilkan daftar functional location dalam bentuk struktur sesuai dengan tingkat level di SAP

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

Tcode ini menampilkan daftar functional location dalam bentuk list/daftar functional location sesuai dengan level di SAP

Tcode ini untuk menampilkan detail data dari salah satu functional location yang diinginkan seperti Maintenance Plant, Maintenance Planning Plan, Work Center, dan detail data lainnya

(19)

Tcode ini untuk menampilkan daftar Equipment (Non-Vehicle) dalam bentuk list/daftar Equipment

IW21 IW22 IH01 / IL03

IW22 IL02

: User Regional / Kantor Pusat (selain Admin Master Data) : Admin Master Data

(20)

Equipment adalah setiap satu peralatan atau objek pemeliharaan yang merupakan bagian dari struktur unit peralatan yang lebih besar atau bisa dilepas dan memerlukan riwayat pemeliharaan terpisah dari unit utamanya. Equipment bisa berupa:

• Peralatan produksi/bongkar muat

• Sarana transportasi

• Alat untuk menguji/test equipment

• Sistem atau bagian dari sistem

• Kendaraan

Sebuah Equipment biasanya merepresentasikan satu objek individu (seperti pompa, motor, kendaraan) dimana aktivitas maintenance dilakukan dan dicatat riwayat pemeliharaannya. Setiap Equipment itu masing-masing dikelola dan diproses di dalam sistem SAP

Suatu object dapat dikatakan sebagai sebuah equipment apabila:

• Object tersebut merupakan asset atau bagian dari asset

• Object tersebut dapat diperbaiki atau membutuhkan pemeliharaan berkala.

• History pemeliharaan dari object tersebut diperlukan.

• Biaya pemeliharaan dari object tersebut harus dimonitor

• Object tersebut bukan spare part

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat

pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

(21)

1. Area Dermaga

1. Container Crane 2. Luffing/Jib Crane 3. Ship Unloader Crane 4. Fixed Crane

5. Harbour Mobile Crane 6. Harbour Portal Crane 7. Mobile Crane

2. Area Container Yard

1. Rubber Tyred Gantry Crane 2. Rail Mounted Gantry Crane 3. Reach Stacker

4. Top Loader 5. Side Loader 6. Forklift 3. Alat Angkut

1. Terminal Tractor

2. Head Truck & Chassis 3. Tronton

4. Conveyor

1. Kapal

1. Kapal Kepil 2. Kapal Pandu 3. Kapal Tunda 4. Kapal Tongkang 5. Speedboat 2. Instalasi

1. Cubicle

2. Genset

3. Reefer plug

4. Penerangan

5. Instalasi Air

6. Instalasi Listrik

7. Transformator

8. Pompa

(22)

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat

pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

(23)

D Pendukung Dermaga 1000000000 – 1999999999

A Alat Fasilitas Pelabuhan AAABBB-CCCC

A = Varian Alat

B = Kapasitas/Size Alat C = Urutan Nomor Contoh : CCR035-0001

K Kapal AABBBCCC.DDEE

A = Kode Pelindo III (P3) B = Jenis Kapal

C = Urutan Nomor Kapal D = Engine

E = Urutan Nomor Engine Contoh : P3KTU001.ME01

I Instalasi Fasilitas 2000000000 – 2999999999

T Peralatan TIK 3000000000 – 3999999999

V Kendaraan 4000000000 – 4999999999

(24)

Pengkodean equipment di SAP PM memimliki ketentuan tersendiri yang mungkin berbeda dengan pengkodean equipment yang selama ini digunakan oleh pihak operasional. Berikut adalah beberapa tambahan kode untuk fleet equipment:

Engine Types Description

BENSIN Mesin Bensin

DIESEL Mesin Diesel

HYBRID Mesin Fuel/Gas + Baterai

LISTRIK Listrik

Primary Fuel Description

PREMIUM Premium (oktan 88) PERTALITE Pertalite (oktan 90) PERTAMAX Pertamax (oktan 92) PERTAMAX+ Pertamax Plus (oktan 95)

SOLAR Solar

SOLAR+ Solar Dex

BATERAI Baterai

GAS Gas

PLN Listrik PLN

GENSET Listrik Genset

Usage Type Description

V Stevedoring

S Stripping/Stuffing

H Container/Cargo Handling O Kendaraan Operasional

D Kendaraan Dinas

(25)

Tcode ini untuk menampilkan daftar Equipment (Non-Vehicle) dalam bentuk list/daftar Equipment

Tcode ini untuk menampilkan data detail dari satu Equipment (Non-Vehicle) seperti Maintenance Plant, Maintenance Planning Plant, Work Center dan data lainnya

Tcode ini untuk menampilkan daftar Vehicle Equipment dalam bentuk list/daftar Vehicle Equipment

Tcode ini untuk menampilkan data detail dari satu Vehicle Equipment seperti Maintenance Plant, Maintenance Planning Plant, Work Center dan data lainnya

(26)

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

User dari Regional / Kantor Pusat (selain Admin Master Data) dapat berkoordinasi dengan pihak keuangan terkait kode asset yang sesuai untuk kemudian membuat permohonan update master data kepada Kantor Pusat.

User dari Regional / Kantor Pusat (selain Admin Master Data) dapat menyampaikan equipment yang belum ada di SAP melalui SAP dan selanjutnya Admin Master Data dapat menambahkan data equipment dengan cara sebagai berikut:

IW21 IW22 IH08 / IE03

IE01 IW22

: User Regional / Kantor Pusat (selain Admin Master Data) : Admin Master Data

(27)

Bill of Material (BOM) merupakan daftar lengkap komponen yang membentuk sebuah objek maintenance (Functional Location atau Equipment) atau juga assembly unit. BOM di sistem SAP berisi sejumlah komponen material penyusun beserta jumlahnya. Komponen material penyusun ini dapat berupa material dengan kategori stock material (inventory), kategori non-stock material, maupun material assembly.

(28)

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat

pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

(29)

Characteristic adalah suatu kriteria yang menjelaskan dan membedakan secara lebih detil sebuah objek pemeliharaan. Dalam hal ini, objek terkait dapat dijelaskan dengan parameter seperti panjang, warna, berat, tipe, luas, dan lainnya. Characteristic di SAP digunakan sebagai sarana untuk bisa mencatatkan informasi tambahan dari sebuah equipment maupun functional location. Characteristic untuk detail terkait SAP PM diawali dengan nama ZPM*

Object Type Class Type Class Description

(max 40) Characteristic

CCR Equipment Container Craine

• Crane Type (text)

• Power supply (kV)

• Tipe Phase power supply (phase)

• Frekuensi (Hz)

• Maximum Load Under Spreader (Ton)

DMG Functional

Location Dermaga

• Panjang Tambatan (m)

• Panjang (m)

• Lebar (m)

• Luas (m2)

• Konstruksi (text)

• Daya Dukung Lantai (Ton/m2)

BRD Functional

Location Breasting Dolphin

• Panjang (m)

• Lebar (m)

• Konstruksi (text)

• Jumlah Pancang (Tiang)

• Kapasitas (Ton)

(30)

Classification digunakan untuk mengelompokkan atau menggabungkan data beberapa characteristic yang kemudian di-assign ke objek pemeliharaan (functional location/equipment) sebagai sarana untuk mencatatkan informasi tambahan atas objek pemeliharaan tersebut

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat

pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

(31)

Tcode ini untuk menampilkan daftar characteristic yang ada dan dapat digunakan di lingkup Pelindo III

Tcode ini untuk menampilkan daftar Classification yang ada dan dari masing-masing classification tersebut dapat dilihat characteristic apa saja yang masuk dalam classification tersebut

(32)

Dalam rangka melaksanakan pengukuran terhadap kondisi fasilitas maupun peralatan sebelum menentukan aktivitas

pemeliharaan yang akan dilakukan, kondisi measuring point yang bersifat baik counter (running hour, odometer, kWh meter) maupun non counter (suhu, tekanan, debit air, kondisi fisik) harus dicatat kedalam sistem.

master data yang digunakan untuk melakukan proses pengukuran, proses pengukuran ini bisa berupa counter dan non counter. Di dalam master data measuring point berisi informasi characteristic yang akan diukur beserta satuan ukurnya, misalnya: suhu, tekanan, KWH, running hour, odometer, kondisi fisik (prosentase), dan lain-lain.

merupakan data hasil pengukuran/pembacaan dari suatu measuring point atau counter.

(33)

(34)

Plant di Pelindo III merepresentasikan masing-masing unit kerja seperti Unit Kantor Pusat, Regional, Terminal, contoh: Plant Unit Kantor Pusat adalah 1011, plant Regional Bali Nusra adalah 1090, plant Terminal Bumiharjo adalah 1182

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

Sebuah area fisik dimana pekerjaan maintenance dibutuhkan dan tempat dimana objek pemeliharaan berada. Dalam hal ini, Maintenance Plant mengacu pada pengertian Plant.

Suatu area yang merencanakan dan bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas maintenance. Maintenance planning plant di Pelindo III adalah setiap regional dari masing-masing terminal, contoh: maintenance planning plant untuk equipment/functional location di TPKB adalah Regional Kalimantan dengan kode 1160

Maintenance Plant

Maintenance Planning Plant

(35)

(36)

Group perencana yang mengatur dan merencanakan pekerjaaan maintenance terhadap suatu objek pemeliharaan (functional location/equipment) dalam hal ini bertanggung jawab dalam pembuatan dan mengesahkan suatu work order yang berisi instruksi kerja, dan kebutuhan spare part atas suatu pekerjaan maintenance. Pelindo III memiliki 6 (enam) maintenance planner group, yaitu:

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

Dalam sebuah maintenance planning plant, dimungkinkan adanya lebih dari satu maintenance planner group.

Planner Group

Planner Group Name / Description FPU Fas. Umum

TIK Teknologi infoKom FPL Fas. Pelabuhan ABM Peralatan B/M

AIN Instalasi

AKP Kapal (Adm.Data) TIK Teknologi infoKom

Khusus Kantor Pusat

(37)

Work Center merupakan kelompok teknisi sejenis yang bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas maintenance. Masing–masing functional location dan equipment dapat dialokasikan ke dalam suatu Work Center yang bertanggung terhadap aktivitas maintenance di dalamnya. Di sistem SAP, work center merupakan master data yang dapat ditambah kapan pun sesuai dengan kebutuhan.

Work Center di Pelindo III dapat berasal internal maupun dari eksternal seperti:

Maintenance Planning

Plant

Work Center Work Center Description

1011

FPL-FPL FASILITAS PELABUHAN

FPL-FSU SURVEY KOLAM DAN ALUR

FPU-FPU FASILITAS UMUM

TIK-TIK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

VENDOR REKANAN

Maintenance

Planning Plant Work Center Work Center Description

1120

ABM-ELK Peralatan Elektrik ABM-MEK Peralatan Mekanik AIN-ELA Instalasi

BJTIPORT PT. BERLIAN JASA TERMINAL INDONESIA PORT BUKAKA PT. BUKAKA TEKNIK UTAMA

FPL-SIP Sipil

FPU-FPU Fasilitas Umum KIS PT. KUDA INTI SAMUDERA MODERN PT. MODERN SURYA ABADI

MSW PT. MEGA SARANA WAHANA NUSANTARA PORTEK PT. PORTEK INDONESIA

SINARBPA PT. SINAR BUMI PERSADA AGUNG TIK-TIK Teknologi informasi dan Komunikasi VENDOR Rekanan

BJTI PT. BJTI TAT CV Tekun Abadi Teknik

(38)

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

Maintenanc e Planning

Plant

1060

ABM-ELK Peralatan Elektrik ABM-MEK Peralatan Mekanik AIN-ELA Instalasi FPL-SIP Sipil FPU-FPU Fasilitas Umum PDS PT. Pelindo Daya Sejahtera TIK-TIK Teknologi informasi dan Komunikasi VENDOR Rekanan

ABM-ELK PERALATAN CC,RTG

ABM-MEK PERALATAN HT, CHASIS,FROKLIFT,RS,SL,TL ARIFA CV.ARIFA PERSADA

ITU PT. INDOTRUCK UTAMA KIS PT.KUDA INTI SAMUDERA MSW PT.MEGA SARANA WAHANA NBS PT. NUGRAHA BARUNA SAKTI PORTEK PT. PORTEK INDONESIA PRIMUS PT. PRIMUS INDONESIA TIGAJAYA CV. TIGA JAYA ABADI BAHARI Koperasi Karyawan Bahari

Plant

1090

BJTI PT. Jasa Terminal Indonesia (BJTI) BJTI PT.BJTI

BJTI PT. BJTI

BJTI PT Berlian Jasa Terminal Indonesia ABM-ELK Peralatan Elektrik ABM-MEK Peralatan Mekanik AIN-ELA Instalasi FPL-SIP Sipil FPU-FPU Fasilitas Umum

TIK-TIK Teknologi informasi dan Komunikasi

VENDOR Rekanan

(39)

Plant

1160

ABM-ELK Peralatan Elektrik ABM-MEK Peralatan Mekanik AIN-ELA Instalasi

BIMA PT BERKAH INDUSTRI MESIN ANGKAT BJTIPORT PT. BERLIAN JASA TERMINAL INDONESIA

PORT

FPL-SIP Sipil FPU-FPU Fasilitas Umum KIS PT. KUDA INTI SAMUDERA KPR PT. KOPERASI ADHI LADYA MSW PT. MEGA SARANA WAHANA PORTEK PT. PORTEK INDONESIA TIK-TIK Teknologi informasi dan Komunikasi TRAC PT. TRAC

VENDOR Rekanan BJTI PT. BJTI BJTI PT BJTI

(40)

Sebelum pemeliharaan dilaksanakan, perlu adanya pendefinisian objek apa saja yang dipelihara dan dicatat riwayat pemeliharaannya dalam SAP PM, dimana pemeliharaan dilaksanakan, dan siapa yang melaksanakan pemeliharaan.

Maintenance Plant

Maintenance Planning Plant

Planner Group Planner Group Planner Group

Maintenance Work Center

Maintenance

Work Center

(41)

(42)

Setiap equipment dan functional location memiliki strategi & jadwal pemeliharaan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik masing-masing objek pemeliharaan. Pendefinisian strategi & jadwal pemeliharaan akan menjadi panduan bagi pelaksana dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

Maintenance strategy digunakan untuk mengatur siklus dan penjadwalan berkala dalam kegiatan Preventive Maintenance. Maintenance Strategy berisi semua kemungkinan paket penjadwalan rutin atau siklus pemeliharaan.

Maintenance Strategy terdiri atas:

• Time based, waktu jatuh tempo berdasarkan waktu kalender, contoh: mingguan, bulanan, 3 bulanan, 4 bulanan, 6 bulanan, 1 tahunan.

• Performance based, waktu jatuh tempo berdasarkan performa equipment, contoh: setiap 1.000 jam jalan, setiap 10.000 KM.

(43)

Maintenance task list menggambarkan urutan aktivitas atau pekerjaan pemeliharaan yang distandarisasi, dimana aktivitas pemeliharaan tersebut selalu berulang. Maintenance Task List dapat dipanggil dan dipilih sehingga memudahkan Planner dalam hal menuliskan urutan pekerjaan pada yang akan dieksekusi.

Selain urutan aktivitas, Maintenance Task List juga merupakan master data yang dapat menampung perencanaan kebutuhan component (material) yang diperlukan dalam setiap operation atau aktivitas maintenance serta dapat menyimpan data paket pemeliharaan sesuai dengan siklusnya.

(44)

Maintenance Plan berisi daftar dari pekerjaan-pekerjaan maintenance dan inspeksi yang dikerjakan untuk objek pemeliharaan yang di dalamnya berisi maintenance strategy beserta task list-nya. Dari data Maintenance Plan, dapat ditentukan waktu penjadwalan dan lingkup dari pekerjaan pemeliharaan rutin. Maintenance Plan terdiri dari beberapa tipe, diantaranya adalah:

• Single cycle plan (time-based atau performance-based), yaitu Maintenance Plan yang berisi satu siklus saja. Siklus tersebut bisa berdasarkan waktu (misal: pembersihan pompa setiap 1 bulan, penggantian seal setiap 1 tahun) atau berdasarkan performa (misal: penggantian oli setiap 5000 km, penggantian fan belt setiap 250 jam operasi).

• Strategy plans (time-based atau performance-based), yaitu Maintenance Plan yang berisi lebih dari satu siklus dimana aktivitas maintenance suatu siklus bisa berupa kombinasi dari aktivitas siklus lain.

• Multiple counter plans, yaitu Maintenance Plan yang terdiri dari beberapa siklus yang memiliki satuan yang berbeda, misal: penggantian oli setiap 5000 km dan atau setiap 4 bulan.

Setiap equipment dan functional location memiliki strategi & jadwal pemeliharaan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik

masing-masing objek pemeliharaan. Pendefinisian strategi & jadwal pemeliharaan akan menjadi panduan bagi pelaksana

dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

(45)

Maintenance Plan berisi:

1. Maintenance Plan Header:

a) Planning data (interval/siklus pemeliharaan) b) Scheduling parameter

2. Maintenance Item:

a) Maintenance Object (Functional Location/Equipment) b) Responsibilities/planning data

c) Task List Assignment d) Object List Item

Satu maintenance plan bisa terdiri dari satu atau lebih maintenance item  Penjadwalan penerbitan maintenance order dilakukan di level maintenance plan, maka jika jadwal preventive maintenance dilakukan di hari/bulan yang berbeda, maka harus dibuatkan maintenance plan terpisah.

Satu maintenance item bisa terdiri dari satu atau lebih object list item (aktivitas pemeliharaan/task list yang sama dilakukan terhadap beberapa equipment)

Satu maintenance item akan menerbitkan satu maintenance order

(46)

Setiap equipment dan functional location memiliki strategi & jadwal pemeliharaan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik masing-masing objek pemeliharaan. Pendefinisian strategi & jadwal pemeliharaan akan menjadi panduan bagi pelaksana dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

1. Maintenance plan hanya memiliki 1 (satu) siklus saja dan berulang terus dengan siklus yang sama

2. Berlaku untuk time-based atau performance-based

3. Task list Opsional

1. Maintenance plan memiliki lebih dari 1 siklus dengan satuan/dimensi yang sama 2. Berlaku untuk time-based atau

performance-based 3. Harus menggunakan

Maintenance Strategy 4. Harus memiliki Task list

1. Maintenance plan memiliki lebih dari 1 siklus dengan satuan/dimensi yang berbeda

2. Berlaku untuk time-based dan performance-based (dapat kombinasi)

3. Maintenance Strategy Cycle Set Opsional

4. Task list Opsional

(47)

*Kasi contoh maintenance strategy nya 7000004105 untuk IP03, kasi tau mana yg maintenance strategy, task list, maintenance plan

(48)

Setiap equipment dan functional location memiliki strategi & jadwal pemeliharaan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik

masing-masing objek pemeliharaan. Pendefinisian strategi & jadwal pemeliharaan akan menjadi panduan bagi pelaksana

dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

(49)

Tcode ini untuk menampilkan daftar seluruh maintenance plan yang ada dan digunakan di lingkup Pelindo III. Dalam daftar ini terdapat informasi antara lain kode maintenance plan, deskripsi dari maintenance plan, maintenance strategy, call horizon hingga scheduling period dari masing- masing maintenance plan.

Tcode ini untuk menampilkan daftar maintenance plan dilihat dari equipment dan functional location.

(50)

Setiap equipment dan functional location memiliki strategi & jadwal pemeliharaan sesuai dengan spesifikasi dan karakteristik

masing-masing objek pemeliharaan. Pendefinisian strategi & jadwal pemeliharaan akan menjadi panduan bagi pelaksana

dalam melakukan pemeliharaan fasilitas maupun peralatan.

(51)

(52)

Dalam rangka melaksanakan pengukuran terhadap kondisi fasilitas maupun peralatan sebelum menentukan aktivitas

pemeliharaan yang akan dilakukan, kondisi measuring point yang bersifat baik counter (running hour, odometer, kWh meter) maupun non counter (suhu, tekanan, debit air, kondisi fisik) harus dicatat kedalam sistem.

master data yang digunakan untuk melakukan proses pengukuran, proses pengukuran ini bisa berupa counter dan non counter. Di dalam master data measuring point berisi informasi characteristic yang akan diukur beserta satuan ukurnya, misalnya: suhu, tekanan, KWH, running hour, odometer, kondisi fisik (prosentase), dan lain-lain.

merupakan data hasil pengukuran/pembacaan dari suatu measuring point atau counter.

(53)

Tcode ini untuk menginputkan measuring document secara manual dan input ini dilakukan untuk masing-masing equipment yang akan dilakukan update

Tcode ini utnuk melakukan input measuring document secara massal melalui template measuring document yang telah disiapkan. Melalui proses upload ini dapat dilakukan untuk beberapa equipment sekaligus

No Equipment Number (10-11 char) R

Equipment Description (max 40 char) R

Measuring Point (numeric 10 digit) R

Measurement Date

(DD.MM.YYY) R

Measureme nt Time (HH:MM:SS) R

Reading Counter (numeric) R

Unit of Measure (dikosongk an)

Difference (1 char)

Read By (max 12 char) O

Short Text (char max 30) O

1 CCR035-0005 Container Craine 04

50000000002 02.01.2019 09:00:00 1210 Ari

2 CCR035-0006 Container Craine CC01-35T

50000000005 02.01.2019 09:00:00 1030 Dwi

(54)

Dalam rangka melaksanakan pengukuran terhadap kondisi fasilitas maupun peralatan sebelum menentukan aktivitas

pemeliharaan yang akan dilakukan, kondisi measuring point yang bersifat baik counter (running hour, odometer, kWh meter)

maupun non counter (suhu, tekanan, debit air, kondisi fisik) harus dicatat kedalam sistem.

(55)

Pembayaran

Pengadaan Barang dan/atau Jasa Pemeliharaan

Konfirmasi Data Aktual Pelaksanaan Pemeliharaan

Completion

(56)

Salah satu hasil dari maintenance plan adalah terbentuknya maintenance notification sesuai dengan penjadwalan yang telah dibuat pada maintenance plan untuk equipment tertentu.

Seluruh aktivitas Preventive Maintenance maupun Corrective Maintenance haruslah memiliki Maintenance Notification. Untuk permintaan perbaikan atau laporan kerusakan atas objek pemeliharaan, Maintenance Notification dibuat oleh unit terkait atau unit yang bertanggung jawab atas objek pemeliharaan.

No Tipe Deskripsi Penggunaan Notifikasi

1 M1 Activity Report  Mencatatkan aktivitas Preventive Maintenance (Maintenance Notification terbit otomatis sesuai siklus inspeksi berkala, atau terbit bersamaan dengan terbitnya Maintenance Order preventive/predictive)

 Mencatat aktivitas Corrective Maintenance yang sudah dilakukan dan tidak ada man power planning maupun permintaan penggantian spare part, serta tidak menimbulkan biaya.

2 M2 Master Data Update Untuk permintaan penambahan/perubahan/ penghapusan (deletion flag/deaktivasi) master data dari cabang ke pusat (pengelolaan master data modul PM terpusat di kantor pusat), contoh:

1. Perubahan maintenance plan untuk equipment / functional location.

2. Pembangunan fasilitas baru yang merupakan Functional location (dari proses investasi di modul PS) 3. Pengadaan peralatan baru yang merupakan Equipment (dari proses investasi di modul PS)

3 M3 Maintenance Request Mencatatkan laporan kerusakan/permintaan perbaikan untuk di-follow up menjadi Maintenance Order tipe Corrective Maintenance contoh: adanya fasilitas/peralatan yang mengalami abnormalitas/malfunction/

breakdown/premature failure/accident

Preventive Maintenance biasanya hanya menggunakan maintenance notification dengan tipe M1

(57)

System Status / Notification Status merupakan suatu informasi atau status dokumen yang diberikan oleh sistem secara otomatis (tidak bisa diubah manual oleh user). Berikut merupakan beberapa kombinasi sistem status yang biasanya muncul pada saat transaksi di notifikasi.

• OSNO (Outstanding Notification), Maintenance Notification baru dibuat dan belum ada proses apapun.

• NOPR (Notification in Process), Maintenance Notification sudah dilakukan release, belum ada maintenance order.

• NOCO (Notification Completed), Maintenance Notification sudah Complete/selesai, tidak ada Maintenance Order (proses ini dilakukan untuk Maintenance Notification tipe M1 Activity Report, dimana pekerjaan sudah selesai tanpa dibuatkan Maintenance Order).

• NOPR ORAS (Notification in Process - Order Assigned), Maintenance Notification sudah dilakukan release, dan sudah dibuatkan Maintenance Order untuk ditindaklanjuti.

• NOCO ORAS (Notification Completed - Order Assigned), Maintenance Notification sudah complete/selesai, baik Maintenance Order maupun Maintenance Notification.

(58)

Maintenance Notification adalah acuan dan pengingat kepada tim pemeliharaan bahwa suatu alat maupun fasilitas perlu untuk dilakukan pemeliharaan. Maintenance Notification sendiri memiliki 3 bagian yang memberikan informasi detail masing- masing.

Catalog data:

1. Component Code/Object Part

2. Failure Code/Damage (jenis kerusakan) 3. Reason fo Failure/Causes (Penyebab)

• Action Code/Activity 1. Deskripsi/Judul

2. Object (Functional Location/ Equipment) 3. Tanggal

4. Yang melaporkan (Reported by)

5. Informasi data lokasi dan penanggung jawab biaya

Notification

Notification Item

Activity

(59)

Tcode ini untuk menampilkan Maintenance Notification yang terbentuk dan untuk melihat notification yang perlu untuk ditindak lanjuti

Tcode ini utnuk melakukan update data actual dan catalog pada maintenance notification saat aktivitas pemeliharaan telah selesai dilakukan dan notification akan di complete

Tcode ini untuk melakukan update data actual dan catalog secara masal untuk beberapa maintenance notification yang akan dilakukan complete secara bersamaan.

(60)

Maintenance Order ini adalah catatan yang menunjukkan bahwa kegiatan pemeliharaan perlu untuk mulai dilaksanakan.

Maintenance order merupakan suatu dokumen yang berisi perencanaan dan pencatatan aktivitas maintenance (baik dikerjakan oleh pihak eksternal (kontraktor) maupun dikerjakan internal) beserta man power dan juga penggantian spare part yang digunakan dalam melaksanakan aktivitas

pemeliharaan (repair, inspeksi, rekondisi, dan lain-lain). Setiap aktivitas pemeliharaan rutin maupun pekerjaan perbaikan yang terjadi dan akan terjadi di lapangan, harus dibuat Maintenance Order di dalam sistem.

Tipe Order Deskripsi Penggunaan Interval Penomoran

(Internal & Otomatis)

PM01 Preventive Maintenance

Inspection, Calibration, Periodic Service, Regular Housekeeping, Minor Component

Replacement, Major Component Replacement, Refurbishment/Retrofit 2100000000 - 2199999999

PM02 Predictive Maintenance Condition Monitoring, Follow-up Condition Monitoring, Minor Component

Replacement, Refurbishment/Retrofit 2200000000 - 2299999999

PM03 Corrective Maintenance

Minor Repair, Major Repair, Minor Component Replacement, Major Component

Replacement, Component Exchange & Recondition, Modification 2300000000 - 2399999999

Preventive Maintenance hanya menggunakan maintenance order dengan tipe PM01

(61)

Maintenance Activity Type adalah salah satu field dalam Maintenance Order yang mengkategorikan Maintenance Order ke dalam kelompok- kelompok aktivitas yang lebih spesifik. Maintenance Activity Type ini digunakan untuk tujuan analisa atau evaluasi berdasarkan tipe aktivitas di Maintenance Order.

Maint.Activity

Type Deskripsi Tipe Order

101 Inspection PM01

102 Calibration PM01

103 Periodic Service PM01

104 Regular Housekeeping PM01

105 Minor Component Replacement PM01, PM03

106 Major Component Replacement PM01, PM03

107 Overhaul PM01, PM03

108 Refurbishment/Retrofit PM01, PM02

109 Condition Monitoring PM02

110 Follow-up Condition Monitoring PM02

111 Minor Repair PM03

112 Major Repair PM03

113 Component Exchange & Recondition PM03

114 Modification PM03

(62)

Untuk memantau posisi dari maintenance order yang telah dibuat makan dapat dilihat dari Maintenance Order Status yang ada di masing-masing maintenance order yang telah dibuat.

System Status merupakan suatu informasi yang diberikan secara oleh sistem secara otomatis (tidak bisa diubah manual oleh user). Berikut ini merupakan beberapa contoh kombinasi sistem status di maintenance order:

Status Keterangan

CRTD Baru dibuat (Created) REL Sudah di-release (Released)

GMPS

Adanya pergerakan material, Good Issue ataupun Good Receipt (Goods movement posted)

PCNF Konfirmasi secara parsial (Partial confirmation) CNF Konfirmasi secara keseluruhan (Confirmed)

NTUP Schedule Start dan Finish belum di-update (Schedule not updated) PRC Costing rencana biaya sudah dikalkulasi (Pre-costed)

MSPT Stok material yang digudang kurang mencukupi (Material shortage) MACM Stok material yang di gudang mencukupi (Material commited)

SETC Settlement rule alokasi biaya sudah ditetapkan (Settlement rule created) CSER Error in cost calculation

TECO Order selesai secara teknis (Technically completed)

DLV Barang yang diperbaiki sudah di terima semua (Delivery completed) DLFL Dilakukan penandaan penghapusan terhadap Order (Deletion flag)

(63)

System Condition dalam Maintenance Order adalah satu parameter yang mengindikasikan object yang akan dilakukan pemeliharaan apakah tetap dalam keadaan beroperasi atau harus dimatikan karena proses maintenance. Parameter ini juga dapat digunakan untuk kepentingan yang lain. Di Pelindo III, system condition digunakan membedakan status dari pekerjaan maintenance berdasarkan hubungannya dengan vendor atau suplier, yaitu:

Contract Warranty Insurance

Pengisian System Condition di Pelindo III ini bersifat opsional, artinya apabila tidak dipilih maka System Condition-nya adalah kosong (blank) pada Maintenance Order

<blank>

(64)

Beberapa hal yang perlu diupdate pada Maintenance Order yang terbentuk adalah terkait control key, item category dan settlement rule dari pemeliharaan yang akan dilakukan.

Control key merupakan indicator apakah sebuah task/pekerjaan pada maintenance order akan dikerjakan oleh internal Pelindo III atau oleh pihak ketiga / vendor (eksternal). Terdapat 2 pilihan control key, yaitu INT dan EXT. Control key EXT akan secara otomatis mentrigger terbentuknya Purchase Requisition (PR) / permohonan pengadaan barang dan/atau jasa atas pekerjaan tersebut.

Item category digunakan pada saat menspesifikasikan komponen apa saja yang diperlukan pada proses pemeliharaan. Item category yang digunakan di Pelindo III adalah

• L : stock item

• N : non-stock item

Settlement rule digunakan untuk menentukan pembebanan biaya terhadap pemeliharaan yang akan dilaksanakan. Settlement rule memiliki 2 (dua) kolom yang harus diisi yaitu Account Assignment Category dan Settlement Receiver.

Account assignment category menandakan bagaimana biaya pemeliharaan akan dibebankan, apakah sebagai beban opex secara langsung ke cost center (beban unit kerja tertentu), investasi, ataupun ke maintenance order lain. Biasanya maintenance order di Pelindo III akan dibebankan ke biaya pemeliharaan, sehingga Account Assignment Category yang dipilih adalah CTR dan settlement receiver merupakan kode cost center (kode beban unit kerja) terkait.

Secara default, settlement rule akan menunjuk pada cost center (CTR) yang telah dipetakan ke functional location dan equipment terkait.

(65)

Control Key:

INT, EXT

2. Reference Object (Functional Location/Equipment)

3. Tanggal

Order Header

Operation

(perencanaan kegiatan dan pelaksananya)

Material

(perencanaan kebutuhan material)

Cost

(estimated, planned, actual)

Object List

(equipment, functional location, notification) Settlement rule

Item category:

L (stock), N (Non-stock)

(66)

Untuk menjalankan Preventive Maintenance akan memiliki 2 scenario yaitu Pemeliharaan Berkala dengan Kontrak

Maintenance dan Pemeliharaan Berkala tanpa Kontrak Maintenance dengan urutan aktivitas sebagai berikut:

(67)

(68)

Trend kondisi fasilitas maupun peralatan harus dimonitor untuk selanjutnya dapat dianalisis dan follow up menjadi aktivitas perbaikan jika sudah mencapai nilai tertentu. Seperti namanya, predictive maintenance merupakan perawatan yang bersifat prediksi, dalam hal ini merupakan evaluasi dari pemeliharaan berkala (Preventive Maintenance).

Analisis Hasil

Completion

Pembayaran

(69)

Seluruh aktivitas maintenance haruslah memiliki Maintenance Notification. Untuk permintaan perbaikan atau laporan kerusakan atas objek pemeliharaan, Maintenance Notification dibuat oleh unit terkait atau unit yang bertanggung jawab atas objek pemeliharaan.

Predictive Maintenance hanya menggunakan maintenance notification dengan tipe M1

Maintenance Notification untuk Predictive Maintenance dapat secara otomatis tercreate ketika maintenance order dibuat.

(70)

Untuk melaksanakan aktivitas Predictive Maintenance, maka aktivitas yang dilakukan adalah melakukan create dan release maintenance notification/maintenance order berdasarkan dari data yang telah dilakukan analisis.

Predictive Maintenance hanya menggunakan maintenance order dengan tipe PM02

(71)

Maintenance Activity Type adalah salah satu field dalam Maintenance Order yang mengkategorikan Maintenance Order ke dalam kelompok- kelompok aktivitas yang lebih spesifik. Maintenance Activity Type ini digunakan untuk tujuan analisa atau evaluasi berdasarkan tipe aktivitas di Maintenance Order.

Maint.Activity

101 Inspection PM01

(72)

Untuk menjalankan Predictive Maintenance akan memiliki 2 scenario yaitu Predictive Maintenance dengan Kontrak

Maintenance dan Predictive Maintenance tanpa Kontrak Maintenance dengan urutan aktivitas sebagai berikut:

(73)

recondition

Completion

Pembayaran

(74)

Corrective Maintenance adalah aktivitas pemeliharaan yang dilakukan saat sebuah alat/fasilitas telah mengalami kerusakan/permasalahan dan perlu dilakukan perbaikan

Seluruh aktivitas maintenance haruslah memiliki Maintenance Notification. Untuk permintaan perbaikan atau laporan kerusakan atas objek pemeliharaan, Maintenance Notification dibuat oleh unit terkait atau unit yang bertanggung jawab atas objek pemeliharaan.

Corrective Maintenance hanya menggunakan maintenance notification dengan tipe M3

Maintenance Notification untuk Corrective Maintenance dapat secara otomatis tercreate ketika maintenance order dibuat.

(75)

Corrective Maintenance hanya menggunakan maintenance order dengan tipe PM03

(76)

Setelah adanya kebutuhan untuk melakukan pemeliharaan/perbaikan atas alat/fasilitas yang mengalami

permasalahan/kerusakan maka pada sistem perlu untuk membuat Maintenance Order sesuai dengan alat dan kerusakan yang terjadi

Maintenance Activity Type adalah salah satu field dalam Maintenance Order yang mengkategorikan Maintenance Order ke dalam kelompok- kelompok aktivitas yang lebih spesifik. Maintenance Activity Type ini digunakan untuk tujuan analisis atau evaluasi berdasarkan tipe aktivitas di Maintenance Order.

Maint.Activity

101 Inspection PM01

(77)

(78)

Untuk menjalankan Predictive Maintenance akan memiliki 6 scenario dengan masing-masing aktivitas seperti berikut ini:

(79)

(80)

Beberapa hal yang menjadi pertanyaan terkait maintenance order di SAP PM antara lain

(81)

Inspeksi Rutin Objek Pemeliharaan Analisis Hasil

recondition

Pengadaan Barang dan/atau Jasa Pemeliharaan

Konfirmasi Data Aktual Pelaksanaan Pemeliharaan

Completion

Pembayaran

(82)

Pemeliharaan yang dilakukan pada equipment ataupun functional location akan membutuhkan pengadaan baik berupa jasa pemeliharaan ataupun material/spare part. Pengadaan tersebut dimulai dengan dibuatnya Purchase Requisition (PR) dari maintenance order yang telah dibuat (operation dengan control key EXT dan/atau component dengan item category N)

Purchase Requisition (PR) di Pelindo III berlaku sebagai dokumen permohonan pengadaan barang dan/atau jasa kepada pihak Subdit PBJ. PR harus dilengkapi dokumen pendukung seperti KAK, BoQ dan lampiran lainnya yang dibutuhkan dalam proses pengadaan. PR untuk pekerjaan pemeliharaan dibuat melalui tcode IW32 setelah release Maintenance Order. Maintenance Order yang membentuk PR yang memiliki kegiatan eksternal (EXT)

(83)

Requirement urgency ini untuk menunjukkan tingkat prioritas dari masing-masing item PR yang dibuat. Untuk requirement urgency ini dipilih dari 2 opsi yang ada, yaitu:

Kode Deskripsi Keterangan

10 Ijn Prinsip Requirement urgency ini dipilih ketika:

1. Telah ada penunjukkan vendor pemenang lelang 2. Telah memiliki surat persetujuan vendor pemanang oleh

Direksi

99 Routine Untuk PR yang melalui proses pengadaan yang vendornya belum ditentukan

Setiap PR yang dibuat dan akan di-submit ke PBJ harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung pengadaan seperti

1. Rencana Anggaran Biaya (RAB) / Owner Estimate (OE) 2. Kerangka Acuan Kerja (KAK)

3. Dokumen pendukung lain yang dianggap perlu untuk proses lelang.

Bagi pembuatan PR untuk pekerjaan tertentu yang telah dilakukan sebelumnya dan telah dilaksanakan, maka beberapa dokumen pendukung yang menjadi prasyarat pengajuan pembuatan PR adalah

1. ND & Disposisi Persetujuan

2. Invoice dari pihak ketiga / dokumen pembayaran barang dan/atau jasa

(84)

Pemeliharaan yang dilakukan pada equipment ataupun functional location akan membutuhkan pengadaan baik berupa jasa pemeliharaan ataupun material/spare part. Pengadaan tersebut dimulai dengan dibuatnya Purchase Requisition (PR) dari maintenance order yang telah dibuat (operation dengan control key EXT dan/atau component dengan item category N)

Approver PR Pengadaan Barang atau Jasa di Kantor Pusat

Sampai dengan 5M √

Antara Rp. 5M s.d 50M √ √

Lebih dari 50M √ √ √

Pembebasan Tanah kurang dari 5M

√

Pembebasan Tanah lebih dari 5M

√ √

Approver PR Pengadaan Barang atau Jasa di Regional

Sampai dengan 5M √ √

Antara Rp. 5M s.d 50M √ √ √

Lebih dari 50M √ √ √ √

(85)

Submit PR dilakukan untuk memberikan informasi kepada Subdit Pengadaan Barang dan Jasa untuk memproses lebih lanjut PR yang dibuat ke proses lelang. Submission hanya dapat dilakukan jika

1. PR telah di-release oleh pejabat terkait sesuai release strategy yang telah ditentukan.

2. Dokumen pendukung PR telah diupload

Subdit PBJ dapat melakukan rejection/pengembalian terhadap PR yang telah di-submit

jika dinilai ada hal-hal yang masih belum jelas / belum sesuai dan tidak dapat dilakukan

proses lelang lebih lanjut. Setiap rejection akan disertai dengan notes / keterangan yang

dapat dilihat pada report ZMM6003.

(86)

Pemeliharaan yang dilakukan pada equipment ataupun functional location akan membutuhkan pengadaan baik berupa jasa pemeliharaan ataupun material/spare part. Pengadaan tersebut dimulai dengan dibuatnya Purchase Requisition (PR) dari maintenance order yang telah dibuat (operation dengan control key EXT dan/atau component dengan item category N)

Purchase Order (PO) di Pelindo III merupakan surat pemesanan barang dan/jasa yang dapat disetarakan dengan Kontrak atau sebagai surat perintah untuk menerbitkan Jaminan Pelaksanaan.

PO ini akan dibuat oleh PBJ.

Purchase Order di SAP dibuat berdasar referensi PR yang harus dibuat terlebih dahulu sebelum dikonversi menjadi PO, kemudiandiberikan kepada PO approver untuk mendapat persetujuan terlebih dahulu sebelumPO dicetak.

Beberapa hal yang perlu diketahui terkait PO antara lain:

• Setiap PO yang terbentuk, harus me-refer pada PR

• 1 PO dapat terbentuk lebih dari 1 PR

• 1 PR dapat dipecah menjadi lebih dari 1 PO

• Masing-masing PR ( direct atau indirect ) dapat dikonversi menjadi PO Pengadaan langsung, Penunjukan langsung, Pemilihan langsung, lelang terbuka atau Pembebasan Lahan, tergantung dari metoda pengadaan yang dipilih.

(87)

Inspeksi Rutin Objek Pemeliharaan Analisis Hasil

recondition

Pengadaan Barang dan/atau Jasa Pemeliharaan

Konfirmasi Data Aktual Pelaksanaan Pemeliharaan

Completion

Pembayaran