KANTOR PUSAT. Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya Indonesia Telp : Fax :

(1)

UNTUK KALANGAN SENDIRI www.pelindo.co.id

TRANSFORMASI ORGANISASI

KANTOR PUSAT Jl. Perak Timur No. 610 Surabaya 60165 - Indonesia

Telp : +62 31 3298631-37 Fax : +62 31 3295204 E-mail : [email protected]

(2)

I Putu Sukadana | Edi Priyanto | Oscar Yogi Yustiano | Anjar Sulistyorini

www.pelindo.co.id

(3)

PENERBITAN DAN PEREDARAN BUKU INI

HANYA UNTUK KALANGAN INTERNAL PELINDO III

DISCLAIMER

TRANSFORMASI ORGANISASI

Hak cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ke dalam bentuk apapun, baik secara elektronis maupun mekanis, termasuk menggandakan, atau merekam atau dengan sistem penyimpanan lainnya, tanpa izin tertulis dari Pelindo III. Pelanggaran atas ketentuan ini akan dituntut berdasarkan peraturan hukum yang berlaku.

Materi yang terkandung dalam buku ini dapat dipertanggungjawabkan dan dipergunakan sebagai bahan pembelajaran di lingkungan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero). Keseluruhan materi buku ini telah melewati proses verifikasi dan validasi dari para SME atau narasumber, yaitu:

I Putu Sukadana Edi Priyanto

Oscar Yogi Yustiano Anjar Sulistyorini

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Allah SWT, karena atas perkenanNya buku Knowledge Capture tentang “Transformasi Organisasi” ini dapat terselesaikan. Meskipun demikian kami menyadari masih banyak kekurangan yang perlu diperbaiki.

Kita semua pasti pernah belajar mengenai Teori Adaptasi dan Teori Evolusi Makhluk Hidup. Dimana dalam teori tersebut disampaikan bahwa hanya makhluk hidup yang dapat beradaptasi dan berevolusi saja yang akan lolos seleksi alam.

Seperti contohnya evolusi burung finch di Kepulauan Galapagos, berubahnya Dr. Bruce Banner menjadi Hulk, dan Tony Stark menjadi manusia besi Iron Man dalam Film Avangers. Lho kok ngomongin tokoh film? Boleh saja kan?

Jujur sajalah pembaca pasti salah satu penggemar Avengers juga. Maksa banget sih gue…

Seleksi alam tadi juga terjadi dalam dunia bisnis khususnya bisnis kepelabuhanan.

Maka dalam buku ini ditulis gambaran transfomasi yang dilakukan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dalam menghadapi seleksi alam berupa perkembangan zaman yang sangat pesat mulai dari pra pelaksanaan, proses pelaksanaan hingga pasca pelaksanaan transformasi organisasi.

Buku ini dibuat dengan berbagai inspirasi dan investigasi serta dikupas secara tajam, setajam silet. Bahasanya pun dibuat santai tapi tanpa mengurangi esensi topik yang akan disampaikan. Dengan harapan pembaca dapat berlama-lama membaca buku ini sehingga dapat memahami isi tanpa ada rasa bosan. Jangan lupa cemilannya ya.

Akhir kata tak lupa kami mengucapkan terima kasih kepada para pihak yang turut mendukung, yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah memberi dukungan informasi, serta bimbingan.

Melalui buku ini diharapkan menjadi bahan evaluasi dan rekomendasi jika pelaksanaan Transformasi Organisasi ini berulang di kemudian hari. Tak lupa saran dan kritik kami harapkan demi perbaikan tulisan ini.

Surabaya, April 2019

Tim Penulis

PELINDO III

II

KATA PENGANTAR

(4)

I PUTU SUKADANA

EDI PRIYANTO

OSCAR YOGI YUSTIANO

ANJAR SULISTYORINI

Beliau adalah orang yang selalu mengingatkan kepada timnya tentang output dan input. “Jangan sampai output kita mengganggu input orang lain”, ujar beliau. Lahir di Denpasar, tanggal 13 Juli, pria ini memiliki hobi travelling dan makan. Beliau adalah orang yang energik dan percaya bahwa semua hal bisa dipelajari. Meskipun pengalaman kerja beliau mayoritas berada di bidang operasional, saat ini beliau menjabat sebagai SM Strategi dan Kesisteman SDM.

: I Putu Sukadana

: SM Strategi dan Kesisteman SDM : [email protected] Nama

Jabatan E-mail

Pria yang memiliki dua putra ini, lahir di kota Gresik, tanggal 23 September 1981. Meskipun pengalaman kerja sebelumnya di bidang pemasaran dan hukum, tetapi saat ini beliau menjabat sebagai ASM Pengembangan Organisasi dan Kesisteman SDM.

: Oscar Yogi Yustiano

: ASM Pengembangan Organisasi dan Kesisteman SDM : [email protected] Nama

Jabatan E-mail

Dibalik wajah beliau yang serius ini, ternyata kegiatan yang disukai adalah mendengarkan musik. Dengan latar belakang pendidikan psikologi, pengalaman kerja beliau keseluruhan berada di bidang SDM. Termasuk saat ini beliau menjabat sebagai ASM Perencanaan SDM dan Manajemen Talenta.

: Anjar Sulistyorini

: ASM Perencanaan SDM dan Manajemen Talenta

: [email protected] Nama

Jabatan E-mail

Sosok yang lembut ini, bisa membuat teman yang diajak bicara terpesona. Pengalaman kerja beliau yang pernah menjadi Humas, membuat cara bicara beliau enak didengar, urut, rigid, dan jelas.

Pria kelahiran Klaten ini, menjadi inisiator dan pengelola Kampung Edukasi Sampah Sidoarjo. Saat ini, beliau menjabat sebagai SM Pelayanan SDM dan HSSE.

: Edi Priyanto

: SM Pelayanan SDM dan HSSE : [email protected] Nama

Jabatan E-mail

SUBJECT MATTER EXPERT (SME)

PENULIS

Dalam penyusunan Knowledge Capture tentang Transformasi Organisasi ini penulis mendapatkan informasi dari seorang SME yaitu:

- Fadia Estrelitha - Fitria Dwi Kurniawati - Aloysius Dony Bramantyo - Artika Tri Widyanti - Devy Chrisdewanthy

Knowledge Capture

PELINDO III PELINDO III

IV

III

SUBJECT MATTER EXPERT (SME)

(5)

II

Kata Pengantar III

Subject Matter Expert (SME)

V Daftar Isi

7

Faktor Internal dan Eksternal 8

Dampak Internal dan Eksternal 9

Pemilihan Konsultan 13

Penerapan Teknologi SAP 14

Proses Regionalisasi

34

Proses bisnis pelayanan kapal 36

Proses bisnis pelayanan terminal 38

Proses bisnis properti 39

Back end 41

Proses bisnis finance and controlling

48

Project System 52

Plant Maintenance 55

Material Management 58

Human Capital Management 20

Profil Jabatan 21

Pelaksanaan Evaluasi Jabatan 23

Penyusunan Formasi 24

Review Jabatan BAB I

KITA PERLU BERUBAH

01

BAB 2

LANGKAH PERUBAHAN

17

BAB 4

EXTRAORDINARY MOVEMENT BAB 3

BERDAMAI DENGAN PERUBAHAN

61 27

Knowledge Capture

BAB I

VI

V

(6)

Faktor Internal dan Eksternal Dampak Internal dan Eksternal Pemilihan Konsultan

Penerapan Teknologi SAP Proses Regionalisasi a.

b.

c.

d.

e.

KITA PERLU BERUBAH

(7)

Perubahan Teknologi Informasi

dan proses bisnis Pelindo III Mengurangi pegawai di bagian-bagian

administrasi yang terdampak teknologi

Efisiensi dalam hal waktu, proses pelayanan dan tenaga.

Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) Pelindo III ingin menjadi pemimpin di bidang kepelabuhanan.

Manajemen menginginkan Pelabuhan atau Terminal fokus kepada pendapatan, produksi dan pelayanan

Kompetisi dan perubahan regulasi

FAKTOR INTERNAL TRANSFORMASI ORGANISASI DAMPAK INTERNAL BAGI PERUSAHAAN

FAKTOR EKSTERNAL TRANSFORMASI ORGANISASI

PLANNING

Knowledge Capture

3 4

BAB I KITA PERLU BERUBAH

(8)

Sekarang, trendnya orang lebih suka menggunakan kemajuan teknologi untuk mengembangkan usahanya.

Beberapa tahun lalu di sekitar kita dihebohkan dengan sebuah tanaman yang mempunyai nama latin Anthurium atau dikenal Gelombang Cinta. Nama gelombang cinta konon katanya berasal dari kisah seorang perempuan pegawai pelabuhan yang bernama Cinta sedang patah hati melamun di tepi dermaga ahaayyy… Perempuan ini sangat menyukai tanaman anthurium, yang saat itu belum mempunyai nama. Adapun penyebab dia melamun belum diketahui dengan jelas. Tapi dari informasi yang didapat penyebabnya adalah tunjangan pulang kampung yang tak kunjung cair. Kaciiann …

Kembali ke alur cerita, saat itu ketika dia melamun tiba-tiba datang sebuah gelombang yang sangat besar. Semua orang meneriakinya, awas ada gelombang Cinta! Ada gelombang Cinta! Sejak saat itu tumbuhan anthurium lebih dikenal dengan nama Gelombang Cinta. Dan bagaimana nasib si Cinta? tidak ada seorangpun yang tahu. Dan pembaca pun tidak perlu tahu, karena ini hanya sebuah cerita yang dibuat sekenanya saja. Pissss.

Kembali ke masalah gelombang, Alvin Toffler dalam buku The Third Wave, membedakan masyarakat menjadi beberapa gelombang, gelombang pertama adalah revolusi digital yang terjadi sekitar tahun 1990-an. Gelombang tersebut dikenal dengan istilah connectivity, dalam periode ini internet baru saja lahir.

Gelombang kedua pada awal abad 21, masyarakat mulai berpikir untuk mengisi keterhubungan. Ditandai dengan munculnya berbagai media sosial. Akhirnya, gelombang ketiga yang sedang terjadi saat ini: disruption. Jika diartikan mentah- mentah, disruption atau disruptif adalah gangguan. Lho, lalu dimanakah letak gelombang cinta? Mungkin saat itu di negaranya Alvin Toffler belum ada tanaman Gelombang Cinta adanya gelombang asmara. Jadi karena malu asmaranya menjadi rahasia umum, maka tidak disampaikan dalam buku karangannya.

(Asal tembak….piss)

Inovasi disruptif (disruptive innovation) adalah inovasi yang membantu menciptakan pasar baru, menggantikan teknologi terdahulu dan pada akhirnya mengganggu atau merusak pasar yang sudah ada. Mengganggu pasar yang sudah ada salah satu ciri dari inovasi disruptif. Salah satu contoh dari Inovasi Disruptif (disruptive innovation) adalah jodoh online. Asyik ini kalau membahas soal jodoh. Siapa disini yang belum punya pasangan? Kalau boleh meminjam kata Bang Haji Rhoma Irama, hari gini belum pasangan itu “Sungguh Ter-la-lu”.

Karena dengan kemudahan teknologi saat ini hal seperti pencarian komunitas, pencarian teman lama, sampai berkenalan dengan orang yang belum dikenal pun sangatlah mudah. So, bagi pembaca yang jomblo atau belum punya pasangan itu sangat disayangan. Perlu diketahui, jomblo dan lajang itu berbeda. Kalau lajang itu pilihan, dan jomblo itu nasib. Hahaha…

Tapi bicara jodoh online sepertinya susah untuk dikaitkan dengan transformasi organisasi. Karena itu masalah hati braayy…. Jadi bagaimana kalau kita beralih ke taksi online. Sekarang, trendnya orang lebih suka menggunakan kemajuan teknologi untuk mengembangkan usahanya. Impact-nya langsung ke arah efisiensi dan menekan biaya operasional yang sangat besar. Yang konvensional, masih menggunakan pola lama, bisa dipastikan bakal tergusur. Bisnisnya lambat laun akan mati. Saat ini bisnis tidak harus memiliki, cukup dengan kolaborasi, namun harus pandai berinovasi. Taxi konvensional misalnya. Operasionalnya begitu besar. Harus punya pool sendiri, punya sopir sendiri, gaji satpam banyak, beli tanah banyak. Berbeda dengan yang ada saat ini, mereka tidak butuh itu semua. Mereka nggak repot. Yang diperlukan hanya gadget. Karena itu, saat ini murah sekali cost-nya. Itulah saat taxi online men-disrup taxi konvensional karena perkembangan teknologi saat ini.

Rupanya perkembangan teknologi juga memberikan dampak kepada perusahaan- perusahaan besar seperti Pelindo III. Misalnya dalam hal surat-menyurat. Pelindo III lebih banyak menggunakan corporate email untuk komunikasi internal maupun eksternal. Pemberian nomor surat yang sebelumnya menggunakan petugas administrasi tersendiri, dengan adanya aplikasi Milea maka petugas tersebut tidak diperlukan lagi. Dampak positifnya perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya yang fantastis untuk ATK (Alat Tulis Kantor). Demikian juga dengan aplikasi-aplikasi lainnya seperti Meeting online, yaitu aplikasi untuk pinjam ruangan secara online, Gen-C aplikasi untuk melakukan bongkar muat general cargo, Anjungan merupakan aplikasi pelayanan jasa kepelabuhanan

Knowledge Capture

5 6

(9)

Kelebihan skema bentuk regional adalah regional dapat memutuskan permasalahan- permasalahan yang ada di Regional atau Terminal. Sehingga keputusan dapat diambil secara cepat.

berbasis online dan aplikasi lainnya. Dengan adanya perubahan-perubahan tersebut maka secara otomatis juga mempengaruhi perubahan proses bisnis di PT PELABUHAN INDONESIA III (Persero) atau biasa disingkat dengan PELINDO III. Mengapa ada perubahan-perubahan tersebut? Apa dampaknya bagi internal maupun eksternal perusahaan?

Perubahan terjadi karena adanya tuntutan zaman. Mau tidak mau, suka atau tidak suka, kita harus beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Itupun jika tidak ingin dikatakan ketinggalan zaman. Karena zaman telah berubah.

Teknologi telah berkembang dengan pesat. Adanya implementasi teknologi di PELINDO III seperti penerapan berbagai macam aplikasi, semakin membuat proses bisnis menjadi mudah.

A. FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNAL

Kembali kepada percintaan dan perjodohan. Ada sebuah pesan bahasa Prancis yang dijadikan kalibrasi dalam memilih pasangan mengatakan “Nek milih jodo kudu didelok bobot, bibit, lan bebeté. Yang artinya dalam milih pasangan harus dilihat dari kualitas diri, garis keturunan, atau keluarganya, serta cara dia membawa diri atau lebih mudahnya cara berpakaian. Dari ketiga hal tersebut, mewakili sisi luar (eksternal) dan sisi dalam (internal) setiap orang. Dimana eksternal diwakili oleh garis keturunan dan cara berpakaian. Dan internal dilihat dari kualitas diri.

Tidak berbeda dengan transformasi organisasi yang merupakan perubahan organisasi yang diakibatkan oleh faktor internal maupun faktor eksternal.

Contoh faktor internal organisasi yang pertama adalah adanya perubahan di Teknologi Informasi dan proses bisnis Pelindo III. Kedua adalah manajemen menginginkan Pelabuhan atau Terminal fokus kepada pendapatan, produksi dan pelayanan. Sehingga fungsi supporting, seperti keuangan, human capital, general affair, engineering, dll, bisa dilimpahkan ke Regional.

Sedangkan faktor eksternal yang melatarbelakangi transformasi organisasi ini adalah adanya kompetisi dan perubahan regulasi. Banyaknya terminal atau pelabuhan-pelabuhan baru yang dikelola oleh swasta maupun BUMD.

Hal ini sangat mempengaruhi Pelindo III. Sedangkan dari Rencana Jangka

Panjang Perusahaan (RJPP), kedepan Pelindo III ingin menjadi pemimpin bisnis di bidang kepelabuhanan. Konsekuensi dari ini, Pelindo III harus bergerak cepat, keputusan tidak boleh lambat, dimana cabang dalam memberi pelayanan tidak harus menunggu keputusan dari Kantor Pusat.

Dipilihlah skema bentuk regional, dengan harapan terminal dapat mengambil keputusan tanpa harus menunggu dari Kantor Pusat. Kelebihan skema bentuk regional adalah regional dapat memutuskan permasalahan-permasalahan yang ada di Pelabuhan atau Terminal.

Jika sebelumnya semua keputusan berada di Kantor Pusat. Bisa dibayangkan jika setiap Cabang punya 3 (tiga) permasalahan, lalu semua harus antri menunggu keputusan dari Kantor Pusat, berapa lama waktu yang dibuang.

Sekarang hal itu tidak terjadi lagi, karena sudah di-cover oleh Regional.

Kantor Pusat cukup mengetahui, meskipun beberapa permasalahan Cabang atau Terminal tetap diputuskan di Kantor Pusat. Kelebihan skema bentuk regional lainnya adalah Regional belajar mandiri, tidak bergantung pada Kantor Pusat.

B. DAMPAK INTERNAL DAN EKSTERNAL

Mendengar kata dampak yang ada di pikiran pasti yang negatif. Tidak salah sih, tapi tidak juga 100% benar. Lho piye to? Dampak internal bagi perusahaan adalah mengurangi pegawai di bagian-bagian administrasi yang terdampak teknologi. Misalnya anjungan yang notabene merupakan aplikasi operasional. Jika dahulu sebelum aplikasi anjungan ini diterapkan,

Knowledge Capture

7 8

(10)

Hasil dari kajian tersebut merekomendasikan PELINDO III dengan konsep regionalisasi.

Dengan pertimbangan desentralisasi keputusan dan pembagian wewenang.

pengguna jasa harus datang ke Pusat Pelayanan Satu Atap (PPSA) terlebih dahulu dengan membawa berkas, mengisi formulir dan sebagainya. Sekarang pengguna jasa cukup membuka aplikasi mobile via handphone atau komputer yang terhubung internet, lalu mengisi formulir permintaan jasa. Selanjutnya tinggal menunggu konfirmasi dari PELINDO III untuk dilayani. Simple banget kan? Tidak ribet sama sekali. Dengan adanya aplikasi ini, maka ada fungsi petugas yang hilang, yaitu petugas entry data. Petugas entry data atau petugas bagian administrasi tersebut dapat dialihkan ke tugas lainnya. Hal ini menjadi dampak bagi perusahaan yaitu efisiensi SDM.

Dampak selanjutnya bagi eksternal perusahaan adalah efisiensi dalam hal waktu, proses pelayanan dan tenaga. Selain itu, semakin dekatnya kehadiran PELINDO III kepada pengguna jasa, menjadi nilai plus tersendiri.

Betulkan, dampak tak selalu negatif? Seperti halnya mendung tak berarti hujan…uhuuyy.

C. PEMILIHAN KONSULTAN

Konsultan diperlukan dalam transformasi organisasi untuk menjaga objektivitas, serta intervensi dari berbagai pihak.

Dunamis dipilih dengan pertimbangan sebagai berikut:

1. Latar belakang konsultan.

Dunamis Organization Services menangani lintas lembaga multinasional, nasional dan pemerintah di seluruh negeri. Dunamis Organization Services, sejak 1992, telah menjadi mitra pemegang lisensi Franklin Covey Co. (NYSE: FC), yaitu konsultan global dan pemimpin pelatihan di bidang eksekusi eksekusi, loyalitas pelanggan, kepemimpinan, dan efektivitas individu. Sedangkan pada tahun 2012, Dunamis Organization Services juga menjadi mitra pemegang lisensi Vital Smart, seorang inovator dalam pelatihan perusahaan yang menggunakan metode yang telah terbukti untuk mendorong perubahan perilaku yang cepat, berkelanjutan dan terukur.

2. Kompatibel.

Lamanya Dunamis mendukung PELINDO III, membuat Dunamis memahami bisnis proses yang ada di PELINDO III. Sehingga konsultan tidak perlu beradaptasi lagi.

3. Kerjasama yang berkelanjutan.

Dunamis telah bekerjasama dengan PELINDO III cukup lama. Bahkan sejak sebelum tahun 2015 untuk proyek yang sama, yaitu penataan struktur organisasi dan tata kerja PELINDO III.

4. Kemudahan Komunikasi.

Karena lamanya menjadi konsultan di PELINDO III, maka beberapa manajemen perusahaan sudah mengenal person yang ada di Dunamis.

Hal ini mengakibatkan kemudahan dalam berkomunikasi.

Pada tahun 2015, Tim Dunamis melakukan kajian tentang struktur organisasi di PELINDO III. Berdasarkan kajian yang dilakukan oleh Tim Dunamis dan Sumber Daya Manusia (SDM), struktur saat inilah yang sangat mendukung kebijakan dan proses bisnis di Pelindo III. Hasil dari kajian tersebut merekomendasikan PELINDO III dengan konsep regional.

Dengan pertimbangan desentralisasi keputusan dan pembagian wewenang.

Hal ini dimaksudkan untuk membuat proses bisnis lebih efektif daripada sebelumnya. Maksudnya adalah jika Terminal (Cabang) ada permasalahan, maka dapat diselesaikan secara mandiri/regional tanpa harus menunggu keputusan dari Kantor Pusat.

Knowledge Capture

9 10

(11)

Berikut merupakan hasil kajian dari tim dunamis untuk analisa struktur cabang:

1. PELINDO III memiliki 17 (tujuh belas) Cabang, yang dikelompokkan kedalam 7 (tujuh) kelas Pelabuhan. Semua Cabang bertanggungjawab kepada Direktur. Hal ini menyebabkan span of control terlalu luas;

2. Hal ini beresiko perhatian Kantor Pusat dalam hal pembinaan dan supporting kepada Cabang akan lebih terkonsentrasi pada Cabang besar dan yang secara geografis lebih dekat. Cabang kecil relatif kurang mendapatkan perhatian dari Kantor Pusat;

3. Terdapat 7 (tujuh) kelas Cabang, sehingga kompetensi pimpinan Cabang pun bervariasi. Hal ini menimbulkan kesulitan dalam mendorong pimpinan Cabang melakukan inovasi untuk peningkatan produktivitas dan pendapatan Cabang yang menjadi tanggung jawabnya;

4. Diperlukan organ atau struktur yang “lebih dekat” pada Pelabuhan atau Terminal, yang lebih cepat mendukung dan membina operasional Pelabuhan atau Terminal agar dapat ditingkatkan produktivitasnya.

Sedangkan di bawah ini merupakan pertimbangan dari Tim Dunamis untuk konsep regional:

1. Mendekati fungsi dukungan operasional kepada Pelabuhan atau Terminal, dengan tujuan semua Pelabuhan atau Terminal dapat meningkatkan produktivitasnya;

2. Memudahkan utilisasi sarana produksi yang berada di terminal untuk dioptimalkan pada terminal lainnya (dalam satu regional) yang lebih membutuhkan untuk menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi;

3. Wilayah operasi PELINDO III dibagi menjadi 4 (empat) regional dengan pendekatan geografis dan kemudahan dalam berkoordinasi, yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Kalimantan dan Bali-Nusa Tenggara.

Dalam melakukan review struktur organisasi PELINDO III, Tim Dunamis melakukan beberapa metode pengambilan data, yaitu:

Data Collection Method

Data Collection Method Data Collection

Method

Business

Context Stakeholder Needs Assessment

Business

Content Organization Capability

Internal & External data

and reference v v v v

Interview v v v v

Focus Group Large Meeting Group

Metode ini dipilih karena:

• Pelindo III sudah memiliki kajian terkait tata kelola oleh konsultan Danareksa dan Roland Berger;

• Data RJPP, Laporan Manajemen, dll untuk penajamaan analisa;

• Interview Direksi dan Focus Group Discussion sudah dilaksanakan pada program sebelumnya;

• Interview juga dilakukan per SVP (Senior Vice President)

Interview dilakukan pada Kantor Pusat dan Terminal.

Narasumber untuk Kantor Pusat adalah sebagai berikut:

• Board of Director (BOD)

• Para Senior Vice President/Para Senior Manager

Sedangkan narasumber untuk Cabang (saat ini Terminal) adalah sebagai berikut:

• General Manager

• Manager

Wawancara ini diharapkan mewakili masing-masing fungsi di kelas cabangnya. Saat itu Direktur Utama PELINDO III, Djarwo Surjanto, masih belum berani menerapkan sistem regionalisasi karena Information Technology (IT) belum siap. Ada hubungan antara kesiapan IT dengan sistem regionalisasi, jika IT (dalam hal ini SAP) mulai dijalankan oleh PELINDO

Knowledge Capture

11 12

(12)

Pada saat SAP diresmikan dan diaplikasikan di Pelindo III, maka proses bisnis Pelindo III menjadi best practice process atau simple berdasarkan blue print bisnis process.

III maka ada beberapa bidang yang tersentralisasi. Sehingga di terminal (dahulu cabang) tidak diperlukan tenaga Sumber Daya Manusia dalam jumlah yang banyak. Sebagai contoh bidang yang tersentralisasi adalah Shared Service Centre (SSC), investasi, pengadaan barang dan jasa, dan lainnya. Dampak sentralisasi ini sejalan dengan transformasi organisasi dan hasil kajian dari tim Dunamis.

Hingga Januari 2017 pada saat System Analysis and Program Development (SAP) mulai dijalankan di PELINDO III, maka konsep regionalisasi mulai diwacanakan kembali. Karena dari sisi IT sudah dianggap siap. Konsep regionalisasi mulai dibahas lagi pada bulan Juni 2017-Juni 2018. Mengingat dampak dari penerapan teknologi SAP ini membuat mudah proses bisnis yang ada di PELINDO III, karena beberapa fungsi telah terpusat. Maka dilakukan penyesuaian struktur organisasi.

D. PENERAPAN TEKNOLOGI SAP

SAP merupakan bagian dari transformasi organisasi ini. Seperti halnya kalau kita akan membuat kue tart, pasti membutuhkan tepung terigu. Karena kalau diganti tepung kanji, siomay dong jadinya. Kembali ke topik, sehingga SAP dan transformasi organisasi saling berkaitan. Saat penggunaan SAP diterapkan di Pelindo III pada 1 Januari 2017, maka otomatis ada perubahan bisnis, salah satunya ada beberapa bidang yang tersentralisasi seperti Shared Service Centre (SSC), investasi, pengadaan barang dan jasa, dan lainnya. Pada saat SAP diresmikan dan diaplikasikan di Pelindo III, maka proses bisnis Pelindo III menjadi best practice process atau simple berdasarkan blue print bisnis process.

Disinilah tantangannya, bagaimana caranya menyelaraskan proses bisnis yang ada, maka dibentuklah konsep regionalisasi.

Catatan: “Secara bebas SAP dapat diterjemahkan sebagai sebuah sistem aplikasi yang dikembangkan oleh SAP AG Jerman. Aplikasi ini digunakan untuk memproses semua data yang diperlukan untuk mengelola semua sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Untuk mencapai kondisi ideal tersebut, SAP dilengkapi oleh tiga buah modul besar yaitu modul Finance (mengurus segala hal berkaitan dengan keuangan perusahaan), Logistic (mengurus segala hal berkaitan dengan sumber daya yang berbentuk barang baik asset bergerak ataupun tetep), dan Human Resource (mengurus segala hal berkaitan dengan personalia). Dari ketiga modul tersebut masih bisa di breakdown lagi menjadi submodul submodul yang jumlahnya bisa mencapai puluhan submodul.

Finance: Financial Accounting, Treasury, Controlling, etc

Logisitic: Material Management, Sales and Distribution, Plant Maintenance, etc Human Resource: Payroll, Time Management, Personel Management, etc”

(Sumber: https://sapbasic.wordpress.com/sap/)

E. PROSES REGIONALISASI

Sebenarnya Pelindo III secara tidak langsung sudah menerapkan semacam regionalisasi, contohnya di Cabang Banjarmasin yang memonitor 2 (dua) Pelabuhan kawasannya yaitu Basirih dan Pulang Pisau. Dua kawasan tersebut lebih fokus pada kegiatan operasionalnya. Sedangkan fungsi supporting, seperti Keuangan, SDM, dan Teknik, dilakukan oleh Cabang Banjarmasin. Agar lebih fokus pada pembagian peran antara pengawasan dan eksekusi di lapangan dan hasil analisa dari konsultan Dunamis, maka ditetapkan struktur organisasi regional. Menurut SVP Human Capital Sistem and Strategy, transformasi organisasi terjadi di Regional. Sedangkan di Kantor Pusat hanya terjadi perubahan struktur organisasi dengan penambahan fungsi.

Pembagian peran Kantor Pusat, Regional, dan Terminal secara garis besar digambarkan sebagai berikut:

Knowledge Capture

13 14

(13)

Transformasi organisasi memberikan dampak tidak hanya menyangkut pola struktur itu sendiri, tetapi juga aspek lain seperti orang, sistem dan prosedur.

Pembagian peran Kantor Pusat, Regional, dan Terminal STRATEGIC EXCELLENCE SERVICE EXCELLENCE

Strategi dan Komitmen Pengembangan infrastruktur atau peremajaan untuk peningkatan layanan Perencanaan dan pengembangan

produk/layanan perusahaan

Operation support and Readiness

Fulfillment/Pemenuhan keinginan pelanggan Assurance/Jaminan kesesuaian dengan

Service Level Agreement (SLA) Billing / Penagihan

TO BE

KANTOR PUSAT STRATEGIC EXCELLENCE

Strategi dan Komitmen Pengembangan infrastruktur atau peremajaan untuk peningkatan layanan Perencanaan dan pengembangan produk/layanan perusahaan

REGIONAL Operation Support and Readiness Assurance/Jaminan kesesuaian dengan Service Level Agreement (SLA)

TERMINAL (dahulu CABANG) SERVICE EXCELLENCE

Fulfillment/Pemenuhan keinginan pelanggan Billing/penagihan Customer Relation

Transformasi organisasi memberikan dampak tidak hanya menyangkut pola struktur itu sendiri, tetapi juga aspek lain seperti orang, sistem dan prosedur.

Aspek-aspek tersebut harus disesuaikan dalam rangka meningkatkan efektivitas organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan selaras dengan visi dan misi organisasi/perusahaan.

Knowledge Capture

15 16

(14)