Organisasi menurut KBBI adalah kelompok kerjasama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Sebuah organisasi tentulah harus memiliki sistem manajerial yang baik sehingga dapat stabil baik secara internal maupun eksternal. Dalam bergerak dan beroperasi, suatu organisasi diharapkan memiliki fondasi utama yang menjadi prinsip dalam berkegiatan dan juga memiliki rencana pengembangan organisasi yang merupakan tiang-tiang dari fondasi utama untuk mengembangkan organisasi itu sendiri.
Dalam mengembangkan sebuah organisasi, secara internal seharusnya dilakukan pendekatan sistem secara integratif dengan memperhatikan 6 M: Man, Money, Machine, Methods, Material, Measurements, atau dapat diartikan kita harus memperhatikan dari sisi sumber daya manusia, finansial,
alat yang digunakan, metode atau cara, konsep, dan yang terakhir harus ada indikator pencapaian sehingga kerja kita terarah dan bisa diukur.
Pengembangan sumber daya manusia menjadi salah satu hal yang sangat penting untuk digarisbawahi dalam suatu organisasi. Sumber daya manusia yang tidak memadai dalam kualitas maupun kuantitas bisa menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak dapat menjaga ketahanan internal dan mengembangkan organisasi keluar. SDM-SDM yang ada perlu dikader dengan militansi yang sesuai dengan iklim organisasi sehingga nantinya ketika mereka menjadi stakeholder dapat mengembangkan organisasi ke arah yang lebih baik lagi. Karena itu perlu sebuah sistem kaderisasi yang sistematis dan bertahap sehingga SDM yang dihasilkan bukan semata dari coaching instan, tetapi dari perjalanan panjang.
Selain melakukan pengaderan untuk persiapan berpindahnya tongkat estafet sebuah organisasi, perlu memanajemen SDM yang ada terutama untuk meminimalisir terjadinya konflik dalam organisasi.
Konflik akan selalu ada; karena itu, jika tidak dilakukan pengelolaan secara tepat, bisa menggerogoti internal organisasi dan berakibat fatal. Manajemen SDM dapat berupa pendampingan (coaching dan mentoring), pemberian reward and punishment, pengelolaan dan pengembangan potensi, atau penempatan posisi (staffing). Manajemen SDM juga berpengaruh kepada pengembangan sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Manajemen yang salah berakibat tidak tepat sasaran dan berujung tidak bisa mencapai profil ideal SDM yang dibutuhkan untuk menjadi pemangku kebijakan.
Selain tentang SDM, pengembangan organisasi juga ditopang oleh program-program yang dilaksanakan. Apakah program-program tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan? Efektif atau tidak?
Karena itu, perlu dilakukan pengkajian sebelumnya. Relevansi, urgensi, dan efektifitas perlu diperhatikan matang-matang sehingga program tidak salah sasaran dan manfaatnya dapat dirasakan oleh pihak-pihak yang diharapkan. Perlu dilakukan analisis kondisi, misalnya dengan analisis SWOT;
penyelesaiannya bagaimana; bisa tercapai dalam jangka waktu berapa lama; dan tidak kalah penting, finansial mampu menopang atau tidak.
Suatu organisasi yang dinamis, tidak bisa berjalan hanya dengan menggunakan program kerja yang sama dan dengan cara yang sama setiap tahunnya. Harus ada perubahan ke arah yang lebih baik dan harus ada inovasi meskipun itu sedikit. Maka dari itu, evaluasi sangatlah penting sebagai bahan untuk mengkaji ulang keberjalanan suatu program. Masalah-masalah yang masih muncul dan belum bisa tercover diharapkan tidak terjadi lagi pada program yang sama untuk kedua kalinya. Karena lingkungan juga bersifat dinamis, program-program yang dilaksanakan sudah seharusnya untuk adaptif dan inovatif terhadap perubahan, sehingga bisa efektif dan efisien dalam mencapai tujuan. Itulah yang disebut sebagai Rencana Pengembangan Organisasi (RPO).
Setelah ketahanan internal dapat dicapai, untuk mengembangkan sebuah organisasi dibutuhkan dukungan dari eksternal dan menciptakan hubungan yang baik dengan organisasi-organisasi lain yang mendukung kerja dari organisasi kita sendiri. Dengan memanfaatkan kekuatan dan kelebihan yang dimiliki suatu organisasi, apalagi yang tidak dimiliki oleh organisasi lain, suatu organisasi dapat meningkatkan posisi tawarnya dihadapan stakeholder atau lembaga lain sehingga mempermudah pembentukan kerjasama. Mengapa perlu adanya pembangunan hubungan dengan organisasi atau lembaga lain? Karena pada dasarnya manusia sebagai makhluk sosial tidak mungkin berdiri sendiri sebagai suatu entitas. Kesuksesan organisasi sangat bergantung pada keberhasilan menciptakan jejaring kerja (networking) dengan organisasi yang lain.
Secara definitif, jejaring kerja adalah seni berkomunikasi satu sama lain, berbagi ide, informasi dan sumber daya untuk meraih kesuksesan individu ataupun kelompok. Dalam membangun jaringan, yang menjadi prinsip adalah saling menguntungkan dan komunikasi dua arah serta kesamaan visi misi.
Jejaring yang baik dapat dibentuk dengan keadaan internal yang stabil, sehingga dapat timbul kepercayaan dari kedua belah pihak dan tercipta hubungan yang harmonis.
Resume KASTRAT
Kajian Strategis atau yang sering dikenal dengan kastrat berdasarkan pengertiannya yang tercantum di buku Meretas Jejak ISMKI, merupakan sebuah proses berfikir, bersikap dan bertindak yang kritis dan konstruktif berdasarkan atas sebuah permasalahan yang timbul. Sedangkan Bidang Kajian Strategis adalah bagian dari organisasi kemahasiswaan yang turut berkontribusi kepada pergerakan mahasiswa dengan fungsi spesifik mengkaji dan menelaah permasalahan-permasalahan (isu) yang terdapat di masyarakat (ruang lingkup kampus maupun masyarakat umum).
Lalu bagaimana kita bisa mengkaji? Hal pertama yang harus dimiliki adalah kemauan dan keikhlasan untuk peka dan mau memikirkan permasalahan disekitar kita. Setelah itu tentu harus tahu bagaimana cara kita mengkaji suatu hal dan menghasilkan manfaat dari hasil kajian kita.
Ada empat tahap dasar yaitu: pengolahan isu, kajian, aksi, dan evaluasi. Dalam mengkaji, tentu harus sesuai dengan kondisi dan permasalahan yang strategis sehingga diperlukan pengolahan isu atau masalah yang tepat agar kajian kita memiliki nilai nantinya. Diperlukan beberapa tahapan dalam menentukan isu yang strategis. Langkah pertama adalah problem listing dengan terbuka menangkap berbagai isu yang berkembang. Setelah itu, kita harus melakukan klasifikasi dan filterisasi isu, dimana kita mengelompokkan isu yang topiknya sesuai dan sekaligus menyeleksi isu mana yang menjadi prioritas dengan memperhatikan relevansi, urgensi, dan signifikansi dari isu yang akan kita kaji.
Selanjutnya kita menetapkan isu yang didapat dari hasil filterisasi untuk kemudian dikaji. Tahap dasar yang kedua adalah kajian, disinilah proses inti dimana diskusi harus dikedepankan.
Untuk mengkaji suatu isu, haruslah diawali dengan pengumpulan data yang diperlukan sebagai dasar melakukan kajian, baik itu data primer maupun sekunder. Data tersebut akan menjadi dasar kita dalam membahas suatu isu. Perlu ditekankan, dalam mengkaji suatu isu haruslah berpendapat yang logis dan tentunya juga berdasar, selain itu haruslah konstruktif dan solutif tidak semata-mata hanya mengkritisi. Sebagai mahasiswa, dalam mengkaji juga ada istilah “think out of the box and execute inside the box” yaitu dibutuhkan pemikiran kreatif dan inovatif agar didapatkan banyak alternatif solusi
bagi isu tersebut. Setelah kita merasa cukup dalam mengkaji, selanjutnya kita harus buat kesimpulan dan penyikapan dari isu tersebut untuk dilanjutkan menjadi sebuah aksi.
Aksi seperti apa yang bisa kita lakukan dari hasil suatu kajian? Apakah aksi itu berarti hanya demonstrasi? Tentu saja tidak, karena banyak alternatif aksi yang bisa kita sesuaikan dengan penyikapan isu yang kita buat. Kita bisa melakukan propaganda atau pencerdasan kepada publik diantaranya melalui tulisan di media massa, media sosial, dan lain-lain agar mereka juga sepaham dengan hasil kajian dan juga bisa mendukung pendapat kita.
Kita bisa mengadvokasikan hasil kajian kita kepada stakeholder apabila penyikapan kajian kita bertujuan untuk merubah kebijakan. Selain itu, kita juga bisa melakukan demonstrasi itu sendiri; namun menurut saya pribadi, selama tidak sangat mendesak masih dapat dilakukan aksi lain. Kita juga bisa mengkombinasikan berbagai aksi untuk menyikapi suatu isu, dapat melalui propaganda lalu petisi kemudian baru di advokasikan dengan disertai lobbying dan negosiasi. Semua aksi tersebut harus tetap mempertimbangkan posisi kita sebagai mahasiswa dan tidak boleh memaksakan kehendak diluar kewenangan kita apalagi sampai menempuh cara-cara kekerasan dan anarkis.
Tahap terakhir dalam kajian strategis adalah evaluasi. Evaluasi dapat berupa follow up dari aksi yang sudah dilakukan sebelumnya. Bisa juga berupa menanggapi feedback dari stakeholder ataupun masyarakat dari hasil kajian kita. Semua proses dalam kajian strategis dari awal sampai akhir hanya dapat terlaksana jika disertai kesabaran dan semangat dari yang melakukannya dengan terus menerus dan juga tidak lupa disertai dengan doa.
LAMPIRAN
Langkah 1 : Terjemahkan AKSIMU !!!
Template Inisiatif Rencana Aksi
Mengapa Anda menggunakan template ini ?
Untuk setiap inisiatif , mengggunakan inisiatif , memberikan peran staf , dan hasil estimasi yang diantisipasi , tonggak , template rencana aksi ini untuk menjelaskan konteks untuk sumber daya yang dibutuhkan , dan saling ketergantungan dengan departemen lain / fungsi
Kapan Anda akan menggunakan template ini ?
Setelah prioritas strategis telah diterjemahkan ke dalam inisiatif anda membuat rincian apa setiap inisiatif akan diperlukan
INISIATIF # : TULIS NAMA INITIATIVE SINI
1 . TERKAIT PRIORITAS STRATEGIS
Pilih prioritas organisasi atau prioritas bahwa inisiatif ini akan membantu untuk mencapai
• SP # :
• SP # :
• SP # :
*SP singkatan dari Strategic Priorities
2 . INISIATIF KONTEKS DAN HASIL YANG DIHARAPKAN
Jelaskan proyek , mengapa hal itu dikembangkan , hasil yang diharapkan , dan bagaimana keberhasilannya akan dinilai .
3 . MEMBANGUN TIM
Leader Inisiatif : Nama , Jabatan , Departemen / Daerah
Anggota tim : Nama , Jabatan , Departemen
Nama , Jabatan , Departemen Nama , Jabatan , Departemen
Tanggal mulai Usulan : MM / DD / YY
Tanggal akhir Usulan : MM / DD / YY
4 . SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN
Sumber daya keuangan dan implikasi lainnya : Jelaskan tenaga tambahan atau biaya utama lainnya berkaitan dengan penerapan inisiatif
5 . INISIATIF RENCANA KERJA DAN SALING KETERGANTUNGAN
Tujuan Luaran Penanggungjawab Tanggal Jatuh
Tempo /Milestones
Saling
ketergantungan
Daftar dengan tujuan untuk inisiatif dalam urutan kronologis dari perkiraan penyelesaian
Daftar yang diharapkan hasil untuk masing-masing obyektif
Tentukan orang yang akan inisiatif sendiri
MM / YYYY Daftar persyaratan dari departemen /fungsi dalam organisasi ( yaitu ,penggalangan dana , pelatihan , SDM , evaluasi , dll ) diperlukan untuk mencapai masing- masing tujuan
LANGKAH 2 : BUAT
INISIATIF PELAKSANAAN TIMELINE Cara menggunakan template ini
Mengapa Anda menggunakan template ini ? Gunakan template ini untuk mengintegrasikan inisiatif Anda bersama-sama dari waktu ke waktu , mencatat kegiatan utama , tonggak , dan saling ketergantungan dengan inisiatif lain dan departemen lain / fungsi
Kapan Anda akan menggunakan template ini ? Ketika Anda mengembangkan gambaran terpadu jadwal dan saling ketergantungan inisiatif Q: KUARTAL
J: JANUARI, F: FEBRUARI, M: MARET DST
Inisi
atif Tujuan Kunci Kegiatan dan Hasil Pimpinan
/ Tim
Q1 Q2 Q3 Q4 Tahun
Keterka itan J F M A M J J A S O N D Q
1 Q 2
Q 3
Q 4
1 ) Buat setiap inisiatif dari Langkah 1 perencanaan di
sini
1.1 Gambarkan tiap target tugas inisiatif di sini
ambil dari rencana
aksi
Daftar kegiatan utama berurutan sini
tandai tenggat waktu , penyerahan, dan
keputusan dengan tonggak
1.2 CONTOH : Siapkan dukungan untuk
masing-masing prioritas tinggi
Paijo /
Paimin
Identifikasi dukungan yang akan dibutuhkan oleh
masing-masing sie Paijo
Pilih tim
Paijo /
Paimin
Tim pendukung ditetapkan X
Mendefinisikan dg jelas proses dukungan untuk
masing-masing kategori sie Paijo
Siapkan alat , kerangka kerja , dan lain-lain yang
akan digunakan dalam perencanaan / support Paimin
Memperbaiki dan meningkatkan proses
dukungan / perencanaan berbasis Paimin
pengalaman
1.3 Dan seterusnya…
Keterangan Pokok Kegiatan
x Tenggat Waktu / Momentum
LANGKAH 3: MEMOBILISASI INDIVIDU SASARAN STRATEGIS Cara menggunakan template ini
Mengapa Anda menggunakan template ini ? Berikan template ini untuk anggota staf individu untuk membuat rencana kerja tahunan mereka sendiri , mereka menguraikan berkontribusi untuk inisiatif yang berbeda , daftar kegiatan penting , dan saling ketergantungan staf
Kapan Anda akan menggunakan template ini ? Ketika Anda menetapkan tujuan tahunan untuk perorangan dan staf ulasan kinerja
Nama Jabatan Departemen
Prioritas Strategis Tujuan Pokok inisiatif Tujuan Tahunan Sampai Kapan Tim
SP# Tulis judul inisiatif Jelaskan secara singkat peran Anda dalam melaksanakan setiap inisiatif atau prioritas strategis yang dapat diterapkan
“Tentukan tujuan individu terkait inisiatif atau strategis
prioritas”
“Menunjukkan tanggal atau kuartal di mana tujuan harus selesai”
“Tunjukkan anggota tim yang bekerja dengan Anda untuk menyelesaikan kegiatan”
Prioritas Strategis 1 1.1 1.2 1.3
Prioritas Strategi 2 2.1 2.2 2.3
