BAB IV
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Objek Penelitian
4.1.1. Profil PT. Surya Putra Barutama
PT. Surya Putra Barutama yang beralamat di Jalan Raya Kedurus no. 23 Surabaya adalah perusahaan karoseri truk, dump truck, flatbed truck, truk tronton, dan kendaraan komersial berkualitas yang berbasis di kota Surabaya. PT. Surya Putra Barutama berdiri sejak tahun 1990, sehingga dengan pengalamannya yang bertahun-tahun, perusahaan telah memodifikasi bermacam-macam jenis kendaraan berat dari beragam merek dan tipe untuk melayani berbagai jenis kebutuhan.
PT. Surya Putra Barutama menerima order produksi penuh atau reparasi minor, restorasi penuh maupun sebagian. Spesialisasi mencakup desain, coachbuilding, paneling, pengecatan, perakitan (assembly) , pengelasan, mekanik, elektronik, dan lain-lain sebagainya. PT. Surya Putra Barutama selalu bertujuan untuk memuaskan pelanggan, kami berprinsip untuk memberikan produk dan servis yang terbaik.
Pada awalnya PT. Surya Putra Barutama merupakan perusahaan karoseri kecil yang berdiri pada tahun 1990. Pada tahun 2000 sampai dengan tahun 2003, perusahaan ini menjalin kerjasama dengan beberapa vendor dari perusahaan ternama, seperti: Toyota Auto 2000, Astra International Nissan Diesel Div, Dealer Mitsubishi Hino, Astra International Isuzu Div. Dengan semakin berkembangnya permintaan pasar serta untuk terus mengutamakan kepuasan konsumen, maka pada tahun 2004 perusahaan mengembangkan produknya dengan menggunakan PDP Komatsu sebagai Mekanisme Hidrolisnya. Penggunaan PDP Komatsu ini ternyata berdampak cukup besar pada kepercayaan konsumen sehingga semakin banyak konsumen yang mempercayakan kebutuhan bak kendaraan mereka pada
PT Surya Putra Barutama, salah satunya adalah divisi truk Hyundai yang menjalin kerjasama pada tahun 2008.
Komitmen perusahaan untuk terus meningkatkan kepuasan konsumen dengan cara menjaga kualitas dari produk mereka menjadikan perusahaan ini terus berkembang pesat. Hingga saat ini perusahaan ini telah melakukan beberapa kali perluasaan pabrik guna meningkatkan kapasitas produksi. Selain meningkatkan kinerja serta kapasitas produksi, perusahaan juga terus meningkatkan standarisasi mutu dari produk yang dihasilkan. Hingga pada tahun 2009 perusahaan telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.
4.1.2. Proses Produksi pada PT Surya Putra Barutama
Berdasarkan hasil observasi dapat diketahui proses produksi dimulai setelah order diterima, kemudian dilakukan perencanaan produksi dan kebutuhan barang diterima. Tahap ini dimulai dengan penyampaian order pada bagian administrasi untuk pembuatan Surat Perintah Kerja (SPK). Pengeluaran SPK ditindaklanjuti dengan perencanaan produksi dan kebutuhan material. Kemudian tahap pembelian bahan baku dilaksanakan, bagian pembelian menghubungi supplier terpilih dan melakukan pemesanan barang. Pemesanan barang dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari pihak terkait yakni bagian produksi.
Setelah pemesanan barang datang, gudang melakukan penerimaan dan penataan barang. Informasi dari penerimaan barang tersebut akan dikonfirmasikan pada bagian pembelian. Hal ini ditujukan untuk mengetahui bahwa barang telah diterima sesuai atau tidak sesuai dengan pesanan terkait jenis barang yang dipesan dan jumlahnya. Barang yang telah dipesan akan digunakan dalam proses produksi maupun disimpan bila tidak diperlukan pada saat itu. Sebelum proses produksi dilakukan, maka pekerja produksi meminta barang yang akan digunakan dalam produksi. Pekerja produksi meminta barang pada bagian gudang sesuai dnegan
duplikat SPK yang diterima. Barang yang diterima berupa raw material dan bahan setengah jadi.
Spare part merupakan raw material, sedangkan plat dan hidrolik merupakan bahan setengah jadi. Hal ini dikarenakan plat dan hidrolik telah melewati proses pemotongan plat dan perakitan alat hidrolik. Setelah bahan mentah dan bahan setengah jadi telah diap, proses inti produksi dilakukan.
Selanjutnya, dilakukan finishing terhadap produk yang telah selesai diproses. Pada akhirnya produk siap untuk diambil atau dikirimkan ke konsumen
4.2. Deskripsi Data
4.2.1. Faktor-faktor penentu keberhasilan implementasi supply chain management pada PT Surya Putra Barutama
Faktor-faktor penentu keberhasilan implementasi supply chain management pada PT Surya Putra Barutama akan dilihat berdasarkan lima dimensi supply chain management practice yang dikemukakan oleh Wullur (2008) yang terdiri strategic supplier partnership, customer relationship, information quality, internal learn practices, dan struktural initiative. Peneliti akan melakukan wawancara terhadap informan penelitian yang merupakan staff dan manajer di PT Surya Putra Barutama. Profil singkat dari masing-masing informan sebagai berikut.
Tabel 4.1. Profil Informan Penelitian
Nama Informan Jabatan Usia Pendidikan Masa Kerja
Suwiryo Manajer Produksi 52 Tahun SMK 24 Tahun
Hartono Staff Produksi I 32 Tahun SMK 7 Tahun
Joseph Staff Produksi II 24 Tahun Diploma 3 Tahun
Setiadi Manajer Marketing 57 Tahun SMA 27 Tahun
Suryo Staff Marketing I 29 Tahun Diploma 5 Tahun
Tri Staff Marketing II 26 Tahun S1 4 Tahun
Haryo Manajer HRD 30 Tahun S1 3 Tahun
Joko Quality
Management Representative
32 Tahun S1 8 Tahun
Roberto Kepala Bagian Gudang
40 Tahun S1 8 Tahun
Minuk Manajer
Purchasing
33 Tahun Diploma 5 Tahun
Sumber: data internal, diolah
Deskripsi data hasil wawancara akan dijelaskan sebagai berikut.
a. Strategic supplier partnership
Strategic supplier partnership didefinisikan sebagai hubungan jangka panjang antara perusahaan dengan suppliernya. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan strategi dan kemampuan operasional perusahaan pemasok dalam berpartisipasi terhadap perusahaan yang bertujuan untuk mencapai tujuan yang diharapkan (Stuart, 1997, dalam Suharto dan Devie, 2013). Selama ini pemasok yang digunakan oleh PT Surya Putra Barutama mensuplai bahan baku seperti plat, lonjoran, gas untuk las, mata las, cat, dempul. Dalam menentukan siapa yang menjadi pemasok, perusahaan memiliki kriteria-kriteria seperti yang dikatakan oleh Minuk selaku Manajer Purchasing sebagai berikut.
“Harus sesuai standar perusahaan, kualitasnya juga harus baik, dan harus tepat waktu pengirimannya. Yang penting adalah kualitasnya kalau bahan yang dikirim nggak berkualitas..ya kita kembalikan karena nantinya akan berdampak pada produk yang kita hasilkan. Produk kita juga akan memiliki kualitas gak bagus.”
Berdasarkan hasil wawancara tersebut menunjukkan ada beberapa kriteria yang digunakan oleh PT Surya Putra Barutama dalam memilih pemasok diantaranya adalah memiliki kualitas bagus dan sesuai standar perusahaan dan ketepatan dalam pengiriman. Sebagaimana juga dikatakan oleh Roberto selaku Kepala Bagian Gudang tentang kriteria dalam pemilihan pemasok sebagai berikut.
“Dalam memilih pemasok perusahaan tentu memiliki beberapa kriteria. Karena itu, perusahaan gak bisa memilih pemasok secara sembarangan apabila bahan baku yang didapatkan pemasok jelek bisa berpengaruh terhadap produk yang dihasilkan perusahaan. Padahal perusahaan sudah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008. Jadi kriteria milih pemasoknya adalah kualitas produk pemasok harus bagus sesuai dengan standar perusahaan dan tidak terlambat dalam pengirimannya.
Pendapat yang sama dikemukakan pula oleh Suwiryo selaku Manajer Produksi sebagai berikut.
“Perusahaan dalam memilih pemasok memiliki acuan yang harus ada di pemasok yaitu pengiriman tepat waktu dan kualitas bahan yang baik.
Kriteria bahan baku yang disuplai oleh pemasok harus sesuai standar yang telah ditentukan oleh perusahaan begitu penting karena perusahaan telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 yang merupakan suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu atau kualitas.
Selain itu, pemasok yang digunakan perusahaan harus memiliki kemampuan dalam mengirim bahan tepat waktu. Kemampuan ini diperlukan agar tidak mengganggu proses produksi yang ada di PT Surya Putra Barutama. hal ini sesuai dengan pendapat yang dikemukakan oleh Lin et.al (2011) yang menyatakan bahwa dasar pemilihan pemasok diantaranya adalah kualitas dan ketepatan pengiriman.
Hubungan yang terjadi antara perusahaan dengan pemasok tidak selamanya dapat berjalan dengan baik karena terkadang terdapat masalah- masalah yang dapat mengganggu hubungan tersebut. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk memecahkan masalah bersama dengan pemasok agar tetap terjalin hubungan yang baik diantara keduanya. Hal ini dikarenakan bagaimanapun juga proses produksi yang ada di perusahaan dipengaruhi oleh suplai bahan baku dari pemasok.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Minuk yang merupakan Manajer Purchasing diperoleh informasi sebagai berikut.
“Selama ini perusahaan tidak pernah mengalami masalah atau kendala dengan pemasok karena kita sudah lama menjalin dengan pemasok, dan kami saling percaya dan mengerti, juga disepakati dalam kontrak kerja.”
Pendapat yang dikemukakan oleh Manajer Purchasing tersebut menunjukkan bahwa perusahaan tidak pernah mengalami masalah atau hambatan dengan pemasok. Hal ini dikarenakan hubungan kerjasama yang terjalin antara PT Surya Putra Barutama dengan pemasok berdasarkan kontrak kerja dan masing-masing pihak menghormati kontrak kerja tersebut. Hal ini juga disampaikan oleh Roberto yang merupakan Kepala Bagian Gudang sebagai berikut.
“Perusahaan tidak pernah menghadapi masalah dalam menjalin hubungan dengan pemasok karena kedua belah pihak bekerja secara profesional sesuai dengan kontrak kerja, sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.”
Demikian juga yang dikatakan oleh manajer produksi mengenai hubungan yang terjadi antara pihak perusahaan dengan pemasok sebagai berikut.
“Tidak pernah mengalami masalah karena pemasok ngirim barangnya tepat waktu dan produk yang dikirim sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh perusahaan.”
Berdasarkan hasil wawancara, ketiga informan memiliki pendapat yang sama bahwa PT Surya Putra Barutama tidak pernah menghadapi masalah dengan pemasok. Oleh karena itu, upaya memecahkan masalah bersama dengan pemasok tidak perlu dilakukan oleh manajemen PT Surya Putra Barutama. Kontrak kerjasama yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan pemasok merupakan salah satu strategi yang dilakukan PT Surya Putra Barutama dalam bermitra dengan pemasok. Apabila ada permasalahan yang mengganggu hubungan perusahaan dengan pemasok maka akan dilakukan peninjauan ulang terhadap kontrak tersebut.
Suharto dan Devie (2013) mengemukakan salah strategi bermitra dengan supplier yang dapat dilakukan apabila ada masalah dengan pemasok seperti keterlambatan pasokan, maka sebaiknya perusahaan bernegoisasi dan melakukan perjanjian ulang dengan pemasok agar pasokan bahan baku jangan sampai terlambat.
Menurut Wullur (2008) dalam strategic supplier partnership perusahaan dapat menolong pemasok meningkatkan kualitas produk mereka. Berdasarkan hasil wawancara dengan Minuk yang merupakan Manajer Purchasing menunjukkan:
“Selama ini perusahaan tidak pernah memberikan saran-saran untuk perbaikan kualitas produk pemasok karena itu merupakan wewenang dari pemasok, perusahaan tidak ingin ikut campur dalam memberikan masukkan terkait kualitas produk mereka.”
Pendapat yang sama dikemukakan oleh Roberto yang menjabat Kepala Bagian Gudang, yaitu
“Selama ini produk yang disuplai pemasok sudah bagus, sehingga perusahaan tidak perlu untuk memberikan masukkan terkait kualitas produk mereka.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan kedua informan yang merupakan Manajer Purchasing dan Kepala Bagian Gudang menunjukkan perusahaan tidak pernah memberikan saran-saran untuk perbaikan kualitas produk pemasok. Hal ini dapat terjadi karena perusahaan sudah merasa puas dengan produk yang disuplai oleh pemasok. Hal ini juga dikemukakan oleh Suwiryo yang menjabat sebagai Manajer Produksi sebagai berikut:
“Perusahaan tidak pernah memberikan saran atau masukkan kepada pemasok terkait peningkatan kualitas produknya karena bahan baku yang disuplai oleh pemasok sudah sesuai dengan keinginan perusahaan.”
Sebagaimana dikemukakan oleh Wullur (2008) bahwa dalam supply management practices salah satu strategi yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam menjalin hubungan dengan pemasok adalah menolong pemasok meningkatkan kualitas produk mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan cara memberi masukkan kepada pemasok terkait kualitas produknya agar sesuai dengan standar kualitas dari produk perusahaan. Pentingnya memberikan masukkan kepada pemasok agar bahan baku yang diterima perusahaan tidak mengalami penurunan kualitas yang dapat menyebabkan penurunan kualitas produk perusahaan.
Dalam menjalin hubungan baik dengan pemasok, perusahaan juga perlu melibatkan pemasok utama dalam aktivitas perencanaan dan goal setting serta secara aktif melibatkan pemasok utama dalam proses pengembangan produk baru. Hasil wawancara dengan Minuk selaku Manajer Purchasing diperoleh informasi sebagai berikut:
“Perusahaan merasa tidak perlu melibatkan pemasok dalam hal pengembangan produk baru, karena hal itu merupakan wewenang dari perusahaan.”
Sedangkan berdasarkan hasil wawancara dengan Roberto yang menjadi Kepala Bagian Gudang diperoleh informasi sebagai berikut:
“Perusahaan belum memiliki keinginan untuk melakukan pengembangan produk baru. Namun, apabila nantinya perusahaan melakukan pengembangan produk tidak perlu lha untuk melibatkan pemasok.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan kedua informan tersebut menunjukkan dalam hal pengembangan produk baru, PT Surya Putra Barutama tidak perlu melibatkan pemasok. Hasil tersebut juga didukung oleh hasil wawancara dengan Suwiryo sebagai Manajer Produksi diperoleh informasi sebagai berikut.
“Dalam melakukan pengembangan produk baru, perusahaan tidak meminta masukkan dari pemasok. Pengembangan produk baru merupakan kebijakan dari intern perusahaan yang tidak perlu melibatkan pihak dari luar. Tentu dalam pengembangan produk baru, perusahaan juga mengkaji kemampuan pemasok dalam mendukungnya.”
Heizer dan Render (2000, p.434) mengemukakan manajemen rantai pasokan (supply chain management) adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi dan produk akhir, serta pengiriman ke pelanggan. Dengan demikian, supply chain management juga berkaitan dengan pengadaan bahan. Oleh karena itu, dalam pengembangan produk baru maka perusahaan perlu melibatkan pemasok untuk mempermudah dalam mendapatkan bahan baku.
b. Customer relationship
Selain memperhatikan aspek kualitas, faktor penentu keberhasilan implementasi supply chain management pada PT Surya Putra Barutama adalah adanya jalinan hubungan dengan pelanggan yang baik dan berkesinambungan. Untuk mengetahui faktor customer relationship akan didasarkan pada hasil wawancara dengan manajer marketing dan dua orang staff marketing. Berdasar wawancara dengan Setiadi yang merupakan Manajer Marketing, diperoleh informasi sebagai berikut:
“Perusahaan punya standarisasi produk yang sudah punya ISO, jadi ya gampang untuk meyakinkan pelanggan…karena mereka yang mau beli produk kita udah nggak perlu kuatir lagi”
Pernyataan diatas memberikan penggambaran bahwa dalam upayanya untuk berinteraksi dengan para pelanggannya PT Surya Putra Barutama telah mempersiapkan suatu standar yang pada akhirnya dapat mendukung upaya relationship marketing yang diprogramkannya.
Pernyataan dari kepada bagian marketing tersebut juga didukung oleh pernyataan yang disampaikan oleh Suryo yang merupakan staff marketing 1, yakni:
“Sejauh ini atas barang-barang yang kita produksi belum ada pelanggan yang komplain keras tuh….karena mereka suka dengan kualitas barang kami yang kuat..yah..karena memenag orientasi kami adalah pada kekuatan atau kualitas barang, bukan pada tampilannya sih….dan memang itu juga yang pada dasarnya pelanggan butuhkan”
Pendapat yang sama dikemukakan oleh Tri selaku staff marketing 2 yang menyatakan bahwa:
“Produk perusahaan sudah bersertifikat ISO 9001, sehingga produk yang dihasilkan perusahaan benar-benar berkualitas, oleh karena itu dengan ISO ini perusahaan tinggal menyakinkan pelanggan. Jadi
perusahaan nggak perlu berinteraksi dengan konsumen untuk menetapkan standar produk.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan ketiga informan menunjukkan PT Surya Putra Barutama telah memiliki sertifikat ISO sehingga produk yang dihasilkan sudah berkualitas. Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu berinteraksi dengan para konsumen untuk menetapkan standar keandalan produk.
Menurut Mentzer et al. (2001 dalam Miguel & Brito, 2011) menjelaskan tujuan dari supply chain management salah satunya adalah meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk mendapatkan kepuasan pelanggan, maka perusahaan dapat berinteraksi dengan para konsumen untuk menetapkan standar keandalan produk. Sehingga produk yang didapatkan oleh pelanggan sesuai dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan. Interaksi dengan pelanggan dapat dilakukan oleh perusahaan dengan melakukan survei.
Selain berinteraksi dengan para pelanggan untuk menetapkan standar keandalan produk, salah satu strategi yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan adalah mengevaluasi kepuasan pelanggan. Dengan melakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan, maka perusahaan dapat mengetahui kesesuaian produk yang dihasilkan dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Setiadi yang menjabat Manajer Marketing diperoleh informasi sebagai berikut.
“Biasanya setelah pengiriman produk ke pelanggan, pihak marketing akan telp untuk bertanya apakah sudah sesuai keinginan dan kebutuhan mereka. Dan selama ini pelanggan merasa puas dengan produk yang dihasilkan oleh PT Surya Putra Barutama.”
Pendapat yang sama dikemukakan oleh Suryo yang merupakan Staff Marketing 1 sebagai berikut.
“Setelah melakukan pengiriman produk, pihak marketing akan bertanya ke pelanggan melalui telephone apakah sudah sesuai dnegan pesanan. Hal ini penting dilakukan agar pelanggan mengetahui bahwa produk yang dibuat perusahaan benar-benar sudah sesuai dengan keinginan dan kebutuhan mereka.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan kedua informan diperoleh hasil dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan, PT Surya Putra Barutama melakukan evaluasi kepuasan konsumen. Hal ini didukung hasil wawancara dengan Tri yang merupakan Staff Marketing 2 yang menyatakan sebagai berikut.
“Cara perusahaan dalam melakukan evaluasi kepuasan konsumen biasanya lewat telephone setelah kita melakukan pengiriman.”
Kotler (1996) dikutip dalam Prihastono (2012) mengidentifikasi 4 metode untuk mengukur kepuasan pelanggan, yaitu sistem keluhan dan saran, ghost shopping, lost customer analysis, dan survei kepuasan konsumen. Berdasarkan beberapa metode tersebut, yang digunakan PT Surya Putra Barutama dalam mengukur kepuasan konsumen adalah melalui survei yang dilakukan lewat telephone.
Wullur (2008) menyebutkan dalam customer relationship konsumen perlu difasilitasi lebih mudah ketika komplain. Hasil wawancara dengan Setiadi yang menjabat sebagai Manajer Marketing menunjukkan:
“Perusahaan memiliki staff yang menangani komplain dan mengalokasikan waktu khusus untuk pengerjaan penanganan komplain.
Perusahaan memiliki nomer kontak khusus yang bisa dihubungi oleh pelanggan yang mau komplain.”
Sedangkan Suryo yang merupakan Staff Marketing 1 menyatakan bahwa:
“Kita memiliki staff sendiri yang bisa dihubungi apabila ada komplain dari pelanggan. Staff inilah yang nantinya merekap laporan pelanggan yang melakukan komplain untuk ditindaklanjuti oleh pihak perusahaan.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan kedua informan tersebut menunjukkan PT Surya Putra Barutama memfasilitasi pelanggan yang melakukan komplain dengan menyediakan nomer telepon yang bisa dihubungi dan staff tersendiri yang menanganinya. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dengan Tri sebagai Staff Marketing 2 yang menyatakan bahwa:
“Ada staff marketing tersendiri yang menangani komplain pelanggan dan perusahaan menyediakan nomer yang bisa dihubungi pelanggan yang akan komplain.”
Tjiptono (2008) dalam Afidah (2013) mengemukakan bahwa terdapat empat aspek penting dalam menangani keluhan pelanggan salah satunya adalah kemudahan bagi konsumen untuk menghubungi perusahaan.
PT Surya Putra Barutama dalam menangani keluhan pelanggan dengan menugaskan staff dan nomer khusus yang bisa dihubungi merupakan upaya agar penanganan keluhan pelanggan dapat dilakukan dengan cepat. Standar operasional prosedur dari penanganan keluhan pelanggan di PT Surya Putra Barutama sebagai berikut.
Gambar 4.1. Standar Operasional Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan
(Sumber: data internal, diolah)
Dalam usaha melakukan perencanaan pemasaran di masa yang akan datang, setiap perusahaan dapat melakukan riset atau penelitian untuk mengetahui kebutuhan konsumen di masa yang akan datang. Namun, hal ini tidak dilakukan oleh PT Surya Putra Barutama seperti yang dikatakan oleh Setiadi yang menjabat Manajer Marketing sebagai berikut.
“Perusahaan belum pernah melakukan riset untuk mengetahui kebutuhan konsumen di masa yang akan datang karena seandainya ada pemesanan produk baru yang belum pernah dikerjakan oleh perusahaan, pihak konsumen jauh-jauh hari telah memberitahukan kepada perusahaan.”
Pendapat dari manajer marketing juga didukung hasil wawancara dengan Tri selaku Staff Marketing 1 yang menyatakan:
“Perusahaan belum pernah melakukan riset karena selama ini produk yang dihasilkan adalah sesuai dengan pesanan pelanggan sehingga ketika ada pesanan baru yang belum pernah dikerjakan oleh perusahaan, pelanggan akan memberikan pemberitahuan jauh sebelumnya.”
Hasil wawancara dengan Tri selaku Staff Marketing 2 juga menunjukkan bahwa PT Surya Putra Barutama tidak melakukan riset atau penelitian tentang kebutuhan konsumen di masa yang akan datang seperti yang dikatakan berikut.
“Selama ini perusahaan tidak melakukan riset untuk mengetahui kebutuhan konsumen di masa mendatang. Segala informasi mengenai kebutuhan konsumen ya dari konsumen itu sendiri karena produk yang dihasilkan perusahaan adalah produk custom yang dibuat menurut pesanan.”
Wullur (2008) menyebutkan bahwa dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan salah satu strategi yang dapat digunakan adalah melakukan riset untuk mengetahui kebutuhan konsumen di masa yang akan datang. Riset dapat dilakukan dengan survei ke konsumen menggunakan kuesioner. Pengetahuan terhadap kebutuhan konsumen di masa yang akan datang akan memudahkan perusahaan dalam membuat perencanaan produk yang sesuai keinginan dan kebutuhan konsumen di masa yang akan datang.
Pelanggan merupakan aset yang penting bagi perusahaan, oleh karena itu menjalin hubungan baik dengan pelanggan secara berkala diperlukan agar pelanggan tidak beralih ke pesaing. Hal ini juga dilakukan oleh PT Surya Putra Barutama seperti yang dikatakan oleh Setiadi selaku Manajer Marketing sebagai berikut.
“Perusahaan tentu menjalin hubungan baik dengan pelanggan secara berkala meskipun pelanggan tersebut sedang tidak melakukan pemesanan. Biasanya perusahaan akan mengirimkan parsel pada saat ulang tahunnya atau parsel tahun baru. Kalau mereka membuka kantor cabang perusahaan akan mengirimkan karangan bunga.”
Pendapat yang sama dikemukakan oleh Suryo yang merupakan Staff Marketing 1 yang menyatakan bahwa:
“Kalo menjalin hubungan baik dengan pelanggan biasanya perusahaan akan mengirimkan bingkisan dalam bentuk parsel atau karangan bunga jika pelanggan membuka kantor cabang.”
Hal yang sama juga dikatakan oleh informan Tri selaku Staff Marketing 2 yang menyatakan bahwa:
“Kebijakan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan adalah dengan cara mengirimkan karangan bunga apabila perusahaannya akan membuka kantor cabang atau pindah tempat dan juga kita akan kirimkan parsel untuk momen-momen tertentu.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan ketiga informan penelitian menunjukkan strategi yang digunakan PT Surya Putra Barutama dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan adalah dengan mengirimkan parsel atau karangan bunga bagi pelanggan. Menurut Chan (2003) dalam menjalin hubungan baik dengan pelanggan ada beberapa cara yang dapat dilakukan diantaranya adalah memberikan pelayanan personal. Pelayanan personal yang diberikan PT Surya Putra Barutama adalah memberi parsel atau karangan bunga kepada pelanggan.
c. Information quality
Faktor berikutnya yang merupakan dimensi dari supply chain management practices adalah adanya pertukaran informasi yang tepat waktu, akurat, lengkap, memadai dan dapat dihandalkan. Oleh karena itu, perlu diketahui proses penyampaian informasi mengenai order kepada bagian produksi agar informasi yang didapatkan akurat dan produk yang dihasilkan sesuai dengan pesanan pelanggan. Hasil wawancara dengan Suwiryo yang merupakan Manajer Produksi menunjukkan:
“Proses penyampaian informasi mengenai order kepada bagian produksi dilakukan dengan menggunakan form order. Dengan menggunakan form order akan memudahkan bagian produksi dalam memproses pesanan pelanggan karena dari situ telah tertulis apa saja yang dibutuhkan pelanggan.”
Pernyataan di atas, selaras dengan pendapat yang dikemukakan oleh Hartono selaku Staff Produksi 1 yang menyatakan bahwa:
“Informasi mengenai order ke bagian produksi melalui form oder.
Melalui form order ini bagian produksi akan memproses pesanan sesuai dengan keinginan pelanggan.”
Hal ini juga dikemukakan oleh Joseph yang merupakan Staff Produksi 2 yang menyatakan bahwa:
“Bagian produksi akan melakukan proses produksi setelah ada penyampaian informasi mengenai order melalui form order.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan ketiga informan menunjukkan penyampaian informasi dilakukan melalui form order.
Wullur (2008) menyatakan salah satu dimensi dalam supply chain management practices adalah information quality yang mengacu pada pertukaran informasi secara tepat waktu, selalu dilakukan, akurat, lengkap, memadai, dan handal. Oleh karena itu, dalam penyampaian informasi
kepada bagian produksi terkait order dari pelanggan agar akurat, memadai, dan handal dilakukan dengan cara form order. Dari form order maka bagian produksi akan memproses pesanan pelanggan.
Hasil wawancara dengan Suwiryo selaku Manajer Produksi diperoleh informasi sebagai berikut.
“Informasi-informasi yang terdapat dalam form order diantaranya adalah quantity, jenis, kualitas, warna, dan permintaan-permintaan lain customer.”
Selaras dengan pendapat yang dikatakan oleh manajer produksi, Hartono selaku Staff Produksi 1 menyatakan bahwa:
“Form order yang diberikan kepada bagian produksi berisikan informasi mengenai jumlah, jenis pesanan, warna, kualitas.”
Sedangkan Joseph selaku Staff Produksi 2 menyatakan sebagai berikut.
“Informasi yang disampaikan ke bagian produksi terkait order dari pelanggan dapat dilihat dari form order seperti jumlah pesanan pelanggan, jenis pesanannya, warna, dan keterangan yang berisi informasi permintaan lain pelanggan.”
Hasil wawancara yang dilakukan kepada ketiga informan tersebut menunjukkan ada beberapa informasi yang terdapat pada form order seperti jenis pesanan, kuantitas, kualitas, warna, dan permintaan- permintaan lain dari pelanggan.
Gambar 4.2. Standar Operasional Prosedur Penerimaan Order
(Sumber: data internal, diolah)
Menurut Jogiyanto (2005, p.10) kualitas informasi terdiri dari tiga hal yaitu akurat, tepat waktu, dan relevan.
a. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Informasi harus memiliki keakuratan tertentu agar tidak diragukan kebenarannya. Informasi yang diberikan kepada bagian produksi dalam bentuk form order memenuhi unsur akurat karena informasi berasal dari pelanggan yang melakukan pemesanan produk.
b. Tepat pada waktunya, informasi yang datang pada penerima tidak boleh datang terlambat, karena informasi yang datang tidak tepat waktu, tidak bernilai lagi, sebab informasi digunakan dalam proses pembuatan keputusan. Informasi yang disampaikan melalui form order
memenuhi unsur tepat pada waktunya karena setelah menerima pesanan dari pelanggan pada hari itu juga form order diberikan kepada bagian produksi.
c. Relevan, informasi yang ada memiliki nilai kemanfaatan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemakainya. Informasi memiliki tingkat relativitas yang berbeda, tergantung pada tingkat pemakai. Informasi yang diberikan kepada bagian produksi dalam bentuk form order memenuhi unsur relevan karena form order tersebut bermanfaat bagi karyawan di bagian produksi untuk untuk memproses produk sesuai pesanan pelanggan
Berdasarkan pernyataan dari ketiga informan diatas, dapat disimpulkan bahwa kualitas informasi yang disajikan oleh beberapa lini vital dalam perusahaan telah memenuhi aspek akurat, ketepatan waktu, dan relevan sehingga semakin menguatkan bahwa faktor tersebut merupakan determinan dari keberhasilan implementasi supply chain management pada PT Surya Putra Barutama.
d. Internal learn practices
Dalam praktek supply chain management terdapat dimensi internal learn pratices. Dimensi ini salah satunya berkaitan dengan pengurangan waktu untuk persiapan produksi. Oleh karena itu, diperlukan langkah- langkah untuk mempercepat proses produksi. Berdasarkan wawancara dengan Suwiryo yang merupakan Manajer Produksi diperoleh hasil sebagai berikut.
“Perusahaan telah memiliki SOP dalam proses produksi. Selain itu, untuk mempercepat pengerjaan maka dibuat dulu baknya sebelum chasis datang.”
Hasil wawancara tersebut menunjukkan dalam proses produksi, PT Surya Putra Barutama telah memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) yang berguna dalam mengatur aktivitas di bagian produksi. Untuk mempercepat proses pengerjaan produk, meskipun chasis belum datang proses produksi harus tetap berjalan, karena itu dibuat terlebih dahulu baknya. Pernyataan ini juga didukung dari wawancara yang dilakukan terhadap Hartono sebagai Staff Produksi 1 yang menyatakan:
“Bagian produksi telah memiliki standar operasional prosedur dalam memproses setiap pesanan pelanggan. Setiap karyawan yang terlibat dalam proses produksi harus mengacu SOP tersebut. Biasanya dalam kegiatan produksi ketika sasis belum datang maka karyawan terlebih dahulu membuat baknya.”
Selaras dengan pendapat dari staff produksi 1, hal yang sama juga dikemukakan oleh Josep selaku Staff Produksi 2 sebagai berikut.
“Karyawan bagian produksi akan mengacu pada SOP yang ada dan apabila saat pengerjaan sasis yang dibutuhkan belum datang maka karyawan akan mengerjakan baknya dulu.”
Wullur (2008) menyatakan dalam penerapan supply chain management practices terdapat dimensi internal learn pratices yang berkaitan dengan mempercepat proses produksi karena proses produksi yang lama hanya menjadi beban bagi perusahaan dan merupakan cost.
Oleh karena itu, PT Surya Putra Barutama telah memiliki SOP kegiatan produksi sehingga proses produksi lebih terarah dan terencana.
Gambar 4.3. Standar Operasional Prosedur Proses Produksi (Sumber: data internal, diolah)
Dalam dimensi internal learn practices perusahaan akan secara kontinu mengadakan program pengembangan kualitas. Wawancara yang dilakukan terhadap Suwiryo selaku Manajer Produksi diperoleh informasi sebagai berikut.
“Program pengembangan kualitas tidak dilakukan secara kontinu tetapi perusahaan pernah mengadakan pengembangan kualitas, berdasarkan perkembangan teknologi terkini misalnya meminimalisir
banyaknya sambungan yang memakai proses pengelasan untuk mengurangi resiko terjadinya bocor dan juga meningkatkan kualitas produk yang semakin kokoh.”
Kemudian dari hasil wawancara dengan Hartono yang merupakan Staff Produksi 1 diperoleh hasil sebagai berikut.
“Perusahaan tidak secara kontinu mengadakan program pengembangan kualitas karena hanya pada saat tertentu saja. Misalnya pengembangan kualitas yang pernah dilakukan oleh perusahaan adalah menggunakan bahan yang mampu meminimalkan banyaknya sambungan yang memakai proses pengelasan, sehingga resiko bocor dapat dikurangi.”
Berdasarkan kutipan wawancara dari kedua informan tersebut menunjukkan PT Surya Putra Barutama secara kontinu tidak melakukan pengembangan kualitas. Pengembangan kualitas yang pernah dilakukan perusahaan adalah menggunakan teknologi yang mampu meminimalkan banyaknya sambungan yang memakai proses pengelasan, sehingga resiko bocor dapat dikurangi. Hal ini juga didukung hasil wawancara dengan Joseph selaku Staff Produksi 2 yang menyatakan bahwa:
“Kalau secara kontinu sih tidak, tapi bukan berarti perusahaan sama sekali tidak melakukan pengembangan kualitas karena perusahaan pernah melakukan pengembangan dengan cara mengganti plat untuk tanki dan deck lantai memakai ukuran besar supaya tidak perlu banyak las sehingga resiko bocor dapat dikurangi.”
Hartini (2012) mengemukakan kualitas penting bagi perusahaan.
Kualitas produk akan memberikan kontribusi besar terhadap kepuasan pelanggan. Pengembangan kualitas dapat dilakukan dengan cara melakukan inovasi produk. Hal ini juga dilakukan oleh PT Surya Putra Barutama di mana pengembangan kualitas melalui penggunaan bahan
baku yang dapat meminimalkan resiko terjadinya kebocoran dalam proses produksi.
Menurut Wullur (2008) pada dimensi internal learn practices penerapan supply chain management menggunakan sistem produksi
“pull”. Penerapan pull system terjadi saat perusahaan menginginkan tingkat efisiensi yang tinggi. Perusahaan tidak memproduksi barang/jasa sampai terjadi pesanan konsumen terhadap produk perusahaan. Dengan kata lain, pull system menghendaki produksi barang/jasa dan penambahan nilai suatu produk terjadi saat permintaan konsumen sudah ada, sehingga perusahaan tidak memerlukan persediaan (inventory).
Hasil wawancara dengan Minuk yang merupakan Manajer Purchasing diperoleh hasil sebagai berikut.
“Ada persediaan bahan baku karena untuk menghindari kekosongan stok yang dapat menghambat proses produksi sekaligus proses pengiriman dan juga untuk mengantisipasi meningkatnya order.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer purchasing tersebut menunjukkan PT Surya Putra Barutama tidak menerapkan pull system karena memiliki persediaan bahan di gudang. Hal ini juga diperkuat dari hasil wawancara dengan Roberto selaku Kepala Bagian Gudang yang menyatakan sebagai berikut :
“Perusahaan memiliki persediaan bahan baku, jadi ada beberapa bahan baku yang sebelumnya kita sudah punya stok tidak menunggu ketika ada order, misalnya saja cat.”
Selaras dengan apa yang dikemukakan di atas, Manajer Produksi yang yang dijabat Suwiryo menyatakan sebagai berikut.
“Kita tentu punya persediaan, jadi gak semua bahan kita pesan ketika ada order.”
Gambar 4.4. Standar Operasional Pembelian Bahan (Sumber: data internal, diolah)
e. Structural Iniative
Menurut Wullur (2008) dalam dimensi supply chain management practices, pemasok dapat ditekan untuk memperpendek waktu pengiriman.
Sehingga pengiriman bahan lebih cepat dan tidak mengalami keterlambatan. Berdasarkan hasil wawancara dengan Minuk yang merupakan Manajer Purchasing diperoleh hasil sebagai berikut:
“Selama ini pemasok tidak pernah terlambat dalam mengirimkan bahan yang menyebabkan terganggunya proses produksi karena bagian
gudang sudah melakukan pengecekan bahan yang miliki stok tipis maka akan langsung dilakukan pembelian, jadi tidak mendadak nunggu ketika ada pesanan.”
Wawancara dengan Roberto selaku Kepala Bagian Gudang diperoleh hasil sebagai berikut.
“Pemasok tidak pernah mengirim bahan terlambat sehingga dapat mengganggu proses produksi karena bahan yang kita beli juga pesannya telah dilakukan jauh hari sebelum ada order.”
Berdasarkan hasil wawancara dengan kedua informan tersebut menunjukkan bahwa selama ini PT Surya Putra Barutama tidak mengalami keterlambatan dalam pengiriman barang. Selain itu, pembelian bahan dilakukan sebelum ada order, sehingga apabila ada keterlambatan pengiriman tidak mengganggu proses produksi. Selaras dengan kesimpulan tersebut, Suwiryo selaku Manajer Produksi menyatakan sebagai berikut.
“Bahan yang kita pesan di pemasok dalam pengirimannya tidak pernah terlambat sehingga tidak mengganggu proses produksi.”
Persediaan adalah sumber daya penting perusahaan yang akan digunakan untuk mengantisipasi fluktuasi demand dimasa yang akan datang. Dalam masalah persediaan, hal yang perlu mandapat perhatian adalah bahan-bahan dan komponen-komponen yang diperlukan dalam pembuatan produk, seberapa banyak dan kapan digunakan dalam produksi barang-barang.
Faktor structural iniative mengacu pada kemampuan perusahaan dalam merubah bentuk formalisasi berdasarkan organisasi supply chain guna menunjang penerapan supply chain dalam perusahaan serta mampu mengoptimalkan potensi sumber daya yang ada agar dapat beradaptasi
dengan kebutuhan penerapan supply chain. Hasil wawancara dengan Joko yang menjabat Quality Management Representative menyatakan bahwa:
“Untuk menyederhanakan proses pengendalian dari masing- masing lini dalam perusahaan, maka PT. Surya Putra Barutama membuat SOP pada masing-masing lini dalam perusahaan. Khusus pada bagian produksi, pada setiap fasenya perusahaan menetapkan adanya proses QC”
Senada dengan pernyataan dari Kepala Bagian Quality Management Representative, Haryo yang menjabat di Human Resource Departemen menyatakan sebagai berikut:
“Perusahaan telah memiliki standar operasional prosedur untuk masing-masing aktivitas di perusahaan. Dengan adanya SOP ini akan memudahkan dalam pelaksanaan pekerjaan dan pengawasan di masing- masing bagian”
Hasil wawancara dengan Suwiryo selaku Manajer Produksi diperoleh hasil sebagai berikut.
“Aktivitas-aktivitas yang ada di perusahaan telah diatur dalam SOP, sehingga setiap karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya mengacu pada SOP tersebut.”
Hasil wawancara dengan ketiga informan di atas menunjukkan formalisasi organisasi supply chain PT. Surya Putra Barutama dalam bentuk SOP (Standar Operasional Prosedur). Hal ini sesuai dengan pendapat Wullur (2008) bahwa formalisasi organisasi supply chain dapat tertuang dalam bentuk SOP.
Implementasi dari supply chain management dalam dimensi structural iniative dapat dilihat dari sumber daya yang mampu beradaptasi dengan kebutuhan penerapan supply chain. Sumber daya yang dimiliki perusahaan harus mampu menunjang penerapan supply chain. Wawancara
dengan Joko selaku Quality Management Representative diperoleh hasil sebagai berikut.
“Sudah dan sangat berpengalaman, karena sumber daya telah sesuai dengan kualifikasi yang di butuhkan perusahaan, dan juga perusahaan tidak mau menggunakan sumber daya outsourcing yang secara tidak langsung tidak memiliki tanggung jawab penuh terhadap perusahaan.”
Hasil wawancara dengan quality management representative dapat dijelaskan sumber daya yang dimiliki perusahaan terutama untuk karyawannya telah berpengalaman dan memiliki kompetensi sehingga dapat mendukung pelaksanaan supply chain di perusahaan. Senada dengan pendapat tersebut, wawancara dengan Suwiryo selaku Manajer Produksi diperoleh hasil sebagai berikut.
“Dari segi sumber daya manusia, karyawan yang dimiliki perusahaan sudah berpengalaman dan memiliki kompetensi sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Untuk fasilitas-fasilitas produksi yang ada di perusahaan juga saya rasa sudah memadai dalam mendukung kegiatan produksi.”
Begitu juga hasil wawancara yang dilakukan terhadap Haryo selaku Manajer Human Resources Department yang menyatakan sebagai berikut.
“Secara keseluruhan saya lihat sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dapat mendukung aktivitas-aktivitas operasional yang ada di perusahaan. Kita punya karyawan yang memiliki kompetensi dan sudah berpengalaman sesuai di bidangnya dan fasilitas infrastruktur yang dimiliki perusahaan juga sudah memadai dalam mendukung operasional perusahaan.”
Heizer dan Render (2000, p.434) menyatakan manajemen rantai pasokan (supply chain management) adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi dan produk akhir, serta pengiriman ke pelanggan. Dalam melakukan pengintegrasian terhadap aktivitas-aktivitas tersebut, maka harus didukung oleh sumber daya yang memadai.
4.2.2. Analisis Seven Tools
4.2.2.1. Delivery
1. Check Sheet
Check sheet dalam analisis ini digunakan untuk menghitung seberapa sering PT. Surya Putra Barutama mengalami keterlambatan dan faktor-faktor masalah keterlambatan. Pengecekan pengiriman barang dicatat dalam check sheets dengan simbol tally sehingga mempermudah dalam proses perhitungan.
Tabel 4.2. Check Sheet Data Pengiriman Barang PT Surya Putra Barutama Bulan Oktober - Desember 2014
Faktor Masalah Keterlambatan Frekuensi Aki tidak ada setrum (3) |||
Solar habis (5) |||||
Menunggu sopir datang (15) ||||| ||||| |||||
Terserempet kendaraan lain (5) |||||
Sopir salah jalan (3) |||
Sumber: data primer, diolah
Hasil yang ditunjukkan oleh tabel 4.2. menunjukkan terdapat beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman barang ke pelanggan diantaranya karena mesin susah di starter, menunggu sopir datang, terserempet kendaraan lain, dan sopir salah jalan.
2. Histogram
Histogram digunakan untuk menunjukkan variasi data pada faktor masalah keterlambatan dari variasi setiap total produksi.
Gambar 4.5. Grafik Histogram Faktor Keterlambatan Pengiriman Barang Bulan Oktober - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar 4.5. menunjukkan faktor keterlambatan yang disebabkan menunggu sopir datang memiliki frekuensi lebih banyak dibandingkan dengan faktor-faktor lainnya. Setelah itu, terserempet kendaraan lain menjadi faktor selanjutnya yang menjadi penyebab keterlambatan pengiriman barang. Kemudian, dilanjutkan dengan faktor mesin susah di starter dan sopir kesasar.
0 2 4 6 8 10 12 14 16
3. Diagram Pareto
Diagram Pareto digunakan untuk membandingkan berbagai kategori faktor masalah keterlambatan pengiriman yang disusun menurut ukurannya untuk menentukan pentingnya atau prioritas kategori kejadian-kejadian atau sebab- sebab kejadian yang akan dianalisis.
Gambar 4.6. Diagram Pareto Faktor Keterlambatan Pengiriman Barang Bulan Oktober - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar diagram pareto diatas dapat dilihat bahwa faktor masalah keterlambatan yang paling banyak atau dominan adalah menunggu sopir datang. Oleh karena itu, perbaikan pada faktor tersebut perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan perbaikan pada faktor-faktor lainnya.
0 2 4 6 8 10 12 14 16
0 20 40 60 80 100 120
Akumulasi (%) Jumlah
4. Diagram Sebab Akibat
Untuk mencari unsur penyebab yang diduga dapat menimbulkan masalah.
Berkaitan dengan faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang akan dijelaskan sebagai berikut:
Gambar 4.7. Skema penyebab Faktor Keterlambatan Pengiriman Bulan Oktober - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar 4.7 dapat diketahui faktor keterlambatan pengiriman barang PT. Surya Putra Barutama ke pelanggan dapat disebabkan karena faktor manusia, mesin, dan proses. Faktor manusia sendiri diantaranya adalah terserempet kendaraan lain dan sopir salah jalan. Untuk faktor mesin yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang karena aki tidak ada setrum dn solar habis. Sedangkan faktor proses yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang adalah karena harus menunggu sopir datang. Untuk lebih jelasnya mengenai faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang akan dijelaskan dalam diagram sebab akibat yang terdapat pada gambar 4.8 sebagai berikut.
Manusia
Terserempet kendaraan lain
Mesin
Proses
Aki tidak ada setrum
Menunggu sopir datang Sopir salah jalan
Solar habis
Gambar 4.8. Diagram Sebab Akibat Faktor Keterlambatan Pengiriman Bulan Oktober - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
5. Fishbone Diagram
Diagram tulang ikan atau yang sering disebut dengan fish bone diagram ialah suatu diagram yang memperlihatkan semua faktor yang dapat menyebabkan suatu masalah. Pembuatan diagram ini dilakukan dengan menggunakan prinsip-prinsip brainstorming. Dalam penelitian ini faktor yang digunakan terdiri dari manusia, proses, dan mesin.
Gambar 4.9 Diagram Fishbone Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan diagram Fishbone di atas menunjukkan ada beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya permasalahan dalam pengiriman barang.
Dari aspek manusia penyebab dikarenakan sopir yang kurang hati-hati dan sopir tidak dilengkapi oleh GPS. Dilihat berdasarkan aspek proses menunjukkan tidak adanya pengaturan penjadwalan pengiriman barang menyebabkan, perusahaan seringkali harus menunggu poir datang sehingga menyebabkan keterlambatan. Aspek mesin menjadi penyebab keterlambatan karena tidak ada pengecekan mesin sebelum pengiriman sehingga menyebabkan ketika melakukan pengiriman terjadi aki tidak ada setrum dan solar habis. Hal ini tentu dapat menyebabkan terjadinya keterlambatan dalam pengiriman barang.
4.2.2.2. Quality
1. Check Sheet
Check sheet dalam analisis ini digunakan untuk menghitung kecacatan pada proses produksi di PT. Surya Putra Barutama. Pengecekan kecacatan pada proses produksi dicatat dalam check sheets dengan simbol tally sehingga mempermudah dalam proses perhitungan.
Tabel 4.3. Check Sheet Data Produksi PT Surya Putra Barutama Bulan November - Desember 2014
Faktor Kecacatan Produksi Frekuensi Membuat plat menjadi tiang
dan kolom (3)
|||
Mengelas profil yang dirakit dan memasang hidrolis (48)
||||| ||||| |||||
||||| ||||| |||||
||||| ||||| ||||| |||
Memasang Aksesoris sesuai dengan desain (31)
||||| ||||| |||||
||||| ||||| ||||| | Melakukan finishing dan
pengecetan sesuai desain (35)
||||| ||||| |||||
||||| ||||| |||||
|||||
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan tabel 4.3. diperoleh hasil terdapat beberapa faktor yang menyebabkan terjadinya kecacatan pada proses produksi diantaranya pada saat membuat plat menjadi tiang, ketika mengelas profil yang dirakit dan memasang hidrolis, pada saat memasang aksesoris sesuai dengan desain, dan melakukan finishing dan pengecatan sesuai desain..
2. Histogram
Histogram digunakan untuk menunjukkan variasi data pada faktor masalah keterlambatan dari variasi setiap total produksi.
Gambar 4.10. Grafik Histogram Faktor Kecacatan Produk pada Proses Produksi Bulan November – Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar 4.10. menunjukkan faktor kecacatan produk paling banyak disebabkan pada saat mengelas profil yang dirakit dan memasang hidrolis. Setelah itu, ketika melakukan finishing dan pengecatan sesuai desain menjadi faktor selanjutnya yang menjadi penyebab kecacatan pada proses produksi. Kemudian, dilanjutkan dengan memasang aksesoris sesuai dengan desain dan membuat plat menjadi tiang dan kolom.
3. Diagram Pareto
Diagram Pareto digunakan untuk membandingkan berbagai kategori faktor masalah keterlambatan pengiriman yang disusun menurut ukurannya untuk menentukan pentingnya atau prioritas kategori kejadian-kejadian atau sebab- sebab kejadian yang akan dianalisis.
Gambar 4.11. Diagram Pareto Faktor Kecacatan Produk pada Proses Produksi November - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar 4.11. diagram pareto diatas dapat dilihat bahwa faktor masalah kecacatan produk pada proses produksi yang paling banyak atau dominan adalah mengelas profil yang dirakit dan memasang hidrolis.
Oleh karena itu, perbaikan pada faktor tersebut perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan perbaikan pada faktor-faktor lainnya.
0 20 40 60 80 100
0 20 40 60 80 100 120
Membuat plat menjadi
tiang dan kolom
Mengelas profil yang dirakit dan memasang hidrolis
Memasang Accesoris
sesuai dengan
desain
Melakukan finishing
dan pengecetan
sesuai desain
Akumulasi (%) Jumlah
4. Diagram Sebab Akibat
Untuk mencari unsur penyebab yang diduga dapat menimbulkan masalah. Berkaitan dengan pengendalian proses statistikal, diagram sebab- akibat dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab tersebut :
Gambar 4.12. Skema penyebab Faktor Kecacatan Produk pada Proses Produksi November - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar 4.12. menunjukkan ada beberapa faktor yang menyebabkan kecacatan produk pada proses produksi di PT. Surya Putra Barutama yaitu manusia, material, dan proses. Faktor manusia karena skill yang masih kurang sehingga menyebabkan kurang terampil dan teliti. Selanjutnya adalah faktor material di mana komposisi bahan yang tidak sesuai sehingga menyebabkan warna cat tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. Kemudian faktor yang terakhir adalah proses yang disebabkan cara pengecatan, pemasangan aksesoris dan pengelasan.
Manusia Skill yang masih kurang
Material
Proses
Komposisi bahan yang tidak sesuai
Proses pengerjaan yang tidak tepat
Gambar 4.13. Diagram Sebab Akibat Faktor Kecacatan Produk pada Proses Produksi November - Desember 2014
Sumber: data primer, diolah
5. Fishbone Diagram
Diagram tulang ikan atau yang sering disebut dengan fish bone diagram ialah suatu diagram yang memperlihatkan semua faktor yang dapat menyebabkan suatu masalah. Pembuatan diagram ini dilakukan dengan menggunakan prinsip-prinsip brainstorming. Dalam penelitian ini faktor yang digunakan terdiri dari manusia, proses, dan material. Pada diagram Fishbone ini akan digambarkan mengenai solusi bagi perusahaan dalam menghadapi faktor kecacatan produk pada proses produksi.
Gambar 4.14. Diagram Fishbone
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan gambar 4.14 menunjukkan untuk faktor manusia penyebab terjadinya kecacatan produk karena tidak ada pelatihan bagi karyawan baru.
Sedangkan penyebab dari aspek proses karena PT. Surya Putra Barutama tidak memiliki panduan mengenai cara pengecatan, pemasangan aksesoris, dan pemasangan. Untuk penyebab dari aspek material sehingga terjadi kecacatan produk pada proses produksi karena seringkali tidak dilakukan tester terlebih dahulu terutama ketika melakukan pencampuran warna cat, sehingga menyebabkan warna cat tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. Selain itu, tidak ada pengecekan terhadap kualitas bahan dari pemasok.
4.3. Pembahasan
Tabel 4.4. Implementasi Supply Chain Management Practices di PT Surya Putra Barutama
Dimensi Supply Chain Management Practices
Indikator Ya Tidak
Strategic supplier partnership
Kriteria kualitas dalam memilih pemasok V Memecahkan masalah bersama dengan
pemasok
V
Menolong pemasok meningkatkan kualitas produk mereka
V
Secara aktif melibatkan pemasok utama dalam proses pengembangan produk baru
V
Customer relationship marketing
Melibatkan konsumen untuk menetapkan standar keandalan produk
V
Mengevaluasi kepuasan konsumen V
Meneliti harapan konsumen di masa depan V Konsumen difasilitasi lebih mudah ketika
komplain
V
Menjalin hubungan dengan konsumen secara berkala
V
Information quality Proses penyampaian informasi secara akurat mengenai order kepada bagian produksi
V
Informasi tepat waktu dan relevan V Internal learn
practices
Mempercepat proses produksi V
Secara kontinu mengadakan program pengembangan kualitas
V
Menggunakan sistem produksi “pull” V Pemasok ditekan untuk memperpendek V
Dimensi Supply Chain Management Practices
Indikator Ya Tidak
waktu pengiriman
Structural iniative Bentuk formalisasi supply chain V Sumber daya yang menunjang supply
chain
V
Total Jawaban 9 8
Sumber: data primer, diolah
Berdasarkan tabel 4.4. menunjukkan PT Surya Putra Barutama menerapkan beberapa indikator dalam dimensi supply chain management Practices, namun masih ada beberapa indikator yang belum diterapkan. Dimensi information quality paling banyak diterapkan dalam supply chain management practices. Tidak adanya penerapan strategi menjalin hubungan dengan pemasok yang berkaitan dengan memecahkan masalah bersama dengan pemasok, menolong pemasok meningkatkan kualitas produk mereka, dan melibatkan pemasok utama dalam aktivitas perencanaan dan goal setting serta secara aktif melibatkan pemasok utama dalam proses pengembangan produk baru dapat menyebabkan masalah terjadinya komposisi bahan yang tidak sesuai. Oleh karena itu, ke depannya perusahaan dapat memecahkan masalah bersama dengan pemasok, menolong pemasok meningkatkan kualitas produknya sehingga sesuai dengan kebutuhan pemasok, dan melibatkan pemasok utama dalam proses pengembangan produk baru.
Berdasarkan tabel 4.3. menunjukkan dalam menjalin hubungan dengan konsumen, PT Surya Putra Barutama tidak melibatkan konsumen untuk menetapkan standar keandalan produk dan meneliti harapan konsumen di masa depan. Hal ini tentu dapat menyebabkan produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan keinginan konsumen karena yang mengetahui standar kualitas adalah konsumen, misalnya bagaimana standar ketebalan cat yang seharusnya dan pemasangan aksesoris yang benar. Selain itu, dengan tidak melakukan penelitian
terhadap harapan konsumen di masa depan akan menyebabkan perusahaan kesulitan dalam melakukan perencanaan dan pengembangan produk.
Berkaitan dengan dimensi internal learn practices, hasil penelitian menunjukkan PT Surya Putra Barutama tidak secara kontinu mengadakan program pengembangan kualitas, tidak menggunakan sistem produksi “pull”. Ke depannya perusahaan perlu memiliki program pengembangan kualitas yang terencana dan tersusun sistematis, namun harus diikuti dengan peningkagtan skill yang dimiliki oleh karyawan dengan melakukan pelatihan dan pengembangan.
Sehingga karyawan memiliki skill yang handal dan mendukung pengembangan kualitas yang dilakukan perusahaan. Untuk penggunaan sistem persediaan yang digunakan adalah sistem push, sehingga perusahaan memiliki beberapa bahan persediaan untuk proses produksi dan tidak harus menunggu seluruh bahan dari pemasok. Hal ini dapat meminimalkan terjadinya keterlambatan dalam proses produksi.
Berdasarkan analisis seven tools untuk delivery menunjukkan faktor keterlambatan pengiriman barang ke pelanggan paling banyak disebabkan menunggu sopir datang. Hal ini dikarenakan PT Surya Putra Barutama tidak menetapkan standar berapa lama waktu pengiriman dan melakukan estimasi waktu sopir harus kembali. Oleh karena itu, diperlukan perencanaan waktu estimasi pengiriman dan menentukan estimasi waktu sopir harus kembali sehingga tidak mengganggu proses pengiriman barang selanjutnya.
Heizer dan Render (2000, p.434) manajemen rantai pasokan (supply chain management) adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi dan produk akhir, serta pengiriman ke pelanggan. Dengan demikian proses pengiriman barang ke pelanggan termasuk dalam aktivitas supply chain management. Oleh karena itu, masih adnaya keterlambatan dalam pengiriman barang menunjukkan pelaksanaan supply chain management di PT Surya Putra Barutama masih belum berjalan dengan baik.
Berkaitan dengan kualitas menunjukkan kecacatan dalam proses produksi paling banyak disebabkan mengelas profil yang dirakit dan memasang hidrolis.
Setelah itu, ketika melakukan finishing dan pengecatan sesuai desain menjadi faktor selanjutnya yang menjadi penyebab kecacatan pada proses produksi.
Kemudian, dilanjutkan dengan memasang aksesoris sesuai dengan desain dan membuat plat menjadi tiang dan kolom. Oleh karena itu, dengan menggunakan diagram Fishbone dapat diambil solusi dalam mencegah permasalahn tersebut, misalnya dengan melakukan pelatihan dan pengawasan. Sedangkan untuk permasalahan yang terkait dengan komposisi bahan cat yang tidak sesuai sehingga tidak sesuai dengan warna yang diinginkan pelanggan maka perusahaan dapat melakukan tester warna terlebih dahulu.
4.4. Implikasi Penelitian
Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan faktor-faktor penentu keberhasilan implementasi supply chain management pada PT Surya Putra Barutama terdiri dari strategic supplier partnership, customer relationship marketing, information quality, internal lean practices, dan structural iniative.
Hal tersebut sesuai dengan lima dimensi supply chain management practices yang dikemukakan Wullur (2008), namun tidak semua indikator yang terdapat di dimensi-dimensi tersebut diterapkan pada PT Surya Putra Barutama.
Ada beberapa aktivitas yang tidak dilakukan oleh perusahaan, seperti memecahkan masalah bersama dengan pemasok, menolong pemasok meningkatkan kualitas produk mereka, dan melibatkan pemasok utama dalam aktivitas perencanaan dan secara aktif melibatkan pemasok utama dalam proses pengembangan produk baru. Oleh karena itu, ke depannya untuk mencapai keberhasilan dalam penerapan supply chain management PT Surya Putra Barutama perlu meningkatkan hubungan dengan pemasok.
Sebagaimana yang dikatakan oleh Heizer dan Render (2000, p.435) tujuan supply chain management adalah untuk membangun sebuah rantai yang terdiri dari para pemasok yang memusatkan perhatian untuk memaksimalkan nilai bagi pelanggan. Dengan demikian pemasok merupakan bagian dari aktivitas supply
chain management, karena perlu dilibatkan dalam aktivitas perusahaan seperti melibatkan pemasok utama dalam proses pengembangan produk baru.
Hasil penelitian menunjukkan PT Surya Putra Barutama tidak melakukan aktivitas meneliti harapan konsumen di masa depan dan melibatkan konsumen untuk menetapkan standar keandalan produk. Hal ini tentu tidak sesuai dengan pendapat Schroeder (2007, p189) bahwa tujuan supply chain management adalah mencapai tujuan kepuasan konsumen sekarang dan di masa depan. Oleh karena itu, PT Surya Putra Barutama perlu melibatkan konsumen dalam menetapkan standar keandalan produk agar produk yang dihasilkan perusahaan sesuai dengan yang diinginkan konsumen dan ada kepuasan dalam diri konsumen atas produk tersebut. Selain itu, PT Surya Putra Barutama perlu mengetahui harapan konsumen di masa mendatang dengan tujuan dapat mengetahui kebutuhan konsumen di masa mendatang sehingga akan memudahkan perusahaan dalam merancang strategi pemasaran yang tepat. Implikasi dari penelitian ini adalah perusahaan perlu mengetahui kepuasan dan harapan konsumen di masa mendatang yang dapat dilakukan dengan cara survei dengan menggunakan kuesioner.
Hasil penelitian menunjukkan PT Surya Putra Barutama tidak melakukan pengembangan kualitas secara berkala, padahal kualitas merupakan hal yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan dalam meningkatkan kepuasan konsumen dimana dengan melakukan pengembangan kualitas produk secara berkala maka produk yang dihasilkan memiliki keunggulan kompetitif dan mampu bersaing di pasaran. Oleh karena untuk mencapai keberhasilan implementasi supply chain management di PT Surya Putra Barutama diperlukan aktivitas pengembangan kualitas secara berkala karena seperti yang dikatakan Miguel dan Brito (2011) bahwa tujuan supply chain management diantaranta adalam meningkatkan keunggulan kompetitif. Keunggulan kompetitif dapat dicapai apabila perusahaan melakukan pengembangan kualitas secara berkala.
Hasil penelitian menunjukkan implementasi supply chain management di PT Surya Putra Barutama masih belum berjalan dengan baik karena masih adanya
permasalahan terkait dengan masalah keterlambatan pengiriman barang dan kecacatan dalam proses produksi. Padahal perusahaan mempunyai tanggung jawab untuk melakukan pengiriman produk ke konsumen tepat waktu. Seperti yang dikatakan oleh Sidarto (2008) perusahaan punya tanggung jawab terhadap seluruh rangkaian proses mulai dari perencanaan produk, sampai pada pengiriman konsumen akhir.
Untuk mengantisipasinya masalah keterlambatan pengiriman barangyang dikarenakan faktor menunggu sopir datang maka diperlukan schedule pengiriman, sehingga pihak perusahaan dapat mengatur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirim barang ke konsumen, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan agar sopir segera kembali.
Faktor lain yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang adalah karena terserrempet kendaraan lain, oleh karena itu dalam rekrutmen sopir, hendaknya perusahaan memprioritaskan sopir yang sudah berpengalaman dalam mengemudikan truk baik di dalam kota maupun luar kota.
Kemudian, terkait dengan faktor keterlambatan yang disebabkan masalah aki tidak ada setrum dan solar habis maka sebelum pengiriman hendaknya dilakukan pengecekan sehingga ketika pada saat pengiriman tidak ada kendala yang dapat menyebabkan terlambatnya pengiriman barang. Dengan demikian diperlukan perubahan pada standar operasional prosedur di mana tidak hanya dilakukan pengecekan terhadap pesanan produk namun juga pengecekan mesin kendaraan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 4.15. SOP Pengiriman Barang Sumber, olahan penulis
Berkaitan dengan masalah yang terkait dengan masalah kecacatan pada proses produksi maka pihak PT Surya Putra Barutama perlu menjalin kerjasama dengan pemasok untuk memecahkan masalah bersama terutama terkait dengan komposisi bahan yang tidak sesuai. Selain itu, agar produk yang dihasilkan PT Surya Putra Barutama sesuai dengan standar kualitas yang diinginkan oleh konsumen, maka diperlukan survei terhadap kepuasan konsumen dengan menggunakan kuesioner.
