RPP Menangani surat masuk dan keluar

(1)

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Menerima dan mendistribusikan surat masuk  Menjelaskan pengertian surat masuk dan

surat keluar.

 Menyebutkan kerugian dari penanganan surat yang tidak baik.

 Menyebutkan manfaat dari penanganan surat yang baik.

 Menyebutkan dan menjelaskan dua pola kegiatan administrasi.

 Menyebutkan dan menjelaskan

perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

 Menjelaskan beberapa sistem/cara pengurusan surat.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.  Menjelaskan pengertian kartu kendali.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk penting.

 Menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk biasa.

 Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia.

A. Tujuan Pembelajaran

Setelah kegiatan belajar mengajar selesai diharapkan peserta didik dapat :

1. Menjelaskan pengertian surat masuk dan surat keluar.

▸ Baca selengkapnya: cara buat surat izin tidak masuk pramuka

(2)

4. Menyebutkan dan menjelaskan dua pola kegiatan administrasi.

5. Menyebutkan dan menjelaskan perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

6. Menjelaskan beberapa sistem/cara pengurusan surat.

7. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

8. Menjelaskan pengertian kartu kendali.

9. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk penting.

10. Menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk biasa.

11. Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia.

B. Materi Pokok Pembelajaran

 Pengertian surat masuk dan surat keluar.  Pola kegiatan administrasi.

 Perlengkapan dan penanganan surat.  Sistem pengurusan surat.

 Pengurusan surat masuk sistem buku agenda.  Pengurusan surat masuk sistem kartu kendali.

C. Metode Pembelajaran

Ceramah, demonstrasi, diskusi, dan praktik.

D. Kegiatan Pemelajaran  Pertemuan Ke-1

 Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan mengenai penerimaan dan pendistribusian surat masuk dalam suatu organisasi/perusahaan.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar.

▸ Baca selengkapnya: contoh buku mutasi siswa masuk dan keluar

(3)

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai kerugian dari penanganan surat yang tidak baik dan manfaat dari penanganan surat yang baik. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

c. Peserta didik menyebutkan kerugian dari penanganan surat yang tidak baik dan manfaat dari penanganan surat yang baik.  Penutup

Peserta didik diminta menjelaskan kembali mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar, serta menyebutkan kerugian dari penanganan surat yang tidak baik dan keuntungan dari penanganan surat yang baik.

 Pertemuan Ke-2  Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai dua pola kegiatan administrasi, yaitu pola sentralisasi dan pola desentralisasi. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling)

b. Peserta didik menyebutkan dua pola kegiatan administrasi.  Penutup

Peserta didik diminta menjelaskan kembali mengenai dua pola kegiatan administrasi.

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pola kegiatan administrasi.

 Inti

(4)

(materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

b. Peserta didik menyebutkan perlengkapan yang jarus disediakan dalam penanganan surat.

 Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali mengenai perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai tiga sistem pengurusan surat, yaitu sistem buku agenda, sistem kartu kendali, dan sistem takah (tata naskah). (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

b. Peserta didik menyebutkan tiga sistem pengurusan surat.  Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali tiga sistem pengurusan surat, yaitu sistem buku agenda, sistem kartu kendali, dan sistem takah (tata naskah).

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai sistem pengurusan surat.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

(5)

b. Peserta didik berlatih melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

 Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

Peserta didik diminta mengingat kembali prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai pengurusan surat masuk sistem kartu kendali. Antara lain mengenai pengertian kartu kendali, fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

b. Peserta didik menyebutkan fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali dalam pengurusan surat masuk.

 Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali menyebutkan fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali dalam pengurusan surat masuk.

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pengertian kartu kendali, fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali.

(6)

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai prosedur pengurusan surat masuk penting. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling). b. Peserta didik berlatih melakukan prosedur pengurusan surat

masuk penting.  Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali melakukan prosedur pengurusan surat masuk penting.

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai prosedur pengurusan surat masuk penting.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling). b. Peserta didik berlatih melakukan langkah-langkah pengurusan

surat masuk biasa.

 Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa.

Peserta didik mengingat kembali materi mengenai Menerima dan Mendistribusikan Surat Masuk.

 Inti

a. Peserta didik diminta untuk menyiapkan kertas ulangan dan peralatan tulis secukupnya di atas meja karena akan diadakan ulangan harian.

b. Peserta didik diberikan lembar soal ulangan harian.

(7)

c. Peserta didik diingatkan mengenai waktu pengerjaan soal ulangan harian, serta diberi peringatan bahwa akan ada sanksi bila menyontek.

d. Guru mengumpulkan kertas ulangan jika waktu pengerjaan soal ulangan harian telah selesai.

 Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari materi bab selanjutnya, yaitu Menerima dan Mendistribusikan Surat Keluar.

E. Alat/Bahan/Sumber Belajar  Alat :

 Format kartu kendali.

 Buku agenda.

 Buku ekspedisi.

 Stempel agenda.

 Format konsep surat.

 Komputer.

 Internet.

 Printer.

 Sumber Belajar :

 Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling).

 Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat.

 buku-buku kearsipan.

 Buku-buku yang berkaitan dengan internet.

F. Penilaian  Teknik :

 Tes Tertulis,

 Tes Praktik,

 Tes Perbuatan,

 Tugas-tugas,

 Observasi .

(8)

 Pilihan Ganda,

 Benar-Salah,

 Isian,

 Esai,

 Aktivitas,

 Skala Sikap.

 Contoh Instrumen:

1. PT Sakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat . . . .

a. masuk d. biasa

b. keluar e. rahasia

c. penting

2. B - S Kolom indeks terdapat di buku angenda

3. Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian dan penyimpanan surat disebut ...

4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda? Berikan keterangannya secara singkat!

5. Aktivitas ini Anda lakukan secara berpasangan dengan teman sebangku Anda. Jika ada yang tidak mendapat pasangan dapat bergabung dengan pasangan lain. Kerjakanlah instruksi-instruksi berikut.

a. Setiap orang membuat surat (jenis surat, bentuk surat, nama perusahaan tentukan sendiri). Surat ditujukan kepada perusahaan teman yang menjadi pasangan Anda. Surat diketik komputer.

Berikanlah surat tersebut kepada teman Anda. Selanjutnya surat yang Anda terima dari teman diproses dengan menggunakan sistem buku agenda. Proseslah surat tersebut sesuai dengan tata cara menangani surat masuk sistem buku agenda. Format-format yang dibutuhkan disiapkan dengan rapi diketik komputer. Isilah format-format tersebut menggunakan pulpen hitam, dengan rapi dan benar.

(9)

Mengetahui, Kepala Sekolah

ASEP DARJAT WM, S.Pd., MM

Cianjur, ……

……… 2013 Guru Mata Pelajaran

Produktif Administrasi Perkantoran

(10)

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Menerima dan mendistribusikan surat keluar

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda.  Menjelaskan dan melakukan prosedur

pengurusan surat keluar penting.

 Menyebutkan perbedaan sistem buku agenda dengan sistem kartu kendali.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar biasa.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar rahasia.

A. Tujuan Pembelajaran

1. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda.

2. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar penting.

3. Menyebutkan perbedaan sistem buku agenda dengan sistem kartu kendali.

4. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar biasa. 5. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar rahasia.

B. Materi Pokok Pembelajaran

 Pengurusan surat keluar sistem buku agenda.  Pengurusan surat keluar sistem kartu kendali.

C. Metode Pembelajaran

Ceramah, demonstrasi, diskusi, dan praktik

(11)

D. Kegiatan Pembelajaran  Pertemuan Ke-1 sd Ke-4

 Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan mengenai menerima dan mendistribusikan surat keluar.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai sebab adanya surat keluar.

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda. Prosedurnya antara lain yaitu pembuatan konsep, persetujuan konsep, pencatatan surat, pengetikan konsep surat, pemeriksaan pengetikan, penandatanganan surat, pemberian cap dinas, melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat, serta penyimpanan surat.

c. Peserta didik berlatih menangani surat keluar dengan menggunakan sistem buku agenda.

 Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali menangani surat keluar dengan menggunakan sistem buku agenda.

 Pertemuan Ke-5 sd Ke-8  Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pengurusan surat keluar sistem buku agenda.

 Inti

(12)

b. Peserta didik berlatih melakukan pengurusan surat keluar penting dan surat keluar biasa.

 Penutup

Peserta didik diminta mempraktikkan kembali melakukan pengurusan surat keluar penting dan surat keluar biasa.

Peserta didik mengingat kembali materi mengenai menerima dan mendistribusikan surat keluar.

 Inti

 Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari materi bab selanjutnya, yaitu Mengelola Surat yang Penting dan Harus Diterima Pada Hari yang Sama.

 Format kartu kendali.

 Buku agenda.

 Buku ekspedisi.

 Stempel agenda.

 Format konsep surat.

(13)

 Komputer.

 Internet.

 Printer.

 Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling).

 Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat.

 buku-buku kearsipan.

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tugas-tugas, Observasi

Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Benar-Salah, Isian, Esai, Aktivitas, Skala Sikap

Contoh Instrumen:

1. Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan, penandatanganan dan pengiriman surat merupakan bagian dari pengurusan surat . . . .

a. Masuk d. biasa

b. keluar e. rahasia

c. penting

2. B - S Konsep surat harus dibuat pimpinan.

3. Untuk pencatatan surat keluar penting dalam sistem kartu kendali menggunakan ...

4. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, dan jelaskan dengan singkat tepat!

(14)

Cianjur, ……

……… ………

(15)

Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

6 Jam × 45 Menit (3 Pertemuan)

Menangani surat masuk dan keluar (mail handling)

Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama

 Menyebutkan dan menjelaskan kategori surat penting.

 Menjelaskan pembagian surat.

 Menyebutkan dan menjelaskan beberapa jenis jasa pengiriman surat.

A. Tujuan Pemelajaran

1. Menyebutkan dan menjelaskan kategori surat penting. 2. Menjelaskan dan melakukan prosedur penerimaan surat.

3. Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pembukaan surat. 4. Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah penyortiran surat. 5. Menjelaskan pembagian surat.

6. Menyebutkan dan menjelaskan beberapa jenis jasa pengiriman surat.

(16)

C. Metode Pemelajaran

 Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan pentingnya mengelola surat yang penting.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai kategori surat penting.

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai penerimaan surat, 3 kelompok surat bisnis, dan langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

c. Peserta didik menyebutkan kategori surat penting dan 3 jenis surat, serta melakukan langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

 Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali kategori surat penting dan 3 jenis surat, serta melakukan langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

Peserta didik mengingat kembali mengenai kategori surat penting, jenis surat serta langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai langkah-langkah melakukan pembagian surat

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai jasa pengiriman surat. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

(17)

c. Peserta didik melakukan pembagian surat dalam perusahaan.  Penutup

Peserta didik diminta melakukan kembali pembagian surat dalam perusahaan.

Peserta didik mengingat kembali materi Mengelola Surat yang Penting dan Harus Diterima Pada Hari yang Sama

 Inti

 Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari materi bab selanjutnya, yaitu Mengelola dan mengirim E-Mail

 Buku agenda

 Buku ekspedisi

 Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling)

 Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat

 buku-buku kearsipan

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tugas-tugas, Observasi

Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Benar-Salah, Isian, Esai, Aktivitas, Skala Sikap

(18)

1. Orang (badan) yang mengirimkan barang pesanan disebut . . . .

3. Surat yang informasinya tidak ada pada surat lain, adalah ciri-ciri dari surat yang bersifat ...

4. Tuliskan prosedur proses penerimaan surat penting yang diterima dalam jumlah banyak!

5. Carilah sepuluh contoh surat dengan bermacam variasi, antara lain sebagai berikut.

a. Surat-surat bisnis b. Surat-surat dinas c. Surat lamaran kerja

d. Surat iklan, seperti brosur, katalog, prospektus

e. Surat undangan

Cianjur, ……

(19)

Kelas /

6 Jam × 45 Menit (3 Pertemuan)

Menangani surat masuk dan keluar (mail handling)

Mengelola dan mengirim E-Mail

 Menjelaskan dan menyebutkan keuntungan dan kelemahan surat-menyurat melalui E-Mail.  Menjelaskan dan melakukan prosedur

pengelolaan dan pengiriman surat E-Mail melalui aplikasi yahoomail.

A. Tujuan Pemelajaran

1. Menjelaskan dan menyebutkan keuntungan dan kelemahan surat-menyurat melalui E-Mail.

2. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengelolaan dan pengiriman surat E-Mail melalui aplikasi yahoomail.

B. Materi Pokok Pemelajaran

 Kelebihan dan kelemahan surat-menyurat melalui E-Mail.  Pengelolaan dan pengiriman surat melalui E-Mail.

C. Metode Pemelajaran

 Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan penggunaan surat elektronik (E-mail)dalam proses surat-menyurat.

 Inti

(20)

b. Peserta didik menyebutkan keuntungan dan kelemahan kegiatan surat-menyurat melalui E-Mail.

 Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali keuntungan dan kelemahan kegiatan surat-menyurat melalui E-Mail.

Peserta didik mengingat kembali mengenai kategori surat penting, jenis surat serta langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

 Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai langkah-langkah mengelola dan mengirim surat melalui E-Mail. (materi mengacu pada modul Menangani Surat Masuk dan Keluar (mail handling).

b. Peserta didik melakukan pengelolaan dan pengiriman surat melalui E-Mail.

 Penutup

Peserta didik diminta melakukan kembali pengelolaan dan pengiriman surat melalui E-Mail..

Peserta didik mengingat kembali materi Mengelola dan Mengirim E-Mail.

 Inti

(21)

 Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari seluruh materi pada semester 1 dan 2 untuk menghadapi ulangan akhir semester.

 Format konsep surat

 Komputer.

 nternet.

 Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling)

 Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tugas-tugas, Observasi.

Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Esai, Aktivitas, Skala Sikap. Contoh Instrumen:

1. Surat elektronik disebut juga . . . .

a. website d. e-mail

b. homepage e. milis

c. http

2. B - S Biaya surat-menyurat melalui E-Mail lebih murah dibandingkan dengan pos atau kurir.

3. Untuk menghapus E-Mail yang sudah tidak digunakan menggunakan ...

(22)

5. Buat dan ketiklah sebuah daftar harga barang yang dijual oleh PT ABC (nama barang dan harga tentukan sendiri) dan simpan dalam sebuah file dengan nama ABC Daftar Harga.

Cianjur, ……

……… ………