RPP Menangani surat masuk dan keluar

(1)

RENCANA PELAKSANAAN PEMELAJARAN (RPP)

Nama Sekolah : SMK BAKTI PENDIDIKAN

Mata Pelajaran : Administrasi Perkantoran Kelas/Semester : .... / 1

Program : Program Keahlian Administrasi Perkantoran

Standar Kompetensi : Merencanakan dan mengelola pertemuan/rapat Kompetensi Dasar : Menangani surat masuk dan keluar (mail handling)

Indikator:

 Menjelaskan pengertian surat masuk dan surat keluar.

 Menyebutkan kerugian dari penanganan surat yang tidak baik.

 Menyebutkan manfaat dari penanganan surat yang baik.

 Menyebutkan dan menjelaskan dua pola kegiatan administrasi.

 Menyebutkan dan menjelaskan perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

 Menjelaskan beberapa sistem/cara pengurusan surat.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

 Menjelaskan pengertian kartu kendali.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk penting.

 Menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk biasa.

 Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia.

Alokasi Waktu: 18 Jam × 45 Menit (9 Pertemuan)

A. Tujuan Pemelajaran

Setelah kegiatan belajar mengajar selesai diharapkan peserta didik dapat : 1. Menjelaskan pengertian surat masuk dan surat keluar.

▸ Baca selengkapnya: surat keluar osis

(2)

4. Menyebutkan dan menjelaskan dua pola kegiatan administrasi.

5. Menyebutkan dan menjelaskan perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

6. Menjelaskan beberapa sistem/cara pengurusan surat.

7. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

8. Menjelaskan pengertian kartu kendali.

9. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat masuk penting. 10. Menjelaskan prosedur pengurusan surat masuk biasa.

11. Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia.

B. Materi Pokok Pemelajaran

 Pengertian surat masuk dan surat keluar.

 Pola kegiatan administrasi.

 Perlengkapan dan penanganan surat.

 Sistem pengurusan surat.

 Pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

 Pengurusan surat masuk sistem kartu kendali.

C. Metode Pemelajaran

Ceramah, demonstrasi, diskusi, dan praktik.

D. Kegiatan Pemelajaran Pertemuan Ke-1

Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan mengenai penerimaan dan pendistribusian surat masuk dalam suatu organisasi/perusahaan.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar.

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai kerugian dari penanganan surat yang tidak baik dan manfaat dari penanganan surat yang baik.

▸ Baca selengkapnya: contoh surat izin keluar sekolah untuk guru

(3)

c. Peserta didik menyebutkan kerugian dari penanganan surat yang tidak baik dan manfaat dari penanganan surat yang baik.

Penutup

Peserta didik diminta menjelaskan kembali mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar, serta menyebutkan kerugian dari penanganan surat yang tidak baik dan keuntungan dari penanganan surat yang baik.

Pertemuan Ke-2

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pengertian surat masuk dan surat keluar.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai dua pola kegiatan administrasi, yaitu pola sentralisasi dan pola desentralisasi.

.9).

b. Peserta didik menyebutkan dua pola kegiatan administrasi.

Penutup

(4)

Pertemuan Ke-3

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pola kegiatan administrasi.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

.9 sd 11).

b. Peserta didik menyebutkan perlengkapan yang jarus disediakan dalam penanganan surat.

Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali mengenai perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

Pertemuan Ke-4

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai perlengkapan yang harus disediakan dalam penanganan surat.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai tiga sistem pengurusan surat, yaitu sistem buku agenda, sistem kartu kendali, dan sistem takah (tata naskah).

.11).

b. Peserta didik menyebutkan tiga sistem pengurusan surat.

Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali tiga sistem pengurusan surat, yaitu sistem buku agenda, sistem kartu kendali, dan sistem takah (tata naskah).

Pertemuan Ke-5

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai sistem pengurusan surat.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

(5)

b. Peserta didik berlatih melakukan prosedur pengurusan surat masuk sistem buku

Peserta didik diminta mengingat kembali prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai pengurusan surat masuk sistem kartu kendali. Antara lain mengenai pengertian kartu kendali, fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali.

.16 sd 17).

b. Peserta didik menyebutkan fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali dalam pengurusan surat masuk.

Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali menyebutkan fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali dalam pengurusan surat masuk.

Pertemuan Ke-7

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pengertian kartu kendali, fungsi, serta keuntungan menggunakan kartu kendali.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai prosedur pengurusan surat masuk penting.

.17 sd 21).

b. Peserta didik berlatih melakukan prosedur pengurusan surat masuk penting.

Penutup

(6)

Pertemuan Ke-8

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai prosedur pengurusan surat masuk penting.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa.

.21 sd 23).

b. Peserta didik berlatih melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa. Penutup

Peserta didik diminta berlatih kembali melakukan langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa.

Pertemuan Ke-9

Pembuka

Peserta didik mengingat kembali materi mengenai Menerima dan Mendistribusikan Surat Masuk.

Inti

a. Peserta didik diminta untuk menyiapkan kertas ulangan dan peralatan tulis secukupnya di atas meja karena akan diadakan ulangan harian.

b. Peserta didik diberikan lembar soal ulangan harian.

c. Peserta didik diingatkan mengenai waktu pengerjaan soal ulangan harian, serta diberi peringatan bahwa akan ada sanksi bila menyontek.

d. Guru mengumpulkan kertas ulangan jika waktu pengerjaan soal ulangan harian telah selesai.

Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari materi bab selanjutnya, yaitu Menerima dan Mendistribusikan Surat Keluar.

E. Alat/Bahan/Sumber Belajar

Alat : - Format kartu kendali. - Buku agenda.

(7)

- Format konsep surat.

- Komputer.

- Internet.

-Printer.

Sumber Belajar : - Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling), karangan Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty hal. 8 sd 26.

- Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat. - buku-buku kearsipan.

- Buku-buku yang berkaitan dengan internet.

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tes Perbuatan, Tugas-tugas, Observasi .

Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Benar-Salah, Isian, Esai, Aktivitas, Skala Sikap. Contoh Instrumen:

1. PT Sakula membalas surat dari PT Sadewa yang menerangkan bahwa direktur utama tidak bisa mengikuti kegiatan pameran. Surat PT Nakula tersebut bagi PT Sadewa merupakan surat . . . .

a. masuk d. biasa

b. keluar e. rahasia

c. penting

2. B - S Kolom indeks terdapat di buku angenda

3. Lembar isian untuk pencatatan, penyampaian dan penyimpanan surat disebut ... 4. Bagaimana prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda? Berikan

keterangannya secara singkat!

5. Aktivitas ini Anda lakukan secara berpasangan dengan teman sebangku Anda. Jika ada yang tidak mendapat pasangan dapat bergabung dengan pasangan lain. Kerjakanlah instruksi-instruksi berikut.

a. Setiap orang membuat surat (jenis surat, bentuk surat, nama perusahaan tentukan sendiri). Surat ditujukan kepada perusahaan teman yang menjadi pasangan Anda. Surat diketik komputer.

(8)

Format-format yang dibutuhkan disiapkan dengan rapi diketik komputer. Isilah format-format tersebut menggunakan pulpen hitam, dengan rapi dan benar.

Jakarta, ...

Mengetahui, Guru Mata Pelajaran Administrasi Perkantoran Kepala Sekolah

____________________ ______________________

(9)

Standar Kompetensi : Menangani surat masuk dan keluar (mail handling) Kompetensi Dasar : Menerima dan mendistribusikan surat keluar

Indikator:

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar penting.

 Menyebutkan perbedaan sistem buku agenda dengan sistem kartu kendali.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar biasa.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar rahasia.

Setelah kegiatan belajar mengajar selesai diharapkan peserta didik dapat :

1. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda.

2. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar penting. 3. Menyebutkan perbedaan sistem buku agenda dengan sistem kartu kendali. 4. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar biasa. 5. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengurusan surat keluar rahasia.

 Pengurusan surat keluar sistem buku agenda.

(10)

Ceramah, demonstrasi, diskusi, dan praktik

Pertemuan Ke-1 sd Ke-4

Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan mengenai menerima dan mendistribusikan surat keluar.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai sebab adanya surat keluar.

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda. Prosedurnya antara lain yaitu pembuatan konsep, persetujuan konsep, pencatatan surat, pengetikan konsep surat, pemeriksaan pengetikan, penandatanganan surat, pemberian cap dinas, melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat, serta penyimpanan surat.

.27 sd 31).

Pertemuan Ke-5 sd Ke-8

Pembuka

Peserta didik diminta mengingat kembali mengenai pengurusan surat keluar sistem buku agenda.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai pengurusan surat keluar sistem kartu kendali. Diantaranya mengenai prosedur pengurusan surat keluar penting, dan prosedur pengurusan surat biasa.

.32 sd 35).

b. Peserta didik berlatih melakukan pengurusan surat keluar penting dan surat keluar biasa.

(11)

Peserta didik diminta mempraktikkan kembali melakukan pengurusan surat keluar penting dan surat keluar biasa.

Pertemuan Ke-9

Pembuka

Peserta didik mengingat kembali materi mengenai menerima dan mendistribusikan surat keluar.

Inti

Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari materi bab selanjutnya, yaitu Mengelola Surat yang Penting dan Harus Diterima Pada Hari yang Sama.

Alat : - Format kartu kendali. - Buku agenda.

- Buku ekspedisi. - Stempel agenda.

- Format konsep surat.

- Komputer.

- Internet.

-Printer.

- Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat. - buku-buku kearsipan.

(12)

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tugas-tugas, Observasi

Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Benar-Salah, Isian, Esai, Aktivitas, Skala Sikap Contoh Instrumen:

1. Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan, penandatanganan dan pengiriman surat merupakan bagian dari pengurusan surat . . . .

a. Masuk d. biasa

b. keluar e. rahasia

c. penting

2. B - S Konsep surat harus dibuat pimpinan.

3. Untuk pencatatan surat keluar penting dalam sistem kartu kendali menggunakan ... 4. Tuliskan prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda, dan jelaskan dengan

singkat tepat!

5. Aktivitas ini berkaitan dengan aktivitas yang telah Anda lakukan pada Kegiatan Belajar 1 (menerima dan mendistribusikan surat masuk). Balaslah surat yang Anda terima dari teman yang menjadi pasangan Anda. Kemudian ikuti instruksinya.

Jakarta, ...

____________________ ______________________

(13)

Standar Kompetensi : Menangani surat masuk dan keluar (mail handling) Kompetensi Dasar : Mengelola surat yang penting dan harus diterima

pada hari yang sama

Indikator:

 Menyebutkan dan menjelaskan kategori surat penting.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur penerimaan surat.

 Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pembukaan surat.

 Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah penyortiran surat.

 Menjelaskan pembagian surat.

 Menyebutkan dan menjelaskan beberapa jenis jasa pengiriman surat.

Setelah kegiatan belajar mengajar selesai diharapkan peserta didik dapat : 1. Menyebutkan dan menjelaskan kategori surat penting.

2. Menjelaskan dan melakukan prosedur penerimaan surat.

3. Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah pembukaan surat. 4. Menjelaskan dan melakukan langkah-langkah penyortiran surat. 5. Menjelaskan pembagian surat.

6. Menyebutkan dan menjelaskan beberapa jenis jasa pengiriman surat.

 Kategori surat penting.

(14)

 Pemilihan jasa pengiriman.

Ceramah, demonstrasi, diskusi, dan praktik.

Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan pentingnya mengelola surat yang penting.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai kategori surat penting. b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai penerimaan surat, 3

kelompok surat bisnis, dan langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat. .39 sd 41).

c. Peserta didik menyebutkan kategori surat penting dan 3 jenis surat, serta melakukan langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali kategori surat penting dan 3 jenis surat, serta melakukan langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

Pertemuan Ke-2

Pembuka

Peserta didik mengingat kembali mengenai kategori surat penting, jenis surat serta langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai langkah-langkah melakukan pembagian surat

b. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai jasa pengiriman surat. .41 sd 42).

c. Peserta didik melakukan pembagian surat dalam perusahaan.

Penutup

Peserta didik diminta melakukan kembali pembagian surat dalam perusahaan.

(15)

Pembuka

Peserta didik mengingat kembali materi Mengelola Surat yang Penting dan Harus Diterima Pada Hari yang Sama

Inti

Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari materi bab selanjutnya, yaitu Mengelola dan mengirim E-Mail

Alat : - Buku agenda

- Buku ekspedisi

Sumber Belajar : - Modul Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling), karangan Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyetty hal. 39 sd 46

- Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat - buku-buku kearsipan

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tugas-tugas, Observasi

Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Benar-Salah, Isian, Esai, Aktivitas, Skala Sikap Contoh Instrumen:

1. Orang (badan) yang mengirimkan barang pesanan disebut . . . .

a. kantor cabang d. mitra kerja

a. pemasok e. kurir

(16)

2. B - S Surat penting mendapatkan prioritas utama dalam penanganannya.

3. Surat yang informasinya tidak ada pada surat lain, adalah ciri-ciri dari surat yang bersifat ...

4. Tuliskan prosedur proses penerimaan surat penting yang diterima dalam jumlah banyak!

5. Carilah sepuluh contoh surat dengan bermacam variasi, antara lain sebagai berikut.

a. Surat-surat bisnis b. Surat-surat dinas c. Surat lamaran kerja

d. Surat iklan, seperti brosur, katalog, prospektus e. Surat undangan

Jakarta, ...

____________________ ______________________

(17)

Standar Kompetensi : Menangani surat masuk dan keluar (mail handling) Kompetensi Dasar : Mengelola dan mengirim E-Mail

Indikator:

 Menjelaskan dan menyebutkan keuntungan dan kelemahan surat-menyurat melalui E-Mail.

 Menjelaskan dan melakukan prosedur pengelolaan dan pengiriman surat E-Mail melalui aplikasi yahoomail.

Setelah kegiatan belajar mengajar selesai diharapkan peserta didik dapat :

1. Menjelaskan dan menyebutkan keuntungan dan kelemahan surat-menyurat melalui E-Mail.

2. Menjelaskan dan melakukan prosedur pengelolaan dan pengiriman surat E-Mail

melalui aplikasi yahoomail.

 Kelebihan dan kelemahan surat-menyurat melalui E-Mail.

 Pengelolaan dan pengiriman surat melalui E-Mail.

(18)

Pembuka

Peserta didik dan guru mendiskusikan penggunaan surat elektronik (E-mail)dalam proses surat-menyurat.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai keuntungan dan kekurangan kegiatan surat-menyurat melalui surat elektronik (E-mail).

.47).

b. Peserta didik menyebutkan keuntungan dan kelemahan kegiatan surat-menyurat melalui E-Mail.

Penutup

Peserta didik diminta menyebutkan kembali keuntungan dan kelemahan kegiatan surat-menyurat melalui E-Mail.

Pertemuan Ke-2

Pembuka

Peserta didik mengingat kembali mengenai kategori surat penting, jenis surat serta langkah-langkah pembukaan surat dan penyortiran surat.

Inti

a. Peserta didik menyimak penjelasan guru mengenai langkah-langkah mengelola dan mengirim surat melalui E-Mail.

.47 sd 54).

b. Peserta didik melakukan pengelolaan dan pengiriman surat melalui E-Mail.

Penutup

Peserta didik diminta melakukan kembali pengelolaan dan pengiriman surat melalui E-Mail..

Pertemuan Ke-3

Pembuka

(19)

Penutup

Peserta didik diingatkan untuk mempelajari seluruh materi pada semester 1 dan 2 untuk menghadapi ulangan akhir semester.

Alat : - Format konsep surat.

- Komputer.

- Internet.

- Buku-buku yang berkaitan dengan surat-menyurat. - Buku-buku yang berkaitan dengan internet.

F. Penilaian

Teknik: Tes Tertulis, Tes Praktik, Tugas-tugas, Observasi. Bentuk Instrumen: Pilihan Ganda, Esai, Aktivitas, Skala Sikap. Contoh Instrumen:

1. Surat elektronik disebut juga . . . .

a. website d. e-mail

b. homepage e. milis

c. http

2. B - S Biaya surat-menyurat melalui E-Mail lebih murah dibandingkan dengan pos atau kurir.

3. Untuk menghapus E-Mail yang sudah tidak digunakan menggunakan ...

(20)

5. Buat dan ketiklah sebuah daftar harga barang yang dijual oleh PT ABC (nama barang dan harga tentukan sendiri) dan simpan dalam sebuah file

dengan nama ABC Daftar Harga.

Jakarta, ...

____________________ ______________________