S PKR 1103172 Chapter1

(1)

Sri Wulan Damayanti, 2015

PENGARUH EFEKTIVITAS PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI DI DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Kantor menurut Sastradipoera (2007, hlm. 149) merupakan “keseluruhan

ruang tempat berlangsungnya kegiatan pengolahan data agar menjadi informasi untuk

pembuatan keputusan dan perawatan aktiva.” Pelaksanaan pekerjaan dalam suatu

kantor sangatlah beragam sehingga dalam prakteknya menurut Sastradipoera (2007,

hlm. 149) “kantor dapat dikatakan dalam arti statis yakni ruang tempat kegiatan

berlangsung, sedangkan kantor dapat dikatakan dinamis yakni kegiatan yang

berlangsung yang merupakan unsur kerja yang ada dalam suatu organisasi.”

Sebuah kantor yang bergerak baik dalam bidang pemerintahan, pendidikan

maupun swasta mempunyai pekerjaan yang berbeda-beda sesuai dengan tugas pokok

dan fungsi bidangnya. Namun, terdapat satu pekerjaan yang hampir setiap kantor

melakukannya yaitu pekerjaan yang berkaitan dengan administrasi. Administrasi

merupakan pekerjaan dalam mengelola berkas-berkas atau dokumen mulai dari

pembuatan sampai dengan pengarsipannya. Pengarsipan sangatlah beragam sehingga

pengelolaan arsip terbagi menjadi dua yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Menurut

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa:

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, dimana dalam arsip dinamis terbagi lagi menjadi menjadi dua yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi, sedangkan arsip inaktif merupakan arsip yang penggunaannya telah menurun sehingga kegunaannya sering dijadikan sebagai referensi pengetahuan dalam suatu kantor.

Pengelolaan arsip dinamis perlu untuk diperhatikan, karena melalui

pengelolaan arsip dinamis yang baik maka akan menjadi sumber informasi yang baik

(2)

arsip dinamis maka dibutuhkan suatu indikator penilaian yang dapat mengukur

keberhasilan pengelolaan arsip dinamis tersebut. Indikator dalam penilaian tersebut

biasanya menggunakan hasil yang efektif dan efisien. Menurut Bangun (2008, hlm. 4)

menyebutkan bahwa “efektif berarti melakukan sesuatu sesuai dengan yang

diharapkan, sedangkan efisiensi berarti mencapai sesuatu dengan mengeluarkan biaya

kecil.”

Berdasarkan pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa efektif dan

efisien dapat tercapai apabila pekerjaan yang dilakukan oleh petugas pengelola arsip

dinamis dapat mengerjakan pekerjaannya dengan benar dan memenuhi standar

pekerjaan yang baik yakni dapat dipertanggungjawabkan serta dilakukan dalam

waktu, tenaga dan biaya terkecil namun dapat memperoleh hasil yang optimal. Salah

satu kantor yang dituntut untuk dapat bekerja secara efisien adalah Direktorat Sumber

Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia (SDM UPI).

Direktorat Sumber Daya Manusia adalah unsur pembantu Pimpinan

Universitas di bidang sumber daya manusia yang berada di bawah dan

bertanggungjawab kepada Rektor dan pembinaannya dilakukan oleh Wakil Rektor

bidang Keuangan, Sumberdaya, Usaha dan Administrasi Umum. Direktorat Sumber

Daya Manusia berperan untuk menyelenggarakan dan mengkoordinasikan kegiatan

pengadaan dan pengembangan SDM, pemberdayaan dan pemeliharaan SDM serta

remunerasi dan kesejahteraan SDM.

Berdasarkan tugas pokok dan fungsinya, maka Direktorat SDM UPI

mempunyai peranan penting dalam membantu Universitas, oleh karena itu

pengelolaan arsipnya perlu untuk diperhatikan karena akan berkaitan dengan data

sumber daya manusia baik pegawai dosen dan pegawai non dosen yang dibutuhkan

oleh Universitas. Adapun jenis berkas yang dikelola oleh Direktorat SDM UPI adalah

(3)

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu Tabel 1.1

Jenis Berkas Direktorat SDM UPI

No Jenis Berkas

1 Laporan

2 Surat Keputusan (SK)

3 Surat Izin

4 Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

5 Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT)

6 Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan (SPMJ)

7 Presensi Pegawai Direktorat SDM UPI

8 Data Dosen

9 Data Tenaga Administrasi

10 Data Kenaikan Pangkat

Sumber: Direktorat SDM UPI

Berdasarkan jenis berkas tersebut yang beragam maka pengelolaannya pun

dilakukan oleh masing-masing bagian sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

Adapun dalam pembuatan berkas tersebut dilakukan secara berkala dan dari berkas

tersebut dilakukan pengarsipannya sesuai dengan kebutuhan berdasarkan waktunya

sehingga pencapaian kerja pengelolaan kegiatan arsipnya dapat dilihat seperti tabel

dibawah ini:

Tabel 1.2

Pencapaian Kerja Kegiatan Penyusunan dan Pengelolaan Data Pegawai Dosen dan Non Dosen Direktorat SDM UPI

No Uraian Kegiatan Tahun (%)

2010 2011 2012 2013 2014

1 Menyusun berkas yang berkaitan

(4)

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu 2 Mengelompokkan data pegawai

berdasarkan pangkat, golongan

4 Menempatkan data pegawai

dalam daftar urut kepangkatan

dari daftar susunan pegawai.

86 85 87 87 88

5 Menyusun berkas dalam

kegiatan kantor 80 80 81 82 83

6 Membukukan data pegawai dan

menginput database pegawai. 87 87 88 89 90

7 Penyimpanan berkas atau arsip

biasa, penting dan rahasia. 82 83 81 83 83

kegiatan penyusunan dan pengelolaan data pegawai dosen dan non dosen Direktorat

SDM UPI mengalami kenaikan dan penurunan secara fluktuatif, hal ini terlihat dari

setiap poin kegiatan yang jika dilihat secara satu persatu perolehan presentase

kerjanya terkadang mengalami kenaikan dan penurunan secara fluktuatif.

Berdasarkan tabel 1.2 di atas, maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan

pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI mengalami

(5)

dicapai setiap tahunnya mengalami perubahan yang terkadang naik dan turun

sehingga dari angka tersebut bisa dilihat untuk penilaian rentang toleransi kinerja

pegawai sebagai berikut:

Tabel 1.3

Rentang Toleransi Kinerja Pegawai Direktorat SDM UPI

Rentang (%) Keterangan

<50 Sangat tidak tercapai

50 – 65 Tidak tercapai

65 – 85 Sedang

85 – 100 Tercapai

Tabel 1.3 di atas menjelaskan bahwa Direktorat SDM UPI dalam mengukur

kerja pegawainya mempunyai angka rentang toleransi kinerja beserta kategori

keterangannya. Berdasarkan tabel tersebut, maka jika dikaitkan dengan tabel 1.2

sebelumnya dapat disimpulkan bahwa rata-rata kinerja pegawai Direktorat SDM UPI

mampu melaksanakan tugasnya dalam jumlah 82 - 84 % dan angka tersebut

menunjukkan pada keterangan sedang, yang mana dalam hal ini masih ada beberapa

tugas yang terkadang belum selesai dikerjakan sesuai dengan targetnya sehingga

belum mencapai pada hasil keterangan tercapai. Oleh karena itu, keadaan seperti ini

perlu ditemukan pemecahan masalahnya sehingga efisiensi kerja pegawai dapat

terlaksana dengan baik dan sesuai dengan harapannya.

Guna menunjang sebuah efisiensi kerja maka pengelolaan sebuah arsip

sangatlah perlu untuk diperhatikan. Efektivitas dalam pengelolaan sebuah arsip salah

satunya bisa dilihat dari adanya SOP (Standar Operasional Prosedur). Melalui sebuah

SOP, maka segala kegiatan sebuah pekerjaan dapat dikerjakan secara sistematis dan

terstruktur sehingga setiap arahan pekerjaan pun dapat jelas dikerjakan dan akan

menunjang tertibnya administrasi sebuah instansi. Namun, kenyataan di lapangan

(6)

SOP yang baku untuk digunakan dalam mengelola sebuah arsip sehingga hal ini

menjadi suatu permasalahan dalam hal pengelolaan sebuah arsip.

Adapun pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI masih

menggunakan manual belum sepenuhnya berbasis elektronik, penyimpanannya

didukung dengan sistem kearsipan berdasarkan abjad. Penyimpanan secara manual

mengakibatkan akan memakan ruangan atau tempat yang banyak dikarenakan arsip

berupa hardfile. Sementara itu, alur pengelolaan arsip Direktorat SDM UPI secara

manual adalah sebagai berikut:

Gambar 1.1

Alur Pengelolaan Arsip Direktorat SDM UPI secara Manual

Gambar 1.1 di atas merupakan alur pengelolaan arsip di Direktorat SDM UPI

secara manual, pada gambar tersebut dijelaskan bahwa dokumen masuk dari berbagai

pihak baik internal maupun eksternal Universitas. Setelah dokumen diterima, maka

dokumen tersebut dicatat sebagai dokumen masuk kemudian diklasifikasi

berdasarkan kepentingannya untuk diproses lebih lanjut dan apabila sudah selesai

maka langsung diarsipkan secara hardfile.

Sementara itu, untuk arsip keluar yang dibuat oleh Direktorat SDM UPI

ketika dokumen itu dibuat langsung diproses sesuai dengan kepentingannya dan

setelah dokumen tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan maka salinannya

(7)

untuk penyimpanan arsip yang berupa hardfile maka Direktorat SDM UPI melakukan

penyimpanan secara komputerisasi. Adapun alur pengelolaan arsip Direktorat SDM

UPI secara komputerisasi adalah sebagai berikut:

Gambar 1.2

Pengelolaan Arsip Direktorat SDM UPI secara Komputerisasi

Gambar 1.2 di atas merupakan alur pengelolaan arsip di Direktorat SDM UPI

secara komputerisasi, pada gambar tersebut dijelaskan bahwa dokumen masuk dari

berbagai pihak baik internal maupun eksternal Universitas. Setelah dokumen

diterima, kemudian dokumen tersebut di scan dan diklasifikasi untuk diproses sesuai

dengan kepentingannya kemudian di arsipkan dalam bentuk softfile. Adapun untuk

dokumen keluar yang dibuat oleh Direktorat SDM UPI ketika dokumen tersebut

selesai dibuat maka diproses sesuai dengan kepentingannya kemudian diarsipkan

dalam bentuk softfile.

Pengarsipan yang dilakukan oleh Direktorat SDM UPI baik secara manual

(8)

meskipun pada prakteknya terkadang ada arsip yang hilang sehingga upaya yang

dilakukan untuk menghadapi permasalahan tersebut biasanya Direktorat SDM UPI

ketika sebuah arsip tersebut selesai diproses maka tembusannya disampaikan kepada

yang bersangkutan sehingga masing-masing pihak yang bersangkutan mempunyai

arsip.

Guna menunjang hasil yang efisien, maka pengelolaan arsip dinamis perlu

didukung oleh beberapa hal lain seperti dalam pengelolaannya membutuhkan tempat

atau ruangan yang cukup dalam arti mampu menampung semua arsip dinamis dalam

bentuk hardfile dan mengaplikasikan pula sistem komputerisasi secara keseluruhan,

sistem pengelolaan arsip yang tepat dan SDM yang paham akan pengelolaan arsip

dinamis tersebut. Namun, dukungan teknis tersebut tidak tersedia di Direktorat SDM

UPI karena berdasarkan wawancara pra-penelitian di lapangan menunjukkan bahwa

SDM yang mengelola arsip kurang memahami tentang ilmu kearsipan dan tempat

atau ruangan Direktorat SDM UPI tidak terlalu luas sehingga tidak bisa menampung

semua arsip dinamis tersebut.

Selain itu, aplikasi sistem komputerisasi pun belum secara menyeluruh

dilakukan sehingga arsip sering menumpuk dalam bentuk hardfile, sistem

pengelolaan arsip yang berbeda-beda antar pegawai yang ada di Direktorat SDM UPI,

terlebih ketika adanya pergantian pegawai yang menangani arsip tersebut sehingga

dalam hal ini akan menyulitkan dalam pengelolaan arsip dinamis. Tidak hanya itu,

SDM yang mengalami pergantian tidak selamanya paham akan pengelolaan arsip

dinamis yang sesuai dengan prosedur dalam mencapai hasil yang efisien sehingga

pengelolaan arsip tidak tersusun dengan baik dan menyulitkan ketika dicari untuk

sebuah kebutuhan sehingga kearsipan yang ada di Direktorat SDM UPI belumlah

mencapai hasil yang efektif.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis bermaksud mengkaji dan

menganalisis secara mendalam dalam sebuah penelitian yang berjudul “Pengaruh

(9)

Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Pendidikan Indonesia (SDM UPI).”

1.2 Rumusan Masalah Penelitian

Masalah efisiensi kerja di Direktorat SDM UPI khususnya dalam pengelolaan

arsip dinamis merupakan salah satu aspek penting yang perlu untuk diperhatikan

guna menciptakan lingkungan kerja yang baik. Oleh karena itu, perlu adanya suatu

pendekatan tertentu terhadap pengelolaan arsip dinamis dalam rangka menciptakan

lingkungan kerja yang efisien. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi efisiensi

kerja, diantaranya dapat dilihat dari segi waktu, biaya dan tempat.

Berdasarkan beberapa faktor tersebut, maka pada saat pelaksanaan kerjanya

haruslah diperhatikan guna mencapai hasil yang baik. Sementara itu, sebuah

efektivitas pun harus diperhatikan pula, karena melalui sebuah efektivitas maka

sebuah efisiensi kerja akan mudah tercapai. Oleh karena itu, dalam peneliitian ini

akan membatasi penelitian dengan permasalahan efektivitas pengelolaan arsip

dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai. Kondisi efektivitas pengelolaan arsip

dinamis terhadap efisiensi kerja pegawai harus segera ditanggulangi mengingat

apabila tidak, maka mempengaruhi kelancaran kinerja suatu organisasi. Oleh karena

itu, dalam penelitian ini diambil beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana gambaran umum efektivitas pengelolaan arsip dinamis di Direktorat

SDM UPI?

2. Bagaimana tingkat efisiensi kerja pegawai Direktorat SDM UPI dalam hal

pengelolaan arsip dinamis?

3. Adakah pengaruh efektivitas pengelolaan arsip dinamis terhadap efisiensi kerja

(10)

Universitas Pendidikan Indonesia | repository.upi.edu | perpustakaan.upi.edu 1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan umum dari penelitian ini adalah untuk memperoleh pengetahuan dan

melakukan kajian secara ilmiah tentang pengaruh pengelolaan arsip dinamis terhadap

efisiensi kerja pegawai di Direktorat SDM UPI, sedangkan secara khusus tujuan yang

ingin dicapai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui bagaimana efektivitas pengelolaan arsip dinamis yang dilakukan oleh

Direktorat SDM UPI.

2. Mengetahui bagaimana tingkat efisiensi kerja pegawai Direktorat SDM UPI

dalam hal pengelolaan arsip dinamis.

3. Mengetahui adakah pengaruh efektivitas pengelolaan arsip dinamis terhadap

efisiensi kerja pegawai di di Direktorat SDM UPI.

1.4 Manfaat/Signifikansi Penelitian

Penelitian ini akan memberikan dua macam kegunaan yaitu:

1. Kegunaan teoritis dari hasil penelitian ini akan memberikan sumbangan

pengetahuan tentang pengelolaan arsip dinamis. Temuan-temuan ini dapat

dijadikan bahan pengembangan teoritis atau dijadikan bahan kajian untuk

mengkaji berbagai teori pengelolaan arsip yang selama ini telah terakumulasi

sehingga dapat melahirkan kembali temuan ilmiah yang lebih produktif untuk

menghasilkan tujuan yang efektif dan efisien.

2. Kegunaan praktis diantaranya:

a. sebagai bahan informasi bagi Direktur SDM UPI untuk dapat memahami

tentang pengelolaan arsip sehingga dapat dikembangkan model pendekatan

pengelolaan arsip dinamis untuk mengembangkan kinerja pegawai yang

(11)

b. sebagai sumbangan pemikiran bagi Direktur SDM UPI mengenai pelaksanaan

pengelolaan arsip dinamis terhadap tingkat efisiensi kerja pegawai.

c. sebagai bahan bagi pembaca atau pihak lain yang membutuhkan informasi

dan data relavan dari hasil penelitian khususnya mengenai pengelolaan arsip