PROSEDUR MUTU PERBAIKAN KERUSAKAN PERALATAN KANTOR DAN PERALATAN PENDIDIKAN

(1)

Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan perbaikan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan perbaikan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan di lingkungan Politeknik Negeri Semarang.

3. Uraian Umum

3.1 Definisi peralatan kantor dan peralatan pendidikan

3.1.1 Yang dimaksud peralatan kantor meliputi : AC,Dispenser, Genset, Pompa Air, Jaringan telepon, komputer,jaringan listrik, dan Faximile.

3.1.2 Yang dimaksud peralatan pendidikan meliputi : peralatan lab/bengkel/studio, teaching aids ( alat bantu mengajar ).

3.2 Pengajuan laporan kerusakan

Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan harus tercantum : nama pelapor, tanda tangan, tanggal lapor, jurusan/ unit kerja, nama alat/ mesin, nomor inventaris, lokasi, jenis kerusakan (bila perlu disertai penyebabnya) dan prioritas penyelesaian.

3.2.1 Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan dibuat rangkap dua (merah diserahkan kepada UPT-PP, kuning sebagai arsip pelapor).

3.2.2 Pengajuan proses perbaikan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan oleh : 3.2.2.1 Pembantu Pelaksana : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang

telah ditandatangani kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Ka. Bag/ Atasan langsung. 3.2.2.2 Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Instruktur : menyerahkan formulir laporan kerusakan

(PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatangani Ka. Bengkel/ Ka. Laboratorium/Ka. Jurusan/ Ka. Unit/Kabag/Atasan langsung.

3.2.2.3 Pengajar : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatangani Ka. Bengkel / Ka. Laboratorium/ Kaprodi/ Ketua Jurusan.

3.2.2.4 Ka. Unit / Kabag : menyerahkan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.5/L1) yang telah ditandatanganinya.

3.2.3 Setiap pengajuan formulir laporan kerusakan peralatan kantor dan peralatan pendidikan oleh pembantu pelaksana/ Staf Administrasi/ Staf Teknik/ Pengajar/ Instruktur, selalu diketahui oleh Ka. Bengkel/ Ka. Laboratorium/ Kaprodi/ Ketua Jurusan/ Ka. Unit/Kabag / Atasan langsung yang terkait.

(2)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.3.05 PERBAIKAN KERUSAKAN

PERALATAN KANTOR

DAN

PERALATAN PENDIDIKAN

Revisi 2 Tanggal 1 Juli 2010 Halaman 2 / 7 3.3 Pelaksanaan Perbaikan

3.3.1 Perbaikan dapat dilakukan oleh UPT-PP dan atau oleh pihak luar / ketiga atas permintaan UPT-PP.

3.3.2 Penentuan perbaikan dilakukan oleh UPT-PP dengan mempertimbangkan : kemampuan teknis, dana, dan waktu pelaksanaan perbaikan.

3.3.3 Batas waktu perbaikan :

3.3.3.1 Perbaikan oleh UPT-PP paling lama 1(satu) bulan terhitung dari tanggal penerimaan dari pelapor.

3.3.3.2 Apabila dalam waktu 1(satu) bulan, UPT-PP belum dapat memperbaiki karena: kesulitan spare part atau hal lainnya, UPT-PP akan melaporkan / merundingkan kepada pelapor / Ka. Bengkel / Laboratorium / Kaprodi / Ketua Jurusan / Ka. Unit / Kabag untuk solusi lebih lanjut.

3.3.3.3 Perbaikan yang dilakukan oleh pihak luar / ketiga, dikoordinasikan dengan bagian pengadaan.

3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

3.4.1 Struktur Organisasi

Kepala Bagian Adm. Akademik dan Kemahasiswaan

DIREKTUR

PD I

Kepala Bagian Adm. Umum dan Keuangan Koordinator Bidang Peralatan Pendidikan Koordinator Bidang Peralatan Perkantoran PD III PD II PD IV

1. Teknisi Peralatan Pendidikan 1.Teknisi Peralatan Perkantoran Ka. UPT

Sek. UPT Sekretaris UPT - PP

(3)

3.4.1 Uraian Tugas

3.4.1.1 Kepala UPT PP :

a. Menyusun rencana dan program kerja Politeknik dibidang Perawatan dan Perbaikan sebagai pedoman pelaksanaan kerja

b. Menyusun konsep kebijakan teknis bidang Perawatan dan Perbaikan

c. Melakukan koordinasi dengan jurusan /unit lain dalam hal pekerjaan Perawatan dan Perbaikan

d. Menjaring masukan ( informasi ) dari Jurusan / Unit lain dalam hal pekerjaan Perawatan dan Perbaikan.

e. Melakukan Pengembangan unit dalam rangka meningkatkan kinerja UPT

f. Mengevaluasi kinerja dan melakukan pembinaan kepegawaian kepada staff UPT-PP

g. Memberi arahan tugas kepada koordinator yang ada di UPT PP h. Melaksanakan tugas lain dari atasan

3.4.1.2 Sekretaris UPT PP :

a. Bersama kepala UPT PP menyusun rencana dan program kerja Politeknik dibidang Perawatan dan Perbaikan sebagai pedoman pelaksanaan kerja

b. Menyiapkan data dukung usulan anggaran perawatan dan perbaikan tahunan. c. Menyusun kebutuhan dan usulan pengadaan spare part sesuai skala prioritas. d. Mengorganisir pelaksanaan harian program perawatan dan perbaikan

e. Memantau ketersediaan spare part kebutuhan pemeliharaan dan perbaikan. f. Mewakili kepala UPT PP dalam hal Ka UPT PP berhalangan hadir

3.4.1.3 Adminstrasi

a. Melakukan pekerjaan administrasi harian dilingkungan UPT PP

b. Menerima laporan kerusakan dari Jurusan/unit untuk diteruskan ke Koordinator bidang yang sesuai.

c. Merekap dan mengarsip laporan perbaikan.

d. Mengarsipkan / mendokumentasikan kegiatan perawatan dan perbaikan e. Membuat laporan berkala

f. Mengelola administrasi persediaan Alat Tulis Kantor dan material / sparepart untuk perawatan dan perbaikan

(4)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.3.05 PERBAIKAN KERUSAKAN

PERALATAN KANTOR

DAN

PERALATAN PENDIDIKAN

Revisi 2 Tanggal 1 Juli 2010 Halaman 4 / 7

3.4.1.4 Koordinator Bidang Peralatan Pendidikan

a. Merencanakan jadwal perawatan terprogram ( periodik) b. Merekap laporan masuk dalam buku laporan kerusakan

c. Melaksanakan Perawatan Terencana sesuai jadwal yang dibuat

d. Melaksanakan pekerjaan perbaikan berdasarkan laporan kerusakan dari jurusan /lab/ sesuai prioritas

e. Merencanakan kebutuhan sparepart perawatan dan perbaikan

f. Membantu/mendampingi Team Pengadaan Politeknik dalam proses pengadaan sparepart untuk Perawatan dan Perbaikan

g. Membuat laporaan hasil perbaikan secara tertulis untuk direkap

Cakupan kerja bidang ini terdiri dari peralatan pendidikan meliputi : peralatan lab/bengkel/studio, teaching aids ( alat bantu mengajar ).

3.4.1.5 Koordinator Bidang Peralatan Kantor

a. Merencanakan jadwal perawatan terprogram ( periodik) b. Merekap laporan masuk dalam buku laporan kerusakan

c. Melaksanakan Perawatan Terencana sesuai jadwal yang dibuat

d. Melaksanakan pekerjaan perbaikan berdasarkan laporan kerusakan dari jurusan /lab/ sesuai prioritas

e. Merencanakan kebutuhan sparepart perawatan dan perbaikan

f. Membantu/mendampingi Team Pengadaan Politeknik dalam proses pengadaan sparepart untuk Perawatan dan Perbaikan

g. Membuat laporaan hasil perbaikan secara tertulis untuk direkap

Cakupan kerja bidang ini terdiri dari peralatan kantor meliputi : AC,Dispenser, Genset, Pompa Air, Jaringan telepon, komputer, jaringan listrik, dan Faximile.

(5)

4. Prosedur

4.1 Membuat Laporan

4.1.1 Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar

4.1.1.1 Mengisi dan mengajukan formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) sesuai ketentuan (point 3.2.1, 3.2.2 dan 3.2.3) kepada : UPT PP

4.1.2 Ka. Bengkel / Ka. Lab. / Kaprodi / Ketua Jurusan / Ka. Unit / Ka. Bag/ Atasan Langsung

4.1.2.1 Menandatangani pada formulir laporan kerusakan yang diajukan oleh Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar.

4.2 Penerimaan Laporan ( UPT-PP )

4.2.1 UPT PP-Bidang Peralatan Pendidikan

4.2.1.1 Menerima formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) dari Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar (dengan bukti laporan hasil pekerjaan PM 6.3.05/L1)

4.2.1.2 Mencatat pada buku laporan kerusakan (PM.6.3.05/L2) 4.2.2 UPT PP Bidang Peralatan kantor

4.2.2.1 Menerima formulir laporan kerusakan (PM 6.3.04/L1) dari Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Pembantu Pelaksana (dengan bukti laporan hasil pekerjaan (PM 6.3.05 / L2)

4.2.2.2 Mencatat pada buku catatan laporan kerusakan (PM.6.3.05/L2)

4.3 Proses Pelaksanaan ( UPT-PP )

4.3.1 Mengadakan pengecekan / klarifikasi terhadap kerusakan peralatan sesuai laporan.

4.3.2 Menentukan proses perbaikan (apakah dilakukan oleh UPT-PP / pihak luar / pihak ketiga) dengan memperhatikan ketentuan (point 3.1.8).

4.3.3 Memberitahukan kepada pelapor tentang proses pekerjaan perbaikan.

4.3.4 Mengajukan spare part yang diperlukan kepada penanggung jawab kegiatan / Bagian pengadaan (jika diperlukan).

(6)

PROSEDUR MUTU

No. PM

6.3.05 PERBAIKAN KERUSAKAN

PERALATAN KANTOR

DAN

PERALATAN PENDIDIKAN

Revisi 2 Tanggal 1 Juli 2010 Halaman 6 / 7

4.4. Proses Pekerjaan Selesai ( UPT-PP )

4.4.1 Memberitahukan kepada pelapor tentang pekerjaan perbaikan yang telah selesai

4.4.2 Menyerahkan kembali peralatan yang telah diperbaiki kepada pelapor (disertai laporan hasil pekerjaan PM 6.3.05 / L1)

4.4.3 Pelapor (Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar / Ka. Lab/ Ka. Bengkel / Kaprodi / Ketua Jurusan / Ka. Unit / Kabag) menerima kembali peralatan yang telah diperbaiki. Dan mengecek (disaksikan UPT-PP) untuk meyakinkan bahwa peralatan yang telah diperbaiki tersebut benar-benar sudah dalam kondisi baik.

4.5. Proses Pekerjaan Tidak Selesai ( UPT-PP )

4.5.1 Memberitahukan kepada pelapor tentang pekerjaan tidak dapat diperbaiki

4.5.2 Menyerahkan kembali peralatan yang tidak dapat diperbaiki kepada pelapor (disertai Tanda Terima Barang PM 6.3.04 / L2)

4.5.3 Pelapor (Pembantu pelaksana / Staf Administrasi / Staf Teknik / Instruktur / Pengajar / Ka. Lab/ Ka. Bengkel / Kaprodi / Ketua Jurusan / Ka. Unit / Kabag) menerima kembali peralatan yang tidak dapat diperbaiki.

4.5.4 Mengecek (disaksikan UPT-PP) untuk meyakinkan bahwa peralatan telah diterima kembali.

5. Lampiran

PM.6.3.04/L1 Formulir Laporan Kerusakan PM.6.3.04/L2 Formulir Tanda Terima Barang PM.6.3.05/L1 Formulir Laporan Hasil Pekerjaan PM.6.3.05/L2 Formulir Catatan Laporan Kerusakan

(7)