Sistem Informasi Akuntansi. Aplikasi dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi

(1)

1

Sistem Informasi Akuntansi

Aplikasi dan Pengembangan

Sistem Informasi Akuntansi

(2)

APLIKASI MENYELURUH

PROSES BISNIS

(3)

3 Fungsi dasar yang dilaksanakan oleh

SIA

1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai

kegiatan bisnis organisasi secara efektif dan

efisien

2. Menyediakan Informasi yang berguna untuk

pengambilan keputusan

3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk

memastikan bahwa bisnis dicatat dan diproses

secara akurat dan untuk melindungi data dan

aset orgnisasi lainnya.

(4)

Subsistem dasar dalam SIA

1. The revenue cycle: mencakup kegiatan

penjualan dan penerimaan dalam bentuk

uang tunai

2. The expenditure cycle: mencakup kegiatan

pembelian dan pembayaran dalam bentuk

uang tunai

3. The human resources/payroll cycle:

mencakup kegiatan mengontrak dan

menggaji pegawai

(5)

4. The production cycle: Mencakup kegiatan

mengubah bahan mentah dan Tenaga

kerja menjadi produk jadi

5. The financing cycle: Mencakup kegiatan

untuk mendapatkan dana dari Investor

dan Kreditor dan Membayar mereka

kembali.

(6)

Expenditure Cycle Human Resources Production Cycle Revenue Cycle Financing Cycle

General Ledger & Reporting System

(7)

Siklus Pemrosesan Data



_{Siklus Pemrosesan data terdiri dari 4}

Langkah :

1. Input Data

2. Penyimpanan Data

3. Pemrosesan Data

(8)



_{Pemicu Input data biasanya adalah}

pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis.

seperti tentang:

1. Tiap Kegiatan yang menjadi perhatian

2. Sumberdaya yang dipengaruhi oleh kegiatan

3. Para pelaku yang terlibat didalam setiap

kegiatan

(9)

Siklus Pemrosesan data:

Input Data



_{Dahulu, perusahaan kebanyakan}

menggunakan Dokumen sumber (Source

Document) untuk mengumpulkan data awal

tentang aktivitas bisnis dan kemudian

memindah data tersebut kekomputer.



_{Sekarang, sebagian besar data aktivitas bisnis}

langsung dicatat oleh komputer melalui

tampilan untuk entry data (Computer data

(10)

Kegiatan Bisnis dan dokumen sumber



_{Siklus Pendapatan}

 _{Menerima Pesanan}

Pelanggan

 _{Mengirim Pesanan}

 _{Menerima Uang Tunai}

 _{Menyimpan tanda} terima tunai  _{Menyelesaikan Account} Pelanggan  _{Pesanan Penjualan}  _{Bill Of Lading}  _{Lap. Daft} pembayaran  _{Slip penyimpanan}  _{Memo kredit}

(11)

Kegiatan Bisnis dan dokumen

sumber



_{Siklus Pengeluaran}

 _{Permintaan Atas} Barang  _{Pesanan Atas} barang  _{Penerimaan atas} barang  _{Pembayaran atas} barang  _{Purchase requition}  _{Purchase Order}  _{Receiving Report}  _Cek

(12)

Common Source

Documents and Functions

HUMAN RESOURCES CYCLE

W4 forms Mengumpulkan data

Pegawai

Time cards Catat Jam kerja pegawai.

Job time tickets Catat waktu yg dihabiskan

utk pekerjaan tertentu.

(13)

Common Source Documents and

Functions

GENERAL LEDGER AND

REPORTING SYSTEM

Journal voucher

Merekam masukan yang

Telah diposting

kebuku besar.

(14)

Siklus Pemrosesan data:

Data Processing



_{Batch processing}

_{adalah Update secara}

periodik dari data yang disimpan tentan

sumber daya dan pelaku yang terlibat.



_{On-line, real-time processing}

_adalah

Update secara langsung setelah terjadinya

transaksi.

(15)

Siklus Pemrosesan Data:

Penyimpanan Data



_Entity

_{adalah sesuatu yang disimpan}

informasinya.



_{Setiap Entity mempunyai}

_Atribut

_atau

characteristics yang membutuhkan untuk

disimpan.

(16)



_{Setelah data diambil dari dokumen}

sumber langkah selanjutnya adalah

merekam transaksi tersebut kedalam

jurnal.



_{Sebuah jurnal dibuat untuk setiap}

trasaksi yang menampilkan accounts

and jumlah yang di debet dan dikredit.

Perekaman Transaksi kedalam

Jurnal

(17)

Perekaman Transaksi kedalam

Jurnal



_{Jurnal Umum merekam transaksi yang}

tidak sering terjadi.



_{Jurnal khusus merupakan proses ringkas}

dari perekaman jumlah besar dari transaksi

yang sering terjadi.

(18)

Perekaman Data Transaksi kedalam

Jurnal

1 _{Penjualan Kredit}

2 Penerimaan Kas

3 Transaksi Pembelian

4 Pengeluaran Kas

(19)

Perekaman Transaksi kedalam

Jurnal

Sales Journal

Invoice Account Account Post

Date Number Debited Number Ref.

Amount

Dec. 1 201 Lee Co. 120-122 3 800.00

Dec. 1 202 May Co. 120-033 3 700.00 Dec. 1 203 DLK Co. 120-111 3 900.00 TOTAL: 2,400.00 120/502 Page 5

(20)

Posting Transaksi Kedalam Buku

Besar



_{Buku besar digunakan untuk meringkas}

status keuangan termasuk saldo sekarang

dari setiap perkiraan.



_{Buku besar berisi Data Level ringkasan}

dari setiap Perkiraan Harta, Hutang, Modal,

Pendapatan dan Biaya dari sebuah

(21)

Post Transactions to Ledgers



_{A subsidiary ledger records all the detailed}

data for any general ledger account that

has many individual subaccounts.



_{What are some commonly used subsidiary}

ledgers?

–

accounts receivable

–

inventory

(22)



_{Disebut apakah hubungan antara perkiraan}

buku besar dengan Perkiraan buku besar

Pembantu ?

– (Perkiraan Control) control account



_{Sebuah perkiraan control berisi jumlah total}

dari semua jenis perkiraan dalam buku

besar pembantu.

Posting Transaksi Kedalam Buku

Besar

(23)

Post Transactions to Ledgers

Sales Journal

Page 5

Date Invoice

Number Account Debited Account Number Post Ref. Amount Dec 1 203 DLK Co. 120-111 3 900.00

Total

120/502

2,400.00

General Ledger

Account:

Accounts Receivable

Account Number:

120

Date Description Post Ref. Debit Credit Balance Dec 1 Sales SJ5 2,400 2,400

(24)

Apakah Chart Of Account ?



_{Chart Of Account (Daftar Perkiraan) adalah}

daftar semua perkiraan buku besar yang

digunakan oleh sebuah organisasi.

(25)

Menyediakan Informasi untuk

pengambilan keputusan



_{Fungsi kedua dari SIA adalah menyediakan}

untuk pihak manajemen dengan Informasi

yang digunakan untuk pengambilan

keputusan.



_{Informasi dari SIA terbagi dalam 2 kategori :}



_{Laporan Keuangan}



_{Laporan Manajerial}

(26)

Laporan Keuangan



_{Menyediakan Neraca saldo}



_{Membuat Jurnal Penyesuaian.}



_{Menyediakan Neraca saldo setelah}

penyesuaian.



_{Menghasilkan Laporan Laba/rugi.}



_{Membuat Jurnal Penutup.}



_{Membuat Neraca.}

(27)

Laporan Manajerial



_{SIA harus dapat menyediakan informasi}

operasional terinci tentang kinerja

Organisasi.



_{2 Jenis Laporan Manajerial Yang penting}

– Laporan Anggaran

(28)

Managerial Reports

Apakah Anggaran?



_{Ungkapan formal tujuan dalam istilah}

keuangan.



_{Salah satu jenis yang paling umum dan}

paling penting dari Anggaran adalah

Anggaran Kas.

(29)

Managerial Reports

Apakah Laporan Kinerja?



_{Laporan Kinerja merinci anggaran dan}

jumlah sebenarnya pendapatan dan

pengeluaran serta menunjukan pulan

penyimpangan atau perbedaan diantara

kedua jumlah tersebut.

(30)

Magic Co. Monthly Performance Report Budget Actual Variance

Sales $32,400 $31,500 ($900) Cost of Goods 12,000 14,000 (2,000) Gross Margin $20,400 $17,500 ($2,900) Other Expenses 9,000 7,000 2,000 Operating Income $11,400 $10,500 ($900)

Laporan Manajerial

(31)

Pertimbangan – pertimbangan

pengendalian Internal



_{Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan}

pengendalian internal yang memadai untuk

mencapai tiga tujuan dasar berikut :

1 Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh

sistem dapat diandalkan.

2 Meyakinkan bahwa efektifitas bisnis dilaksanakan

dengan efisien dan sesuai dengan tujuan

manajemen, serta tidak melanggar kebijakan

pemerintah yang berlaku.

(32)



_{Dua Metode penting untuk mencapai}

tujuan tersebut adalah :

1 _{Menyediakan dokumentasi yang memadai}

atas seluruh aktivitas bisnis

2 _{Memastikan pemisahan tugas yang}

efektif.

Pertimbangan – pertimbangan

pengendalian Internal

(33)

33

(34)

34

(35)

35

Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi

 _{Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rerangka pengkordinasian}

sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk

melaksanakan kegiatan bisnis suatu entitas, dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991: 14).

 _Fokus

 _{Business reporting& Financial reporting}

 _{Informasi Operasi (IO)}

 _{Informasi Akuntansi Manajemen (IAM)}  _{Informasi Akuntansi Keuangan (IAK)}

(36)

36

Sistem informasi

dan Teknologi Informasi

Pr ose dur ke r j a I nf or masi Or ang Te knologi inf or mas i Tuj uan Data terformat, teks, gambar, suara, dan video Orang yang memasukkan, memproses, dan menggunakan data Perangkat keras dan perangkat lunak yang memproses data Yang dicoba untuk

dilakukan sistem

Cara kerja yang dilakukan orang dan teknologi

(37)

37

(38)

38

Distribusi Usaha

(39)

39

Tahapan Analisis Sistem

 _{Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru}

 _{Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang}

melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal

 _{Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan} hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem

yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan

 _{Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis}

(40)

40

Studi Kelayakan



_{Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi}

yang diusulkan.



_{Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang}

diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai

dengan sumber daya dan dengan

memperhatikan kendala yang terdapat pada

perusahaan serta dampak terhadap lingkungan

sekeliling

(41)

41

Studi Kelayakan (Lanjutan…)

 _{Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal terhadap}

masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem.

 _{Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan}

meliputi:

 _{Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem}

 _{Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan}

 _{Pengidentifikasian para pemakai sistem}

(42)

42

Studi Kelayakan (Lanjutan…)



_{Sistem analis juga melakukan tugas-tugas seperti}

berikut:



_{Pengusulan perangkat lunak dan perangkat}

keras untuk sistem baru



_{Pembuatan analisis untuk membuat atau}

membeli aplikasi



_{Pembuatan analisis biaya/manfaat}



_{Pengkajian terhadap risiko proyek}



_{Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau}

(43)

43

Faktor-Faktor Analisis

Biaya-Manfaat

Pengembangan:

• waktu analis sistem

• waktu pemrogram

• waktu pemakai

• biaya pembelian perangkat keras

• biaya pembelian perangkat lunak

• biasa jasa (mislanya integrator sistem dan konsultan)

Operasi:

• biaya komputer

• biaya komunikasi

• biaya staf pengoperasi

• biaya pertunbuhan pemakai

(44)

44

Analisis Biaya-Manfaat

 _{Kerangka dasar yang digunakan untuk studi kelayakan}

adalah penganggaran modal (capital budgeting).

 _{Penganggaran modal adalah keseluruhan proses dalam}

menganalisa proyek-proyek dan memutuskan proyek yang akan didanai

 _{Berbagai metode dapat digunakan dalam penentuan}

penganggaran modal :

 _{Payback Period,}

 _{Net Present Value (NPV),}

 _{Internal Rate of Return (IRR), dan}

(45)

45

Ukuran Studi Kelayakan

Aspek Pertimbangan

Teknologi Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan

dengan teknologi yang tersedia?

Ekonomi Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang

dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan personil)?

Non-ekonomi Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang

(46)

46

Ukuran Studi Kelayakan (Lanjutan…)

Organisasi atau

Operasional Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya organisasi? Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru sesuai dengan pegawai yang akan

mengoperasikannya?

Jadwal Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai

dengan jadwal yang telah ditetapkan? Kendala hukum,

etika, dan yang lain

Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum?

Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang dilanggar?

(47)

47

Problem Biaya

(48)

48

Analisis Kebutuhan



_{Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan}

spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi

fungsional)



_{Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang}

rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem

ketika diimplementasikan.



_{Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat}

kesepahaman antara pengembang sistem,

pemakai yang kelak menggunakan sistem,

manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya

auditor internal)

(49)

49

Analisis Kebutuhan (Lanjutan…)

Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan:  _{keluaran yang akan dihasilkan sistem,}

 _{masukan yang diperlukan sistem,}

 _{lingkup proses yang digunakan untuk mengolah} masukan menjadi keluaran,

 _{volume data yang akan ditangani sistem,}

 _{jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta}  _{kontrol terhadap sistem}

(50)

50

Analisis Kebutuhan (Lanjutan…)

Langkah yang dilakukan analis sistem:



_Wawancara



_{Riset terhadap sistem sekarang}



_{Observasi lapangan}



_Kuis



_{Pengamatan terhadap sistem serupa}



_Prototipe

(51)

51

Problem Kesalahpahaman

(a)

Kebutuhan pemakai menurut analis sistem

saat wawancara

(b)

Kebutuhan pemakai yang cukup direalisasikan menurut analis sistem

(c)

Pemrogram melakukan penyederhanaan

(d)

Sistem yang sebenarnya diinginkan oleh pemakai

(52)

52

Desain

Sistem

Desain Sistem Perancangan Fisik Analisis Sistem Perancangan Konseptual Evaluasi Alternatif Rancangan Penyiapan Laporan Rancangan Sistem Konseptual Penyiapan Spesifikasi Rancangan Rancangan Keluaran dan Masukan Rancangan Platform Rancangan Antarmuka Pemakai & Sistem Rancangan Basis data Rancangan Modul Rancangan Kontrol Implementasi Sistem Operasi dan Pemeliharaan

(53)

53

Perancangan Konseptual



_{Disebut juga perancangan logis}



_{Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan}

pemecahan masalah yang teridentifikasi selama

tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk

diimplementasikan



_{Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam}

perancangan konseptual, yaitu: evaluasi alternatif

rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan

penyiapan laporan rancangan sistem secara

(54)

54

Perancangan Konseptual (Lanjutan…)



_{Evaluasi alternatif rancangan digunakan}

menentukan alternatif-alternatif rancangan yang

bisa digunakan dalam sistem



_Contoh:



_{perusahaan mau menggunakan pesanan}

pembelian atau menggunakan EDI



_{Arsitektur teknologi informasi yang digunakan}

terpusat atau terdistribusi



_{Entri data akan dilakukan melalui keyboard,}

barcode scanner, atau kedua-duanya

(55)

55

Perancangan Konseptual (Lanjutan…)

Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing, 1997):

 _{Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi}

sasaran sistem dan organisasi dengan baik?

 _{Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi}

kebutuhan pemakai dengan baik?

 _{Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara}

ekonomi?

(56)

56

Contoh Pertimbangan Alternatif

Rancangan

Pertimbangan Rancangan Alternatif Rancangan

Konfigurasi saluran Komunikasi Point to point, multidrop, line sharing

Saluran komunikasi Jalur telpon, kabel koaksial, serat optik, mikrogelombang, atau satelit

Jaringan komunikasi Sentralisasi, desentralisasi

Media penyimpan data tape, floppy disk, hard disk, atau cetakan

Operasi Ditangani sendiri atau outsourcing

Frekuensi keluaran Seketika, harian, mingguan, dsb.

Komputer Mainframe, minikomputer, atau mikrokomputer

(57)

57

Spesifikasi Rancangan Konseptual

 _{Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut:}

 _Keluaran

Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup

ditampilkan pada layar atau perlu dicetak

 _{Penyimpan data}

Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk

laporan ditentukan lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25 karakter) dan letaknya dalam berkas

 _Masukan

Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem

 _{Prosedur pemrosesan dan operasi}

Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan

(58)

58

Perancangan Fisik

 _{Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan} rancangan dokumen

 _{Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk} pemasukan data

 _{Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa}

rancangan interaksi antara pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya)

 _{Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan} perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan

 _{Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan} berkas dalam basis data, termasuk penentuan kapasitas masing-masing

 _{Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program} yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau program bekerja)

(59)



_{Rancangan kontrol, berupa rancangan}

kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem

(mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi,

dan pengauditan)



_{Dokumentasi, berupa hasil}

pendokumentasian hingga tahap

perancangan fisik.



_{Rencana pengujian, berisi rencana yang}

dipakai untuk menguji sistem



_{Rencana konversi, berupa rencana untuk}

menerapkan sistem baru terhadap sistem

lama

(60)

60

Implementasi Sistem

Mencakup aktivitas-aktivitas:



_{Pemrograman dan pengujian}



_{Instalasi perangkat keras dan perangkat}

lunak



_{Pelatihan kepada pemakai}



_{Pembuatan dokumentasi}



_Konversi

(61)

61

Pemrograman dan Pengujian

 _{Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan}

instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud masing-masing instruksi

 _{Setiap program menjalani pengujian secara individual untuk}

memastikan bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan pengujian unit

 _{Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari}

penyebabnya dan proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal dengan sebutan debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau kutu

(62)

62 Pengujian Unit … Pengujian Unit Pengujian Integrasi Program teruji Program teruji Pengujian Sistem Program terintegrasi Spesifikasi Rancangan Pengujian Penerimaan Program tervalidasi Sistem diterima Pengujian Instalasi Kebutuhan Partisipan Spesifikasi Kebutuhan

Skema

Pengujian

(63)

63

Pengujian

 _{Pengujian integrasi}

Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk melihat efek ketika

program saling dikaitkan  _{Pengujian sistem}

Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji. Sistem divalidasikan terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang menyerupai dengan keadaan dan

lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji

(64)

64

Pengujian (Lanjutan)

 _{Pengujian penerimaan}

Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem, personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi (sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai)

 _{Pengujian instalasi}

Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional, sistem perlu diuji kembali setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut pengujian instalasi

(65)

65

Konversi



_{Konversi merupakan tahapan yang digunakan}

untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka

menggantikan sistem yang lama



_{Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan}

untuk melakukan konversi, yaitu konversi paralel,

konversi langsung, konversi modular atau

(66)

66

(67)

67

Konversi (Lanjutan…)

 _{Konversi paralel (parallel conversion)}

Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima

untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama segera dihentikan

 _{Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover)}

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru

(68)

68

Konversi (Lanjutan…)

 _{Konversi pilot (pilot conversion)}

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke

tempat-tempat yang lain

 _{Konversi modular atau bertahap (phased conversion)}

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi

masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

(69)

69

Dokumentasi

 _{Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan}

menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan

 _{Pada tahapan implementasi, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi}

menjadi tiga jenis

 _{Dokumentasi pengembangan}

Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem, bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai

 _{Dokumentasi operasi}

Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa

berlakunya suatu berkas

 _{Dokumentasi pemakai}

Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan

(70)

70

Operasi dan Pemeliharaan

 _{Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem}

sebagai tanggapan atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi

 _{Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk}

menyesuaikan diri terhadap lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan

client/server atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke

lingkungan basis data

 _{Perawatan korektif berupa pembetulan atas}

(71)

71

Requirement of SIA



_{AIS Master plan}



_{AIS conceptual design}



_{AIS objectives}



_{AIS forwarding}



_{AIS system requirements & Information}

needs standard

(72)

72

 _{Specifications of system of components}

 _{Reports and other outputs}

 - control procedures and security

 measures

 - data base

 - data and information processing

 - data inputs

 _{expected impact of design on information system, incl.auditing}

procedures

 _{expected impact of design on formal and informal organizations}

 _{plan and schedule of implementaition design}

 _{documentation :}

 - ER Diagram

 - DFD

 - System Flowchart

 - High level structure charts

(73)

73

Documentation

 _{Entity Relationship Diagram (ERD)}  _{Data Flow Diagram (DFD)}

 _Flowchart

 _{Document Flowchart}  _{System Flowchart}  _{Program Flowchart}  _{High level structure charts}

(74)

74

E-R Diagram, DFD and Flowchart

ER Diagram _{Logical DFD}

Physical DFD

(75)

75

Data Flow Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram.

Overview:

DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data, penyimpanan data, dan entitas eksternal.

Adapun simbol yang digunakan adalah :

(76)

76

Data Flow Diagram

client transferee Service provider client Contract record Request for Spesific services Order services Manage And account For services ordered Bill client For services Service provider data

Client control data

Transferee services data

Services ordered data

Account payable data

Services rendered data

Account receivable data

Services request contract Purchase order Service order Sales invoice Billing data Vendor invoice

(77)

77

Entity Relational Diagram

Tujuan :

Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi.

Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu a. Basic Relational Model

ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi . b. Database Relational Model

ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang

merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu

kualifikasi dari struktur data yang ada.

Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational

(78)

78

Entity Relational Diagram

a. Basic Relational Model

Menggunakan simbol sebagai berikut :

entity relationship

Connector or link

b. Database Relational Model

(79)

79

E-R Diagram

client Consultant

(employee)

project skill

initiates Assigned to has

needs

Contoh : ER Diagram pada perusahaan konsultan 1 n _n n 1 1 m m

(80)

80

E-R Diagram

Consultant number Consultant name salary

Client number Clinet name Consultant

number

Project number Project description Consultant number consultant client Project

(81)

81

E-R diagram

Consultant ID name Street address city state zip Home

phone no Date of birth Highest college degree Consultant table Client ID Client name Street address

City State zip

Client table Project ID Client ID Project description Accumulated cost Accumulated billing Project table Consultant ID

Skill table Skill

description Consultant/skill table key key key key Consultant ID Project ID Consultant/Project table key key

Project ID Skill code

key key

Project/skill table

(82)

82

Flowchart

Tujuan

Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu.

Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah :

a. dokumen b. program c. proses d. sistem

Flowcart memberikan informasi mengenai : a. darimana input diterima dan dari siapa

b. dalam bentuk an form apa output di generate

c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi

d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat

(83)

83

Flowchart

Document / report Processing manually Files / stored Terminal point

Manual input Processing automation Magnetic tape Flow of data

On line display Computer process Data stored on magnetic disc Communication link

Data store on

punched paper tape Decision point Data stored on line Connector between two _points

(84)

84

Guidelines for Flowchart

Source document Source document Expection & Summary report comp batch total

Edit & convert To magnetic medium Transaction data Sort data by Sorting key

1. Pahami dan cermati diskripsi naratif prosedur

2. Pilih simbol flowchart yg digunakan 3. Siapkan draft / sketsa flowchart 4. Perhatikan aturan dasar dalam

menggunakan flowchart

5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan informasi yg jelas mengenai prosedur dan isi.

6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan judul, tanggal, nama yg mempersiapkan Expection & Summary report Batch total Continue processing

(85)

85

Flowchart

Form student Cources Request sheet Enter request Course Request file Error & Exception display Course Status file Student Master file Course Schedulle file Process Course request file On course Assignment day Student Schedulle file Print Course schedulle Course schedulle _{To assistant} registrar Contoh : penyiapan jadwal