Perkembangan Model Knowledge Management
Cycle: Sebuah Tinjauan Pustaka
Amelia Kurniawati (1), Rayinda Pramuditya Soesanto(2), T.M.A. Ari Samadhi (3), Iwan Inrawan Wiratmadja (4), Indryati Sunaryo (5)
(1), (2)
Telkom University
Jl. Telekomunikasi, Buah Batu, Bandung, 40257
(1), (3), (4), (5)
Institut Teknologi Bandung Jl. Ganesha No. 10, Bandung, 40132
(1)
amelia.kurniawati@gmail.com , (2)raysoesanto@telkomuniversity.ac.id,
(3)
asamadhi@mail.itb.ac.id , (4)iwan@lspitb.org , (5)rya_ryo@yahoo.com
ABSTRAK
Knowledge penting bagi sebuah organisasi karena knowledge merupakan aset untuk memperoleh keunggulan kompetitif. Dalam mengelola knowledge di organisasi diperlukan proses yang baik agar knowledge yang telah ada di organisasi tidak hilang, baik itu karena adanya turnover ataupun force majeur. Secara umum, knowledge dapat dibagi menjadi dua, yaitu tacit dan explicit. Explicit knowledge merupakan jenis knowledge yang dapat dikodifikasi menjadi bahasa yang formal dan sistematis. Tacit knowledge merupakan jenis knowledge yang terdiri dari model mental dan kepercayaan sehingga sangat sulit untuk diubah menjadi explicit knowledge. Pengelolaan knowledge yang efektif bagi organisasi megharuskan organisasi tersebut untuk dapat melakukan identifikasi, membuat, mengambil, dan menangkap keuntungan dari knowledge di organisasi. Pengelolaan knowledge dilakukan melalui serangkaian proses yang disebut dengan Knowledge Management Cycle (KMC). Tujuan dari penelitian ini adalah menjelaskan perkembangan teori terkait tahap dalam KMC. Penelitian yang melakukan elaborasi tahap KMC telah banyak dilakukan, akan tetapi tiap KMC memiliki tahap yang berbeda-beda.
Penelitian ini menggunakan Systematic Literature Review (SLR) sebagai metodologi dalam melakukan review. Literatur dicari melalui artikel yang sudah dipublikasikan melalui ScienceDirect, Google Scholar, dan Emerald Insight. Pencarian yang dilakukan dibatasi hanya artikel yang berbahasa Inggris dan dilakukan dengam mencari melalui database dengan kata kunci yang spesifik, seperti knowledge management, knowledge management cycle, knowledge management process. Dari hasil literature review diketahui bahwa model KMC telah mengalami perkembangan dari segi jumlah dan jenis tahap serta sifat siklus KMC, yang semula tidak berurutan, menjadi berurutan, membentuk siklus, dan memiliki umpan balik.
Kata kunci—Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management Cycle,
Knowledge Management Process, Systematic Literature Review
I. PENDAHULUAN
Knowledge penting bagi sebuah organisasi karena knowledge merupakan aset untuk
memperoleh keunggulan kompetitif. Dalam mengelola knowledge organisasi diperlukan proses yang baik agar knowledge yang telah ada di organisasi tidak hilang, baik itu karena adanya
turnover ataupun force majeur. Knowledge management merupakan isu kritis yang terdiri dari
adaptasi, keinginan organisasi untuk bertahan dan kompetensi organisasi untuk menghadapi perubahan lingkungan (Malhotra, 2005). Saat ini, pengelolaan knowledge dalam organisasi menjadi kompetensi dasar yang harus dimiliki (Skyrme & Amidon, 1998).
Knowledge merupakan kemampuan dan pemahaman yang digunakan oleh manusia untuk
memecahkan masalah, yang termasuk di dalamnya adalah teori, practice, aturan dan juga instruksi (Probst, Raub, & Romhardt, 2000). Menurut Davenport dan Prusak (2000), knowledge merupakan gabungan dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual yang menyediakan sebuah
kerangka untuk melakukan evaluasi informasi dan pengalaman baru. Secara umum, knowledge dapat dibagi menjadi dua, yaitu tacit dan explicit (Nonaka & Takeuchi, 1995). Explicit knowledge merupakan jenis knowledge yang dapat dikodifikasi menjadi bahasa yang formal dan sistematis.
Tacit knowledge merupakan jenis knowledge yang terdiri dari model mental dan kepercayaan
sehingga sangat sulit untuk diubah menjadi explicit knowledge. Menurut Ambrosini dan Billsberry (2007), pengelolaan tacit knowledge seringkali dianggap sulit untuk dilakukan daripada
explicit knowledge, akan tetapi tacit knowledge dianggap penting untuk digunakan dalam
organisasi. Hanya 20% pengetahuan yang ada di organisasi, sedangkan 80% sisanya berada di individu (Faust, 2007).
Menurut Dalkir (2005), pengelolaan knowledge yang efektif bagi organisasi megharuskan organisasi tersebut untuk dapat melakukan identifikasi, membuat, mengambil, dan menangkap keuntungan dari knowledge di organisasi. Pengelolaan knowledge dilakukan melalui serangkaian proses yang disebut dengan Knowledge Management Cycle (KMC). Menurut Parikh (2001), KMC merupakan proses yang membentuk spiral dan semakin besar ketika knowledge dikelola dari waktu ke waktu. Proses kontinyu tersebut secara garis besar dapat dibagi menjadi 4 bagian, yaitu knowledge acquisition, knowledge organization, knowledge dissemination, knowledge
application. Tujuan dari penelitian ini adalah menjelaskan perkembangan teori terkait tahap
dalam KMC.
II. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan studi literatur mengenai perkembangan teori terkait tahap dalam KMC. Studi literatur digunakan untuk mengidentifikasi perkembangan model KMC sehingga penelitian ini bersifat deskriptif. Systematic Literature Review (SLR) yang mengacu pada Kitchenham dkk. (2009) digunakan sebagai metodologi penelitian. Proses studi literatur dilakukan melalui 3 tahapan utama, yaitu mengumpulkan referensi, memilih referensi yang sesuai dengan kriteria, dan memilih referensi utama yang digunakan dalam review. Gambar 1 menunjukkan proses SLR yang dilakukan dalam penelitian ini.
Gambar 1 Proses SLR
Literatur dicari melalui artikel yang sudah dipublikasikan melalui ScienceDirect, Google Scholar, dan Emerald Insight. Pencarian yang dilakukan dibatasi hanya artikel yang berbahasa Inggris dan dilakukan dengan mencari melalui database dengan kata kunci yang spesifik, seperti
knowledge management, knowledge management cycle, knowledge management process. Artikel
dicari berdasarkan abstrak, judul, dan kata kunci. Semua artikel yang ditemukan dari hasil pencarian kemudian di-review.
III. HASIL DAN DISKUSI
Pencarian literatur dilakukan melalui ScienceDirect, Google Scholar, dan Emerald Insight. Didapatkan hasil 8.446 dari ScienceDirect, 1.230 dari Google Scholar, dan 3.077 dari Emerald Insight. Hasil tersebut kemudian melalui proses pencarian kembali berdasarkan temuan sebelumnya dengan melakukan pengecekan bahasa yang digunakan dan duplikasi penelitian. Dari hasil pencarian kedua didapatkan 7.446 dari ScienceDirect, 830 dari Google Scholar, dan 2.685 dari Emerald Insight. Hasil tersebut kemudian dijumlahkan sehingga didapatkan jumlah 10.934 hasil pencarian. Hasil tersebut kemudian disaring kembali dengan melihat abstrak, judul, dan
keyword penelitian, didapatkan 13 hasil pencarian yang sesuai dengan kategori yang ditentukan.
Gambar 2 menunjukkan langkah dan hasil pencarian SLR.
Dari hasil SLR, diidentifikasi bahwa KMC pertama kali dibahas oleh Wiig pada tahun 1993. Penelitian yang dilakukan oleh Wiig membahas mengenai tingkat individu, kelompok, dan organisasi. Penelitian yang dilakukan berfokus pada 4 tahapan KMC, yaitu build, hold, pool, dan
apply. Sifat siklus dalam Wiig pada tahun 1993 adalah diskrit, dapat terjadi paralel, dan tidak
harus berurutan (Evans, Dalkir, & Bidian, 2014).
Gambar 2 Proses Pencarian SLR
Berbagai penelitian telah merumuskan tahap-tahap KMC. Tahap KMC semula dirumuskan sebagai tahap yang tidak harus berurutan, seperti yang dirumuskan oleh Ruggles (1998), serta Skyrme dan Amidon (1998). Ruggles (1998) merumuskan 8 tahapan KMC, yaitu generating,
accessing, using, embedding, representing, facilitating, transferring, dan measuring. Sifat siklus
ini adalah diskrit, dapat terjadi paralel dan tidak harus berurutan.
KMC yang semula dirumuskan sebagai tahap yang tidak harus berurutan, kemudian berkembang menjadi tahap yang berurutan. Penelitian yang merumuskan tahap KMC yang berurutan adalah McAdam dan McCreedy (1999), Wei, Choy, dan Chew (2011), Allameh, Zare, dan Davoodi (2011), dan Wee dan Chua (2013). Penelitian yang dilakukan oleh Wee dan Chua (2013) merumuskan 3 tahap KMC yang berurutan, diawali dengan knowledge creation, kemudian
knowledge sharing, dan diakhiri dengan knowledge reuse.
Proses knowledge management yang sebelumnya dirumuskan sebagai tahap yang berurutan, kemudian berkembang menjadi tahap yang berurutan dan membentuk siklus. Penelitian yang merumuskan bahwa tahap KMC berurutan dan membentuk siklus adalah Rowley (2001), Bose (2003), Dalkir (2005), Monnavarian dan Amini (2009), Akhavan, Hosnavi, dan Sanjaghi (2009), Evans, Dalkir, dan Bidian (2014), dan Tubigi dan Alshawi (2015). Tahap KMC dari Evans, Dalkir, dan Bidian (2014) mengakomodasi continuous improvement dan mengelaborasi tahap pada enam model terdahulu. KMC terdiri atas 7 tahap yaitu identify, create, store, share, use,
learn, dan improve. Sifat siklusnya adalah berurutan dan membentuk siklus.
Berbagai literatur tersebut memberikan pemahaman mengenai perkembangan model KMC. Secara umum teridentifikasi bahwa menurut perkembangan terbaru, KMC merupakan tahap yang berurutan dan membentuk siklus. Tahap KMC yang dirumuskan dalam literatur-literatur tersebut bervariasi, mulai dari tiga hingga delapan tahap. Tahap-tahap yang dibahas serta referensi model dari setiap literatur dalam perkembangan model KMC dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Elaborasi Model KMC
No. Model Elaborasi KMC
Referensi Model Elaborasi KMC
Tahap dalam KMC
1 Ruggles (1998) - generating, accessing, using,
embedding, representing, facilitating, transferring, measuring
2 McAdam dan McCreedy (1999)
Jordan dan Jones tahun 1997, Demarest tahun 1997
knowledge construction, knowledge embodiment, knowledge dissemination, knowledge use
Tabel 1 Elaborasi Model KMC (lanjutan)
No. Model Elaborasi KMC
Referensi Model Elaborasi KMC
Tahap dalam KMC 3 Chyi Lee dan
Yang (2000)
- knowledge acquisition, knowledge
innovation, knowledge protection, knowledge integration, knowledge dissemination
4 Rowley (2001) - knowledge acquisition /creation,
knowledge articulation & sharing, knowledge repository updating, knowledge access / dissemination, knowledge use, knowledge revision
5 Bose (2003) - knowledge creation, knowledge
structuring, knowledge dissemination, knowledge application
6 Lettieri, Borga, Savoldelli (2004)
Nonaka dan Takeuchi tahun 1995, Nonaka dan Konno tahun 1998, Davenport dan Prusak tahun 1998, Bhatt tahun 2001, Lee dan Choi tahun 2003
knowledge acquisition, knowledge codification, knowledge storage, knowledge retrieval, knowledge diffusion & presentation, knowledge application, knowledge creation
7 Monnavarian dan Amini (2009)
Hoffmann dkk tahun 2005, Karkoulian tahun 2008
knowledge creation, knowledge sharing, knowledge application, knowledge saving
8 Akhavan, Hosnavi, dan Sanjaghi (2009)
Wiig tahun 1993, Leonard-Barton tahun 1995, Andersen tahun 1996, Nonaka tahun 1996, van der Spek dan Spijkervet tahun 1997, Alavi tahun 1997
knowledge identification, knowledge collecting, knowledge organizing, knowledge storage, knowledge sharing, knowledge evaluation
9 Wei, Choy, dan Chew (2011)
Coukos-Semmel tahun 2001 knowledge construction, knowledge embodiment, knowledge deployment
10 Allameh, Zare, dan Davoodi (2011)
Wiig tahun 1993, Leonard-Barton tahun 1995, Spender tahun 1996, De Long tahun 1997, Demarest tahun 1997, Teece tahun 1998, Skyrme dan Amidon tahun 1998, Probst dkk tahun 2000, Alavi dan Leidner tahun 2001, Shin dkk tahun 2001, Gold dkk tahun 2001, Lawson tahun 2003
knowledge creation, knowledge capture, knowledge organization, knowledge storage, knowledge dissemination, knowledge application
11 Wee dan Chua (2013)
- knowledge creation, knowledge
sharing, knowledge reuse
12 Evans, Dalkir, dan Bidian (2014)
Wiig tahun 1993, Meyer dan Zack tahun 1994, Bukowitz dan Williams tahun 1999, McElroy tahun 2003, Dalkir tahun 2005, Heisig tahun 2009
identify, create, store, share, use, learn, improve
13 Tubigi dan Alshawi (2015)
Bergeron tahun 2003 knowledge creation & acquisition, knowledge modification, knowledge use, knowledge transfer, knowledge archiving, knowledge translating, knowledge access, knowledge disposal
Proses knowledge management dari berbagai literatur yang terbit lebih awal telah dielaborasi dalam literatur-literatur lainnya yang lebih baru, berdasarkan hasil pemetaan, diketahui bahwa tahapan KMC dapat dilihat dari penelitian yang dilakukan oleh Ruggles (1998), McAdam dan McCreedy (1999), Chyi Lee dan Yang (2000), Rowley (2001), Bose (2003), Lettieri, Borga, Savoldelli (2004), Monnavarian dan Amini (2009), Wei, Choy, dan Chew (2011), Akhavan, Hosnavi, dan Sanjaghi (2009), Allameh, Zare, dan Davoodi (2011), Wee dan Chua (2013), Evans, Dalkir, dan Bidian (2014), dan Tubigi dan Alshawi (2015). Dari penelitian yang telah dilakukan tersebut, terdapat banyak istilah yang berbeda-beda, akan tetapi pada dasarnya ada beberapa istilah yang dapat dikategorikan menjadi satu tahap yang sama. Penelitian yang dilakukan oleh Evans, Dalkir, dan Bidian (2014) secara garis besar telah mencakup keseluruhan perkembangan KMC yang berawal dari siklus yang tidak berurutan menjadi siklus yang berurutan dan mempunyai feedback loop. Gambar 3 menunjukkan KMC dari penelitian yang dilakukan oleh oleh Evans, Dalkir, dan Bidian (2014).
Identify Create Store Share Use Learn Improve And/Or Request for knowledge Double Loop Learning
Gambar 3 Knowledge Management Cycle Model (Sumber: Evans, Dalkir, dan Bidian, 2014)
Tahap identify yang diusulkan oleh Evans, Dalkir, dan Bidian (2014) juga disebutkan dalam model KMC dari penelitian yang dilakukan oleh Akhavan, Hosnavi, dan Sanjaghi (2009) dan Wallin dan von Krogh (2010) sebagai knowledge identification. Penelitian yang dilakukan oleh Lichtenthaler (2011) menyebutkan tahap identify sebagai tahap exploration. Model KMC yang diusulkan oleh Evans, Dalkir, dan Bidian (2014) sudah cukup merepresentasikan tahap KMC dalam model-model dalam penelitian lain, namun terdapat dua tahap yang tidak ada, yaitu
knowledge acquisition dan knowledge retrieval. Knowledge acquisition didefinisikan sebagai
sebuah proses untuk menangkap atau mendapatkan knowledge dari sumber eksternal dan secara internal membangkitkan, mengembangkan, dan membangun knowledge untuk menambahkan nilai pada knowledge sebelumnya (Kurniawati, Samadhi, & Wiratmadja, 2016). Knowledge retrieval didefinisikan sebagai proses untuk mengelola, mengklasifikasi, menyimpan, memposisikan
knowledge yang telah didapat dan dapat diakses untuk melakukan optimasi knowledge organisasi
(Kurniawati, Samadhi, & Wiratmadja, 2016).
IV. PENUTUP
Penelitian ini bertujuan untuk melakukan studi literatur mengenai perkembangan teori terkait tahap dalam KMC. Dari hasil SLR, dapat disimpulkan tahap dalam KMC berkembang dari yang semula tidak berurutan, menjadi berurutan, membentuk siklus, dan memiliki umpan balik. Terdapat beberapa model yang mengelaborasi model KMC dari penelitian sebelumnya. Penelitian yang dilakukan oleh Evans, Dalkir, dan Bidian (2014) yang terdiri atas tahap identify, create,
store, share, use, learn, improve secara keseluruhan sudah cukup mewakili perkembangan dari
model KMC, namun terdapat dua tahap yang tidak ada, yaitu knowledge acquisition dan
knowledge retrieval. Penelitian lanjutan yang dapat dilakukan adalah dengan mengembangkan
dikembangkan oleh Evans, Dalkir, dan Bidian (2014), serta menyesuaikan kembali urutan siklus dan umpan balik.
DAFTAR PUSTAKA
Akhavan, P., Hosnavi, R., & Sanjaghi, M., 2009, "Towards Knowledge Management: an Exploratory Study for Developing a KM Framework in Iran", International Journal of Industrial Engineering & Production Research, Vol. 20 No. 3, hlm. 99-106.
Allameh, S., Zare, S., & Davoodi, S., 2011, "Examining the Impact of KM Enablers on Knowledge Management Processes", Procedia Computer Science, Vol. 3, hlm. 1211-1223.
Ambrosini, V., & Billsberry, J., 2007, "Person-Organisation Fit : An Invisible Hand Facilitating the Transfer of Tacit Knowledge", Development Paper submitted to the Strategy as Practice track of the British Academy of Management for the 2007 annual conference, hlm. 1-8, Warwick.
Bose, R., 2003, "Knowledge Management-Enabled Health Care Management Systems: Capabilities, Infrastructure, and Decision-Support", Expert Systems with Applications, Vol. 24, hlm. 59-71.
Chyi Lee, C., & Yang, J., 2000, "Knowledge Value Chain", Journal of Management Development, Vol. 19 No.9, hlm. 783-794.
Dalkir, K., 2005, Knowledge Management in Theory and Practice, London: The MIT Press.
Davenport, T., & Prusak, L., 2000, Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know, Boston: Harvard Bussiness School.
Evans, M. M., Dalkir, K., & Bidian, C., 2014, "A Holistic View of the Knowledge Life Cycle: the Knowledge Management Cycle (KMC) Model", The Electronic Journal of Knowledge Management, Vol. 12 No. 2, hlm. 85-97.
Faust, B., 2007, "Implementation of Tacit Knowledge Preservation and Transfer Methods", International Conference on Knowledge Management in Nuclear Facilities, hlm. 1-12, Venna.
Kitchenham, B., Brereton, O., Budgen, D., Turner, M., Bailey, J., & Linkman, S., 2009, "Systematic Literature Reviews In Software Engineering – A Systematic Literature Review", Information and Software Technology, Vol. 51 No. 1, hlm. 7-15.
Kurniawati, A., Samadhi, T., & Wiratmadja, I., 2016, "Indicators of Knowledge Management Cycle in Small and Medium Enterprises" 2016 IEEE International Conference on Management of Innovation and Technology (ICMIT), hlm. 198-202, Bangkok: IEEE.
Lettieri, E., Borga, F., & Savoldelli, A., 2004, "Knowledge Management in Non-Profit Organizations", Journal of Knowledge Management, Vol. 8 No. 6, hlm. 16-30.
Lichtenthaler, U., 2011, "Open Innovation: Past Research, Current Debates, and Future Directions", The Academy of Management Perspectives, Vol. 25 No. 1, hlm. 75-93.
Malhotra, Y., 2005, "Integrating Knowledge Management Technologies In Organizational Business Processes: Getting Real Time Enterprises To Deliver Real Business Performance", Journal of Knowledge Management, Vol. 9 No. 1, hlm. 7-28.
McAdam, R., & McCreedy, S., 1999, "A Critical Review Of Knowledge Management Models", The Learning Organization, Vol. 6 No. 3, hlm. 91-100.
Monnavarian, A., & Amini, A., 2009, "Do interactions Within Networks Lead to Knowledge Management?", Business Strategy Series, Vol. 10 No.3, hlm. 139-155.
Nonaka, I., & Takeuchi, H., 1995, The Knowledge-Creating Company. New York: Oxford University Press. Parikh, M., 2001, "Knowledge Management Framework for High-Tech Research and Development",
Engineering Management Journal, Vol. 13 No. 3, hlm. 27-34.
Probst, G., Raub, S., & Romhardt, K., 2000, Managing Knowledge Building Blocks for Success. Chichester: John Wiley & Sons Ltd.
Rowley, J., 2001, "Knowledge Management in Pursuit of Learning: the Learning with Knowledge Cycle", Journal of Information Science, Vol. 27 No. 4., hlm. 227-237.
Ruggles, R., 1998, "The State of Notion: Knowledge Management in Practice", California Management Review, Vol. 40 No. 3, hlm. 80-89.
Skyrme, D., & Amidon, D., 1998, "New Measures Of Success", Journal of Business Strategy, Vol. 19 No. 1, hlm. 20-24.
Tubigi, M., & Alshawi, S., 2015, "The impact of Knowledge Management Processes on Organisational Performance: The Case of The Airline Industry", Journal of Enterprise Information Management, Vol. 28 No. 2, hlm. 167-185.
Wallin, M., & von krogh, G., 2010, "Organizing for Open Innovation: Focus on the Integration of Knowledge", Organizational Dynamics, Vol. 39 No. 2, hlm. 145-154.
Wee, J., & Chua, A., 2013, "The Peculiarities Of Knowledge Management Processes in SMEs: the Case of Singapore", Journal of Knowledge Management, Vol. 17 No. 6, hlm. 958-972.
