INSTRUKSI KERJA :
1. Instruksi Kerja untuk Simulator (Asesor BAN-PT Milik UGM)
1. Simulator menerima Surat Tugas Simulasi dari Kepala KJM, dilampiri Dokumen BAN-PT (Isian Borang 3A, Evaluasi Diri, dan Borang 3B, serta Borang Berita Acara Simulasi dan Nama No Kontak Prodi & Pemantau )
2. Simulator memeriksa Dokumen BAN-PT
3. Simulator melakukan koordinasi dengan Prodi untuk menetapkan jadwal simulasi, (simulasi paling lambat 10 hari kerja terhitung sejak menerima Borang)
4. Simulator menginformasikan jadwal simulasi kepada Pemantau
5. Simulator memberikan masukan dan penilaian sementara (Borang Berita Acara Simulasi ) hasil pemeriksaan dok BAN PT kepada Prodi pada saat pertemuan untuk ditindak-lanjuti.
6. Simulator menerima hasil perbaikan dari Prodi paling lambat 5 hari kerja setelah pelaksanaan simulasi
7. Simulator memeriksa hasil perbaikan dan memberikan nilai akhir (Borang Penilaian) ke KJM dengan tembusan ke Prodi, paling lambat 2 hari kerja, sejak menerima borang perbaikan.
2. Intruksi Kerja untuk Ketua Prodi
1. Prodi menerima Surat Pemberitahuan I dari KJM bahwa batas waktu sertifikat akreditasi kurang 365 hari (1 tahun), disertai Undangan Pelatihan Pengisian Borang BAN-PT bagi Kaprodi dan Tim POKJA yang akan dilaksanakan sesuai dengan periode yang telah ditetapkan.
2. Prodi membentuk Tim POKJA untuk bertugas menyusun dokumen BAN-PT, paling lambat 5 hari kerja sejak menerima Surat Pemberitahuan I
3. Prodi mengikuti POKJA penyusunan dokumen BAN-PT
4. Prodi melakukan pengisian Borang 3A, dan Evaluasi Diri, sejak membentuk Tim POKJA, didampingi Tim Pendamping dari KJM.
5. Prodi menerima Tim Auditor AMI untuk mengecek kelengkapan dokumen pendukung BAN-PT, paling lambat 270 hari (9 bulan) dari masa berlaku sertifikat habis.
6. Prodi mengirimkan Borang 3A, Evaluasi Diri, dan 3B ke KJM untuk pelaksanaan simulasi, paling lambat – 220 hari sebelum masa sertifikat akreditasi habis. 7. Prodi berkoordinasi dengan Tim Simulator untuk menetapkan hari dan tanggal
pelaksanaan Simulasi, paling lambat – 220 hari sebelum masa sertifikat akreditasi habis. 8. Prodi menerima Tim Simulator
9. Prodi melakukan perbaikan Borang BAN-PT dan mengirimkannya ke Simulator, paling lambat 5 hari kerja setelah pelaksanaan simulasi
10. Prodi mengambil surat pernyataan Rektor sebagai kelengkapan pengiriman borang akreditasi ke BAN-PT, antara 7-14 hari kerja sejak menyerahkan perbaikan ke simulator . 11. Prodi mengirimkan borang akreditasi dan kelengkapannya ke BAN-PT, paling lambat
12. Prodi menyerahkan copy bukti penerimaan borang dari BAN-PT ke KJM
3. Intruksi Kerja untuk Tim Pendamping
1. Tim Pendamping menerima Surat Tugas Pendampingan Prodi dari Kepala KJM 365 hari (1 tahun) sebelum batas akreditasi prodi habis, dilampiri log book.
2. Tim Pendamping melakukan koordinasi dengan Kaprodi untuk konfirmasi waktu pendampingan.
3. Tim pendamping mendampingi Prodi dalam pelatihan pengisian borang di KJM
4. Tim Pendamping melaksanakan Pendampingan kepada Prodi untuk pengisian Dokumen BAN-PT (Borang 3A, Evaluasi Diri, dan Borang 3B), antara 3 sampai 4 kali
pendampingan, dengan mengisi log book pada setiap pendampingan, dikirim ke alamat email pemantau
5. Tim Pendamping melaksanakan pemeriksaan terhadap isian Dokumen BAN-PT (Borang 3A, Evaluasi Diri, dan Borang 3B)
6. Tim Pendamping memastikan kelengkapan dokumen (borang dan data pendukung) Prodi untuk persiapan simulasi akreditasi
7. Tim Pendamping menyerahkan log book pelaksanaan Pendampingan Prodi paling lambat 5 hari kerja setelah borang akreditasi dikirim ke BAN-PT.
4. Instruksi Kerja untuk Tim Pemantau
1. Tim Pemantau menerima Surat Tugas Pemantauan terhadap Prodi dari Kepala KJM, dilampiri kelengkapan pemantauan
2. Tim Pemantau melaksanakan tugas pemantauan sejak KJM mengirim Surat Pemberitahuan I, sampai Prodi menyerahan borang akreditasi ke BAN-PT. 3. Pemantau memastikan Prodi membentuk Tim POKJA
4. Pemantau memastikan POKJA mengikuti Pelatihan Penyusunan Borang 5. Pemantau memastikan pelaksanakan pendampingan, berkordinasi dengan Tim
pendambing
6. Pemantau memastikan AMI berjalan
7. Pemantau meminta jadwal pelaksanaan simulasi prodi kepada simulator atau prodi, paling lambat 5 hari sejak menerima surat tugas pemantauan
8. Tim Pemantau melaporkan kemajuan proses persiapan akreditasi prodi kepada Kepala KJM pada rapat rutin KJM.
9. Tim Pemantau ikut mendiskusikan solusi apabila ada kendala yang dialami Prodi dalam persiapan akreditasi
10. Tim Pemantau menyerahkan kepada KJM copy surat bukti penyerahan borang akreditasi Prodi ke BAN-PT.
5. Instruksi Kerja untuk Sekretariat KJM
1. Menyiapkan surat menyurat dan kelengkapan administrasi sesuai penugasan dari Kabid : 1.1. Menyiapkan Surat Pemberitahuan I untuk Prodi, sejak - 400 sampai - 365 hari 1.2. Mengirim Surat Pemberitahuan I untuk Prodi yang statusnya – 365 hari 1.3. Mengirim Surat Undangan Pelatihan Pengisian Borang BAN-PT bagi Prodi &
POKJA
1.4. Mengirim Surat Tugas kepada Pemantau (anggota KJM) 1.5. Mengirim Surat Tugas kepada Pendamping yang ditunjuk 2. Menerima Dokumen Akreditasi dari Prodi (2 eks hard dan soft copy)
3. Mengirim Surat Tugas ke Asesor dilampiri Kit Berita Acara Simulasi, IK Asesor/Simulator dan Soft/Hard copy dokumen Prodi kepada Asesor/Simulator, melalui bagian ekspedisi UGM (TURT), atau dilakukan staf KJM, paling lambat 1 hari kerja sejak menerima dokumen prodi
4. Mendokumentasikan perubahan data diri asesor
6. Instruksi Kerja untuk PUMK:
1. Mendokumentasi no rekening Simulator / Asesor BAN-PT milik UGM
2. Menyediakan honorarium bagi tim asesor/tim simulator, tim pendamping, dan pemantau sesuai standar
3. Membayarkan honorarium bagi tim simulator/tim asesor, pendamping, dan pemantau selambatnya pada hari yang sama dengan saat semua kewajiban selesai dilaksanakan.
7. Instruksi Kerja untuk Kabid meliputi:
1. Menyusun kegiatan selama satu tahun dan memantau jalannya proses 2. Membuat draft SK Tim Simulator, Tim Pendamping, dan Tim Pemantau
3. Menghubungi dan memastikan asesor yang ditunjuk untuk melakukan simulasi ke prodi tertentu, paling lambat 380 hari sebelum masa berlaku sertifikat prodi tertentu berakhir 4. Memastikan bahwa Simulator untuk prodi tertentu dapat melaksanakan tugas sesuai surat
tugas yang dikirim ke asesor, paling lambat 375 hari sebelum masa berlaku sertifikat prodi tertentu berakhir
5. Membuat draft surat undangan sosialiasi kepada asesor dan prodi yang akan habis akreditasinya pada tahun berjalan
Daftar Nama Pendamping
No Nama Prodi Pemantau No Kontak
1 S-2 :
Magister Studi Kebijakan Drs. Sajarwa, M.Hum 08121568172 2 S-1 :
Ilmu Tanah Fakultas Pertanian – Fak Pert
Septi Mawanto Dwi Prasetyo, M.Si.Apt
085228006211 3 Sastra Arab – FIB Drs. Soeprapto, SU 08562901956 4 Budidaya Perikanan- Fak Pertanian Prof. Dr. Kusminarto 08157913893 5 Budidaya Pertanian/Agronomi-Fak
Pertanian
Dr.Ir. JP Gentur Sutapa, M.Sc
08121555129 6 Ilmu Hama & Penyakit Tumbuhan – Fak
pertanian
Dr. Risanuri Hidayat, M.Sc
085868472049 7 Manajemen Sumber Daya Perikanan –
Fak Pertanian
Prof. Dr. Hartanto Nugroho, M.Agr
081328055317 8 Pendidikan Dokter Gigi – Fak KG Dr. Leni Sophia
Heliani, M.Sc
081804001460 9 Biologi – Fak Biologi Tety Hartatik,
S.Pt.Ph.D
0817261832 10 Sp1 :
Ilmu Kedokteran Forensik & Mediko Legal – Fak KU
Dr.Ir.Eko Hanudin, M.P.
Berita Acara Simulasi
Pada hari ini ……… tanggal …. - …. - 2014 pukul …… .- ..….. telah dilakukan Simulasi Akreditasi terhadap Program Studi ………..., dengan permintaan perbaikan sebagai berikut :
Standar 1 : ……… ……… ……… ……… Standar 2 : ……… ……… ……… ……… Standar 3 : ……… ……… ……… ……… Standar 4 : ……… ……… ……… ……… Standar 5 : ……… ……… ……… ……… 1
Standar 6 : ……… ……… ……… ……… Standar 7 : ……… ……… ……… ……… Lain-lain : ……… ……… ……… ………
Berdasarkan keadaan di atas, maka estimasi nilai akreditasi Program Studi, adalah : A / B / C, dengan Skor ………….. . Yogyakarta, ……….. - ….. – 2014 Asesor/Simulator 1 / 2 ( ) 2
Berita Acara Penilaian Akhir
Berdasarkan hasil perbaikan yang sudah dilakukan oleh Program Studi sehubungan dengan masukan yang sudah dilakukan pada saat Simulasi, maka dapat dilaporkan bahwa Estimasi Skor Nilai Akhir bagi Program Studi yang bersangkutan adalah :
A / B / C, dengan Skor ………….. .
Demikian semoga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menerbitkan Surat Pengantar Rektor untuk Submit Program Studi ke BAN-PT.
Yogyakarta, ……….. - ….. – 2014 Asesor/Simulator 1 / 2 ( ) 2
