ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN
KARYAWAN TIKETING
KOPERASI KARYA NUKLIDA BATAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sefianita Rahmawati Pramana
09.11.3422
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
ANALYSIS AND DESIGN EMPLOYEE PAYROLL SYSTEM AT TICKETING KARYA NUKLIDA BATAN COOPERATIVE
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN TIKETING KOPERASI KARYA NUKLIDA BATAN
Sefianita Rahmawati Pramana Bambang Sudaryatno Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Humans who lived in the era of technology as it’s today definitely familiar with the implementation of technology in daily their life. Almost all human activities using technology, was no exception in the economy. The system is not only helpful but also simplify, shorten, and accurate, such as the Payroll System Ticketing Employee at Karya Nuklida BATAN Cooperative.
Every month an economic activity that has employees must have activity employee payroll as an appreciation of their work, as well as the company's ticket in Karya Nuklida BATAN Cooperative. During this time the company is still recording and doing payroll calculations just using Microsoft Excel. It all doesn’t matter when the employees is just a few, but as the company grows, the number of employees was more and more. This poses a problem in the calculation and recording payroll.
To overcome these problems, we need an appropriate system. The author would like to make a payroll system as a desktop-based optimization of computing resources owned and can help finance the activities of employee payroll. By using the proposed system is expected to be more accurate calculation of payroll, time efficient, and also more orderly financial reporting.
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat sekarang ini begitu terasa pengaruhnya di semua aspek kehidupan sehari – hari manusia. Salah satunya pada organisasi bisnis yang mampu memberikan kemudahan dan ketepatan dalam pengambilan keputusan. Layaknya organisasi yang berkembang dan kegiatannya sudah meluas mencakup kegiatan ekonomi, maka kehadiran sistem informasi sangatlah penting.
Koperasi Pegawai Republik Indonesia Karya Nuklida Batan Yogyakarta yang memiliki salah satu badan usaha yaitu penjualan tiket online yang semakin maju dengan pelanggan yang semakin banyak, begitu juga dengan karyawannya. Namun salah satu kegiatan penting badan usaha ini yaitu penggajian yang seharusnya dilakukan dengan cermat, cepat, dan efisien sehingga bisa memberikan informasi yang akurat masih dilakukan secara manual. Apabila sebuah kegiatan ekonomi pengolahan datanya masih dilakukan secara manual maka akan menimbulkan berbagai masalah, antara lain membutuhkan waktu yang cukup lama hanya untuk melakukan pencatatan dan memeriksa satu per satu data yang ada, apakah ada kesalahan atau tidak, belum lagi saat ada proses akuntansi akan semakin lama waktu yang digunakan.
Keterlambatan pembuatan laporan menjadi salah satu efek fatal dari sistem manual yang berjalan, sehingga informasi yang disampaikan kepada menejer pun terlambat, sehingga menejer pastinya akan kesulitan dalam mengambil keputusan, kegiatan operasional badan usaha tersebut juga akan terhambat.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan oleh penulis di KPRI Karya Nuklida Batan Yogyakarta bagian penjualan tiket online bahwa penggajian karyawan masih dilakukan secara manual, untuk itu penting dilakukan komputerisasi pengolahan data karyawan khususnya penggajian. Oleh karena itu, penulis mengharapkan adanya sistem baru.
Dari uraian di atas, maka penulis sebagai mahasiswa tingkat akhir pada Sekolah
Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta akan melaksanakan
penelitian/skripsi dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN
KARYAWAN TIKETING KOPERASI KARYA NUKLIDA BATAN”.
1.2 Rumusan Masalah
2. .Bagaimana merancang sistem pengolahan gaji karyawan sehingga dapat memperoleh informasi yang berkualitas (akurat, tepat waktu, dan relevan) ? 1.3 Batasan Masalah
1. Penelitian dilakukan di Koperasi Karya Nuklida BATAN.
2. Mengolah dan mengelola penggajian karyawan di Koperasi Karya Nuklida BATAN khusus pada bagian penjualan tiket online.
3. Menampilkan laporan data karyawan, laporan data penggajian karyawan bulanan, laporan potongan, dan laporan data presensi bulanan
4. Perangkat lunak yang digunakan antara lain : a. XAMPP sebagai database server b. Photoscape sebagai image editor
c. Java Netbeans IDE 7.1
d. iReport sebagai pembuat laporan
e. JDK digunakan untuk mengembangkan program f. JBC MySQL sebagai koneksi database pada java g. MySQL sebagai database management
1.4 Tujuan Penelitian
1. Memberikan efektifitas dan keakuratan dalam pengolahan gaji karyawan serta pembuatan laporan .
2. Mengganti sistem lama ( pengolahan gaji secara manual ) menjadi sistem terkomputerisasi yang lebih simple.
1.5 Manfaat Penelitian a. Bagi Penulis
1. Sebagai syarat menyelesaikan pendidikan program Strata 1 pada Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Amikom Yogyakarta
2. Mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama pendidikan di STMIK Amikom Yogyakarta
3. Memiliki pengalaman dan pengetahuan baru dalam pembuatan sistem b. Bagi Koperasi Karya Nuklida BATAN
1. Sebagai masukan dan pertimbangan manajemen dalam pengambilan keputusan
2. Mempermudah dan mempercepat pengolahan data gaji karyawan 3. Mendapatkan laporan seputar penggajian karyawan ( data karyawan,
c. Bagi Akademik
Diharapkan dapat menjadi bahan evaluasi pengembangan kurikulum akademik
1.6 Metode Penelitian 1. Metode Observasi
Penulis melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan yang sedang berlangsung terutama pada obyek yang diteliti sehingga tahu persis sistematika penggajiandi tempat penelitian.
2. Metode Wawancara
Penulis mewawancarai bagian administrasi dan keuangan tentang sistem penggajian yang telah ada atau berjalan selama ini, baik kelemahannya dan juga sistem penggajian yang diharapkan ke depannya.
3. Metode Kepustakaan
Penulis melakukan pengumpulan data dengan referensi dari buku, artikel, dan sumber informasi lain yang mendukung dan berhubungan dengan masalah yang dibahas dalam penyusunan skripsi ini.
2. LandasanTeori 2.1 Pengertian Sistem
Sekumpulan komponen yang saling berinteraksi yang memiliki tanggung jawab untuk memproses masukan ( input ) sehingga akan menghasilkan keluaran ( output ). 2.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem memiliki karakterisitik atau sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goals).
Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu sistem adalah sebagai berikut: a. Komponen sistem (Components System)
b. Batasan sistem (Boundary)
c. Lingkungan Luar Sistem (Environments) d. Penghubung Sistem (Interface)
e. Masukan Sistem (Input) f. Keluaran Sistem (Output) g. Pengolah Sistem (Proses)
2.3 Pengertian Informasi
Data yang diolah agar memiliki bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya, termasuk dalam proses pengambilan keputusan.
Informasi tersebut dikatakan berkualitas jika akurat, tepat waktu, dan relevan. 2.4 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagaisuatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan, dengankomponenyaitu : Blok Masukan ( Input block ), Blok Model ( Model Block ), Blok Keluaran (Output Block), Blok Teknologi (Technology Block), Blok Basis Data (Database Block), danBlok Kendali (Controls Block).1
2.5 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Kumpulan dari interaksi banyak sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam organisasi.
Sedangkan dilihat dari asal katanya, yaitu gaji yang memiliki arti sesuatu yang dibayarkan atau diberikan kepada pegawai/karyawan yang berkaitan dengan uang yang biasanya dilakukan berdasarkan waktu kerja, kinerja, dan hasil karya, juga masih banyak hal lain yang menjadi pertimbangan, tergantung kebijakan manajerial tempat tersebut. 2.6 Teori Analisis
(a) Analisis PIECES
Di dalam mengidentifikasikan suatu masalah, perlu dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, kendali, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Dan biasa dikenal dengan PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services).
(b) Analisis Biaya dan Manfaat
Biaya yang berhubungan dengan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu : Biaya Pengadaan (Procurement Cost), Biaya Persiapan Operasi (Start-Up Cost), Biaya Proyek (Project-Related Cost), Biaya Operasi dan Biaya Perawatan ( Operational and Maintenance
Cost ).
Sedangkan Manfaat yang di dapat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan :Manfaat mengurangi biaya, Manfaat mengurangi
kesalahan–kesalahan, Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas, Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.
(c) Analisis Kelemahan Sistem (d) Analisis Kebutuhan Sistem
Bertujuan untuk mengetahui sistem seperti apa yang cocok diterapkan, perangkat keras dan perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan, serta siapa saja pengguna yang akan menggunakan sistem ini.
(e) Analisis Kelayakan Sistem
Merupakan pengukuran besarnya investasi yang ditanamkan di dalam pengembangan sistem terhadap manfaat yang diperoleh dari sistem tersebut. Faktor – faktor dalam analisis kelayakan sistem adalah kelayakan teknis, kelayakan jadwal, kelayakan ekonomi, kelayakan operasional, kelayakan legalitas (Hukum).
2.7 Konsep Pemodelan Sistem (a) Flowchart
Bagan yang menunjukkan alir di dalam program atau prosedur sistem secara logika yang terutama digunakan untuk alat bantu komunikasi serta dokumentasi. Dengan adanya flowchart, seorang programer akan lebih mudah memahami alur dari sistem yang akan dibuat.
(b) DFD
Gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, maupun struktur data atau organisasi file. DFD didesin untuk menunjukkan fungsi-fungsi aliran data sistem. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan user yang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan/dikembangkan.
2.8 PemodelanBasis Data
Basis data (Database) adalah kumpulan data yang saling berelasi. (a) ERD
Diagram yang memperlihatkan entitas – entitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan–hubungan (relasi) antarentitas tersebut.
(b) Teknik Normalisasi
Kegunaan Normalisasi :Meminimalisasi pengulangan informasi, memudahkan identifikasi entity atau object, menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan.
2.9 KonsepDasarSistem Basis Data
Sistem basis data merupakan sistem yang mengelola banyak record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam dan juga memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi / perusahaan sehingga diharapkan dengan adanya sistem basis data ini mampu menyediakan informasi yang optimal untuk pengambilan keputusan.Adapun elemen-elemen basis data adalah : Entitas (Entity), Record , Field , Data Value, Query, View, File, Database
2.10 PengantarSistemBerorientasiObjek
Sistem berorientasi obyek merupakan paradigma baru dalam rekayasa perangkat lunak yang memandang sistem sebagai kumpulan obyek-obyek diskrit yang saling berinteraksi. Maksud dari berorientasi obyek adalah mengorganisasikan perangkat lunak sebagai kumpulan obyek-obyek diskrit yang bekerjasama antara informasi atau struktur data dan perilaku yang mengaturnya. Karakteristik metodologi berorientasi objek adalah :encapsulation, inheritance, polymorphism
2.11 PerangkatLunak yang Digunakan (a) XAMPP
Software open source yang digunakansebagaidatabase management
memanfaatkan phpMyAdmin yang dapatuntukmembuattabel, mengisi data dan lain-lain denganmudahtanpaharushafalperintahnya.
(b) Photoscape
Software gratis yang dapat digunakan untuk mengolah dan mempercantik
gambar / foto.
(c) Java Netbeans IDE 7.1
Tersediaopen source danmudahuntukdikembangkan.
(d) JDK (Java Development Kit)
Seperangkat aplikasi yang digunakan untuk mengembangkan program. (e) iReport
Produk OpenSource dari JasperReports. IReport tidak berguna tanpa sebuah library yang disebut Jasper Reports.Digunakan karena mudah dan lebih
praktis. (f) JDBC MySQL
(g) MySQL
Perangkat lunak database server yang mendapat julukan Database Smart.
3. Analisis danPerancanganSistem 3.1 Sistem Penggajian yang Berjalan
Dasar awal penentuan besar kecilnya gaji yang diterima karyawan mengacu pada tingkat jabatan, tingkat pendidikan, dan juga keterampilan (skil). Penggajian diberikan setiap tanggal 25 di setiap bulannya.
3.1.1 Gaji Pokok
Gaji pokok pada Koperasi Karya Nuklida Batan bagian badan usaha penjualan tiket diberikan berdasarkan masa kerja dan mengacu pada tabel gaji yang telah dibuat dan disepakati oleh pengurus.
3.1.2 Tunjangan
Merupakan unsur - unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti, dimaksud agar
dapat menimbulkan / meningkatkan semangat kerja bagi para karyawan. Adapun macam
tunjangan yang diperoleh karyawan penjualan tiket (ticketin) online Koperasi karya
Nuklida Batan terdiri atas :
a. Tunjangan Profesi
b. Beras c. Insentif d. Uang Makan
e. Uang Transport / Tunjangan Transportasi 3.1.3 Potongan
Selain memperoleh tunjangan, setiap karyawan dikenakan potongan atas gajinya. Macam potongan yang berlaku adalah :
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang Berjalan
3.2 Analisis yang Dilakukan
Permasalahan - permasalahan yang ada pada sistem penggajian yang sedang berjalan perlu ditemukan dan diperbaiki. Dalam hal ini adalah perbaikan sistem dari sistem penggajian yang lama menuju sistem penggajian yang baru yang lebih efektif dan efisien. Bertujuan supaya sistem yang baru berhasil dan menghasilkan informasi - informasi yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai juga perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan.
Dalam mempelajari tahapan - tahapan dari proses analisis sistem informasi penggajian pada Penjualan Tiket ( Tiketing ) Online Koperasi Karya Nuklida Batan, maka sebagai landasan penulis menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency dan Control). Dari hasil
pengamatan dan penelitian yang telah dilakukan, yaitu :
Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja
Faktor Hasil Analisis
Throughput - Transaksi gaji.
- Olah data gaji seluruh karyawan ticketing Karya Nuklida minimal memakan waktu hingga sepuluh hari.
Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi
Faktor Hasil Analisis
Akurat Kesalahan mendasar karena human error,seperti kesalahan dalam pengolahan data gaji atau dijumpai pada sistem sebelumnya. Hal ini akan berpengaruh terhadap keakuratan laporan. Hal ini tidak terlepas dari keterbatasan kemampuan SDM dalam pengelolaanya.
Tepat Waktu Pembuatan laporan sering terjadi keterlambatan karena harus melakukan pengolahan data gaji berulang-ulang akibat dari kesalahan pengolahan sebelumnya. Sehingga, bila menejer menginginkan laporan data penggajian bulanan harus menunggu.
Relevan - Informasi yang dihasilkan (laporan penggajian bulanan) akan kurang bernilai lagi jika sering terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan.
- Informasi dari laporan penggajian buloanan tidak relevan karena tidak terdapat keakuratan data akibat seringnya terjadi kesalahan.
Tabel 3.3 Hasil Analisis Biaya
Faktor Analisis
Tabel 3.4 Hasil Analisis Pengendalian
Faktor Hasil Analisis
Data Kurangnya perlindungan data oleh sistem yang dilakukan secara manual mengakibatkan sering terjadinya kerusakan atau bahkan kehilangan data.
Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi
Faktor Hasil Analisis
Efisiensi Dari hasil pengamatan pada sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayaguaan waktu dan personil masih kurang efisien (faktor sumber daya). Keberadaan komputer yang ada hanya dipergunakan untuk proses pengetikan dokumen dan pembuatan laporan secara manual, sedangkan untuk proses yang berkaitan dengan pencarian data karyawan dan pengolahan data gaji karyawan masih menggunakan cara manual berdasarkan dokumen - dokumen yang ada (faktor media penyimpanan).
Tabel 3.6 Hasil Analisis Pelayanan
Faktor Hasil Analisis
Setelah semua tahap ananalisis selesai dilakukan, maka penyusunan konsep untuk system yang baru dapat dilakukan, salah satu langkah awalnya yaitu pembuatan flowchart.
Gambar 3.2 Flowchart SistemBaru
4. ImplementasidanPembahasan
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rencana yang ditentukan.
4.1 Kegiatan Implementasi Sistem 1) Pemilihan dan Pelatihan Personil
Pengguna sistem merupakan faktor yang memegang peranan penting dalam proses penggunaan sistem. Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar pengguna yang diberikan wewenang menjalankan sistem baru tidak kesulitan.
2) Instalasi Perangkat Lunak
Merupakan proses mempersiapkan semua kebutuhan perangkat lunak sehingga bisa untuk mengoperasikan sistem.
Pembuatan tipe data meliputi banyak hal, diantaranya tipe data pada masing-masing field sekaligus dengan pembuatannya. Untuk mengimplementasikan rancang dan mengelola database penulis menggunakan phpMyAdmin.
4.2 Uji Coba Sistem dan Program 1) Pengetesan Program
Sebelum program diimplementasikan, maka program aplikasi harus terbebas dari kesalahan. Kesalahan program yang mungkin terjadi dapat dispesifikasikan menjadi tiga bentuk kesalahan, antara lain:
a. Kesalahan bahasa (Syntax error) adalah kesalahan di dalam penulisan kode program yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan.
b. Kesalahan waktu proses (Runtime error) merupakan kesalahan yang terjadi disaat program dieksekusi. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. Ini kemungkinan disebabkan karena kompiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi. c. Kesalahan logika (Logical error) merupakan kesalahan logika dari program aplikasi. Kesalahan ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan yang terjadi, namun hasil eksekusi program juga tidak sesuai yang diharapkan.
2) Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama pengetesan ini untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem aplikasi bekerja sesuai dengan yang diharapkan.
a. Uji Coba Black Box
Black boxtesting dilakuan untuk mengetahui apakah setiap button yang
ada dapat berjalan sesuai dengan fungsinya atau tidak.
b. UjiCobaWhite Box
Uji coba white box merupakan metode perancangan prosedural yang bertujuan untuk memperoleh test-case kerja perangkat lunak secara rinci.
Gambar 4.1 Validasi Hapus Pengguna
5. Penutup (a) Kesimpulan
1. Telah berhasil dibangun sebuah sistem aplikasi penggajian karyawan Penjualan Tiket Online Karya Nuklida Batan Yogyakarta
2. Dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service) akan didapatkan beberapa permasalahan yang
dijumpai dari sistem lama dan akhirnya dapat digunakan untuk memecahkan masalah utamanya.
3. Dengan diimplementasikannya sistem aplikasi penggajian ini sangat membantu dalam menyelesaikan masalah pengolahan data gaji pada badan usaha Penjualan Tiket Online Karya Nuklida Batan Yogyakarta sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam mendapatkan informasi.
4. Dengan program atau sistem aplikasi penggajian ini,menejer dapat memperoleh hasil laporan kepegawaian terutama penggajian dengan akurat sebagai bahan pengambilan keputusan.
5. Dengan program aplikasi penggajian ini dapat membantu produktifitas kerja pada Penjualan Tiket Online Karya Nuklida Batan Yogyakarta
6. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan.
7. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan data.
(b) Saran
yang memiliki fasilitas yang lebih lengkap. Untuk itu, penulis menyampaikan saran untuk sistem ini di masa mendatang yang lebihbaik.
Saat ini Badan Usaha Penjualan tiket Online Karya Nuklida Batan Yogyakarta yang masih menggunakan sistem presensi manual, diharapkan ke depannya menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sehingga sistem ini juga akan lebih maksimal dan optimal .
6. Daftar Pustaka
Al Fatta. Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.
Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu.
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset.
Hakim,Rachmad S. Dan Sutarto.2009.Mastering Java TM. Jakarta: PT ElexMedia Komputindo.
Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Infomasi: Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini.2007.Strategi Perencanaan dan Pengolahan Basis Data.Yogyakarta : Penerbit ANDI.
