PEDOMAN PENGORGANISASIAN SEKSI AKUNTANSI BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran umum RS
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS BAB IV Struktur Organisasi RS
BAB V Struktur Organisasi Akuntansi
BAB VI URAIAN JABATAN A. KEPALA SEKSI IPSRS
Nama jabatan : Kepala Seksi Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit
Pengertian :Seseorang yang bertanggung jawaba dalam perencanaan, pengorganisasianpenggerakan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pelayanan di seksi IPSRS termasuk keamanan oleh pihak ke tiga Atasan langsung : Wakil Direktur Umum
Tujuan Jabatan : Dihasilkan perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan operasional di seksi IPSRS dan Keamanan Persyaratan jabatan : a. Pendidikan formal : Minimal DIII Teknik, D III
Arsitek, DIII Atem
b. Pengetahuan : Memahami pengetahuan administrasi, Prosedur serta sistem yang ada di seksi IPSRS serta prosedur pengelolaan keamanan.
c. Ketrampilan : Berkomunikasi dan berkoordinasi
d. Pelatihan : Kepemimpinan, Pengetahuan
tentang manajemen
pemeliharaan alat medis dan Prasarana Umum RS
e. Pengalaman : Minimal 3 Tahun
f. Sikap dan Perilaku : Memiliki sikap dan perilaku yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan, menampilkan integritas, memiliki komitmen terhadap
melaksanakan perbaikan yang berkelanjutan
g. Kondisi kesehatan : Sehat jasmani, rohani dan psikososial
Tanggung Jawab : a. Terlaksananya sistem pemeliharaan terhadap peralatan medis yang umum yang ada di Rumah Sakit cahya Kawaluyan
b. Terpeliharanya bangunan Rumah Sakit Cahya Kawaluyan
c. Terlaksananya pengaturan keamanan yang bekerja sama dengan pihak ke tiga di RS Cahya Kawaluyan
d. terkendalinya mutu perlengkapan dan pemeliharaan sarana prasarana yang diperlukan oleh rumah sakit
e. Kepemimpinan dalam mengatasi keselamatan kerja di rumah sakit dan lingkungan sesuai dengan bidangnya
Wewenang : a.Meminta Informasi dan petunjuk dari Wakil Direktur Umum
b.Memberikan saran dan pertimbangan kepada wakil direktur umumtentang bidang yang di tangani : pemeliharaan peralatan medis,umum,gedung serta keamanan.
c.Mengorganisasi, mengendalikan, memantau penggunaan fasilitas sarana dan prasarana, SDM, dan Kegiatan pelayanan persediaan barang dan alat umum/ non medis teknik dan kinerja pihak ketiga
d. Mengevaluasi dan mengusulkan tentang kinerja pihak ketiga yang berhubungan dengan pemeliharaan peralatan rumah sakit, bangunan. e. berkoordinasi dengan pihak ke tiga untuk keamanan
f. Menyetujui Cuti, Kerja Lembur Karyawan di Seksi IPSRS Sesuai prosedur yang berlaku
g. Menyetujui PPK (Permohonan Pembelian Kapital), PPJ (Permohonan Pembelian Jasa), PPS (Permohonan Pembelia Service/Maintenance)
h. Mengorganisasi , mengendalikan, memantau penggunaan fasilitas, sarana SDM dalam kegiatan pelayanan yang ada di seksi IPSRS
i. Memberikan pembinaan terhadap staf
j. Memberikan teguran/peringatan dan penghargaan kepada staf sesuai dengan prosedur k. Menetapkan jadwal pemeliharaan sarana dan prasaran di RS cahya kawaluyan
Uraian Tugas : a. Merencakan , melaksanakan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan yang ada di
seksi IPSRS, mengacu pada RKA tahunan yang telah disetujui sesuai prosedur yang belaku
b. Menyusun Rencana Kerja Anggaran untuk Seksi IPSRS
c. Menyelenggarakan administrasi kegiatan dan membuat laporan kegiatan dari bidang yang ditangani (Pemeliharaan alat dan keamanan)
d. Mengatur Jadwal Dinas
e. Melakukan Penilaian atas prestasi kerja staf secara berkala
f. Memantau pelaksanaan Rencana kerja dan anggaran serta melaporkan kepada direksi secara berkala melalui wakil direktur umum
g. Mengkaji dan menyarankan perbaikan peralatan medis dan umum sesuai prosedur yang berlaku h. mengembangkan hubungan kerjasama dengan bagian internal maupun bagian eksternal
i. mengevaluasi dan merekomendasikan jasa pihak ke tiga dalam hal ini keamanan
j. melaksanakan tugas-tugas lainnya yang berhubungan dengan seksi IPSRS yang diberikan oleh atasannya
k. Mengendalikan biaya pemeliharaan peralatan medis, umum serta bangunan serta mengklarifikasi dengan anggarandan rencana kerja tahun berjalan.
l. Membuat laporan kkinerja seksi IPSRS secara berkala
m. Bekerjasama sengan pihak ke tiga untuk evaluasi dan koordinasi tentang keamanan di RS Cahya Kawaluyan
n. Melaksanakan tuga-tugas lain yang diberikan oleh atsannya.
o. Menyusun laporan pertanggungjawaban dan relasi anggaran seksi IPSRS
B. STAFF INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RUMAH SAKIT Nama jabatan : Staf IPSRS
Pengertian : Seseorang yang bertanggung jawab dalam perencanaan pengorganisasian, pergerakan,pengendalian dan evaluasi pelaksanaan pelayanan pemeliharaan saran dan prasarana serta persediaan peralatan dan barang umum / non medis yang efektif , efisien serta profesional
Atasan langsung : Kepala Seksi IPSRS Persyaratan jabatan :
a. Pendidikan formal : Minimal SMK dan DIII
b. Pelatihan : Pelatihan Pemeliharaan
Sarana dan prasarana umum dan
medis
c. Pengalaman : Minimal 2 tahun d. Sikap dan perilaku : Berdisiplin tinggi, tegas, jujur,
bertanggung jawab dan bewawasan luas tentang
organisasi dan menejemen rumah sakit
e. Kondisi kesehatan : Sehat jasmani,
rohani dan psikososial
Tanggung Jawab :
a. Menjamin efektifitas dan efisiensi dalam penyediaan jasa dan barang enunjang kegiatan
penyelenggaraan pemeliharaan sarana dan
prasarana rumah sakit
b. terkendalinya mutu perlengkapan dan pemeliharaan sarana, prasarana yang diperlukan oleh rumah sakit
c. Kepemimpinan dan mengatasi keselamatan kerja di rumah sakit dan lingkungannya sesuai dengan bidangnya
Wewenang :
a. meminta informasi dan petunjuk dari kepala seksi IPSRS
b. memberikan saran dan pertimbangan menejerial kepada kepala seksi IPSRS
c. mengorganisasi, mengendalikan, memantaui penggunaan fasilitas, sarana dan prasarana dan kegiatan persediaan pelayanan barang dan alat umum/ non medis dan teknik
d. Melakukan pemeliharaan terhadap alat-alat baik umum maupun medis sebatas kewenangannya
Uraian Tugas :
a. Mengkoordinir permintaan barang dan alat umum/ non medis berdasarkan informasi dari tiap-tiap bagian yang membutuhkan sesuai dengan prosedur
b. melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana sesuai jadwal tahunan
c. Mengendalikan jumlah pemakaian barang dari tiap -tiap bagian, dan mengklarifikasi dengan anggaran dan rencana
kerja tahunan berjalan
d. Melaksanakan kontrol keliling harian prasarana (peralatan)
e. mencatat dan membuat laporan pemakaian air dan listrik yang digunakan tenant setiap bulan
f. Mengambil dan memeriksakan sample air ke dinas terkait
g. membakar sampah medis pada mesin insinerator
h. membantu setiap kegiatan / event yang diselengggarakan di area rumah sakit maupun di luar rumah sakit
i. mendokumentasikan dan mengarsipkan ssemua file/berkas/surat
j. membuat laporan kinerja bulanan sarana dan prasarana
k. Membantu kepala seksi IPSRS dalam penyusunan rencana kerja anggaran rumah sakit sesuai dengan
batas kewenangannya
l. memberikan masukan pada kepala Seksi IPSRS m. melaksanakan tugas-tugas lainnya yang berhubungan dengan bagian IPSRS dan yang diberikan oleh kepala seksi IPSRS
BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA Hubungan kerja dengan bagian Pengadaan :
Melakukan koordinasi dan kroscek mengenai proses realisasi Anggaran Rutin (Gas Medik & LPG), Anggaran Service (Pemeliharaan, Pengadaan Sparepart Khusus, Kontrak Service, Perbaikan yang dilakukan oleh Pihak Ke Tiga) dan Anggaran Proyek.
Melakukan Follow Up Dengan bagian Pengadaan atas Setiap Anggaran yang telah atau baru diproses.
Hubungan dengan Bagian Logistik dan Inventaris :
Berkoordinasi atas anggaran Rutin ATK/ART serta anggaran Gudang teknik, dalam hal ini adalah anggaran tahun berjalan. Berkoordinasi atas kebutuhan barang teknik yang dibutuhkan dalam rangka proses pemeliharaan dan perbaikan
Membuat dan menginformasikan atas setiap kerusakan atau pengadaan alat yang harus terdata dan terinventarisir.
Hubungan dengan bagian Akuntansi :
Membuat laporan bulanan atas pemakaian Gas Medik, LPG, Solar dan Perkiraan pemakaian telepon .
Berkoordinasi dan melakukan pencocokan atas realisasi OCE Hubungan dengan bagian Penagihan :
Membuat tagihan atas pemakaian listik dan air dari tenant Hubungan dengan bagian Sekertariat Rumah Sakit :
Melakukan koordinasi dan kroscek atas setiap Perijinan K3 , Tera Meteran, Ijin Gangguan, ijin Operational Peralatan Medis dan Umum.
Hubungan dengan bagian SDM :
Menyerahkan laporan Penilaian Kerja Bagian max. Tanggal 5 setiap bulan
Berkoordinasi tentang pengembangan karyawan ( pelatihan, Workshop, Sosialisasi Kedinasan)
Berkoordiansi tetang Penilaian Kerja karyawan dan Status Kekaryawanan
Hubungan dengan seluruh direktorat Umum, Medis dan Keperawatan :
Menerima setiap Permintaan layanan Jasa Perbaikan /pemeliharaan sarana dan Prasarana Umum dan Medis
Melakukan Pemeliharaan berkala atas seluruh sarana dan prasarana yang ada di rumah sakit
Menginformasikan kepada bagian terkait jika ada peralatan yang mengalami kerusakan dan tidak dapat diperbaiki
Memastikan Ketersediaan Air Baku, Listrik dan telepon untuk menunjang operasional Rumah Sakit
BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KEBUTUHAN PERSONIL
Nama Jabatan Pendidikan Sertifikasi Jumlah Kebutuhan
KASIE IPSRS S1/DIII teknik 1
Staf Tenik Medik DIII
ATEM/Instrumentasi medik/ Mekatronika
2
Staf MEP SMK Elektro, listrik,mekatronika,o
tomf
4
Staf Gedung SMK bangunan 2
Staf sipil ahli S1/DIII Sipil/Arsitek 1 BAB IX
PENILAIAN KARYA BAB X
KEGIATAN ORIENTASI BAB XI
PERTEMUAN ATAU RAPAT Rapat secara berkala terdiri dari 2 bagian :
1. Rapat Rutin
2. Rapat darurat/ eksidentil Rapat Rutin dilakukan pada :
Durasi : 1-2 bulan sekali Jam : 08.00 pagi s/d selesai Tempat : Ruang staf IPSRS Peserta : Seluruh staf (Wajib)
Materi : Evaluasi kinerja, Permasalahan di lapangan, masukan / ide, rekomendasi
Rapat darurat/ eksidentil dilakukan sewaktu-waktu bila terjadi suatu maslah yang harus diselesaikan secara tepat dan cepat
BAB XII PELAPORAN LAPORAN BULANAN
- Laporan rekapan penggunaan air bersih, listrik tenant, gas medik, solar serta LPG
- Rekapan laporan Pemeliharaan Sarana Umum - Rekapan laporan Pemeliharaan Alkes/ almed
