3. PENGAMBILAN DATA. 16 Universitas Kristen Petra

(1)

16

Universitas Kristen Petra

3. PENGAMBILAN DATA

Dalam bab ini akan dibahas tentang proses pengambilan data dari perusahan sebagai dasar analisa untuk pembuatan Sistem Informasi Enterprise Architecture.

3.1 Model Bisnis Perusahaan

PT. ABC merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang food industry. Perusahaan ini memiliki tiga unit bisnis yaitu X Swalayan, Restoran Y dan Z Bakery. Untuk lebih memahami proses bisnis perusahaan ini maka diperlukan pemodelan yang menjelaskan secara lengkap mengenai bisnis perusahaan. Model bisnis perusahaan akan dijelaskan menggunakan Nine Building Blocks (Tim PPM Manajemen, 2012). Berikut merupakan Nine Building Blocks dari PT. ABC:

1. Value Proposition  X Swalayan

Value yang dihasilkan dan dijual dari perusahaan ini ada bermacam-macam:

o Makanan segar (daging, ikan, sayur-sayuran dan buah-buahan) o Makanan cepat saji, makanan kaleng dan makanan beku

o Berbagai jenis camilan (permen, coklat, biskuit lokal dan import) o Bumbu dan saos masak

o Keperluan rumah tangga seperti pembersih rumah o Perlengkapan kebersihan badan

o Obat dan kosmetik  Restoran Y

Berawal dari Indonesian Food yang kemudian bertambah dengan adanya Chinese Food yang halal.

 Z Bakery

Roti manis, kue kering dan kue basah. 2. Customer Segments

(2)

17

Universitas Kristen Petra 3. Channels

Ketiga unit bisnis berada pada suatu daerah yang berdekatan dimana konsumen datang ke toko dan melakukan transaksi di toko (Brick and Mortal yang diambil dari buku karangan Dave Chaffey, 2009)

4. Customer Relationships

Adanya usaha dari perusahaan untuk memberikan penghargaan kepada konsumen setianya dengan memberikan Privileged Card dimana pemegang kartu bisa mendapatkan diskon di Restoran Y dan Z Bakery. Untuk pembelanjaan di X Swalayan setiap kelipatan lima ratus ribu rupiah akan mendapatkan satu poin, sistem poin akan dihitung hingga berjumlah 100 dan dapat ditukarkan dengan voucher diskon.

5. Key Activities  X Swalayan

Dept. Purchasing: melakukan order dengan membuat Surat Pesanan atau Purchase Order (PO) ke Supplier, bisa juga salesperson dari supplier yang datang menawarkan. Dari proses order tersebut nota pembelian yang telah ditandatangani oleh pihak Purchasing akan dibawa oleh salesperson. Ketika barang datang maka salesperson akan membawa barang dan invoice menuju gudang.

Dept. Gudang: menerima salesperson, mengecek invoice dengan tandatangan dan mengecek kuantitas dan tanggal kadarluarsa sesuai dengan pesanan. Dari gudang maka salesperson perlu pergi ke bagian administrasi yang akan memasukkan data ke dalam sistem. Data mengenai barang yang datang akan disesuaikan dan melakukan update data barang sesuai PO. Apabila ada perubahan harga maka akan diinputkan ke dalam sistem sehingga langsung berubah, namun data harga yang lama akan tetap dicatat dalam sistem dan akan muncul pada laporan akhir.

Dept. Accounting and Finance: Setelah selesai data tersebut akan masuk ke dalam daftar hutang sesuai dengan supplier masing-masing.

Setelah ada invoice yang telah terautorisasi baru gudang dapat melakukan perpindahan barang dari gudang ke swalayan. Hal ini dilakukan dengan melihat barang yang ada di swalayan, apabila sudah mengalami penurunan

(3)

18

Universitas Kristen Petra jumlah maka swalayan dapat memberikan Surat Permintaan Barang ke Gudang.

Data Point of Sales (POS) mulai dari barang masuk ke gudang hingga barang terjual akan masuk ke dalam sistem yang tersambung ke bagian Back Office atau Dept. Accounting and Finance. Data penjualan akan masuk ke dalam sistem keesokan harinya. Pengiriman data menggunakan server yang ada di swalayan dan server yang ada di kantor, jadi data dikirim dari server swalayan menuju server kantor agar dapat diakses dan diolah oleh aplikasi di kantor.

Di akhir bulan akan ada laporan keuangan baik buku besar atau general ledger, income statement, laporan laba rugi dan balance sheet.

 Restoran Y

Proses pembelian bahan baku ditangani sendiri oleh operasional Restoran Y dan disimpan di gudang milik restoran. Di Restoran Y sendiri terdapat tiga departemen yaitu makanan, minuman dan makanan Cina. Masing-masing departemen akan membuat permintaan bahan baku ke gudang setiap harinya. Pencatatan keluar masuknya bahan baku dari dan ke gudang dicatat secara manual pada buku. Restoran Y akan mengolah bahan baku menjadi berbagai jenis makanan terutama Indonesian food dan Chinese food. Makanan yang dijual cukup lengkap dari hidangan pembuka, makanan utama, hidangan penutup dan berbagai jenis minuman. Pembuatan laporan keuangan dengan mengirimkan nota-nota penjualan setiap bulannya ke departemen Accounting and Finance.

 Z Bakery

Proses pembelian bahan baku kurang lebih sama dengan X Swalayan, dimulai dari permintaan dari operasional Z Bakery kemudian dilakukan pemesanan oleh departemen Purchasing yang kemudian masuk ke gudang milik Z Bakery. Dari gudang bahan baku yang keluar dan masuk dicatat secara manual dengan menggunakan buku. Bahan baku kemudian akan diolah di pabrik sehingga menghasilkan roti yang baru setiap harinya. Varians yang dihasilkan juga cukup banyak tidak hanya roti kering saja namun juga ada kue kering dan kue basah, cake dan

(4)

19

Universitas Kristen Petra pudding. Hasil produksi tersebut dipasarkan dengan beberapa cara yaitu melalui penjualan di stand di X Swalayan, stand di Restoran Y dan melalui penjualan keliling menggunakan sepeda motor. Untuk penjualan di swalayan dan restoran struk nya akan dikirimkan ke departemen Accounting and Finance, sedangkan yang penjualan keliling data dimasukkan ke dalam sistem setiap harinya dan bisa langsung diambil oleh departemen Accounting and Finance untuk pembuatan laporan bulanan. 6. Core Competency

 X Swalayan

Layanan terhadap konsumen dan kelengkapan barang yang dijual merupakan keunggulan dan prinsip utama yang ditekankan perusahaan.  Restoran Y

Masakan Indonesia dan masakan Cina yang halal, suasana yang nyaman dengan nuansa Indonesia dan adanya ruangan VIP yang mampu menampung hingga 100 orang.

 Z Bakery

Value yang berbeda yang dimiliki oleh Z Bakery adalah kualitas bahan baku yang tidak pernah berubah dan adanya roti selalu baru setiap hari. Untuk roti yang merupakan sisa dihari sebelumnya akan dibagikan kepada beberapa karyawan atau pegawai yang ada.

7. Key Partnerships

Perusahaan lain yang menjadi partner dalam usaha ini terdiri dari dua pihak yaitu perusahaan dan perseorangan. Untuk perusahaan ada PT. Segarmas, Unilever, Wings, dan lain-lain

8. Cost Structure

Pengeluaran yang dimiliki oleh perusahaan berkisar pada hal-hal pada umumnya seperti listrik, air, telpon, gaji karyawan, pembersih dan adaya perbaikan. Untuk peremajaan gedung atau renovasi dilakukan dengan perencanaan beberapa tahun sekali.

(5)

20

Universitas Kristen Petra 9. Key Resources

Sumber pendapatan hanya melalui tiga unit bisnis yang ada dan penyewaan beberapa tempat di gedung X Swalayan yang menjual berbagai macam makanan, minuman dan adanya ATM.

(6)

21

3.2 Strategi Bisnis Perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

(7)

22

Universitas Kristen Petra Dari Gambar 3.1 di atas mengenai Struktur Organisasi dari PT. ABC, berikut merupakan penjelasan mengenai tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing jabatan yang ada:

1. Dewan Komisaris dan Dewan Direksi

 Merupakan pengambil keputusan tertinggi di perusahaan

 Menerima dan mengevaluasi kinerja perusahaan melalui laporan kegiatan dan keuangan dari masing-masing unit bisnis

2. Sekretaris Direksi

 Membantu bagian administrasi Direksi misalnya untuk mempersiapkan data yang dibutuhkan untuk rapat

3. Manager dan Asisten Manager Operasional X Swalayan

 Membuat laporan bulanan mengenai operasional X Swalayan

 Membuat perencanaan jangka panjang dan strategi untuk mencapai target yang telah diberikan

 Mengatur pembagian jam kerja, shift dan job description dari masing-masing pekerja di bagiannya

 Mengatur penjadwalan dan pemenuhan barang

 Membuat program-program untuk meningkatkan penjualan di X Swalayan 4. Manager dan Asisten Manager Operasional Restoran Y

 Membuat laporan bulanan mengenai operasional Restoran Y

 Membuat program-program dan inovasi makanan untuk meningkatkan penjualan di Restoran Y

5. Manager dan Asisten Manager Operasional Z Bakery

 Membuat laporan bulanan mengenai operasional Z Bakery

 Membuat program-program dan inovasi roti untuk meningkatkan penjualan di Z Bakery

(8)

23

Universitas Kristen Petra 6. Manager dan Asisten Accounting dan Finance

 Menangani pembukuan harian dan bulanan dari ketiga unit bisnis yang ada di perusahaan

 Membuat laporan buku besar atau general ledger, income statement, cash flow dan balance sheet setiap bulan baik dari masing-masing unit maupun secara keseluruhan

 Mengatur aliran dana dalam perusahaan untuk semua departemen yang ada di perusahaan

7. Asisten Manager Data dan Computer

 Mengatur data dan sistem informasi dalam perusahaan

 Melakukan maintanance komputer, aplikasi dan jaringan yang ada di perusahaan

 Memastikan laporan asli dan laporan di aplikasi yang digunakan sama 8. Manager dan Asisten Manager Purchasing

 Membuat laporan bulanan mengenai pembelian yang dilakukan perusahaan

 Melakukan pembelian barang-barang ke supplier  Menentukan banyak dan jenis barang yang akan diorder  Menerima barang yang sudah dipesan

 Melihat adanya peluang yang dari supplier sehingga dapat mengajukan kerjasama atau mendapatkan harga yang lebih rendah (misal dengan pembelian dalam jumlah lebih besar)

 Mengatur pembelian barang pada masa-masa tertentu agar stok tetap ada dan dapat melayani konsumen dengan baik (misalnya hari raya atau hari besar dimana distributor dan supplier akan tutup beberapa saat dan penjualan meningkat)

9. Asisten Manager Gudang atau Distribusi

 Mengecek kuantitas dan kualitas barang yang dipesan  Mengawasi keluar masuknya barang dari gudang

(9)

24

Universitas Kristen Petra 10. Manager Bagian Umum dan Pemeliharaan

 Melakukan pembelian barang-barang inventori (non-produksi)

 Mengatur jadwal maintenance alat-alat elektronik di perusahaan misalnya Air Conditioner secara berkala

11. Manager Personalia

 Mengatur karyawan dan pekerja yang ada di perusahaan

 Membuat aturan perusahaan dan kontrak kerja bagi seluruh pegawai di perusahaan

 Menentukan standar penerimaan pegawai di perusahaan

 Mengatur data presensi mengenai para pekerja misalnya ada pekerja yang sakit, ijin atau cuti tidak bekerja

 Mengatur penggajian dari masing-masing pegawai di perusahaan 12. Supervisor

 Mengawasi jalannya aktivitas di departemen masing-masing

 Menjaga agar pekerja dibawahnya dapat bekerja dengan baik dan benar 13. Kepala Bagian dan Kepala Bagian Teknik

 Mengatur dan mengawasi jalannya aktivitas pekerja dibawahnya agar sesuai dengan arahan yang diberikan

14. Pramuniaga

 Melayani konsumen dengan ramah 15. Karyawan Pelaksana dan Staf Pelaksana

 Mengerjakan tanggung jawab sesuai dengan yang diperintahkan atasan masing-masing departemen

(10)

25

3.2.2 Target Bisnis dan Strategi Pencapaian

Target bisnis dari perusahaan adalah mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya. Setiap tahunnya tentu akan ada kenaikan target yang harus dicapai dari masing unit bisnis. Untuk strategi pencapaian diserahkan kepada masing-masing unit bisnis yang ada, terutama departemen operasional dan pembelian. Hal-hal yang dilakukan seperti melakukan promosi dan mengadakan acara-acara khusus untuk memaksimalkan proses penjualan.

Perencanaan dan strategi yang dilakukan oleh X Swalayan dalam usaha untuk mencapai targetnya yaitu dengan melakukan analisa penjualan, menentukan promosi atau paket penjualan dan mengadakan acara pasar murah. Analisa penjualan perlu dilakukan untuk melihat trend dari barang yang sering dibeli oleh konsumen sehingga pembentukan promosi atau paket dapat maksimal. Untuk adanya acara pasar murah dilakukan dengan mengadakan kerjasama dengan supplier agar bisa mendapatkan harga yang lebih rendah dari harga jual pada umumya. Acara pasar murah sendiri saat ini dilakukan secara rutin yaitu sebulan sekali. Untuk strategi dan perencanaan jangka panjangnya, X Swalayan hendak mengganti aplikasi yang mereka gunakan saat ini yaitu SIPOS menjadi aplikasi lain yang berbasis Visual Basic atau Delphi atau aplikasi berbasis web yang lebih modern dan dapat terintegrasi menjadi satu. Hal ini dilakukan sebagai hasil dari proses benchmark terhadap competitor dari perusahaan. Jadi adanya perubahan aplikasi dirasa perlu dilakukan untuk bersaing dengan competitor-competitor lainnya.

Bagi Restoran Y, perencanaan dan strategi yang dilakukan untuk mencapai target yang telah ditentukan yaitu dengan adanya promosi dan peluncuran menu baru. Adanya inovasi menu baru dilakukan setiap beberapa bulan sekali sesuai dengan persetujuan dari manajer dan direksi. Selain itu, ada pula paket-paket khusus untuk event-event tertentu atau hari besar selama satu tahun. Untuk konsumen yang memiliki member atau Privileged Card akan mendapatkan diskon sebesar 20% ketika bertransaksi di Restoran Y. Strategi lainnya yaitu dengan adanya paket untuk pembelian dan penggunaan ruang VIP (dapat digunakan untuk

(11)

26

Universitas Kristen Petra berbagai acara seperti meeting dan pesta ulang tahun yang dapat menampung hingga 100 orang).

Untuk Z Bakery, perencanaan dan strategi yang dilakukan untuk meningkatkan penjualan dan mencapai target adalah dengan adanya promosi dan inovasi produk baru setiap beberapa bulan sekali. Perencanaan dan strategi jangka panjang yang hendak dilakukan oleh Z Bakery yaitu dengan menambah armada baru untuk penjualan roti keliling, karena dengan bertambahnya penjual keliling tentu bertambah luas jangkauan dari Z Bakery ke konsumen-konsumen di Surabaya.

3.2.3 Proses Bisnis Perusahaan 3.2.3.1 X Swalayan

Manajemen dari Operasional X Swalayan terdiri dari manajer operasional, asisten manajer, supervisor, chief dan staff. Di X Swalayan sendiri ada beberapa divisi yaitu fresh food (daging, ikan, sayuran, buah-buahan, dan dairy food), glossary atau kebutuhan sehari-hari (baik yang makanan maupun yang bukan makanan), dan pelayanan pada konsumen (kasir). Manajer bertanggung jawab mengatur pelayanan terhadap konsumen sejak datang ke X Swalayan hingga meninggalkan X Swalayan. Kinerja dari manajer akan dibantu oleh asisten manajer dan supervisor. Di masing-masing divisi akan ada chief yang bertanggung jawab mengatur divisinya. Di bagian kasir terdapat 3 chief, di pramuniaga ada 3 chief, untuk bagian daging terdapat 2 chief, dan untuk buah 2 chief. Chief akan mengatur tentang kekaryawanan (jam kerja, pembagian shift dan job description) dan jadwal serta pemenuhan barang di masing-masing divisi. Untuk makanan fresh seperti sayur dan buah maka divisi yang bertanggung jawab untuk mengetahui penjualan setiap harinya, sehingga dapat mengatur pemesanan dan stok yang dimiliki X Swalayan. Sedangkan untuk daging akan diorder setiap hari, apabila daging tidak habis terjual hari itu daging tersebut tidak boleh dijual keesokan harinya dan akan dijadikan dog food. Untuk ikan proses pembeliannya berupa konsinasi jadi bukan beli yang langsung bayar melainkan berupa titipan, yang apabila tidak terjual habis hari ini maka akan diambil oleh supplier keesokan harinya dan diganti dengan yang baru. Untuk barang-barang glossary yang

(12)

27

Universitas Kristen Petra menentukan pembeliannya langsung dari departemen Purchasing, karena mereka memiliki data penjualan, dapat melakukan forecasting untuk stok dan diberikan penawaran dari salesperson mengenai produk baru. Untuk beberapa barang yang mungkin dilihat langsung di X Swalayan jumlahnya sudah menipis maka pihak operasional X Swalayan dapat melakukan pemesanan ke gudang. Salesperson dari supplier-supplier besar juga akan datang ke X Swalayan dan gudang untuk mengecek kondisi barangnya dan meminta data (di print oleh pihak operasional X Swalayan), kemudian mengecek stok yang ada di gudang. Melalui data yang ada, salesperson dapat pergi ke Purchasing dan menggunakan data yang telah diberi sebagai dasar untuk melakukan perhitungan jumlah yang akan dibeli berikutnya. Untuk beberapa salesperson dari supplier-supplier besar seperti Unilever, Wings, Indomarco biasanya mereka sudah memiliki data yang bisa langsung diajukan ke Purchasing. Setelah itu bagian Purchasing dapat lanjut membuat Surat Pemesanan atau Purchase Order. Purchase Order tersebut perlu mendapatkan persetujuan dari manajer departemen Purchasing sebagai bukti autorisasi. Kemudian Purchase Order tersebut akan dibawa oleh salesperson sebagai bukti pengiriman barang. Barang yang telah dipesan akan diterima oleh pihak Gudang dan Distribusi dengan mengecek bukti pembelian. Kemudian pihak Gudang dan Distribusi perlu memeriksa jumlah barang apakah sudah sesuai dengan pesanan yang dapat dilihat dari Faktur Pembelian atau invoice yang telah ditandatangani pihak Purchasing. Untuk makanan atau minuman perlu memastikan tanggal kadarluarsa dari barang-barang yang datang. Untuk proses Distribusi barang dari Gudang ke swalayan diperlukan autorisasi untuk memastikan keluar masuknya barang dari gudang.

Penjelasan mengenai departemen Operasional X Swalayan dapat dilihat pada pemodelan yang menggunakan Business Process Modelling Notation pada Gambar 3.2 di bawah ini.

(13)

28

Universitas Kristen Petra Gambar 3.2 Business Process Modelling Notation Operasional X Swalayan

(14)

29

3.2.3.2 Restoran Y

Untuk departemen Operasional Restoran Y juga sama-sama memiliki manajer, asisten manajer, supervisor dan chief. Di Restoran Y terdapat tiga departemen yaitu bagian makanan, minuman dan makanan Cina. Proses bisnisnya dimulai dari pembelian bahan baku yang direncanakan oleh masing-masing departemen, kemudian pembuatan Faktur Pembelian ke supplier dibuat berdasarkan Surat Pembelian dari ketiga departemen. Supplier di Restoran Y hanya dua, namun untuk pembelian tidak hanya ke supplier saja bisa juga pasar menggunakan nota. Bahan baku yang datang akan disimpan di gudang milik restoran. Untuk proses pengolahan makanan, masing-masing departemen mempunyai buku permintaan ke Gudang yang bersifat harian. Jadi setiap harinya mereka akan melakukan permintaan ke Gudang mengenai bahan baku apa saja yang dibutuhkan. Untuk proses keluar masuknya bahan makanan dari gudang dan proses pembuatan makanan, sistem yang digunakan masih manual yaitu ditulis di buku. Saat ini penggunaan aplikasi di Restoran Y terbatas hanya pada kasir dan pembuatan laporan. Sedangkan untuk kasir menggunakan aplikasi berbasis Foxpro yang memiliki output berupa struk penjualan. Jadi barang yang keluar dan masuk serta makanan yang dihasilkan akan di cek dengan penjualan yang ada di kasir. Restoran Y juga memiliki usaha untuk terus mengadakan inovasi makanan yang dijual. Pada awalya restoran ini hanya menjual makanan Indonesia saja namun berkembang dengan adanya makanan masakan Cina yang halal. Untuk pembuatan laporan keuangan, pihak operasional memberikan nota setiap bulannya ke departemen Accounting and Finance. Untuk penggambaran mengenai proses bisnis dari Operasional Restoran Y dapat dilihat pada pemodelan yang menggunakan Business Process Modelling Notation pada Gambar 3.3 di bawah ini.

(15)

30

Universitas Kristen Petra Gambar 3.3 Business Process Modelling Notation Operasional Restoran Y

(16)

31

3.2.3.3 Z Bakery

Departemen Operasional Z Bakery juga mempunyai manajemen yang sama yaitu manajer, asisten manajer, supervisor dan chief. Proses pembelian bahan baku untuk unit bisnis ini juga hampir sama dengan X Swalayan. Operasional akan memberikan daftar bahan baku yang diperlukan ke departemen Purchasing yang kemudian akan melakukan proses pembelian ke supplier. Bahan baku yang datang akan diperiksa kesesuaian jumlahnya dengan Faktur Pembelian. Kemudian bahan baku akan disimpan di gudang Z Bakery dan dicatat keluar masuknya menggunakan pencatatan manual di buku. Operasional Z Bakery memiliki pabrik yang mengolah bahan-bahan mentah menjadi roti, kue dan berbagai hasil lainnya. Untuk proses packaging, plastik atau kertas pembungkus roti dibeli dan tersedia sebagai stok di gudang Z Bakery. Dari proses pengolahan hasil roti yang ada akan dipasarkan melalui tiga cara, melalui stand yang berada di X Swalayan, Restoran Y dan yang menjual keliling menggunakan sepeda motor. Penjualan keliling dilakukan merata ke seluruh wilayah di Surabaya. Untuk penjualan di X Swalayan, penyetoran hasil penjualan dan struk dilakukan setiap hari ke departemen Accounting and Finance. Penjualan di Restoran Y hanya perlu memberikan struk dan departemen Accounting and Finance yang mengatur pemotongannya di laporan. Sedangkan untuk penjualan keliling, para penjual itu akan datang setiap sore untuk mengambil roti dan menyetorkan hasil penjualannya. Data mengenai penjualan akan dicatat oleh Operasional Z Bakery dan datanya dapat dikirim ke departemen Accounting and Finance. Untuk penggambaran mengenai proses bisnis dari Operasional Z Bakery dapat dilihat pada pemodelan yang menggunakan Business Process Modelling Notation pada Gambar 3.4 di bawah ini.

(17)

32

Universitas Kristen Petra Gambar 3.4 Business Process Modelling Notation Operasional Z Bakery

(18)

33

3.2.3.4 Accounting and Finance

Proses kerja dari departemen Accounting and Finance yaitu menerima laporan dari semua unit yang ada, mempersiapkan pembayaran ke supplier, pengeluaran gaji karyawan, pengaturan dan pembayaran pajak serta membuat laporan keuangan dari PT. ABC. Semua data keuangan termasuk jumlah, harga, hutang, retur harus masuk ke departemen Accounting and Finance. Apabila ada promosi, paket barang yang dijual serta pembelian dalam jumlah yang tidak biasa tentu akan dicatat dan dicek kembali oleh pihak Accounting and Finance ke pihak Purchasing. Adanya kemungkinan seperti penjualan bulan tersebut cukup tinggi karena merupakan produk baru, adanya pembeli-pembeli dalam jumlah yang besar disebut trader (pembeli yang melakukan kulak untuk dikirim ke luar pulau) ataupun promo harga lebih rendah dari supplier dengan pembelian tertentu.

3.2.3.5 Personalia

Departemen Personalia bertugas mencari pegawai baru, proses yang dijalani dimulai dari adanya permintaan dari unit bisnis (X Swalayan, Restoran Y, Z Bakery) yang ada. Permintaan tersebut meliputi jumlah orang yang diminta dan kemampuan dasar yang perlu dimiliki. Untuk pengaturan jam kerja, shift dan dan job description nya ditentukan lebih lanjut oleh masing-masing departemen. Untuk pengaturan gaji juga menjadi tanggung jawab dari departemen ini. PT. ABC juga memiliki koperasi karyawan dimana karyawan dapat mendapatkan pinjaman dari koperasi ini. Selain itu Departemen Personalia juga bertanggung jawab mengatur penggajian dari seluruh karyawan di perusahaan. Untuk itu dibutuhkan data presensi dari ketiga unit bisnis yang ada dan melakukan proses perhitungan meliputi hari libur, ijin, cuti dan jam lembur. Data tersebut kemudian disimpan pada sebuah aplikasi berbasis Foxpro yang fiturnya memang khusus untuk memproses data presensi dan mendapatkan hasil akhir gaji dari masing-masing karyawan. Untuk penggambaran kinerja dari departemen Personalia dapat dilihat pada pemodelan dengan menggunakan Business Process Modelling Notation pada Gambar 3.5 di bawah ini.

(19)

34

Universitas Kristen Petra Gambar 3.5 Business Process Modelling Notation Personalia

(20)

35

3.3 Information Technology Dalam Perusahaan 3.3.1 Data

PT. ABC memiliki database server yang digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan oleh perusahaan. Database perusahaan disimpan dengan menggunakan aplikasi SQL Server 2000. Data yang terdapat dalam database tersebut sebagai berikut :

 Data Supplier (Kode, Nama, Status, Alamat, Telpon, Fax, Kota, Propinsi, Kode Area, Kontak, Tanggal Identidikasi, Jenis, Jatuh Tempo, Jenis Transaksi Aktif, Utang, Uang Muka, Akun Uang Muka, Akun Utang, Akun Giro Utang, Akun PPN Beli, Keterangan)

 Data Customer (Kode, Nama, Status, Alamat, Telpon, Fax, Kota, Propinsi, Kode Area, Piutang, Limit Piutang, Utang, Uang Muka, Akun Uang Muka, Akun Utang, Akun Giro Utang, Akun PPN Beli, NPWP, Nama Pajak, Alamat Pajak, Keterangan)

 Data Barang (Bacbarcode, Backode, Bankode, Kode Barang, HargaJual, Barang Minimun, Barang Minimum2, Nama Barang, Discount, Harga Beli, Discount1, Discount2, Discount3, Discount4, Discount5, Discount6, Discount7, Discount8, HargaJual1, HargaJual2, HargaJual3, Upload, Update, Skala, Satuan)

 Data Departemen (Kode, Nama, Discount, Upload, Offline, Update)  Data Jabatan (Kode, Offline, Upload)

 Data Jenis Barang (Kode1, Kode2, Nama, Discount, Upload, Offline, Update)  Data Pemeliharaan Kas / Bank (Kode, Nama, Status, Jenis, No A/C, Saldo

awal, Akun Kas / Bank, Akun Giro Utang, Akun Giro Piutang, Keterangan)  Data Utang (No Bukti Kode, No Bukti, No SP, Tanggal, Periode, Divisi,

Supplier, Keterangan Supplier, Jatuh Tempo, Tanggal Jatuh Tempo, Pembelian, Discount, Sub Total, PPN, Status PPN, Total, Keterangan)

 Data Transaksi Memo Supplier (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Supplier, Keterangan Supplier, Jenis, No. Akun, Nama Akun, Keterangan, Jumlah, PPN, Akun PPN, Status PPN, Sub Total, Total, Keterangan)

(21)

36

Universitas Kristen Petra  Data Retur Utang (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota Retur, Tanggal, Periode, Divisi, Supplier, Keterangan Supplier, Jatuh Tempo, Tanggal Jatuh Tempo, Retur Beli, Discount, Sub Total, PPN, Status PPN, Total, Keterangan)  Data Piutang (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Divisi,

Customer, Keterangan Customer, Jatuh Tempo, Tanggal Jatuh Tempo, Penjualan, Discount, Sub Total, PPN, Status PPN, Total, Keterangan)

 Data Penerimaan Kas / Bank (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Diterima Dari, Periode, No Akun, Nama Akun, Keterangan, Jumlah, Tunai/Giro, Kas/Bank Tunai, Jumlah Tunai, Bank Giro, No Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Jumlah Giro, Total Tunai, Total Giro, Total, Keterangan)

 Data Pengeluaran Kas / Bank (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Dikeluarkan Oleh, Periode, No Akun, Nama Akun, Keterangan, Jumlah, Tunai/Giro, Kas/Bank Tunai, Jumlah Tunai, Bank Giro, No Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Jumlah Giro, Total Tunai, Total Giro, Total, Keterangan)

 Data Pelunasan Piutang (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Customer, Keterangan Customer, Transaksi, Jenis, No Bukti, No SP / Nota, Total, Terbayar, Belum Terbayar, Bayar, Sisa, Tunai/Giro, Kas/Bank Tunai, No Bukti, Jumlah Tunai, Bank Giro, No Giro, Tanggal Jatuh Tempo, Jumlah Giro, Akun Uang Muka, Jumlah Uang Muka, Total Tunai, Total Giro, Total Uang Muka, Total Bayar, Selisih Kas, Keterangan)

 Data Transaksi Pencairan Giro Keluar (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Transaksi, Jenis, No Bukti, Supplier, Bank, No Giro, Jatuh Tempo, Jumlah, Total)

 Data Surat Pesanan (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Gudang, Supplier, Keterangan Supplier, Tanggal Kirim, PPN, PPN BM, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Skala, Qty, Harga Beli, Sub Total, Total Discount, Bonus, Total, PPN BM, Jumlah Barang, Discount, PPN, PPN BM, Sub Total Setelah Discount, Total, Keterangan)

 Data Transaksi Faktur Pembelian (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Gudang, PPN, Supplier, Keterangan Supplier, Tanggal Datang, Jatuh Tempo, Hari, PPN BM, No SP, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Skala, Qty, Qty SP, Harga Beli, Sub Total, Total Discount, Bonus,

(22)

37

Universitas Kristen Petra Total, Jumlah Barang, Discount, PPN, PPN BM, Sub Total Setelah Discount, Total, Keterangan)

 Data Transaksi Retur Pembelian (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode, Gudang, Supplier, Keterangan Supplier, Jatuh Tempo, Hari, PPN, PPN BM, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Skala, Qty, Harga Beli, Sub Total, Total Discount, Bonus, Total, Jumlah Barang, Discount, PPN, PPN BM, Sub Total Setelah Discount, Total, Keterangan)

 Data Posting Pembelian (Tanggal, Supplier, Pilih, Trans, Jenis, No Bukti, No Nota, Supplier, Total, Pembelian, Discount, Sub Total, PPN, PPN BM)

 Data Proses Perubahan Barang (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Gudang, Periode, -Barang Asal-, -Barang Tujuan-, Jumlah Barang, Total, Keterangan)

 Data Transaksi Penerimaan Barang (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Gudang, Periode, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Skala, Qty, Harga Beli, Sub Total, Jumlah Barang, Total, Keterangan)

 Data Transaksi Penyesuaian Barang (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Gudang, Periode, Kode Barang, Nama, Barang, Satuan, Skala, Qty, Harga Beli, Sub Total, Jumlah Barang, Total, Keterangan)

 Data Transaksi Stok Opname (No Bukti Kode, No Bukti, No Nota, Tanggal, Periode Stok, Gudang, Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Skala, PLU, Qty SO, Jumlah Barang, Keterangan)

 Data Penjualan Swalayan (Status Pilih, Transaksi, Jenis, No Bukti, No Nota, Customer, Total, Penjualan, Discount, Sub Total)

 Data Penjualan Bakery (Nama Penjual, Tanggal, Nama Roti, Qty, Harga, Sub Total, Jual, Retur, Total, Total Retur, Total Bruto, Discount Rombong, Setor)

 Data Penjualan Restoran (No Nota, Tanggal, Nama Menu, Qty, Harga, Sub Total, Discount, Total)

 Data Surat Pesanan (Supplier, Tanggal, Tanggal Dikirim, Jatuh Tempo, Status Pajak, Qty, Nama Barang, PLU, Isi, Departemen, Harga Beli, Harga Satuan, Harga Jual, Keterangan

(23)

38

Universitas Kristen Petra  Data Permintaan Barang ke Gudang (No Bukti Kode, No Bukti, Tanggal, Gudang, Asal, Kode Barang, Nama Barang, Barcode, Kode, Satuan, Skala, Qty, Harga Jual, Jumlah Barang, Total, Keterangan)

 Data Aplikasi (Nama Aplikasi, Ext Aplikasi, Keterangan, ID, Tipe, UID)  Data Tabel (Nama, Crc, Data, Rec, Mem)

 Data User (Tipe, ID, Nama, Readonly, Cek Value, Data, Updated)

 Data Program (Caption, Program Name, Keypress, View1, View2, Viewoption, Aliaskey)

(24)

39

3.3.2 Aplikasi

Aplikasi yang digunakan di PT. ABC tidak terlalu banyak. Untuk keperluan X Swalayan aplikasi yang digunakan yaitu SIPOS dan Win Solution. Gambar 3.6 di bawah merupakan tampilan awal dari aplikassi SIPOS. Gambar 3.7 di bawah ini merupakan tampilan dari aplikasi SIPOS untuk menu Back Office.

Gambar 3.6 Tampilan Awal SIPOS

(25)

40

Universitas Kristen Petra Aplikasi SIPOS memiliki banyak fitur, untuk pilihan menu POS akan menjalankan fungsi kasir. Untuk Back Office dapat melihat berbagai data mulai dari sistem online, pengaturan hak akses, data master (barang, jenis barang, departemen, kota, supplier, pegawai, konsumen atau member), transaksi dan hutang. Untuk penjelasan mengenai tampilan SIPOS dapat dilihat pada Gambar 3.8 mengenai tampilan menu Sistem Online pada aplikasi SIPOS.

Gambar 3.8 Tampilan Menu Sistem Online pada SIPOS

Gambar 3.9 di bawah ini menjelaskan mengenai fitur pada aplikasi SIPOS yaitu untuk melakukan pengaturan.

(26)

41

Universitas Kristen Petra Gambar 3.9 Tampilan Menu Pengaturan pada SIPOS

Untuk Gambar 3.10 dapat dilihat tampilan dari aplikasi SIPOS untuk fungsi menu Master dimana terdapat master Departemen, Jenis, Barang, Kota, Supplier, Customer / Member, Pegawai, Kartu Bayar dan Perusahaan.

Gambar 3.10 Tampilan Menu Data Master pada SIPOS

Gambar 3.11 di bawah ini menunjukan tampilan menu Transaksi pada aplikasi SIPOS.

(27)

42

Universitas Kristen Petra Gambar 3.11 Tampilan Menu Transaksi pada SIPOS

Selain itu untuk ada pula menu pembuatan laporan (keuangan, pembelian, penjualan, hutang, stok), sejarah perubahan harga dan pengaturan promo untuk masing-masing unit bisnis. Tampilan dari menu laporan pada aplikasi SIPOS dapat dilihat pada Gambar 3.12, Gambar 3.13, Gambar 3.14, Gambar 3.15, Gambar 3.16 dan Gambar 3.17 berikut ini.

(28)

43

Universitas Kristen Petra Gambar 3.13 Tampilan Menu Laporan Utang pada SIPOS

(29)

44

Universitas Kristen Petra Gambar 3.15 Tampilan Menu Laporan Stok pada SIPOS

(30)

45

Universitas Kristen Petra Gambar 3.17 Tampilan Menu Promo pada SIPOS

Sedangkan untuk aplikasi Win Solution digunakan oleh departemen Accounting and Finance untuk pembuatan laporan keuangan dan mengolah data-data yang ada dari aplikasi SIPOS. Gambar 3.8 di bawah merupakan tampilan dari aplikasi Win Solution di perusahaan.

(31)

46

Universitas Kristen Petra Aplikasi Win Solution memiliki tampilan yang lebih modern dan mempunyai fitur-fitur yang lebih lengkap mulai dari pengaturan hak akses, mengatur data master (kas/bank, supplier dan customer) mengolah data (pembelian, penjualan, stok opname, hutang, piutang, bukti pengeluaran dan giro), pembuatan laporan (keuangan buku besar, hutang, piutang), manajemen kas, manajemen stok, analisa pembelian dan penjualan. Fitur-fitur dapat dilihat pada Gambar 3.19, Gambar 3.20 dan Gambar 3.21 di bawah ini.

Gambar 3.19 Tampilan Menu Pengaturan Data Master pada Win Solution

(32)

47

Universitas Kristen Petra Gambar 3.21 Tampilan Menu Laporan pada Win Solution

Selain itu untuk keperluan X Swalayan, kasir menggunakan program aplikasi kasir yaitu Cash Register. Untuk memantau komputer-komputer yang ada di X Swalayan dapat menggunakan Team Viewer. Aplikasi Team Viewer digunakan oleh staff IT yang berjumlah satu orang, dan pembuat aplikasi yang dijadikan konsultan IT oleh perusahaan. Hal ini dilakukan agar pemakaian aplikasi dapat dipantau dari kantor yang gedungnya berbeda dengan gedung X Swalayan. Pembuat aplikasi juga dapat mengakses sehingga apabila terjadi masalah atau bug pada aplikasi dapat dikontrol lebih cepat tidak harus datang ke lokasi.

Untuk unit bisnis Restoran Y, kasirnya menggunakan aplikasi sejenis SIPOS yang berbasis Foxpro. Aplikasi tersebut berguna untuk mencatat penjualan yang ada dan mengatur data penjualan setiap harinya. Selain itu aplikasi tersebut juga dapat menghasilkan laporan harian mengenai penjualan yang ada dan di print rangkap dua dimana yang satu akan diberikan ke departemen Accounting and Finance dan yang satu lagi akan disimpan sebagai arsip dari Operasional Restoran.

Untuk unit bisnis Z Bakery, kasir yang berada di X Swalayan menggunakan aplikasi Cash Register. Untuk data-data penjualan dari penjual keliling akan dimasukan ke Microsoft Excel dan menjadi laporan yang akan dikirim ke departemen Accounting and Finance.

(33)

48

Universitas Kristen Petra Departemen Personalia menggunakan aplikasi yang berbasis Foxpro, dimana aplikasi tersebut menyimpan data karyawan, presensi dan penggajian. Seluruh aplikasi yang ada di PT. ABC dibuat menggunakan tenaga outsource dari tempat yang sama.

3.3.3 Teknologi

Saat ini PT. ABC menggunakan sistem online lewat jaringan dengan server. Database Server yang dimiliki oleh perusahaan ini terdiri dari dua komputer yaitu di kantor dan di swalayan. Untuk komputer yang digunakan di perusahaan ada 16 yang terletak di kantor dengan spesifikasi windows 2000 digunakan oleh departemen Accounting and Finance, 12 komputer dengan windows XP digunakan oleh departemen Pembelian dan satu komputer pentium 3 dan satu yang menggunakan vista dan i3 digunakan oleh orang IT di perusahaan. Untuk swalayan terdapat sembilan komputer dengan spesifikasi windows 98 untuk kasir dan lima komputer kantor yang menggunakan windows XP. Sedangkan untuk restoran terdapat sebuah komputer kasir yang menggunakan windows 98 dan dua komputer kantor yang menggunakan windows XP. Untuk bakery terdapat satu komputer kasir yang menggunakan windows 98. Untuk penggambaran jaringan yang ada di perusahaan dapat dilihat pada Gambar 3.11 di bawah ini.

(34)

49

3.4 Permasalahan dan Kebutuhan Information Technology di Perusahaan

Setelah melihat dari strategi bisnis perusahaan pada sub bab 3.2.2 dan proses bisnis perusahaan pada sub bab 3.2.3 maka kebutuhan-kebutuhan Information Technology di PT. ABC yaitu perlu adanya suatu sistem informasi yang lebih modern dan terintegrasi. Permasalahan yang dihadapi dalam pemenuhan barang pada X Swalayan terjadi ketika adanya pergantian kemasan dan ketika ekspedisi tidak bisa masuk tepat waktu (misalnya disebebkan karena jalan rusak, tanah longsor sehingga tidak dapat dilewati, dan lain-lain). Melihat barang-barang yang merupakan barang utama atau sering dicari oleh konsumen, tentu menjadi masalah yang penting apabila tidak dapat datang tepat waktu sedangkan stok sudah menipis. Selain itu pada momen-momen tertentu dalam satu tahun, pemesanan barang yang jumlahnya 50 karton hanya datang 15 karton saja. Hal ini disebabkan karena barang yang dipesan merupakan barang baru sehingga distribusi dari supplier terbagi ke banyak permintaan. Untuk mengatasi hal tersebut dibutuhkan media penyampaian informasi yang cepat sehingga pihak Purchasing atau Operasional X Swalayan dapat menentukan langkah selanjutnya atau langkah antisipasi terhadap adanya kejadian tersebut.

Selain itu penggunaan aplikasi SIPOS saat ini juga mengalami beberapa kendala yaitu application corrupt atau data corrupt sehingga tidak dapat digunakan dan harus diinstall ulang. Apabila melakukan pengiriman data ke server dan kabel LAN yang digunakan tersenggol atau terlepas sehingga datanya terisi dengan data acak atau bernilai NULL. Cara penyelesaian selama ini yaitu dengan melakukan coding manual ke program. Apabila aplikasi yang digunakan diganti berbasis web maka tidak perlu melakukan install ke masing-masing komputer yang digunakan melainkan dapat dibuka melalui browser.

Untuk Operasional Restoran Y dapat dilihat pada proses bisnisnya pada sub bab 3.2.3 dimana restoran masih menggunakan sistem semi manual dengan melakukan pencatatan pada buku untuk barang-barang yang keluar masuk gudang dan diproses atau dimasak. Untuk penggunaan aplikasi pernah terjadi data yang belum di save atau hilang. Namun karena ada data manual di buku maka data di aplikasi dapat dibuat ulang. Disini dapat dilihat perlu adanya sistem yang lebih terkomputerisasi dan lebih teratur dari proses keluar masuknya barang,

(35)

50

Universitas Kristen Petra pemrosesan bahan baku menjadi makanan, penjualan hingga pembuatan laporan. Hal ini bukan hanya untuk membantu proses sehari-hari namun juga sebagai sarana peningkatan sistem dalam menghadapi competitor.

Gedung X Swalayan, Restoran Y dan Z Bakery yang terpisah kadang mengalami permasalahan dalam proses pengiriman data. Perusahaan menggunakan kabel LAN untuk proses pengiriman data dari server yang berada di gedung X Swalayan ke server yang berada di kantor. Apabila cuaca kurang baik, maka proses pengiriman data juga kadang terhambat.

Saat ini seluruh software yang digunakan dibuat oleh pihak outsource yang sama dan perusahaan bergantung penuh pada pihak outsource ini. Akan lebih baik apabila staff IT dari perusahaan mengerti benar tentang software yang ada dan dapat melakukan pengaturan atau kustomisasi terhadap software sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis perusahaan. Karena proses bisnis perusahaan pasti mengalami perubahan secara berkala mengikuti perkembangan jaman dan realita bisnis yang ada. Pengaturan sistem, pembuatan proyek untuk pengembangan sistem informasi dan pengadaan IT di perusahaan bergantung sepenuhnya pada keputusan direksi.