ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
BAHAN BAKU SECARA TUNAI & KREDIT KAITANNYA DENGAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN MANAJEMEN PEMBELIAN PADA
PT. VIGANO CIPTAPERDANA
Mia Susmiyanti
Fakultas Ekonomi, Program Studi Akuntansi, Universitas Gunadarma Jl. Margonda Raya 100 Depok
ABSTRAK
Sistem Akuntansi (SA) diterapkan hampir diseluruh aktivitas bisnis perusahan. Salah satu aktivitas bisnis perusahaan manufaktur yang paling pokok adalah aktivitas pembelian bahan baku, karena bahan baku merupakan bahan yang akan digunakan untuk membuat barang jadi yang akan dijual oleh perusahaan. Sehingga tujuan penulis adalah menganalisis SA pembelian bahan baku secara kredit pada PT. Vigano CiptaPerdana, mengetahui peranan SA terhadap pengambilan keputusan manajemen dalam melakukan pembelian bahan baku dan mengetahui pengendalian internal padafungsi pembelian apakah telah terorganisir dengan baik. Dalam penelitiannya penulis mengunakan analisis deskriptif dengan menggambarkan melalui penggunaan Bagan Alir Dokumen, Diagram Alir Data (DFD), Bagan Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan. Hasil analisis SA yang diterapkan PT. Vigano CiptaPerdana, masih memiliki kelemahan-kelemahan terutama dalam penyediaan formulir-formulir yang mencerminkan praktek yang sehat belum diterapkan dengan baik dan sumber daya manusia yang kurang memahami sistem, sehingga pengendalian internal pun belum terorganisir dengan baik. Dalam memutuskan pembelian bahan baku baik itu secara tunai ataupun secara kredit dibutuhkan informasi yang handal dan akurat yang akan digunakan bagi para manajer untuk pengambilan keputusan. Keputusan yang diambil disesuaikan oleh situasi atau
kondisi yang akan dilanjutkan oleh tindakan manajemen.
PENDAHULUAN
manajemen yang sangat menentukan keberadaan suatu organisasi. Kesalahan dalam pengambilan keputusan dapat
mengakibatkan kehancuran suatu organisasi. Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah :
1. Menganalisis SIA fungsi pembelian bahan baku secara tunai yang diterapkan PT. Vigano CiptaPerdana.
2. Untuk mengetahui peranan SIA terhadap pengambilan keputusan manajemen dalam
melakukan pembelian bahan baku secara tunai.
3. Untuk mengetahui pengendalian internal pada fungsi pembelian apakah telah terorganisir dengan baik
TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi merupakan suatu prosedur yang tersusun yang berkaitan satu sama lain yang digunakan untuk mencapai tujuan. perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa”. Beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi Siklus-siklus Pemprosesan Transaksi
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran
yang berkaitan.
2 Siklus pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan
jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban- kewajiban yang berkaitan. 3. Siklus produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya
menjadi barang dan jasa.
4. Siklus Keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Aplikasi Siklus Pembelian
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan
pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk
disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. 8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari
pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian.
Aktivitas Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan merupakan aktivitas manajemen berupa pemilihan tindakan
masalah atau suatu konflik dalam manajemen. Teknik pengambilan keputusan meliputi,
menelusuri akar permasalahan, perumusan berbagai skenario pemecahan masalah dan
pemilihan alternatif. Pengendalian Internal
Definisi pengendalian internal pertama kali diperkenalkan oleh ( Comite On Auditing
Procedures Of American Institute Of serfied Publik Accountants (AICPA)), mendefinisikan sebagai berikut :
“Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi
harta kekayaan, memeriksa penelitian dan seberapa jauh meningkatkan efisiensi usaha
dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan telah ditetapkan”.
Pengendalian intern itu sendiri, mempunyai beberapa elemen pokok yang akan mendukung keluasan desain sistem tersebut.
Elemen pokok dari sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab secara jelas.
2. Adanya tingkatan otoritas dan prosedur pencatatan transakasi yang memadai. 3. Praktek yang sehat.
4. Personal yang memiliki kualifikasi sesuai dengan tanggung jawabnya dan jujur. METODE PENELITIAN
Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah data primer yang terdiri
dari :
• Sejarah singkat PT. Vigano Cipta Perdana • Struktur organisasi PT. Vigano Cipta Perdana
• Dokumen-dokumen pendukung pembelian PT.Vigano Cipta Perdana • File-file yang digunakan dalam sistem komputerisasi pembelian
• Prosedur pembelian PT.Vigano CiptaPerdana dan Teknik Pengambilan Keputusan
manajemen pembelian Metode Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan dalam menganalisis masalah dan
mengembangkan data pada penulisan skripsi ini adalah analisis deskriptif dengan
menggambarkan melalui penggunaan Diagram Alir Dokumen, Diagram Alir Data (DFD), Diagram Alir Sistem dan Bagan Alir Keputusan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Dokumen-dokumen :
1. Memo Permintaan Pembelian (MPP) 2 lembar 2. Surat Order Pembelian (SOP) 3 lembar
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar 4. Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) 2 lembar 5. Faktur Barang (FB) 1 lembar dari supplier
6. Surat Jalan Barang (SJB) 1 lembar dari supplier File-file :
1. File Induk
a. File PO Bahan b. File Penerimaan PO c. File Pembayaran d. File Jurnal
e. File Perkiraan
Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Tunai Yang Berjalan PT. Vigano CiptaPerdana :
1. Bagian Gudang / Bagian Yang Membutuhkan Barang
Kepala gudang memerikasa stok barang (pada kartu gudang), jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Memo Permintaan Pembelian (MPP) sebanyak 2 lembar, MPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan MPP lembar 2 diarsip tetap.
2. Bagian Pembelian
Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian gudang membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar, SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 ke bagian penerimaan barang dan SOP lembar 3 diarsip tetap.
3. Bagian Penerimaan Barang
Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian. Menerima Faktur Barang (FB dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier. Kemudian
mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dan barang. Membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 2 lembar. Menyerahkan LPB lembar 1, FB, SJB dan SOP
lembar 2 kebagian keuangan, sedangkan LPB lembar 2 diarsip tetap. 4. Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LPB, FB, SJB dari bagian penerimaan barang yang akan ditandatangani sebagai otorisasi pembayaran yang selanjutnya bagian
keuangan akan membuat Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1 bersana SOP, LPB, FB dan SJB dikirim ke bagian
akuntansi, sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke pemasok. 5. Bagian Akuntansi
Setelah menerima STTP lembar 1, SOP, LPB, FB, SJB dari bagian keuangan maka selanjutnya bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan.
Pengendalian Internal Bagian Pembelian
No. Unsur-unsur SPI Bentuk Penyimpangan Kegiatan
1. Wewenang dan Prosedur - Tidak adanya kejelasan bagian apa yangPencatatan seharusnya melakukan pencatatan persedian. Karena antara kartu gudang dengan file induk bahan tidak ada kecocokan.
2. Praktik Yang Sehat - Bagian Pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).- Pembuatan formulir Laporan Penerimaan Barang oleh bagian penerimaan barang
masih kurang lengkap- Pembuatan formulir Surat Tanda Terima Pembayaran (STTP) oleh bagian keuangan masih kurang lengkap.
3. Mutu Karyawan - Masih banyak sumber daya manusia yang kurang sesuai dengan tanggung jawabnya.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil analisis dan pengumpulan data yang telah penulis lakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
c. Bagian pembelian tidak membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), PT. Vigano CiptaPerdana langsung memilih supplier yang ditentukan oleh bagian pembelian.
d. Sumber daya manusia yang kurang memiliki kualifikasi sehingga SIA kurang bejalan dengan baik.
2. SA sangat membantu dalam pengambilan keputusan manajemen pembelian PT.Vigano CiptaPerdana, khususnya dalam memberikan informasi-informasi akuntansi yang digunakan dalam menentukan apakah pembelian bahan baku dilakukan secara tunai atau kredit.
3. Unsur pengendalian intrenal perusahaan belum terorganisir dengan baik terlihat pada kurang memadainya formulir-formulir pada beberapa bagian, praktek yang sehat belum belum diterapkan secara baik dan sumber daya manusia yang kurang mendukung Penulis memiliki beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan diantaranya :
1. Agar SIA pembelian bahan baku seraca tunai berjalan dengan baik, sebaiknya perusahaan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) dengan memanfaatkan sistem yang ada. Sebagai dasar bagian pembelian untuk melakukan pengadaan barang
yang dibutuhkan oleh perusahaan secara lebih efektif dan efisien. Bagian gudang
selain mencatat penerimaan barang pada file induk bahan, harus diikuti dengan pencatatan pada kartu gudang. Dibuatnya Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
untuk meminta panawaran barang sehingga pengadaan barang dengan harga yang
tinggi dapat dihindari.
2. Agar SIA pembelian dapat menghasilkan informasi yang handal dan akurat yang akan
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat sebaiknya PT. Vigano
Ciptaperdana memaksimalkan penerapan SIA pada setiap bagian yang terkait dalam
SIA pembelian bahan baku secara tunai.
3. Agar pengendalian intrenal terorganisir dengan baik sebaiknya perusahaan menerapkan unsur-unsur pengendalian intrenal dengan baik mulai dari pemisahan
tugas dan tanggung jawab yang jelas,melengkapi formulir-formulir, prosedur dan praktek yang sehat benar-benar diterapkan dalam setiap sistem serta pemilihan sumber daya manusia yang memilik kualifikasi yang mendukung sehingga tujuan perusahaan akan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki.2000. Intermedite Accounting. BPFE: Yogyakarta
Daihani, Umar, Dadan. 2001. Komputerisasi Pengambilan Keputusan. PT. Alex Media Komputindo: Jakarta
George H. Bodnar dan William S. Hopwood ; alih bahasa : Amir Abadi Jusuf dan Rudi
M. Tambunan. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat: Jakarta Harahap, S.Sofyan. 2005. Teori Akuntansi. Edisi Revisi. PT. RajaGrafindo Persada: Jakarta
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta Marom, Chairul.2002. Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang. PT. Grasindo Gramedia
Marshall B, Romney dan Paul J. Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Buku ke-1.
Salemba Empat: Jakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Salemba Empat: Jakarta
Mulyadi. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. FE-UGM. Salemba Empat : Jakarta Narko. 2004. Sistem Akuntansi. Cetakan ke-4. Yayasan Pustaka Nusatama : Yogyakarta
Raymond, Mcleod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jilid-2. Salemba Empat : Jakarta
Riasetiawan, Mardhani. 2006. Tinjauan Teoritis Sistem Informasi Akuntansi. Jurnal Sistem Informasi Akuntansi. UGM. Yogyakarta
