BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

(1)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF

DISAHKAN OLEH _{Pejabat Eselon II}

Nama Jelas NIP NAMA SOP 1 1. 2 2. 3 3. Dst 1 SOP ... 2 SOP ... Dst

Pemohon Subbag. Hub. Media &

Pengad. Masy

Kelengkapan

Waktu (menit)

Output

1 2 3 5 7 8 9 10

1 Pemohon mengajukan permo-honan informasi/

pengaduan ke Humas BKN. Line telepon 1

Kebutuhan Informasi/ Pengaduan

No Kegiatan Keterangan

Pelaksana Mutu Baku

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

SEKRETARIAT UTAMA BIRO HUMAS

Hadir

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :

UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara

Perka BKN Nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara Perka BKN Nomor 35 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional (SOP) Kerja BKN

(2)

2 Menanyakan data identitas pemohon Line telepon 1 Data Pemohon

3 Menanyakan maksud dan tujuan Line telepon 2 Permasalahan yang

diajukan

4 Menelaah permasalahan yang diajukan Line telepon 1

Analisa jenis, kepentingan, kewenangan dan penyelesaian masalah

Menyarankan ke Instansi lain bila informasi tsb bukan

kewenangan BKN

5 Memberikan penjelasan terhadap permasalahan

yang diajukan Line telepon 2

Penyampaian informasi yang

dibutuhkan

6 Menanyakan kembali akan kejelasan informasi

yang telah disampaikan Line telepon 1

Kepastian penyampaian informasi sudah

sesuai dgn apa dibutuhkan pemohon

7 Pemohon merasa puas atas informasi yang

disampaikan. Line telepon 1

Penyampaian informasi diterima oleh pemohon dgn baik

Tidak

Selesai

Ya

Tidak

(3)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF

NAMA SOP

1UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara 1.

2Perka BKN Nomor 19 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kepegawaian Negara 2. 3Perka BKN Nomor 35 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional (SOP) Kerja BKN 3.

4 Dst

Dst

1SOP ... 2SOP ... Dst

Pemohon Subbag. Hub. Media &

Pengad. Masy Kelengkapan

Waktu

(menit) Output

1 2 3 5 7 8 9 10

1 Pemohon mengajukan permo-honan

informasi/ pengaduan ke Humas BKN. PC, email pengaduan 1

Kebutuhan Informasi/ Pengaduan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DISAHKAN OLEH

Pejabat Eselon II

SEKRETARIAT UTAMA Nama Jelas

BIRO HUMAS NIP

Prosedur Konsultasi email

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :

(4)

2 Membaca permasalahan atau pengaduan

dari pemohon PC, email pengaduan 1 Permasalahan yang diajukan

3 Menelaah permasalahan yang diajukan PC, email pengaduan 2

Analisa jenis, kepentingan, kewenangan dan penyelesaian

masalah

Menyarankan ke Instansi lain bila informasi tsb bukan

kewenangan BKN

4

Meminta kelengkapan data yang dibutuhkan guna penganalisaan masalah lebih lanjut

PC, email pengaduan 1 Data pendukung

5

Memberikan penjelasan terhadap permasalahan atau kebutuhan informasi kepada pemohon

PC, email pengaduan 2 Penyampaian informasi yang dibutuhkan

6 Informasi tersampaikan PC, email pengaduan 1

Penyampaian informasi diterima oleh pemohon dgn

baik Tidak

Selesai

Ya Tidak Tidak

(5)

(6)

(7)

1 2 3 4 Dst 1 SOP ... 2 SOP ... Dst

Pemohon/ Instansi Sekretaris Biro

Humas Kepala Biro Humas

Bag. Hub. Media Dan Pengaduan Masyarakat

1 2 3 4 5 6

1 Pemohon/Instansi mengajukan surat permo-honan informasi/ pengaduan

2 Melakukan pencatatan untuk memintakan disposisi.

3 Menelaah isi surat

4 Mendisposisikan surat ke bagian/ unit terkait

5 Mencatat dan mendistribusikan disposisi surat tersebut

6 Menerima disposisi surat

7 Menelaah isi surat

8 Membuatkan konsep jawaban atas permintaan informasi/ pengaduan

No Kegiatan

Pelaksana

DASAR HUKUM :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

KETERKAITAN :

PERINGATAN :

(8)

9 Mengkoreksi konsep surat balasan

10 Memberikan tandatangan surat balasan

11 Memberi nomor surat balasan

12 Mengirimkan surat balasan ke ekspedisi

(9)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

NAMA SOP Prosedur Konsultasi Surat

Kelengkapan Waktu Output

9 10 11 12

Surat permohonan,

data pemohon 1 Surat diterima

Surat permohonan, data pemohon, buku

agenda, lembar disposisi 1 Lembar disposisi Surat permohonan, data pemohon, lembar disposisi 1 Analisa masalah Surat permohonan, data pemohon, lembar disposisi 1 Disposisi surat Surat permohonan, data pemohon, buku

agenda, lembar disposisi 1 Disposisi surat Surat permohonan, data pemohon, lembar disposisi 1 Disposisi surat Surat permohonan, data pemohon, lembar disposisi 2 Analisa masalah Surat permohonan, data pemohon, lembar disposisi, data

pendukung

30 Konsep surat balasan

Estimasi sifat surat tidak terlalu rumit Mutu Baku

Keterangan Pejabat Eselon II

Nama Jelas NIP

(10)

Konsep surat balasan 1 Konsep surat balasan

Surat Balasan 1 Surat Balasan

Surat Balasan 1 Surat Balasan SOP permintaan nomor surat keluar

Surat Balasan 2 Surat Balasan SOP pendistribusian surat keluar

(11)

1 2 3 4 Dst 1 SOP ... 2 SOP ... Dst Penyaji Informasi/Pengolah Data Informasi

Bag. Hub. Media Dan Pengaduan Masyarakat

Subbag. Fasilitasi Pengaduan Masy. / Subbag Hub. Media dan

Antar Lembaga

1 2 3 4 5

1 Terima disposisi surat dari Kepala Biro Humas

2 Membaca, mencatat ke dalam buku agenda surat dan member lembar disposisi bagian

3 Membaca, menelaah isi dan maksud tujuan surat

4 Memberi disposisi

5 Mencatat disposisi ke dalam buku agenda surat

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DASAR HUKUM :

KETERKAITAN :

PERINGATAN :

No Kegiatan

Pelaksana

Mulai

Ya

(12)

6 Mendistribusikan disposisi surat

(13)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

NAMA SOP Prosedur Mekanisme surat Masuk

Kelengkapan Waktu Output

9 10 11 12

Disposisi surat 1 Disposisi surat

Disposisi surat, buku agenda, lembar

disposisi

2 Administrasi alur surat

Disposisi surat,

lembar disposisi 2 Analisa isi surat Disposisi surat,

lembar disposisi 1

Disposisi surat bagian Disposisi surat bagian,

buku agenda 1 Administrasi alur surat Pejabat Eselon II Nama Jelas NIP Mutu Baku Keterangan

(14)

Disposisi surat bagian,

buku ekspedisi surat 1

Administrasi alur surat

Disposisi surat bagian,

tanda terima 1

Disposisi surat bagian tersampaikan

(15)

1 2 3 1 SOP ... 2 SOP ... Dst Subbag. Fasilitasi

Pengaduan Masy. Unit Terkait

Bag. Hub. Media dan Pengaduan Masy.

1 2 3 4 5

1 Disposisi pimpinan

2 Menyiapkan peralatan untuk fasilitasi audiensi

3 Koordinasi waktu, tempat dan konsumsi untuk acara audiensi

4 Melakukan pengecekan kesiapan fasilitasi audiensi di ruang rapat

5 Koordinasi dengan unit teknis terkait (narasumber).

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DASAR HUKUM :

KETERKAITAN :

PERINGATAN :

No Kegiatan

Pelaksana

(16)

6 Koordinasi dengan penerima tamu mengenai kedatangan para audiens

7 Mempersilahkan audien masuk dan duduk diruang yang sudah disiapkan

8 Saling memperkenalkan diri

9 Menyampaikan maksud dan tujuan

10 Menjelaskan pertanyaan yang dimaksud

11 Mendengarkan, mencatat dan menyimpulkan isi dari pertemuan

12 Mencetak notulensi

13 Meminta tanda tangan kepada atasan atas hasil notulensi

(17)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

NAMA SOP Prosedur Notulensi

Audience Kelengkapan Waktu Output

6 9 10 11 12

Surat Disposisi 3 menit Kegiatan

Kamera, Voice

Recorde, Daftar hadir 5 menit

Foto,Rekaman suara, Isian daftar

hadir

Surat Disposisi 3 menit Kegiatan Biro Umum

Meja Kursi, Laptop,

LCD, Microphone 10

Tersusunya fasilitas audiensi

Surat Disposisi 3 menit Informasi kepastian hadir narasumber

Koordinasi dengan unit teknis (terkait substansi

kunjungan)

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

Pejabat Eselon II

BIRO HUMAS NIP

DASAR HUKUM :

KETERKAITAN :

PERINGATAN :

Pelaksana Mutu Baku

(18)

Surat Disposisi 2 menit Frontliner Pulpen, Kertas, Laptop, Voice Recorder Draf Naskah Notulensi Komputer, Printer,

Kertas 2 menit Naskah Notulensi

Naskah Notulensi 2 menit

Tertanda Tanganinya Naskah

(19)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN

TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH

NAMA SOP Prosedur Peliputan Internal

1 2 3 4 Dst 1 SOP ... 2 SOP ... Dst

Subbag. Fasilitasi Dumas Bag. Hub. Media Dan

Pengaduan Masyarakat Unit Lain Kelengkapan Waktu

1 2 3 4 5 9 10

1

Menerima disposisi dari Kabag. Media dan Pengaduan Masyarakat peliputan.

Surat Pemberitahuan

kegiatan, Disposisi 3

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

DASAR HUKUM :

KETERKAITAN :

PERINGATAN :

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

(20)

2 Melakukan koordinasi dengan unit penyelenggara kegiatan.

Disposisi dan Surat Pemberitahuan

Kegiatan

5

3 Menyiapkan Perlengkapan

Peliputan. Kamera, Voice Record 3

4 Membuat laporan kegiatan sebagai bahan berita dan dokumentasi.

Foto, Rekaman

kegiatan 30

(21)

Prosedur Peliputan Internal Output 11 12 Disposisi Pejabat Eselon II Nama Jelas NIP Mutu Baku Keterangan

(22)

Foto, Rekaman kegiatan

Laporan Kegiatan.

Untuk kegiatan yang sifatnya berita terkini dapat dijadikan bahan

(23)

NOMOR SOP TGL. PEMBUATAN TGL. REVISI TGL. EFEKTIF DISAHKAN OLEH NAMA SOP 1 2 3 1 SOP ... 2 SOP ... Sekretaris Biro Humas Kepala Biro Humas

Bag. Hub. Media dan Pengaduan

Masy.

Subbag.

Hubungan Media Kelengkapan

Waktu

(menit) Output

1 2 3 4 5 6 9 10 11 12

1

Menerima surat undangan untuk menghadiri acara kegiatan kehumasan (Bakohumas, Media Cetak/ Elektronik, dll)

Surat Undangan 3 Surat Undangan

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA

Pejabat Eselon II

BIRO HUMAS NIP

Prosedur Peliputan Eksternal

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku

Keterangan

DASAR HUKUM :

KETERKAITAN :

PERINGATAN :

(24)

2 Mencatat dan mengagendakan untuk dimintakan disposisi.

Surat Undangan, Buku Agenda, lembar

disposisi.

3 Surat Undangan, disposisi.

3 Menerima disposisi Surat Undangan,

disposisi

Surat Undangan, disposisi

4 Melakukan koordinasi dengan unit penyelenggara kegiatan.

Disposisi dan Surat Pemberitahuan

Kegiatan

3

5 Menyiapkan Perlengkapan Peliputan.

Kamera, Alat Perekam

Suara 3

Foto, Rekaman kegiatan

6

Membuat laporan kegiatan sebagai bahan berita dan dokumentasi.

Foto, Rekaman

kegiatan 30 Laporan Kegiatan.

Laporan kegiatan yang diliput dapat dijadikan

bahan berita. (Headline)

(25)

(26)