BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam menghadapi era persaingan dalam dunia bisnis yang semakin berkembang pesat, suatu sistem informasi menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Persaingan yang semakin ketat menyebabkan setiap perusahaan harus berusaha untuk dapat memberikan suatu pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya. Kemajuan TI telah mengubah cara perusahaan dalam mengumpulkan data, memproses, dan melaporkan informasi keuangan.
Efektifitas dan efisiensi proses bisnis perusahaan dapat ditingkatkan dengan penggunaaan sistem informasi. Salah satunya proses penjualan. Penjualan merupakan salah satu kegiatan sangat penting di dalam perusahaan. Pendapatan dan laba diperoleh dari proses penjualan. Proses penjualan yang dimulai dari penerimaan pesanan barang dari pelangan hingga penerimaan pembayaran barang haruslah dilakukan secara cepat, tepat, dan akurat.
Sistem informasi dibutuhkan untuk menunjang produktivitas sebuah perusahaan dalam menjalankan suatu proses bisnis. ”Nowadays, in the current way of doing business and in the time of new information technology, there is as well increased need and importance for using accounting access to data, as for accounting information systems themselves. In that way is provided easy interpretation and access to accounting data needed for business decisions.” (Meter, Mladen. An Enterprise Odyssey. International Conference Proceedings: 714-724. Zagreb: University of Zagreb, Faculty of Economics and Business. (Jun 15-Jun 17, 2006 The Integration Level of Accounting Information System in The Croatian Companies)). Evolusi Perencanaan sistem informasi bertepatan dengan asimilasi progresif teknologi informasi dalam organisasi. Konsep perencanaan IS telah mengambil konteks yang berbeda dalam evolusi ini, menyesuaikan diri dengan kebutuhan organisasi dan menjamin evolusi dari tujuan. ”The evolution of information systems palnning has coincided with the progressive assimilation of information technology in organiszations. The IS planning concept has assumed different contexts within this evolution, aligning iteself with organizational needs and assuring an evolution of purpose.” (Finnegan, PAT; Fahy, Martin.J; Journal of Information technology (1993) 8, 127-138. Planning for Information systems resources?).
Oleh karena itu sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan agar perusahaan tersebut bisa bersaing bahkan lebih unggul dari perusahaan-perusahaan lainnya. Salah satu sistem informasi yang sangat dibutuhkan adalah sistem informasi penjualan tunai dan penerimaan kas, sehingga sistem informasi tersebut harus dirancang dengan baik.
Dalam sebuah perusahaan, penjualan tunai adalah informasi yang sangat penting, karena penjualan tunai dan penerimaan kas saling berhubungan. Jika informasi pada penjualan tunai dan penerimaan kas ini tidak terkontrol dengan baik, makan akan berakibat buruk pada kelancaran kegiatan proses bisnis sebuah perusahaan, bahkan dapat pula mengakibatkan kerugian yang cukup besar pada perusahaan tersebut.
PT. ARUL GESPER adalah suatu perusahaan dagang yang bergerak di dalam bidang produksi dan penjualan gesper. Dalam kesehariannya, perusahaan ini masih menggunakan sistem manual dalam menghasilkan dokumen-dokumen penjualan serta pada saat menghasilkan laporan penjualan dan penerimaan kas setiap bulannya, sehingga dapat memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan dalam melakukan pencatatan, ataupun kehilangan dokumen-dokumen penjualan tersebut. Oleh karena itu, kami akan menganalisis dan merancang SIA Penjualan dan Penerimaan kas yang dapat mengatasi masalah dan memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT.Arul Gesper”.
1.2 Ruang Lingkup
Dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi pada PT. ARUL GESPER, kami membatasi ruang lingkup penulisan sebagai berikut :
a. Penjualan, meliputi :
1. Menerima pesanan barang pelanggan 2. Mencatat penjualan
3. Menerima pembayaran 4. Membuat Laporan Penjualan b. Penerimaan Kas, meliputi :
1. Menerima Pembayaran 2. Membuat Bukti Kas Masuk
c. Perancangan Sistem, meliputi : 1. Aplikasi Data entry
a. Data pelanggan b. Data barang c. Data supplier 2. Aplikasi Data transaksi
a. Sales Order b. Surat Jalan
c. Surat Penagihan (Invoice) d. Retur Penjualan
e. Bukti kas masuk
3. Aplikasi Pencentakan Laporan a. Laporan Penjualan
b. Laporan Piutang
c. Laporan Penerimaan Kas d. Transaksi Jurnal
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai, sebagai berikut :
1. Melakukan analisis terhadap masalah-masalah proses penjualan dan penerimaan kas yang sedang berjalan sehingga dapat memperbaiki masalah-masalah yang ada.
2. Mengidentifikasi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. 3. Merancang sistem informasi akuntansi penjualan yang baik secara
terkomputerisasi.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan dalam melakukan proses penjualan.
1.3.2 Manfaat
Manfaat yang ingin dicapai sebagai berikut :
1. Mendukung proses integrasi data dan informasi akuntansi yang dihasilkan pada system akuntansi penjualan dan penerimaan kas di semua bagian terkait pada PT. Arul Gesper.
2. Mendukung kinerja semua karyawan atau bagian yang terlibat dalam proses bisnis penjualan dan penerimaan kas pada PT. Arul Gesper.
3. Dapat dijadikan sebagai acuan dalam dilakukannya pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan dan penerimaan kas ke depannya.
4. Menghasilkan suatu program sistem informasi penjualan tunai dan penerimaan kas.
1.4 Metodologi Penulisan
Metodologi yang digunakan dalam melakukan melakukan penelitian untuk penulisan skripsi adalah sebagai berikut :
1. Metode pengumpulan data a. Studi Pustaka
Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mengumpulkan, dan mempelajari data dan informasi teoritis dari buku-buku ilmiah dan literature yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi penjualan tunai dan penerimaan kas.
b. Studi Lapangan
Dalam studi lapangan, pengumpulan data dapat dilakukan melalui beberapa cara seperti :
• Wawancara
Mengumpulkan informasi dengan melakukan survei langsung ke perusahaan. Dalam riset ini dilakukan wawancara dengan pemilik perusahaan.
• Dokumentasi
Mengumpulkan informasi melalui penelusuran bukti-bukti atas transaksi penjualan tunai dan penerimaan kas.
• Analisa Prosedur
Mengumpulkan informasi dengan cara menganalisis data yang diperoleh dan menganalisis permasalahan prosedur yang ditemukan.
2. Metode Analisis
Dengan cara melakukan analisis pada proses bisnis yang sedang berjalan dan permasalahan yang ditemui serta mengidentifikasi kebutuhan sistem yang diperlukan untuk perbaikan. Metode yang akan digunakan adalah pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan notasi UML.
- Problem Domain Analysis. Mengidentifikasi dan menggambarkan informasi - informasi yang harus diadministrasi, diawasi, dan dikendalikan oleh sistem.
- Application Domain Analysis. Menganalisis bagaimana sistem akan digunakan serta menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem sehingga sistem dapat mengadministrasi, memantau, dan mengontrol infromasi – informasi.
3. Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan adalah object oriented and design dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language), yang meliputi:
- Rich Picture - Event Table - Workflow Table - UML Class Diagram - UML Activity Diagram - UML Use Case Diagram - UML Navigation Diagram
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab yaitu : BAB 1 : PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi gambaran umum penulisan yang meliputi latar belakang penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi, serta sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini menyajikan beberapa teori yang berkaitan dengan penulisan skripsi yang dijadikan dasar dalam melakukan analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan siklus pendapatan. Serta ditujukan agar pembaca memperoleh gambaran singkat mengenai konsep – konsep yang berkaitan dengan skripsi ini. Teori – teori yang akan dibahas antara lain adalah teori – teori umum mengenai sistem informasi akuntansi, penjualan, siklus pendapatan, serta yang berhubungan dengan analisis perancangan sistem. Selain itu juga dicantumkan kerangka pikir yang digunakan untuk penulisan skripsi ini.
BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, analisa sistem yang berjalan dengan menggunakan rich picture, flow chart serta identifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan termasuk solusi dan identifikasi informasi tambahan yang dibutuhkan untuk pemecahan masalah.
BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini akan membahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan siklus pendapatan yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML).
BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab terakhir dari penulisan skripsi yang akan membahas kesimpulan secara keseluruhan terhadap hasil analisis dan perancangan sistem
informasi akuntansi penjualan dan siklus pendapatan serta kesimpulan atas kegunaan sistem baru yang akan diusulkan dalam mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran – saran dari hasil analisis yang mungkin akan bermanfaat bagi perusahaan kedepannya atau pengembangan sistem selanjutnya.
