Manajemen Pergudangan

(1)

(2)

Sistem Manajemen Gudang

SISTEM kumpulan interaksi dari sub

sistem MANAJEMEN ilmu mengelola sumber daya GUDANG tempat penyimpanan barang sementara

Pengelolaan dari aktifitas yang

saling terkait dalam aktifitas

penyimpanan barang sementara

(3)

Tipe dan jenis gudang

• Gudang Pribadi/Swasta- jenis gudang ini dimiliki dan

dioperasikan oleh pemasok dan reseller untuk digunakan dalam kegiatan distribusi mereka sendiri. Sebagai contoh, jaringan ritel besar menyediakan gudang untuk toko mereka atau grosir mengoperasikan sebuah gudang di mana ia

menerima dan mendistribusikan produk.

• Gudang Publik/Umum – gudang umum pada dasarnya adalah ruang yang dapat disewakan untuk mengatasi kebutuhan

distribusi dalam jangka pendek. Pengecer yang memiliki gudang sendiri mereka sendiri terkadang mencari ruang

penyimpanan tambahan jika kapasitas gudang mereka tidak mencukupi atau jika mereka melakukan pembelian produk dalam jumlah besar dengan alasan tertentu. Sebagai contoh, pengecer bisa memesan tambahan barang untuk

memaksimalkan penjualan di toko atau ketika ada harga promosi dari pemasok jika membeli dalam jumlah besar.

(4)

Tipe dan jenis gudang

• Gudang otomatis – Dengan kemajuan teknologi komputer dan robotika banyak gudang sekarang memiliki kemampuan otomatis. Tahapan otomatisasi sampai pada pemakaian conveyor belt

untuk mengangkut barang sehingga memerlukan orang yang lebih sedikit untuk menangani kegiatan penyimpanan.

• Climate-Controlled Warehouse. Iklim-Controlled Warehouse – Gudang penyimpanan yang menangani berbagai jenis produk dengan penanganan khusus kondisi seperti freezer untuk

menyimpan produk beku dan kelembaban lingkungan.

• Distribution Centre, Gudang ini berfungsi sebagai titik dalam sistem distribusi pada produk yang diterima dari berbagai

pemasok dan segera dikirimkan ke banyak pelanggan. Misalkan, seperti dengan penanganan Distribution Centre untuk Perishable Food sebagian besar produk yang masuk di pagi hari dan

(5)

Operasional Gudang

• Operasional gudang merupakan :

“Kelanjutan dari pergerakan fisik barang

setelah barang itu diterima dari pemanufaktur

atau pemasok.”

• Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan

sarana yang dimiliki (rak dan pallet atau pallet saja,

bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu

saja di lantai), tentunya hal ini sesuai kebutuhan

serta tergantung seberapa besarnya modal yang

dimiliki perusahaan.

(6)

Aktivitas Gudang

Garis besar aktivitas pergudangan

Penerimaan dari pemasok Handling barang Pengeluaran barang ke tujuan

Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara

langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk,

kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi

pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi

(7)

Beberapa aktifitas di dalam gudang secara

sederhana : 1. Administrasi.

2. Penerimaan barang. 3. Penyimpanan barang. 4. Pengepakan barang ke

tempat yang dituju. 5. Pengeluaran barang.

Aktifitas ini saling terkait, dan

secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau

semacamnya.

Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :

1. Pengendalian Operasional 2. Pengendalian Biaya

(8)

• Pengendalian Biaya • Pengendalian Operasional • Pengendalian Personalia

- Biaya adalah semua pengeluaran untuk operasional gudang, sifatnya bisa variabel (seperti perlengkapan, listrik, dll) dan Fixed (penyusutan alat, dll). - Diupayakan biaya-biaya yang dikeluarkan seminimal mungkin (mengingat bahwa rata2 biaya gudang bisa mencapai>5% dari seluruh komponen produk)

- Untuk biaya diefisienkan tanpa melupakan ekeftivitas

- Operasional tentunya kegiatan gudang itu sendiri, aktifitas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran.

- Identifikasi komponen biaya dan komponen operasional sehingga tidak terjadi operasional yg overlapping.

- Untuk operasional pastikan semua berjalan sesuai alur kerja

Upgrade kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian

secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada

(9)

(10)

(11)

• Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu,

maka akan ada saatnya barang tersebut akan

dikeluarkan sesuai dengan :

– kebutuhan perusahaan atau

– berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang

disimpan

• Proses peletakkan barang dari penerimaan serta

proses pengeluaran barang saat ini telah banyak

memakai teknologi komputer. Misalkan saja proses

Pick to light, Scanner, Barcode, RFID, Handheld,

Optical character recognition. serta masih banyak

proses lainnya.

(12)

Automated Data Collection (ADC) Basics

• Bar code

• Bar-code

scanners

• Hand-held

• RFID

• Voice Technology

(13)

1. Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stock

gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang.

2. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik

juga merupakan hal yang penting.

– Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling?

Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai (pallet, hand pallet, forklift, conveyor, dll).

– Besarnya produk rusak atau cacat tentunya membuat produktivitas rendah, konsep Lean Manufacturing yang

dikombinasikan dengan Six Sigma yang terlahir pada konsep lean sigma bisa dipelajari oleh kepala gudang atau manajer gudang untuk mengetahui sistem atau konsep untuk

mengurangi produk cacat/rusak.

(14)

- Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk

mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala gudang untuk mengawasi

pekerja-perkerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik.

- Selisih dari perhitungan stock merupakan kelalaian dari

pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stock dalam satu tahapan pelayanan stock dalam volume besar juga

sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadapa hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian

(15)

Trade-off dalam operasional gudang

1. Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit

diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.

2. Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.

3. Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi

sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri,

lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.

4. Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di kelola secara professional.

(16)

Sistem Administrasi Gudang

 suatu kesatuan berbagai element dari sebuah

tempat penyimpanan barang untuk kemudian

dilakukan proses administrasinya baik

komputerisasi maupun manual (dalam kaitannya

dengan IT, berarti komputerisasi)

(17)

Peran Sistem Administrasi Pergudangan

• Administrasi merupakan sutradara dibalik segala

operasional Gudang.

• Administrasi mengurus data-data gudang seperti

data pemesanan barang, data persediaan, data

pengeluaran barang, data permintaan, bahkan

sampai peramalan permintaan.

• Mengingat sistem yang begitu kompleks, maka

diperlukan software yang menangani semuanya

secara terintegrasi. Jika pada lingkup administrasi

tidak ditangani dengan baik, maka yang kena

(18)

Alur Administrasi Gudang

1. Data pemesanan barang

Sebuah gudang menyimpan barang-barang tertentu dan mengeluarkan dalam jumlah tertentu. Misalkan

pengeluaran adalah x maka penyimpanan bisa saja x atau x + y , dimana y adalah buffer stock,

Pemesanan dilakukan administrasi berdasarkan kebutuhan pengeluaran.

– Kebutuhan pengeluaran diramalkan terlebih dahulu melalui data historis ataupun diestimasi.

– Pemesanan dilakukan kepada pemasok dengan perjanjian waktu bayar (term of payment(TOP)), dimana TOP nantinya diusahakan angkanya lebih besar daripada DSI (Day Sales Inventory) atau waktu barang tersimpan dampai menjadi uang.

Misalkan jika perusahaan berhasil menjual dalam waktu 3 hari dan TOP adalah 6 hari, maka perusahan untung, karena sudah berhasil menjual 2 kali tetapi baru membayar sebanyak 1 kali.

(19)

• Administrasi banyak berkaitan dengan pemasok.

• Perjanjian produk yang returnable juga menguntungkan

perusahaan dibandingkan sistem beli putus.

Perjanijian ini bahkan bisa sebegitu ketat, semisal satu

peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah

satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada

pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut

harus lebih murah dibanding ritel mana saja yang

memesan barang sama dengan pemasok. Ini merupakan

bentuk praktek monopoli.

• Hubungan erat pihak administrasi juga dijalankan dalam

rangka menjalin supplier relationship management.

Banyak faktor yang mempengaruhi supplier relationship

management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.

(20)

2. Data Inventory

Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan

arus keluar masuk barang, sehingga pengendalian

operasional lebih dimudahkan dengan adanya akurasi

data.

Bukti pencatatan barang keluar masuk akan

mempengaruhi beberapa hal berikut :

1. Jumlah stok barang.

2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.

3. Dasar memesan barang.

4. Mempelajari trend sales.

Data persediaan ini menuntut akurasi data secara real time

dan dapat dipertanggung jawabkan. Administrasi yang

kuat perlu dibangun melalui integrasi antara komputerisasi

dan sumber daya yang menjalankannya.

(21)

Sistem Penerimaan Barang di Gudang

• Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang

yang bergerak di gudang.

• Penerimaan barang dari pemasok atau rekanan memang

kelihatan mudah, namun bila hal ini tidak memiliki sistem

yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu

produktifitas.

• Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang :

1. Bukti pesanan barang dari Gudang (untuk

memastikan pesanan barang dalam spesifikasi tepat)

2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan)

3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang

4. Cek Expired Date dan Kondisi Barang

(22)

Bukti Pemesanan (Purchase Order)

Kostumer memesan barang ke pemasok

(Mengirimkan PO ke pemasok) Pemasok mengirimkan barang pemesanan ke gudang yg telah disiapkan pemesan PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa

Pemasok menerima PO kemudian menyiapkan barang sesuai dg PO

Setelah cocok antara item barang

yg akan dikirim dg PO, dibuatlah Bukti

Tanda Terima Barang

(23)

• Bukti Tanda Terima Barang

- Bukti Tanda Terima Barang serta Faktur akan

berhubungan dengan penagihan uang.

- Bukti Tanda Terima barang akan dijadikan

dasar oleh pihak supplier untuk menagih ke

pemesan barang.

- Pentingnya untuk membuat Bukti Tanda

Terima Barang ini asli dan ada tanda-tanda

yang dilampirkan, semisal PO atau surat lain

yang menjamin keaslian dokumen ini.

(24)

Operasional penerimaan & pengiriman barang

Aktifitas operasional adalah - bongkar barang,

- cek expired,

- cek kesesuaian pesanan serta

- memasukkan barang ke penyimpanan

Aktifitas operasional ini merupakan salah satu critical point, mengapa? 1. Bongkar muat barang yang dilakukan oleh kuli bongkar rawan

membuat rusak barang atau resiko kehilangan barang karena dicuri.

2. Cek kesesuaian barang dengan PO dan Expired date barang dilakukan oleh staff penerimaan barang yang biasanya memiliki sejumlah alasan untuk tidak melakukan aktifitas ini dengan sejumlah alasan seperti : supaya cepat, sudah kenal dengan pemasok, disiplin melakukan sistem, dll.