PEMERINTAH KABUPATEN PASURUAN PEMERINTAH KABUPATEN PASURUAN
DINAS KESEHATAN DINAS KESEHATAN UPTD KESEHATAN PUSKESMAS P
UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAASREPANN Jalan Raya Bromo No.04 Pasrepan 67175 Jalan Raya Bromo No.04 Pasrepan 67175 Telp. (0343)
Telp. (0343) 441845 Email :puskesmaspasrepan@gmail.c441845 Email :puskesmaspasrepan@gmail.comom
KEPUTUSAN KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN KEPUTUSAN KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN
Nomor :
Nomor : 440/2159/424.072.07/20440/2159/424.072.07/201616 TENTANG
TENTANG
TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN Menimbang
Menimbang : : a. a. bahwa bahwa dalam dalam rangka rangka penyelenggaraan penyelenggaraan kegiatan kegiatan / / programprogram dan pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan dan pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian;
pencarian; b.
b. bahwa dalam bahwa dalam rangka rangka penyelenggaraan penyelenggaraan kegiatan kegiatan / / programprogram dan pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan dan pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian;
pencarian; c.
c. bahwa bahwa dalam dalam rangka rangka penyelenggaraan penyelenggaraan kegiatan kegiatan / / programprogram dan pelayanan kesehatan, maka perlu memberlakukan tata dan pelayanan kesehatan, maka perlu memberlakukan tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian;
pencarian; Mengingat
Mengingat : : 1. 1. Undang-Undang Nomor Undang-Undang Nomor 36 36 Tahun Tahun 2009 2009 tentang tentang Kesehatan;Kesehatan; 2.
2. Undang-Undang Undang-Undang Nomor Nomor 32 32 Tahun Tahun 2014 2014 tentang tentang PemerintahPemerintah Daerah;
Daerah; 3.
3. Peraturan Peraturan pemerintah pemerintah Republik Republik Indonesia Indonesia Nomor Nomor 38 38 TahunTahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; Kabupaten/Kota; 4 4 5. 5. 6. 6.
Peraturan pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Peraturan pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah;
Perangkat Daerah;
Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur tentang pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
Administrasi Pemerintahan;
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional; Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
7. 8. 9. 10. 11. 12.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas;
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP;
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek
Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri; Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015;
Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Di Jawa Timur Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016;
Peraturan Kabupaten Pasuruan Nomor 19 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pasuruan;
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS PASREPAN TENTANG PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS.
KESATU : Melaksanakan komunikasi dan koordinasi antar program dalam penyusunan pengelolaan dokumen dan pengendalian dokumen meliputi dokumen induk, dokumen terkendali dan dokumen tidak terkendali.
KEDUA : Sistem pengendalian dokumen di puskesmas wajib mentaati ketentuan dalam kebijakan ini, sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini.
KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan / perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : PASREPAN
Pada tanggal : 31 Desember 2016 KEPALA UPTD KESEHATAN
PUSKESMAS PASREPAN
H.R GATOT TRISILA
LAMPIRAN I
KEPUTUSAN KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN
TENTANG : PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS
NOMOR : 440/2159/424.072.07/2016 TANGGAL : 31 Desember 2016
PENYUSUNAN TATA NASKAH PUSKESMAS I. Surat Keputusan (SK);
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk operasional Puskesmas Pasrepan.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan untuk operasional Puskesmas Pasrepan adalah Kepala Puskesmas yang menerima pelimpahan wewenang dalam bentuk delegasi atau mandat dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Pasuruan.
c. Susunan
Bagian kepala keputusan terdiri dari :
a. Kop Puskesmas yang terdiri dari “PEMERINTAH KABUPATEN PASURUAN”, “DINAS KESEHATAN”, “PUSKESMAS PASREPAN”, ditulis menggunakan huruf kapital Arial ukuran 12 (Bold) sedangkan alamat, Email, dan kode pos ditulis dengan huruf kecil dan disusun secara simetris dengan lambang kabupaten Pasuruan di sebelah kiri atas dan diberi garis dengan Arial ukuran 12;
b. Kata “KEPUTUSAN KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN” ditulis dengan huruf kapital dan disusun secara simetris dengan huruf Arial ukuran 12(Bold);
c. Nomor keputusan di tulis sesuai sistem penomoran UPTD Kesehatan Puskesmas Pasrepan “ NOMOR : 440/ /424.072.07/2017 ”, menggunakan huruf Arial;
d. Kata penghubung “TENTANG” ditulis dengan huruf kapital Arial ukuran 12 (Bold) secara simetris;
e. Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital Arial ukuran 12 (Bold) secara simetris;
f. Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis simetris, dan di letakkan di sebelah kanan bawah margin,Menggunakan huruf kapital Arial ukuran 12.
g. Margin yang ditetapkan untuk sk adalah top 2,5 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm,right 2,5 cm.
h. Kertas yang digunakan adalah HVS A4 70gram (210x297mm). i. Spasi pada penulisan sk adalah 1
PEMERINTAH KABUPATEN PASURUAN DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS PASREPAN
Jalan Raya Bromo No 04 Pasrepan 67175 Telp (0343) 441845 E mail: puskesmaspasrepan@gmail.com
KEPUTUSAN KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN Nomor :440 / …….. /424.072.07/2017
TENTANG
PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan
/ program dan pelayanan kesehatan, puskesmas perlu memberlakukan tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas, agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian;
b. bahwa pedoman didalam pengelolaan dokumen di puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi puskesmas maupun dokumen akreditasi puskesmas;
c. bahwa sesuai pertimbangan pada butir a dan b diatas,maka perlu menetapkan keputusan kepala puskesmas tentang pemberlakuan tata naskah dan pengendalian dokumen internal puskesmas di UPTD Puskesmas Pasrepan; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah;
3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah antara Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
4. Peraturan pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah;
Berupa Angka ,Referensi di urutkan sesuai hierarki undang2 Arial 12 Huruf Kapital Arial 12( Bold) Spasi 1 Arial 12(Bold) Spasi 1 S asi 1 Arial 12 (Bold) ENTER 1x Huruf Kapital Arial 12 Huruf Kapital ENTER 1x ENTER 2x ENTER 1x ENTER 1x
5. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas;
8. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP;
9. Peraturan Menteri Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama,Tempat Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri;
10. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015;
11. Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Di Jawa Timur dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016;
12. Peraturan Kabupaten Pasuruan Nomor 19 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pasuruan;
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS PASREPAN TENTANG PEMBERLAKUAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL PUSKESMAS. KESATU : Melaksanakan komunikasi dan koordinasi antar program
dalam penyusunan pengelolaan dokumen dan pengendalian dokumen meliputi dokumen induk, dokumen terkendali dan dokumen tidak terkendali.
KEDUA : Sistem pengendalian dokumen di puskesmas wajib mentaati ketentuan dalam kebijakan ini, sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini.
ENTER 1x
Huruf kapital Arial ukuran 12
KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan / perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : PASREPAN Pada tanggal : ... KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN
H.R GATOT TRISILA
NIP.19650929 200701 1 008 Tanpa gelar,
menggunakan huruf kapital Arial Ukuran 12.
Huruf kapital Arial ukuran
II. Standar Operasional Prosedur (SOP); a. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah Serangkaian Instruksi tertulis yang di bakukan mengenai berbagai prosedur penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus di lakukan, dimana dan oleh siapa di lakukan (permenpan no 35 tahun 2013)
b. Tujuan SOP
SOP bertujuan untuk :
1. Menyerhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; 2. Memudahkan pekerjaan;
3. Memperlancar dan menyeragamkanpelaksanaan kegiatan; dan
4. Meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana c. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang menetapkan dan menanda tangani SOP adalah Kepala Puskesmas Pasrepan.
d. Susunan
Susunan SOP terdiri dari :
1. Kotak Heading (contoh terlampir); 2. Isi SOP (contoh terlampir)
e. Penomoran
Penomoran SOP disusun sebagai berikut : Contoh : SOP/C/VII/UKP/01
f. Penggunaan kertas
Kertas yang digunakan adalah kertas A4 70 gram (210x297mm).
g. Margin yang digunakan adalah top 2,5 cm, bottom 2,5 cm, left 2,5 cm, right 2,5 cm
h. Jenis dan ukuran huruf
Jenis huruf yang digunakan adalah Arial ukuran 11 untuk isinya dengan spasi 1 dengan paragraf rata kanan kiri (justify). Untuk bagian heading seperti contoh yang ada dibawah ini.
Kode POKJA Kode BAB
Nomor Urut
Judul SOP SOP No.Dokume n : SOP/C/VII/UKP/01 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 31 Januari 2017
Halaman : 1 / 2 (halaman dari 2 halaman UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN KABUPATEN PASURUAN
(tanda tangan Kepala Puskesmas Pasrepan yang
menetapkan SOP)
dr.H.R GATOT TRISILA NIP. 19650929 200701
1 008
1. Pengertian
2. Tujuan Sebagai acuan bagi petugas untuk ...
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Pasrepan Nomor ... tentang ...
4. Referensi
5. Alat dan bahan 1. ...; 2. ...; 3. ...; dst... 6. Prosedur/ Langkah-langkah 1 ……….; 2………...; 3……….; dst... 7. Diagram Alir 8. Unit terkait Stempel puskesmas Arial 12, Bold Center,spasi 1, Before/After:6 pt Arial 9 Bold Spasi:1 Before/After: 6 pt 2,58 cm x 2,15 cm 2,58 cm x 2,24 cm Arial 12 Bold
Arial 10 S asi 1 Before/After 6 t
Arial 9 (Bold)
Isi SOP Ukuran Huruf Arial 11 Spasi 1
Awal Kegiatan
Isi Kegiatan
III. Kerangka Acuan Kegiatan dan/atau Program;
Sistematika atau format Kerangka Acuan Kegiatan sebagai berikut : A. PENDAHULUAN
Berisi hal-hal yang bersifat umum yang terkait dengan upaya atau kegiatan B. LATAR BELAKANG
Berisi justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukannya program dapat lebih kuat serta disertai dengan visi, misi, dan tata nilai Puskesmas Pasrepan C. TUJUAN
1. Tujuan Umum : adalah tujuan secara garis besar 2. Tujuan khusus : adalah tujuan secara rinci
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Berisi langkah-langkah yang harus dilakukan sehingga tercapai tujuan program
E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
Berisi Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan F. SASARAN
Target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan sesuai dengan SMART (Specific, Measurable, Agressive but attainable, Result oriented, Time Bond)
G. PERAN PIHAK TERKAIT 1. Lintas Program
2. Lintas Sektor H. PEMBIAYAAN
I. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Berisi perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan digambarkan dalam bentuk Gun chart
J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Berisi evaluasi pelaksanaan terhadap Jadwal yang direncanakan baik per bulan, tribulan maupun satu tahun
PEMERINTAH KABUPATEN PASURUAN DINAS KESEHATAN
UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN Jalan Raya Bromo No 04 Pasrepan 67175
Telp. (0343) 441845 Email: puskesmaspasrepan@gmail.com KERANGKA ACUAN KEGIATAN
JUDUL KAK PUSKESMAS PASREPAN TAHUN 2017 A. PENDAHULUAN B. LATAR BELAKANG C. TUJUAN 1. Tujuan Umum 2. Tujuan Khusus
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
F. SASARAN
G. PERAN PIHAK TERKAIT 1. Lintas Program
2. Lintas Sektor H. PEMBIAYAAN
I. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Mengetahui,
Kepala Puskesmas Pasrepan,
dr.H.R GATOT TRISILA NIP. 19650929 200701 1 008 Pasrepan, ...2017 Pelaksana, (...) NIP. Enter 2x Enter 2x Enter 2x
IV. Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu Puskesmas dan Klinik. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipeliharan oleh organisasi.
Manual mutu tersebut meliputi : KATA PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu, Visi, Misi
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis) B. RUANG LINGKUP
C. TUJUAN
D. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN E. ISTILAH DAN DEFINISI
BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. PERSYARATAN
B. PENGENDALIAN DOKUMEN C. PENGENDALIAN REKAMAN BAB III Tanggung Jawab Manajemen
A. KOMITMEN MANAJEMEN
B. FOKUS PADA SASARAN/PASIEN C. KEBIJAKAN MUTU
D. PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENCAPAIAN SASARAN KINERJA/MUTU
E. TANGGUNG JAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI
F. WAKIL MANAJEMEN MUTU/PENANGGUNG JAWAB MANAJEMEN MUTU
G. KOMUNIKASI INTERNAL BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN
A. UMUM
B. MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN C. KELUARAN TINJAUAN
BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA A. PENYEDIAAN SUMBER DAYA
B. MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA C. INFRASTRUKTUR
D. LINGKUNGAN KERJA
BAB VI PENYELENGGARAAAN PELAYANAN
A. UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT PUSKESMAS
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran : a. Penetapan persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian (jika ada) 4. Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan f. Manajemen resiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran : 1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sessuai d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan koretif
g. Tindakan preventif
B. UPAYA KESEHATAN PERSEORANGAN (UKP) : 1. Perencanaan pelayanan klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis : a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga 4. Penyelenggaraan pelayanan klinis :
a. Pengendalian proses pelayanan klinis b. Validasi proses pelayanan
c. Identifikasi dan ketelusuran d. Hak dan kewajiban pasien
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesimen, rekam medis, dsb)
f. Manajemen resiko dan keselamatan pasien
5. Peningkatan mutu pelayanan klinis dan keselamatan pasien : a. Penilaian indikator kinerja klinis
b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c. Pelaporan insiden keselamatan pasien
d. Analisis dan tindak lanjut
e. Penerapan manajemen resiko
6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan : 1) Umum
2) Pemantauan dan pengukuran : a) Kepuasan pelanggan
b) Audit intertnal
c) Pemantauan dan pengukuran proses kinerja d) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan 3) Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai 4) Analisis data
5) Peningkatan berkelanjutan 6) Tindakan koretif
7) Tindakan preventif
BAB VII MONITORING DAN EVALUASI BAB VIII PENUTUP
Lampiran (jika ada) V. Pedoman/Panduan
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Adapun format pedoman/panduan adalah sebagai berikut :
KATA PENGANTAR BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN PEDOMAN C. SASARAN PEDOMAN
D. RUANG LINGKUP PEDOMAN E. BATASAN OPERASIONAL BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA B. DISTRIBUSI KETENAGAAN
C. JADWAL KEGIATAN BAB III STANDAR FASILITAS
A. DENAH RUANG
B. STANDAR FASILITAS BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. LINGKUP KEGIATAN B. METODE
C. LANGKAH KEGIATAN BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
VI. Undangan Pertemuan
Sebelum mengadakan pertemuan baik intern maupun lintas sektor, harus membuat Surat Undangan. Undangan Pertemuan dibuat oleh Tata Usaha dengan format sebagai berikut :
a. Ukuran Kertas : HVS A4 70gram (210x297mm). b. Font : Arial 12
c. Spasi : Menyesuaikan kertas
Berikut ini adalah contoh format Undangan Pertemuan di Puskesmas Pasrepan.
PEMERINTAH KABUPATEN PASURUAN DINAS KESEHATAN
UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN Jalan Raya Bromo No 04 Pasrepan 67175
Telp. (0343) 441845 Email: puskesmaspasrepan@gmail.com
Pasuruan,………2017 Nomor : 005/ /424.072.07/2017 Kepada
Sifat : Penting/Biasa Yth.
Lampiran : - di
-Perihal : Undangan Pasuruan
Dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja program……….di UPTD Kesehatan Puskesmas Pasrepan, maka dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir pada pertemuan yang akan di laksanakan pada :
Hari :
Tanggal :
Jam :
Tempat : Acara :
Demikian atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan banyak terimakasih
Mengetahui
Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Pasrepan
dr. H. R GATOT TRISILA NIP.19650929 200701 1 008
Penanggungjawab Program……...
VII. Notulen Rapat
Notulen rapat merupakan rekaman hasil rapat yang dapat berupa tulisan tangan maupun diketik. Untuk disusun dengan format sebagai berikut :
Nama Pertemuan Tanggal Pertemuan Pukul/Waktu Pertemuan Susunan Acara
Notulen Sebelumnya (diisi untuk rapat yang bersifat rutin) Pembahasan
Kesimpulan Rekomendasi
VIII. Perencanaan Tingkat Puskesmas (POA)
Perencanaan adalah suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (POA) diartikan sebagai proses penyusunan rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang. Dilakukan secara sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah kerjanya dengan permasalahan yang terjadi di tahun lalu.
Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan program yang dilaksanaka untuk meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. 1. Mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas/Klinik.
Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (POA) adalah menyusun usulan kegiatan yang meliputi usulan mencakup semua kegiatan program Puskesmas.
Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku, baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu mempertimbangkan masukan dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas. RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). RUK dibahas di Dinas Kesehatan Kota Malang selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kota Malang akan diajukan ke DPRD, untuk memperoleh persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Secara rinci RUK dijabarkan kedalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK).
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas melallui Dinas Kesehatan Kota Malang, maka disusun secara rinci rencana pelaksanaan kegiatan dengan menyesuaikan anggaran yanng telah turun. 2. Tahap peralatan penyusunan RUK
a. Tahap persiapan
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlihat dalam proses penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan untuk melaksanakan tahap-tahap perencanaan.
b. Tahap analisis situasi
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data tersebut mencakup data umum, data khusus (hasil penilaian kinerja Puskesmas).
3. Tahap penyusunan RUK
Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/upaya yang masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan diwilayah tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri dari dua tahap, yaitu:
a. Analisis masalah dilakukan melalui kesepakatan tim penyusun dan lintas sektoral Puskesmas melalui:
1) Identifikasi masalah,
2) Menetapkan urutan prioritas masalah, 3) Merumuskan masalah,
4) Mencari akar penyebab, dapat mempergunakan diagram sebab akibat, pohon masalah, curah pendapat, dan alat lain yang dapat digunakan.
b. Penyusunan RUK
Penyusunan RUK meliputi:
1) Kegiatan tahun yang akan datang, 2) Kebutuhan sumber daya,
3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan. 4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK) program dan rencana inovasi secara bersama-sama, terpadu dan terintegrasi, dengan langkah-langkah: a. Mempelajari alokasi kegiatan,
b. Membanddingkan alokasi kegiatan yang disetujui dengan RUK, c. Menyusun rancangan awal secara rinci,
d. Mengadakan lokakarya mini/pertemuan internal,membuat RPK. IX. Penyimpanan Dokumen
Dokumen Surat Keputusan (SK), SOP, Kerangka Acuan, Pedoman, dan POA dicetak 1 rangkap dan ditanda tangani asli kemudian digandakan. Dokumen asli merupakan dokumen yang ditanda tangani asli tanpa distempel puskesmas. Dokumen salinan merupakan dokumen salinan dari dokumen asli yang sudah tertera tanda tangan dan kemudian dibubuhi stempel puskesmas dan “Terkendali”. Dokumen asli disimpan di Sekretariat Akreditasi dan dokumen salinan di didistribusikan ke unit pelayanan dan pemegang program serta pelaksana program yang membutuhkan. Khusus untuk undangan di arsip oleh Tata Usaha.
KEPALA UPTD KESEHATAN PUSKESMAS PASREPAN
H.R GATOT TRISILA
