PEMERINTAH KABUPATEN PROBOL INGGO
PEMERINTAH KABUPATEN PROBOL INGGO
DINAS KESEHATAN
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS MARON
PUSKESMAS MARON
Jalan Asmali No. 604 Maron 67276 Telp.(0335) 611552 Jalan Asmali No. 604 Maron 67276 Telp.(0335) 611552
email : puskesmas.maron@probolinggokab.go.id email : puskesmas.maron@probolinggokab.go.id
PROBOLINGGO PROBOLINGGO
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS MARON KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS MARON
NOMOR : 440/002/SK/426.102.25/2017 NOMOR : 440/002/SK/426.102.25/2017
TENTANG TENTANG
TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS MARON TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS MARON
KEPALA PUSKESMAS MARON, KEPALA PUSKESMAS MARON,
Menimbang
Menimbang : : a. a. bahwa bahwa dalam dalam proses proses penyusunan penyusunan dokumen dokumen akreditasiakreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam;
seragam; b.
b. bahwa bahwa berdasarkan pertimbangan berdasarkan pertimbangan yang yang dimaksud dimaksud pada pada huruf huruf aa perlu ditetapkan keputusan Kepala Puskesmas Maron tentang perlu ditetapkan keputusan Kepala Puskesmas Maron tentang tata naskah dokumen Puskesmas Maron;
tata naskah dokumen Puskesmas Maron; Mengingat
Mengingat : : 1. 1. Peraturan Peraturan Menteri Menteri Pendayagunaan Pendayagunaan Aparatur Aparatur Negara Negara Nomor Nomor 8080 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
Pemerintah; 2.
2. Peraturan Peraturan Menteri Menteri Dalam Dalam Negeri Negeri Republik Republik Indonesia Indonesia Nomor Nomor 11 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; 3.
3. Peraturan Bupati Peraturan Bupati Probolinggo Nomor Probolinggo Nomor 24 24 Tahun 2Tahun 2011 011 TentangTentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Probolinggo;
Kabupaten Probolinggo;
4. Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten 4. Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Probolinggo Nomor : 440/095/426.102/2016 Tentang Tata Probolinggo Nomor : 440/095/426.102/2016 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Kesehatan Kabupaten Naskah Dinas di Lingkungan Dinas Kesehatan Kabupaten Probolinggo.
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS MARON TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS MARON.
KESATU : Tata naskah dokumen puskesmas mengacu pada Peraturan Bupati Probolinggo Nomor 24 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Probolinggo, Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016 dan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2015.
KEDUA : Jenis dokumen yang dilakukan pembakuan tata naskahnya meliputi 1. Kebijakan
2. Pedoman/ panduan 3. SOP
4. Kerangka Acuan
KETIGA : Keputusan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas.
KEEMPAT : Pembakuan tata naskah terlampir dalam keputusan ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan .
KELIMA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan atau perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Probolinggo Pada Tanggal : 3 Januari 2017
KEPALA PUSKESMAS MARON
dr. Hariawan Dwi Tamtomo, M.MKes NIP. 19710422 200212 1 002
LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS MARON NOMOR : 440/ 002 /SK/426.102.25/2017
TENTANG : TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS MARON
.
A. TATA NASKAH DOKUMEN SECARA UMUM
Dokumen menggunakan kertas HVS ukuran folio 70 gram dengan margin kiri 3 cm, kanan 2 cm, atas dan bawah 3 cm serta spasi 1,5, dengan pengetikan menggunakan tipe huruf Arial ukuran huruf 12. Untuk penulisan dalam tabel tidak menggunakan ketentuan tersebut.
B. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/ Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan.
Format Peraturan/keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1. Kop Surat Keputusan:
Kop surat berisi:
a. Baris pertama : nama instansi Pemerintah Kabupaten Probolinggo, ditulis menggunakan huruf capital dan ukuran 14 dan dicetak tebal;
b. Baris kedua : nama instansi Dinas Kesehatan, ditulis menggunakan huruf capital dengan ukuran 14 dan dicetak tebal;
c. Baris ketiga : nama Puskesmas Maron, ditulis menggunakan huruf capital dengan ukuran 18 dan dicetak tebal;
d. Baris keempat : alamat Pukesmas Maron, huruf awal kata menggunakan huruf capital, dengan ukuran 12;
e. Baris kelima : alamat email Puskesmas Maron, ditulis dengan huruf kecil dengan ukuran 10 dan dicetak miring;
f. Baris keenam : nama Kabupaten Probolinggo, ditulis dengan huruf capital dengan ukuran 12 dan dicetak tebal.
2. Pembukaan:
a. Judul : Keputusan Kepala Puskesmas Maron ditulis menggunakan huruf capital dicetak tebal;
b. Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puskesmas Maron, ditulis dengan huruf capital dengan format penulisan Nomor :
440/No surat keputusan/SK/426.102.25/2017 dicetak tebal;
c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf capital dicetak tebal;
d. Konsideran, meliputi:
1) Menimbang : memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; ), dan diletakkan di bagian kiri dicetak tebal, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil;
2) Mengingat : memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst.
3. Diktum:
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di t engah, seluruhnya dengan huruf capital, serta diletakkan di tengah margin dicetak tebal;
b. Diktum “Menetapkan” dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; ) dicetak tebal;
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ) dicetak tebal.
4. Batang Tubuh:
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum dicetak tebal, misalnya:
KESATU :
KEDUA :
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya;
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan;
d. Kaki : Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan (ditulis dengan huruf capital), tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani ditulis dengan gelar dan Nomor Induk Pegawai dibawah nama terang;
e. Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas;
f. Lampiran peraturan/keputusan:
1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan;
2). Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas.
C. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH PEDOMAN/PANDUAN
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP.
Format baku sistematika pedoman yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap) BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI
D. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KERANGKA ACUAN
Penyusunan kerangka acuan upaya/kegiatan dengan mencakup tujuan umum dan khusus yang merupakan tujuan program. Tujuan Umum adalah tujuan secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan-kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan-kegiatan
: langkah- langkah kegiatan yang dilaksanakan sehingga tercapainya tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Cara melaksanakan kegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan.
1. Sistematika/Format Kerangka Acuan Upaya Kegiatan
Sistematika atau format kerangka acuan upaya kegiatan sebagai berikut : a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan e. Cara melaksanakan kegiatan
f. Sasaran
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan h. Peran lintas sektor/lintas program
i. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan j. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/format tersebut diatas adalah minimal Puskesmas dapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/ anggaran.
Petunjuk Penulisan a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/kegiatan. Dicantumkan juga tata nilai Puskesmas Maron.
b. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini merupakan tujuan upaya/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci. d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/kegiatan tersebut. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
e. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/kegiatan .
Sasaran upaya/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolak ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50%.
5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
Jadwal merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkah-langkah pelaksanaan upaya/kegiatan. Lama waktu tergantung rencana upaya/kegiatan tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan, maka jadwal yang dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk upaya/kegiatan 5 tahun maka jadwal yang harus dibuat adalah jadwal 5 tahun.
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari jadwal kegiatan. Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.
i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan.
Evaluai kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan upaya/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
Format KAK adalah sebagai berikut : 1. Kop (Heading) KAK
JUDUL KERANGKA ACUAN No. Dokumen : No. Revisi : Halaman : PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO DINAS KESEHATAN PUSKESMAS MARON Jl. Asmali No. 604 Telp. (0335) 611522 dr. Hariawan D.T.MM.Kes NIP.19710422 200212 1 002 2. Komponen KAK A. Pendahuluan B. Latarbelakang C. Tujuan
D. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan E. Cara melaksanakan kegiatan F. Sasaran G.Jadwal pelaksanaan kegiatan
H.Peran lintas sektor/lintas program
I. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan J. Pencatatan , pelaporan
dan evaluasi kegiatan
3. Petujuk Pengisian KAK
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi
adalah nama Puskesmas;
Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul KAK, No. dokumen,
Halaman, KAK, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas) diisi sebagai berikut :
a) Heading dicetak hanya pada halaman pertama;
b) Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah; c) Judul KAK : diberi Judul nama KAK sesuai proses kerjanya, awal huruf
d) No. Dokumen : diisi dengan format : KAK/BAB ditulis dengan angka romawi/nomor urut KAK/426.102.25/2017, dengan ukuran huruf 8;
e) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk KAK tersebut (misalnya : halaman pertama : 1/5) dengan ukuran huruf 8;
f) KAK diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas, misalnya Kerangka Acuan;
g) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal dibuat, ditulis dengan ukuran huruf 8;
h) Ditetapkan Kepala Pusksmas : nama terang Kepala Puskesmas dan Nomor induk pegawai dibawah nama terang.
i) Penulisan point-point menggunakan simbol ( bullet and numbering dengan blok hitam).
E. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
a. Tujuan Penyusunan SOP
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku;
b. Manfaat SOP adalah
1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas; 2) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan;
3) Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
Contoh :
SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong;
c. Format SOP
1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan;
2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-item yang ada di SOP.
Format SOP sebagai berikut : 1. Kop/Heading SOP JUDUL SOP No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO DINAS KESEHATAN PUSKESMAS MARON Jl. Asmali No. 604 Telp. (0335) 611522
Tanda Tangan Kepala FKTP
dr. Hariawan D.T.MM.Kes NIP. 19710422 200212 1 002 2. Komponen SOP 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Prosedur/Langkah-langkah
6. Diagram Alir (jika dibutuhkan)
7. Unit Terkait
8. Rekaman Histori Perubahan
No Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai
Diberlakukan
3. Petunjuk Pengisian SOP
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, nama organisasi
adalah nama Puskesmas;
Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No. dokumen,
No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas) diisi sebagai berikut :
a. Heading dicetak hanya pada halaman pertama;
b. Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah; c. Judul SOP : diberi Judul nama SOP sesuai proses kerjanya, awal huruf
ditulis dengan huruf capital dengan ukuran 12;
d. No. Dokumen : diisi dengan format : SOP/BAB ditulis dengan angka romawi/nomor urut SOP/426.102.25/2017, dengan ukuran huruf 8;
e. No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan huruf kapital, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor A, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor B, revisi kedua diberi nomor C, dan seterusnya dengan ukuran huruf 8;
f. Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misalnya : halaman pertama : 1/5) dengan ukuran huruf 8;
g. SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas, misalnya SOP;
h. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut dengan ukuran huruf 8;
i. Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama terang dengan mencantumkan gelar.
Isi SOP
Isi SOP adalah sebagai berikut:
a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi;
b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah- langkah untuk ……”;
c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ... ... tentang Pelayanan Imunisasi; d) Referensi : berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP,
bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka;
e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan prose kerja tertentu;
f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut;
Dari keenam isi SOP sebagaiama diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain : bagan alir, dokumen terkait;
g) Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart ):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro:
1. Diagram alir makro/Macro flow chart , menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :
2. Diagram alir mikro/ micro flow chart , menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut: Awal kegiatan : Akhir kegiatan : Keputusan : Ya Tidak Penghubung : Dokumen :
h) Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi SOP; i) Penulisan point-point menggunakan symbol ( bullet and numbering dengan
blok hitam).
Tata Cara Pengelolaan SOP:
1) SOP dikelola oleh sekretariat akreditasi Puskesmas;
2) Setiap pokja menyerahkan SOP yang sudah dibuat untuk dibuat penomoran, tanda tangan kepala puskesmas dan stempel puskesmas. Kemudian dibubuhkan stempel “ASLI” dan diperbanyak (foto copy). Foto copy SOP distempel “TERKENDALI” dan didistribusikan ke unit mas ing-masing dan diarsipkan di unit ing-masing-ing-masing;
3) Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP ASLI Puskesmas.
KEPALA PUSKESMAS MARON
dr. Hariawan Dwi Tamtomo, M.MKes NIP. 19710422 200212 1 002
