BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
UmumPada saat masa sekarang ini semua teknologi dan informasi sudah sangat maju pesat dan cepat. Untuk itu semua kegiatan manusia dalam mengakses informasi atau apapun begitu sangat mudah untuk di kerjakan dan sangat mudah didapat. Bisa dilakukan di rumah sehingga kegiatan manusia yang beraneka ragam inilah yang mengakibatkan teknologi informasi menjadi maju dan berkembang.
Perkembangan teknologi dan sistem informasi inilah yang pada saat ini dibutuhkan oleh perusahaan dan organisasi, sebagai salah satu contohnya dengan penggunaan komputerisasi pada sebuah perusahaan sebagai alat bantu untuk menyimpan dan mengolah segala bentuk data secara tepat, cepat dan akurat.
Sehubungan dengan kondisi perkembangan informasi atau di era globalisasi saat ini. Dimana perusahaan atau instansi saling meningkatkan mutu dan kualitas sistem informasinya, agar dapat bersaing di era globalisasi ini. Dengan adanya penggunaan teknologi informasi yang secara optimal, perusahaan atau instansi tersebut akan meningkatkan mutu dan kualitasnya dengan baik agar dapat dipercaya oleh konsumen di masyarakat seperti sekarang ini, sehingga segalanya mudah dan cepat diselesaikan.
PT. Asuransi Adira Dinamika adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa asuransi. Dan juga banyak pelanggan yang cukup antusias untuk mengasuransikan
kendaraan bermotor mereka karena memiliki manfaat utama yaitu menempatkan posisi keuangan Tertanggung (Pelanggan) kembali kepada saat sebelum terjadi kerugian. Namun selain itu, Asuransi juga dapat mengurangi ketidakpastian risiko, dapat mengurangi beban keuangan akibat timbulnya kerugian yang datang secara tiba-tiba, memberikan ketenangan dalam bekerja, dan banyak manfaat lainnya. Oleh karena itu para pemilik kendaraan perlu untuk mengasuransikan kendaraannya dari berbagai macam resiko. Setelah melakukan pencetakan polis tertanggung akan melakukan pembayaran premi dimana untuk pencocokan pembayaran premi polis masih secara manual. Dan dalam bidang jasa suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pengupdetan premi. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat cepat dan akurat, berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk menganalisis Sistem Billing and Collection pada PT. Asuransi Adira Dinamika Sehubungan dengan itu maka penulis akan mengambil judul “Perancangan Sistem Infromasi Billing and Collection Pada PT. Asuransi Adira Dinamika “.
1.2.
Maksud dan TujuanMaksud dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem yang digunakan di perusahaan tempat penulis melakukan kegiatan riset.
2. Untuk mengetahui sejauh mana cara kerja sistem penagihan piutang pada PT. Asuransi Adira Dinamika.
3. Untuk mengetahui kendala yang terjadi pada sistem yang di pakai pada perusahaan tersebut.
4. Membuat perancangan sistem informasi billing and collection dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access guna membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik pada perusahaan.
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) program studi Komputerisasi Akuntansi.
1.3.
Metode Pengumpulan DataMetode pengumpulan data merupakan langkah penting dalam menyusun tugas akhir khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara :
1. Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan riset ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan dengan metode suatu Tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan proses penagihan piutang yang dilakukan oleh team Billing and Collectin PT. Asuransi Adira Dinamika
2. Pengamatan Langsung (Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang di ambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui kesalahannya atau proses dari kegiatan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui literature-literatur atau referensi-referensi yang ada di toko buku dan perpustakaan.
1.4. Ruang Lingkup
Didalam penulisan tugas akhir ini, penulis membahas tentang sistem Billing and Collection yang ada pada PT. Asuransi Adira Dinamika, mulai dari proses penarikan data piutang premi asuransi, pengecekan pembayaran premi yang masuk, peng updetan premi terhadap polis asuransi nya, hingga laporan jumlah proses berapa banyak yang sudah premi masuk di update di polis asuransinya, dan jumlah kwitansi yang keluar.
1.5. Sistematika Penulisan
Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya penulis menjelaskan terlebih dahulu secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca memahami isi tugas akhir ini. Dalam pembahasan sistematika penulisan tugas akhir ini adalah :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum maksud dan tujuan, metode pengumpulan data, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dari ruang lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan pendukung rancangan sistem yang meliputi Diagram Alir Data (DAD).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem akuntansi berjalan, Diagram Alir Data (DAD), spesifikasi sistem berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan (input) dan keluaran (output), spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, permasalahan serta pemecahan masalah.
BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai prosedur sistem akuntansi usulan, Diagram Alir Data (DAD) sistem akuntansi usulan, kamus data sistem usulan, spesifikasi rancangan sistem usulan, yang terdiri dari bentuk dokumen masukan (input) dan keluaran (output),
normalisasi file, spesifikasi file, struktur kode dan spesifikasi program, dan spesifikasi sistem komputer yang meliputi perangkat lunak, perangkat keras dan konfigurasi komputer.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran-saran yang berkaitan dengan sistem informasi Billing and Collection PT. Asuransi Adira Dinamika.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem A. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2016:4) “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan”.
Menurut Jogiyanto (2014:2) “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Menurut Kendall (2015:532) “Sistem adalah serangkaian sub sistem yang saling terkait dan tergantung satu sama lain, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah di tetapkan sebelumnya”.
Definisi sistem akan mempunyai peranan yang penting di dalam pendekatan untuk mempelajari sustu sistem. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis, dan perancangan suatu sistem. untuk menganalisis dan merencanakan suatu, sistem analisis dan perancangan sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem tersebut.
Sedangkan pendekatan sistem menurut komponen atau elemennya adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan, berinteraksi untuk membentuk suatu satuan dalam mencapai tujuan
tertentu. Kedua pendekatan tersebut benar hanya yang membedakan cara pendekatanya saja.
Konsep sebuah sistem secara umum biasanya terdiri dari masukan (Input), proses (Process), dan keluaran (Output), selain itu juga sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang membedakan bahwa hal tersebut biasa dikatakan sebagai suatu sistem.
B. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2014:3), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu:
1. Komponen Sistem (Components Sistem)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinnya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnnya, selalu mengandung komponen-kompnen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra aystem.
2. Sistem (Boundary)
Batasan Sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkunagan luarnnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem (interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. melalui Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. keluaran (output) dari satu subsistemakan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem (input)
Masukan (input) merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan (signal input), masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. masukan sinyal (signal input), yaitu ma yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang di olah dan diklasifikasikan menjadi kluaran yang berguna dan sisa pembangunan. Kluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran yang berupa barang jadi.
8. Sasaran Sistem (objective).
Suatu sistem dapat mempunnyai tujuan atau (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka oprasi tidak akan ada gunannya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang di butuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem.suatu sistem di katakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
C. Klasifikasi Sistem
Menurut Jogiyanto (2014:6), Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantarannya adalah sebagai berikut ini.
1. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-human-machine system. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat di deteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adannya turut campur tangan dari pihak luarnnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system (secara relatip tertutup, tidak benar-benar tertutup). Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.
D. Daur Hidup Sistem
Menurut Sutabri (2014a:14) Siklus hidup sistem (System life cyle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi atau sistem berbasis komputer atau dengan kata lain siklus hidup sistem menerapkan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah didalam tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem.
Siklus hidup sistem terdiri dari rangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugas-tugas tersebut pelanyan teratur dan dilakukan secara Top Down. Siklus hidup sistem sering disebut sebagai pendekatan air terjun (Waterfall approach) bagi pembangunan pengembangan sistem.
Pembangunan sistem hanyalah satu rangkaian daur hidup suatu sistem. Beberapa fase atau tahapan dari daur hidup suatu system terdiri dari:
1. Mengenali adanya kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dan kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Setelah tahap pembangunan sistem selesai. Sistem kemudian akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem. Peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian
yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi. Ia selalu mengalami perubahan-perubahan itu karena pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan peraturan, dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui. 5. Sistem Menjadi Usang
Kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
E. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi bukan merupakan hal baru. Yang baru adalah komputerisasinya. Sebelum ada komputer, teknik penyaluran informasi yang memungkinkan manajer merencanakan serta mengendalikan operasi telah ada. Komputer menambahkan satu atau dua dimensi, serta kecepatan, ketelitian serta penyediaan data dengan volume yang lebih besar yang memberikan bahan pertimbangan yang lebih banyak untuk mengambil keputusan.
Menurut jogiyanto (2014:8) “informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya”.
Menurut Lukman (2016:7) “Informasi adalah hasil olahan data yang bermanfaat bagi pengguna informasi”.
F. Definisi Sitem Informasi
Menurut Hall (2015:9) “sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data di kumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusi ke para pengguna”.
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (2011:14) dalam Sri Dewi Anggadini dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa sistem informasi sebagai berikut:
“Sistem Informasi adalah suatu system di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung kegiatan operasi sehari-hari, bersifat manajerial dan kegiatan suatu organisasi dan menyediakan pihak-pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sistem informasi pada umumnya memiliki elemen-elemen komponen utama yaitu :
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input di sini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang di simpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang di inginkan.
3. Blok Keluaran ( Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan berdokumentasi dari proses pengolahan, baik berupa laporan maupun dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan ” tool box” dalam sistem informasi teknologi digunakan untuk menerima input , menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran, membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perngkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Pengendalian (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan –kecurangan, kegagalan –kegagalan, sistem itu sendiri, ketidak efesienan sabotase dan sebagainya. Betapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal –hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan – kesalahan dapat cepat di atasi.
Berdasarkan pengertian – pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk berikut ini:
1. Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi tergantung dari empat hal yaitu sebagai berikut:
a. Akurat (Accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksudnya. b. Tepat Waktu (Time Liness )Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan
tidak bole terlambat (usang). Informasi yang usang tidak memberi nilai yang baik, sehingga kalau di gunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
c. Relevan (Relevance) Informasi harus memberikan manfaat bagi pamakainya, relevan informsi tiap orang satu dan yang lain berbeda. d. Dapat Dipercaya (Reliable) Bahwa semua informasi dapat di percaya. 2. Nilai Informasi
Nilai dari informasi (Value Of Information) di tentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dapat dikatakan benilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tatapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi
umumnya di gunakan untuk beberapa kegunaan, sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan atau bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh suatu pihak di dalam perusahaan.Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan nilai analisis cost evecti veness atau cost benefit.
G. Sistem Informasi Manajemen
Menurut jogiyanto (2014:14) Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) merupakan penerapan sistem informasi di dalam informasi untuk mendukung informasi –informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Menurut Kendall (2015:520) “ Sistem Informasi Manajemen adalah sistem berbasis koputer yang terdiri dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras dan prosedur yang berbagi suatu basis data umum untuk membantu pengguna mengingat bagaimana menggunakan informasi tersebut ”.
H. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi merupakan bagian terbesar dari sistem informasi manajemen yang mengolah data keuangan atau yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan. Pada dasarnya sistem informasi akuntansi merupakan integrasi dari berbagai sistem atau siklus pengolahan transaksi.
Menurut lukman (2016:14) Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, dan memproses data keuangan dan data non
keuangan yang terkait dengan transaksi keuangan untuk menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan.
Menurut Hall (2015:9) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sub sistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan non keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari tiga sub sistem di antarannya adalah: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS) yang mendukung oprasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna diseluruh perusahan.
2. Sistem buku besar / pelaporan keuangan
Yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak serta berbagai laporan lainnya yang di syaratkan oleh
hukum.
3. Sistem Pelaporan Manajemen
Yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
I. Sistem Informasi penagihan piutang
1. Metode Langsung : proses pembayaran yag dilakukan oleh nasabah secara langsung atau dengan kata lain kegiatan penagihan piutang premi yang langsung dilakukan pengupdate nilai piutang pada hari itu juga.
2. Metode Batas Tenggang Waktu : Adapun masa tenggang waktu yang di
berikan oleh perusahan asuransi terhadap tertanggung untuk melakukan pelunasan preminya dan apabila masa tenggang waktu tersebut sudah jatuh tempo maka polis asuransi nasabah akan di batalkan secara sepihak karena premi belum di bayarkan dan perusahaan asuransi tidak mejamin lagi pertanggungan tersebut.
3. Metode Reconsel : Suatu metode proses pengihan premi kepada nasabah
dengan mencocokan jumlah piutang premi kepada nasabah biasanya reconsel ini digunakan untuk nasabah Bank Danamon dan nasabah yang memiliki bisnis asuransi yang besar di perusahaan asuransi adira dinamika.
Untuk mencatat penerimaan pendapatan dari pelanggan digunakan jurnal, yaitu sebagai berikut:
TANGGAL KETERANGAN D K
01/01/01 Kas Xxxxx -
2.2 Peralatan Pendukung
Untuk menggambarkan sistem yang akan digunakan maka diperlukan peralatan pendukung sistem (tools system). Peralatan pendukung (tools system) terdiri dari :
A. Diagram Alir Data
Menurut Kendall (2015:518) “Diagram Aliran Data (DAD) adalah gambaran proses-proses data aliran data, dan simpanan data secara grafis dalam suatu sistem perusahaan”.
Diagram Alir Data merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang tersruktur (structured analysis and design). DAD merupakan alat yang cukup populer saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan struktur yang jelas.
Sistem pengolahan data mempuyai dua komponen yaitu komponen data dan fungsi. Diagram alir data memberikan komponen-komponen sistem tetapi tidak memberi detail komponen-komponen tersebut. DAD adalah sebuah jaringan yang ditunjukan dengan proses-proses dan data-data yang dibangun dari beberapa simbol yang digunakan untuk mewakili.
Beberapa simbol tersebut adalah :
1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity) atau Batas sistem (Boundary)
Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem (Boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnnya. Eksternal entity merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya
yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberi input atau menerima output dari sistem.
Digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data. Kesatuan luar dapatdisimbolkan dengan bentuk bujur sangkar.
2. Arus Data (Data Flow)
Arus data di DAD digambarkan simbol suatu panah. Arah data mengalir diantara proses, data store dan eksternal entity. Arus data dapat berupa masukan untuk sistem atau proses dari sistem.
Digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan arus data dapat disimbolkan dengan bentuk anak panah.
3. Proses (Proces)
Proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Digambarkan dengan gambar lingkaran atau persegi empat tanpa sudut dan nama proses ditulis tegak.
Digunakan untuk menggambarkan proses pengolahan data atau tranformasi data. 4. Penyimpanan Data (Data Store)
Data store dapat disimbolkan dengan bentuk sepasang garis horizontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya.. Aliran data proses ke data store tidak memakai nama, namun demikian aliran data itu membaca atau menyimpan keluaran yang dihasilkan proses.
Syarat atau ketentuan pembuatan Diagram Alir Data (DAD) untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
2. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store yang lainnya secara langsung.
3. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan external entity dengan data store secara langsung atau sebaliknya.
4. Setiap proses harus ada flow yang masuk dan juga ada data yang keluar. 5. Kesalahan umum dalam pembuatan DAD.
Bentuk kesalahan-kesalahan umum pembuatan DAD : a. Black Hole
Adalah kesalahan pada proses yang memiliki input tetapi tidak
memiliki output. Karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan kedalam lubang hitam yang dalam sekali. b. Miracle
Adalah kesalahan pada proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Karena secara ajaib dihasilkan output tanpa pernah
menerima input.
Langkah-langkah dalam membuat diagram arus data dibagi menjadi tiga tahap yaitu : 1. Diagram Konteks (context diagram)
atau dengan kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram nol (zero diagram)
Dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagramkonteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram detail (Detail diagram)
Dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
B. Kamus Data
Menurut Kendall (2015:333) “Kamus Data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang di gunakan sebaga referensi kehidupan setiap hari”.
Arus data yang ada pada diagram arus data sifatnya global dan hanya ditunjukan nama arus datanya saja, keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di diagram arus data secara rinci dapat di lihat pada kamus data.
1. Isi kamus data adalah sebagai berikut:
a. Nama Arus Data, Nama dari arus data harus dicatat agar mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tersebut dari DAD dapat langsung mencari dengan mudah di kamus data.
b. Alias, Alias atau nama lain dari data harus dituliskan, karena data yang sama mempunyai data yang berbeda untuk orang untuk departemen yang satu dengan yang lainnya.
c. Bentuk Data, Data yang mengalir dari hasil suatu proses biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan, dengan demikian bentuk dari data yangg mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan.
d. Arus Data Arus data menunjukan darimana data mengalir dan kemana data akan mmenuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam DAD.
e. Penjelasan, untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang di catat kamus data, maka bagian penjelasan dapat berisi dengan keterangan –keterangan arus data tersebut.
f. Periode, perlu dicatat di kamus data karena dapat di gunakan untuk
mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan prosas progrm harus dilakukan dan kapan laporan – laporan harus dihasilkan.
g. Volume yang perlu di catat dalam kamus data adalah volume rata – rata dan volume puncak dari arus data,di mana volume rata – rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan volume terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input ,alat memrosesan ,dan alat output. h. Struktur Data, struktur data menunjukan arus data yang di tunjukan arus
data yang di catat pada kamus data yang terdiri dari item –item atau elemen –elemen data. Selain hal –hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dituliskan yang disebut dengan notasi, dimana notasi dapat lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi.
C. Notasi Pada Kamus Data
Untuk menunjukkan informasi didalam membuat spesifikasi elemen data ataupun spesifikasi format input atau output suatu data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut:
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yanng umum digunakan sebagai berikut
Notasi Keterangan X Setiap karakter 9 Angka Numeric A Karakter Alphabet
Z Angka Nol ditampilkan dalam spasi kosong . Titik,sebagai pemisah ribuan
, Koma,sebagai pemisah pecahan - Hypen,sebagai tanda penghubung / Slash,sebagai tanda pembagi Sumber : Jogiyanto (2014:370)
b. Notasi Struktur Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah:
Notasi Keterangan = Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (ya atau tidak) { } Iterasi pengulangan proses [ ] Pilih salah satu pilihan [ Pemisah pilihan didalam [ ] * Keterangan atau catatan @ Petunjuk (key field)
Sumber : Jogiyanto (2014:730)
Tabel II.2.Notasi Struktur Data
D. Normalisasi
Menurut Jogiyanto (2014:403) “Normalisasi adalah proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya”.
Bila ada kesulitan dalam pengujian tersebut maka relasi tersebut dapat dipecah pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan yang dilakukan belum mendapatkan suatu database yang optimal.
Salah satu alasan mengadakan normalisasi adalah untuk memastikan bahwa model data relasional dapat berjalan dengan baik. Ini berarti bahwa struktur yang tidak normal tidak akan berjalan, tetapi akan mengakibatkan beberapa masalah ketika program aplikasi berusaha untuk mengubah sistem landas data.
Teknik normalisasi merupakan suatu teknik yang menstrukturkan data dalam cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database dan akan menghasillkan struktur record yang konsisten secara logika yang mudah untuk dimengerti dan sederhana dalam pemeliharaannya.
Pada proses normalisasi perlu dikenal definisi dari tahapan dalam normalisasi yaitu sebagai berikut :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikelompokkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form)
Suatu relasi 1NF jika dan hanya jika dari setiap relasi dari setiap atributnya bersifat atomik. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya.
Bentuk normal kesatu ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. Setiap data dibentuk dalam file datar (flat file), data dibentuk dalam satu record demi satu record. Nilai dari file berupa atomic value, yaitu tidak ada satu set yang berulang atau bernilai ganda, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata sehingga memiliki arti yang lain.
b. Tiap file hanya memiliki satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti ganda.
c. Mempunyai ketergantungan parsial.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal bentuk kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama, menghilangkan ketergantungan.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form)
Relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan premier tidak punya hubungan transitif.
5. Boyce Code Normal Form (BCNF)
Relasi dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey.
6. Bentuk Normal Keempat (4NF/Fourth Normal Form)
Relasi R adalah bentuk 4NF jika dan hanya jika relasi tersebut juga termasuk Boyce Code Normal Form (BCNF) dan semua ketergantungan multivalue juga merupakan ketergantungan fungsional.
7. Bentuk Normal Kelima (5NF/Five Normal Form)
Disebut juga PJNF (Projection Join Normal Form) dengan menghilangkan ketergantungan join yang bukan merupakan kunci kandidat.
Pada normalisasi ini ada beberapa konsep yang harus diketahui seperti atribut kunci dan ketergantungan kunci. Ada beberapa kunci (Key Function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang bisa diguanakan kedalam database.
Cara menentukan field atau atribut kunci pada normalisasi yang dapat digunakan sebagai berikut :
1. Kunci Kandidat (Candidate Key)
Suatu atribut atau satu set minimal atribut mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity.
2. Kunci Primer (Primary Key)
Suatu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang secara spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. Setiap kunci kandidat punya peluang menjadi primary key, akan tetapi sebaiknya dipilih satu saja yang dapat mewakili entitas yang ada secara menyeluruh.
3. Kunci Alternatif (Alternate Key)
Kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerapkali kunci alternatif ini dipakai sebagai kunci pengurutan dalam pembuatan laporan.
4. Kunci Tamu (Foreign Key)
Satu atribut atau satu set minimal atribut yang melengkapi suatu hubungan yang menunjukan keinduknya.
5. Super Key
Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasi secara unik sebuah entitas dalam entitas set.
Dari normalisasi diatas, maka didapat beberapa file dimana tipe file tersebut adalah :
1. File Induk (Master File)
File Induk merupakan file terpenting, dan dibedakan menjadi: a. File Induk Acuan (Reference Master File)
File induk yang recordnya relative statis, atau jarang berubah nilainya. b. File Induk Dinamik (Dynamic Master File)
File induk yang nilai dari record-recordnya sering berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari suatu transaksi.
2. File Transaksi (Transaction File)
File ini disebut juga dengan file input (input file) yang digunakan untuk merekam data hasil dari suatu transaksi yang terjadi.
3. File Laporan (Report File)
Disebut juga dengan nam file output (output file) yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan.
4. File Sejarah (History File)
Disebut juga dengan file arsip yang merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang. 5. File Kerja (Working File)
Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara. 6. File Pelindung (Backup File)
E. Pengkodean
Menurut lukman (2016:266) “Sistem pemberian kode akun adalah sistem yang menggunakan angka, huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberikan kode akun dan pusat-pusat pertanggung jawaban”.
Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus (misalnya; %, /, - , $, #, &, ; dan lain sebagainya). Kode numerik (numeric code) menggunakan 10 macam kombinasi angka didalam kode. Kode alphabetik (alphabetic code) menggunakan 26 kombinasi huruf untuk kodenya. Kode alphanumerik (alphanumeric code) merupakan kode yang menggunakan gabungan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. Angka merupakan simbol yang banyak digunakan pada sistem kode.
1. Beberapa hal yang diperlukan di dalam merancang suatu kode yaitu sebagai berikut:
a. Harus mudah diingat dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
b. Harus unik kode harus unik untuk masing-masing item yang mewakilinya, unik berarti tidak ada kode yang kembar atau sama.
c. Harus fleksibel memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.
d. Harus efisien kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam disimpan diluar komputer.
e. Harus Konsisten bilamana mungkin, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.
f. Harus distandardisasi kode harus distandardisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi. Kode yang tidak standar akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan dapat cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.
g. Spasi dihindari spasi didalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.
h. Hindari karakter yang mirip karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
i. Panjang kode harus sama masing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.
2. Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan antara lain: a. Kode Mnemonik (Mnemonic code)
Digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.
Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karaker dari item yang mewakili oleh kode ini.
Contohnya: KD = Kamus Data DAD = Diagram Alir Data b. Kode Urut (Squential code)
Kode ini disebut juga kode seri yang merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya.
Contoh : 001 Kas
02 Piutang dagang 03 Persediaan c. Kode Blok (Block code)
Mengklasifikasikan item didalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.
Contoh : 1000-1999 Aktiva lancar 2000-2999 Aktiva tetap 3000-3999 Hutang lancer d. Kode Grup (Group code)
Merupakan kode yang bedasarkan field - field dan tiap field kode memiliki arti.
Contoh : 1. Aktiva tetap 1.1. Aktiva lancar 1.1.0.1 Kas
e. Kode Desimal (Decimal code)
Mengklasifikasikan kode atas 10 unit angka decimal dimulai dari angka 0 dengan angka 9 atau dari angka 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.
Contoh : 100 Aktiva lancar
102 Piutang dagang
F. Diagram Hipo (Hierarchy plus Input-Proses-Output)
Menurut jogiyanto (2014:787) “HIPO sebenarnya adalah alat dokumentasi program. Akan tetapi sekarang, HIPO juga banyak digunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. HIPO berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul di dalam sstem digambarkan oleh fungsi utamanya”.
HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program dan penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut ini :
1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program,
bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.
3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.
4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhankebutuhan pemakai.
Fungsi-fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan. Untuk masing-masing tingkatan digambarkan dalam bentuk diagram tersendiri. Dengan demikian HIPO menggunakan tiga macam diagram untuk masing-masing tingkatan, yaitu sebagai berikut :
1. Visual table of contents (VTOC)
Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi di sistem secara berjenjang
2. Overviews diagrams
Overviews diagram menunjukkan secara garis besar hubungan dari input, proses dan output. Bagian input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian proses. Bagian proses berisi sejumlah langkah-langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi. Bagian output berisi dengan itemitem data yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah proses.
3. Detail diagrams
Detai diagrams merupakan diagram tingkatan yang paling rendah di diagram HIPO. Diagram ini berisi dengan elemen-elemen dasar dari paket yang menggambarkan secara rinci kerja dari fungsi.
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Saat ini penggunaan komputer telah menjadi suatu fenomena yang umum. Komputer yang ada saat ini digunakan untuk berbagai tujuan umum maupun tujuan khusus, tujuan ilmiah dan terutama untuk tujuan bisnis. Penggunaan komputer yang ada pada PT. Asuransi Adira Dinamika juga telah diterapkan, tapi hanya untuk sebatas mempermudah pekerjaan dan belum digunakan secara optimal. Sistem pengolahan data penerimaan pendapatan pada PT. Asuransi Adira Dinamika masih dilakukan secara manual dan penggunaan komputer belum dilakukan secara maksimal.
Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem Penagihan Piutang yang sedang berjalan pada PT. Asuransi Adira Dinamika agar dapat menemukan kendala atau permasalahan pada sistem penagihan piutang tersebut, sehingga penulis bisa mengusulkan perbaikan dari sistem penagihan piutang yang sedang berjalan. Sistem penagihan piutang pada PT. Asuransi Adira Dinamika masih menggunakan sistem yang sederhana, yang tentunya banyak menemukan kendala-kendala yang dihadapi, meliputi kesulitan dalam pengupdetan premi dan pembuatan laporan.
Dengan analisa yang baik dari sistem penagihan piutang yang berjalan pada PT. Asuransi Adira Dinamika, memudahkan penulis dalam menemukan permasalahan yang ada, sehingga penulis dapat mengusulkan sistem yang lebih efektif, efisien dan akurat.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Asuransi secara umumnya yaitu perlindungan properti dari suatu hal tidak di duga yang menyebabkan kerugian. Bisnis asuransi hadir di Indonesia pada awalnya ketika zaman penjajahan Belanda dimana pada saat itu negara kita masih di sebut dengan Nederlands Indie Masuknya asuransi ke Indonesia itu sendiri akibat keberhasilan bangsa Belanda pada beberapa sektor di negeri jajahannya seperti sektor perkebunan dan perdagangan.
Untuk menjamin keberlangsungan usahanya maka adanya asuransi sangat diperlukan dengan demikian perkembangan asuransi di Indonesia di bagi dalam kurun dua waktu yaitu zaman penjajahan sampai tahun 1942 dan zaman perang sesudah Perang Dunia II atau zaman kemerdekaan. Dan ketika itu beberapa perusahaan asuransi yang ada di Hindia Belanda pada zaman penjajahan adalah perusahaan-perusahaan asuransi yang didirikan oleh Belanda, Inggris, dan Negara lainnya.
3.2.1. Sejarah Perusahaan
PT. Asuransi Adira Dinamika adalah salah satu Asuransi yang berdiri sejak 2002 Adira Insurance didirikan 24 Januari 2002 sebagai perusahaan yang bergerak di bidang Asuransi Umum dan dikelola oleh sekelompok profesional yang memiliki kompetensi dan pengalaman panjang di dunia asuransi dan otomotif PT Asuransi Adira Dinamika (Adira Insurance) yang bergerak di bidang asuransi umum memfokuskan tahun-tahun pertamanya di Industri Asuransi Kendaraan Bermotor dan
saat ini juga sedang mengembangkan produk-produk asuransi Non Kendaraan Bermotor.
Dengan tekad “Menjadi Perusahaan Asuransi Umum yang Paling Dikagumi di Indonesia” Adira Insurance meluncurkan produk unggulan pertamanya pada bulan September 2003 yaitu asuransi mobil dengan merek dagang autocillin serta asuransi sepeda motor dengan merek dagang motopro pada bulan November 2007.
Didukung Sumber Daya Manusia yang kompeten dan penuh komitmen serta Teknologi Informasi yang tepat guna Adira Insurance bertekad memberikan produk dan fitur yang Adira Insurance selalu berupaya mewujudkan peace of mind bagi Pelanggannya melalui cara-cara yang unprecedented yang belum pernah dirasakan sebelumnya Selain peace of mind Adira Insurance menelurkan nilai-nilai dan perolehan hasil usaha yang bermanfaat bagi para stakeholder guna memastikan stakeholder value yang berkesinambungan dalam jangka panjang.
Pengetahuan serta pemahaman yang luas dan mendalam di bidang industri asuransi memungkinkan Adira Insurance untuk mencapai pertumbuhan yang pesat sejak didirikan tanpa mengesampingkan aspek pengelolaan dan pengendalian risiko yang terkait dengan pertumbuhan itu sendiri.
Produk-produk yang diunggulkan adalah produk asuransi kendaraan bermotor yaitu asuransi mobil Autocillin (yang terdiri dari Autocillin Classic dan asuransi mobil berbasis syariah Autocillin Ikhlas) serta asuransi sepeda motor Motopro selain itu Adira Insurance juga menyediakan produk asuransi Kecelakaan & Kesehatan, Properti, Alat Berat, Kerangka Kapal, Rekayasa, Surety Bonds, Perjalanan,
Pengangkutan, dan Tanggung Gugat. Semua itu didukung oleh pelayanan yang istimewa kepada seluruh pelanggan, dengan proses yang mudah, dan tidak berbelit-belit. Selain itu dukungan dari bengkel-bengkel rekanan Autocillin yang tersebar luas, menjanjikan hasil pengerjaan yang baik dan terjamin.
Adira Insurance saat ini juga menggagas Kampanye Keselamatan di Jalan dengan slogan ”I Wanna Get Home Safely (IWGHS)” Tujuan dari program ini adalah untuk meningkatkan keselamatan berkendara dengan cara mengajak masyarakat Indonesia untuk berjanji kepada diri sendiri maupun kepada orang yang dicintainya, untuk selalu mematuhi peraturan lalu lintas dan berperilaku aman di perjalanan sehingga dapat tiba di rumah dengan selamat Caranya adalah dengan menandatangani sebuah Commitment Letter Per Agustus 2011 sudah terkumpul sebanyak 124.709 pendukung kampanye tersebut dan Perusahaan telah mendonasikan Rp 385.560.000 berupa 357 kaki palsu dua tangan palsu dan satu kursi roda..
Vision : "To be The Insurer of Choice"
Menjadi asuransi pilihan
Mission
a. To our Customers:
Secara efisien memberikan rasa nyaman di hati Nasabah dengan cara-cara yang belum pernah dirasakan Nasabah sebelumnya.
b. To our Employees:
c. To our Shareholders:
Memberikan laba terbaik melalui pengelolaan resiko yang jujur dan berhati-hati d. To our Communities:
Memberikan kontribusi untuk mencapai kemakmuran bangsa 1. Corporate Values (HERE)
a. Honesty
Kami menghargai integritas dan menganut standar etika yang tinggi memberikan laporan yang tepat dan lengkap mendorong penyampaian berita meskipun berita kurang menggembirakan, dan memperbolehkan adanya silang pendapat.
b. Excellence
Kami terus menerus berupaya keras untuk meningkatkan hasil kerja agar dapat melampaui harapan yang tinggi dari setiap pihak yang berkepentingan dengan kami. c. Respect
Kami menghargai setiap orang, mengakui perbedaan dan keragaman yang ada, dan memperlakukan mereka dengan baik seperti kami ingin diperlakukan dengan baik pula.
d. Enthusiasm
2. Value Proposition (SURe) a. Simple
Kami memberikan kemudahan pelayanan, baik dari proses aplikasi, klaim, survey, hingga proses pembayaran. Kami menyuguhkan kemudahan akses bagi para
pelanggan. b. Unique
Kami memberikan rasa nyaman di hati Pelanggan melalui rancangan produk dan pelayanan yang unik serta bernilai tambah.
c. Reliable
Kami memberikan pelayanan yang andal dan berkualitas melalui para karyawan kami yang kompeten.
d. Service Philosophy "You've Got a Friend"
Kami hadir sebagai teman bagi Pelanggan dalam segala situasi terutama pada saat Pelanggan mengalami masalah dengan kendaraannya.
3.2.1.1. Bentuk dan Badan Hukum Perusahaan
Sebagai perusahaan asuransi yang cukup terkemuka Adira insurance sudah memiliki ISO 9001: 2008 Klausula 4.2.3, 4.2.4, 8.2.3, sertifikat ISO tersebut menunjukkan kualitas dari perusahaan Asuransi Adira, menjadikan perusahaan ini sangat terkemuka di Indonesia.
Di Adira Insurance terdiri dari beberapa penanggung jawab yaitu; Finance and Accounting Divison, Marketing All Segment, and National Operation Division. Hal ini mejadikan perusahaan ini memiliki manajemen yang sangat baik.
3.2.1.2. Bidang Pekerjaan Perusahaan
Asuransi Dinamika bergerak dalam bidang jasa penanggung risiko yang mengambil profit perusahaan dari premi tertanggung dan sebagian dari hasil investasi premi .
3.2.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1
3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan
Dalam melakukan analisa sistem di perusahaan asuransi adira dinamika kami dapat mengetahui proses dan kegiatan yang ada di departemen billing collection. Prosedur yang telah ditetapkan perusahaan dalam hal penagihan dan penerimaan premi di bagian biling collection adalah:
1. Prosedur Penarikan Data Piutang
Billing and collection officer melakukan penarikan data A/R dan suspend secara periodik, setelah Billing and collection officer melakukan pencocokan data A/R dan suspend Apabila terdapat pembayaran billing and collection officer mengajukan pengajuan pengupdatetan kepada collection admin. Dan Apabila terdapat perbedaan antara dana pembayaran dengan premi yang tercatat, maka:
a. Premi lebih bayar : proses penyelesaian mengacu pada IK S-8. 1.001 b. Premi kurang bayar : proses penyelesaian mengacu pada IK S-8. 1.001
c. Premi suspend telah ter overpaid : billing collection melakukan pengajuan write off atas piutang premi dari proses tersebut
2. Prosedur Penagihan Premi
Dalam proses ini Billing and collection officer melakukan penagihan kepada tertanggung atau pihak terkait untuk piutang yang belum ada pembayaran pelunasan premi.
3. Prosedur Pembatalan Polis
Pada prosedur ini bagian Billing and collection officer mengajukan pembatalan kepada polis production atas polis yang sudah jatuh tempo namun tidak ada pembayaran untuk pelunasan premi.
4. Prosedur Pembayaran Premi
a. Finance officer menerima pembayaran premi dari tertanggung. b. Finance officer melakukan pencatatan pembayaran premi ke dalam account suspend.
5. Prosedur Pengupdetan premi
Collection admin melakukan update premi /kompensasi premi
Billing and Collection Head menyetujui proses update untuk premi dan kompensasi premi yang diajukan oleh billing and collection officer.
6. Prosedur Pembuatan Laporan dan Filling
Collection admin melakukan filling atas dokumen pengupdatetan dan kompensasi premi yang telah dilakukan dan membuat Laporan.
3.4 Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Berjalan
Diagram Alir Data sistem akuntansi dimaksud untuk menjelaskan dan menggambarkan secara logik tentang sistem yang berada diperusahaan.
1. DAD Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.1
DAD Konteks Sistem Berjalan KETERANGAN
A/R : Account Receivable RV : Receivable Voucher
2. Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.2
Diagram Nol Sistem Berjalan
KETERANGAN
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Dalam spesifikasi program ini, penulis menjelaskan tentang spesifikasi bentuk uraian pembuatan program yang akan penulis gunakan, diantaranya adalah: 3.5.1. Spesifikasi Bentuk Masukan
Spesifikasi bentuk masukan merupakan rangkaian data yang masuk kedalam sistem dan proses sehingga menghasilkan suatu keluaran. Adapun spesifikasi bentuk masukan adalah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Data Pembayaran
Sumber : Tertanggung
Tujuan : Finance
Media : Mutasi Bank
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Hari Bentuk : Lampiran A-1
b. Nama Dokumen : Receipt Voucher (RV) Sumber : Database Finace
Tujuan : Billing and Collection Officer Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar Frekuensi : Setiap ada pembayaran Bentuk : Lampiran A-2
c. Nama Dokumen : Rekap Update
Tujuan : Billing and Collection Admin
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap nomor polis asuransi Bentuk : Lampiran A-3
d. Nama Dokumen : Laporan A/R dan suspend Sumber : Tarikan Report atau reconsel Tujuan : Officer
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap akhir bulan Bentuk : Lampiran A-4 3.5.2. Spesifikasi Bentuk Keluaran
Spesifikasi bentuk keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses spesifikasi bentuk masukan. Adapun bentuk spesifikasi bentuk keluaran adalah sebagai berikut:
a. Nama Dokumen : Kwitansi
Sumber : Polis yang sudah ada pembayaraan
Tujuan : Tertanggung
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap ada pembayaran
3.6. Permasalahan
Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa Pada Sistem Informasi Billing and Collection pada PT. Asuransi Adira Dinamika terdapat beberapa masalah, yaitu:
1. Adanya premi tertangung yang sudah di bayarkan tidak bisa di identifikasi 2. Kurangnya monitoring jumlah kwitansi dan invoice yang di keluarkan 3. Terlambatnya pengumpulan laporan kepada atasan
3.7. Pemecahan Masalah
Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan alternatif pemecahan masalah yaitu untuk mengoptimalkan sistem informasi billing and collection pada PT. Asuransi Adira Dinamika
a. Penggunaan aplikasi berbasis database seperti pemograman Visual Basic dapat menyimpan ke dalam bentuk tabel dengan menggunakan kode-kode field sebagai primary key mempermudah pencarian data sehingga mempercepat pengolah data.
b. Perubahan tempat penyimpanan dengan menggunakan database dapat menghemat tempat dan biaya.
c. Aplikasi berbasis database dalam pencatatan laporan dapat digunakan secara otomatis karena data-data yang digunakan sudah dikelompokkan terlebih dahulu.
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dengan seiring berkembangnya teknologi yang sangat cepat dalam menangani persaiangan didunia bisnis asuransi diperlukan suatu perangkat keras untuk menunjang produktivitas kerja seperti komputer, karena dengan alat ini dapat dibangun suatu sistem komputerisasi. Setelah mempelajari sistem yang berjalan dan mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT. Asuransi Adira Dinamika maka pada bab ini penulis mencoba mengusulkan adanya komputerisasi pada sistem Penarikan data AR (Acount Receivable), Pengupdetan premi polis dan pembuatan Laporan.
Pada sistem usulan ini tidak banyak mengalami perubahan dari sistem berjalan yang telah ada. Sistem usulan ini hanya menambahkan beberapa prosedur baru yang penulis anggap patut untuk diadakan. Dengan harapan bisa memecahkan permasalahan yang ada demi mencapai tujuan yang hendak dicapai.
4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
Proses Pengupdetan pada sistem usulan ini sama dengan prosedur sistem berjalan, namun hanya ditambah sedikit perubahan-perubahan, mengingat sistem yang berjalan masih menggunakan manual, maka penulis mencoba mengusulkan dengan menggunakan bahasa pemrograman visual Basic, adapun prosedur-prosedur tersebut
7. Prosedur Penarikan Data Piutang
Billing and collection officer melakukan penarikan data A/R dan suspend secara periodik, setelah Billing and collection officer melakukan pencocokan data A/R dan suspend Apabila terdapat pembayaran billing and collection officer mengajukan pengajuan pengupdatetan kepada collection admin. Dan Apabila terdapat perbedaan antara dana pembayaran dengan premi yang tercatat, maka:
a. Premi lebih bayar : proses penyelesaian mengacu pada IK S-8. 1.001 b. Premi kurang bayar : proses penyelesaian mengacu pada IK S-8. 1.001 c. Premi suspend telah ter overpaid : billing collection melakukan pengajuan write off atas piutang premi dari proses tersebut
8. Prosedur Penagihan Premi
Dalam proses ini Billing and collection officer melakukan penagihan kepada tertanggung atau pihak terkait untuk piutang yang belum ada pembayaran pelunasan premi dengan melakukan remainder sesuai ketentuan.
9. Prosedur Pembatalan Polis
Pada prosedur ini bagian Billing and collection officer mengajukan pembatalan kepada polis production atas polis yang sudah jatuh tempo namun tidak ada pembayaran untuk pelunasan premi, Lalu diarsipkan.
10. Prosedur Konfirmasi Ke Tertanggung
Billing and collection officer melakukan konfirmasi ke tertanggung intermediary, marketing dan atau pihak terkait perihal perbedaan jumlah premi dan suspend.
11. Prosedur Pembayaran Premi
a. Finance officer menerima pembayaran premi dari tertanggung. b. Finance officer melakukan pencatatan pembayaran premi ke dalam account suspend.
12. Prosedur Pengupdetan premi
Collection admin melakukan update premi /kompensasi premi
Billing and Collection Head menyetujui proses update untuk premi dan kompensasi premi yang diajukan oleh billing and collection officer.
13. Prosedur Pembuatan Laporan dan Filling
Collection admin melakukan filling atas dokumen pengupdatetan dan kompensasi premi yang telah dilakukan dan membuat Laporan.
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan
Cek pembayaran RV Premi pembayaran asuransi premi & Update Laporan
Polis yang sudah di update
Laporan A/R Dan Suspend
Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Usulan KETERANGAN
AR : Account Receivable RV : Receivable Voucher
2. Diagram Nol Susulan Dept. Finance Coustomer PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BILLING AND COLLECTION PT. ASURANSI ADIRA DINAMIKA Manager Dept. Billing &
D1 File User
D5 File bukti pemb. premi
D2 File AR D3 File Suspend
D4 File Unpaid premi
D6 File Cancel D7 File Update D8 File Arsip 1 PENARIKAN DATA 2 PENAGIHAN PREMI 3 PEMBATALAN POLIS 4 KONFIRMASI KE TERTANGGUNG 6 UPDATE PREMI 5 PEMBAYARAN PREMI 7 PEMBUATAN LAPORAN
Dept. Billing & Collection
Customer
Manager
Gambar IV.2
Diagram Nol Sistem Usulan KETERANGAN
AR : Account Receivable
4.4 Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data sistem akuntansi usulan berfungsi untuk menguraikan setiap item data yang digunakan dalam bentuk dokumen masukan dan dokumen keluaran yang menguraikan dalam bentuk notasi struktur data.
A. Kamus Data Dokumen Masukan 1. Nama arus data : RLBBP
Alias : Rencana Laporan Bukti Bayar Premi Bentuk data : Premi Asuransi Tertanggung
Arus Data : Rencana Laporan Bukti Bayar Premi 1.0 Penjelasan : Perincian Premi yang Di bayarkan Periode : Sesuai dengan Polis Asuransi Volume : Tidak dapat dipastikan Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = Nama_perusahaan+Judul+Nama_Cust+ Premi Asuransi
Isi =
1{No+Uraian_Premi+Nama_Tertanggung+Periode}n Footer = Tanggal+Bukti Transfer Premi
2. Nama arus data : PRV
Alias : Pembuatan No RV
Bentuk data : Tarikan Data Pembayaran Arus Data : Dept. Finance 1.0
Dept. Finance Admin 1.0 Dept Billing & Collection 1.0
Dept Billing & Collection Admin 1.0 Proses 1.0-Arsip No RV
Arsip No RV -Proses 2.0
Penjelasan : Sebagai bukti polis asuransi sudah di bayarkan Periode : Sesuai dengan periode polis asuransinya Volume : Tidak dapat dipastikan
Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = No_Bukti Bayar+Tanggal+Nama_Tertanggung+ Nama_Perusahaan+Nominal_Premi
Isi =
1{No_Polis+Nama_Tertanggung+Nominal_Premi}n Footer = dibuat_oleh+disetujui_oleh
Dept_Finance + Dept_Billing Collection 3. Nama arus data : TD. RV
Alias : Tarikan Data RV Bentuk data : Excel
Arus Data : Dept Finance 2.0
Dept Billing & Collection 2.0
Penjelasan : Sebagai bukti bahwa no RV sudah terbentuk Periode : Setiap penyerahan tagihan
Volume : Tidak dapat dipastikan Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = Nama _Tertanggung + No_RV
Isi = No_RV +Nominal_Premi+Keterangan
Footer = Tanggal+Tanda_tangan_ Dept Billing & Collection 2.0
4. Nama arus data : L.RV
Alias : Laporan No RV Bentuk data : Excel Data NoRV
Arus Data : Dept Billing & Collection 3.0
Penjelasan : Untuk mengetahui uang masuk di rekening dan sudah
terbentuk no RV siap di proses Update dengan AR premi
Periode : Setiap pemeriksaan pembayaran Volume : Tidak dapat dipastikan
Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = Judul+Nama_perusahaan+Alamat_perusahaan+ Periode+Tanggal_cetak+Cabang+Nama_produk+
Mata_uang+Halaman
Isi = 1{Tanggal+cabang+keterangan+mutasi+Saldo}n Footer = Saldo_awal+mutasi_cr+mutasi_db+Saldo_akhir+
Bea_matrai_lunas B. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Nama arus data : KW
Alias : Kwitansi
Bentuk data : Cetakan komputer Arus Data : Proses 3.0-Developer
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran tagihan Periode : Setiap penerimaan pembayaran Volume : Tidak dapat dipastikan
Struktur data : Header+Isi+Footer
Header = nm_perusahaan+alamat_perusahaan+ @no_kw+tgl_kw+kepada Isi = telah_terima_dari+uang_sejumlah+untuk_pembayaran+ Di_transfer_ke+terbilang Footer = tanda_tangan_perusahaan
