FAIL MEJA
FAIL MEJA
N
Na
am
ma
a
::
N
No
orrffa
azziilla
a B
Bt
t A
Ab
bd
du
ul
l L
La
attiif
f L
Leeee
J
Ja
aw
wa
atta
an
n ::
P
Peem
mb
ba
an
nttu
u T
Ta
ad
db
biir
r ((P
P//O
O)
) N
N1
17
7
T
Ta
arriik
kh
h K
Ku
ua
attk
ku
ua
assa
a
::
2
25
5 J
Ja
an
nu
ua
arri
i 2
20
01
11
1
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
Aras 19, No. 51,
Aras 19, No. 51,
Persiaran Perdana, Presint 4,
Persiaran Perdana, Presint 4,
62100 Putrajaya
62100 Putrajaya
No.
No. T
Tel
el :
: 03-88
03-8891
91 5140
5140
No. Faks : 03-8891 3195
No. Faks : 03-8891 3195
MAKLUM
MAKLUMAAT T PEGAWAPEGAWAII
N
NAAMMAA :: NNOORRFFAAZZIILLA A BBIINNTTI I AABBDDUUL L LLAATTIIF F LLEEEE
J
JAAWWAATTAAN N HHAAKKIIKKII :: PPEEMMBBAANNTTU U TTAADDBBIIR R ((PP//OO))
G
GRREED D JJAAWWAATTAANN :: NN1177
B
BAAHHAAGGIIAANN :: BBAAHHAAGGIIAAN N UUNNDDAANNGG--UUNNDDAANNGG
TARIKH TARIKH M MEEMMEEGGAANNGG : : 225 5 JJAANNUUAARRI I 22001111 JAWATAN JAWATAN T TAARRIIKKH H PPEENNEEMMPPAATTAANN :: 225 5 JJAANNUUAARRI I 22001111 •
ARAHAN ARAHAN
1.
1. Fail meja Fail meja mengandungi maklumat-maklumat serta mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara atur cara bagi tiap-tiap bagi tiap-tiap tugas yangtugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
dijalankan oleh sesuatu jawatan. 2.
2. Maklumat-maklumaMaklumat-maklumat yt yang perlu ang perlu ada ada di dalam di dalam fail meja fail meja ini adalah ini adalah :- :-2.
2.1.1. MaMatltlamamat dat dan Oan Objbjekektitif Kef Kemementntereriaiann 2.
2.2.2. MaMatltlamamat at dadan On Objbjekektitif Bf Bahahagagiaiann 2.
2.3.3. CaCarta rta OrgOrgananisaisasi Ksi Kemeementnterierian & Pan & Piaiagam Pgam Pelaelanggngganan 2.4.
2.4. CarCarta Orta Organganisasisasi Bai Bahaghagian & ian & PiagPiagam Pam Pelanelanggaggan (kn (keduedudukadukan pen pegawgawai)ai) 2.
2.55 SeSenanararai ti tugugas/ as/ kukuasasa/ a/ hubhubungungan an dedengngan an pepegawgawaiai ((ii)) PPrroossees s KKeerrjjaa
((iiii)) CCaarrtta a AAlliirraan Kn Keerrjjaa ((iiiiii)) SSeennaarraai i SSeemmaakk (iv
(iv)) SeSenarnarai ai UnUndadang-ng-UnUndadang ng dadan Pn Pererundundangangan an SuSubsibsididiariari 2.
2.6.6. SeSenanararai Ji Jawawataatankunkuasasa ya yang ang di di ananggggotaotaii 2
2..77.. NNoorrmma a KKeerrjjaa 2.
2.8.8. FoFormrmat at SeSenanararai i TTugugas as HaHaririanan 2
2..9.9. SSeennaarraai i TTuuggaas s SSKKTT 3.
3. Fail meja Fail meja ini bukannya ini bukannya hak pegawai hak pegawai sendiri, tetapi ada sendiri, tetapi ada kaitan dengan kaitan dengan jawatannya.jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir.
diserahkan kepada Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Tadbir. 4.
4. Ketua Bahagian/ Ketua Bahagian/ Ketua Pembantu Ketua Pembantu TTadbir hendaklah adbir hendaklah memastikan bahawa memastikan bahawa fail ini dikajifail ini dikaji semula dan
semula dan dikemaskini:-4.
4.1.1. SetiSetiap ap dudua (a (2) 2) tatahuhun sn sekekalali: i:--4.
4.2.2. ApabApabilila pera pertutukakararan pen pegagawawai beri berlalakuku 5.
KANDUNGAN
KANDUNGAN
•• Matlamat dan Objektif KementerianMatlamat dan Objektif Kementerian •
• Visi dan Misi KementerianVisi dan Misi Kementerian •
• Piagam Pelanggan KementerianPiagam Pelanggan Kementerian •
• Matlamat dan Objektif BahagianMatlamat dan Objektif Bahagian •
• Visi dan Misi BahagianVisi dan Misi Bahagian •
• Piagam Pelanggan BahagianPiagam Pelanggan Bahagian •
• Carta Organisasi KementerianCarta Organisasi Kementerian •
• Carta Organisasi BahagianCarta Organisasi Bahagian •
• Carta Organisasi IndividuCarta Organisasi Individu •
• Maklumat PegawaiMaklumat Pegawai •
• Senarai TugasSenarai Tugas •
• Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan pegawai dengan pegawai lainSenarai Tugas, Kuasa dan Hubungan pegawai dengan pegawai lain •
• Proses Kerja Bagi TProses Kerja Bagi Tugas Membuka Fail Sulugas Membuka Fail Sulit, Fail it, Fail TTerbuka Dan Sampul erbuka Dan Sampul KecilKecil •
• Carta Aliran Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Carta Aliran Bagi Tugas Membuka Fail Sulit, Fail Terbuka Dan Sampul KecilFail Terbuka Dan Sampul Kecil •
• Senarai Semak Bagi Senarai Semak Bagi TTugas Membuka Fail ugas Membuka Fail Sulit, Terbuka Dan Sampul KecilSulit, Terbuka Dan Sampul Kecil •
• Proses Kerja Bagi Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam BukuProses Kerja Bagi Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku
Pergerakan Pergerakan
•
• Carta Aliran Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam BukuCarta Aliran Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam Buku
Pergerakan Pergerakan
•
• Senarai Semak Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di DalamSenarai Semak Bagi Tugas Merekod Pergerakan Fail Keluar / Masuk Di Dalam
Buku Pergerakan Buku Pergerakan
•
• Proses Kerja Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam FailProses Kerja Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail
Selepas Tindakan Selepas Tindakan
•
• Carta Aliran Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam FailCarta Aliran Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail
Selepas Tindakan Selepas Tindakan
•
• Senarai Semak Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam FailSenarai Semak Bagi Tugas Memasukkan Surat-Surat Masuk / Keluar Di Dalam Fail
Selepas Tindakan Selepas Tindakan
•
• Proses Kerja Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut KodProses Kerja Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod •
• Carta Aliran Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut KodCarta Aliran Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod •
• Senarai Semak Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut KodSenarai Semak Bagi Tugas Menyusun Fail-Fail Mengikut Kod •
• Proses Kerja Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff Proses Kerja Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff
Sokongan Sokongan
•
• Carta Aliran Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff Carta Aliran Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff
Sokongan Sokongan
•
• Senarai Semak Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff Senarai Semak Bagi Tugas Mengemaskini Maklumat Kursus Bagi Pegawai / Staff
Sokongan Sokongan
•
• Proses Kerja Bagi TProses Kerja Bagi Tugas Membuat Surat Dan ugas Membuat Surat Dan MemoMemo •
• Carta Aliran Bagi Tugas Membuat Surat Dan MemoCarta Aliran Bagi Tugas Membuat Surat Dan Memo •
• Senarai Tugas Bagi TSenarai Tugas Bagi Tugas Membuat Surat ugas Membuat Surat Dan MemoDan Memo •
• Proses Kerja Bagi Tugas Pelupusan FailProses Kerja Bagi Tugas Pelupusan Fail •
• Carta Aliran Bagi Tugas Pelupusan FailCarta Aliran Bagi Tugas Pelupusan Fail •
• Senarai Semak Bagi Tugas Pelupusan FailSenarai Undang-Undang DanSenarai Semak Bagi Tugas Pelupusan FailSenarai Undang-Undang Dan
Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Perkhidmatan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Perkhidmatan
•
MATLAMAT DAN OBJEKTIF
MATLAMAT DAN OBJEKTIF
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
MATLAMAT MATLAMAT
Bagi merealisasikan suasana kehidupan yang selesa dan sejahtera melalui pembangunan Bagi merealisasikan suasana kehidupan yang selesa dan sejahtera melalui pembangunan sosio-ekonomi yang seimbang bagi melahirkan masyarakat yang maju, berdisiplin dan berdaya sosio-ekonomi yang seimbang bagi melahirkan masyarakat yang maju, berdisiplin dan berdaya saing.
saing.
OBJEKTIF OBJEKTIF
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai lima objektif untuk mencapai Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan mempunyai lima objektif untuk mencapai matlamat di atas :
matlamat di atas :
1.
1. MEWUJUDKANMEWUJUDKAN dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negaradan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan memperkukuhkan dan memepergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam dengan memperkukuhkan dan memepergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitardi kawasan-kawasan bandar dan luar bandar ;
sekitardi kawasan-kawasan bandar dan luar bandar ;
2.
2. MENGGALAKMENGGALAK, , memamemaju ju dan dan membmembimbiimbing ng PihPihak ak BerBerkuakuasa sa TTempaempatan tan menymenyediaediakankan perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial, rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang;
rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang;
3. MEMASTIKAN
3. MEMASTIKAN kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkapkemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi; dan
dengan segala kemudahan sosial dan rekreasi; dan
4. MEMASTIKAN
4. MEMASTIKAN keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahankeselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan dan pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang semasa kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.
awam terhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.
5. MEWUJUDKAN
5. MEWUJUDKAN pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secarapembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara taman.
VISI DAN MISI
VISI DAN MISI
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
VISI
VISI
Ke arah mewujudkan persekitaran hidup yang berkualiti dan mampan bagi semua lapisan Ke arah mewujudkan persekitaran hidup yang berkualiti dan mampan bagi semua lapisan masyarakat Malaysia selaras dengan Wawasan 2020.
masyarakat Malaysia selaras dengan Wawasan 2020.
MISI
MISI
Mera
Merancanncang, g, menymenyelarelaras as dan dan melamelaksaksanaknakan an penpenempaempatan tan manumanusia sia yanyang g lebilebih h sempsempurnurnaa melalui program-program perumahan yang lengkap, kawalan pembangunan yang seragam melalui program-program perumahan yang lengkap, kawalan pembangunan yang seragam dengan kemudahan infrastuktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi bagi mewujudkan golongan dengan kemudahan infrastuktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi bagi mewujudkan golongan masyarakat yang dinamik.
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM PELANGGAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT) dan agensinya adalah komited Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan (KPKT) dan agensinya adalah komited untuk merancang dan menyelaras petempatan manusia yang lebih sempurna lengkap untuk merancang dan menyelaras petempatan manusia yang lebih sempurna lengkap dengan penyediaan kemudahan infrastruktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi di dengan penyediaan kemudahan infrastruktur, perkhidmatan sosial dan rekreasi di samping mencipta pelbagai peluang ekonomi kepada semua peringkat masyarakat di samping mencipta pelbagai peluang ekonomi kepada semua peringkat masyarakat di Malaysia demi mencapai wawasan 2020 dengan :
Malaysia demi mencapai wawasan 2020 dengan : 1.
1. MenguMenguatatkuakuasa dsa dan man melaelaksksanaanakakan akn akta dta dan pan peruerundndanangagan sun subsibsidiadiari dri di bai bawawahnyhnyaa dengan efisien seperti berikut :
dengan efisien seperti berikut : a.
a. AktAkta Pa Pemaemajuajuan Pn Pererumaumahahan ( n ( KawKawalaalan dn dan an PePeleslesenaenan ) n ) 191966 ( 66 ( AktAkta 1a 118 18 );); b.
b. Akta bangunan D Akta bangunan Dan Haran Harta Bersamta Bersama (Penya (Penyelenggarelenggaraan Dan aan Dan pengurupengurusan) 20san) 200707 ( Akta 663 );
( Akta 663 ); c.
c. Akta Akta Kerajaan Kerajaan TTempatan empatan 1976 1976 ( ( Akta Akta 171 171 );); d.
d. Akta Akta Jalan, Jalan, Parit Parit Dan Dan Bangunan Bangunan 1974 1974 ( ( Akta Akta 133 133 );); e.
e. Akta Akta Perancangan Perancangan Bandar Bandar Dan Dan Desa Desa 1976 1976 ( ( Akta Akta 172 172 );); f.
f. Akta Akta Perancangan Perancangan Bandar Bandar 1995 1995 ( ( Akta Akta 538 538 );); g.
g. Akta Akta Perkhidmatan Perkhidmatan Bomba Bomba 1988 1988 ( ( Akta Akta 341 341 );); h.
h. Akta Akta Pengurusan Pengurusan Sisa Sisa pepejal pepejal Dan Dan Pembersihan Pembersihan awam awam 2007 2007 ( ( Akta Akta 673 673 );); I.
I. Akta Akta Pemberi Pemberi Pinjam Pinjam Wang Wang 1951 1951 ( ( akta akta 400 400 ); ); dandan j.
j. Akta Pemegang PAkta Pemegang Pajak Gadajak Gadai 1972 ai 1972 ( A( Akta 81 )kta 81 ).. 2.
2. Menggubal dan melaksana dasar, strategi dan tadbir urus program berkaitan perananMenggubal dan melaksana dasar, strategi dan tadbir urus program berkaitan peranan dan tanggungjawab Kementerian ini sesuai dengan matlamat dasar pembangunan dan tanggungjawab Kementerian ini sesuai dengan matlamat dasar pembangunan nasional secara
nasional secara berterusan, cekap berterusan, cekap dan dan berkesan.berkesan. 3.
3. MenyeMenyediadiakakan kn kememudaudahahan pn pererumaumahahan yn yanang beg berkurkualialiti, ti, selselesesa da dan an mammampu pu dimdimiliilikiki kepada masyarakat terutama golongan berpendapatan rendah di dalam persekitaran kepada masyarakat terutama golongan berpendapatan rendah di dalam persekitaran perumahan yang harmoni.
perumahan yang harmoni. 4.
4. MemMembabantu ntu PiPihak hak BeBerkurkuasasa Ta Tempempataatan (Pn (PBTBT) su) supaypaya lea lebibih beh berdardaya ya mamaju sju sertertaa mewujudkan
mewujudkan kawasan kawasan persekitaran persekitaran yang yang mapan, mapan, selamat selamat dan dan selesa selesa ke ke araharah meningkatkan
meningkatkan kualiti kualiti hidup hidup masyarakat masyarakat melalui melalui program-program program-program pembangunanpembangunan sosial dan ekonomi.
sosial dan ekonomi. 5.
5. MelMelakaksansanakakan an prprogrogram am pepembambasmismian an kekemismiskikinan nan babandandar r dedengangan n memmembeberiri
perkhidmatan bantuan yang cekap dan berkesan kepada isi rumah miskin dan miskin perkhidmatan bantuan yang cekap dan berkesan kepada isi rumah miskin dan miskin tegar di kawasan bandar dan meningkatkan pendapatan serta mengubah sikap
tegar di kawasan bandar dan meningkatkan pendapatan serta mengubah sikap penerima bantuan ke arah kehidupan yang lebih baik.
6.
6. MemastMemastikaikan ken keseselamlamataatan nyn nyawa awa dadan han harta rta bebenda nda melmelalualui pei perkhrkhidmidmatatan pan pencencegaegahahan,n, pemadaman kebakaran dan penyelamat cekap dan berkesan di samping sentiasa pemadaman kebakaran dan penyelamat cekap dan berkesan di samping sentiasa meningkatkan pengetahuan dan
meningkatkan pengetahuan dan kesedaran orang awam kesedaran orang awam terhadap bahaya kebakaranterhadap bahaya kebakaran dan pencegahannya.
dan pencegahannya. 7.
7. MewujuMewujud dad dan men memasmastiktikan pan peraerancancangangan gn guna una tantanah uah untntuk puk pembembanangungunan fan fiziizikal kal yayangng mapan di kawasan
mapan di kawasan bandar dan luar bbandar dan luar bandar berdasarkan andar berdasarkan Akta Perancangan Bandar danAkta Perancangan Bandar dan Desa, 1976 (Akta 172).
Desa, 1976 (Akta 172). 8.
8. MemastMemastikaikan pen pemulmulihaihararaan dan dan pan pembembanangugunanan lan landsndskakap, tp, tamaaman awn awam dam dan ran rekrekreaeasi ysi yangang berkualiti dan menyeluruh bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia Negara
berkualiti dan menyeluruh bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia Negara Taman.
Taman. 9.
9. MemastMemastikaikan pen pengnguruurusasan sin sisa psa pepeepejal jal dadan pen pembembersrsihaihan awn awam dam diuriurus dus denengagan cen cekakap,p, berkesan dan kos efektif.
berkesan dan kos efektif. 10.
10. MembMemberierikan kan laylayanan anan yanyang meg mesra, sra, adiadil dl dan an sakssaksama ama sertserta sa sentientiasa asa membmembantantuu pelanggan yang menghadapi masalah berkaitan dengan tuntutan di bawah Akta pelanggan yang menghadapi masalah berkaitan dengan tuntutan di bawah Akta Pemajuan
Pemajuan Perumahan Perumahan (Kawalan (Kawalan dan dan Pelesenan) Pelesenan) 1966 1966 ( ( Akta Akta 1118 18 ).). 1
11.1. MemaMemastikstikan an pelapelaksaksanaanaan pn projerojek-pk-projerojek pk pembaembangunngunan an dildilaksaaksanaknakan san secarecara ta teluselus mengikut jadual dan kos bersesuaian serta mematuhi piawaian yang telah ditetapkan. mengikut jadual dan kos bersesuaian serta mematuhi piawaian yang telah ditetapkan. 12.
12. MenyMenyediaediakan kan praprasarasarana tna teknoeknologi logi maklmaklumat umat dan dan komukomunikanikasi (Isi (ICT) CT) yanyang selg selaras aras dengdenganan perkembangan teknologi semasa dan memenuhi keperluan Kementerian dan
perkembangan teknologi semasa dan memenuhi keperluan Kementerian dan pelanggan.
pelanggan. 13.
13. MengMengawaawal sel selia lia aktiaktivitviti Pei Pembermberi Pii Pinjam njam WaWang ng Dan Dan PemPemegaegang Png Pajak ajak GadaGadai mei melalulaluii perlesenan dan penguatkuasaan undang-undang secara telus, cekap dan berkesan. perlesenan dan penguatkuasaan undang-undang secara telus, cekap dan berkesan.
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
OBJEKTIF, VISI DAN MISI
BAHAGIAN
BAHAGIAN UNDANG-UNDA
UNDANG-UNDANG
NG
OBJEKTIF OBJEKTIF
Memberi nasihat perundangan yang berkualiti, profesional dan selaras dengan Perlembagaan Memberi nasihat perundangan yang berkualiti, profesional dan selaras dengan Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang Malaysia kepada Kementerian dan agensi-agensi di
Persekutuan dan undang-undang Malaysia kepada Kementerian dan agensi-agensi di bawahnya dalam masa yang ditetapkan.
bawahnya dalam masa yang ditetapkan.
VISI VISI
Menjadi suatu bahagian yang berwibawa dalam memberi nasihat undang-undang yang Menjadi suatu bahagian yang berwibawa dalam memberi nasihat undang-undang yang profesional dan bermutu mengikut undang-undang negara.
profesional dan bermutu mengikut undang-undang negara.
MISI MISI Menjadi Bahagian yang :
Menjadi Bahagian yang :
Diiktiraff kerana kecekapan, profesionalisme dan responsif dalam memberi nasihat Diiktiraff kerana kecekapan, profesionalisme dan responsif dalam memberi nasihat perundangan; dan
perundangan; dan
Mampu membuat keputusan bernas yang mengambil kira kepentingan awam, keadilan dan Mampu membuat keputusan bernas yang mengambil kira kepentingan awam, keadilan dan manfaat yang berterusan kepada negara.
PIAGAM PELANGGAN
PIAGAM PELANGGAN
BAHAGIAN
BAHAGIAN UNDANG-UNDA
UNDANG-UNDANG
NG
Kami Kami
berjanji:-Memberi nasihat undang-undang yang bermutu menurut Perlembagaan Persekutuan dan Memberi nasihat undang-undang yang bermutu menurut Perlembagaan Persekutuan dan Undang-undang, dengan mengambil kira dasar Kerajaan, Kementerian dan kepentingan Undang-undang, dengan mengambil kira dasar Kerajaan, Kementerian dan kepentingan awam.
awam.
Memastikan bahawa penggubalan dan penyemakan semua perundangan disiapkan mengikut Memastikan bahawa penggubalan dan penyemakan semua perundangan disiapkan mengikut keperluan pelanggan dan mempunyai kualiti tertinggi, selaras dengan Perlembagaan,
keperluan pelanggan dan mempunyai kualiti tertinggi, selaras dengan Perlembagaan, mengikut undang-undang di bawah bidang kuasa kementerian.
mengikut undang-undang di bawah bidang kuasa kementerian.
Mengkaji Kertas Siasatan bagi memutuskan sama ada sesuatu pertuduhan perlu dilakukan Mengkaji Kertas Siasatan bagi memutuskan sama ada sesuatu pertuduhan perlu dilakukan atau sebaliknya.
atau sebaliknya.
Mengendalikan pendakwaan kes-kes di bawah bidang kuasa Kementerian dengan adil dan Mengendalikan pendakwaan kes-kes di bawah bidang kuasa Kementerian dengan adil dan saksama menurut Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang di bawah bidang kuasa saksama menurut Perlembagaan Persekutuan dan undang-undang di bawah bidang kuasa Kementerian dengan mengambil kira kepentingan awam negara.
CART
CARTA ORGANIA ORGANISASISASI
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN UNDANG-UNDANG CARTA ORGANISASI BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
ISKANDAR ALI BIN DEWA ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHAT UNDANG-UNDANG PENASIHAT UNDANG-UNDANG
Gred Utama C (VU7) Gred Utama C (VU7)
NUR AISHA BT SHAARI NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27 Setiausaha Pejabat Gred N27
UNIT NASIHAT DAN GUBALAN UNIT NASIHAT DAN GUBALAN
NURKILAUWA
NURKILAUWATI BT TI BT HJ. AZIDHJ. AZID Pembantu Am Pejabat Gred N1 Pembantu Am Pejabat Gred N1
UNIT PENTADBIRAN DAN UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN KHIDMAT SOKONGAN
UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN
SUZANA BINTI MUHAMAD SAID SUZANA BINTI MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48 Pegawai Undang-Undang Gred L48
JONG KAI LOON JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44 Pegawai Undang-Undang Gred L44 DORAH BT ABD KADIR
DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44 Pegawai Undang-Undang Gred L44
JURAIDAH BT ABBAS JURAIDAH BT ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 Pegawai Undang-Undang Gred L52
KALAIVA
KALAIVANI NI A/P A/P SEERANGANSAMYSEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
SHARIFAH BINTI RAZALI SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
SITI NURAINI BT ABD SITI NURAINI BT ABD WAHABWAHAB
Penolong Pegawai Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29 Undang-Undang Gred L29 DARWIN NASHIQIM BT MOHAMMAD YUSUF
DARWIN NASHIQIM BT MOHAMMAD YUSUF Penolong Pegawai
Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29 Undang-Undang Gred L29 SALMIAH BINTI ISMAIL
SALMIAH BINTI ISMAIL Pembantu Tadbir Kanan (P/O) Gred N22 Pembantu Tadbir Kanan (P/O) Gred N22
NORFAZILA BT ABD LATIF LEE NORFAZILA BT ABD LATIF LEE Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17
NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI
Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17 Pembantu Tadbir (P/O) Gred N17
MOHD ZAL HAFIZ BIN MD HAMZANI MOHD ZAL HAFIZ BIN MD HAMZANI
Penghantar Notis Gred N3 Penghantar Notis Gred N3 FAIZAL AZMI BIN AMIN
FAIZAL AZMI BIN AMIN Penghantar Notis Gred N3 Penghantar Notis Gred N3
BAHAGIAN UNDANG-UNDANG BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
ISKANDAR ALI BIN DEWA ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHA
PENASIHAT T UNDANG-UNDANGUNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) Gred Utama C (VU7)
NUR AISHA BT SHAARI NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27 Setiausaha Pejabat Gred N27
UNIT NASIHAT DAN GUBALAN UNIT NASIHAT DAN GUBALAN UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN
UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN UNIT PENTADBIRAN DAN
UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN KHIDMAT SOKONGAN
SUZANA BT MUHAMAD SAID SUZANA BT MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48 Pegawai Undang-Undang Gred L48
JONG KAI LOON JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44 Pegawai Undang-Undang Gred L44
AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41 SHARIFAH BINTI RAZALI
SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
SITI NURAINI BT ABD WAHAB SITI NURAINI BT ABD WAHAB DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF
DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF JURAIDAH BINTI ABBAS
JURAIDAH BINTI ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 Pegawai Undang-Undang Gred L52
DORAH BT ABD KADIR DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44 Pegawai Undang-Undang Gred L44
KALAIVA
KALAIVANI NI A/P SEERANGANSAMYA/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
BAHAGIAN UNDANG-UNDANG BAHAGIAN UNDANG-UNDANG
ISKANDAR ALI BIN DEWA ISKANDAR ALI BIN DEWA PENASIHA
PENASIHAT T UNDANG-UNDANGUNDANG-UNDANG Gred Utama C (VU7) Gred Utama C (VU7)
NUR AISHA BT SHAARI NUR AISHA BT SHAARI Setiausaha Pejabat Gred N27 Setiausaha Pejabat Gred N27
UNIT NASIHAT DAN GUBALAN UNIT NASIHAT DAN GUBALAN UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN
UNIT PENDAKWAAN DAN GUAMAN UNIT PENTADBIRAN DAN
UNIT PENTADBIRAN DAN KHIDMAT SOKONGAN KHIDMAT SOKONGAN
SALMIAH BINTI ISMAIL SALMIAH BINTI ISMAIL Pembantu Tadbi
Pembantu Tadbir Kanan (P/O) r Kanan (P/O) Gred N22Gred N22
NORFAZILA BT ABD LATIF LEE NORFAZILA BT ABD LATIF LEE Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17 Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17
NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI NURUL FARAHANA BT MOHD ASHAARI
Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17 Pembantu Tadbir (P/O)Gred N17
FAIZAL AZMI B. MOHD AMIN FAIZAL AZMI B. MOHD AMIN Penghantar Notis Gred N3 Penghantar Notis Gred N3
MOHD ZAL HAFIZ B MD HAMZANI MOHD ZAL HAFIZ B MD HAMZANI
Penghantar Notis Gred N3 Penghantar Notis Gred N3
SUZANA BT MUHAMAD SAID SUZANA BT MUHAMAD SAID Pegawai Undang-Undang Gred L48 Pegawai Undang-Undang Gred L48
JONG KAI LOON JONG KAI LOON Pegawai Undang-Undang Gred L44 Pegawai Undang-Undang Gred L44
AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK AINUL SUHAINA BT ABD RAZAK Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41 SHARIFAH BINTI RAZALI
SHARIFAH BINTI RAZALI Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
SITI NURAINI BT ABD WAHAB SITI NURAINI BT ABD WAHAB
Penolong Pegawai Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29 Undang-Undang Gred L29 DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF
DARWIN NASHIQIM BT MOHD YUSUF Penolong Pegawai Penolong Pegawai Undang-Undang Gred L29 Undang-Undang Gred L29 JURAIDAH BINTI ABBAS
JURAIDAH BINTI ABBAS Pegawai Undang-Undang Gred L52 Pegawai Undang-Undang Gred L52
DORAH BT ABD KADIR DORAH BT ABD KADIR Pegawai Undang-Undang Gred L44 Pegawai Undang-Undang Gred L44
KALAIVA
KALAIVANI NI A/P SEERANGANSAMYA/P SEERANGANSAMY Pegawai Undang-Undang Gred L41 Pegawai Undang-Undang Gred L41
NURKILAUWATI BT HJ. AZID NURKILAUWATI BT HJ. AZID Pembantu Am Pejabat Gred N1 Pembantu Am Pejabat Gred N1
SENARAI TUGAS SENARAI TUGAS
N
NAAMMAA :: NNOORRFFAAZZIILLA A BBIINNTTI I AABBDDUUL L LLAATTIIF F LLEEEE J
JAAWWAATTAANN :: PPEEMMBBAANNTTU U TTAADDBBIIR R ((PP//OO) ) NN1177 B
BERERTTAANGNGGGUNUNGJGJAAWWAAB :B : PEPENANASISIHAHAT T UNUNDADANGNG-U-UNDNDAANGNG K
KEEPPAADDAA PPEEGGAAWWAAI I UUNNDDAANNGG--UUNNDDAANNGG KETUA PEMBANTU TADBIR KETUA PEMBANTU TADBIR
SENARAI TUGAS SENARAI TUGAS
N
NAAMMAA :: NNOORRFFAAZZIILLA A BBIINNTTI I AABBDDUUL L LLAATTIIF F LLEEEE J
JAAWWAATTAANN :: PPEEMMBBAANNTTU U TTAADDBBIIR R ((PP//OO) ) NN1177 B
BERERTTAANGNGGGUNUNGJGJAAWWAAB :B : PEPENANASISIHAHAT T UNUNDADANGNG-U-UNDNDAANGNG K
KEEPPAADDAA PPEEGGAAWWAAI I UUNNDDAANNGG--UUNNDDAANNGG KETUA PEMBANTU TADBIR KETUA PEMBANTU TADBIR
1.
1. Mendaftar Mendaftar dan dan membuka membuka fail fail sulit, sulit, fail fail terbuka terbuka dan dan sampul sampul kecil.kecil. 2.
2. Merekod Merekod pergerakan pergerakan fail-fail fail-fail keluar keluar dan dan masuk masuk ke ke dalam dalam buku buku daftar daftar pergerakan.pergerakan. 3.
3. Memasukkan Memasukkan semua semua surat-surat surat-surat masuk masuk / / keluar keluar ke ke dalam dalam fail fail selepas selepas tindakan.tindakan. 4.
4. Menyusun Menyusun fail-fail fail-fail mengikut mengikut kod.kod. 5.
5. Mengemaskini Mengemaskini maklumat maklumat kursus kursus pegawai pegawai / / staff staff sokongan sokongan di di Bahagian Bahagian Undang- Undang-Undang.
Undang. 6.
6. Menyediakan Menyediakan surat surat dan dan memo memo untuk untuk dihantar dihantar ke ke bahagian bahagian lain.lain. 7.
7. Memastikan Memastikan fail-fail fail-fail yang yang melebihi melebihi 15 15 tahun tahun ke ke atas atas disemak disemak sebelum sebelum dihantar dihantar keke Arkib bagi tujuan pelupusan.
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN Tugas Pegawai
Tugas Pegawai Atasan
Atasan YYang ang AdaAda Hubungan Hubungan Tugas dan Tugas dan Tanggungjawab Tanggungjawab Ku
Kuasasa Ya Yanang Dg Dibibererii TTugugas as PePegagawwai ai AtAtasasanan Yang Lain Yang Ada Yang Lain Yang Ada Hubungan
Hubungan
•
•Penasihat Undang-Penasihat
Undang-Undang Undang
•
•Pegawai Undang-Pegawai
Undang-Undang Undang
•
•Ketua PembantuKetua Pembantu
tadbir tadbir
1.
1.1.Mendaftar dan1.Mendaftar dan membuka fail sulit, fail membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul terbuka dan sampul kecil.
kecil. 2.
2.Merekod pergerakanMerekod pergerakan fail-fail keluar / masuk fail-fail keluar / masuk ke dalam buku
ke dalam buku pergerakan fail. pergerakan fail. 3.
3.Memasukkan semuaMemasukkan semua surat-surat masuk / surat-surat masuk / keluar ke dalam fail keluar ke dalam fail selepas tindakan. selepas tindakan. 4.
4.Menyusun fail-failMenyusun fail-fail mengikut kod.
mengikut kod. 5.
5.MengemaskiniMengemaskini
maklumat kursus bagi maklumat kursus bagi pegawai dan staff pegawai dan staff sokongan.
sokongan. 6.
6.Membuat surat danMembuat surat dan memo.
memo. 7.
7.MenyelenggaraMenyelenggara proses pelupusan fail. proses pelupusan fail.
Ketua Pemba
Ketua Pembantu Tntu Tadbir adbir Menguruskan mengenai Menguruskan mengenai pentadbiran dan pentadbiran dan kewangan kewangan Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Menguruskan mengenai Menguruskan mengenai pentadbiran dan pentadbiran dan kewangan kewangan Pembantu Am Rendah Pembantu Am Rendah Menghantar surat-surat Menghantar surat-surat dan membuat salinan dan membuat salinan pendua.
PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUKA FAIL SULIT, FAIL TERBUKA PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUKA FAIL SULIT, FAIL TERBUKA
DAN SAMPUL KECIL DAN SAMPUL KECIL B BIILL PPRROOSSEES S KKEERRJJAA PPEEGGAAWWAAI I YYAANNGG MELULUSKAN/ MELULUSKAN/ DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG DAN UNDANG DAN PERATURAN PERATURAN 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. A.
A. FAIL FAIL SULITSULIT
Menerima surat daripada pegawai Menerima surat daripada pegawai Membuka dan mendaftarkan fail sulit Membuka dan mendaftarkan fail sulit (warna hijau) tersebut.
(warna hijau) tersebut.
Memasukkan surat tersebut Memasukkan surat tersebut
Simpan fail tersebut di dalam bilik Simpan fail tersebut di dalam bilik fail.
fail.
B.
B. FAIL FAIL TERBUKTERBUKAA
Menerima surat daripada pegawai. Menerima surat daripada pegawai. Membuka dan mendaftarkan fail Membuka dan mendaftarkan fail terbuka (warna putih) tersebut. terbuka (warna putih) tersebut. Memasukkan surat tersebut. Memasukkan surat tersebut.
Simpan fail tersebut di dalam bilik fail Simpan fail tersebut di dalam bilik fail mengikut kod.
mengikut kod. C.
C. SAMPUL SAMPUL KECILKECIL
Menerima surat daripada pegawai Menerima surat daripada pegawai Membuka sampul kecil (warna Membuka sampul kecil (warna kuning)
kuning)
Memasukkan surat tersebut Memasukkan surat tersebut Menyimpan sampul kecil Menyimpan sampul kecil
•
•Penasihat Undang-Penasihat
Undang-Undang Undang
•
•Pegawai Undang-Pegawai
Undang-Undang Undang
•
•Ketua PembantuKetua Pembantu
Tadbir Tadbir Pekeliling Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Tahun 2007
CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT FAIL SULIT, FAIL TERBUKA DAN CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT FAIL SULIT, FAIL TERBUKA DAN
SAMPUL KECIL SAMPUL KECIL
T
Terima surat erima surat daripada pegawaidaripada pegawai
Buka dan daftarkan fail sulit/ Buka dan daftarkan fail sulit/ terbuka / sampul kecil
terbuka / sampul kecil
Mengkandungkan surat-surat Mengkandungkan surat-surat tersebut
tersebut
Kembalikan
Kembalikan jika jika tidak tidak LengkapLengkap
lleennggkkaap p ((TTiinnddaakkaan n PPeeggaawwaaii) ) ((TTiinnddaakkaan n PPeeggaawwaaii))
Simpan Simpan
Tamat Tamat
PROSES KERJA BAGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN FAIL KELUAR / M
PROSES KERJA BAGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN FAIL KELUAR / M ASUK DIASUK DI DALAM BUKU PERGERAKAN
DALAM BUKU PERGERAKAN BI
BILL PPROROSESES S KEKERJRJA A PEPEGAGAWWAI AI TTANANGG MELULUSKAN / MELULUSKAN / DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG UNDANG PERATURAN PERATURAN 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4.
Membuka buku pergerakan fail Membuka buku pergerakan fail
Mendaftarkan semua fail-fail sulit dan Mendaftarkan semua fail-fail sulit dan terbuka di dalam buku pergerakan fail terbuka di dalam buku pergerakan fail Merekod fail-fail yang dikeluarkan oleh Merekod fail-fail yang dikeluarkan oleh pegawai/kakitangan di dalam buku pegawai/kakitangan di dalam buku pergerakan fail
pergerakan fail
Memastikan fail-fail yang dikeluarkan Memastikan fail-fail yang dikeluarkan dikembalikan semula
CART
CARTA AA ALIRAN BLIRAN BAGI TUGAS MEREKOD PERGERAGI TUGAS MEREKOD PERGERAKAN FAIL KELUAR / MASUK AKAN FAIL KELUAR / MASUK DIDI DALAM DAFTAR PERGERAKAN FAIL
DALAM DAFTAR PERGERAKAN FAIL
Mula Mula
Buka buku daftar pergerakan fail Buka buku daftar pergerakan fail
Daftarkan semua fail sulit/ terbuka/ Daftarkan semua fail sulit/ terbuka/ sampul kecil di dalam buku pergerakan sampul kecil di dalam buku pergerakan fail
fail
Rekodkan fail-fail yang dikeluarkan oleh Rekodkan fail-fail yang dikeluarkan oleh pegawai / staff di dalam buku daftar pegawai / staff di dalam buku daftar pergerakan
pergerakan
Pastikan fail dikembalikan semula Pastikan fail dikembalikan semula setelah selesai digunakan
setelah selesai digunakan
Simpan fail di dalam bilik fail Simpan fail di dalam bilik fail
Tamat Tamat
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEREKOD
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEREKOD PEGERAKAN FAIL DI DALAM BUKUPEGERAKAN FAIL DI DALAM BUKU PERGERAKAN
PERGERAKAN
T
Tiinnddaakkaan n TTaanndda a CCaattaattaann
1.
1. Membuka buku pergerakan failMembuka buku pergerakan fail
2.
2. Mendaftarkan semua fail-fail sulitMendaftarkan semua fail-fail sulit
dan terbuka di dalam buku pergerakan dan terbuka di dalam buku pergerakan fail.
fail.
3.
3. Merekod fail-fail yang dipinjam olehMerekod fail-fail yang dipinjam oleh
pegawai / staff di dalam buku pergerakan pegawai / staff di dalam buku pergerakan fail.
fail.
4.
4. Memastikan fail-fail yang dipinjamMemastikan fail-fail yang dipinjam dikembalikan semula.
PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI
DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN
B BIILL PPRROOSSEES S KKEERRJJAA PPEEGGAAWWAAI I YYAANNGG MELULUSKAN / MELULUSKAN / DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG UNDANG PERATURAN PERATURAN 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5.
Menerima surat daripada pegawai Menerima surat daripada pegawai Menyemak dan memastikan kod fail Menyemak dan memastikan kod fail yang hendak dimasukkan.
yang hendak dimasukkan. Mengambil fail dari bilik fail. Mengambil fail dari bilik fail.
Memasukkan surat berkenaan di dalam Memasukkan surat berkenaan di dalam fail tersebut.
fail tersebut.
Menyimpan semula fail tersebut di Menyimpan semula fail tersebut di dalam bilik fail.
CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT MASUK / KELUAR DI DALAM FAIL
SELEPAS TINDAKAN SELEPAS TINDAKAN
Mula Mula
T
Terima surat erima surat daripada pegadaripada pegawaiwai
Semak surat dan pastikan kod fail yang Semak surat dan pastikan kod fail yang hendak dimasukkan
hendak dimasukkan
Ambil fai
Ambil fail dari bill dari bilik failik fail
Masukkan surat dalam fail tersebut Masukkan surat dalam fail tersebut
Simpan fail di dalam bilik fail Simpan fail di dalam bilik fail
Tamat Tamat
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MEMASUKKAN SURAT-SURAT MASUK / KELUAR DI
DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN DALAM FAIL SELEPAS TINDAKAN
T
Tiinnddaakkaann TTaannddaa CCaattaattaann
1.
1. Menerima surat daripada pegawaiMenerima surat daripada pegawai
2.
2. Menyemak dan memastikan kodMenyemak dan memastikan kod fail yang hendak dimasukkan. fail yang hendak dimasukkan.
3.
3. Mengambil fail dari bilik failMengambil fail dari bilik fail
4.
4. Masukkan surat tersebut di dalamMasukkan surat tersebut di dalam fail.
fail.
5.
5. Menyimpan semula fail tersebutMenyimpan semula fail tersebut di dalam bilik fail
PROSES KERJA BAGI TUG
PROSES KERJA BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KODIL MENGIKUT KOD
B BIILL PPRROOSSEES S KKEERRJJAA PPEEGGAAWWAAI I YYAANNGG MELULUSKAN / MELULUSKAN / DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG UNDANG PERATURAN PERATURAN 1. 1. 2. 2. 3. 3.
Semak senarai fail-fail Semak senarai fail-fail
Pastikan semua fail yang didaftarkan Pastikan semua fail yang didaftarkan mengikut kod yang betul.
mengikut kod yang betul.
Menyimpan fail-fail mengikut kod Menyimpan fail-fail mengikut kod masing-masing. masing-masing. Pekeliling Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Tahun 2007
CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KOD CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KOD
Mula Mula
Semak senarai fail Semak senarai fail
Pastikan setiap fail yang didaftarkan Pastikan setiap fail yang didaftarkan mengikut kod yang betul
mengikut kod yang betul
Simpan fail mengikut kod Simpan fail mengikut kod
Tamat Tamat
SENARAI SEMAK B
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAAGI TUGAS MENYUSUN FAIL-FAIL MENGIKUT KODIL MENGIKUT KOD
T
Tiinnddaakkaann TTaannddaa CCaattaattaann
1.
1. Semak senarai failSemak senarai fail
2.
2. Pastikan semua fail yang didaftarkanPastikan semua fail yang didaftarkan di bawah kod yang betul.
di bawah kod yang betul.
3.
PROSES KERJA BAGI TUG
PROSES KERJA BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS T KURSUS BAGIBAGI PEGAWAI / KAKITANGAN PEGAWAI / KAKITANGAN B BIILL PPRROOSSEES S KKEERRJJA A PPEEGGAAWWAAI I YYAANNGG MELULUSKAN / MELULUSKAN / DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG UNDANG PERATURAN PERATURAN 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5.
Menerima surat kursus yang telah Menerima surat kursus yang telah dihadiri oleh pegawai / staff
dihadiri oleh pegawai / staff
Merekodkan di dalam buku maklumat Merekodkan di dalam buku maklumat kursus dan komputer
kursus dan komputer
Mengenalpasti pegawai / staff yang Mengenalpasti pegawai / staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus. tidak cukup tujuh (7) hari berkursus. Memaklumkan kepada Ketua
Memaklumkan kepada Ketua Pembantu T
Pembantu Tadbir untuk adbir untuk tindakantindakan selanjutnya.
selanjutnya.
Menyimpan semula maklumat kursus. Menyimpan semula maklumat kursus.
- Penasihat - Penasihat Undang- Undang-Undang Undang - Pegawai - Pegawai Undang- Undang-Undang Undang - Ketua Pembantu - Ketua Pembantu Tadbir Tadbir Pekeliling Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005 Tahun 2005
CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI
DAN STAFF SOKONGAN DAN STAFF SOKONGAN
Mula Mula
Terima surat kursus yang telah dihadiri Terima surat kursus yang telah dihadiri oleh pegawai / staff
oleh pegawai / staff
Rekod di dalam buku maklumat kursus Rekod di dalam buku maklumat kursus dan komputer
dan komputer
Kenalpasti pegawai / staff yang tidak Kenalpasti pegawai / staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus
cukup tujuh (7) hari berkursus
Simpan semula maklumat Simpan semula maklumat
Tamat Tamat
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI SENARAI SEMAK BAGI TUGAS MENGEMASKINI MAKLUMAT KURSUS BAGI PEGAWAI
DAN STAFF SOKONGAN DAN STAFF SOKONGAN
T
Tiinnddaakkaann TTaannddaa CCaattaattaann
1.
1. Menerima surat kursus yang telahMenerima surat kursus yang telah dihadiri oleh Pegawai / Staff sokongan dihadiri oleh Pegawai / Staff sokongan
2.
2. Rekod di dalam buku maklumat kursusRekod di dalam buku maklumat kursus dan komputer.
dan komputer.
3.
3. Mengenalpasti pegawai /staff yang tidakMengenalpasti pegawai /staff yang tidak cukup tujuh (7) hari berkursus.
cukup tujuh (7) hari berkursus.
4.
PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO PROSES KERJA BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO
B BIILL.. PPRROOSSEES S KKEERRJJA A PPEEGGAAWWAAI I YYAANNGG MELULUSKAN / MELULUSKAN / DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG UNDANG PERATURAN PERATURAN 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4.
Terima arahan daripada Pegawai / Terima arahan daripada Pegawai / Ketua Pembantu Tadbir.
Ketua Pembantu Tadbir. Membuat surat dan memo. Membuat surat dan memo.
Membuat sebanyakl dua (2) salinan Membuat sebanyakl dua (2) salinan untuk dimasukkan ke dalam fail yang untuk dimasukkan ke dalam fail yang berkaitan dan float untuk simpanan berkaitan dan float untuk simpanan bahagian.
bahagian.
Serahkan surat tersebut kepada Serahkan surat tersebut kepada
Pembantu Am Pejabat untuk dihantar Pembantu Am Pejabat untuk dihantar ke bahagian berkenaan. ke bahagian berkenaan. - Penasihat - Penasihat Undang- Undang-Undang Undang - Pegawai - Pegawai Undang- Undang-Undang Undang - Ketua Pembantu - Ketua Pembantu Tadbir Tadbir Pekeliling Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Tahun 2007
CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO CARTA ALIRAN BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO
Mula Mula
T
Terima arahan erima arahan daripada pegawaidaripada pegawai
Buat
Buat surat surat / / memomemo
Buat dua (2) salinan surat untuk Buat dua (2) salinan surat untuk dimasukkan di dalam fail berkenaan dimasukkan di dalam fail berkenaan dan float
dan float
Serah kepada Pembantu Am Pejabat Serah kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar
untuk dihantar
Tamat Tamat
SENARAI TUGAS BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO SENARAI TUGAS BAGI TUGAS MEMBUAT SURAT DAN MEMO
T
Tiinnddaakkaann TTaannddaa CCaattaattaann
1.
1. Terima arahan daripada Pegawai atauTerima arahan daripada Pegawai atau Ketua Pembantu Tadbir.
Ketua Pembantu Tadbir.
2.
2. Membuat surat dan memo.Membuat surat dan memo.
3.
3. Buat dua (2) salinan untuk dimasukkanBuat dua (2) salinan untuk dimasukkan ke dalam fail yang berkaitan dan float ke dalam fail yang berkaitan dan float untuk simpanan.
untuk simpanan.
4.
4. Serah kepada Pembantu Am PejabatSerah kepada Pembantu Am Pejabat untuk dihantar.
PROSES KERJA BAGI TUG
PROSES KERJA BAGI TUGAS PELUPUSAN FAILAS PELUPUSAN FAIL
B BIILL PPRROOSSEES S KKEERRJJAA PPEEGGAAWWAAI I YYAANNGG MELULUSKAN / MELULUSKAN / DIRUJUK DIRUJUK SAKSI SAKSI UNDANG-UNDANG UNDANG PERATURAN PERATURAN 1 1 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5.
Semak senarai fail yang berusia 10 Semak senarai fail yang berusia 10 tahun ke atas.
tahun ke atas.
Menyusun fail yang telah dikenalpasti Menyusun fail yang telah dikenalpasti untuk dilupuskan.
untuk dilupuskan.
Membuat surat permohonan Membuat surat permohonan pelupusan fail.
pelupusan fail.
Buat senarai faol yang hendak Buat senarai faol yang hendak dilupuskan.
dilupuskan.
Bersedia untuk dilupuskan Bersedia untuk dilupuskan
- Penasihat - Penasihat Undang- Undang-Undang Undang -Pegawai -Pegawai Undang-Undang Undang -Ketua Pembantu -Ketua Pembantu Tadbir Tadbir Pekeliling Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Tahun 2007
CARTA ALIRAN BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL CARTA ALIRAN BAGI TUGAS PELUPUSAN FAIL
Semak senarai fail yang berusia 10 Semak senarai fail yang berusia 10 ta
tahuhunn ke ke atatasas
Susun fail tersebut Susun fail tersebut
Buat surat permohonan untuk proses Buat surat permohonan untuk proses pelupusan
pelupusan
Buat senarai fail yang hendak Buat senarai fail yang hendak dilupuskan
dilupuskan
Sedia untuk dilupuskan Sedia untuk dilupuskan
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS
SENARAI SEMAK BAGI TUGAS PELUPUSAN FAILPELUPUSAN FAIL
T
Tiinnddaakkaann TTaannddaa CCaattaattaann
1.
1. Semak senarai fail yang berusiaSemak senarai fail yang berusia 10 tahun ke atas.
10 tahun ke atas.
2.
2. Menyusun fail yang telah dikenalpastiMenyusun fail yang telah dikenalpasti untuk dilupuskan.
untuk dilupuskan.
3.
3. Membuat surat permohonan untukMembuat surat permohonan untuk pelupusan fail.
pelupusan fail.
4.
Senarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani Senarai Undang-Undang Dan Peraturan-Peraturan Yang Diperlukan Oleh Kerani
Perkhidmatan Perkhidmatan
1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007
- Panduan Pengurusan Pejabat - Panduan Pengurusan Pejabat
2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam 3. Arahan Keselamatan
3. Arahan Keselamatan 4. Akta Arkib Negara 2003 4. Akta Arkib Negara 2003
- Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-Borang Bagi Pelupusan Rekod - Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-Borang Bagi Pelupusan Rekod
Awam) 2008 Awam) 2008
5. Perintah Am Bab C 5. Perintah Am Bab C
Norma Kerja Bagi
Norma Kerja Bagi TTugas-Tugas-Tugas Yang Dijalankan Oleh ugas Yang Dijalankan Oleh Kerani PerkhidmatanKerani Perkhidmatan
B
Biill.. JJeenniis s KKeerrjjaa MMaassa a YYaanng g DDiiaammbbiill
Jumlah Uni
Jumlah Unit Yangt Yang Boleh Dijalankan Boleh Dijalankan Dalam Seminggu Dalam Seminggu 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7
Mendaftar dan membuka fail sulit, fail Mendaftar dan membuka fail sulit, fail terbuka dan sampul kecil
terbuka dan sampul kecil
Merekod pergerakan fail-fail keluar dan Merekod pergerakan fail-fail keluar dan masuk ke dalam buku pergerakan fail. masuk ke dalam buku pergerakan fail. Memasukkan semua surat masuk dan Memasukkan semua surat masuk dan keluar ke dalam fail selepas tindakan. keluar ke dalam fail selepas tindakan. Menyusun fail-fail mengikut kod
Menyusun fail-fail mengikut kod Mengemaskini maklumat kursus Mengemaskini maklumat kursus pegawai dan staff sokongan di pegawai dan staff sokongan di Bahagian Undang-Undang Bahagian Undang-Undang Menyediakan surat dan memo Menyediakan surat dan memo
Memastikan fail-fail yang melebihi 15 Memastikan fail-fail yang melebihi 15 tahun ke atas disemak sebelum dihantar tahun ke atas disemak sebelum dihantar ke Arkib Negara bagi tujuan pelupusan. ke Arkib Negara bagi tujuan pelupusan.
5 minit 5 minit 5 minit 5 minit 30 minit 30 minit 15 minit 15 minit 20 minit 20 minit 20 minit 20 minit
Senarai Tugas Harian Senarai Tugas Harian
Nama :
Nama :
Jawatan
Jawatan : : Pembantu Pembantu TTadbir adbir (P/O) (P/O) N17N17
Tarikh :
Tarikh :
B
