Page | 2 KEMENTERIAN AGAMA RI
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI IAIN PALU
Nomor SOP In.18/B.II/OT.01.3/1159C /2014
Tanggal
Pembuatan 21 Mei 2014 Tanggal Revisi
Tanggal Efektif 1 Juni 2014 Disusun Oleh Subbag Orpeg Disahkan Oleh Rektor IAIN Palu SOP PENGUSULAN TUGAS BELAJAR DAN IZIN BELAJAR S2 DAN S3
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana:
1. UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
2. KMA 175 Tahun 2010 tentang Pemberian tugas dan izin belajar di lingkungan Kemenag;
3. SE Menpan nomor SE/18/M.PAN/5/2004, tentang Pemberian tugas belajar dan izin belajar bagi PNS; 4. SE Sekjen Kemenag nomor
SJ/B.II/4/Kp.02.3/2850/2013, tentang tugas belajar dan izin belajar PNS di lingkungan Kemenag
Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Tugas Belajar dan Izin Belajar bagi PNS yang studi S2 dan S3
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan:
1. SOP Pembuatan Surat Dinas Kepegawaian; 2. SOP Penomoran Surat;
3. SOP Disposisi Surat;
4. SOP Ekspedisi Berkas/Surat.
5. SOP Pembuatan Surat Tugas/Izin Belajar pada Biro Kepegawaian 1. Persyaratan pengajuan* 2. Komputer/laptop 3. Printer 4. ATK 5.
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan:
Pegawai yang tidak memiliki surat keputusan tugas/izin belajar yang sah maka Ijazah tidak diakui secara kedinasan
1. Berkas Persyaratan Usul; 2. Surat Pengantar Usul.
Page | 3 Pelaksana Prosedur No Pelaksana Biro Kepegawai-an Pusat Fakultas/ Lembaga/ BAUAK Subbag Tata Usaha Rektor / Warek II Kepala Biro AUAK Kabag Umum Kasubbag Orpeg Pelaksana Teknis Orpeg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 TTD/ Paraf Buat Surat Pengantar r Disposisi Mulai Penomor-an Surat TTD/ Paraf Arsip Berkas Usulan Paraf Paraf Disposisi Lembar Disposisi Arsip SK Selesai Distribusi SK Proses Arsip Proses Buat SK di Ropeg Lembar
Disposisi Disposisi Disposisi
Periksa Berkas Disposisi Disposisi SK Tugas belajar/ izin Belajar Ekspedisi Berkas
Page | 4 Aktivitas Prosedur No Aktivitas Mutu Baku Ket. Persyaratan/
Perlengkapan Waktu Output 1 1. Pengajuan Permohonan dan
Berkas Usulan Permohonan Studi Kepada Rektor Cq. Dekan/ Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) sebanyak 2 (dua) rangkap;
- Arsip Subbag Orpeg - Biro Kepegawaian Pusat 2. Melampirkan lembar disposisi
di subbag TU;
3. Proses Disposisi Pimpinan; 4. Kasubbag Orpeg Menerima
Berkas Persyaratan Usul Tugas Belajar / Izin Belajar : a. Meneliti kembali
kelengkapan berkas usulan;
b. Membuat Surat Pengantar usul kepada Sekjen
1. Permohonan Studi; 2. Surat Pernyataan; 3. Surat Rekomendasi; 4. Surat Keterangan Aktif
Kuliah dari Tempat Studi;
5. Surat Keterangan Sponsor, bagi yang Tugas Belajar; 6. Jadwal Kuliah, bagi
yang Izin Belajar; 7. SK KP Terakhir.
8. DP3/SKP tahun terakhir setiap unsur bernilai baik; 9. SK Jabatan Fungsional 15 Menit 10 Menit 30 Menit 15 Menit Kasubbag Orpeg menerima Disposisi pimpinan dan memeriksa kelengkapan berkas Gratis
2 Pelaksana Orpeg membuat surat pengantar usul Tugas Belajar/Izin Belajar sesuai Disposisi Pimpinan
Disposisi pimpinan dan Berkas Persyaratan
15 Menit Draf Surat Pengantar Usul dan Berkas Lengkap 3 Proses penandatanganan Surat
Pengantar Usul
Draf Surat Pengantar Usul 30 Menit Surat Pengantar Usul telah ditanda-tangani 4 Proses Penomoran surat
pengantar usul pada Sub Bagian Tata usaha
Surat Pengantar Usul 10 Menit Surat Pengantar Usul Telah di nomor 5 Pelaksana Orpeg :
1. Mengarsipkan Berkas Usul; 2. Mendistribusikan Berkas Usul
kepada Subbag Tata Usaha;
Berkas usulan tugas belajar / izin belajar PNS
15 menit Berkas Siap
6 1. Subbag Tata Usaha Mengekspedisikan Berkas sesuai tujuan surat;
2. Proses Pembuatan SK Tugas Belajar dan Izin Belajar di Biro Kepegawaian Pusat Berkas 60 Menit SOP Ropeg Berkas Terkirim Proses di Biro Kepegawai-an Pusat**)
Page | 5
No Aktivitas
Mutu Baku
Ket. Persyaratan/
Perlengkapan Waktu Output 7 SK Tugas belajar/Izin belajar di
terbitkan oleh Sekretaris Jenderal melalui Biro Kepegawaian Pusat;
Berkas SOP
Ropeg
SK Tubel/Ibel
8 1. Lembaga menerima SK Tugas Belajar/Izin Belajar;
2. Melampirkan lembar disposisi di Subag TU;
3. Proses Disposisi Pimpinan; 4. Kasubbag Orpeg Menerima Disposisi Pimpinan beserta SK; SK Tugas Belajar/Izin Belajar - 10 Menit 30 Menit 10 Menit SK Tubel/Ibel 9 1. Pelaksana Orpeg : 1) Mengarsipkan SK; 2) Mendistribusikan SK
kepada Bagian Keuangan; 3) Mendistribusikan SK
kepada Subbag Tata Usaha;
2. Subbag Tata Usaha
Mendistribusikan SK kepada PNS yang bersangkutan SK Tugas Belajar/Izin Belajar 15 Menit SOP Subbag TU 1. Arsip SK; 2. Distribusi SK 3. SK Proses di Bag. Keuangan 4. SK diterima PNS ybs Keterangan :
*) 1. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga dosen diusulkan dari Fakultas;
2. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan lembaga diusulkan dari Lembaga;
3. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan BAUAK, UPT dan Pasca diusulkan dari BAUAK.
Page | 6 Lampiran :
Palu, ...
Kepada,
Perihal : Permohonan Izin Belajar Yth. Rektor IAIN Palu
Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*)
di- PALU
Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : NIP : Pangkat/Gol. Ruang : Jabatan : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus :
dengan ini mengajukan permohonan Izin Belajar melanjutkan pendidikan pada (nama
Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan ... Tahun Akademik ...
Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan persyaratan sebagai berikut :
1. Rekomendasi Izin Belajar; 2. Surat Pernyataan Izin Belajar; 3. Surat Keterangan Aktiv Kuliah; 4. Jadwal Perkuliahan;
5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir; 6. DP3 2 Tahun Terakhir;
7. SK Jabatan Fungsional
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih.
Pemohon,
NAMA LENGKAP NIP. ...
Page | 7 Palu, ...
Kepada,
Perihal : Permohonan Tugas Belajar Yth. Rektor IAIN Palu
Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*)
di- PALU
Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : NIP : Pangkat/Gol. Ruang : Jabatan : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus :
dengan ini mengajukan permohonan Tugas Belajar melanjutkan pendidikan pada
(nama Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan ... Tahun Akademik ...
Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan persyaratan sebagai berikut :
1. Rekomendasi Tugas Belajar; 2. Surat Pernyataan Tugas Belajar; 3. Surat Keterangan Aktiv Kuliah;
4. Surat Keterangan Sponsor (pemberi bantuan studi); 5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir;
6. DP3 2 Tahun Terakhir; 7. SK Jabatan Fungsional
Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih.
Pemohon,
NAMA LENGKAP NIP. ...
Page | 8
SURAT PERNYATAAN
IZIN BELAJAR
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : NIP : Pangkat/Gol. Ruang : Jabatan : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus : Dengan ini menyatakan bahwa saya : 1. Bersedia mentaati aturan Izin Belajar;
2. Bersedia menanggung seluruh biaya pendidikan;
3. Tidak menerima bantuan biaya pendidikan tugas belajar secara penuh;
4. Mengikuti kegiatan pendidikan di luar jam kerja, serta tidak mengganggu tugas pokok;
5. Sebelumnya akan melapor kepada pimpinan apabila ada kegiatan pendidikan yang dilaksanakan pada jam kerja.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
...,... Yang membuat pernyataan,
Materai Rp. 6000,-
NAMA LENGKAP NIP. ...
Page | 9
SURAT PERNYATAAN
TUGAS BELAJAR
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : NIP : Pangkat/Gol. Ruang : Jabatan : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus : Dengan ini menyatakan bahwa saya :
1. Bersedia mentaati aturan tugas belajar dan mengganti biaya apabila melakukan pelanggaran terhadap ketentuan tugas belajar;
2. Sanggup untuk tidak menuntut biaya tambahan di luar anggaran pendidikan tugas belajar yang telah disediakan;
3. Tidak melakukan perpindahan perguruan tinggi/program/jurusan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya;
4. Akan membuat laporan perkembangan studi secara berkala;
5. Berjanji akan tetap bertugas di Institut Agama Islam Negeri Palu setelah selesai melaksanakan studi.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
...,... Yang membuat pernyataan,
Materai Rp. 6000,-
NAMA LENGKAP NIP. ...
Page | 10
(KOP FAKULTAS / INSTANSI)
REKOMENDASI IZIN BELAJAR
Nomor : ...Yang bertandatangan di bawah ini
Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Dengan ini menyatakan bahwa saudara :
Nama : NIP : Pangkat/Gol. Ruang : Jabatan : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Tempat Studi :
Fakultas & program studi : Jenjang pendidikan :
Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal ... (srt permohonan ybs pada pimpinan), pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Izin Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat :
1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang bersangkutan saat ini;
2. Pendidikan dilaksanakan di luar jam kerja dan tidak mengganggu tugas sehari-hari sesuai ketentuan jam kerja yang berlaku.
Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.
Mengetahui,
Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*)
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP...
..., ...
Pejabat Atasan Langsung,
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP...
Page | 11
(KOP FAKULTAS / INSTANSI)
REKOMENDASI TUGAS BELAJAR
Nomor : ...Yang bertandatangan di bawah ini
Nama :
NIP :
Pangkat/Gol. Ruang :
Jabatan :
Dengan ini menyatakan bahwa saudara :
Nama : NIP : Pangkat/Gol. Ruang : Jabatan : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Tempat Studi :
Fakultas & program studi : Jenjang pendidikan :
Lama pendidikan :
Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal ... (srt permohonan ybs pada pimpinan), pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Tugas Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat :
1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang bersangkutan saat ini;
2. Yang bersangkutan selama ini telah menunjukkan Kemampuan intelektualitas (kecerdasannya), loyalitas, kinerja, dedikasi dan tanggung jawabnya sebagai PNS.
Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut.
Mengetahui,
Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*)
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP...
..., ...
Pejabat Atasan Langsung,
NAMA LENGKAP PANGKAT NIP...
Page | 12
I.
Persyaratan Pengajuan Tugas/Izin Belajar Izin Belajar :1. Permohonan studi ybs; 2. Surat Pernyataan Izin Belajar; 3. Surat Rekomendasi atasan langsung;
4. Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi;
5. Jadwal kuliah diatas jam 16:00, diluar hari sabtu-minggu (jadwal kuliah tidak bertepatan dengan jam kerja nasional, dan hari libur nasional);
6. SK Kenaikan Pangkat terakhir; 7. DP3 Tahun terakhir;
8. Jarak tempuh maksimum 68 km.
TUGAS BELAJAR :
1. Permohonan studi ybs;
2. Surat Pernyataan Tugas Belajar; 3. Surat Rekomendasi atasan langsung;
4. Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi;
5. Surat keterangan/keputusan sponsor / ada yang mendanai (pemda/yayasan berbadan hukum); 6. SK Kenaikan Pangkat terakhir;
7. DP3 Tahun terakhir;
Petunjuk Pengisian Formulir :
1. Permohonan Izin Belajar dibuat dan diisi oleh PNS ybs.
2. Surat Pernyataan dibuat dan diisi oleh PNS ybs, bermaterai Rp.6000,-;
3. Surat Rekomendasi dibuat oleh :
a. Subbag Administrasi Umum untuk pengusulan di lingkungan Fakultas; b. Subbag Tata Usaha untuk pengusulan di lingkungan Lembaga;
c. Subbag Orpeg BAUAK untuk pengusulan di lingkungan Biro AUAK, UPT dan Pasca 4. Petunjuk pengusulan sampai kepada Sekjen terdapat dalam SOP
