LAMPIRAN I
PEDOMAN WAWANCARA
1. Sistem pengelolaan arsip dinamis a. Darimana sumber arsip berasal ?
b. Bagaimana proses pengelolaan arsip dinamis pada kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan?
c. Apa saja record yang diciptakan dalam kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan ?
d. Bagaimana bentuk format record yang diciptakan dalam kantor PT. Surveyor Indonesia ?
e. Bagaimana sistem temu balik dalam pengelolaan arsip dinamis di kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan ?
f. Apa kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem pengelolaan arsip yang ada sekarang?
LAMPIRAN II
HASIL TRANSKRIP WAWANCARA
1. Hasil transkrip wawancara informan 1
Wawancara ini diambil pada tanggal 15 Maret 2014 Pada pukul 13.00 wib. Bertempat pada lokasi PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan di Jalan D.I Panjaitan No. 5 dengan Bapak Dipoawan Meliala. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan pertama disimbolkan dengan I1.
P : “Selamat siang pak ini dengan Asista Bangun yang semalam datang kasih surat penelitian mengenai arsip disini pak”
I1 :“Selamat siang juga, oh ya sista ada yg bias saya bantu?
P :“iya pak, sista mau nanyak mengenai arsip diperusahaan ini pak”
I1 :“memang judul dan jurusan sista mengenai arsip ya?” apa saja itu yang
ingin sist tanyakan mengenai arsip disini?”
P :“iya pak mengenai arsip kalau untuk jurusan sista ilmu perpustakaan tetapi berkaitan dengan kearsipan pak, sebelumnya sista mau lihat dulu bagaimana keadaan arsip disini dengan bertanya-tanya dengan bapak mengenai sistem pengelolaan arsip disini pak”.
I1 :“oke sista, jadi begitu tidak apa-apa sista selagi bpk tahu kenapa tidak”
P :“arsip atau dokumen perusahaan yang disimpan disini apa-apa saja pak ?” I1 :”disini juga terdapat dokumen sesuai bagian-bagian nya seperti bagian
akuntansi keuangan, dokumen SDM, dokumen sekretaris, dokumen pemasaran, dan dokumen operasi sist, sista mau bagian yang mana?” P :”yang paling banyak arsip nya dan penggunaan data nya masih
dibutuhkan yang bagian mana ya pak?
I1 :”ooh kalau itu mah arsip bagian keuangan, karena di kantor ini arsip
keuangan yang sangat banyak sista”
P :”baik pak, apa saja dokumen yang ada pada bagian arsip keuangan pak?” I1 :“untuk arsip bagian keuangan ada selip gaji pegawai, voucher
pengeluaran, voucher penerimaan, berita acara pekerjaan, copy invoice, uang muka barang/jasa sis”.
P :”oh iya pak, arsip dinamis yang ada pada bagian keuangan apa-apa saja pak?”
I1 :”maksudnya arsip dinamis sist?”
P :”arsip yang masih ada penggunaan nya sampai sekarang pak, akan tetapi sebagian tinggi frekuensi penggunaannya dan ada juga yang sudah jarang digunakan pak”
I1 :”oh gituu, kalau itu bukti bank keluar, bukti bank terima, rekening koran,
faktur pajak, dan SPT masuk sista”
P :“oh iya pak, sistem pengelolaan arsip disini masih berbentuk manual pak?”
I1 :“iya sista perusahaan ini untuk penyimpanan arsipnya masih
menggunakan sistem manual sista, masih menggunakan sistem Microsoft excel sist”
P :“oh begitu pak, semua dokumen yang masuk kedalam perusahaan untuk disimpan dalam bentuk format apa ya pak ?”
I1 :“ya bisa sist lihat semua dokumen ini dalam bentuk format tercetak dan
kalau pun data ini dimasukkan ke Microsoft excel hanya dokumen internalnya saja selebihnya dokumen eksternal disimpan kedalam ruang penyimpanan khusus arsip”
P :“oh, bagaimana proses pelaksanaan pengelolaan arsip disini pak ?” I1 :“begini sista apabila menurut bagian-bagian kerja pada kantor
masing-masing kalau menurut pegawai pada bidang masing-masing-masing-masing dokumen itu sudah cocok untuk disimpan maka dokumen itu dimasukkan kedalam microsoft dengan nomor barcode nya, didalam Microsoft tersebut sudah ada tempat bagian dokumen-dokumen berdasarkan bagian kerjanya, setelah di masukkan kedalam komputer dokumen tersebut dibawa keruang khusus penyimpanan dan diletakkan berdasarkan barcode yang sudah tersedia didalam kotak arsip yang terdapat didalam rak sista”
P :“penyimpanan dokumen ini keruang khusus arsip menggunakan jangka waktu atau target tidak pak ?”
I1 :“tidak sih sist, itu tergantung dari pegawai bagian kerja masing-masing
P :“selama ini sudah pernah belum pak diadakannya disposal atau pemusnahan terhadap dokumen yang disimpan pak?”
I1 :“kalau itu belum sista, kami belum pernah mengadakan pemusnahan pada
dokumen perusahaan semenjak dokumen ini menjadi arsip atau menjadi banyak tahun 2002 sist, perusahaan ini ada dicabang medan tahun 1999 untuk terbentuknya dokumen menjadi banyak tahun 2002 jadi 10 tahun lebih lah sist”
P :“lama juga sudah ya pak, kenapa begitu ya pak? Apa selama ini sering terjadi permasalahan dalam menemukan data yang dibutuhkan kembali pak?”
I1 :“Karena pihak kami merasa data ini masih dibutuhkan dan belum ada
kebijakan dari perusahaan mengenai pemusnahan dokumen ini sist, kalau itu seringlah sista apalagi pegawai kantor sini kalau sudah disuruh atasan mencari kembali data tersebut pasti pegawainya banyak yang mengeluh kesulitan dalam mencari data itu kembali, apa karena mereka tidak bisa melihat atau tidak tahu barcode yang mana atau bisa jadi sistem penyimpanannya yang kurang efisien sist dan atasan kami sudah maklum dan terbiasa akan temu kembali data tersebut sulit buat ditemukan sista” P :“oh iya iya pak, jadi kalau pegawai membutuhkan data tersebut apa yang
terlebih dahulu pihak bapak lakukan?”
I1 :“yah kita lihat dahulu data internal tersebut di Microsoft excel sist setelah
itu lihat barcodenya dan sesampai diruang khusus penyimpanan arsip agak lebih memudahkan mereka mencari dokumen tersebut dikotak arsipnya sist dengan melihat barcode yang ada”
P :“kenapa pihak bapak tidak menyarankan kepada atasan untuk menggunakan sistem elektronik arsip agar lebih memudahkan seluruh pegawai kantor dalam menemukan dokumen kembali pak?”
I1 :“kalau itu sudah pernah kami sarankan sist tapi kepala atasan perusahaan
belum ada tanggapan untuk itu sist karena saat ini belum menjadi masalah yang sangat besar sist dan masih bisa ditanggapin menurut atasan kami sist”
P :“oh gitu pak, lain waktu sist bisa lihat dokumen internal yang ada dimicrosoft excel dan dokumen eksternal yang ada diruang khusus penyimpanan arsip ya pak”
I1 :“oh bisa saja sista”
P :“maaf sista sudah banyak menyita waktu bapak ya pak, dan terima kasih bapak sudah meluangkan waktu bapak untuk sista tanya-tanya ya pak” I1 :“tidak apa-apa sista kalau ada yang mau sista tanya lagi silahkan saja”
P :“untuk saat ini sudah dulu pak, tetapi lain waktu sista masih bisa tanya bpk dong”
I1 :“oh iya sista tidak apa-apa”
P :“baik pak, sista permisi ya pak terima kasih” I1 :“oke sista hati-hati ya sama-sama sista”
2. Hasil transkrip wawancara informan 2
Wawancara ini diambil pada tanggal 15 Maret 2014 Pada pukul 14.20 wib. Bertempat pada lokasi PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan di Jalan D.I Panjaitan No. 5 dengan Ibu Margaretha Sagala. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan kedua disimbolkan dengan I2.
P :”selamat siang buk, permisi apa benar ini dengan bu ethaa?? saya asista bangun yang mau observasi disini buk”
I2 :”oh iyaiyaa sista yaa yang dibilang pak dipo, ada apa ya sista??”
P :”iya buk hehe, gini buk sista mau tanya mengenai dokumen yang mau disimpan kata pak dipo mesti dimasukkan dulu data internal kedalam Microsoft excel ya buk”
I2 :”oh kalau itu iya sista, kami untuk menyimpan data kedalam sistem
komputer ada namanya Microsoft NAV sista, ini sudah tersedia dari kantor ini dalam Microsoft ini terdapat nomor-nomor kode dari dokumen tersebut sehingga apabila pegawai sini mau nyarik data itu kembali bisa dilihat dari sini dahulu baru ke ruang penyimpanan sista”
P :”oh gitu buk, sista bisa lihat buk?” I :”bisa saja sistaa”
I :”oh itu lah sist dokumen dokumen yang mau ibuk masukkan kedalam, dokumen dalam bantex dulu diletakkan biar mudah ibu pilah-pilah sist, itu pun terkadang ibuk agak pening sist hehe”
P :”itu buk perhari bisa menghasilkan berapa bantex pegawainyaa?”
I :”untuk dokumen per hari 10 bantex sista, tapi untuk itu belum langsung disimpan sista karena beberapa waktu dekat ini masih dibutuhkan lagi sista jadi gak mungkin disimpan langsung”
P :”ibu pernah merasa kesulitan tidak didalam sistem komputer mencari data yang dibutuhkan?”
I :”kalau disini gak terlalu sih sista kan didalam dokumen tersebut ada nomor barcode pada lembarannya jadi tinggal ibu ketik saja pada sistem Microsoft ini nomornya data nya langsung ada sista tapi ya pelan-pelan lah lihatnya sist hehe, kan bisa sista lihat saja di bantex tersebut ada nomor BBK nya nomor itu juga dimasukkan kedalam sistem komputer ini sist, nih lihat dimicrosoft NAV ini ada nomor BBK nya kan sist”
P :”oh iyaiyaa buk ada buk, nanti kalau ada lain waktu sista kesini bisa lihat-lihat lagi kan buk?”
I :”bisa dong sista hehe”
P :”baik buk, terimakasih banyak yah sudah mau luangkan waktu buat sista tanyak-tanyakin buk hehe”
I :”iya sist tidak apa-apa kok, ntar kalo mau nanyak lagi sista sms atau bbm aja ibu”
P :”oke deh ibu sista permisi pamit”
3. Hasil transkrip wawancara informan 3
Wawancara ini diambil pada tanggal 16 Maret 2014 Pada pukul 13.20 wib. Bertempat pada lokasi PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan di Jalan D.I Panjaitan No. 5 dengan Ibu Novita Putri. Berikut adalah hasil wawancara penulis disimbolkan dengan P dan Informan kedua disimbolkan dengan I3.
P :”Assalamualaikum, permisi ibu ini dengan asista bangun yang waktu itu jumpain pak dipo masalah observasi disini buk”
I :”heeemm sista yang waktu tuh ibu lihat katanya mau observasi disini itu ya?”
P :”hehe iya buk, kata pak dipo sista disuruh jumpain ibu untuk melihat tempat penyimpanan dokumen perusahaan ini buk”
I :”oh iya iya sistaa, tentang arsip ya judul skrispsinya?? Oh oke bentar ya sista biar ibu cari dahulu supir kantor untuk mengantarkan kita kelokasi penyimpanan dokumennya sist”
P :”oke buk tidak apa-apa buk” I :”ayok sista kita berangkat kesanaa” P :”oh iya buk”
I :”ini sista tempat penyimpanannya sampai lantai 3 yaah sista lihat saja tempatnya masih manual begini jadi disimpan didalam rak besi gini sist,” P :”untuk dokumen yang mana ya buk? Sepertinya ini dokumen sekretaris ya
buk?”
I :”oh iya sista kalau lantai 1 dokumen sekretaris dan pemasaran, mari kelantai 2 dan tiga sist diatas”
P :”iya buk, banyak ya buk dokumen nyaa, penuh sekali buk”
I :”iya sista karena dokumen kami ini belum pernah dimusnahkan karena belum ada kebijakan dari perusahaan ini sista, ini bisa sist lihat dikotak arsip ini ada kode box, content box dan barcode box sist”
P :”oh iya buk, jadi dengan ini lah yang memudahkan pegawai kantor dalam menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan padahal gak semua data itu bisa ditemukan ya buk”
I :”oh itu pasti sista, sering sekali pegawai mengeluh akan kesulitan menemukan data yg dibutuhkan kembali sist, butuh waktu apalagi penyusunannya yang seperti ini huh kebanyakan pegawai tidak tahu sehingga capek dan malas mencarinya sistaa, ya dilihat aja nih seperti dokumen keuangan yang diatas sudah naik dulu dan mencari lagi butuh waktu yang lama sis, kalau dapat sukur ini malah jarang sekali ditemukan hemm
P :”oooh gituu buk, tapi seandainya kalau sudah menggunakan sistem kearsipan mungkin lebih efiesien dan efektif ya buk”
I :”iya sih sista tapi bagaimana belum ada kebijakan dari atasan, kalau ada sih lebih bagus membantu kami semua, tapi rencananya katanya dokumen ini semua mau dimusnahkan dengan syarat harus dipilah-pilah kembali sist atau apa namanya disortir gitu sista mana yang masih layak atau sama sekali memang tidak layak”
P :”oh oke oke buk sudah sista foto-foto dan sudah sista lihat-lihat buk, nanti lagi kalau ada waktu sista mau lihat lagi buk”
I :”oh oke sista, kabarin aja ibuk dan pak dipo sist’
P ;”iya buk itu pasti, trimakasih ya buk sudah mau kawani sista lihat semua dokumen kemari hehe”
LAMPIRAN III
KANTOR PT. SURVEYOR INDONESIA CABANG MEDAN
1. Sejarah Singkat kantor PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan
PT. Surveyor Indonesia (Persero) didirikan pada tanggal 1 Agustus 1991. Pada awalnya misi kami adalah untuk membantu pemerintah Republik Indonesia dalam memperlancar aliran barang modal dan peralatan ke Indonesia dari seluruh dunia melalui jasa pemeriksaan pra-pengapalan yang bertaraf internasional.
Kini PT. Surveyor Indonesia (Persero) kian mantap mencapai visi sebagai perusahaan pemberi jaminan kepastian yang tidak memihak dalam setiap transaksi (Independent Assurance).
Pengalaman PT. Surveyor Indonesia melayani pasar jasa tersebut selama ini menjadi kekuatan utama yang didukung oleh sumber daya manusia yang memliki pengalaman dan kompetensi sumber daya manusia yang kuat dalam memberikan pelayanan terbaik bagi para pelanggan.
Sebagai perusahaan Independent Assurance PT. Surveyor Indonesia memiliki beberapa kompetensi di berbagai bidang yang meliputi: Migas dan Petrokimia, Industri dan Fasilitas, Energi dan Pembangkit Listrik, Pemerintahan dan Institusi, Mineral dan Batubara, Transportasi dan Telematika, Sistem dan Sertifikasi, Pertanian, Kehutanan dan Lingkungan Hidup.
Melalui pengalaman di berbagai bidang, PT. Surveyor Indonesia telah membangun pengetahuan luas dalam proses bisnis yang membuat kami mampu memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan khusus dari pengguna jasa.
PT. Surveyor Indonesia terus melakukan inovasi jasa-jasa baru dengan dukungan teknologi sehingga member nilai tambah kepada pelanggan. Jasa-jasa inovatif ini mempunyai manfaat yang sesuai dan member kontribusi yang strategis bagi kepentingan nasional dalam jangka panjang.
Untuk melaksanakan kegiatan Independent Assurance diakreditasi ISO 17020 dan ISO 17025 untuk kegiatan inspeksi dan pengujian laboratorium.
Sistem manajemen PT. Surveyor Indonesia sudah memenuhi persyaratan ISO 9001 dan OHSAS 18001 dan juga SMK3 yang didukung 125 tenaga ahli dari
berbagai disiplin ilmu serta dukungan kerjasama dari berbagai Lembaga Nasional dan Internasional.
2. Visi dan Misi PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan a. Visi
• Menjadi perusahaan Independent Assurance kelas dunia.
b. Misi
• Memberikan jasa yang berdasarkan standard dan regulasi
• Melaksanakan jasa secara professional dan berdaya saing untuk mendukung perdagangan global
• Menciptakan nilai tambah kepada pemangku kepentingan melalui penelitian yang berkualitas dan modal manusia yang kompeten
LAMPIRAN IV
PROSES KERJA DOKUMEN SEBELUM DISIMPAN
1. Berikut lampiran proses kerja beberapa dokumen PT. Surveyor Indonesia Cabang Medan sebelum dibantex yang diawalin dari bagian administrasi operasi
Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)
Pegawai Bagian Adop (Administrasi Operasi)
Membuat berkas BPKK di sistem Microsoft NAV
Request Approval
Muncul di sistem kasir Kasih berkas ke kasir (untuk dibayar)
Setelah dibayar muncul adop untuk dipertanggungjawabkan
dengan melampirkan BON Ke kepala bagian divisi
dukungan operasi untuk tanda tangan
Kembali ke kasir untuk
pengembalian kas kecil Di input ke NAV
Tulis cek untuk pengeluaran uang Kemudian
Invoice
Pegawai adop kasih PPI (Permohonan Pembuatan Invoice) Ke bagian akuntasi Membuat Invoice Masukkan ke sistem NAV
Print bagian divisi Paraf kepala dukungan operasi Tanda tangan kepala cabang Invoice di copy Aslinya dikirim ke klien Copy an ditarok pada bantex
BBK (Bukti Bank Keluar) dan BBT (Bukti Bank Terima)
Pegawai adop input data ke sistem (uang muka dan biaya perjalanan
dinas)
Ke kasir (muncul di
sistemnya) Kasir tulis
cek Cek di fotokopi Sistem di cek Print Tanda terima Cek di cairkan Berkas masuk ke bantex
LAMPIRAN V
TAMPILAN MICROSOFT NAV
5. Berikut Tampilan Permintaan Uang Muka, salah satu nama dokumen yang terdapat nomor kode berkas tersebut
LAMPIRAN VI
ARSIP PADA KANTOR PT. SURVEYOR INDONESIA CABANG MEDAN
1. Berikut arsip yang dibantex seperti dokumen BPKK (Bukti Pengeluaran Kas Kecil), Bukti Bank Terima, Bukti Bank Keluar dan Invoice berdasarkan nomor berkas dan sesuai pada bulan masing-masing berkas tersebut.
2. Berikut salah satu tampilan gambar lemari tempat bantex yang berisi keseluruhan dokumen keuangan
3. Berikut Tampilan Dokumen Eksternal arsip dinamis dalam format tercetak pada bagian keuangan antara lain: BBT (Bukti Bank Terima), BBK (Bukti Bank Keluar), Faktur Pajak dan Invoice.
4. Berikut tampilan kotak arsip dinamis yang menyimpan keseluruhan arsip termasuk arsip keuangan yang berdasarkan code box, barcode box dan
