CONTOH PROPOSAL PEMBUATAN SISTEM INFORMASI INTERNAL KARYAWAN

(1)

CONTOH

PROPOSAL

PEMBUATAN SISTEM INFORMASI

INTERNAL KARYAWAN

PT………

Disusun oleh Kelompok:

Nama ………….. NIM

Tugas mahasiswa Intensif ABFI Institute Perbanas Jakarta

(2)

Proposal Proyek Sistem Informasi pada PT. Bank Negara Indonesia 2

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ... 2 BAB I PENDAHULUAN ... 3 1.1 Latar belakang ... 3 1.2 Tujuan ... 4 1.3 Manfaat ... 4

BAB II RUANG LINGKUP PROYEK ... 5

2.1 Gambaran umum... 5

2.2 Spesifikasi Tim Proyek ... 5

2.3 Alur Proyek ... 6

2.4 Gambar Alur CPM ... 10

BAB III PENUTUP ... 13

Kesimpulan ... 13

(3)

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Krisis keuangan yang melanda kawasan Asia khususnya di Indonesia disekitar tahun 1997-1998 telah dirasakan amat memberatkan kehidupan bagi semua kalangan. Sebagaimana dikemukakan oleh Jurnal Of Asia pada tahun 2000 bahwa salah satu akar penyebab timbulnya krisis ekonomi di Indonesia dan juga di berbagai negara Asia lainnya adalah buruknya pelaksanaan Corporate Governance (tata kelola perusahaan) pada hampir seluruh perusahaan yang ada, baik perusahaan yang dimiliki pemerintah (BUMN) maupun yang dimiliki pihak swasta.

Corporate Governance yang buruk disebabkan oleh beberapa faktor di antaranya adalah kegagalan perusahaan dalam melakukan pemantauan dan menentukan perencanaan strategis serta pelanggaran terhadap etika bisnis yang diberlakukan. Seperti diketahui, budaya sogok-menyogok, suap-menyuap, kolusi, Korupsi, dan Nepotisme (KKN) sudah marak mewarnai praktik bisnis di Indonesia maupun di negara lainnya. Salah satu faktor penyebab Corporate Governance yang buruk serta maraknya praktek KKN adalah tidak adanya sistem informasi internal yang mengatur keseluruhan SDM yang bersifat transparan.

PT. Bank Negara Indonesia (BNI) selaku bank BUMN harus mampu mendukung visi pemerintah untuk membangun perekonomian perbankan yang kuat di negeri sendiri maupun Asia dengan menjadi perusahaan yang bersih. Namun, BNI masih belum memiliki sistem informasi yang mengatur seluruh karyawan yang bekerja di dalamnya untuk dapat menanggulangi faktor kegagalan perusahaan dan maraknya praktek KKN. Oleh karena itu, tata kelola SDM BNI perlu dikaji ulang dengan mengunakan sistem informasi berbasis werbsite yang mampu mengelola semua Informasi SDM baik untuk keperluan internal maupun untuk external pelaporan ke Bank Indonesia.

Pada tugas anda tambahkan lagi yang lebih detail, agar lebih jelas gambaran umum perusahaannya

(4)

1.2 Tujuan

Berdasarkan pembahasan diatas, tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sistem informasi internal karyawan pada PT. Bank Negara Indonesia untuk memudahkan karyawan dalam memperoleh informasi.

1.3 Manfaat

Dengan pembuatan sistem informasi internal ini, akan tercapai tata kelola perusahaan yang baik, dengan keuntungan-keuntungan bagi perusahaan dalam hal mengelola kualitas Sumber Daya Manusia di dalamnya, serta program-program pelatihan SDM yang efektif dan kompeten yang tersusun sesuai dengan kebutuhan pengembangan karyawan.

Selain itu, visi dan misi PT. Bank Negara Indonesia juga akan tercapai, yaitu Visi: menjadi bank yang unggul, terkemuka dan terdepan dalam layanan dan kinerja, dan Misi: menjadi acuan pelaksanaan kepatuhan dan tata kelola perusahaan yang baik.

(5)

BAB II RUANG LINGKUP PROYEK

2.1 Gambaran umum

Sistem informasi internal karyawan PT. Bank Negara Indonesia hanya akan berjalan pada sistem intranet perusahaan dengan tujuan menjaga keamanan dan kerahasiaan data perusahaan. Sistem informasi ini akan mendukung kinerja bagian Sumber Daya Manusia dalam hal tata kelola Perusahaan. Selain itu, sistem informasi ini juga akan memberikan kemudahan untuk mendapatkan informasi- informasi yang dibutuhkan oleh karyawan seperti informasi data pribadi, informasi slip gaji, informasi pinjaman karyawan, informasi kinerja dan penilaian karyawan, bahkan dapat dikembangan untuk e-learning sistem dan kebutuhan lainnya.

2.2 Spesifikasi Tim Proyek

Adapun Spesifikasi Team Proyek: 1. Project Manager 2. Analyst 3. Designer 4. Programmer 5. Tester 6. Quality Control

Anggota susunan penangung jawab proyek adalah sebagai berikut:

(6)

PT. BNI tbk Sponsor Cs-bni@bni.co.id

Rian Hidayat Project Manajer Teunku.ryanhidt@gmail.com Hanna Theresia Analyst hanna.theresiatobing@gmail.co

m

Susy Nainggolan Designer if09043@gmail.com Mulawarman Programmer dan

tester warman.mula@gmail.com Setiadi Quality Control setia.di@gmail.com

Proyek pembuatan sistem informasi internal ini dikembangan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, dengan database Mysql.

2.3 Alur Proyek

Tahapan dalam proyek pembuatan sistem informasi internal PT. Bank Negara Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Persiapan dan perencanaan Proyek a Menentukan tim proyek. (1 hari)

b Menyiapkan kontrak untuk tim proyek (2 hari) c Menyiapkan jadwal dan batasan proyek (1 hari) 2. Proses Analisis

a Menganalisis sistem kepegawaian yang sedang berjalan (7 hari) b Mengidentifikasi masalah dan mendiskusikan serta menawarkan

solusi terhadap masalah (3 hari)

c Memprioritaskan masalah yang akan diselesaikan (2 hari)

d Melakukan observasi dan mengumpulkan dokumen keluaran dan masukan yang ada (2 hari)

e Mempelajari semua dokumen (5 hari)

f Mewawancarai karyawan bagian SDM dan karyawan yang bekerja di PT. Bank Negara Indonesia terkait penyediaan informasi karyawan pada sistem yang sedang berjalan (2 hari) g Menentukan tools yang akan digunakan untuk membangun

(7)

3. Proses Desain dan Implementasi

a Merancang basisdata, proses, dan desain user interface (10 hari) b Membuat codingan (develop) dan testing (14 hari)

4. Kontrol

a Mengontrol pembuatan (implementasi) sistem informasi (24 hari) b Mengontrol sistem informasi yang ditest (14 hari)

5. Hosting Server dan Maintenance a Hosting server/domain (1 hari) b Maintenance (30 hari)

2.4 Biaya

Penganggaran biaya untuk pembuatan sistem informasi internal karyawan PT. Bank Negara Indonesia adalah sebesar Rp 110.000.000 (Seratus Sepuluh Juta Rupiah). Biaya tersebut sudah merupakan biaya keseluruhan pengerjaan proyek termasuk biaya dalam pembuatan sistem informasi dan juga biaya/upah terhadap tim proyek dari ”Shocked Media Technology”. Adapun rincian biayanya dapat dilihat pada tabel di bawah ini :

No Keterangan Biaya

1 Server/Hosting dan Domain 5.300.000

2 Maintenance 10.000.000

3 SDM semua Team 94.700.000

Total Biaya 110.000.000

2.5 Waktu Proses Proyek

Proyek akan untuk dijalankan selama 3 bulan dan ditambah 1 bulan untuk pemeliharaan, dengan rincian detail sebagai berikut :

Company PT. Bank Negara Indonesia Current Date 14 April 2015

Project Title Pembuatan Sistem Informasi Internal PT. Bank Negara Indonesia

(8)

Proposal Proyek Sistem Informasi pada PT. Bank Negara Indonesia 8 Project Start 20April 2015

Project Finish 04Agustus 2015

(9)

Adapun detail dari aktivitas, biaya dan waktu proses proyek dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

(10)

Detail biaya yang diakumulasikan kepada setiap tim proyek dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 2. Biaya tim proyek

2.4 Gambar Alur CPM

Ditentukan worklist sebagai berikut: Nama

Proses Penjelasan Proses

A Menentukan tim proyek

B Menyiapkan kontrak untuk tim proyek C Menyiapkan jadwal dan batasan proyek

D Menganalisis sistem kepegawaian yang sedang berjalan E

Mengidentifikasi masalah dan mendiskusikan serta menawarkan solusi terhadap masalah

F Memprioritaskan masalah yang akan diselesaikan G

Melakukan observasi dan mengumpulkan dokumen keluaran dan masukan yang ada

H Mempelajari semua dokumen

I

Mewawancarai karyawan bagian SDM dan karyawan lain terkait penyediaan informasi karyawan pada sistem yang sedang berjalan

J

Menentukan tools yang akan digunakan untuk membangun sistem informasi

K Merancang basisdata, proses, dan desain user interface L Membuat codingan (develop) dan testing

M Mengontrol desain sistem informasi

N Mengontrol pembuatan (implementasi) sistem informasi O Hosting server/domain

P Maintenance

Berdasarkan detail aktivitas, biaya, dan waktu yang sudah ditentukan sebelumnya, dengan menggunakan penamaan proses di atas maka diperoleh total hari yaitu 77 hari dan jalur kritis A-B-C-D-E-F-G-H-K-L-O-P.

(11)

5.1 Diagram Network

Setelah estimasi waktu proyek sudah selesai dikerjakan, selanjutnya membuat Diagram Netwrok, untuk membuat diagram network iniberpedoman pada tabel estimasi proyek dengan memperhatikan task sesudah dan sebelum, artinya sebuah kegiatan dilakukan sesudah kegiatan apa dan sebelum kegiatan apa. Untuk lebih lengkapnya diagram network ini dapat ditunjukkan pada Gambar 2.

CONTOH UNTUK MEMBUAT CPM

Tabel 3 Estimasi Waktu Proyek

Kode Task Task

Sblm

Waktu (hari)

A Penelitian 2

B Analisis hasil penelitian A 2 C Disain Basisdata B 2 D Disain antar muka C 2

E Disain Input D 2 F Disain Proses E 3 G Disain Laporan C 3 H Disain LAN B 2 I Pengadaan Hardware H 2 J Pemasangan Hardware I 3 K Program Pendaftaran F,G,J 1 L Program Input pola perawatan F,G,J 1 M Program Billing F,G,J 1 N Program Transaksi bayar M 1 O Program Info Pola perawatan K,L,N 1 P Program Info kelanjutan rawat O 1 Q Program Info Belanja K,L,N 1 R Testing Program P,Q 3

S Konversi data R 3

(12)

Gambar 1 Diagram Network CRM xyz Body Care

(13)

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Pembuatan sistem informasi internal untuk karyawan PT Bank Negara Indonesia ini sangat membantu kinerja manajemen SDM dan meningkatkan standar kualitasnya. Selain itu juga dapat memberi kepuasan terhadap karyawan dalam hal penyajian informasi karyawan dan tentu saja meningkatkan kinerja perusahaan.

Biaya yang terdapat pada proposal ini sudah termasuk biaya keseluruhan proyek dan tidak akan ada biaya tambahan lagi. Apabila ditemukan kendala dalam penggunaan sistem informasi ini maka kami akan bertanggung jawab dengan menyediakan tim support tanpa dipungut biaya apapun atas maintance tersebut.

Demikian Proposal ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat bekerja sama kedepannya dengan PT. Bank Negara Indonesia. Jika masih membutuhkan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami di hotline 021-7702229 atau mail support@shockedmedia.com. Dengan senang hati kami akan membantu untuk memberikan penjelasan lebih rinci mengenai proposal ini.

Hormat Kami,

Rian hidayat

(14)

Lampiran

Berikut ini adalah tampilan prototype layout dari sistem informasi internal karyawan PT. Bank Negara Indonesia.

Gambar 3. Tampilan Utama Sistem Informasi Intenal Karyawan

(15)