FAKTOR - FAKTOR YANG
MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN
KESUKSESAN DALAM PEMBANGUNAN
DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
DI SUATU PERUSAHAAN
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc
Disusun Oleh :
FEBBY NOVITA
[P056132032.46E]
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... 1
DAFTAR GAMBAR ... 2
I. PENDAHULUAN ... 3
I.1. LATAR BELAKANG ... 3
I.2. PERUMUSAN MASALAH ... 5
I.3. TUJUAN ... 5
II. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ... 6
II.2. PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS ... 13
III. PEMBAHASAN ... 13
III.1. PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI ... 17
III.2. KATEGORISASI KEGAGALAN SISTEM INFORMASI ... 18
III.3. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SI ... 19
IV. PENUTUP ... 22
IV.1. KESIMPULAN ... 26
IV.2. SARAN ... 27
DAFTAR GAMBAR
Gambar II.1. Komponen Sistem Informasi ... 6
Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi ... 7
Gambar II.3. Skema Sistem Informasi Teknologi ... 9
Gambar II.4. E-commerce Website Work ... 11
Gambar II.5. Framework untuk E-commerce ... 11
Gambar II.6. Skema Bisnis E-commerce ... 12
Gambar II.7. Tiga Peran Utama Sistem Informasi ... 13
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. LATAR BELAKANG
Penggunaan sistem informasi untuk mendukung proses bisnis pada perusahaan kini telah menjadi suatu tuntutan agar perusahaan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu penerapan sistem informasi yang tepat diharapkan dapat menjadi suatu nilai tambah untuk menjaga agar mata rantai perusahaan tetap berputar dalam menghadapi persaingan secara global dengan menyediakan data dan informasi yang akurat agar dapat digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisnis. Berdasarkan hal tersebut, dan kondisi dinamika bisnis yang sangat dinamis dan penyebaran informasi yang sangat cepat dan tersebar, maka saat ini perusahaan memerlukan penerapan sistem informasi yang bisa menyalurkan berbagai informasi dengan cepat, tepat dan spesifik dan dapat membantu dlam pengambilan keputusan bisnis.
Mengingat penerapan sistem informasi sangat penting bagi perusahaan, maka penerapan sistem informasi tersebut harus dilakukan dengan sebaik baiknya agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Penerapan sistem informasi tersebut bisa saja berhasil ataupun gagal tergantung bagaimana manajemen yang mengurus pengelolaan sistem informasi tersebut. Karena sistem informasi tersebut merupakan sebuah program yang saling berkaitan, dan merupakan sebuah sistem, maka faktor faktor pendukung sistem tersebut dapat mempengaruhi penerapan sistem informasi tersebut.
Sistem informasi seyogyanya mendukung strategi bisnis organisasi,, prosen bisnis struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari organisasi khussnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.
Persaingan, perubahan dan ketidakpastian mewarnai kehidupan lingkungan bisnis. untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang mampu untuk menangkap, menciptakan dan memanipulasi informasi internal dan eksternal secara efektif, sehingga manajemen memiliki pengetahuan untuk mendeteksi secara efektif kapan perubahan kondisi membutuhkan tanggapan strategi. Untuk menghadapi banyaknya tantangan dalam industri, maka perusahaan dapat mengimplementasikan sebuah sistem informasi. Penggunaan sistem informasi diharapkan dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi sebuah
perusahaan di dunia bisnis, serta teknologi informasi yang diimplementasikan dengan tepat dapat menjadi faktor kunci keberhasilan bisnis mereka.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tidak mengherankan jika keputusan atas investasi sistem informasi menjadi sesuatu hal yang penting dalam suatu organisasi dan perhatian terhadap faktor-faktor penentu kesuksesan pengembangan sistem informasi menjadi suatu hal yang penting bagi suatu organisasi.
Teknologi informasi menyerap bagian terbesar dari total modal investasi dari sebuah perusahaan. Perusahaan berharap dengan menggunakan platform IT untuk menjalankan proses baru, inovasi produk dan layanan, mendapatkan respon yang lebih tinggi, dan menerapkan lingkungan perusahaan baru yang bertujuan mengubah struktur internal mereka menjadi organisasi yang lebih baik.
Salah satu tugas paling menantang yang dihadapi oleh perusahaan adalah pelaksanaan yang efektif dari IT, karena memerlukan orang untuk memahami, menyerap, dan beradaptasi dengan persyaratan baru. Banyak yang mengatakan bahwa orang menyukai kemajuan tetapi membenci perubahan. Sistem informasi tidak akan pernah berkembang dengan sendirinya, tetapi perlu di dukung banyak faktor-faktor yang mampu menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan pengembangan sistem informasi sangat tergantung pada kessesuaian harapan antara system analyst, pemakai (user), sponsor dan customer. Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change). Karena perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan prilaku dan organisasional. Oleh karena itu, dampak utama dari IT dimediasi oleh sejumlah faktor, banyak yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang konteks organisasi dan perilaku manusia.
Saat ini hampir semua perusahaan melakukan investasi / implementasi IT, untuk menunjang bisnis mereka. Tidak sedikit perusahaan yang melakukan implementasi hanya sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan dari implementasi IT tersebut sehingga menyebabkan kegagalan dalam implementasinya. Namun tidak sedikit pula perusahaan yang mampu merasakan manfaat melalui penerapan IT sebagai penunjang bisnis mereka.
Kegagalan dan Kesuksesan dalam Pembangunan dan Penerapan Sistem Informasi di Suatu Perusahaan”.
I.2. PERUMUSAN MASALAH
Dengan latar belakang seperti diuraikan diatas paper ini mencoba untuk menjawab beberapa permasalahan antara lain mengupas apa yang dimaksud dengan Manajemen Sistem Informasi dan apa saja yang termasuk dalam komponen-komponennya. Selanjutnya bagaimana keterkaitan antara sistem informasi dengan proses bisnis suatu perusahaan dan apakah faktor-faktor partisipasi, komunikasi pemakai, dukungan manajemen puncak, kompleksitas sistem dan struktur organisasi secara signifikan berpengaruh terhadap efektifitas dalam pengembangan sistem informasi perusahaan. Terakhir paper ini juga membahas sousi yang bisa di terapkan untuk menanggulangi hambatan dalam penerapan sistem informasi di perusahaan.
I.3. TUJUAN
Makalah ini bertujuan untuk mengetahui faktor faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan juga sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Selain itu juga mengkaji keterkaitan antara sitem informasi dengan proses bisnis perusahaan, mengindentifikasi berbagai faktor pendukung dalam kesuksesan maupun kegagalan terhadap penerapan sistem informasi tersebut di suatu perusahaan. Selanjutnya diharapakan dapat menemukan soluis untuk faktor penghambat terhadap pembangunan dan penerapannya. Terakhir diharapkan dapat memberi masukan bagi para pengembang sistem informasi tentang faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektifitas pengembangan sistem informasi tentang faktor yang mempengaruhi efektifitas pengembangan sistem informasi agar dapat dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan sistem informasi perusahaan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O’Brien (2002) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen (Wikipedia, 2010).
Tujuan SIM, yaitu:
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O’brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1
Gambar 1. Komponen Sistem Informasi
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : • Mendukung proses bisnis dan operasional
• Mendukung pengambilan keputusan
• Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Sumber: O’Brien (2010)
II.1.1 Teknologi Informasi a. Definisi Teknologi Informasi
Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya :
• Haag den Keen (1996), Teknologi Informasi adalah seperangkat alat yang membantu pengguna bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.
• Martin (1999), Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras atau lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi.
• Williams dan Swayer (2003), Teknologi Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.
Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan telekomunikasi.
b. Pengelompokan Teknologi Informasi
Telah diketahui bahwa teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Lebih rinci, teknologi infromasi dapat dikelompokan menjadi 6 teknologi, yakni teknologi komunikasi, teknologi masukan, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan, dan teknologi mesin pemproses.
1. Teknologi Komunikasi
2. Teknologi Masukan
3. Teknologi masukan (input technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan peralatan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Piranti masukan yang lazim dijumpai dalam sistem komputer berupa keyboard dan mouse.
4. Teknologi Mesin Pemroses
Mesin Pemroses (processing machine) lebih dikenal dengan sebutan CPU (Central Processing Unit), mikroprosesor, atau prosesor. Contoh prosesor yang terkeanl saat ini, antara lain adalah Intel dan AMD.
5. Teknologi Penyimpanan
Teknologi penyimpanan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu memori internal dan penyimpanan eksternal. Memori internal (biasa juga disebut main memory atau memori utama) berfungsi sebagai pengikat sementara baik bagi data, program, maupun informasi ketika proses pengolahannya dilaksanakan oleh CPU. Dua contoh memori internal yaitu ROM dan RAM. ROM (Read Only Memory) adalah memori yang hanya bisa dibaca, sedangkan RAM (Read Access Memory) adalah memori yang isinya bisa diperbaharui.
Penyimpanan eksternal (external storage) dikenal juga dengan sebutan penyimpanan sekunder. Penyimpanan eksternal adalah segala piranti yang berfungsi untuk menyimpan data secara permanen. Pengertian permanen disini berarti bahwa data yang terdapat pada penyimpanan akan tetap terpelihara dengan baik sekalipun komputer sudah dalam keadaan mati (tidak mendapat aliran listrik). Harddisk, disket, dan flashdisk adalah contoh penyimpanan eksternal.
6. Teknologi Keluaran
Teknologi keluaran (output technology) adalah teknologi yang berhubungan dengan segala piranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem. Layar dan monitor dan printer merupakan piranti yang biasa digunakan sebagai piranti keluaran.
7. Teknologi Perangkat Lunak
Perangkat lunak (software) atau dikenal juga dengan sebutan program. Tentu saja untuk mengerjakan tugas komputer, diperlukan perangkat lunak sendiri. Sebagai contoh Microsoft Word merupakan contoh perangkat lunak pengolah kata yang berguna untuk membuat dokumen, sedangkan Adobe Photoshop adalah perangkat lunak yang berguna untuk mengolah gambar.
c. Komponen Sistem Teknologi Informasi
Yang dimaksud dengan sistem teknologi informasi adalah sistem yang terbentuk sehubungan dengan penggunaan teknologi informasi. Suatu sistem teknologi informasi pada dasarnya tidak hanya mencakup hal-hal yang bersifat fisik, seperti komputer dan printer, tetapi juga mencakup hal-hal yang tidak terlihat secara fisik, yaitu piranti lunak dan yang lebih penting lagi adalah orang. Dengan kata lain, komponen utama sistem teknologi informasi adalah berupa:
1. Data
2. perangkat keras (hardware)\ 3. perangkat lunak (software) 4. Perangkat Jaringan (netware) 5. orang (brainware)
Gambar 3. Skema Sistem Teknologi Informasi Sumber: O’Brien (2010)
Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
Komponen Input Komponen Model Komponen Output Komponen Teknologi Komponen Hardware Komponen Software Komponen Basis Data Komponen Kontrol Komponen Jaringan
Sistem teknologi informasi dapat dibedakan dengan berbagai cara
pengklasifikasian. Misalnya, menurut fungsi sistem (embedded IT System, dedicated IT system, dan general purpose IT system), menurut departemen atau perusahaan bisnis (sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dll), menurut dukungan terhadap level manajemen dalam perusahana (sistem pemrosesan transaksi, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif), menurut ukuran dan menurut cara melayani permintaan (klien-server).
II.1.2 E-commerce
E-commerce adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan penjualan barang dan jasa melalui Internet. Dalam pengertian yang paling umum, hanya menciptakan situs Web yang mengiklankan dan mempromosikan produk dapat dianggap “e-commerce.” Dalam beberapa tahun terakhir, bagaimanapun e-commerce telah menjadi jauh lebih canggih. Bisnis e-commerce sekarang menawarkan toko online yang rumit di mana pelanggan dapat mengakses ribuan produk, pemesanan, pilih metode pengiriman yang diinginkan dan membayar untuk pembelian menggunakan kartu kredit mereka.
Sedangkan menurut O’Brien (2011), E-commerce adalah pembelian, penjualan, pemasaran, dan pelayanan produk, layanan, dan informasi melalui berbagai jaringan komputer. Banyak perusahaan sekarang menggunakan internet, intranet, extranet, dan
jaringan lain untuk mendukung setiap langkah dari proses komersial, termasuk segala sesuatu dari dukungan iklan, penjualan, dan pelanggan di World Wide Web untuk keamanan Internet dan mekanisme pembayaran yang memastikan penyelesaian pengiriman dan proses pembayaran.
Sebagai contoh, sistem e-commerce termasuk situs Web Internet untuk penjualan online, akses ke database persediaan ekstranet oleh pelanggan besar, dan penggunaan intranet perusahaan dengan tenaga penjualan untuk mengakses catatan pelanggan untuk manajemen hubungan pelanggan.
Gambar 4. E-commerce Website Work
II.1.3 E- Business
e-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai medium komunikasi dan transaksi ,dan salah satu aplikasi teknologi internet yang merambah dunia bisnis internal, melingkupi sistem, pendidikan pelanggan, pengembangan produk, dan pengembangan usaha. Secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada sebuah sistem terotomasi. Pada masa sekarang, hal ini dilakukan sebagian besar melalui teknologi berbasis web memanfaatkan jasa internet. Terminologi ini pertama kali dikemukakan oleh Lou Gerstner, CEO dari IBM. Marketspace adalah arena di internet, tempat bertemunya calon penjual dan calon pembeli secara bebas seperti layaknya di dunia nyata (marketplace). Mekanisme yang terjadi di marketspace pada hakekatnya merupakan adopsi dari konsep “pasar bebas” dan “pasar terbuka”, dalam arti kata siapa saja terbuka untuk masuk ke arena tersebut dan bebas melakukan berbagai inisiatif bisnis yang mengarah pada transaksi pertukaran barang atau jasa. (http://id.wikipedia.org/wiki/E-business).
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi. (Steven Alter. Information System: Foundation of E-Business. Prentice Hall. 2002)
II.2. PENERAPAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS
Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi:
1. Data yang mendukung informasi
2. Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi
3. Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional.
2. Mendukung pengambilan keputusan.
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif.
Gambar II.7. Tiga Peran Utama Sistem Informasi
Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen.
Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen, yaitu :
1. Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis), merupakan
manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan.
2. Manajemen Tingkat Menengah (Manajemen Taktis), merupakan
keputusan-keputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi.
3. Manajemen Tingkat Bawah, merupakan manajemen yang bertanggung
jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
4. Pegawai Non-Manajemen, merupakan semua pegawai yang tidak
termasuk dalam manajemen.
Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi dan teknologi menjadi komponen yang sangat penting dalam keberhasilan suatu organisasi baik bergerak di bidang bisnis maupun non bisnis. Lebih jauh, saat ini sistem informasi berbasis internet yang penggunaannya yang semakin luas dan semakin canggih dalam hal kecepatan, ketepatan dan up-to-date informasi.
Teknologi sistem informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur,operasi dan manajemen organisasi. Secara garis besar dapat dikatakan bahwa :
1. Teknologi informasi menggatikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan suatu tugas atau proses.
Dalam hal ini teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses. Banyak perusahaan yang berani melakukan investasi yang sangat tinggi dibidang teknologi informasi. Alasan yang paling umum adalah adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif, mengurangi biaya, meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan (R. E. Indrajit, 2000).
Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi globalisasi, sistem informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan para mengambil keputusan dalam membantu proses pengembangan dan memajukan perusahaan. Dalam hal pengembangan bisnis, seseorang dapat mendesain dan menganalisis suatu permasalahan suatu aplikasi sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang ada.
Mengembangkan solusi sistem informasi yang berhasil dan mampu mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis.
Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini (O’Brien, 2011) :
Gambar II.8. Siklus Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
BAB III
PEMBAHASAN
III.1. PERMASALAHAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI
Keberhasilan penerapan sistem teknologi informasi tidak semestinya diukur hanya melalui efisiensi dalam hal menimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga harus diukur dari efektifitas teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi , memungkinkan proses bisnisnya, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, serta meningkatkan nilai pelanggan dan bisnis perusahaan. Tantangan utama para manajer bisnis dan praktisi bisnis adalah mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis.
Penerapan teknologi informasi yang sesuai di suatu perusahaan bukanlah suatu hal gampang, Banyak hal yang harus diperhitungkan seperti manajemen perusahaan, budaya perusahaan, biaya pengadaan perangkat keras maupaun lunak, operator, perawatan dan masyarakat bila dilibatkan sebagai end user. Dengan adanya komputer untuk membantu teknologi informasi, berbagai organisasi telah mangalokasikan dana yang cukup besar untuk sistem informasi.
Meskipun suatu organisasi telah menerapkan sistem informasi untuk menunjang aktifitas bisnisnya, namun penerapan tersebut bisa berhasil ataupun tidak. Seringkali penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT mengalami kegagalan karena permasalahan teknis maupun non-teknis. Secara umum, ada 3 isu pokok / hal yang paling mendasar dalam permasalahn kegagalan dan kesuksesan dalam pengembangan teknologi informasi di suatu perusahaan, yakni :
1. Tenaga, waktu dan nilai investasi yang sudah ditanamkan perusahan-perusahaan untuk membangun sistem TI sangat besar namun dalam penerapannya selalu low utilization atau idle.
2. Penerapan TI yang tepat didunia bisnis akan membawa manfaat yang signifikan. Terdapat 4 fase yang harus dilalui perusahaan dalam pengelolaan manfaat TI :
Tahap Visi, pada tahap ini perusahaan harus melihat kembali tujuan implementasi TI. Untuk itu perusahaan dituntut membentuk arsitektur TI dan arsitektur bisnis agar keduanya dapat berjalan menuju sasaran yang sama yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan.
Masa Investasi, pada fase ini perusahaan dituntut mampu memisahkan account TI dengan account lainnya.
Pengolahan, selain memonitor implementasi dan memperbaiki implementasi TI yang belum berjalan dengan baik dan sesuai dengan sasaran, perusahaan juga harus membuat program change management untuk mempersiapkan SDM dari sisi persepsi, pengetahuan maupun keahlian lewat program pelatihan, komunikasi maupun team building.
Saat memanen semua tahap yang telah dilalui, yang diperkirakan dapat terjadi antara dua hingga tiga tahun.
3. Mulai menurunnya nilai investasi di bidang TI karena rendahnya pemahaman TI dikalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI yang berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih murahnya tenaga kerja manual, Marginal cost cenderung meningkat sementara marginal revenue tetap (flat).
III.2. KEGAGALAN SISTEM INFORMASI
Secara umum, penilaian kinerja sistem informasi berfokus pada pertimbangan dari keberhasilan dan kegagalan sistem informasi. Masalah kegagalan sistem informasi dapat dianalisis dengan mengasumsikan bahwa belajar dari kegagalan sistem informasi akan memberikan pelajaran penting untuk merumuskan strategi sukses bagi perencanaan, pengembangan, pelaksanaan, dan pengelolaan sistem informasi. Enam jenis kegagalan sistem informasi dapat diidentifikasi sebagai berikut :
1. Kegagalan Teknis 2. Kegagalan Proyek 3. Kegagalan Organisasi 4. Kegagalan Lingkungan 5. Kegagalan Pembangunan 6. Kegagalan Penggunaan
Tingkat keberhasilan maupun kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 3 tingkat tergantung kepada tingkat keberhasilannya, yaitu :
sistem baru diterapkan tetapi segera ditinggalkan.
2. Kedua adalah kegagalan parsial dari inisiatif, di mana tujuan utama tidak tercapai atau di mana terdapat hasil yang tidak diinginkan yang signifikan. Terkait dengan kegagalan parsial adalah kegagalan keberlanjutan mana inisiatif pertama berhasil tetapi kemudian ditinggalkan setelah satu tahun atau lebih.
3. Ketiga adalah keberhasilan dari inisiatif di mana sebagian besar pemangku kepentingan mencapai tujuan utama mereka dan tidak mengalami hasil yang tidak diinginkan.
III.3. FAKTOR-FAKTOR KESUKSESAN DAN KEGAGALAN SI
Ada beberapa faktor penting yang secara langsung mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan proyek sistem informasi. Menurut Rosemary Cassafo dalam O’Brien (1999), kegagalan penerapan sistem informasi disebabkan karena beberapa hal berikut :1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
2. Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan
3. Inkompetensi secara teknologi
4. Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menerapkan sistem informasi 5. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem
Sementara itu, ada tujuh faktor penentu kesuksesan dalam memformulasikan suatu strategi TI yang paling efektif, yaitu :
1. Scale dan Scope 2. Necessity dan Speed 3. Principles dan Increments 4. Update dan Review 5. Fit dan Timing 6. Resources dan Skill 7. Support dan Consensus
Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan implementasi TI hampir umum bagi semua perusahaan. Namun prioritas dan pentingnya faktor mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan yang lain berdasarkan budaya mereka, wilayah, struktur organisasi, lingkungan dan bisnis utama yang mereka hadapi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan sistem informasi dapat dikategorikan menjadi 5 faktor utama, yaitu :
1. Faktor-Faktor Lingkungan • Globalisasi
• Lingkungan dinamis • Kompetisi
2. Faktor Struktur Organisasi Internal
• Keselarasan strategis antara struktur dan infrastruktur organisasi dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi
• Dukungan dan komitmen manajemen puncak untuk sistem informasi • Partisipasi pengguna dalam proyek sistem informasi
• Pencocokan kemampuan TI untuk kebutuhan dan tujuan organisasi • Konteks struktur organisasi
• Keterampilan teknis dan manajerial yang mencukupi 3. Faktor Struktur Tim Proyek
• Umpan balik pemimpin proyek untuk tim • Pengalaman pemimpin proyek
• Pemantauan dan pengendalian proyek • Pelatihan yang memadai untuk anggota tim • Peer review atas kemajuan proyek
• Pengalaman anggota tim • Komitmen anggota tim • Kontrol diri anggota tim
4. Teknologi yang Sesuai dan Metodologi Proyek • Tujuan yang jelas
• Rencana proyek yang detail • Lingkup proyek yang tepat
• Penggunaan teknologi yang tepat • Implementasi sistem yang efektif 5. Dukungan Pasca Proyek
• Pelatihan pengguna • Dukungan software • Pelatihan staf TI
• Bantuan tepat waktu pada pengguna
Ada hubungan yang erat antara faktor lingkungan dan tingkat keberhasilan dan kegagalan TI dalam perusahaan karena lingkungan eksternal sering mendorong atau memaksa perusahaan untuk memanfaatkan aplikasi sistem informasi strategis untuk bertahan hidup. Dinamika lingkungan merupakan faktor efektif karena ketidakpastian lingkungan mempengaruhi aplikasi sistem informasi perusahaan. Dalam lingkungan perusahaan yang stabil dan sederhana umumnya membaca dengan teliti strategi defensif berdasarkan efisiensi tinggi dan efektivitas biaya. Namun dalam lingkungan yang tidak pasti suatu perusahaan harus memiliki aplikasi strategis tingkat tinggi agar sistem informasi sukses karena aplikasi sistem informasi strategis adalah salah satu yang memiliki efek yang besar terhadap keberhasilan perusahaan dengan mempengaruhi atau membentuk strategi perusahaan atau memainkan peran langsung dalam pelaksanaan strategi perusahaan.
Jika perusahaan adalah perusahaan global, maka harus menyesuaikan proyek sistem informasi aslinya dengan anak perusahaan agar sesuai kondisi anak perusahaan. Jika perusahaan tidak mampu mencapai sesuai dengan kebutuhan spesifik, proyek sistem informasi mungkin gagal dengan probabilitas tinggi. Perusahaan menerapkan proyek sistem informasi untuk mendapatkan keunggulan kompetitif melalui diferensiasi, inovasi pengurangan biaya, dan pertumbuhan. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif jika perusahaan tidak mampu untuk mengembangkan dan menerapkan proyek sistem informasi yang akan membuat mereka mendapatkan keuntungan kompetitif, perusahaan tidak dapat mencapai kesuksesan proyek sistem informasi.
Struktur organisasi internal juga mempengaruhi kesuksesan proyek sistem informasi. Harus terdapat keselarasan antara struktur dan infratruktur perusahaan dengan struktur dan infrastruktur sistem informasi. Kesesuaian infrastruktur perusahaan dengan
infrastruktur sistem informasi adalah tonggak penting dalam menerapkan proyek SI sebaliknya proyek akan gagal secara dramatis. Kemampuan TI dalam perusahaan harus sesuai dengan tujuan dan kebutuhan perusahaan. Jika proyek sistem informasi berada dibawah kebutuhan perusahaan akan menjadi tidak berguna karena tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Sebaliknya, jika proyek sistem informasi berada diatas kebutuhan perusahaan maka proyek hanya akan mengorbankan waktu dan uang.
Konteks struktural organisasi perusahaan juga dapat mempengaruhi kesuksesan proyek sistem informasi karena organisasi dengan hirarki tradisional berada dalam kesulitan besar karena perusahaan lama tidak memadai untuk memproyeksikan secara rinci. Namun, faktor-faktor ini dapat efektif jika anggota tim memiliki komitmen yang kuat untuk proyek yang juga membuat mereka memiliki kemampuan kontrol diri. Dengan kemampuan ini anggota tim dapat memberikan kontribusi yang efektif untuk proyek yang dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan proyek sistem informasi. Tanpa komitmen tertentu, anggota tim tidak bisa bekerja dengan keyakinan keberhasilan yang secara langsung dapat membawa proyek pada kegagalan tertentu.
Ada hubungan yang kuat antara keberhasilan proyek dengan teknologi dan metodologi yang dipilih untuk mengembangkan dan melaksanakan proyek TI yang dibutuhkan. Jika perusahaan gagal untuk memilih teknologi dan metodologi yang tepat sangat mungkin bagi mereka untuk mengalami kegagalan pada akhir proyek. Untuk mendapatkan keberhasilan perusahaan harus mulai berpikir tentang proyek dengan mendefinisikan tujuan secara jelas yang juga dapat membantu mereka untuk menentukan ruang lingkup proyek yang tepat. Dengan tujuan dan lingkup proyek yang didefinisikan dengan baik, mereka dapat memilih teknologi dan metodologi yang tepat yang disertai dengan tujuan dan ruang lingkup. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan keberhasilan pelaksanaan proyek TI. Namun jika faktor-faktor ini tidak dilengkapi dengan rencana proyek yang rinci, keberhasilan tidak dapat diperoleh. Setelah memilih metodologi yang tepat, jika perusahaan berhasil menerapkan proyek TI yang dipilih dapat mencapai tingkat kesuksesan yang diinginkan.
Menurut Marimin et al. (2006), ada tujuh hal yang harus dihindari dalam mengembangkan sistem informasi, yaitu sebagai berikut:
1. Tidak berorientasi pada pengguna, meskipun secara teknis sistem canggih. Sistem seharusnya tidak dinilai atas dasar kecanggihan teknologi yang
digunakan, tetapi sejauh mana sistem dapat membantu manajemen dalam pelaksanaan fungsi-fungsinya. Semakin besar perusahaan, semakin canggih teknologi informasi yang digunakan. Jika suatu perusahaan ingin mengembangkan sistem informasi, padahal perusahaannya kecil saja, maka tidak perlu menggunakan teknologi yang demikian canggih. Cukup teknologi yang standar atau dapat dibeli di pasar karena standar sistem informasi sudah banyak diperjualbelikan saat ini.
2. Mencoba melayani semua fungsi manajemen
Pada tahap awal, tim proyek seharusnya tidak berupaya untuk mengembangkan lebih dari tiga atau empat fungsi manajemen utama, yang disebut sebagai modul-modul sistem informasi manajemen. Suatu sistem awal yang terlalu besar akan menambah kompleksitas rancangan, pengkodean, pelatihan, dan instalasi. Rancangan yang terlalu kompleks akan memerlukan waktu yang lama untuk membuatnya, karena banyaknya program yang harus dibuat. Pengkodean yang terjadi juga cukup kompleks. 3. Mengabaikan dukungan manajemen
Dukungan manajemen puncak diperlukan agar proyek sistem berhasil. Dukungan penuh dari manajemen puncak harus diterima tim, paling tidak selama masa anggaran proyek sistem informasi manajemen. Hal ini dikarenakan butuh waktu yang lama bagi sebuah tim untuk menyelesaikan proyek sistem, dari mulai investigasi sampai implementasi.
4. Semua anggota tim adalah orang ahli komputer
Dalam pelaksanaannya, penyusunan sistem informasi manajemen hanya ditangani oleh orang yang ahli komputer. Akibatnya, para ahli komputer tersebut mahir membuat program tapi tidak mengerti program itu akan digunakan untuk apa oleh perusahaan karena tidak adanya anggota tim yang memahami fungsi manajemen.
5. Menyepelekan waktu penyelesaian proyek
Lemahnya pengendalian proyek dapat dipecahkan melalui penerapan manajemen proyek yang baik. Kelemahan umum dari berbagai proyek yang ada, termasuk proyek pengembangan sistem informasi manajemen, adalah tidak dapat selesai pada waktunya (on time).
6. Menjanjikan pengurangan tenaga kerja pada tahap awal
Kesalahan yang sering diajukan oleh tim proyek pada tahap awal adalah menjanjikan pengurangan tenaga kerja. Dengan diterapkannya sistem informasi manajemen, maka beberapa tugas dan pekerjaan mungkin menjadi hilang. Tetapi, jika pada tahap awal sudah mengisukan akan ada rasionalisasi, maka tahapan pengembangan sistem selanjutnya akan mendapat gangguan.
7. Mengembangkan sistem sendiri, padahal dapat dibeli
Sebelum membuat sistem sendiri, organisasi hendaknya mempertimbangkan alternatif pembelian paket-paket yang ada. Sesudah tim proyek menentukan spesifikasi sistem, langkah selanjutnya adalah mengkaji berbagai sistem yang ada di pasar, sebelum membuat keputusan untuk menyusunnya sendiri di dalam organisasi.
Penerapan metodologi yang dipilih mungkin berhubungan dengan kemampuan manajerial dan teknis perusahaan serta kemampuan umum dari tim proyek. Agar memperoleh kesuksesan, perusahaan harus memilih metodologi yang sesuai dengan ruang lingkup dan kemampuan umum. Metodologi yang hebat dapat membawa mereka pada kegagalan tertentu jika mereka tidak bisa menerapkannya. Selama pelaksanaan dan setelah pelaksanaan, perusahaan harus menggunakan teknologi yang tepat guna sesuai yang dibutuhkan oleh sistem mereka. Hal ini dapat dicapai dengan memilih teknologi yang fleksibel yang dapat disesuaikan sesuai dengan perubahan kebutuhan perusahaan atau kebutuhan bagian yang berbeda dari perusahaan.
Siklus hidup proyek sistem informasi tidak berakhir pada tahap implementasi. Setelah menerapkan sistem informasi proyek pada perusahaan, dukungan dan pelatihan proyek adalah tahap berikutnya. Pelatihan pengguna adalah masalah penting karena jika pengguna tidak terlatih dengan baik dan memahami peluang proyek sistem informasi, mereka akan menolak ke sistem baru dan menolak untuk menggunakannya. Jadi sistem baru tidak akan digunakan dan dianggap sebagai proyek gagal. Bantuan tepat waktu bagi pengguna harus didukung oleh anggota proyek sistem informasi sampai pengguna terbiasa untuk menggunakan sistem.
Proyek sistem informasi perlu diperbarui secara berkala sesuai dengan perubahan teknologi dan kebutuhan pengguna. Kesalahan pasca pelaksanaan proyek yang tidak terlihat dalam tahap uji coba dapat dikoreksi dengan membersihkan bug dan membuat pembaruan yang diperlukan. Staf TI di perusahaan harus dilatih tentang sistem yang baru dan mampu memberikan bantuan yang diperlukan untuk pengguna akhir.
BAB IV
PENUTUPIV.1. KESIMPULAN
Kesuksesan dan Kegagalan penerapan atau implementasi sistem informasi di suatu perusahaan mempunyai banyak faktor-faktor yang mempengaruhinya. Hal ini menandakan bahwa tidak selamanya sistem informasi sesuai dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan sebagaiuser. Terdapat faktor-faktor yang menentukan apakah suatu sistem informasi bisa berjalan dengan baik atau justru sistem informasi tersebut mengalami kegagalan dalam implementasinya. Beberapa faktor penentu kesuksesan implementasi sistem informasi di perusahaan di antaranya adalah keterlibatan pengguna, dukungan pimpinan (manajemen eksekutif), kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang tepat, dan harapan yang realistis serta faktor-faktor lainnya.
Kegagalan sistem informasi disebabkan oleh diantaranya : kurangnya input dari pengguna, kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif), tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah-ubah, inkompetisi secara teknologi. Serta kondisi yang dapat menyebabkan suatu sistem informasi dikatan gagal adalah Biaya yang berlebihan sehingga melampaui anggaran, melalui waktu yang diperkirakan Selain mahal, pengembangan suatu sistem informasi juga biasanya memerlukan waktu yang lama, kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan, Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan serta faktor-faktor lainnya.Sistem informasi sangat penting bagi keberlangsungan hidup sebuah perusahaan saat ini. Penerapan sistem informasi dalam suatu perusahaan tidak selalu berhasil dengan baik. Banyak faktor yang menentukan keberhasilan pelaksanaan proyek sistem informasi. Beberapa diantaranya adalah faktor lingkungan, struktur organisasi internal, struktur tim proyek, teknologi yang sesuai dan metodologi proyek, serta dukungan pasca proyek.
IV.2. SARAN
Pengembangan atau penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan sebaiknya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini dikarenakan, apabila tidak sesuai dengan kebutuhan perusahan akan terjadi ketidakefesienan dan ketidakefektifan informasi, yang akan menyababkan kerugian perusahaan. Untuk menghindari hal tersebut, maka suatu perusahaan sebaiknya melakukan evaluasi dahulu atau rencana sebelum menggunakan atau menerapkan sistem informasi yang mempunyai teknologi informasi yang relatif mahal.
DAFTAR PUSTAKA
.
O’Brien, J. A. and Marakas, G. M. 2011. Management Information System Tenth Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies.I
Ismail, M. 2004. Konsep Sistem Informasi Manajemen. http://www.library.usu.ac.id , diakses pada tanggal 30 Oktober 2013, 22:48.
Mohammad, A. 2003. AIG Lippo: Investasi Miliaran Tak Sia-sia. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari - 5 Februari 2003.
O’Brien, James A. 2005. Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta.
Indrajit. R. E. 2000. Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Koputindo. Jakarta
Yudiman, M, Firdanianty, Akbar F dan Sudarmadi, 2003. Bedah Kasus Kebijakan TI. Majalah SWA. SWA 02/XIX/23 Januari-5 Februari 2003.
Sugiarsono, J. 2003. Poteret Kebingungan Investasi TI. Majalah SWA. SWA02/XIX/23 Januari – 5 Februari 2003.
