PROFESIONALISME SEKRETARIS MENUNJANG
KINERJA PIMPINAN
Oleh :
Anastasia Lipursari, S.Kom., MPd. Dosen pada ASM Santa Maria Semarang
Abstrak
Profesional berasal dari kata dasar profesi. Profesi jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian dari para anggotanya, artinya suatu jabatan tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang yang tidak terlatih dan tidak disiapkan secara khusus untuk melakukan pekerjaan itu.
Profesionalisme merujuk pada komitmen anggota-anggota suatu pofesi untuk meningkatkan kemampuan profesionalnya dan terus menerus mengembangkan strategi yang digunakannya dalam melakukan pekerjaan yang sesuai dengan profesinya.
Profesionalisme sekretaris merupakan kemampuan seorang sekretaris yang bekerja membantu pimpinan semaksimal mungkin sehingga pimpinan dapat bekerja secara berhasil guna, berdaya guna dan lebih profesional.
Kinerja pimpinan dipengaruhi oleh kemampuan seorang sekretaris dan bekerja secara maksimal dalam membantu pimpinan untuk memajukan perusahaan/lembaga. Pimpinan yang porfesional antara lain mempunyai integritas, optimisme, menyukai perubahan, berani menghadapi resiko, ulet, berdedikasi dan ulet, jujur dan berempai kepada bawahan dan relasinya.
Kata kunci : Profesionalisme sekretaris, kinerja pimpinan
A. Pendahuluan
Istilah sekretaris berasal dari kata bahasa Latin, yakni secretum, yang berarti rahasia atau
secreatarium, yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan data yang
rahasia. Maka pengertian sekretaris ialah seseorang yang bisa dipercaya untuk menyimpan data rahasia atau pegawai yang bertugas menangani hal-hal yang bersifat rahasia.
Peran sekretaris di era Revolusi Industri 4.0 ini semakin penting dan strategis. Sekretaris saat ini, tidak hanya berkecimpung dalam pekerjaan teknis keadministrasian atau mendampingi dan melayani kebutuhan pimpinan. Sekretaris sudah bertransformasi menjadi sosok yang multifungsi dan merepresentasikan organisasi maupun pimpinan organisasi di mana ia bekerja dan bernanung. Peran-peran sekretaris konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi dan informasi. Sekretaris saat ini bukan lagi sebagai sosok pendiam dan hanya menerima perintah, ia berubah menjadi sosok yang profesional dalam bekerja, berkompeten dalam keadministrasian kantor, cerdas dalam bekerja
dan menjalin hubungan dengan orang lain, terampil dalam memberikan solusi, dan berorientasi untuk melayani seluruh pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi (stakeholders).
Di zaman ini, dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.
Gejala–gejala yang dibutuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Dalam menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya.
Menurut Ursulla (2013: 19) “Sekretaris adalah seorang profesional, sebagai seorang profesional sekretaris diharapkan menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.”
B. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Bantuan seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan, karena pimpinan harus bebas dari semua tugas rutin yang menyangkut masalah pengurusan informasi, penyimpanan catatan korespondensi dan lain sebagainya.
Sudah merupakan suatu kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu seorang pimpinan semaksimal mungkin agar pimpinan dapat bekerja secara berhasil guna, berdaya guna dan lebih profesional. Bila seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya, serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka
hal tersebut akan dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan pimpinannya.
Sekretaris akan menghadapi bermacam-macam tugas dan masalah, baik tugas yang meringankan pimpinan, maupun tugas memberikan pelayanan kepada relasi yang mengadakan hubungan dengan pimpinan.
Semua data maupun informasi, hendaknya dapat diolah dan disaring oleh sekretaris yang kemudian disediakan untuk pimpinan sebagai bahan pimpinan untuk mengambil keputusan, baik keputusan tingkat awal maupun keputusan tingkat akhir. Jadi sekretaris mempunyai tugas melaksanakan fungsi perkantoran sebagai sarana dari proses pengambilan keputusan.
Sekretaris yang berhasil guna dan berdaya guna, hendaknya sejak pagi atau sejak datang di kantor sampai waktu pulang, harus menunjukkan kepribadian yang selalu menarik, tingkah laku yang baik, pembagian waktu yang tepat, dapat mengatur semua pekerjaan serta tempat kerjanya secara efisien. Di samping itu, diharapkan sekretaris dapat mengatur ruang kerja pimpinan dan ruang kerjanya sendiri, termasuk penyediaan alat kantor dan peralatan kantor lainnya agar selalu dalam keadaan siap pakai atau siap untuk dipergunakan.
Sekretaris dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, tidak dapat terhindar dari tugas pengetikan. Sekretaris yang berhasil guna dan berdaya guna adalah sekretaris yang dapat bekerja dengan cepat, cermat dan rapi. Sekretaris harus selalu siap membantu dan mengerti keinginan pimpinan, meringankan beban dalam beban dalam memecahkan masalah dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan dalam memulai serta menyelesaikan suatu pekerjaan. Sekretaris hendaknya selalu berusaha untuk mencari cara yang baik guna mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan dalam batas-batas kedinasan, karena sekretaris adalah sebagai penguhung baik ke dalam maupun ke luar organisasinya.
Kemampuan teknis atau keterampilan untuk melakukan pekerjaan kantor sangat diperlukan oleh sekretaris. Pekerjaan kantor di sini berarti tugas-tugas di kantor yang mempunyai arti penting sehingga untuk menyelesaikannya, sekretaris bersangkutan dituntut untuk mempunyai kesanggupan dalam arti memiliki keahlin tentang pekerjaan kantor.
C. Peranan Sekretaris
Peranan seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan 1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap bicara dan bahasa tubuh sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda–beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya.
Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti cara menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.
D. Profesionalisme Sekretaris
Profesional berasal dari kata dasar profesi. Profesi jabatan atau pekerjaan yang menuntut keahlian dari para anggotanya, artinya suatu jabatan tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang yang tidak terlatih dan tidak disiapkan secara khusus untuk melakukan pekerjaan itu. Keahlian diperoleh melalui apa yang disebut profesionalisasi, yang dilakukan baik sebelum seorang menjalani profesi itu (pre-service training) maupun setelah atau sedang menjalani suatu profesi (in-service training). Profesional menunjuk pada dua hal, yaitu pertama orang yang menyandang suatu profesi, dan yang kedua penampilan seseorang dalam melakukan pekerjaannya sesuai dengan profesinya.
Profesionalisme merujuk pada komitmen anggota-anggota suatu pofesi untuk meningkatkan kemampuan profesionalnya dan terus menerus mengembangkan strategi yang digunakannya dalam melakukan pekerjaan yang sesuai dengan profesinya.
Profesionalisme sekretaris merupakan kemampuan seorang sekretaris yang bekerja membantu pimpinan semaksimal mungkin sehingga pimpinan dapat bekerja secara berhasil guna, berdaya guna dan lebih profesional.
E. Kualifikasi Jabatan Sekretaris
Sekretaris dituntut untuk menjadi profesional, berkompeten, cerdas, terampil, dan melayani. Kualifikasi yang dibutuhkan sebagai syarat untuk menduduki jabatan sekretaris antara lain:
1. Kepribadia n
Kepribadian merupakan salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan sebagai seorang sekretaris. Kepribadian merupakan prasyarat yang paling dominan dibandingkan dengan prasarat lainnya. Beberapa kepribadian yang peru diperhatikan oleh seoranf sekretaris adalah pribadi yang menarik, ramah, berorientasi pelayanan, penuh kepercayaan diri, penuh rasa tanggung jawab, supel dan jujur.
2. Pengembangan Diri
Pengembangan diri merupakan hal yang sangat penting terutama di era perubahan yang semakin cepat. Seorang sekretaris yang profesional harus mampu mengembangkan dirinya sesuai dengan perkembangan zaman sehingga ia akan menjadi pribadi yang aktual sesuai dengan arus perubahan. Pengembangan diri sekretaris misalnya ia mampu beradaptasi dan memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi untuk menunjang berbagai tugas yang diembannya, sehingga apa yang dilakukannya akan semakin efektif dan efisien.
3. Kecerdasan Interpersonal
Sekretaris harus memiliki kecerdasan interpersonal yang memudahkannya untuk berhubungan dengan banyak orang, baik yang berasal dari internal maupun yang berasal dari luar organisasi. Melalui kecerdasan interpersonal maka sekretaris akan memiliki peran yang strategis dalam mengembangkan networking yang dimiliki oleh organisasi, sehingga organisasi akan mampu untuk terus tumbuh dan berkembang.
Sekretaris harus mmiliki keterampilan berkomunikasi yang baik, sehingga ia akan senantiasa dekat dengan semua pihak yang berkepentingan dengan organisasi. Sekretaris harus mampu mengembangkan model dan sistem komunikasi yang terbuka, sehingga berbagai hambatan yang muncul dalam berkomunikasi dapat diminimalisir. Sekretaris juga harus mampu meredam informasi dan komunikasi yang buruk tentang organisasi, sehingga ia berfungsi sebagai rem yang baik dalam setiap pergolakan yang muncul dalam organisasi.
5. Pengetahuan praktik
Syarat pengetahuan praktik yang haru dikuasai antara lain: a. Pengetahuan keorganisasian
b. Pengetahuan manajerial c. Pengetahuan administrasi d. Pengetahuan korespondensi e. Pengetahuan manajemen rapat 6. Kompetensi
Sekretaris harus memiliki kompetensi yang memadai yang akan menunjang dan memudahkannya untuk bekerja dengan optimal. Kompetensi sekretaris menyangkut banyak hal terkait dengan seluruh aktivitas yang ada di dalam organisasi.
7. Pendidikan
Sekretaris idealnya memiliki pendidikan yang memadai di bidang kesekretarisan, karena ilmu yang ia peroleh dalam jenjang pendidikan kesekretarisan akan sangat menunjang dalam pekerjaan yang diembannya.
8. Keterampilan Berbahasa
Tiga keterampilan bahasa yang perlu dikuasai adalah bahasa Mandarin, bahasa Jepang dan bahasa Inggris. Selain ketiga kemampuan berbahasa tersebut, kemampuan berbahasa lain yang perlu dikuasai oleh sekretaris adalah terkait dengan bahasa yang digunakan oleh pimpinannya.
9. Keterampilan Penggunaan Perangkat Teknologi dan Informasi
Sekretaris perlu memiliki keterampilan dalam menggunakan berbagai peralatan teknologi dan informasi, yang akan memudahkannya dalam mengemban tugas. Misalnya keterampilan dalam menggunakan komputer, keterampilan dalam mengakses internet, dan keterampilan untuk berkomunikasi dengan menggunakan internet.
10.Syarat Etika dan Norma
Sekretsris harus mampu menjaga etika dan norma yang berlaku, baik yang ada di dalam organisasi termpat ia bernaung, di organisasi profesi, maupun etika dan norma yang ada di masyarkat. Dengan menjaga etika dan norma yang berlaku, maka citra sekretaris akan baik karena ia mampu mempertanggungjawabkan profesionalismenya.
F. Kepribadian Sekretaris
Kepribadian sering dipahami sebagai ciri-ciri tertentu yang melekat dan menonjol pada diri individu tampil dan menimbulkan kesan bagi orang lain yang ada di sekitarnya. Kepribadian adalah kesatuan sari rasa, karsa, cipta, sifat dan watak seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatan seseorang, sehingga ia menjadi unik, khas, tak ada yang menyamainya.
Kepribadian yang menarik merupakan hal yang sangat penting bagi sekretaris, dan kepribadian tersebut tidak mungkin diperoleh dalam waktu yang singkat, karena kepribadian erat kaitannya dengan pengalaman.
Beberapa aspek penting yang sangat berkaitan dengan kepribadian sekretaris antara lain: 1. Penampilan
Penampilan sangat penting untuk diperhatikan oleh sekretaris. Penampilan yang baik dan menarik akan memudahkan sekretaris untuk dipersepsikan baik oleh orang-orang yang berhubungannya.
Beberapa hal yang terkait dengan penampilan adalah: a. Kebersihan
b. Kerapihan c. Sikap badan
2. Keterampilan komunikasi
Keterampilan komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam membentuk kepribadian sekretaris. Sekretaris yang memiliki tutur kata yang lembut, cerdas dan menarik akan memudahkannya untuk berhubungan dengan orang lain.
a. Suara b. Bahasa
c. Ekspresi wajah d. Gaya bicara 3. Sikap dan perilaku
Sikap dan perilaku yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain berkenaan dengan kebijaksanaan, penuh pertimbangan, berpikir strategis dan taktis, loyalitas, objektif, ketelitian, dan penuh inisiatif. Sikap dan perilaku tersebut perlu untuk dikuasai oleh sekretaris yang profesional.
4. Keramahan
Sekretaris perlu memiliki sifat yang ramah sehingga orang-orang akan senang berhubungan dengannya. Dengan sifat yang ramah, maka komunikasi yang terjadi tidak akan mengalami hambatan yang sulit, karena setiap orang akan memiliki persepsi yang baik terhadap keramahan sekretaris tersebut.
5. Kesigapan
Sekretaris perlu bertindak dengan penuh kesigapan sehingga ia mampu menyelesaikan segala permasalahan yang timbul dalam organisasi sesuai dengan kewenangan yang melekat dalam dirinya dan sesuai dengan kepentingan organisasi.
G. Hubungan Sekretaris dengan Pimpinan
Sifat utama yang mendasar dari pekerjaan sekretaris adalah harus berhubungan langsung dengan pimpinan dengan dasar saling percaya. Sekretaris diharapkan melakukan segala tindakan yang akan menunjang rencana dan langkah-langkah pimpinan demi suksesnya misi perusahaan. Hal ini bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kesadaran dan inisiatif sendiri. Didalamnya termasuk pekerjaan mengatur waktu dan bertindak sebagai pemisah sekaligus penghubung antara pimpinan dengan dunia luar perusahaan. Sekretaris melakukan segala sesuatu untuk membantu pimpinannya agar memperoleh waktu yang cukup untuk berfikir dan bertindak, tanpa terganggu oleh pekerjaan yang kurang mendukung tugas pimpinan. Tindakan semacam ini hanya mungkin
dilakukan bila sekretaris memahami hal-hal yang disukai dan mengerti harapan pimpinan terhadap sekretarisnya.
Pekerjaan sekretaris bukanlah pekerjaan yang menyenangkan, melainkan kerja yang berat yang memerlukan perhatian yang penuh. Tugas yang sifatnya rutin akan mendatangkan kebosanan dan apabila kebosanan timbul maka seorang sekretaris tidak akan pernah mencapai tingkat sekretaris profersional. Oleh sebab itu didalam melaksanakan tugas yang sifatnya rutin harus dicari teknik atau inisiatif tertentu agar tidak terjadi kebosanaan dan kurangnya kebanggaan akan tanggung jawab yang telah dilaksanakan.
Dalam Sunarto dan Ratnawati (2006:20) ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris tersebut mendapat nilai plus dimata pimpinan, antara lain:
1. Tanggung Jawab Hukum Seorang Sekretaris
Suatu segi penting dari jabatan sekretaris, meskipun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam melaksanakan transaksi. Sebagai perantara berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam melaksanakan urusan bisnis dengan pihak-pihak ketiga. Karena sekretaris mempunyai wewenang ini maka ia harus bertindak dengan hati-hati dan bertanggung jawab.
2. Mengenal Sifat Pekerjaan Sekretaris
Banyak tugas sekretaris yang tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya pengetahuan yang memadai. Sehubungan dengan hal tersebut, sebagai seorang sekretaris profesional perlu memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan sekretaris. Misalnya mengatur ragam urutan tugas dalam melaksanakan pekerjaan agar pelaksanaan tugas lebih terencana, lebih ringan dan lebih efisien.
3. Minat
Jika seorang tidak berminat pada suatu pekerjaan, maka tidak akan pernah berhasil dalam pekerjaan tersebut. Minat tersebut ditunjukan dengan keinginan yang besar untuk mengetahui lebih jauh dan lebih banyak terhadap jenis pekerjaan yang diketahui.
4. Masa penyesuaian sebagai Sekretaris Junior
Setelah mempelajari sifat pribadi pimpinan dan tata cara dalam perusahaan maka perlu penyesuaian kebiasaan-kebiasaan seorang sekretaris dengan pekerjaan dan tidak perlu membuat sekretaris junior jera bahkan harus selalu mencoba.
5. Sikap Persaya Diri
Kecerdasan dan minat pada pekerjaan tidak akan cukup untuk menjamin dan tercapainya keberhasilan jika tidak memiliki sikap percaya diri. Tentu saja, seorang karyawan baru dalam bidang kesekretariatan tidak dapat bersikap tenang dan percaya diri sebagaimana dapat dilakukan oleh sekretaris yang sudah berpengalaman. Sikap percaya diri dan tenang dapat diperoleh dengan banyaknya pengalaman didalam lokasi perusahaan maupun diluar perusahaan. Namun demikian sikap percaya diri yang berlebihan tidaklah bijaksana untuk diperlihatkan. Menolak tugas yang sukar bukan hal yang bijaksana, tetapi berkata terus terang, “saya belum pernah mengetik laporan tentang statistik sebelumnya, Pak, tetapi saya yakin saya dapat mengerjakan pekerjaan itu.” Keberhasilan dalam melaksanakan tugas baru akan menambah kepercayaan diri.
6. Belajar Mandiri
Rasa tanggung jawab dapat ditunjukan dengan bekerja tanpa dibantu. Pekerjaan sekretaris tidak seluruhnya bersifat rahasia. Ia memerlukan informasi tambahan dari orang lain dan upayakan memperoleh bahan itu dengan usaha sendiri, dengan menggunakan inisiatif, pimpinan tidak repot-repot membuat pembetulan sendiri dan hal ini menunjukkan bahwa sekretaris mau bekerja dengan baik, tidak hanya menunggu petunjuk dari pimpinan.
Selain itu sekretaris juga harus bersikap baik kepada semua orang bila ingin bekerja dengan lancar. Apabila seorang sekretaris dapat bekerja sama dengan orang lain, maka ia akan lebih cepat mendapatkan kepercayaan dari pimpinan.
Penghormatan secara bersahaja terhadap semua rekan sekerja akan menghasilkan kerja sama yang baik di kantor. Ingatlah bahwa budi bahasa bila diucapkan dengan baik, maka akan mendapat sambutan yang baik dan jangan sekali-kali menggunakan ucapan dengan nada yang kasar. Seringkali terjadi apabila sedang berhadapan dengan petugas pengantar surat atau petugas bagian pemeliharan keamanan, budi bahasa sering kali terlupakan. Hal ini tidak dapat disepelekan karena memulai sesuatu kerja sama dengan dilaksanakan dari mulai staf yang terendah.
Selain dengan pimpinan sekretaris juga sering berhubungan dengan beberapa pihak, antara lain:
1. Dengan pemegang saham
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan pemegang saham terutama yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, perkembangan bisnis dan hal-hal penting lainnya menyangkut perusahaan.
Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk tidak memberikannya.
2. Dengan Komisaris
Sekretaris perusahaan merupakan penghubung dalam komunikasi antara Direksi dengan Komisaris terutama yang menyangkut fungsi pengawasan terhadap perusahaan.
Sekretaris perusahaan memastikan bahwa seluruh informasi yang relevan dengan kepentingan pemegang saham apabila diminta telah disampaikan Direksi dengan cukup akurat secara tepat waktu, kecuali untuk informasi dimana Direksi memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk tidak memberikannya. Korespondensi antar Direksi dan Komisaris, termaksud penyusunan jadwal dan materi rapat, undangan rapat, penyampaian risalah rapat, dilakukan dan diarsipkan oleh sekretaris perusahaan. Dalam pelaksanaan tugas penyelenggaraan rapat dan penyampaian informasi, sekretaris perusahaan dapat berkoordinasi dengan Dewan Komisaris.
3. Dengan Direksi
a. Penyelenggara rapat Direksi
Penyelenggaran Rapat Direksi dan Komisaris, merupakan tugas Protokoler sekretaris perusahaan.
b. Korespondensi Direksi
Mengelola administrasi, surat menyurat, arsip dan perpustakaan perusahaan. Konsep surat Direksi beserta data pendukungnya diperiksa sekretaris perusahaan dan memastikan surat tersebut telah dikirim kepada yang dituju dan mengarsipkannya.
Mengadministrasikan surat masuk dan mendistibusikan hanya kepada yang dituju serta memonitor surat masuk yang memerlukan tanggapan. Seluruh surat masuk dan surat keluar dibuatkan copy / rekaman sebagai bahan arsip.
c. Pembuatan Surat Keterangan Perikatan
Sekretaris perusahaan aspek legal perusahaan melalui: mengkaji kesesuaian materi yang diminta Direksi untuk dibuatkan Surat Keterangan Direksi serta perikatan perusahaan dengan ketentuan lainnya yang sudah berlaku serta memberikan saran dan masukan untuk penyempurnaan konsep.
d. Mewakili Direksi
Mewakili Direksi dalam keadaan dimana Direksi berhalangan hadir / menugaskan kepala bagian sekretaris perusahaan.
4. Dengan Bagian / Unit lain
Dengan kewenangan/akses informasi perusahaan, sekretaris perusahan membangun hubungan baik dengan bagian lain / unit lain dilingkungan perusahaan agar dapat memperoleh informasi /data penting dari masing-masing bagian/unit kerja.
5. Dengan Publik /Stakeholders lainnya
Sekretaris perusahaan meupakan penghubung dalam komunikasi antar perusahaan dengan
stakeholders terutama yang berkaitan dengan kepentingan publikasi perusahaan, kepentingan
investor dan pelayanan terhadap keluhan pelanggan.
I. Penutup
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang profesional.
Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris profesional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era revolusi industri 4.0 ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
J. Pustaka
CHR. Jimmy L. Gaol. 2015. Jakarta : PT Gramedia
Ernawati, Ursula.2013. Sekretaris Profesional. Jakarta: Erlangga.
Eti Ratnawati dan Sunarto. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Jakarta. : Ghalia Indonesia.
Nurasih dan Sri Rahayu. 2014. Manajemen Sekretaris Gampang. Jakarta : Dunia Cerdas.
Priansa, Donni Juni. 2014. Kesekretarisan. Bandung : Alfabeta, CV.
________. 2013. Manajemen Perkantoran. Bandung : Alfabeta, CV.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sedarmayanti.2014. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: C.V. Mandar Maju.
