Modern Management Theory (Henri Fayol)

(1)

Modern Management Theory

(Henri Fayol)

Perencanaan-Hanny-FIK UI 1

To manage is:

-

to forecast & plan

-

to organize

-

to command, to coordinate

(2)

PERENCANAAN

Batasan: definisi, makna

Tujuan

Tipe perencanaan

Faktor yang mempengaruhi

Objektif perencanaan

Tool

Aspek/ Lingkup/ kegiatan

Perencanaan yang baik

Kendala

Tahap/ langkah

(3)

BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah suatu proses berkelanjutan

yang diawali dengan merumuskan tujuan dan

rencana tindakan yang akan dilaksanakan,

menentukan personal, merancang proses dan

hasilnya, memberikan umpan balik pada

personal, dan memodifikasi rencana yang

diperlukan (Swansburg, 1999).

Perencanaan formal menekankan apa yang akan

dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya

(Robbins, Bergman, Stagg, 1997) tertulis dan

disepakati (adanya komitmen) bersama.

(4)

BATASAN PERENCANAN

Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan

Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang dengan di

mana kita saat yang akan datang

Disasarkan pada misi, filosofi Merupakan proses intelektual

Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan

Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan berorientasi pada waktu

(5)

BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan suatu ketetapan yang akan datang

apa yang dilakukan, siapa yang melakukan,

bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebut

dilakukan (Marquis&Huston, 2000) 5W1H, bila

tidak adekuat proses manajemen gagal

Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu

hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki

mempengaruhi semua perencanaan yang

mengikutinya (Marquis, 1998).

Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi,

(6)

Hirarki Perencanaan

Misi/Visi Filosofi Sasaran Sasaran Tujuan Kebijakan Prosedur Peraturan

(7)

Visi

Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi.

Suatu visi memberikan informasi tentang bentuk

dan gambaran suatu hal pada masa yang akan

datang yang terkait dengan misi yang bermanfaat

bagi organisasi dan orang yang bekerja sama di

dalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999).

Misi

Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan

manfaat keberadaan organisasi tersebut. Misi ini

bagi organisasi merupakan suatu alat/ cara untuk

mengarahkan setiap individu dalam organisasi

tersebut untuk berperan secara produktif.

(8)

BATASAN PERENCANAAN

Pernyatan misi merupakan alasan

keberadaan organisasi dan tujuan atau

fungsi organisasi, termasuk visi

organisasi di masa yang akan datang.

Secara khusus pernyataan visi kadang

lebih strategis dari pada pernyataan

(9)

Contoh misi bidang keperawatan

Memberikan asuhan keperawatan bermutu tinggi

dengan biaya terjangkau dan dapat dievaluasi

Memfasilitas lingkungan untuk dapat melakukan

pendidikan dan riset keperawatan untuk meningkatkan mutu asuhan keperawatan

mutu asuhan keperawatan

Menciptakan iklim kerja yang mendorong pertumbuhan

profesionalisme dan kepuasan kerja setiap perawat

Memelihara dan membina citra keperawatan yang

positif dan profesional kepada masyarakat melalui pengembangan hubungan perawat pasien yang baik dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat

(10)

Contoh misi suatu ruang rawat

Misi unit /ruang rawat konsisten dengan misi devisi keperawatan yaitu:

Mengkaji kebutuhan biopsikososial dan spiritual

klien dan keluarga dalam rangka memberikan asuhan keperawatan yang optimal

Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan

rencana asuhan secara individual sesuai kebutuhan mereka, dengan biaya yang dapat dijangkau pasien dan rumah sakit.

Berperan sebagai bagi klien dan keluarga untuk

menjamin asuhan keperawatan yang sesuai dengan kebutuhan mereka

(11)

BATASAN PERENCANAAN

Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan

yang mengarahkan kegiatan organisasi.

Semua filosofi harus diterjemahkan dalam

tujuan spesifik. Organisasi biasanya

menyusun tujuan jangka panjang dan jangka

pendek sesuai dengan jenis pelayanan,

ekonomi, penggunaan sumber daya manusia,

dana dan fasilitas, inovasi, dan tanggung

jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip

dari Marquis, B.L., Huston C.J., 1998).

(12)

Filosofi

Pernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinan yang dianut suatu organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsep dan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimana isi suatu organisasi dicapai

Contoh fiosofi bidang keperawatan Kami meyakini bahwa:

Filosofi bidang keperawatan konsisten dengan filosofi Rumah Sakit atau Universitas

Kami mempunyai dedikasi untuk memberikan asuhan keperawatan, pendidikan, dan riset yang unggul dan dengan biaya yang efektif dan efisien

(13)

Filosofi suatu ruang rawat

Kami meyakini bahwa:

Semua pasien mendapat asuhan keperawatan

secara individual dari semua perawat dan asuhan yang diberikan mencakup kebutuhan

yang diberikan mencakup kebutuhan bio-piko-sosial spiritual

Sasaran asuhan kesehatan adalah membantu

pasien mencapai tingkat kesehatan yang optimal

Pasien perlu dimotivasi oleh semua perawat untuk

mencapai kmandirian dan tidak tergantung pada orang lain

(14)

Contoh tujuan ruang rawat:

Memberikan asuhan keperawatan secara

komprehensif dan individual berdasarkan pengkajian perawat profesional dengan

memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan spiritual pasien dan keluarga

Proses keperawatan akan menjadi dasar pemberian

asuhan keperawatan yang dilakukan oleh perawat profesional

Memerikan asuhan keperawatan yang bermutu

(15)

TUJUAN PERENCANAAN

Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua

concern

akan kondisi organisasi & tahu

kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri

maupun dalam tim) tahap awal & tahap paling

kritis dari proses manajemen

Mengurangi dampak perubahan

Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien),

overlapping

, dan pengulangan/ kegagalan

Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian:

membandingkan kinerja & tujuan; deviasi; dan

tindakan korektif yang diperlukan indikator

tercapai/- tujuan organisasi

(16)

TUJUAN PERENCANAAN

Kepala ruangan perlu membuat perencanaan (Swansburg and Swansburg 1998) karena dapat:

Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan

Meningkatkan analisis kepala ruangan tentang kondisi yang ada

Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah sakit

Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan Mencegah terjadinya situasi krisis

Memberi pedoman manajemen penampilan kerja individu

Meningkatkan keterlibatan staf dan meningkatkan komunikasi

(17)

TIPE PERENCANAAN

Tingkatan: kerangka waktu, lingkup

Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas

Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas Unit: o/ karu Kerangka waktu: Jangka pendek (<1th) Jangka panjang Kekhususan: Spesifik

(18)

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah,

manajer tingkat awal perencanaan strategik

ke operasional)

Tahapan organisasi:

- pembentukan: direksional, fleksibel

- pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek

- maturiti : perenc spesifik, jangka panjang

-

decline

/ kemunduran: direksional, jangka pdk

Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional,

jangka pendek, lebih fleksibel

(19)

OBJEKTIF PERENCANAAN

Hsl yang diinginkan individu, kelompok, organisasi

Setiap organisasi memiliki

multiple objectives

:

keuntungan, pelayanan yang efektif, kepuasan

pelanggan, dll

Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas

ada inkonsistensi

Traditional objective setting

: terminasi luas, tidak

operasional diterjemahkan lebih operasional

pada setial level manajer

MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik

tuj spesifik

, participative decision making

(setiap

personal memp kontribusi spesifik,

bottom up

),

(20)

MBO: organisasi-divisi-departemen-individu

Formulasi objektif & strategi organisasi

Objektif dialokasikan pada divisi & unit departemen

Manajer unit menetapkan tujuan spesifik untuk unitnya

bersama atasan

Perencanaan-Hanny-FIK UI 20 bersama atasan

Objektif spesifik untuk semua anggota departemen Rencana kegiatan dibuat spesifik serta disetujui oleh

manajer & bawahan

Rencana kegiatan diimplementasikan

Kemajuan pencapaian tujuan dinilai dan diberi umpan

balik

Pencapaian objektif yang sukses diberi penguatan

(21)

TOOL

SWOT Analysis

Scheduling: Gantt Chart

POA Table: including budgeting

Time Management:

-

Buat daftar objektif

- Rangking objektif sesuai kepentingan

- Buat daftar aktifitas u/ capai objektif

- Buat prioritas u/ setiap aktifitas

(22)

ASPEK/ LINGKUP/ KEGIATAN

Hirarki perencanaan: formulasi

policy

, aturan,

regulasi, metode, prosedur implementasi evaluasi Perencanaan strategis* Perencanaan-Hanny-FIK UI 22 Perencanaan strategis* MBO* Pengembangan standar Perubahan berencana Manajemen waktu Perencanaan keuangan

Perencanaan SDM s/d jenjang karir Mengelola konflik

(23)

STRATEGIC PLANNING

(Drucker)

“ A continuous, systematic process of

making risk-taking decisions today with the

greatest possible knowledge of their effects

on the future

organizing efforts necessary to carry out

these decisions, and

evaluating results of decisions against

expected outcome through reliable feedback

mechanism

(24)

STRATEGIC PLANNING

Phases

The mission & the creed

Data collecting & analysis

Assess strengths & weakness

Goals & objectives

Strategies

Timetable

Operational & functional plans

Implementation

(25)

PERENCANAAN YANG BAIK

Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil akhir),

metoda evaluasi

Bermanfaat

Sederhana/

simple

Sederhana/

simple

Realistis: menggunakan sumber yang ada, faktual,

rasional, fleksibel

Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku Sesuai skala prioritas: rasional

Melibatkan seluruh komponen organisasi Berkesinambungan

(26)

KENDALA

Tidak tahu/ paham/ terampil

Tidak mau

Ragu keterbatasan wewenang

Kurang dukungan: SDM, kebijakan,

(27)

TAHAP/LANGKAH

Pengumpulan, klasifikasi, interpretasi

data

Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H

Pengorganisasian data

(28)

TAHAP/LANGKAH

Pengumpulan data

Sensus harian, bulanan, tahunan: jumlah

klien, kelahiran, operasi

Trend

populasi klien: diagnosa, usia, dll

Kapasitas TT

BOR

LOS

(29)

TAHAP/ LANGKAH

Analisis lingkungan:

SWOT

5W 1H

(30)

TAHAP/LANGKAH

Pengorganisasian data

Data penunjang

Data penghambat

(31)

TAHAP/ LANGKAH

Penyusunan rencana: POA

Objektif

Uraian kegiatan

Prosedur/ strategi

Target waktu

Penanggung jawab

Sasaran

(32)

KEPUSTAKAAN

Gillies, D.A. (1994). Nursing management: A system approach. (third edition). Philadelphia: W.B. Saunders Company

Marquis, B.L.& Huston C. J. (1998). Management decision making for nurses: 124

case studies. (3nd _{ed.). Philadelphia: Lippincott}

Marquis, B.L.& Huston C. J. (2000). Leadership roles & management function in

nursing: Theory & application. (3nd _{ed.). Philadelphia: Lippincott}

Robbins,S.P., Bergman, R.,& Stagg, I. (1997). Management. Sydney: Prentice Hall of Australia Pty Ltd.

Swansburg, R.C.& Swansburg, R.J. (1999). Introductory management & leadership