1 Konsep Manajemen Proyek

Oleh

AGUS SURYANTO

KONSEPSI PROYEK

Definisi proyek

Kegiatan sementara yang

berlangsung dalam jangka waktu

terbatas, dengan alokasi sumber

daya tertentu dan dimaksudkan

untuk menghasilkan produk yang

kriteria mutunya telah digariskan

dengan jelas.

Ciri Proyek

 Bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu.

 Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.

 Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas.

 Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.

Definisi program

Program mempunyai sifat yang sama dengan proyek. Perbedaannya terletak pada kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumberdaya yang diperlukan. Program memiliki skala yang lebih besar daripada proyek,

program dapat dipecah menjadi bermacam proyek yang berbeda.

Perbandingan Proyek & Program



Perbedaannya pada kurun waktu

pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang

diperlukan.



Program memiliki skala kegiatan yg lebih

besar dari pada proyek.



Program (deretan kegiatannya) dpt dipecah

menjadi proyek.



Persamaannya:

Isi dari Program & Proyek

adalah Kegiatan yg dilakukan untuk

STRUKTUR PROYEK

PROGRAM PROYEK KEGIATAN

= Pekerjaan yg dilakukan untuk mencapai tujuan

Kriteria Proyek

Supaya berhasil maka:

 Menggambarkan realitas situasi pengambilan

keputusan

 Kapabel untuk dilaksankan

 Fleksibel dlm menghasilkan produk yg diharapkan

 Mudah dimplementasikan

Sasaran proyek dan tiga kendala

(triple constraint)

 Anggaran

Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek besar (jangka waktu proyek bertahun-tahun) maka seringkali anggaran dipecah menjadi beberapa periode anggaran.

 Jadwal

Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah ditentukan. Produk akhir harus diserahkan dengan tidak melewati batas waktu yang ditentukan.

 Mutu

Produk atau hasil kegiatan proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan.

Ketiga batasan saling

tarik menarik. Jika ingin

meningkatkan mutu

produk yang telah

disepakati maka

umumnya berakibat pada

naiknya biaya.

Sebaliknya bila ingin

menekan biaya, maka

biasanya harus

berkompromi dengan

mutu dan jadwal.

Dari segi teknis, ukuran

keberhasilan proyek

biasanya dikaitkan

dengan sejauh mana

ketiga sasaran proyek

tersebut dapat dipenuhi.

Sasaran proyek yang juga merupakan tiga kendala (triple contraint)

ANGGARAN BIAYA JADWAL WAKTU MUTU KINERJA

Kegiatan Proyek vs Operasional

Proyek

 Bercorak dinamis, nonrutin.  Siklus proyek relatif pendek.  Intensitas kegiatan

berubah-ubah selama siklus proyek.  Kegiatan harus diselesaikan

berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan.  Terdiri atas bermacam-macam

kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu.

 Keperluan sumberdaya

selama siklus proyek berubah, baik macam maupun

volumenya.

Operasional

Berulang-ulang, rutin.

Berlangsung dalam jangka panjang.

Intensitas kegiatan relatif sama.

Batas anggaran dan jadwal tidak setajam proyek.

Macam kegiatan tidak terlalu banyak.

Keperluan sumberdaya untuk operasional relatif konstan.

Ukuran proyek

Belum ada kriteria untuk menentukan besar

kecilnya proyek secara kuantitatif, hal ini

dikarenakan banyaknya jenis proyek (contoh

proyek bendungan



perumahan



pengembangan).

Kompleksitas proyek

Bergantung pada:



Jumlah jenis kegiatan dalam proyek.



Jenis dan jumlah hubungan antar kelompok

dalam proyek.



Jenis dan jumlah hubungan antar kegiatan

(kelompok) dalam proyek dengan pihak luar.

Macam atau jenis proyek

 Proyek Engineering – Konstruksi

 Misal pembangunan gedung, jembatan, jalan raya, dll.

 Proyek Engineering – Manufaktur

 Untuk menghasilkan produk baru. Jika kegiatan ini dilakukan berulang dan rutin maka tidak lagi disebut proyek.

 Proyek Penelitian dan Pengembangan

 Bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan untuk menghasilkan produk tertentu. Prosesnya bisa berubah-ubah (dalam rangka mengejar produk akhir).

 Proyek Pelayanan Manajemen

 Misalnya merancang sistem informasi manajemen, sistem informasi akademik, merancang program efisiensi dan penghematan.

 Proyek Kapital

 Berkaitan dengan penggunaan dana kapital untuk investasi, misalnya pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan.

 Proyek Radio – Telekomunikasi

 Untuk membangun jaringan telekomunikasi.

 Proyek Konservasi Bio – Diversity

 Berkaitan dengan usaha pelestarian lingkungan. Proyek jenis ini sarat dengan pengkajian, penelitian, dan survai.

Timbulnya suatu proyek

 Rencana pemerintah

 misalnya proyek pembangunan jalan

 Permintaan pasar

 misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.

 Dari dalam perusahaan yang bersangkutan

 misalnya suatu perusahaan akan memperbarui

(modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.

 Dari kegiatan penelitian dan pengembangan

 dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan

Tahap Siklus Proyek

1. Tahap konseptual

2. Tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP/Definisi) 3. Tahap implementasi

4. Tahap terminasi

Ad.1. Tahap Konseptual

Terdiri atas kegiatan penyusunan dan perumusan gagasan, analisis

pendahuluan, dan pengkajian kelayakan. Seringkali disebut dengan studi kelayakan proyek.

Hasilnya: dokumen hasil studi kelayakan

Ad.2. Tahap PP/Definisi

 Melanjutkan evaluasi tahap konseptual secara lebih terinci sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan mengenai

kelangsungan investasi atau proyek.

 Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik.

 Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang terkait garis penyelenggaraan proyek, seperti sasaran pokok dan pendanaan.

 Memilih peserta proyek, yaitu pemilik proyek, kontraktor, konsultan, arsitek, dll.

Hasilnya:

 Dokumen analisis lanjutan kelayakan proyek.

 Dokumen rencana strategis dan operasional proyek.

 Dokumen definisi anggaran, jadwal induk, dan kriteria mutu proyek.

 Paket lelang dan dokumen hasil evaluasi proposal para peserta paket lelang.

Ad.3. Tahap Implementasi

Berbeda-beda dari proyek yang satu dengan yang lain. Meliputi:

- Mengkaji lingkup kerja proyek, membuat program

implementasi dan mengkomunikasikannya kepada peserta dan penanggung jawab proyek.

- Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci,

pengadaan material dan peralatan, instalasi atau konstruksi.

- Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya,

jadwal, dan mutu.

- Melakukan mobilisasi tenaga kerja, melatih dan

melakukan supervisi. Hasilnya:

- Produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara

mekanis.

- Ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical

completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.

Ad.4. Tahap Terminasi

Meliputi:

 Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start up, dan perfomance test.

 Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim.

 Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk

diserahkan kepada pemilik atau induk perusahaan.

 Melakukan demobilisasi dan reassignment personil.

 Menyusun laporan penutupan proyek. Hasilnya:

 Produk atau instalasi proyek yang telah siap pakai.

 Ditandai dengan penyerahan sertifikat operational acceptance oleh pemilik proyek untuk organisasi pelaksana atau kontraktor.

 Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim, dan jaminan.

Proyek Penelitian dan Pengembangan

Tahap Konseptual:

 Melihat kesempatan dan merumuskan gagasan.

 Meletakkan dasar studi kelayakan.

 Menentukan lingkup kerja, jadwal, dan prakiraan biaya. Tahap PP/Definisi:

 Menjabarkan lingkup kerja/kegiatan.

 Memperdalam evaluasi.

 Melakukan desain engineering awal. Tahap Implementasi:

 Pengadaan materiil dan peralatan.

 Melakukan pilot test.

 Menganalisis hasilnya.

 Melakukan test penuh dan menganalisis hasilnya. Tahap Operasi:

 Membuat laporan akhir.

Perilaku Selama Siklus Proyek

 Perubahan titik berat pengelolaan

Dengan bergerak majunya proyek, maka titik berat pengelolaan berubah dari perencanaan ke pengendalian.

 Potensi pengendalian biaya

Pengendalian biaya adalah hal yang substansial di awal proyek, dan menurun pada tahap-tahap berikutnya.

 Menurunnya resiko sejalan dengan kemajuan proyek.

Proyek mempunyai resiko gagal mencapai sasaran. Dengan

kemajuan yang diperoleh sehubungan dengan tersedianya informasi yang cukup maka resiko kegagalan tersebut akan menurun.

 Perubahan lingkup vs siklus proyek

Harus dihindari perubahan lingkup pada tahap implementasi karena akan memiliki dampak pada biaya dan jadwal.

APA ITU MANAJEMEN PROYEK

?

Konsep

Manajemen



Manajemen adalah

:

Rangkaian

Kegiatan (dlm proses memimpin

dan mengendalikan kegiatan anggota

organisasi) dlm rangka mencapai tujuan

organisasi

Cara Manajemen:

merencanakan jenis maupun bentuk/isi

kegiatan anggota , mengorganisir,

menjelaskan cara melakukan kegiatan,

mengkoordinir dan mengevaluasi .

Defenisi Manajemen Proyek

(H. Kerzner: 1982)

 Kegiatan merencanakan,

menggorganisasikan, mengendalikan sumber daya lembaga untk mencapai sasaran jangka pendek yg tlh ditentukan

 Manjemen proyek menggunakan pendekatan

sistem dengan hirarki (arus kegiatan) vertikal maupun horisontal

PROYEK dlm MANAJEMEN

 Suatu kegiatan yg bersifat temporer utk menghasilkan suatu produk atau layanan bersifat unik.

 Temporer, berarti tdk terus-menerus (rutin)

Manajemen Proyek diperlukan:

 Supaya target tercapai

 Ingin melakukan perubahan, dan atau pengembangan

 Memerlukan kecepatan (not business as

usual)

 Ketika dibutuhkan Lintas sektoral, karena tdk dapt dilakukan melalui birokrasi organisasi yg ada.

 Untuk mendukung pelaksanaan rencana

strategik

Pebruari 2007 IF 1483 - RPL

Overview

Beberapa pertanyaan:

 Apasaja komponen-komponen dari manajemen proyek?

 Bagaimana perencanaan membantu di dalam pengelolaan sumber daya proyek?

 Apakah peranan perencanaan (planning) didalam memfasilitasi pengembangan software?

Tahapan Manajemen Proyek

 Tahap Identifkasi (inisiasi = tahap memilih / seleksi proyek)

 Desain (Perencanaan, pendanaan,

penganggaran)

 Implementasi/Pelaksanaan

(organisasi,penjadwalan, mobilisasi sumber daya

 Evaluasi: -monitoring – pengendalian  Audit Proyek

KEGIATAN MANAJEMEN

PROYEK

Perencanaan: pelaksanaan: Hasil/

Tujuan / indi- (Mob. SDM) output

kator capaian

STRUKTUR KONSEP MANAJEMEN

PROYEK

Rencana Pelaks Evaluasi Biaya anggaran Mutu/hasil kinerja Waktu Jadwal

Manajemen

proyek

Pebruari 2007 IF 1483 - RPL

Empat P



People

— elemen terpenting dari kesuksesan

suatu proyek



Product

— sistem yang akan dibangun



Process

— Sekumpulan

framework activities

dan

engineering tasks

agar proyek berjalan



Project

— Seluruh kerja/usaha yang

Pebruari 2007 IF 1483 - RPL

Empat P

 Product Factors

 Novelty and Complexity of the Problem

 Quality (Features, performance, reliability, adaptability)

 Project Factors

 Organization, Management, Tools

 Process Factors

 Tasks, Work Products, Model

 People Factors

 People interacting successfully to build the software.

Software Production Planning Controlling Effort Remaining Tasks Completed Schedule Work Force Needed Progress Status Human Resource Management Workforce Available

Proyek Software

• ukuran (size)

• batas akhir penyerahan produk (delivery deadline)

• anggaran dan beaya (budgets and costs)

• domain aplikasi

• teknologi yang diterapkan

• batasan sistem (system constraints)

• kebutuhan pengguna (user requirements)

• sumberdaya yang tersedia

Seputar Manajemen Proyek

staffing? cost estimation? project scheduling? project monitoring? other resources? customer communication? risk assessment? product quality? measurement?

Mengelola

 Waktu (Time)  Informasi (Information)  Organisasi (Organization)  Kualitas (Quality)  Uang (Money)

INVESTASI PADA PROYEK



INVESTASI = PENANAMAN MODAL

:



Penggunaan Sumber yang

diharapkan akan memberi

imbalan yg menguntungkan

di masa yg akan datang

FAKTOR PERTIMBANGAN INVESTASI

PADA PROYEK

1. MODAL YG DITANAM

2. BIAYA (Cost of the project) 3. MANFAAT (Benefit):

* Jangka Pendek * Jangka Panjang

4. JANGKA WAKTU / UMUR EKONOMIS (Economics Life)

UKURAN / KRITERIA dlm ANALISA

RENCANA INVESTASI pd PROYEK

1. UNDISCOUNTED - CRITERION:

berapa nilai investasi saat ini (present value) diukur dg nilai uang saat ini, tdk mempersoalkan apa yg diperoleh di waktu yg akan datang

2. DISCOUNTED – CRITERION:

* Mempertimbangkan keuntungan saat ini & dikemudian hari

* Semua biaya (cost) & manfaat (benefit) diukur dg

nilai uang saat ini, & mendiscount nilai dikemudian hari dg suatu discount factor, misalnya :

ALAT ANALISA

UNDISCOUNTED - CRITERION

1.

Membandingkan keuntungan dg tkt

bunga yg berlaku : MEC (

Marginal

Efficiency of Capital

) dan I (

interest

rate

), Jika:

MEC lebih dari i rencana dpt

diteruskan.

MEC kurang dari i rencana ditolak.

MEC = i tercapai Break Event Point.

2. Ranking by inspection :

titik berat pd

selisih antara gross benefit (benefit

kotor) dg biaya operasi & pemeliharaan

3. Payback period:

didasarkan pd

pelunasan biaya investasi oleh net

benefit (benefit bersih)

ALAT ANALISA

DISCOUNTED - CRITERION

1. Bila B/C lebih dari 1

maka dpt dilaksanakan

2. Bila B/C kurang dari 1

maka ditolak

3. Bila B/C = 1 maka

tercapai break event

SASARAN & KENDALA

dlm proses pencapaian tujuan

proyek

:

1. Anggaran (besarnya biaya yg tlh ditetapkan utk dialokasikan)

2. Jadwal (perhitungan waktu yg hrs dipatuhi) 3. Harapan / Tujuan yang hrs terpenuhi

KEPUTUSAN INVESTASI PROYEK:

Perlu Memperhitungkan ttg:



PERBANDINGAN (Ratio) ANTARA:

MANFAAT YG AKAN DIPEROLEH (Benefit)

dengan

PENGAWASAN & PENGENDALIAN

PROYEK

Contoh: Pengelolaan & Pemantauan Proyek Pembangunan



Rapat rutin

dilakukan utk memantau (secara

ketat) perkembangan implementasi

program-program pembangunan dan utk mengatasi

problema- problema implementasi dgn segera.



Rapat rutin ini juga utk

mengambil keputusan

terhadap isu lisensi dan perijinan terkait dgn

dunia usaha dan investasi (berkaitan dgn

proyek-proyek pembangunan).



Rapat rutin ini menjadi

“

one stop center”

utk

pengambilan keputusan tsb (rapat terpadu).

 Kata kunci:

 Rapat rutin pemantauan dan pengendalian

proyek.

 Pengendalian dlm rapat ini termasuk pengatasan problema implementasi dengan segera dan

keputusan diambil secara terpadu (lintas instansi).

 Problema yg harus diatasi dgn segera dan

terpadu adalah lisensi dan perijinan utk dunia usaha dan investasi.