LAMPIRAN
1. Diagram Aliran Data (Data Flow Diagram)
Diagram aliran data merupakan salah satu sistem alat permodelan yang paling sering digunakan, terutama untuk sistem operasional di mana fungsi dari sistem adalah penting sekali dan lebih kompleks dari data yang dimanipulasi oleh sistem.
Menurut Whitten (2001, p308) diagram aliran data adalah suatu alat yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau proses yang dilakukan oleh sistem, selain itu Davis dan Davis (1999, p176) mendefinisikan diagram aliran data sebagai suatu alat yang bagus untuk meringkas dan mengorganisasikan informasi detil tentang batasan, proses, dan entitas suatu sistem serta menyediakan data logis tentang sistem untuk analisis.
Sehingga disimpulkan diagram aliran data merupakan diagram yang memberikan gambaran atas suatu sistem yang berjalan.
Dalam pembuatan diagram data digunakan 4 simbol yaitu : 1. Lingkaran
Menggambarkan sistem atau proses. Proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Setiap proses memiliki satu atau lebih masukan data dan menghasilkan satu atau lebih keluaran yang berupa data yang harus diproses lebih lanjut atau berupa informasi. Setiap proses memiliki nama yang unik dan diberi nama proses.
2. Empat Persegi Panjang
Menggambarkan entitas keluaran yaitu yang memasukkan data ke dalam sistem atau menerima keluaran dari sistem atau kedua-duanya. Entitas luar adalah sesuatu di luar sistem yang berupa orang, badan atau organisasi dan sebagainya. 3. Tanda Panah
Menggambarkan data yang mengalir dan arah alirannya. Pada umumnya aliran data perlu diberi nama tetapi pada beberapa kasus walaupun tanpa nama dapat ditafsirkan nama aliran data tersebut, misalnya dari asal atau tujuannya.
4. Empat Persegi Panjang Terbuka di Bagian Kanan
Menggambarkan suatu database. Bagian kiri terdapat tempat untuk menulis kode data. Tidak jarang nama data store ditulis dalam simbol ini.
Tingkatan yang terdapat dalam aliran data adalah sebagai berikut : 1. Diagram Hitungan
Diagram ini disebut juga dengan “Context Diagram” yaitu diagram yang menggambarkan hubungan di antara sistem dengan entitas luar dari sistem. Diagram ini berisi semua proses yang menyatakan sistem secara keseluruhan dan aliran-aliran data dan ke entitas luar.
2. Diagram Nol
Diagram ini disebut juga “ Zero Diagram” yang menggambarkan proses-proses yang ada di dalam sistem.
3. Diagram Rinci
Setiap proses penting dalam diagram nol akan dipecah menjadi beberapa rinci dan beberapa proses rinci akan dipecah lagi sampai kepada proses yang paling rinci.
2. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Mannino (2001, p212) Entity Relationship Diagram memiliki tiga elemen yaitu entity type, relationships, dan attributes. Entitas merupakan kumpulan dari entity yang ada dalam sebuah aplikasi, digambarkan dengan sebuah empat persegi panjang (rectangle) di dalam sebuah Entity Relationship Diagram.
Entitas dapat menggambarkan fisikal objek seperti buku, orang, tempat dan event seperti pembayaran. Entitas diidentifikasi secara unik dengan mengikuti alur proses bisnis. Atribut merupakan properti atau karakteristik dari entitas atau hubungan. Atribut digambarkan didalam empat persegi panjang (rectangle) sebuah entitas.
Relationship merupakan asosiasi bisnis secara umum yang terdapat antara satu atau lebih entitas. Relationship dapat menggambarkan suatu kejadian yang menghubungkan entitas-entitas atau hubungan secara logis yang ada antar entitas.
Cardinality menunjukkan batasan jumlah entitas yang ikut serta dalam suatu relationship. Di dalam ERD, minimum dan maksimum jumlah entitas ditentukan untuk kedua arah dari sebuah hubungan. Cardinaliti harus didefinisikan dalam dua arah untuk setiap hubungan. Simbol cardinaliti ditempatkan berdekatan untuk setiap entitas dalam sebuah hubungan.
primary key dari entitas yang lain. Entitas tersebut dikenal dengan weak entitas. Relationship yang menyediakan komponen primary key dikenal sebagai identifying relationship.
HASIL WAWANCARA
Berikut ini adalah hasil wawancara yang telah kami dapatkan selama survei guna menyusun Skripsi Strata 1 ( S1) di PT Hokomega Transportama :
General Manager (Ibu Mieke Ratulangi)
T : Bisa ceritakan secara singkat mengenai perusahaan Anda, Bu?
J : Perusahaan ini bergerak di bidang jasa ekspedisi baik itu ekspor dan impor melalui laut maupun udara. Barang yang dikirim seperti tekstil, furniture, garmen, bahan kimia/obat-obatan, baja, barang-barang elektronik, dan komoditas ekspor/impor lainnya. Perusahaan sudah berdiri selama 10 tahun dan saat ini memiliki 3 cabang yaitu di Surabaya, Medan dan Semarang. Dengan Total karyawan sebanyak ± 92 orang. Saat ini perusahaan merupakan ekspedisi terbesar ke-4 di Indonesia.
T: Bagaimana dengan penerapan teknologi informasi dalam perusahaan, apakah dalam penyajian laporan sudah efektif?
J : Teknologi Informasi sudah diterapkan dalam perusahaan, di mana transaksi-transaksi di cabang setiap tutup hari akan ditransfer ke kantor pusat. Untuk laporan yang ada, masih belum sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen, pihak manajemen kesusahan dalam memperoleh informasi, karena informasinya hanya ditampilkan dari satu sisi, sistem belum bisa menampilkan laporan yang bersifat summary bagi.
J : Saya menginginkan laporan yang berbentuk ringkas namun menjawab semua kebutuhan informasi yang saya butuhkan. Laporan-laporan yang bisa ditampilkan seperti laporan penghasilan (omset) ekspor dan impor, laporan berapa banyak pemesanan dan pengiriman dalam periode waktu tertentu, dan dari laporan tersebut saya dapat memperoleh barang apa saja yang sering dikirim, ke kota, negara, atau wilayah mana yang lebih mendominasi pengiriman perusahaan saya, perusahaan jasa penyedia angkutan (carrier) yang sering digunakan, berapa banyak pengiriman yang terlambat, dan banyaknya muatan sehingga saya dapat membuat kebijakan baru untuk perusahaan berdasarkan informasi tersebut.
• Dept. Marketing ( Ibu Villy dan Ibu Oni)
T : Dalam menjalankan kegiatan ekpedisi pengiriman ini, siapa saja pihak yang terkait?
J : Ada beberapa pihak karena perusahaan hanya sebagai perantara yang membantu pengirim dalam melakukan pengiriman barangnya ke luar negeri ataupun menerima barang ke dalam negeri. Pihak tersebut seperti perusahaan penyedia jasa angkutan (carrier) seperti OOCL, P&O, Evergreen, MaerskLine, Eva Air, China Airlines, KLM, agen di negara tujuan, dan pihak bea cukai untuk pengurusan ijin ekspor dan impor.
T : Laporan apa yang dibutuhkan saat ini untuk Dept. Marketing ?
J : Untuk Dept. Marketing, laporan yang dibutuhkan seperti laporan berapa banyak pemesanan yang diterima oleh masing-masing staf, dan berapa pengiriman yang
terjadi, juga menyajikan informasi mengenai berapa banyak keuntungan diberikan oleh masing-masing staf, sehingga dapat menghitung pencapaian target.
T : Dalam 1 hari berapa banyak transaksi pemesanan yang diterima?
J : tidak tentu, tetapi rata-rata sekitar 25 transaksi per kantor cabang. Pengiriman akan banyak terjadi pada bulan-bulan yang memiliki event tertentu, seperti Bulan April, Nov, dan Desember karena ada event Natal, Tahun Baru dan lain-lain. Biasanya permintaan untuk ekspor maupun impor akan meningkat pada bulan-bulan tersebut.
T : Bagaimana prosedur untuk pemesanan yang ingin dibatalkan oleh pengirim? J : Perusahaan akan memberikan waktu beberapa hari untuk pengirim konfirmasi
pengirimannya kepada kita, apabila tidak ada konfirmasi pembatalan dari pengirim setelah waktu yang diberikan, artinya pengiriman tetap dilakukan. Waktu yang diberikan biasanya 2-3 hari.
• Dept. Ekspor dan Impor ( Ibu Maya dan Bapak Yono)
T : Bisa ceritakan secara singkat saja proses bisnis untuk kegiatan ekspor?
J : kegiatan ekspor dimulai ketika pengirim melakukan pemesanan dan memberikan shipping instruction, itu berarti pengirim setuju dengan harga dan ketentuan yang kita tawarkan. Kemudian dept. Ekspor akan mengurusi proses pemesanan tersebut, dimulai dari membooking angkutan dan container ke carrier, membuat dokumen pengiriman yang akan dikirim kepada pengirim dan agen di negara tujuan. Setelah dokumen lengkap, perusahaan akan mengambil barang dan
T : Bagaimana juga proses bisnis yang terjadi untuk kegiatan impor ?
J : Untuk kegiatan impor, transaksi dimulai ketika agen dari luar negeri mengirim ke perusahaan dokumen pengiriman. Apabila barang yang dikirim telah sampai di pelabuhan, pihak carrier yang bersangkutan akan memberi informasi kepada dept. Impor bahwa barang telah sampai. Setelah mendapat dokumen delivery order dan pengurusan ijin impor barang kepada bea cukai, barang segera dikirim kepada penerima.
T : Bagaimana hubungan kantor cabang dengan kantor pusat dalam kegiatan operasional perusahaan? Apakah cabang boleh mengambil keputusan sendiri seperti penerimaan barang dari agen tertentu dari luar negeri atau menggunakan jasa agen tertentu untuk pengiriman barang?
J : Semua kegiatan yang ada di cabang dikontrol oleh pusat, dan cabang hanya mengikuti keputusan yang diambil oleh kantor pusat. Sebagai contoh, cabang hanya dapat menjalin kerjasama dengan agen ataupun carrier yang telah terjalin kerjasama dengan kantor pusat. Cabang tidak berhak menerima order dari agen lain ataupun menggunakan jasa carrier lain.
T : Untuk lebih mendukung kegiatan perusahaan, Laporan apa yang sangat diperlukan oleh perusahaan saat ini?
J : Untuk Dept. Ekspor, memerlukan informasi pengirim mana yang sering melakukan pengiriman, berapa banyak pengiriman yang dilakukan, dan laporan mengenai perusahaan penyedia jasa angkutan karena kegiatan perusahaan sangat bergantung juga dengan pihak lain sehingga informasi yang akurat dapat digunakan untuk analisa perusahaan dalam melakukan kerjasama dengan pihak
terkait tersebut. Sedangkan untuk Dept. Impor sendiri informasi yang berguna yaitu laporan mengenai agen dari kota mana yang sering memberikan orderan dan berapa besar penghasilan impor untuk perusahaan.
• Dept. MIS (Bapak Teguh)
T : Apakah perusahaan telah menerapkan teknologi informasi? Sistem apa yang telah dimiliki oleh perusahaan saat ini?
J : PT. Hokomega Transportama telah memiliki teknologi informasi yaitu dengan adanya aplikasi TI seperti Hecny Air and Ocean Tracking System, Hecny Account System, dan EDI System to Indonesia Custom.
T : Bagaimana dengan perangkat jaringan yang digunakan dalam perusahaan?
J : Untuk perangkat jaringan yang ada yaitu 1 switch 24 Port, kabel UTP 5, 1 routers, 1 kabel coaxical dan 24 LAN Card.
