1
PENERAPAN ETIKA DALAM KOMUNIKASI PADA KANTOR BADAN
KEPEGAWAIAN DAERAH WALIKOTA MEDAN
OLEH:
TIFFANY VERONICA BAKARA 122103123
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : TIFFANY VERONICA BAKARA
NIM : 122103123
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN ETIKA DALAM KOMUNIKASI PADA KANTOR BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
WALIKOTA MEDAN
Tanggal: Juni 2015 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA D-III KESEKRETARIATAN
(
NIP. 19741012 200003 2 003
Dr. Beby Karina FawzeeaSembiring,SE,MM)
Tanggal: Juni 2015 DEKAN
NIP. 19560407 198002 1 001
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : TIFFANY VERONICA BAKARA
NIM : 122103123
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PENERAPAN ETIKA DALAM KOMUNIKASI PADA KANTOR BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
WALIKOTA MEDAN
Medan, Juni 2015 Menyetujui Dosen pembimbing
(Fadli, SE, M.Si
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah banyak memberikan rahmat dan kasih-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Penerapan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan”yang dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapatkan bimbingan serta dorongan dari berbagai pihak, baik moril maupun materil. Oleh sebab itu, dengan segala hormat dan kerendahan hati Penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MMselaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
ii
bimbingan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Seluruh dosen dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
7. Teristimewa buat orang tua penulis tercinta Horas Bakara dan Marianna Hutabarat berkat iringan doa, semangat, motivasi dan segenap kasih sayang yang tiada hentinya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Untuk kakak penulis Kathrina MO Bakara, Amd dan adik penulis Jhon Bakara, Tyan Bakara dan Monica Bakara yang membuat semangat buat penulis.
9. Untuk semua teman-teman D-III Kesekretariatan stambuk 2012 terkhusus untuk Efria Saragih, Selda Purba, Kiki Safitri, Anggi Dwi Iswari dan Anggota KPPS.
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih memiliki kekurangan.Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca.Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.
Medan, Juni 2015 Penulis
iii DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 5
1.4. Manfaat Penelitian ... 5
1.5. Jadwal Kegiatan ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI ... 8
2.1. Gambaran Umum ... 8
2.1.1. Visi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan ... 9
2.1.2. Misi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan... 9
2.2. Struktur Organisasi ... 9
2.3. Deskripsi Pekerjaan ... 12
2.3.1. Kepala Badan ... 12
2.3.2. Badan Penyelenggaraan ... 12
2.3.3. Sekretariat ... 12
2.3.4. Bidang Pengembangan Karier ... 13
iv
2.3.7. Bidang Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem
Informasi ... 20
2.4. Jaringan Kegiatan ... 23
2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 23
2.6. Rencana Kegiatan ... 24
BAB III PEMBAHASAN ... 25
3.1. Pengertian Etika, Etiket dan Moral ... 25
3.1.1. Pengertian Etika ... 25
3.1.2. Pengertian Etiket ... 26
3.1.3. Pengertian Moral ... 27
3.1.4. Hubungan antara Etika dan Moral ... 28
3.2. Pengertian Komunikasi Kantor ... 29
3.3. Etika Komunikasi Kantor ... 30
3.4. Arti pentingnya Etika dalam Komunikasi pada Kantor ... 33
3.5. Pelaksanaan Etika dalam Komunikasi pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan ... 35
3.6. Penerapan Etika dalam Komunikasi pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan ... 40
3.7. Hambatan-hambatan Penerapan Etika dalam Komunikasi pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan ... 40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 44
v
vi
No Judul Halaman
vii
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Komunikasi memegang peran yang sangat penting dalam suatu interaksi sosial, baik itu di tempat kerja dan lingkungan masyarakat.Dengan adanya komunikasi, proses penyampaian informasi antara komunikator dan komunikan dapat berjalan dengan lancar dan tepat.Tempat kerja merupakan suatu komunitas sosial yang memfokuskan pada peran dari komunikasisehingga aktivitas kerja dapat dioptimalkan.
Penggunaan komunikasi baik secara verbal maupun secara nonverbal berpengaruh cukup besar pada lingkungan kerja yang diwujudkan dalam visi serta misi dari organisasi.Secara tidak langsung dibutuhkan suatu komunikasi yang efektif dalam menggerakkan jalannya organisasi.Semakin efektif komunikasi yang dibina dalam tiap-tiap departemen, maka semakin produktif perilaku pegawai dalam menjalankan pekerjaannya. Oleh karena itu, etika dalam berkomunikasi sangatlah diperlukan guna meningkatkan kinerja pegawai.
2
massa, merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam keberhasilan organisasi. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti dan memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media.
Menurut Sutrisno (2013:42) komunikasi adalah proses penyampaian energi dari suatu tempat ke tempat yang lain (seperti dalam sistem saraf ataupun penyampaian gelombang-gelombang suara). Menurut Purwanto (2003:1)komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Berdasarkan kedua pendapat di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah proses kegiatan pengoperan/penyampaianwarta/berita/informasi yang mengandung arti dari satu pihak (seseorang atau tempat) kepada pihak (seseorang atau tempat) lain, dalam menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Menurut Wursanto (2001:24)kantor merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen dalam berbagai tugas.
berlangsung dalam kantor (office communication). Dengan terciptanya etika komunikasi timbal balik yang baik antara pimpinan dan karyawan, dinilai akan menimbulkan produktivitas kerja yang baik. Dengan kata lain tanpa adanya komunikasi, maka pekerjaan kantor akan menjadi tidak sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan sehingga tujuan-tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
Seorang pimpinan kantor harus dapat menerapkan etika komunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik secara horizontal maupun secara vertikal atau secara diagonal. Pengurusan informasi atau information handling yakni penyampaian dan penerimaan berita, akan dapat berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif dan efisien. Komunikasi itu akan menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.
Etika komunikasi kantor merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah atau ukuran tingkah laku yang baik. Dengan demikian etika komunikasi kantor adalah norma dan ukuran yang berlaku dalam proses penyampaian keterangan yang berlangsung dalam suatu kantor.
4
sehari-hari menggunakan singkatan-singkatan dalam berkomunikasi antara pimpinan dan sesama pegawai. Penggunaan singkatan-singkatan kata yang sering digunakan oleh pimpinan dan pegawai seperti SKP (Sasaran Kerja Pegawai), KGB (Kenaikan Gaji Berkala), KP (Kepala Program), KARPEG (Kartu Pegawai), SIMPEG (Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi) dan lain sebagainya. Singkatan tersebut telah terbiasa digunakan oleh pimpinan dan pegawai dalam berkomunikasi untuk mempersingkat dan mempercepat proses penyampaian informasi. Namun, penggunaan singkatan-singkatan tersebut mempengaruhi kelancaran penyampaian informasi terhadap pihak luar karena dapat menimbulkan suatu hambatan dalam proses pelaksanaannya, yaitu pihak luar yang berasal dari luar Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan membutuhkan waktu untuk mengetahui arti dan kepanjangan dari singkatan-singkatan tersebut. Hal ini menunjukkankomunikasi antara pimpinan dan sesama pegawaiterhadap pihak luar masih belum efektif untuk diterapkan.
Berdasarkan penjelasan di atas penulis menyajikan tugas akhir dengan judul “Penerapan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan.”
1.2.Perumusan Masalah
Dari latar belakang diatas, maka dapat dikemukan rumusan masalah penelitian ini yakni sebagai berikut:
2. Bagaimana penerapan etika dalam komunikasi pada kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan?
3. Apakah yang menjadi penghambat dalam penerapan etika komunikasi pada kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan?
1.3.Tujuan Penelitian
Untuk mengetahui sejauh mana penerapan etika dalam komunikasi kantor pada Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan.
1.4.Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Sebagai informasi dan bahan masukan bagi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan untuk dijadikan landasan dalam penerapan etika komunikasi sangatlah bermanfaat demi kelancaran aktivitas kinerja pegawai.
2. Bagi Penulis bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya mengenal penerapan etika dalam komunikasi pada kantor.
3. Sebagaireferensi untuk melakukan penelitian selanjutnyayang berhubungan dengan penerapan etika dalam komunikasi pada kantor.
6
1.5.Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Badan KepegawaianDaerah Walikota MedanJl. Kapten Maulana Lubis No. 2 Medan Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :
Tabel 1.1.Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN
MINGGU KE
I II III IV V VI VII
1. Persiapan 2. Pengumpulan
Data 3. Penulisan
Laporan
Sumber : Penulis (2015)
1.6.Sistematika Penulisan BAB I : PENDAHULUAN
Pada Bab I ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
BAB III : PEMBAHASAN
Pada Bab ini dilakukan penelitian pada Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan berkaitan dengan penerapan etika komunikasi dalam kantor.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
8 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
2.1.Gambaran Umum Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas membantu Kepala Daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kota Medan.Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah, menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian.
Dasar Hukum Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sebagai berikut:
1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonomi kota-kota besar dalam lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Utara.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1973 tentang Perluasan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Medan.
3. Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.
4. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah.
6. Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan tata kerja Perangkat Daerah Kota Medan.
2.1.1.Visi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
Didalam suatu organisasi atau perusahaan sebuah Visi dan Misi sangat dibutuhkan dalam menunjang keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut. Visi dan Misi merupakan suatu pandangan ke depan yang telah di konsepkan secara bersama.Visi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan yaitu “Terwujudnya Sumber Daya Aparatur Pemerintah Kota Medan yang Profesional, Berwawasan Manajemen Pemerintah dan Berpengabdian”.
2.1.2.Misi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
Misi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan kompetensi Aparatur Pemerintah Kota Medan
b. Meningkatkan pelayanan Aparatur Pemerintah Kota Medan
c. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Medan
2.2.Struktur Organisasi
10
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseoranganmaupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:
Gambar 2.1.Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan Sumber : Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan (2015)
Kepada Badan : Lahum, SH,MM
Sekretaris : Riswan,SH,MAP
Kepala Sub Bagian Umum : Anita Wati, SE Kepala Sub Bagian Keuangan : Imran, SH Kepala Sub Bagian Penyusunan Program : Suminto,S.Sos Bagian Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi
Kabag.Pengadaan dan Pembinaan Sis. Informasi : Drs. Syahrial, M.Pd
Kasub. Pembinaan Sis. Informasi Kepegawaian : Ahmad Khaidir, S.kom, MT Kasub. Pengadaan dan Pensiun Pegawai : Adrian Saleh, SE
Bagian Pengembangan Karier
Kep. Bag Pengembangan Karier : Baginda P Siregar, AP, M.si Kasub. Bidang Jabatan Struktur : Dion Sughara, SH, SAP Kasub. Bidang Jabatan Fungsional : Dwi Kirana ,S.Sos Bagian Kepangkatan
Kabag Kepangkatan : Donni Harahap,SH
Kasub. Kepangkatan Jabatan Struktural : Jopan Pasaribu, BA Kasub. Kepangkatan Jabatan Fungsional : Dohami, S.STP, M.Si Bagian Kesejahteraan dan Disiplin
Kabag Kesejahteraan dan Disiplin : H.Harun Ismail S, SH
Kasub. Disiplin : Drs. Khairul Ahmad
12
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dari setiap unit pada bagian BadanKepegawaian Daerah Walikota Medan yang tediri dari :
2.3.1.Kepala Badan
Kepala badan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintahan daerah di bidang kepegawaian.
2.3.2.Badan penyelenggaraan
Tugasnya adalah :
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian.
b. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah dibidang kepegawaian.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kepegawaian.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.3.3.Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagaian tugas dinas lingkup kesekretariaatan yang meliputi pengelolaan administrasi umum dan keuangan dana penyusunan program.Sekretariat menyelenggarakan fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan kesekretariatan.
b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program badan pelenggaraan. c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kesekretariatan
badan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan kerumahtanggaan.
e. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas badan.
f. Pelaksanaan pembinaan, pengawasan dan pengendalian bidang kesekretariatan.
g. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kesekretariatan.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.3.4.Bidang Pengembangan Karier
a. Bidang pengembangan karier mempunyai tugas pokok melaksanakansebagian tugas badan di bidang pengembangan karier Pegawai Negeri Sipilpada jabatan struktural dan fungsional.
b. Badan pengembangan karier menyelenggarakan fungsi:
1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan bidang pengembangan karier.
2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengembangan karier.
3. Pelaksanaan proses perpindahan dan penetapan, dari dan kedalam jabatan struktur dan jabatan fungsional di lingkungan pemerintahan Kota Medan.
4. Pelaksanaan proses pengangkatan dan pemberhentian dari ke dalam jabatan struktural dan jabatan fungsional di lingkungan pemerintahan Kota Medan.
5. Pelaksanaan proses tugas belajar dan izin belajar.
14
7. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasidan pelaporan lingkup bidang pengembangan karier.
8. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan tugas fungsinya.
c. Sub bidang jabatan struktural
1. Sub bidang jabatan struktural mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengembangan karier lingkup jabatan struktural. 2. Sub bidang jabatan struktural menyelenggarakan fungsi:
a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang jabatan struktural.
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengembangan karier jabatan struktural.
c. Pengumpulan dan pengolahan dan lingkup pengembangan karier jabatan struktural.
d. Penyiapan bahan dan data proses perpindahan, pengangkatan, pemberhentian dari dan ke dalam jabatan struktural di lingkungan pemerintahan Kota Medan.
d. Sub bidang jabatan fungsional.
1. Sub bidang jabatan fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengembangan karier lingkup fungsional.
2. Sub bidang jabatan fungsional menyelenggarakan fungsi:
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengembangan karier jabatan fungsional.
c. Pengumpulan dan pengolahan data lingkup pengembangan karier jabatan fungsional.
d. Penyiapan bahan dan data proses perpindahan, pengangkatan, pemberhentian dari dan kedalam jabatan fungsional di lingkungan Pemerintahan Kota Medan.
e. Penyiapan bahan dan data guna pertimbangan proses tugas belajar dan izin belajar.
f. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi pengembangan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil jabatan fungsional.
g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.3.5.Bidang Kepangkatan
a. Bidang kepangkatan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas badan lingkup pengolahan adminitrasi kepangkatan.
b. Bidang kepangkatan menyelenggarakan fungsi :
1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan bidang kepangkatan.
16
3. Pelayanan administrasi kepegawaian lingkup pelaksanaan proses penerbitan surat keputusan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipildi lingkungan Kota Medan.
4. Pelaksanaan proses penerbitan kenaikan gaji berkalaPegawai Negeri Sipildi lingkungan pemerintahan Kota Medan.
5. Pelaksanaan proses penerbitaan peninjauan/penyesuaian masa kerja Pegawai Negeri Sipildi lingkungan pemerintahan Kota Medan.
6. Pelaksanaan proses penerbitan pencantuman gelar pendidikan yang diperoleh untuk peningkatan pendidikan bagi Pegawai Negeri Sipil. 7. Pelaksanaan proses penerbitan penggantian/duplikat petikan keputusan
kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil untuk golongan III/d ke bawah. 8. Pelaksanaan ujian penyesuaian ijazah.
9. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang kepangkatan.
10.Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
c. Sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural
1. Sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang kepangkatan lingkup pengolahaan administrasi kepangkatan jabatan struktural dan non struktural.
a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang kepangkatan jabatan struktural dan non struktural.
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengelolaan administrasi kepangkatan jabatan struktural dan non struktural. c. Penyiapan bahan petunjuk teknis lingkup pengelolaan
administrasi kepangkatan jabatan struktural dan struktural.
d. Penyiapan bahan data pemrosesan penerbitaan kenaikan gaji berkalaPegawai Negeri Sipil di lingkungan pemerintah Kota Medan.
e. Penyiapan bahan dan data pemrosesan penerbitan peninjauan penyesuaian masa kerja dan perbaikan masa kerja Pegawai Negeri Sipilpada jabatan struktural dan struktural.
f. Penyiapan bahan dan data pemrosesan penerbitan pencantuman pendidikan yang di peroleh untuk peningkatan pendidikan bagiPegawai Negeri Sipil jabatan struktural.
g. Penyiapan bahan dan data pemrosesan penerbitan penggantiaan/ duplikat petikan keputusan kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil jabatan struktural untuk golongan III/d ke bawah yang hilang di lingkungan pemerintah Kota Medan.
2.3.6.Bidang Kesejahteraan dan Disiplin
a. Bidang kesejahteraan dan disiplin mempunyai tugas pokok melaksanakansebagian tugas badan lingkup kesejahteraan dan disiplin pegawai.
18
1. Penyusunan rencana, program dan kegiatan bidang kesejahteraan dan disiplin.
2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup kesejahteraan dan disiplin.
3. Pelaksanaan pelayanan administrasi kepegawaian lingkup kesejahteraan dan disiplin.
4. Pelaksanaan proses Daftar Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP-3). 5. Pelaksanaan proses penerbitan surat keputusan inpassing gaji Pegawai
Negeri Sipil.
6. Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan kesejahteraan pegawai. 7. Pelaksanaan koordinasi pembinaan dan pengembangan disiplin
pegawai.
8. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang kesejahteraan dan disiplin.
9. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c. Sub bidang kesejahteraan
1. Sub bidang kesejahteraan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagaitugas bidang kesejahteraan dan disiplin lingkup kesejahteraan dan disiplin.
2. Sub bidang kesejahteraan menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan rencana, programdan kegiatan sub bidang kesejahteraan.
c. Penyiapan bahan dan data proses penerbitan kartu tabungan pensiun, kartu askes dan tabungan perumahan.
d. Pelaksanaan proses administrasi pemberian bantuan dan kesehatan kepada pegawai.
e. Penyiapan bahan data proses pemberian cuti, penghargaan dan tanda jasa kepada pegawai.
f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasidan pelaporan pelaksanaan tugas.
g. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
d. Sub bidang disiplin
1. Sub bidang disiplin mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang kesejahteraan dan disiplin lingkup pembinaan disiplinpegawai.
2. Sub bidang disiplin menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang disiplin. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pembinaan disiplin. c. Penyusan bahan dan data proses penerbitan izin/penolakan
perkawinan dan perceraian.
d. Pelaksanaan rekapitulasi menerima sangsi penjatuhan hukum disiplin.
e. Penyiapan bahan dan data proses penjatuhan hukuman disiplin. f. Pelaksanaan proses penerbitan surat keterangan tidak pernah
20
g. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai.
h. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan proses Daftar Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP-3).
i. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan koordinasi pembinaan disiplin pegawai.
j. Penghimpunan laporan harta kekayaan pejabat Negara dan pejabat strategis lainnya.
k. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
l. Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.3.7.Bidang Pengadaan Pegawai Dan Pembinaan Sistem Informasi
a. Bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas badan di bidang pengadaan dan pembinaan sistem informasi pegawai.
b. Bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi menyelenggarakan fungsi :
1. Penyusunan rencana, programdan kegiatan bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi.
2. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengadaan dan pembinaan sistem informasi kepegawaian.
3. Pengumpulan dan data pegawai.
5. Pelaksanaan proses penerbitan kartu pegawai dan kartu istri/suami.
6. Pelaksanaan proses perpindahan pegawai keluar dan ke dalam pemerintah Kota Medan.
7. Pembinaan sistem informasi pegawai.
8. Pelaksanaan pembinaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan lingkup bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi.
9. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Kepala Badan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c. Sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai
1. Sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi lingkup pengadaan dan pensiun pegawai.
2. Sub bidang pengadaan dan pensiun pegawai menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang pengadaan
dan pensiun pegawai.
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup pengadaan dan pensiun pegawai.
c. Penyiapan bahan dan data pelaksanaan analisis kebutuhan pegawai. d. Penyiapan bahan dan data proses pensiun dan pemberhentian
pegawai.
e. Penyiapan bahan dan data pemprosesan penerbitan kartu pegawai dan kartu istri/suami.
22
g. Proses administrasi seleksi Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN).
h. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas.
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
d. Sub bidang sistem informasi kepegawaian
1. Sub bidang sistem informasi kepegawaian mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas bidang pengadaan pegawai dan pembinaan sistem informasi lingkup sistem informasi pegawai.
2. Sub bidang sistem informasi kepegawaianmenyelenggarakaan fungsi: a. Penyiapan rencana, program dan kegiatan sub bidang Pembinaan
sistem informasi.
b. Penyusunan bahan teknis lingkup pengelolaan sistem informasi pegawai.
c. Pengumpulan data dan pengelolaan data kepegawaian.
d. Penyiapan dan data pelaksanaan pembinaan sistem informasi pegawai.
e. Penyiapan bahan dan data proses administrasi pembuatan Daftar Urut Kepangkatan (DUK).
f. Penyiapan bahan dan data proses penandatanagan Daftar Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP-3).
h. Pelaksanaan tugas lain yang di berikan Kepala Bidang sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.
2.4.Jaringan Kegiatan
Badan Kepegawaian Daerah adalah suatu sistem prosedur yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang sekurang-kurangnya meliputi Perencanaan, Pengangkatan, Penempatan, Pendidikan dan Pelatihan, Penggajian, Pembinaan, Kedudukan hak, dan Tanggung jawab. Kepegawaian Daerah merupakan suatu kesatuan jaringan birokrasi dalam kepegawaian nasional.Badan Kepegawaian Daerah merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa non profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
2.5.Kinerja Kegiatan Terkini
24
listing Pegawai Negeri Sipil yang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemko Medan, memfasilitasi penyelesaian pensiun Pegawai Negeri Sipil gol/ruang IV/c keatas keBadan Kepegawaian Negara dan sekretaris kabinet di Jakarta, pengambilan sumpah/janji Pegawai Negeri Sipil. Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan Badan Kepegawaian Daerah, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Idul Fitri, Idul Adha, Natal, Paskah, dan lain-lain) sehingga para pegawai selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani kehidupan, serta selalu beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2.6.Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah : a. Pemulangan pegawai yang pensiun di lingkungan Pemko Medan.
b. Pemberian Penghargaan Satya Lencana Karya Satya X, XX dan XXX Tahun. c. Monitoring perpindahan tugas Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Pemko
Medan.
d. Pembuatan listing Pegawai Negeri Sipilyang mencapai batas usia pensiun di lingkungan Pemko Medan.
e. Memfasilitasi penyelesaian Pensiun Negeri Sipilgol/ruangIV/c keatas keBadan Kepegawaian Negaradan sekretaris Kabinet di Jakarta.
f. Penyelenggaraan seleksi praja Institut Pemerintah Dalam Negeri (IPDN). g. Menyelenggarakan Diklat.
25
PEMBAHASAN
3.1.Pengertian Etika, Etiket dan Moral
3.1.1. Pengertian Etika
Dari segi etimologi (asal kata), istilah etika berasal dari kata Latin “ethicus” dan dalam bahasa Yunani disebut “ethicos” yang berarti kebiasaan. Dengan demikian menurut Mufid (2009:173)pengertian yang asli, yang dikatakan baik itu apabila sesuai dengan kebiasaan masyarakat.Kemudian lambat laun pengertian ini berubah, bahwa etika adalah suatu ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik. Menurut Mondy (2009:30) etika adalah disiplin yang berkenaan dengan apa yang baik dan buruk, yang benar dan salah, atau dengan kewajiban dengan tanggung jawab moral.
Etika juga disebut ilmu normatif, maka dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang dapat digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Menurut Bertens (2002:3) etika dapat dibedakan menjadi 3 (tiga) macam yaitu:
1. Etika sebagai ilmu, yaitu kumpulan tentang kebajikan dan tentang penilaian dari perbuatan seseorang.
2. Etika dalam arti perbuatan, yaitu perbuatan kebajikan. Misalnya seseorang dikatakan etis apabila orang itu telah berbuat kebajikan.
26
3.1.2. Pengertian Etiket
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia diberikan beberapa arti dari kata “etiket”, yaitu :
a. Etiket (Belanda) secarik kertas yang ditempelkan pada kemasan barang-barang (dagang) yang bertuliskan nama, isi dan sebagainya tentang barang-barang itu.
b. Etiket (Perancis) adat sopan santun atau tata krama yang perlu selalu diperhatikan dalam pergaulan agar hubungan selalu baik.
Dewasa ini istilah etiket lebih menitikberatkan pada cara-cara berbicara yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu di rumah maupun di kantor dan sopan santun lainnya.Dalam pergaulan hidup, etiket itu merupakan tata cara tata krama yang baik dalam menggunakan bahasa maupun dalam tingkah laku. Etiket merupakan sekumpulan peraturan-peraturan kesopanan yang tidak tertulis, namun sangat penting untuk diketahui oleh setiap orang yang ingin mencapai sukses dalam perjuangan hidup yang penuh dengan persaingan.
Etiket juga merupakan aturan-aturan konvensional mengenai tingkah laku individual dalam masyarakat beradap merupakan tata cara formal atau tata krama lahiriah untuk mengatur relasi antar pribadi sesuai dengan status sosial masing-masing individu. Menurut Marsum (2005:3) etiket di dukung oleh berbagai macam nilai, antara lain:
a. nilai-nilai kepentingan umum
b. nilai-nilai kejujuran, keterbukaan dan kebaikan c. nilai-nilai kesejahteraan
e. nilai diskresi (discrection = pertimbangan) penuh pikir, mampu membedakan sesuatu yang patut dirahasiakan dan yang boleh dikatakan atau dirahasiakan.
Etiket lebih menitikberatkan pada sikap dan perbuatan yang lebih bersifat jasmaniah atau lahiriah saja.Etiket sering disebut juga tata krama, yakni kebiasaan sopan santun yang disepakati dalam lingkungan pergaulan antar manusia setempat.Sedangkan etika menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersifat jasmaniah maupun bersifat rohaniah.Kesadaran manusia terhadap baik dan buruk disebut kesadaran etis atau kesadaran moral.
3.1.3. Pengertian Moral
Menurut asal katanya “moral” dari kata mores dari bahasa Latin, kemudian diterjemahkan menjadi “aturan kesusilaan”.Dalam bahasa sehari-hari, yang dimaksud dengan kesusilaan bukanmores, tetapi petunjuk-petunjuk untuk kehidupan sopan santun dan tidak cabul. Jadi, moral adalah aturan kesusilaan, yang meliputi semua norma kelakuan, perbuatan tingkah laku yang baik. Kata susila berasal dari bahasa Sansekerta, su artinya “lebih baik”, sila berarti “dasar-dasar”, prinsip-prinsip atau peraturan-peraturan hidup. Jadi susila berarti peraturan-peraturan hidup yang lebih baik.
28
Menurut Wursanto (2001:20) pengertian moral dibedakan dengan pengertian kelaziman, meskipun dalam praktek kehidupan sehari-hari kedua pengertian itu tidak jelas batas-batasnya. Kelaziman adalah kebiasaan yang baik tanpa pikiran panjang dianggapbaik, layak, sopan santun, tata krama dan sebagainya.Jadi, kelaziman itu merupakan norma-norma yang diikuti tanpa berpikir panjang dianggap baik, yang berdasarkan kebiasaan atau tradisi.
Moral juga dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1. Moral murni, yaitu moral yang terdapat pada setiap manusiasebagai suatu
pengejawantahan dari pancaran Ilahi. Moral murni disebut juga hati nurani. 2. Moral terapan,yaitu moral yang didapat dari ajaran pelbagai ajaran filosofis,
agama, dan adatyang menguasai pemutaran manusia. 3.1.4. Hubungan antara etika dan moral
Menurut Wursanto (2001:20) moral adalah kepahaman atau pengertian mengenai hal yang baikdan hal yang tidak baik sedangkan etika adalah tingkah laku manusia, baik mental maupun fisik mengenai hal-hal yang sesuai dengan moral. Etika adalah penyelidikan filosofis mengenai kewajiban manusia serta hal yang baik dan yang tidak baik.Objek etikaadalah pernyataan-pernyataan moral dan etika dapat juga dikatakan sebagai filsafat tentang bidang moral.Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia bagaimana manusia itu melainkan manusia itu harus bertindak.
juga dirumuskan etika itu sebagai suatu ilmu yang menyelidiki tingkah laku moral.
3.2.Pengertian Komunikasi kantor
Menurut Wiryanto (2004:6) komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi kantor yakni komunikasi yang tejadi dan berlangsung dalam kantor.Menurut Nuraida (2008:1) kantor adalah setiap tempat yang biasanya digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. Wajah kantor sangat ditentukan oleh aktivitas orang-orang yang ada dalam kantor.
Perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa pengertian kantor tidak cukup hanya melihat gedung atau orang-orang yang ada dalam gedung, tetapi harus melihat kegiatan yang dilakukan oleh orang - orang yang ada alam gedung itu.Dinamakan kantor apabila orang-orang yang ada didalamnya melakukan kegiatan kantor yang didalamnya melakukan kegiatan yang di dalamnya melakukan kegiatan yang bersifat tulis – menulis. Di Indonesia kegiatan ini disebut dengan istilah yang lebih popular yaitu “tata usaha”. Jadi, suatu tempat di mana dilaksanakan kegiatan tata usaha disebut dengan kantor.
30
terjadi dalam kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan. Dalam penyampaian berita atau informasi dibutuhkan sarana dan prasarana yang memadai guna mempercepat proses komunikasi.
Menurut Wursanto (2001:25) komunikasi kantor dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Tata hubungan administrasi disebut juga tata hubungan fungsi, yakni fungsi setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer. Jadi tata hubungan administrasi, adalah tata hubungan yang dilakukan oleh setiap orang yang mempunyai fungsi atau kedudukan sebagai administrator atau sebagai manajer dengan para bawahan atau para pelaksanaannya yang mengandung unsur perintah.
2. Hubungan tata usahaadalah hubungan yang terjadi atau yang berlangsung antara satuan organisasi dalam suatu organisasiyang tidak mengandung unsur perintah. Hubungan ini hanya bersifat pengiriman informasi dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengiriman informasi ini dapat dilakukan melalui surat-surat atau warkat (salinan, tembusan, kutipan) atau dapat juga melalui telepon.
3.3.Etika Komunikasi Kantor
kantordapat berlangsung secara lisan maupun secara tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka) tanpa perantara.Secara tidak langsung berarti melalui suatu perantara (telepon).Secara tertulis misalnya dengan mempergunakan surat.
Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan agar dalam mengadakan hubungan itu jangan sampai mempunyai dampak negatif terhadap pegawai lainnya.Jadi, dalam hal ini etika memegang peranan penting.Menurut Wursanto (2001:26) etika merupakan syarat mutlak dalam hubungan antar pegawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai: 1. Kesusilaanatau budi pekerti yang baik.
2. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.
Etika menjadi dasar atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi dalamkantor tersebut. Menurut Rumanti (2002:153) ada beberapa faktor-faktor yang menyebabkan keberhasilan komunikasi disebut juga dengan the seven communication adalah sebagai berikut:
1. Credibility (kepercayaan)
Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi.
2. Context (perhubungan pertalian)
32
keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.
3. Content (kepuasan)
Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.
4. Clarity (kejelasan)
Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang.
5. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi)
Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.
6. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita)
Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.
7. Channels of distribution (saluran pengiriman berita)
Menurut Sinulingga dan Tarigan (2012:19) contoh teknik komunikasi yang baik dalam menyampaikan dan menerima informasi :
1. Menggunakan kata dan kalimat yang baik menyesuaikan dengan lingkungan. 2. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh lawan bicara.
3. Menatap mata lawan bicara ketika berkomunikasi dengan lawan bicara. 4. Memberikan ekspresi wajah yang ramah dan murah senyum.
5. Gunakan gerakan tubuh atau gerakan yang sopan dan wajar. 6. Bertingkah laku yang baik dan ramah terhadap lawan bicara. 7. Memakai pakaian yang rapi dan menutup aurat sesuai peraturan. 8. Tidak mudah terpancing emosi lawan bicara.
9. Menerima segala perbedaan pendapat.
10.Mampu menempatkan diri dan menyesuaikan gaya komunikasi sesuai dengan karakteristik lawan bicara.
11.Menggunakan volume, nada, intonasi suara serta kecepatan bicara yang baik. 12.Menggunakan komunikasi non verbal yang baik sesuai budaya yang berlaku
seperti berjabat tangan, merunduk dan hormat.
3.4. Arti Pentingnya Etika Komunikasi Dalam Suatu Kantor
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting dalam kegiatan kantor memiliki hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang bersama-sama
menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor merupakan
pusat pengolahan keterangan, tempat para pegawai menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi
34
kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas
dan dedikasi para pegawai kantor.
Menurut Wursanto (2001:29) etika komunikasi sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya komunikasi kantor dapat dilihat dalam
hal-hal berikut:
1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara :
a. para bawahan dengan atasan (pimpinan)
b. bawahan dengan bawahan
c. atasan dengan atasan
d. pegawai kantor dengan instansi yang bersangkutan.
2. Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral dan displin yang tinggi para pegawai.
4. Dengan menerapkan etika komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasioanal yang efisien.
5. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua pegawai. 6. Meningkatkan kerja sama(team work) di antara para pegawai.
7. Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
8. Etika komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara berpikir kreatif.
10.Dengan adanya etika komunikasi kantor maka antar pegawai yang satu dengan yang lainnya akan saling menghargai.
11. Etika komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan keputusan tersebut dengan baik kepada pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Tanpa komunikasi yang baik maka keputusan tidak dapat disetujui dengan baik.
3.5.Pelaksanaan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan
Kepegawaian Daerah Walikota Medan
Pelaksanaan etika dalam komunikasi Pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan adalah sebagai berikut:
a. Kejelasan
Pihak komunikator atau para pegawai dan atasannya di Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sudah mampu menuangkan isi hatinya, apa yang menjadi maksud tujuannya, yaitu dengan menuangkan dalam bentuk berita dengan cara mempergunakan kata-kata yang sedemikian rupa sehingga jelas dan mudah dimengerti oleh pihak yang menerima. Dalam penyampaian berita, pegawai pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sudah menggunakan bahasa yang baik dan benar, mudah dan cepat dimengerti, yaitu:
1. Menggunakan kalimat yang pendek, singkat dan jelas.
2. Menggunakan kata-kata atau istilah yang mudah dimengertiyang sudah dikenal oleh umum.
36
4. Dapat menyesuaikan bahasa yang digunakan dengan kemampuan pihak penerima berita.
b. Konsekuensi dan keseimbangan
Keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak bertentangan satu dengan lainnya, atau berbeda dengan keterangan, informasi yang telah dikirim. Tetapi kadang kala terjadi perbedaan maksud dari apa yang dibicarakan sehingga terjadi missed comunication atau kesalahpahaman sedemikian rupa dan pemimpin ataupun pegawai berusaha menegaskan bahwa informasi yang terdahulu disampaikan salah. Dan dengan segera menyampaikan informasi yang benar.Pemberian informasi dari pegawai kepada atasannya maupun sebaliknya sesuai dengan kenyataan yang ada. c. Keseragaman
Pegawai dan pimpinan pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan kadangkala menggunakan istilah, pengertian kode tertentu, untuk menghindari terjadinya kesalahpahaman dan kesimpangsiuran.
d. Tata bahasa yang tepat.
Pegawai dan pimpinan pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan selalu menggunakan tata bahasa yang benar dan tepat guna.Ada kalanya mereka mengunakan tata bahasa yang tidak formal, tetapi tetap mengutamakan etika dalam berkomunikasi terutama kepada pimpinan.
e. Siapa lawan bicara kita
mana tingkat kemampuan atau pendidikannya sehingga mereka dapat menyesuaikan diri.
f. Singkatan-singkatan
Penggunaan singkatan-singkatan kata yang sering digunakan oleh pimpinan dan pegawai seperti SKP (Sasaran Kerja Pegawai), KGB (Kenaikan Gaji Berkala), KP (Kepala Program), KARPEG (Kartu Pegawai), SIMPEG (Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi) dan lain sebagainya. Singkatan tersebut telah terbiasa digunakan oleh pimpinan dan pegawai dalam berkomunikasi untuk mempersingkat dan mempercepat proses penyampaian informasi. Namun, penggunaan singkatan-singkatan tersebut mempengaruhi kelancaranpenyampaian informasi terhadap pihak luar karena dapat menimbulkan suatu hambatan dalam proses pelaksanaannya yaitu pihak luar yang berasal dari luar Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan membutuhkan waktu untuk mengetahui arti dan kepanjangan dari singkatan-singkatan tersebut. Hal ini menunjukkankomunikasi antara pimpinan dan sesama pegawaiterhadap pihak luar masih belum efektif untuk diterapkan.
Dalam penerapan etika komunikasi tersebut Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan juga menerapkan bagaimana sistem penyampaian informasi baik dan benar dengan melalui berbagai prosedur antara lain:
1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide – ide yang dilakukan oleh pihak pengirim berita.
38
media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal, horizontal, formal maupun informal.
3. Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikan). Pihak komunikan kemudian mengadakan interpretasi (decoding) terhadap berita yang diterimayang dilanjutkan dengan suatu tindakan atau respon.
Terdapat 4 Dimensi komunikasi organisasi di dalam pertukaran gagasan atau ide-ide di antara pimpinan dan para pegawai-pegawai Badan kepegawaian Daerah Walikota Medan antara lain:
1. Downward communication (atas ke bawah)yaitu komunikasi yang
berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.
Arus komunikasi dari atas ke bawah ini digunakan dengan tujuan : a. Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja.
b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.
c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku. d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward communication yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.
Arus komunikasi dari bawah ke atas ini digunakan dengan tujuan :
a. Penyampaian informai tentang pekerjaan-pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
c. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
d. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Komunikasi lateralatau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis. Komunikasi horisontal terjadi antara orang-orang yang pada tingkat yang sama atau orang-orang yang pada tingkat yang berhubungan pada divisi yang berbeda dalam suatu organisasi.
4. Interline communication yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi
melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
40
berita tersebut agar tidak terjadi kesimpangsiuran berita atau kesalahpahamanterhadap berita yang disampaikan.
3.6.Penerapan Etika Dalam Komunikasi Pada Kantor Badan Kepegawaian
Daerah Walikota Medan
Etika dalam komunikasi yang diterapkan Pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sudah relatif efektifsehingga para pegawai merasa terlindungi oleh pimpinan. Apabila suatu waktu ada masalah yang tidak terpecahkan, maka pegawai dapat bertanya langsung kepada pimpinannyadan pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga pegawai akan mendapat arahan secara langsung. Selain memberikan perintah, pimpinan juga selalu mengusahakan agar setiap pegawai dapat bekerja sama dengan sebaik-baiknya.
Demikian juga untuk memecahkan persoalan-persoalan di dalam organisasi.Komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.Dengan adanya etika dalam komunikasi pada Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan, maka efisiensi kerja dapat berjalan dengan lancar.
3.7.Hambatan-Hambatan Penerapan Etika Dalam Komunikasi Pada
Kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan
a. Kurangnya sarana dan prasarana yang ditelitikan oleh organisasi. Misalnya sambungan telepon antara pegawai dengan pimpinan tidak tersedia sehingga kadangkala menghambat penyampaian informasi antara pegawai dengan pimpinan maupun sebaliknya.
b. Kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif. Hal seperti ini jarang sekali terjadi diKantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan.
c. Penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang kurang memadai. 2. Hambatan perilaku, seperti:
a. Prasangka yang didasarkan pada emosi
Prasangka merupakan pendapat (anggapan) yang kurang baik mengenai sesuatu sebelum mengetahui (menyaksikan dan menyelidiki) sendiri atas sesuatu tersebut.Prasangka yang didasarkan kepada emosi adalah suatu pendapat atau anggapan terhadap sesuatu yang tidak berdasarkan nalar atau rasio.Jadi anggapan atau pendapat itu tidak rasional. Hambatan ini dapat diatasi antara lain dengan menciptakan suasana yang lebih terbuka dan penuh kekeluargaan.
b. Ketidakmauan untuk berubah
42
pimpinan dalam melakukan komunikasi dengan para bawahan.Pimpinan dipandang tidak berhasil memberikan pengertian kepada para bawahan terhadap pentingnya perubahan metode kerja.
c. Sifat yang egosentris
Sifat yang egosentris adalah sifat yang mementingkan diri sendiri, kurang memperhatikan kepentingan orang lain. Pegawai yang mempunyai sifat egosentris biasanya kurang pandai menjalin kerjasama dengan pegawai lain karena pegawai tersebut kurang berkomunikasi. Segenap informasi yang diterima hanya untuk kepentingan diri sendiri, tidak disebarkan atau tidak diteruskan kepada pihak lain, walaupun pihak lain sangat membutuhkan. Sifat ini sulit untuk diatasi karena pada dasarnya sifat egosentris merupakan sifat bawaan sejak lahir.
3. Hambatan Semantik
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaannya kepada komunikan.Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan semantik ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). 4. Hambatan Latar Belakang, seperti:
a. Latar Belakang Sosial
tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan.Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.
b. Latar Belakang Budaya
44 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan dan pemaparan diatas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan yaitu :
a. Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan merupakan sebuah instansi pemerintahan yang bertugas membantu Kepala Daerah dalam melaksanakan manajemen Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kota Medan. Pelaksanaan Etika dalam Komunikasi pada kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan dilaksanakan dengan konsekuensi, keseimbangan dan keterangan-keterangan yang disampaikan pegawai dengan atasannya tidak bertentangan satu dengan lainnya.
b. Penerapan Etika dalam Komunikasi pada kantor Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan sudah efektif sehingga para pegawai merasa terlindungi dengan pimpinan yang selalu memberikan penjelasan atau bimbingan secara langsung.
4.2.SARAN
Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan yaitu :
a. Sebaiknya dalam penyampaian informasi atau keterangan-keterangan antara pegawai dengan pimpinan harus konsisten agar informasi yang diberikan tidak salah atau tidak terjadi missed comunication.
b. Untuk menjaga kerjasama di antara pimpinan maupun antar pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Walikota Medan diharapkan saling memberikan pengertian dan kepercayaan melalui komunikasi yang baik karena tanpa adanya kerjasama yang baik tidak akan mencapai hasil kerja yang diharapkan. c. Untuk mendukung pelaksanaan Etika dalam Komunikasi pada kantor Badan
46
DAFTAR PUSTAKA
Bertens, K. 2011. Etika. Jakarta: PT. Gramedia
Effendy, Onong Uchjana. 2003. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT. Citra Aditya Bakti
Marsum, H. 2005. Etiket & Counrtesy. Jogjakarta. Andi
Mufid, Muhammad. 2009. Etika dan Filsafat Komunikasi. Jakarta: Kencana Rumanti, Maria. 2002. Dasar-Dasar Public Relation Teori dan Praktek.
Jogjakarta: Grasindo
Sinulingga dan Taringan. 2012.Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Medan: Silangit Group
Sutrino, Edy. 2013.Budaya Organisasi. Cetakan ketiga. Jakarta: Kencana Wiryanto. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: Grasindo
