APLIKASI CUTI KARYAWAN PT. BUMIPUTERA CAPITAL INDONESIA
1) Dona Firgita Badilah, 2) D.L Crispina Pardede, DEA 1) Sistem Informasi, Universitas Gunadarma (firgi.bad@gmail.com) 2) Sistem Komputer, Universitas Gunadarma (pardede@staff.gunadarma.ac.id)
ABSTRAK
Penulisan ini membahas pembangunan aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Program dibangun menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Foxpro 7.0. Aplikasi cuti karyawan ini melayani proses update data karyawan dan proses cuti karyawan. Berdasarkan uji coba yang dilakukan, aplikasi cuti dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan dalam pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti karyawan dan laporan-laporan hasil aplikasi cuti dapat digunakan untuk keperluan sehari-hari misalnya laporan data cuti karyawan, posisi cuti karyawan dan histori cuti karyawan.
Kata Kunci : Aplikasi Cuti, PT. Bumiputera Capital Indonesia
1. PENDAHULUAN
Keberhasilan sebuah perusahaan tentu tidak terlepas dari kinerja karyawan. Dalam sebuah perusahaan segala sesuatu yang menyangkut karyawan ditangani oleh bagian Sumber Daya Manusia (SDM) misalnya gaji, pajak, medikal, cuti dan lain-lain. Dalam perusahaan ini, masalah cuti karyawan masih ditangani menggunakan sistem yang tidak terkomputerisasi. Apabila ada seorang karyawan yang ingin mengajukan cuti, bagian SDM harus memeriksa terlebih dahulu data cuti karyawan. Hal ini tentu saja memerlukan waktu pencarian yang lebih lama dalam penentuan izin pengajuan cuti dan untuk mengetahui sisa cuti yang belum diambil oleh karyawan. Perkembangan teknologi informasi saat ini khususnya dalam pengolahan data, membuka peluang untuk dilakukannya komputerisasi proses yang membutuhkan pengelolaan data. Hal tersebut yang mendorong penulis untuk membuat sebuah aplikasi cuti di PT. Bumiputera Capital Indonesia.
Untuk itu, penelitian yang dilakukan bertujuan untuk :
1. Membangun sebuah aplikasi cuti karyawan yang dapat mendukung pemrosesan cuti karyawan yang menghasilkan informasi yang benar, tepat waktu, dan akurat sesuai dengan yang dibutuhkan serta mudah dalam pengunaannya.
karyawan setiap bulannya dan memberikan informasi mengenai karyawan lain yang sedang cuti dan sisa cuti yang belum diambil oleh setiap karyawan.
2. METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan dengan langkah-langkah dalam Software Development Life Cycle
(SWDLC) dimulai dari analisis, perancangan, implementasi, uji coba aplikasi, dan evaluasi. Yang dilakukan pada tahap analisis adalah observasi/pengamatan secara langsung ke kantor PT. Bumiputera Capital Indonesia dan melakukan dialog dengan bagian SDM yang mengurusi cuti karyawan untuk mengidentifikasi masalah, memahami kerja sistem yang ada, menganalisis kelemahan sistem yang ada dan mengetahui kebutuhan informasi pemakai dalam hal ini karyawan. Dengan menganalisis sistem yang ada serta kelemahannya penulis dapat mengusulkan perbaikan untuk masalah pengurusan cuti karyawan ini. Tahap perancangan bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan pemakai mengenai prosedur pengurusan cuti sehingga dari definisi kebutuhan tersebut dapat memberikan gambaran yang jelas dan rancangan yang lengkap yang berguna untuk proses perancangan aplikasi cuti. Setelah dianalisis dan dirancang secara rinci dengan menggunakan software tertentu saatnya sistem untuk diimplementasikan. Pada tahap ini dilakukan pembangunan program aplikasi cuti karyawan di PT. Bumiputera Capital Indonesia. Implementasi mencakup aktivitas-aktivitas pemrograman dan pengujian, instalasi perangkat keras dan perangkat lunak, pelatihan kepada pemakai, pembuatan dokumentasi dan mengkonversi dari sistem lama ke sistem yang baru. Uji coba aplikasi cuti karyawan berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan. Tahap yang terakhir yaitu evaluasi, dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan dengan langsung memberikan skenario uji coba.
Gambar 1. Model Waterfall
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan yaitu spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan ketika aplikasi cuti karyawan ini diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara pembuat aplikasi cuti karyawan, bagian SDM, dan pihak lain yang terlibat dalam aplikasi cuti karyawan ini. Analisis kebutuhan digunakan untuk membuat :
1. Keluaran (output) yang akan dihasilkan yaitu berupa laporan data karyawan, laporan pengambilan cuti, laporan data cuti, laporan histori cuti karyawan.
2. Masukan (input) yang diperlukan untuk membuat aplikasi cuti karyawan berupa form form update data karyawan, login, pengambilan cuti, data cuti, histori cuti, update data cuti, jenis cuti, marital, pendidikan, divisi, dan beberapa form untuk mencetak laporan. 3. Lingkup proses untuk mengolah masukan menjadi keluaran yaitu bagaimana proses
pengajuan cuti mulai dari karyawan mengisi formulir cuti kemudian di proses oleh bagian SDM dengan melihat catatan cuti karyawan tersebut kemudian diajukan kepada direktur untuk meminta persetujuan.
4. Volume data yang kan ditangani oleh aplikasi cuti karyawan yaitu banyaknya jumlah karyawan yang ada di PT. Bumiputera Capital Indonesia yang ditangani oleh aplikasi cuti ini.
5. Jumlah pemakai dan kategori pemakai yaitu kepala bagian SDM
6. Kontrol terhadap aplikasi cuti karyawan yaitu aplikasi cuti ini harus tetap di kontrol agar tetap menghasilkan output sesuai dengan yang diinginkan dan menghindari
Aplikasi cuti karyawan melayani proses update data karyawan dan proses cuti. Untuk melayani proses tersebut diperlukan tabel data, antar muka dan laporan yang kemudian disatukan dalam bentuk menu.
1. Perancangan Update Data Karyawan
Update data karyawan digunakan untuk menambah data karyawan baru atau
memperbaiki data karyawan yang sudah ada. Di bawah ini digambarkan alur kerja update
data karyawan dan rancangan form update data karyawan.
Data karyawan disimpan di tabel
karyawan
Karyawan Bagian SDM
Nama,nik,divisi,gen
der,alamat Validasi data karyawan Input/edit data karyawan Valid Y T
Gambar 2. Alur Kerja Update Data Karyawan
Karyawan meminta formulir update data karyawan ke bagian SDM, kemudian mengisi data-data yang diperlukan seperti nomor induk karyawan (nik), nama, alamat, nomor telepon, tanggal lahir, alamat, gender, divisi dan lain-lain. Form yang sudah diisi diserahkan kembali ke bagian SDM untuk diinput ke dalam form update data karyawan. Data yang telah diinput disimpan dalam Tabel Karyawan.
NIK Marital
Nama Status Perkawinan
No & Tgl SK Bapepam WPPE Tanggal Nikah
WPEE Suami
WMI Tgl Lahir Suami
Alamat Istri
Tanggal Lahir Tgl Lahir Istri
No. Rumah Jumlah Anak
No Handphone Nama Anak1
Divisi Tgl Lahir Anak1
Gender Nama Anak2
Tanggal Gabung Tgl Lahir Anak2
Pendidikan Terakhir Nama Anak3
Nama Orangtua Tgl Lahir Anak3
Alamat Orangtua Nama Mertua
Isi Data Tabel
Update Data Karyawan
Gambar 3. Rancangan Form Update Data Karyawan
Data karyawan dapat dicetak dalam bentuk laporan yang memuat sembilan field (Gambar 4)
Gambar 4.4 Rancangan Laporan Update Data Karyawan Laporan Tabel Karyawan
Tanggal Cetak : 08/08/2009
NIK Nama Tgl Lahir Alamat No.HP Divisi Tgl Gabung Pendidikan Terakhir Marital Logo BCI
Tabel 1. Tabel Karyawan
Atribut Field Tipe Length Keterangan
Nomor Induk
Karyawan nik Varchar 10 Not null, Primary key
Nama nama Character 30 Not null, nama karyawan
Alamat alamat Varchar 30 Not null, alamat karyawan
Tanggal Lahir tgl_lahir Date 8 Not null, tanggal lahir karyawan
Jenis Kelamin gender Character 6 Not null, jenis kelamin
Tanggal Gabung tgl_gabung Date 8 Not null, tanggal masuk
Pendidikan
Terakhir pend_akhir Character 30 Not null, pendidikan terakhir
Marital marital Logical 1 Not null, status pernikahan
Status
Perkawinan status_peg Character 30 Not null, status pernikahan
Jumlah Anak jml_anak Integer 4 Not null, jumlah anak
No Handphone no_hp Character 15 Not null, nomor handphone
No Rumah no_rmh Character 12 Not null, nomor rumah
NPWP npwp Character 20 Not null, npwp
Sertifikasi WPPE wppe Character 10 Not null, wppe
Sertifikasi WPEE wpee Character 10 Not null, wpee
Sertifikasi WMI wmi Character 10 Not null, wmi
Tanggal Nikah tgl_nikah Date 8 Not null, tanggal menikah
Suami suami Character 30 Not null, nama suami
Istri istri Character 30 Not null, nama istri
Tanggal Lahir
Anak 1,2 ,3 tgl_anak1,2,3 Date 8 Not null, tanggal lahir anak 1, 2, 3
Nama Anak 1,2,3 nama_anak1
,2,3 Character 30 Not null, nama anak 1, 2, 3
Divisi divisi Character 30 Not null, divisi/bagian
Password password Character 10 Not null, password
Gambar 5. Form Update Data Karyawan
2. Perancangan Proses Cuti Karyawan
Tujuan dari rancangan proses cuti karyawan adalah untuk menjaga agar pemrosesan data berjalan lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar dan untuk mengawasi proses dari sistem. Untuk membuat rancangan proses cuti karyawan, dibutuhkan suatu rancangan model sistem. Rancangan model sistem yang digunakan adalah sistem aliran kerja (work flow system) dan diagram aliran data yang terdiri dari diagram konteks dan diagram zero.
- Alur Kerja Pengajuan Cuti
Alur kerja pengajuan cuti menjelaskan bagaimana awal proses karyawan mengajukan cuti sampai dengan informasi yang diterima oleh karyawan tersebut terhadap pengajuan cutinya. Alur kerja pengajuan cuti menggambarkan langkah-langkah dan urutan prosedur pengajuan cuti (Gambar 5).
Periksa validasi data karyawan (nama,nik,divisi)
Periksa catatan cuti
Penyesuaian waktu cuti dengan karyawan lain yang sedang cuti dan meminta persetujuan
direktur
Persetujuan cuti dan tandatangan
Pencatatan data cuti karyawan Persetujuan cuti
Form cuti yang telah diisi
Karyawan Bagian SDM Direktur
Valid Cuti > 0 Setuju Informasi persetujuan cuti Pengajuan cuti ditolak Informasi pengajuan cuti ditolak Y T Y Y T T
Gambar 6. Alur Kerja Pengajuan Cuti
- Aliran Data
Diagram aliran data terdiri dari dua yaitu diagram konteks (diagram level 0) dan diagram zero (diagram level 1). Diagram konteks berisi gambaran umum tentang pemrosesan cuti karyawan. Dalam diagram ini terdapat tiga terminator (orang diluar sistem) yaitu karyawan, bagian SDM dan Direktur, prosesnya yaitu sistem pemrosesan cuti karyawan. Karyawan mengajukan cuti dengan cara mengisi data-data yang diperlukan ke dalam formulir cuti dan kemudian diserahkan ke bagian SDM untuk diproses, kemudian bagian SDM memeriksa catatan cuti karyawan di data store karyawan untuk menentukan apakah pengajuan cuti karyawan tersebut diterima atau ditolak.
Gambar 7. Diagram Konteks Pemrosesan Cuti
Setelah diagram konteks selesai dibuat selanjutnya membuat diagram zero. Tujuan dibuatnya diagram zero adalah untuk merinci proses apa yang harus dilakukan oleh pembuat sistem. Pada pembuatan diagram ini mulai diperlihatkan data store.
Proses yang harus dilakukan oleh seorang karyawan yang akan mengajukan cuti adalah meminta formulir cuti ke bagian SDM kemudian mengisikan data yang diperlukan yaitu nama, nik, divisi, nomor telepon, alamat yang bisa dihubungi ketika karyawan tersebut cuti, jumlah hari cuti, tanggal mulai cuti sampai dengan tanggal masuk dan alasan. Setelah formulir diisi kemudian dikembalikan lagi ke bagian SDM untuk diproses. Setelah diperiksa validasi nama dan nomor induk karyawan tersebut bagian SDM akan memroses pengajuan cuti jika karyawan. Jika jumlah sisa hari cuti lebih besar dari nol, maka pengajuan cutinya diproses, tetapi jika jumlah sisa hari cutinya sama dengan nol, maka pengajuan cutinya tidak diproses. Setelah pengajuan cuti diproses bagian SDM akan meminta persetujuan dan tanda tangan Direktur. Jumlah sisa hari cuti karyawan tersebut akan secara otomatis berkurang dan tercatat di Tabel Cuti Karyawan. Bagian SDM akan menginformasikan kepada karyawan tersebut pengajuan cutinya diterima atau ditolak.
Karyawan 1.0 Memeriksa validasi data karyawan 2.0 Memeriksa data cuti karyawan (sisa hari > 0 atau hangus) 3.0 Memproses cuti 4.0 Meminta persetujuan direktur Data cuti karyawan Direktur
data karyawan + jumlah hari permohonan cuti
data karyawan + data cuti
info cuti karyawan form cuti
yang telah diisi data karyawan data karyawan
sisa hari cuti
5.0 Mencatat data cuti karyawan 6.0 Memberitahukan hasil pengajuan cuti
Data jenis cuti Data Karyawan
Jenis cuti
persetujuan cuti info data cuti
karyawan
info persetujuan
persetujuan cuti
Gambar 8. Diagram Zero Pemrosesan Cuti
M N karyawan nik nama alamat tgl_gabung no_telp gender jml_anak marital tgl lahir ambil ket nik kode cuti tgl-mohon alm_dihub lama cuti alasan jml_hari tgl_masuk cuti
Gambar 9. Diagram Relasi Antar Entitas
- Rancangan Antar Muka, Laporan dan Tabel Cuti
IsiI
NIK Jumlah Hari
Jenis Cuti Mulai Cuti
Divisi s/d Tanggal
Alamat Alasan
No.Telp Tanggal Masuk
Batal Proses
Isi Data Tabel
Pengambilan Cuti
Tabel 2. Tabel Ambil Cuti
Atribut Field Tipe Length Keterangan
Nomor Induk
Karyawan nik Character 5 Not null, foreign key, primary key, nomor induk karyawan
Nama nama Character 30 Not null, foreign key, nama
Divisi divisi Character 30 Not null, divisi
Jenis Cuti jenis_cuti Character 20 Not null, jenis cuti
Tanggal Mulai
Cuti mulai_cuti Date 8 Not null, tanggal mulai cuti
Lama Hari Cuti lama_cuti Date 8 Not null, lama cuti
Alamat yang Dapat
Dihubungi saat Cuti
alamat Character 30 Not null, alamat yang dapat
dihubungi saat cuti No Telepon
no_telp Numeric 15 Not null, nomor telepon yang dapat
dihubungi pada saat cuti
Alasan Cuti alasan Character 50 Not null, alasan cuti
Tanggal Masuk tgl_masuk Date 8 Not null, tanggal masuk setelah cuti
Terproses
proced Logical 1 Agar proses cuti yang sudah pernah
dilakukan tidak diulangi lagi
NIK Nama Divisi Jml Hari Tgl Cuti Lama Cuti Alasan Jenis Cuti Laporan Pengambilan Cuti
Tanggal Cetak : 08/08/2009 Logo BCI
Gambar 11. Rancangan Laporan Pengambilan Cuti Karyawan
Gambar 12 sampai dengan Gambar 27 adalah form yang terdapat dalam aplikasi cuti.
Gambar 14. Form Marital Gambar 15. Form Ubah Password
Gambar 16. Form Jenis Cuti Gambar 17. Form Histori Cuti
Gambar 20. Form Pengambilan Cuti Gambar 21. Form Cetak Data Karyawan
Gambar 22. Form Cetak Data Karyawan Gambar 23. Form Cetak Cuti Karyawan
Gambar 26. Form Cetak Cuti Karyawan Gambar 27. Form Cetak Jenis Cuti
3. Evaluasi dan Uji Coba Aplikasi
Uji coba aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan
update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Proses pengujian berfokus pada logika internal software, memastikan bahwa semua pernyataan sudah diuji, dan pada eksternal fungsional, yaitu mengarahkan pengujian untuk menemukan kesalahan–kesalahan dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil output yang sesuai dengan hasil yang diharapkan.
Uji coba dilakukan pada proses update data karyawan dan proses cuti. Uji coba
update data karyawan dilakukan dengan cara mengisikan data karyawan baru ke dalam
form update data karyawan atau merubah data karyawan yang sudah ada. Uji coba pemrosesan cuti terdiri dari uji coba pengambilan cuti dan update data cuti setiap bulan. Data yang dimasukkan ke dalam form pengambilan cuti disimpan dalam Tabel Ambil Cuti.
Evaluasi terhadap aplikasi cuti karyawan dilakukan untuk mengetahui apakah pemrosesan update data karyawan dan pemrosesan cuti sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan dengan langsung memberikan skenario uji coba.
Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi cuti karyawan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan
4. PENUTUP
pengambilan cuti, data cuti, dan histori cuti karyawan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa layanan dari aplikasi cuti karyawan berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan. Untuk mempermudah implementasi aplikasi cuti karyawan diperlukan pelatihan bagi pengguna aplikasi cuti karyawan ini agar tahapan yang harus dilakukan dalam pemrosesan cuti karyawan dapat dilakukan sesuai prosedur pemrosesan cuti. Aplikasi Cuti Karyawan ini dapat dikembangkan lagi dengan menambahkan proses pengolahan data medikal atau kesehatan. Aplikasi cuti karyawan dapat dikembangkan dengan perangkat lunak open source (perangkat lunak gratis) seperti MySQL, MsAccess, PHP dan perangkat lunak lain yang bisa didapatkan secara gratis.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Ahmad Subuhan Lubis, Menyusun Program Aplikasi untuk Pelajar, Mahasiswa dan Umum, Dataprin Grafitama, Bekasi, 2004.
[2] Anonim, Seri Panduan Lengkap Microsoft Visual Foxpro 9.0, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005.
[3] _______, Modul Visual Foxpro, http://www.fox-id.org, Tanggal Akses : Juli 2009. [4] _______, Aplikasi Komputer, http://www.lab-komputer.co.cc, Tanggal Akses : Juli
2009.
[5] Dadang Sudrajat, Pemrograman Database Menggunakan Koneksi ODBC dengan Microsoft Visual Foxpro 8.0, Datakom Lintas Buana, Jakarta, 2005.
[6] Diah Alfiani, Pengembangan Sistem Informasi, http://diah.staff.gunadarma.ac.id/, Tanggal Akses : Juli 2009.
[7] Djajasukma Tjahjadi, Membuat Program Aplikasi dengan Visual Foxpro 9.0, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2006.
[8] Fenni Agustina, Analisis dan Perancangan Sistem,
http://fenni.staff.gunadarma.ac.id/, Tanggal Akses : Juli 2009.
[9] Muhammad Syaukani S.T, Mengolah Data pada MySQL Server Menggunakan Visual Foxpro 8.0, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005.
[10] Simbong Mangiwa, “Membandingkan Model-Model Pengembangan Database”,
