1
2.1. Pembelajaran 1: Mengenal Microsoft Excel 2016
Memasuki abad milenial, perkembangan computer semakin pesat. Setiap orang membutuhkan computer untuk menunjang berbagai aktivitas kerja. Microsoft Office merupakan salah satu perangkat lunak yang banyak digunakan untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan perkantoran. Microsoft Office juga sering disebut dengan prangkat lunak aplikasi perkantoran yang dijalankan dengan Siste Operasi Windows.
Pada tahun 2016 tanggal 22 September, Microsoft Office mengeluarkan versi terbarunya yaitu Microsoft Office 2016. Office 2016 tidak lagi hanya sekedar gabungan paket program aplikasi untuk pengolah, kata, pengolah angka, atau presentasi saja, akan tetapi pada office 2016 ini, sudah lebih lengkap membentuk suatu kesatuan sistem yang saling berinteraksi dan berkolaborasi dengan server dan layanan berbasis web.
Dengan demikian, adanya dukungan akses ke dokumen pengguna pada cloud, pengguna dapat bekerja dengan lebih leluasa, kapan saja, dimana saja, tanpa ada batasan waktu atau lebih sesuai dengan keinginan pengguna dalam menggunakannya.
Salah satu program aplikasinya adalah Microsoft Excel 2016 yang dikenal juga dengan program aplikasi Spreadsheet yang berfungi untuk membantu setiap user dalam menghitung, memproyeksi, menganalisa, dan mempresentasikan data.
Sepintas, Microsoft Excel 2016 sangat mirip dengan tampilan user interface Microsoft Excel 2010 dan 2013 yang dapat digunakan dengan lebih produktif, efisien, dan efektif. Secara khusus Microsoft Excel terdiri dari 16.384 kolom dan 1.048.576 baris.
2.1.1. Membuka Microsoft Excel 2016
Microsoft Excel 2016 menyediakan berbagai tools yang sangat memungkinkan penggunanya untuk mengatur, menganalisis, dan membagikan informasi dengan mudah. Untuk dapat membuka Microsoft Excel 2016 pertama kali adalah perhatikan gambar berikut:
2
Gambar 1. Membuka dan memulai Microsoft Excel 2016
Panah merah dan panah hijau pada gambar diatas merupakan langkah-langkah membuka dan memulai Microsoft Excel 2016 pada Windows 10. Terdapat beberapa langkah dalam membuka dan memulai Microsoft Excel 2016, antara lain:
1. Klik start pojok kiri bawah klik all program klik Microsoft Office klik Microsoft Excel 2016
2. Bisa juga men-double klik shortcut Excel pada desktop.
3. Membuka melalui Run order, ketik Excel pada kolom Open seperti pada gambar dibawah ini:
Gambar 2. Run Order
Setelah mengklik Microsoft Excel 2016, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
3
Gambar 3. Jendela Kerja Excel 2016 2.1.2. Lembar Kerja Microsoft Excel 2016
Apabila pengguna telah membuka jendela kerja Excel dan telah mengklik Blank Workbook pada pembahasan sebelumnya, maka selanjutnya akan terbuka lembar kerja Excel seperti dibawah ini:
Gambar 4. Lembar Kerja Microsoft Excel 2016
Worksheet merupakan lembar kerja dalam Microsoft Excel yang dapat digunakan dalam melakukan entry data, edit data, membuat table, grafik serta membuat formula atau rumus di dalam tersebut. Penjelasan lembar kerja diatas adalah sebagai berikut:
Vertical scroll bar
4
a. Title Bar: merupakan baris judul lembar kerja pada Microsoft Excel yang berada paling atas tengah.
b. Quick Access Toolbar: posisi paling kanan ditandai panah, berfungsi untuk menampilkan atau tidak menampilkan peralatan tombol pintas pada jendela Excel.
c. File tab: untuk membuka backstage view dengan pilihan dasar yang diperlukan seperti Info, New, Open, Save, Save as, Print, Share, Export, Close, Account, dan Options.
d. Ribbon: menyediakan tools yang telah dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Misal dalam menu Home terdapat beberapa tab seperti Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, dan Lain sebagainya.
e. Name Box: menampilkan alamat dari sel ataupun range atau rentang sel yang sedang aktif atau tengah disorot.
f. Row Labels: atau baris ditunjukan dengan angka 1 sampai 1.048.576 baris pada Excel 2016.
g. Active Cell: merupakan posisi dimana pengguna dapat memasukan data baik data angka, teks, rumus, gambar, dan grafik.
h. Formula Bar: berfungsi untuk memasukan, memperbaiki, dan juga dapat menampilkan data atau rumus pada sel yang sedang aktif. Selain itu juga berfungsi untuk memperbaiki data atau rumus yaitu dengan cara mengklik F2.
i. Column Labels: pada lembar kerja Microsoft Excel 2016, kolom terdiri dari alphabet A sampai XFD atau terdiri dari 16.384 kolom.
j. Worksheet Tab: dikenal dengan tab sheet merupakan tombol untuk berpindah sheet serta melakukan pengaturan seperti menghapus, menambah sheet.
5 2.1.3. Cell Pointer
Cell pointer atau petunjuk sel merupakan penunjuk sel yang dapat digunakan untuk memindahkan posisi antar sel dengan bantuan mouse atau keyboard.
Penggunaan mouse memang lebih mudah dan leluasa untuk digunakan dibandingkan dengan menggunakan keyboard karena seluruh anggota tangan kanan kita hanya cukup disimpan diatas mouse tersebut, serta hanya cukup menekan 2 tombol kanan dengan jari manis dan tombol kiri dengan jari telunjuk.
Berikut ini jenis-jenis pointer dan petunjuk sel (cell pointer):
1) Jenis-jenis pointer
Table 1 Jenis-jenis Pointer No. Jenis
Pointer
Fungsi
1 Berfungsi untuk memilih cell/range 2 Berfungsi untuk memindahkan objek cell 3 Mempunyai 2 fungsi. Klik kiri pada kolom
berfungsi untuk memblok 1 kolom pada lembar kerja. Klik kanan berfungsi untuk memunculkan beberapa perintah singkat seperti tools cut, copy, paste, format cell dan menu insert kolom, delete kolom, clear contents, column width, hide, dan unhide
4 Mempunyai 2 fungsi. Klik kiri pada baris berfungsi untuk memblok 1 baris pada lembar kerja. Klik kanan berfungsi untuk memunculkan beberapa perintah singkat seperti tools cut, copy, paste, format cell dan menu insert row, delete row, clear contents, row height, hide, dan unhide 5 Berfungsi untuk mengkopi cell, fungsi, dan
rumus yang ada didalam cell.
6 Berfungsi untuk melebarkan dan
mempersempit baris
7 Berfungsi untuk melebarkan dan
mempersempit kolom
6 2) Petunjuk sel pintas dengan Keyboard
Table 2 Cell Pointer
No. Tombol Deskripsi
1 Memindahkan sel kanan, kiri, atas,
bawah
2 Enter Pindah dari satu sel ke bawah
3 Home Pindah ke kolom A, pada posisi baris yang aktif
4 Pgup Pindah satu layar ke atas 5 Pgdn Pindah satu layar ke bawah
6 Esc Membatalkan entri dalam satu sel atau bilah rumus, menutup menu atau submenu yang terbuka, kotak dialog, atau jendela pesan.
7 Tab Memindahkan dalam satu sel ke
kanan dalam lembar kerja.
8 Ctrl + Pgdn Menggerakkan pointer berpindah dari satu lembar kerja ke tab lembar kerja lainnya dari kiri ke kanan (perpindahan antar sheet)
9 Ctrl + Pgup Menggerakkan pointer berpindah dari satu lembar kerja ke tab lembar kerja lainnya dari kanan ke kiri (perpindahan antar sheet)
10 Ctrl + Home Menggerakkan pointer berpindah ke sel A1 pada lembar kerja aktif
11 Ctrl + End Menggerakkan pointer berpindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
12 Ctrl + Menggerakan pointer dari ke arah kanan ke akhir data. Dapat juga menggerakan pointer dari sel A1 atau kolom pertama ke sel terakhir atau kolom terakhir lembar kerja.
13 Ctrl + Menggerakan pointer dari ke arah Kiri ke awal data sebelah kanan.
14 Ctrl + Menggerakan pointer ke bawah menuju akhir data.
15 Ctrl + Menggerakan pointer ke atas menuju akhir data.
7 2.1.4. Tes Formatif Pembelajaran 1
Pilihlah B jika pernyataan dibawah ini benar dan S jika pernyataan salah!
1. B S Aplikasi pengolah angka yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft adalah Spreadsheet
2. B S Quick Access Toolbar berfungsi untuk menampilkan atau mensamarkan peralatan tombol pintas pada jendela Excel
3. B S Klik kiri ganda untuk membuka aplikasi Excel pada desktop
4. B S Name box merupakan kolom-kolom yang terdiri dari A, B, C, dan seterusnya
5. B S Worksheet berfungsi untuk menambah buku kerja baru pada Excel.
6. B S Petunjuk panah kanan, kiri, atas, dan bawah berfungsi untuk memidahkan cell pointer
7. B S Ctrl+Pgup berfungsi untuk memindahkan satu lembar kerja ke tab lembar kerja lainnya dari kanan ke kiri
8. B S Pgup berfungsi untuk pindah satu layar ke bawah 9. B S Ctrl+ panah ke kiri Menggerakan pointer dari ke arah
Kiri ke awal data sebelah kanan.
10. B S Ctrl+home menggerakkan pointer berpindah ke sel A1 pada lembar kerja aktif
8
2.2. Pembelajaran 2: Membuka, Menyimpan, dan Menutup Workbook 2.2.1. Membuka workbook
Membuka Buku kerja atau workbook dapat melalui beberapa cara:
1. Melalui Tab File, maka akan muncul kotak dialog berikut ini:
Gambar 5 Open Workbook
2. Tekan tombol kombinasi pada keyboard Ctrl + O, maka secara otomatis akan muncul kotak dialog seperti diatas.
2.2.2. Menyimpan workbook
Menyimpan workbook Excel dapat dilakukan dengan beberapa cara:
1. Klik tab File, maka akan muncul Backstage Excel berikut ini.
Gambar 6 Save Workbook
9
Pilih save, maka akan muncul kotak dialog seperti berikut ini:
Gambar 7 Kotak Dialog Penyimpanan
Tentukan letak penyimpanan seperti pada kolom hijau. Ubah file name sesuai dengan kebutuhan pengguna, seperti pada kolom merah. Kemudian klik tombol save disebelah tombol cancel.
2. Dapat juga melalui perintah cepat dengan menekan tombol kombinasi pada keyboard Ctrl + S, secara otomatis akan keluar kotak dialog seperti diatas.
2.2.3. Menutup Workbook
Menutup workbook dapat dilakukan dengan cara:
a. Klik tab file, pilih close.
b. Melalui tombol close pada workbook di pojok kanan atas c. Melalui tombol kombinsai pada keybord Ctrl + W
2.2.4. Latihan Pembelajaran 2
1) Bukalah buku kerja baru pada MS.Excel 2016.
2) Lakukan pengerjaan berikut ini:
10
3) Point nomor 10 pada isi latihan diatas merupakan bagian dari instruksi pada latihan pembelajaran 2
2.3. Pembelajaran 3: Mengatur Workbook dan Worksheet
Pada umumnya MS. Excel mempunyai workbook atau buku kerja yang dapat digunakan dalam melakukan berbagai aktifitas pengguna pada MS. Excel.
Setiap workbook biasanya memiliki 3 worksheet atau lembar kerja dengan nama sheet 1, sheet 2, dan sheet 3.
2.3.1. Mengatur workbook A. Menambah workbook
Pengguna dapat menambahkan workbook dengan cara sebagai berikut:
1. Klik tombol (menu) File 2. Pilih New
3. Akan muncul kotak dialog berikut ini:
Gambar 8 Blank Workbook
11 4. Klik Blank workbook
5. Atau melalui cara pintas melalui keyboard Ctrl + N
B. Mengganti nama workbook
Mengganti nama workbook pengguna dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Buka Windows Explorer, pilih nama workbook yang kita tuju.
2. Klik kanan pada workbook tersebut.
3. Pilih rename.
C. Menghapus workbook
Menghapus workbook dapat berfungsi dua cara, yaitu menghapus workbook yang dapat dikembalikan datanya dan menghapus permanen. Apabila menghapus data workbook tidak permanen, data tersebut akan masuk ke Recycle, sedangkan apabila menghapus data secara permanen, maka data workbook tersebut benar-benar dihapus.
Langkah-langkah menghapus workbook adalah sebagai berikut:
1. Buka Windows Explorer,pilih data workbook yang akan kita hapus.
2. Klik tools Delete, pilih Recycle atau Permanently delete sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.3.2. Mengatur Worksheet A. Menambah worksheet.
Menambah worksheet dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu:
1. Melalui tombol new sheet;
Gambar 9 Tombol New Sheet
12
2. Menekan tombol kombinasi Shift + F11 pada keyboard;
3. Klik kanan pada salah satu sheet aktif, maka akan muncul kotak dialog berikut ini, lalu pilih insert:
Gambar 10 Menambah Sheet baru
D. Mengganti nama worksheet.
Untuk mengganti nama worksheet yang dapat pengguna lakukan adalah:
1. Double klik sheet yang akan diganti nama;
2. Klik kanan pada tab worksheet, pilih rename.
Gambar 11 Rename Worksheet
E. Menghapus lembar kerja (delete worksheet).
Menghapus sheet dapat dilakukan dengan cara:
1. Klik kanan pada sheet yang pengguna tuju untuk dihapus.
2. Pilih delete.
Gambar 12 Delete Worksheet
13
F. Pindah dari satu worksheet ke worksheet yang lain.
Memindahkan satu worksheet yang aktif ke worksheet yang lain, pengguna dapat melakukan cara sebagai berikut:
1. Klik worksheet yang dituju.
2. Klik kanan pada tombol bar yang ditunjukan dengan panah merah, lalu akan muncul kotak diaolog Activate. Pengguna dapat memilih salah satu worksheet yang dituju.
Gambar 13 Removing Worksheet
3. Dapat juga menekan tombol kombinasi pada keyboard Ctrl + Pgdn yang berfugsi untuk berpindah dari sheet aktif pada sheet setelah nya.
Kemudian bisa juga menekan tombol Ctrl + Pgup pada keyboard yang berfungsi untuk berpindah sheet aktif pada sheet sebelumnya.
2.3.3. Cell dan Range
Sebagaimana telah kita ketahui, cell merupakan pertemuan antara kolom dan baris. Contoh:
- Cell B1 adalah pertemuan antara kolom B dan baris 1 - Cell D5 adalah pertemuan antara kolom D dan baris 5
Adapun Range merupakan gabungan dari beberapa jumlah cell yang berdekatan posisinya. Contoh:
14
- Cell B1:D5 merupakan gabungan antara cell B1 sampai D5
Gambar 14 Contoh Range
2.3.4. Alamat cell dan range
Pada MS. Excel alamat cell dan range terdiri dari dua alamat, yaitu alamat cell dan range relatif dan alamat cell dan range absolut. Contoh:
- Alamat cell dan range relatif:
Cell: A7 Range: B2:C8
- Alamat cell dan range absolut:
Cell: $A$7
Range: $B$2:$C$8
- Alamat cell dan range dengan kombinasi relatif dan abslolut:
Cell: $A7
Range: $B$2:C8
Menentukan sebuah alamat cell dan range dapat pengguna tentukan sesuai dengan kebutuhan pengguna atau tergantung pada data yang terdapat dalam cell atau range dengan formula atau rumus yang harus dipergunakan pada data tersebut. Contoh, apabila data tersebut hanya sebagai data biasa yang hanya membutuhkan fungsi aritmatika atau operator hitung dasar, maka cukup menggunakan alamat cell dan range relatif. Namun sebaliknya, apabila data tersebut cukup kompleks, maka pengguna dapat menggunakan alamat cell dan range absolut.
15 2.3.5. Mengatur Format Cell
Format cell berfungsi untuk mengatur suatu cell atau lebih pada MS. Excel.
Pengaturannya dapat dilakukan dengan beberapa cara:
a. Menekan tombol kombinasi Ctrl + 1 pada keyboard.
b. Mengklik command group “Number” dalam tab home. Apabila mempergunakan salah satu perintah nya, maka akan muncul kotak dialog seperti berikut:
Gambar 15 Format Cell
Terdapat 6 pilihan tab format yang dapat dipergunakan, anatara lain:
1) Number, berfungsi untuk merubah format tampilan angka pada MS.
Excel. Pada tab number terdiri dari 12 kategori, diantaranya general, number, currency, accounting, date, time, percentage, fraction, scientific, text, special, dan custom.
2) Aligment, merupakan grup perintah yang berfungsi untuk mengatur perataan data serta penggabungan cell dalam MS. Excel.
3) Font, berfungsi untuk mengatur bentuk teks, style, dan ukuran leter yang terdapat dalam MS. Excel
16
4) Border berfungsi untuk membuat sebuah tabel dengan cara memberikan garis pada gridline worksheet, seperti pada contoh dibawah ini:
Gambar 16 Contoh Penggunaan Border
5) Fill digunakan untuk memberikan efek warna pada cell tertentu atau tabel.
Gambar 17 Memberikan Efek Warna pada Cell
Untuk mendesain suatu tabel, selain menggunakan fill, dapat juga dengan menggunakan fasilitas format as table pada group Style.
Gambar 18 Format as Table
6) Protection berfungsi untuk mengunci atau menyembunyikan cell terpilih.
17
7) Conditional formating digunakan untuk memberikan format khusus pada cells yang memenuhi aturan atau kriteria tertentu pada suatu rang yang ditandai dengan warna atau simbol-simbol tertentu.
18 2.3.6. Latihan pembelajaran 3
1) Buatlah data berikut ini pada MS.Excel!
2) Berikan nama tabel “MENGGUNAKAN ANGKA DALAM MICROSOFT EXCEL”!
3) Lakukan pengaturan format cell aligment, cell, border, dan fill pada tabel tersebut.
4) Simpan dengan nama file “Latihan 2”.
