DESAIN SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENERIMAAN KAS PADA DISTRO FLOSS STORE DI SOLO
Reny Mardiana Yuliastuti
Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Islam Batik Surakarta
[email protected] ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan dan desain sistem pengendalian intern penerimaan kas pada Distro Floss Store di Solo. Jenis penelitian diskriptif kualitatif yang menggambarkan penerapan sistem pengendalian intern penerimaan kas. Hasil penelitian: struktur organisasi Distro Floss Store di Solo belum bisa dikatakan efektif karena belum ada pemisahan tugas dan tanggungjawab dibagian perencanaan, pembelian dan penerimaan kas, sehingga ada perangkapan tugas. Sistem otorisasi Distro Floss Store di Solo juga belum bisa dikatakan efektif, karena belum diberlakukan otorisasi untuk seluruh transaksi yang berhubungan dengan bagian penjualan. Prosedur memang telah dijalankan sesuai dengan peraturan Distro. Praktik yang sehat Distro Floss Store di Solo belum sepenuhnya dijalankan dengan baik dengan masih digunakannya formulir bernomor urut tulis tangan. Untuk-unsur karyawan yang ada di Distro Floss Store Solo telah menempatkan karyawan yang sesuai dengan bidang keahliannya, adanya jenjang karir yang jelas, dan pelatihan kerja/training terhadap karyawan. Dan diharapkan usulan sistem pengendalian intern yang baru bisa memudahkan dalam proses penerimaan kas di Distro Floss Store di Solo.
Kata Kunci: Desain, Sistem Pengendalian Intern, Penerimaan Kas. PENDAHULUAN
Solo saat ini menjadi salah satu kota yang mengembangkan bisnis distro dengan bermacam-macam konsep dan desain, tergantung suatu distro menentukan konsep untuk produknya. Dalam pengembangannya, distro juga diikuti dengan semakin kompleknya permasalahan yang harus dihadapi. Dengan bertambahnya skala operasi serta semakin berkembangnya perusahaan baik kegiatan maupun jumlah karyawan. Pimpinan perusahaan tidak dapat lagi melaksanakan sendiri semua fungsinya, kondisi semacam ini menuntut pimpinan perusahaan untuk mendelegasikan sebagian tugas, wewenang serta tanggungjawab kepada beberapa bawahan yang dipimpinnya guna membantu pengelolaan perusahaan.
Selain itu pimpinan perusahaan juga membutuhkan suatu alat untuk mengawasi jalannya tugas yang dipercayakan kepada bawahan serta untuk mengetahui kemajuan yang akan dicapai perusahaan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang lebih dikenal dengan sistem pengendalian intern.
Suatu perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern sebagai penunjang dalam menjalankan usahanya. Sistem tersebut disesuaikan dengan keadaan dan kondisi masing-masing perusahaan karena jenis dan bentuk perusahaan yang berbeda-beda. Sistem pengendalian intern yaitu suatu sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen (Mulyadi, 2001:163). Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik terhadap struktur organisasi yang didalamnya terdapat pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan atau distro, seperti pemisahan fungsi operasional, fungsi penyimpanan dan fungsi pencatatan. Salah satu aktiva yang dimiliki perusahaan adalah kas. Kas perlu mendapat perhatian tersendiri, karena sifatnya yang sangat mudah dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya. Dengan keadaan ini tentunya akan mendorong koperasi untuk melakukan pengendalian intern terhadap penerimaan kas.
Distro Floss Store Solo merupakan salah satu Distro yang baru berkembang bahkan
sedang booming di kalangan anak muda Solo dan sekitarnya. Booming dalam hal ini adalah banyak yang sudah mengenal brand yang sudah berdiri sejak 2013 dan produk yang dijual sangat diminati oleh anak muda baik di Solo hingga luar Solo. Perkembangan Distro di Solo menjadi salah satu bagian dari pertumbuhan ekonomi di Kota Solo dimana Solo terdapat tempat belanja yang begitu banyak terutama pada produk fashion. Dan penelitian ini diambil untuk mengetahui bagaimana suatu usaha baru dapat menjalankan suatu pengendalian intern terutama pada pemasukan kas yang menjadi sumber utama dalam menjalankan usaha tersebut.
METODOLOGI Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan salah satu jenis penelitian yang spesifikasinya adalah sistematis, terrencana, dan terstruktur dengan jelas sejak awal hingga pembuatan desain penelitiannya.
Variabel Penelitian dan Pengukurannya
Variabel penelitian ini adalah Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas. Indikator sistem pengendalian intern penerimaan kas Distro Floss Store yaitu sistem dan prosedur penerimaan kas, struktur organisasi, dokumen yang ditemukan, evaluasi dan desain yang direkomendasikan.
Sumber Data dan Responden
Sumber data dalam penelitian adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini ada dua yaitu : data primer dan data sekunder.
Populasi dan Sampling
Populasi dari penelitian ini adalah sistem pengendalian intern penerimaan kas pada tahun 2016 di Distro Floss Store Surakarta, sedangkan sampel dalam penelitian ini adalah sistem pengendalian intern penerimaan kas pada tahun 2016.
Objek Penelitian
Penelitian dilakukan di Distro Floss Store Surakarta yang berlokasi di Jl. Ahmad Yani 350 Kleco Surakarta. Alasan pemilihan ini menjadi subjek penelitian karena lokasinya mudah diakses oleh penulis sehingga memudahkan dalam proses pencarian data.
Instrumen Penelitian
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah mengadakan wawancara terstruktur dan diskusi secara langsung dengan bagian administrasi Distro Floss
Store. Wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi gambaran umum Floss Store dan
pengendalian intern penerimaan kas di Distro Floss Store. Kemudian mengumpulkan dan mengutip data-data Distro berkaitan dengan sejarah singkat Distro Floss Store, struktur organisasi Distro Floss Store. Dokumentasi dilakukan untuk mengetahui informasi tentang data-data yang akan dipakai sebagai pendukung data penelitian.
Teknik Analisis Data
Metode analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif kualitatif. Metode analisis deskriptif kualitatif merupakan penyajian data berasal dari temuan masalah yang ada dalam perusahaan. Kemudian dari temuan masalah itu dilakukan analisis dengan menggunakan pendekatan yang didasarkan pada teori-teori yang ada. Prosedur analisis data deskriptif kualitatif adalah sebagai berikut:
a. Melakukan observasi atau pengamatan berkaitan dengan sistem pengendalian intern penerimaan yang telah diterapkan oleh Distro Floss Store Solo, yang meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Gambaran umum perusahaan 2) Struktur organisasi
3) Sistem dan prosedur penerimaan kas
4) Dokumen-dokumen yang digunakan, termasuk yang terkait dengan akuntansi siklus penerimaan kas
b. Menganalisis data dengan membandingkan hasil penelitian yang diterapkan Distro
Floss Store Solo berdasarkan landasan teori unsur-unsur pengendalian intern.
c. Mendesain sistem pengendalian intern penerimaan kas sebagai rekomendasi bagi
Distro Floss Store Solo berdasarkan analisis unsur-unsur pengendalian intern pada
sistem pengendalian intern yang diterapkan di Distro Floss Store Solo.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Penerimaan Kas pada Distro Floss Store Solo
a. Penerimaan Kas
Penerimaan kas pada Distro Floss Store Solo diperoleh dari penjualan secara tunai dan kredit sebagai berikut:
1) Penerimaan kas dari penjualan tunai atau offline
Penerimaan kas dari penjualan tunai dimulai dari bagian marketing, yaitu dengan penjualan secara langsung dengan bertransaksi di toko atau penjualan tidak langsung melalui onlineshop.
2) Penerimaan kas dari penjualan kredit
Penerimaan kas dari penjualan kredit dimulai dari bagian marketing kemudian menyediakan barang pesanan melalui bagian persediaan setelah siap maka membuat surat perjanjian pembelian tempo setelah itu barang dikirim.
3) Penerimaan kas dari penjualan online
Penerimaan kas dari penjualan online yaitu penjualan terjadi tetapi pihak pembeli dan penjual tidak bertemu secara langsung, melainkan lewat pesanan via telepon, sms maupun media sosial (facebook, twitter, instagram dll).
Penerimaan kas yang berasal dari penjualan barang yang didistribusikan atau dititipkan ke vendor.
b. Dokumen
1) Nota Penjualan Tunai (Offline), Nota Penjualan Online, Bukti Pengiriman Barang JNE, dan Kwitansi penerimaan kas .
2) Invoice Penjualan
Invoice ini berisi pembelian, jumlah uang, dan data yang terkait dalam transaksi. Invoice penjualan terlampir.
Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas yang Diterapkan di Distro Floss Store di Solo
Sistem penjualan tunai yang diterapkan di Distro Floss Store Solo yaitu:
1) Customer datang ke toko dan memilih barang setelah barang yang dipilih sesuai maka
customer meminta pihak marketing atau kasir untuk membungkusnya dan bertransaksi
di kasir. Kasir membuatkan nota penjualan (NP) rangkap 2 yaitu NP 1 diserahkan kepada customer dan kasir menerima uang penjualan. Kemudian NP 2 menjadi arsip. Setelah kasir selesai dan melakukan penutupan kasir maka pihak kasir mencatat total penjualan pershift ke dalam buku penjualan dan menyerahkan uang penjualan ke Bagian Admin/Akuntansi.
2) Bagian Inventory menginput data pengeluaran barang menggunakan bukti NP 2 ke dalam sistem inventory. Setiap sebulan sekali tepatnya tanggal 1 di setiap bulannya, bagian inventory membuat laporan Stock Opname (SO) dan laporan total barang keluar disetiap bulannya. Setiap bulan bagian inventory menyerahkan 2 laporan tersebut ke email toko sebagai arsip laporan toko.
3) Bagian Akuntansi menerima uang dari kasir beserta buku penjualan dengan catatan pengeluaran dan lampiran bukti pengeluaran. Bagian akuntansi membuat laporan penjualan berdasarkan buku penjualan dan dicocokkan dengan NP 2 serta uang yang diterima. Dan setiap uang yang terkumpul jika sudah melebihi minimum total setor yaitu Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah), maka bagian akuntansi segera menyetorkan uang kepada Store Manager untuk langsung di setorkan kepada pemilik beserta catatan penjualan serta pengeluaran.
4) Store Manager menerima laporan penjualan (LP1) dari bagian akuntansi untuk dilanjutkan keputusan dalam memanajemen toko.
Mem buat Custome Mempe rsiapka NP 2 NP 1 NOTA Menerima d i Mencatat Penjualan Menyerahka n uang Ar NP 2 Ke Sistem Komputer Memb t L P Keput usan N P L P LP 1 Mencoco kkan uang dan Ar Gambar 4.2 Flowchart Penerimaan Kas
Store Bag.
Invento Kasir/Mark
Desain Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas yang Direkomendasikan Peneliti
Sistem yang diusulkan pada penjualan tunai
1) Customer datang ke toko dan memilih barang setelah barang yang dipilih sesuai maka
customer meminta pihak marketing atau kasir untuk membungkusnya dan
bertransaksi di kasir. Kasir membuatkan nota penjualan (NP) rangkap 3 yaitu NP 1 diserahkan kepada customer dan kasir menerima uang penjualan. Kemudian NP 2 dan NP 3 menjadi arsip bagian inventory dan akuntansi. Setelah kasir selesai dan melakukan penutupan kasir maka pihak kasir mencatat total penjualan pershift ke dalam buku penjualan, kemudian menjurnal penjualan di buku jurnal dan menyerahkan uang penjualan ke Bagian Admin/Akuntansi.
2) Bagian Inventory menginput data pengeluaran barang menggunakan bukti NP 2 ke dalam sistem inventory. Setiap sebulan sekali tepatnya tanggal 1 di setiap bulannya, bagian inventory membuat laporan Stock Opname (SO) dan laporan total barang keluar disetiap bulannya. Setiap bulan bagian inventory menyerahkan 2 laporan tersebut ke email toko sebagai arsip laporan toko dan melaporkan kepada store
manager.
3) Bagian Akuntansi menerima uang dari kasir beserta buku penjualan dan buku jurnal dengan catatan pengeluaran dan lampiran bukti pengeluaran. Bagian akuntansi membuat laporan penjualan berdasarkan buku penjualan dan dicocokkan dengan NP 2 serta uang yang diterima. Dan setiap uang yang terkumpul jika sudah melebihi minimum total setor yaitu Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah), maka bagian akuntansi segera menyetorkan uang ke Bank dengan mengkonfirmasi pada store manager. Dan setiap bulan bagian akuntansi membuat laporan penjualan serta laporan uang yang disetor untuk di emailkan ke email toko sebagai arsip laporan bulanan. Store
Manager menerima laporan penjualan (LP1) dari bagian akuntansi dan Laporan
Kasir/Marketing Inventory Customer memilih barang Mempersiap kan barang NP 3 NP 2 NP 1 NOTA PENJUALAN Menerima uang dari customer Jurnal penerimaan kas Mencatat Penjualan dan pengeluaran Menyerahkan uang penjualan pada Bag. Akuntansi Arsip NP 2 Ke Sistem Komputer Laporan Stock Opname 2 Laporan Stock Opname 1 Gambar 4.6
Usulan Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada Penjualan Tunai (Offline)
Bag. Akuntansi Store Manager NP 3 Membuat laporan pencatatan LP 2 LP 1 Mencocokkan uang dan penj. Kemudian setor ke Bank Arsip LP 1 Keputusa n Laporan Stock Opname 1 Keterangan : NP = Nota Penjualan LP = Laporan Penjualan
SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan
Setelah menganalisis pengendalian intern penerimaan kas pada Distro Floss Store di Solo, maka dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi Distro Floss Store di Solo belum bisa dikatakan efektif karena belum ada pemisahan tugas dan tanggung jawab dibagian perencanaan, pembelian dan penerimaan kas, sehingga ada perangkapan tugas. Sistem otorisasi Distro Floss Store di Solo juga belum bisa dikatakan efektif, karena belum diberlakukan otorisasi untuk seluruh transaksi yang berhubungan dengan bagian penjualan. Prosedur memang telah dijalankan sesuai dengan peraturan Distro. Praktik yang sehat Distro
Floss Store di Solo belum sepenuhnya dijalankan dengan baik dengan masih digunakannya
formulir bernomor urut tulis tangan. Untuk unsur karyawan yang ada di Distro Floss Store Solo telah menempatkan karyawan yang sesuai dengan bidang keahlianya, adanya jenjang karir yang jelas, dan pelatihan kerja/training terhadap karyawan. Dan diharapkan usulan sistem pengendalian intern yang baru bisa memudahkan dalam proses penerimaan kas di
Distro Floss Store di Solo.
Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari penelitian ini sebagai bahan masukan dan pertimbangan Distro Floss Store di Solo yaitu:
1. Pemisahan tugas pada bagian penerimaan kas dari penjualan dan akuntansi serta fungsi penjualan serta kas yang menjadi satu dapat memicu adanya kecurangan sehingga pemisahan tugas sangat penting untuk meminimalisir terjadinya kecurangan.
2. Pemberlakuan sistem otorisasi untuk meminimalisir terjadinya penyalahgunaan wewenang.
3. Memberikan asuransi (cash-in-life) dan (cash-in-transit) bagi pemegang atau penagih dan kasir untuk meminimalisir resiko sebagai tanggungjawab tugasnya.
4. Penggunaan nota penjualan dan kwitansi urut cetak. Dengan menggunakan nota penjualan dan kwitansi tulis tangan masih memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penulisan.
5. Pemberian reward/hadiah untuk karyawan teladan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
DAFTAR PUSTAKA
Anindita, Aldila. (2014). Evaluasi Pengendalian Internal Prosedur Penerimaan Kas dan
Pengeluaran Kas dengan Menggunakan Lima Komponen COSO. Electronic Theses and Dissertations (ETD). Universitas Gajah Mada Yogyakarta.
Arens, Alvin A dan Loebbecke. (2000). Auditing An Integrated Approach. Eight Edition. New Jersey : Prentice Hall International Inc.
Bodnar. Hopwood. (2009). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 9. Penerbit ANDI,Yogyakarta. Hery. (2011). Auditing 1 Dasar-Dasar Pemeriksaan Akuntansi. Cetakan Pertama, Jakarta. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI). (2009). Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Tahun 2009.
Jeffrey L. Whitten dkk. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem. Edisi 6. Mc Graw Hill Education. Penerbit ANDI.
Manoppo, R.M. (2013). Analisis Sistem Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran
Kas pada PT. Sinar Galesong Prima Cabang Mando. Jurnal EMBA Vol.1 No.4
Desember 2013, Hal. 1007-1015. Universitas Sam Ratulangi. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. (2002). Auditing. Yogyakarta: Salemba Empat.
Munandar, Utami. (2002). Kreativitas dan Keberbakatan: Strategi Mewujudkan potensi
Kreatif dan Bakat, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama)
Munawir, H.S. (1999). Auditing Modern Buku I. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.
Rahman, Yudi. (2014). Analisis Sistem Dan Prosedur Pengendalian Intern Penerimaan Kas
Pada UD. Sumber Makiah Loktabat Banjarbaru. KINDAI Volume 10 Nomor 2. STIE
Pancasetia Banjarmasin.
S.R.Soemarso. (2009). Akuntansi suatu Pengantar. Edisi Kelima. Jakarta: Salemba Empat. Sinaga, Harry J.T. (2014). Evaluasi efektifitas pengendalian internal siklus penerimaan dan
pengeluaran kas berdasarkan COSO internal control framework 2013. Electronic Theses and Dissertations (ETD). Universitas Gajah Mada Yogyakarta.
Tunggal, Amin. (2013). Pokok-pokok COSO Based Auditing. Penerbit Harvarindo, Jakarta.
https://id.wikipedia.org. Distro (pakaian). Diakses Tanggal 4 Maret 2016. Jam 13.37 https://id.wikipedia.org. Desain. Diaskses Tanggal 26 Agustus 2016. Jam 6.39
