Administrasi dan
Created by :
1.
TIARA DESYANTI RAHARJA (210210120056)
2.
LITA TISNASARI (210210120048)
3.
MAYANG RUMAISHA N F (210210120050)
4.
IRFAN MUHAJIRIN (21021012052)
5.
INA ROSTIANI (210210120075)
6.
MUHAMMAD HUTOMO W (210210120054)
INPUS-B
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
BAHASAN
PRINSIP MANAJEMEN
ANGGARAN
PERPUSTAKAAN
PENGADAAN DAN
PEMELIHARAN BUKU
PENCATATAN TERBITAN
BERSERI
KEGIATAN RUTIN
PERPUSTAKAAN
PEMELIHARAAN DAN
PELESTARIAN BAHAN
PUSTAKA
PERATURAN
PERPUSTAKAAN
PUBLISITAS DAN
PROMOSI
STATISTIK
PERPUSTAKAAN
LAPORAN TAHUNAN
PERENCANAAN GEDUNG
PERPUSTAKAAN
PERABOT DAN
PRINSIP MANAJEMEN
Prinsip administrasi berlaku universal
(dapat diterapkan dimana saja, dan tidak
bersifat kaku)
Henry fayol (pencetus prinsip
administrasi umum, bapak aliran klasik)
Lyndall (prinsip yang dirumuskan oleh
berbagai pihak, kemudian menyusunnya
dalam sistem terpadu
Prinsip Fayol
Pembagian kerja
Wewenang
Disiplin
Kesatuan perintah
Kesatuan arah
Kepentingan umum
diatasa kepentingan
pribadi
Imbalan
Sentralisasi
Hirarki
Tata susunan
Persamaan
Esprit de corps
Rentang kendali
Koordinasi
Lini dan staf
Proses manajemen
Luther gulick memperkenalkan POSDCORB
P = lanning
O= rganising
S = taffing
D = irecting
C = oordinating
R = eporting
Pola sistem organisasi
Berdasarkan fungsi
Berdasarkan subjek
Berdasarkan kawasan
Berdasarkan pemakai yang dilayani
Berdasarkan jenis dokumen
Sentralisasi atau desentralisasi :
Perpustakaan perguruan tinggi
Perpustakaan umum
Hubungan perpustakaan dengan badan
induk
Dasar hukum perpustakaan pemerintah
Hubungan perpustakaan dengan
kelompok dan kelompok dan perorangan
Hubungan dengan badan akademis
Staffing
Analisis pekerjaan, deskripsi, dan
spesifikasi
Kategori staf
Klasifikasi tugas
Posisi klasifikasi tugas
Jumlah staf
Pelaporan (Reporting)
Bentuk pelaporan
Kesulitan pelaporan
Pelaporan pada masyarakat
Pelaporan staf perpustakaan
Pelaporan sebagai gawai evaluasi jasa
perpustakaan
ANGGARAN PERPUSTAKAAN
1. Pengantar
Perpustakaan merupakan unit yang mengeluarkan uang bukannya unit yang mampu menghasilkan uang. Hal ini harus disadari oleh pustakawan
karena itu pustakawan harus merencanakan anggaran perpustakaan secermat mungkin. Karena itu, perpustakaan pun dari tahun ke tahun selalu
memerlukan anggaran. Anggaran ini sedapat mungkin mampu membiayai staf, keperluan operasional, serta penambahan koleksi perpustakaan.
2. Sumber Keuangan
Sumber keuangan untuk perpustakaan diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya dari:
A. Anggaran dari bahan induk, biasanya pada perpustakaan pemerintah sudah termasuk gaji pegawai
B. Daftar Isian Proyek, terutama unutk perpustakaan pemerintah di Indonesia. Bagi perusahaan swasta, daftar ini biasanya diganti dengan daftar usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan badan induk.
C. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, dana tambahan diperoleh dari Sumbangan Wajib Mahasiswa
D. Uang iuran anggota, biasanya untuk perpustakaan khusus, umum maupun perguruan tinggi
E. Penjualan terbitan perpustakaan maupun badan induk. Pada berbagai lembaga ada kebiasaan bahwa penerbitan dilakukan oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungan diperuntukkan perpustakaan F. Pajak setempat, biasanya untuk perpustakaan umum
G. Penghasilan dari jasa reprografi, terjemahan, penyusunan bibliografi, penelusuran informasi, pembuatan tinjauan literatur
H. Denda atas buku yang terlambat dikembalikan I. Sumbangan pemerintah
J. Sumbangan simpatisan perpustakaan, lazim disebut Friends of Library
K. Sumbangan swasta dan yayasan asing; biasanya digunakan unutk membeli perlengkapan khusus (seperti micro reader)
3. Jumlah Anggaran
Untuk menentukan jumlah anggaran perpustakaan dapat digunakan metode perhitungan per kapita ataupun perhitungan proporsional ataupun metode terinci. Pada metode per kapita, perhitungan dilakukan atas jumlah
minimum per jiwa sesuai dengan standar minimum jasa perpustakaan. Dalam metode proporsional, anggaran perpustakaan sebanding dengan
anggaran pendidikan atau penelitian dalam jumlah persentase tertentu. Misalnya untuk perpustakaan perguruan tinggi tersedia anggaran 6,5%. Angka ini dapat bervariasi mulai dari 1% hingga 10%. Pada awal mula pengembangan perpustakaan maka angka ini dapat mencapai lebih dari 10%.
Pada metode terinci, setiap pengeluaran perpustakaan diajukan untuk
menyusun anggaran. Untuk keperluan ini digunakan standar yang ada. Misalnya unutk perpustakaan perguruan tinggi ditentukan:
A. Jumlah staf Perpustakaan
B. Biaya buku dan bacaan lainnya
C. Sebesar 5% dari anggaran buku harus disediakan untuk pengolahan agar siap dipakai
4. Anggaran Belanja Perpustakaan
Anggaran belanja merupakan alih bahasa istilah budget. Anggaran belanja merupakan perkiraan, sering kali dibuat rinci, dari perkiraan pendapatan dan pengeluaran atau hasil operasi untuk waktu tertenu pada masa mendatang. Adanya anggaran belanja perpustakaan dimaksudkan untuk membatasi
pengeluaran perpustakaan serta menghabiskan anggaran menurut sistem tertentu dan berusaha memperoleh penghasilan sebanyak mungkin. Besarnya anggaran belanja perpustakaan ditentukan atas faktor:
A. Besar perpustakaan B. Lokasi Perpustakaan C. Jenis jasa perpustakaan
D. Kelompok pemakai yang dilayani E. Jangkauan waktu
5. Teknik Penganggaran
Ada beberapa macam teknik penentuan anggaran perpustakaan, misalnya A. Line-item
Pada sistem ini, jumlah pengeluaran dibagi atas berbagai kategori seperti (a) upah dan honorarium, (b) buku, majalah, serta bahan bacaan lainnya, (c)
penjilidan, (d) peralatan, (e) penerangan, alat pendingin, air dan telepone serta peralatan terkait seperti telex dan facsimile, (f) bahan habis pakai seperti kertas, bahan cetak, (g) asuransi gedung, dan (h) biaya tambahan lainnya.
B. Lump-sum
Anggaran dialokasikan untuk keperluan perpustakaan. Terserah pada
C. Formula-budget
Menentukan bahwa pembuatan anggaran harus berdasarkan standar tertentu. Kelemahan dari sistem ini adalah mendasarkan pengalaman masa lampau unutk menentukan basis alokasi dana, padahal program lama tidak selalu dapat
menerima program baru atau ada kebutuhan yang menurun pada standar lama, juga asumsi yang salah bahwa ada korelasi antara kuantitas dan kualitas.
D. Perfomance budgeting
Mendasarkan biaya untuk kerja serta kegiatan, menekankan pada efisiensi pekerjaan. Sistem ini merinci SDM yang diperlukan unutk mencapai sasaran serta perluasan program tersebut untuk tahun anggaran mendatang.
Perfomance budgeting disebut juga activity budgeting dan functional
budgeting. Biasanya digunakan cost benefit analysis untuk mengukur unjuk kerja, yang memerlukan teknik yang rumit serta mahal.
E. Programmme budgeting
Menyangkut kegiatan organisasi dengan mengabaikan pengeluaran per butir atau per barang. Dana tersedia dialokasikan untuk program atau jasa yang akan dilakukan. Sistem ini menekankan jasa yang telah dikembangkan dan menilai sukses alokasi rupiah dalam melayani kebutuhan pemakai. Sistem ini juga
mensyaratkan penyajian cara alternatif dalam penyediaan jasa yang diperlukan pada berbagai tingkat pendanaan dan prioritas.
F. Planning Programming Budgeting System (PPBS)
Sistem ini menggabungkan unsur terbaik programme budgeting dan perfomance budgeting. Langkah penting pada PPBS ialah:
(a) Mengenali objek perpustakaan
6.Alokasi Anggaran
Alokasi anggaran tidaklah seragam karena tergantung pada sifat dan
jenis masing-masing perpustakaan.
Misalnya pada:
- Perpustakaan universitas, 40% untuk pengadaan buku, dan bahan
pustaka, 50% untuk gaji pegawai, penjilidan 4%, asuransu 1%, dll 5%
- Perpustakaan akademi, 40% unutk pengadaan bahan bacaan, 50%
gaji pegawai, 4% penjilidan, sisanya 10% unutk keperluan lainnya
- Perpustakaan umum, 50% gaji pegawai, 25% pengadaan bahan
pustaka, 5% penjilidan dan perbaikan buku, 20% unutk keperluan
tersedia pangsa
- Perpustakaan khusus, 35% bahan pustaka (2/3 unutk majalah dan 1/3
buku), 50% gaji pegawai, 9% peralatan (1/4 pengeluaran atas bahan
bacaan) untuk keperluan lainnya 6% dari anggaran
7. Akuntansi
Cantuman (record) yang benar perlu dibuat mengenai jumlah uang
yang dibayarkan, sisa yang ada, serta uang tidak habis dibelanjakan.
Laporan tahunan keuangan perpustakaan dilaporkan kepada
pimpinan badan induk, dan dalam bentuk ringkas. Bentuk laporan ini
dapat berupa laporan tahunan ataupun artikel dalam surat kabar
PENGADAAN DAN PEMELIHARAAN BUKU
Pengadaan
Masalah-masalah yan menghambat proses pemilihan buku :
1.
Keterbatasan dana
2.Keragaman pemakai
3.
Berkembangnya jumlah buku dan majalah yang diterbitkan pada abad ini
4.Berkembangnya ilmu pengetahuan dengan akibat timbulnya spesialisasi
5.Tumbuhnya ilmu-ilmu baru dengan produk informasinya
Untuk mengatasi masalah-masalah di atas, maka pustakawan memerlukan
alat-alat sebagai berikut :
1.Katalog Penerbit
2.
Majalah timbanagn buku
3.
Tinjauan buku yang dimuat dalam harian atau majalah
4.Daftar penerimaan buku
No Pesanan : Agen
No. Klas : Terima tanggal
Pengarang : Rekening No.
Judul Buku :
Edisi : Hal Tahun
Penerbit : Harga Eksemplar
Seri :
Dana :
Dipilih
Disetujui
Dipesan
Dengan hormat,
Bersama ini perpustakaan X mengirimkan 10 lembar pemilihan
buku dalam bidang ... Untuk Bapak/ Ibu/ saudara pertimbangkan.
Mohon lembaran ini di-pilah menjadi 3 kelompok yaitu “Setuju”,
“Tidak
Setuju”,
“Tolak”.
Bapak/Ibu/Saudara
diminta
membubuhkan paraf atau inisial pada lembar pesanan buku yang
disetujui. Moho lembaran buku ini dikembalikan dalam waktu ...
minggu, sesudah dipilah menjadi 3 bagian sesuai dengan kriteria
di atas disertai dengan saran Bapak/Ibu/Saudara.
Perpustakaan menyediakan dana sebesar Rp. .... untuk
pengadaan buku dalam bidang ... bagi tahun anggaran 20../20..
Atas bantuan dan kerja sama yang baik ini, Perpustakaan
mengucapkan terima kasih.
Tangga
l
Terima
Sumbe
r
Tanggal
Pesan
Pemesa
Jumlah
nan
Nomor dan
Tanggal
Pesan
Pemesanan Buku
Proses ini dilakukan jika proses pemilihan buku telah
selesai dilakukan.
Persoalan yang dihadapi pustakawan saat pengadaan
buku yaitu :
1.
Memakan waktu yang lama
2.Lebih sulit memperoleh buku
3.Prosedur pembayaran
4.
Dana
5.
Terbatasnya informasi
6.
Merangkapnya peran penulis dan penerbit
7.Harus cepat bayar
Metode Pengadaan
Perpustakaan memperoleh atau membeli buku dengan cara :
1.
Pembelian
2.Pertukaran
3.Hadiah
4.
Keanggotaan Organisasi
Pemilihan Penjaja (vendor)
Penjaja berlaku sebagai perantara dalam hal pembelian buku dan
SLIP BENTUK PEMESANAN PENJAJA
Penggandaan slip pemesanan dimaksudkan untuk keperluan:
1.
Dua slip dikirim ke penjaja. Slip asli disimpan penjaja sedagkan
slip kedua dimasukkan ke dalam buku yang dipesan bila sudah
tiba
2.
Satu slip diteruskan ke bagian (dari jurusan, fakultas,
universitas, badan induk) yang menyetujui pemesanan
3.
Satu slip disimpan di bagian pengadaan, disusun menurut nama
jurusan atau bagian (untuk fakultas dan universitas) atau
menurut subjek. Bila ada slip tambahan maka slip tambahan
disusun menurut nomor pembelian
4.
Satu slip dikirim ke bagian keuangan
5.
Satu slip digunakan sebagai kartu katalog sementara, sehingga
TUGAS RUTIN PENGADAAN
Untuk menghindari duplikasi maka pustakawan perlu memeriksa :
1.
Laci pemesanan
2.Laci standing order
3.
Tagihan yang belum dibayar
4.Daftar pertukaran publikasi
5.Katalog perpustakaan
Slip pemilihan buku dibagi menurut kategori :
6.
Dipesan
7.
Diperoleh dengan cara tukar-menukar
8.Diperoleh dengan cara hadiah
PENGOLAHAN
Tugas-tugas yang dilakukan saat proses pengolahan antara lain :
1.
Klasifikasi
2.
Pengkatalogan
3.Peneraan
4.
Pemasangan Nomor Panggil
5.Label Tanggal
6.
Kantong Buku
7.
Tugas Penyelesaian
PEMELIHARAAN DAN PENJILIDAN
Tugas-tugas yang dilakukan pada proses pemilihan dan penjilidan
antara lain :
1.
Pengaturan Buku di Rak
2.Reorganisasi Koleksi
3.Membersihkan Buku
4.Membersihkan Buku
5.
Pemeliharaan Tanda Panduan
6.Pembetulan Letak Buku
7.
Shelf
List
Verifikasi Koleksi
Tugas-tugas yang dilakukan pada proses verifikasi koleksi antara
lain :
1.
Tujuan Verifikasi Koleksi
2.
Keuntungan Verifikasi Koleksi
3.Kerugian Verifikasi Koleksi
4.Metode Verifikasi koleksi
5.Frekuensi Verfiikasi
6.
Penutupan Perpustakaan
7.Buku Hilang
16.5 Penjilidan
PENCATATAN TERBITAN
BERSERI
17.1 Masalah yang Dihadapi
Masalah-masalah yang dihadapi dalam pengadaan majalah :
1.
Jarak yang jauh dengan penerbit
2.Masalah klaim
3.
Masalah pos
4.Informasi
5.Harga
17.2 Pemilihan Majalah
17.3 Pemilihan Penjaja
17.4 Perpanjangan Langganan
17.5 Pengiriman Majalah
17.6 Pemesanan
17.7 Prosedur Pembayaran
17.8 Pencatatan Majalah
Sistem yang dipakai oleh perpustakaan untuk mencatat
majalah yang masuk antara lain :
1.
Sistem register
2.
Sistem buku besar
3.Sistem dua kartu
4.Sistem tiga kartu
5.Kardex
6.
Sistem
ing-griya
KEGIATAN RUTIN PERPUSTAKAAN
18.1 Fungsi Sirkulasi
Bagian sirkulasi melakukan tugas sebagai berikut :
1.
Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
2.
Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri
3.Meminjam, mengembalikan dan mempenjang waktu buku
4.
Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan
5.
Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya
6.
Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang /
rusak
7.
Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman
8.Membuat statistika peminjaman
9.
Peminjaman antar perpustakaan
10.
Mengawasi urusan penitipan barang-barang milik pengunjung perpustakaan
11.Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman
18.2 Sistem Peminjaman
Bererapa sistem peminjaman adalah sebagai berikut :
1.
Sistem Buku Besar
2.Sistem Sulih (
dummy
)
3.
Bentuk NCR (
No Carbon Required
)
4.Sistem “Book Issue Card” (BIC)
5.Sistem
Browne
6.
Sistem
Islington
(variasi Browne)
7.Sistem
Newark
8.
Token Charging
9.
