Analisa and Perancangan Sistem Informasi

(1)

Analisa & Perancangan

Sistem Informasi

Tambahan Materi & Tugas Pertemuan 03

1

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram

• DFD merupakan gambar pergerakan data antara entitas- entitas luar dan proses-proses serta data store dalam sebuah sistem.

• Merupakan salah satu notasi yang dikenali sebagai teknik analisis berstruktur

(2)

Definisi Data Flow Diagram (DFD)

• Diagram yg menggunakan notasi-notasi utk

menggambarkan arus dari sistem

• Versi Bahasa Indonesia :Diagram Alir Data (DAD)

• Penggunaannya sangat membantu utk memahami

sistem secara logika, terstruktur & jelas

• Di-disain utk menunjukkan sistem yg terbagi-bagi

menjadi sub-sistem

• Sebagai alat komunikasi dg user, sehingga user

dapat membayangkan cara kerja & proses implementasi dari sistem yg akan dibangun

3

Perbedaan simbol DFD yang digunakan oleh

(3)

WARNING !!!

Simbol DFD yang digunakan di BSI

1. EXTERNAL ENTI TY

2. PROSES

3. DATA FLOW

4. DATA STORE

Tentang DFD

• DFD bukan flowchart

• Proses dalam DFD bisa berjalan secara paralel

• DFD menggambarkan :

– aliran data dalam sebuah sistem – Data yang tersimpan; dan

– proses dg proses yg terhubung dg data tersebut

• Tidak ada loop ataupun cabang dalam DFD

• DFD menggambarkan semua proses, meskipun

proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda

(4)

Kelebihan DFD

• Adanya pembagian sistem ke dalam sub-sub sistem berdasarkan alur data pada sistem

• Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem

• Adanya unsur-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari sistem

DFD

Kelemahan DFD

Akan tetapi pada umumnya, DFD tidak menunjukkan :

• Komposisi alur data dalam sistem • Syarat akses data dari data store • Keputusan dalam sistem

• Loop dalam sistem • Kalkulasi

• Kuatitas data dan atau proses

(5)

Alasan Utama

1. Diagram alur data dapat membantu para

analis sistem untuk :

• meringkas informasi tentang sistem

• mengetahui komponen kunci tentang sistem

dan membantu dalam menentukan fungsi-fungsi yang dapat dipakai kembali

• membantu perkembangan aplikasi secara

efektif

DFD

Alasan Utama

- lanjutan

2. DFD sebagai alat komunikasi yang baik antara pemakai dengan analis sistem sehingga sangat mudah untuk melakukan kaji ulang secara terus menerus guna perkembangan aplikasi tersebut.

3. DFD menunjukkan syarat-syarat

pengaturan waktu dari berbagai macam proses

(6)

Contoh Kasus 1

• Pimpinan POLDA XYZ ingin mengetahui dengan pasti keadaan personilnya (riwayat personil, penugasan, prestasi,

penghargaan, dll) secara periodik.

• Bantulah keinginan KAPOLDA tersebut dalam bentuk perancangan sistem dengan menggunakan DFD & ERD !

Contoh Kasus

Jawab Kasus 1

• Langkah pertama kita buat Diagram Konteks.

• Diidentifikasi entitas eksternal yang terlibat dalam sistem, yaitu:

• Personil

• Pimpinan (KAPOLDA)

• Sehingga diperoleh Diagram Konteks yaitu :

(7)

Jawab Kasus 1

- lanjutan

PERSONIL

KAPOLDA

Sistem Informasi

Personil POLDA Data pers.

Info tugas, kasus, prestasi _Lapor

an

Contoh Kasus

Jawab Kasus 1

- lanjutan

PERSONIL

KAPOLDA

Cek Personil

1

Data pers.

Info _tuga s, ka_sus

Data

pers.

Contoh Kasus

Penu-Gasan

2

Personil

Data pers.

Eval & Laporan

Data pers., tugas, kasus

Tugas

Data tugas

Laporan

Kasus

(8)

Contoh Kasus 2

• Rancanglah ERD dari Kasus Sistem Informasi Personil POLDA XYZ ! (lihat contoh kasus 1..!)

Contoh Kasus

Jawab Kasus 2

• Berdasarkan jawab dari kasus 1, diperoleh data store nya yaitu

Personil, Tugas dan Kasus.

• Data store tersebut merupakan entitas pada ERD.

• Sehingga diperoleh 3 entitas yakni Personil, Tugas dan Kasus,

dengan ERD sebagai berikut :

(9)

Jawab Kasus 2

- lanjutan

Contoh Kasus

Personil Kerja Tugas

N 1

NRP

Sat

Loks K.Sat Nama

T.Lhr

N.SK

Tgl

Tkp

Lama

K.Kss

N.Kss Kasus

Krbn

Tgl.K

Hasil

M

Simbol DFD

Entity _Process

Data Flow _{Data Store}

(10)

External Entity (Entitas) 1

• Digambarkan dengan simbol bujur sangkar

• Merupakan sumber atau tujuan dari aliran data

• Merupakan lingkungan luar dari sistem

• Bisa menggambarkan secara fisik, seseorang atau

sekelompok orang atau sistem lain

• Sebaiknya diberi nama dg kata benda

• Kadang-kadang perlu untuk menduplikasinya untuk

menghindari anak panah yang simpang siur

• Ditandai dengan garis diagonal disudut kanan

bawah yang menyatakan kalau entity tersebut lebih dari satu

19

20

• Suatu kantor, departemen atau devisi laian dalam perusahaan tetapi diluar sistem yang sedang dikembangkan

• Orang atau kelompok orang di organisasi tetapi diluar sistem yang dikembangkan

• Suatu organisasi atau orang yang berada diluar organisasi, misal langganan, pemasok

• Sistem informasi lain diluar sistem yang dikembangkan • Sumber asli dari transaksi

• Penerima akhir dari suatu laporan yang dihasilkan sistem

(11)

21

Langganan Akutansi Pemasok

Gudang

Simbol Entity (Entitas)

Data Flow (Aliran Data) 1

• Menggambarkan aliran data dari suatu

proses ke proses lainnya

• Merepresentasikan dengan menggunakan anak panah atau

• Kepala tanda panah mengarah ke tujuan data

• Nama proses ditulis untuk menjelaskan arti dalam aliran tersebut dan ditulis untuk

mengidentifikasi aliran tersebut

• Aliran data dapat menyebar atau menyatu

22

(12)

23

• Formulir atau dokumen

• Laporan tercetak yang dihasilkan sistem

• Tampilan atau output layar yang dihasilkan sistem • Masukan untuk komputer

• Komunikasi ucapan • Surat-surat atau memo

• Data yang dibaca atau direkam ke suatu file • Suatu isian yang dicatat dalam buku agenda

• Trasnmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain

Data Flow (Aliran Data) 2

Contoh Kasus 2

• Rancanglah ERD dari Kasus Sistem Informasi Personil POLDA XYZ ! (lihat contoh kasus 1..!)

(13)

Jawab Kasus 2

• Berdasarkan jawab dari kasus 1, diperoleh data store nya yaitu

Personil, Tugas dan Kasus.

• Data store tersebut merupakan entitas pada ERD.

• Sehingga diperoleh 3 entitas yakni Personil, Tugas dan Kasus,

dengan ERD sebagai berikut :

Contoh Kasus

Jawab Kasus 2

- lanjutan

Komponen Utama ERD

Contoh Kasus Kardinalitas

Personil Kerja Tugas

(14)

Konsep arus data yang perlu

diperhatikan

A. Konsep paket dari data (packet of data)

– Bila ada dua atau lebih data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal

Konsep paket dari data (packet of data)

a

Langganan

Order Langganan 1

Order Langganan Pembayaran

Gambar Yang salah

a

Langganan

Order Langganan Dan Pembayaran

1

Order Langganan

(15)

Arus Data

a

Langganan Order Langganan

1

Order Langganan

Arus Data

a

Langganan

Order Langganan

1

Order Langganan

Pembayaran ₂

(16)

B. Konsep arus data menyebar (diverging data

flow)

– Arus data menyebar menunjukkan sejumlah data dari satu sumber yang sama menuju ke tujuan yang berbeda.

Konsep arus data menyebar

(diverging data flow)

2 Order Langganan

1 Penerimaan Kas

3 Verifikasi Kredit

b

Gudang

Order Penjualan

Tembusan Permintaan barang Tembusan

journal

(17)

C. Konsep arus data mengumpul (converging data flow)

– Menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menjadi satu menuju ke tujuan yang sama

Konsep arus data mengumpul

a

Langganan faktur

1

Pembuatan faktur

Slip pengepakan 2

Pembuatan Slip pengepakan

(18)

Konsep arus data mengumpul

a

Langganan faktur

1

Pembuatan faktur

Slip pengepakan 2

Pembuatan Slip pengepakan

D. Konsep sumber dan tujuan arus data

– Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju suatu proses.

(19)

Process (Proses)

• Direpresentasikan dengan simbol

• Adalah fungsi yang mentransformasikan data secara umum

• Karena proses adalah suatu pekerjaan, maka untuk menamai sebuah proses

mulailah dengan kata kerja dan diikuti objek • Nama proses harus unique

37

Proses

• Kegiatan atau kerja yang dilakukan orang, mesin atau komputer

• Semua proses harus ada input dan harus ada outputnya

• Physical data flow diagram (PDFD) proses dapat dilakukan oleh manusia, mesin atau komputer

(20)

Simbol Proses

atau

Identifikasi

Nama Proses

Identifikasi

Nama Proses

Pemroses

Proses

1. Identifikasi Proses

Biasanya berupa angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses

2. Nama Proses

Menunjukkan apa yang dikerjakan proses, biasanya diawali dengan kata kerja

3. Pemroses

– Pada PDFD tidak hanya oleh komputer tapi juga bisa proses manual atau mesin non komputer jadi harus disebutkan – Pada LDFD menyebutkan nama program yang melakukan

(21)

Kesalahan dalam penggambaran

proses yang terjadi

Identifikasi

Nama Proses ?

Black Hole (Ada input tidak ada output)

Identifikasi

Nama Proses ?

Miracle / ajaib (Ada output namun tidak ada input)

Beberapa kemungkinan arus data

dalam proses (process)

1. Suatu proses menerima input dan menghasilkan satu output.

Kartu jam kerja

1

Hitung gaji

Personalia

(22)

2. Suatu proses menerima lebih dari satu input dan menghasilkan satu output.

Kartu jam kerja

1

Hitung gaji

Personalia

Daftar gaji Tingkat upah

3. Suatu proses menerima satu input dan menghasilkan lebih dari satu output.

Laporan umur piutang 1

Membuat laporan piutang Rincian piutang

(23)

• Suatu proses harus menerima arus data masuk

(input) dan menghasilkan arus data keluar (output)

• Perhatikan contoh :

– Bagaimana menurut anda ?

– Gambar dibawah salah, karena proses memiliki input tetapi tidak ada output.

1

Verifikasi kredit pelanggan

Membuat order

– Penggambaran yang tepat.

1 Verifikasi

kredit pelanggan Membuat

(24)

• Umumnya kesalahan terjadi karena :

– Proses memiliki input tetapi tidak mempunyai output. Kesalahan ini disebut dengan Black

Hole (lubang hitam).

– Proses menghasilkan output, tetapi tidak ada input yang masuk. Kesalahan ini disebut dengan istilah Miracle (ajaib)

Data Store (Penyimpanan Data)

• Direpresentasikan dengan simbol

• Komponen yang berfungsi untuk menyimpan data/ file adalah fungsi yg

mentransformasikan data secara umum • Penyimpanan data sementara tdk

dimasukkan

• Diberi nama dengan kata benda

(25)

Simpanan Data

1. Suatu file atau database di sistem komputer

2. Suatu arsip atau catatan manual 3. Suatu kotak tempat data di meja

seseorang

4. Suatu tabel acuan manual 5. Suatu agenda atau buku

Simbol

Media Nama data source

kesalahan yang sering muncul

D1 Penjualan D2 Piutang dagang

D2 Piutang dagang a

(26)

Update Data

• Arus data menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan :

– menambah atau menyimpan record baru – Menghapus record

– Merubah nilai data di suatu record

• Arus data yang berasal dari simpanan menuju proses menunjukkan proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data.

Update data

1

Memeriksa dan merubah data barang

D1 Persediaan barang Penjualan

1 Memeriksa dan merubah data barang

D1 Persediaan barang Status barang

(27)

Penggandaan kesatuan luar dan simpanan data agar gambar tidak terlalu kompleks

denga perpotongan garis

a

Langganan Atau a

D1 Penjualan Atau D1 Penjualan Atau D1 Penjualan

D1 Penjualan Atau D1 * Penjualan Atau D1 * * Penjualan

Aturan DFD

54 1. Entity tidak boleh terhubung langsung dengan entity 2. Data store tdk boleh terhubung langsung dg data store 3. Data store tdk boleh terhubung langsung dg entity (&

sebaliknya)

4. Setiap process harus memiliki minimal 1 data flow yg masuk , dan 1 data flow yg keluar

5. Data flow tidak boleh terbelah/bercabang menjadi dua data flow yg berbeda

• Semua objek harus mempunyai nama

(28)

Aturan DFD

55

proc ess proc ess entityentity _entity_entity

Data Store

proc

Data Store

1

3

2 4

5

Aturan DFD -Tambahan

56

• Semua objek harus mempunyai nama

• Aliran data harus diawali dan diakhiri oleh proses

(29)

Level dalam DFD

57

• Context Diagram

– Tingkatan tertinggi dlm DFD – Hanya memuat satu process – Tidak menunjukkan data store

• Diagram 0

– Menunjukkan data store

– Bisa mencakup sampai 9 (sembilan) process

• Diagram Detail

– Pengembangan dari diagram 0

Level dalam DFD (cont.)

58

• Dalam DFD level dimulai dari level 0 (context)

kemudian turun ke DFD level 1, 2 & seterusnya sesuai dg kebutuhan

• Dalam penurunan tidak semua bagian sistem harus

diturunkan dengan jumlah level yang sama

• Aliran data dalam yang masuk dan keluar dalam

level X harus harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level X +1 yang

(30)

DFD Context Diagram

59

DFD Diagram 0 (Level 1)

(31)

Contoh DFD

61 [email protected]

[email protected]

Contoh

DFD

(32)

Don’t do this !

63

0 a

b

c x

y

Context diagram (top level / level 0)

1 a

b c

x

y

Over view diagram (level 1) 2

4 3

A

c

D

B

(33)

1 a

b c

x

y

Over view diagram (level 1)

2

Over view diagram (level 2)

Diagram Context

0 b

a

d Status Langganan

Order

Tembusan permintaan persediaan

Faktur, Tembusan kredit

Gudang

Pengiriman Transaksi

(34)

Diagram Jenjang Proses

0

Transaksi Penjualan

Merekam Transaksi Dan posting

4

Membuat Laporan

1.1

Mengecek Pemenuhan order

Membuat Order penjualan

Top Level

Level 0

Level 1 1.4

Membuat Faktur dan tembusan

1

1.1

Mengecek Pemenuhan order

Membuat Order penjualan

1.4

Membuat Faktur

Faktur, tembusan kredit

Tembusan Permintaan persediaan

Order tidak terpenuhi D6 Persediaan

Status persediaan

D7 Back order

rekam back order

D8 * Order penjualan Rekam

order penjualan

2

D8 * Order penjualan

D1 langganan Nama

langganan Order penjualan

(35)

Perbedaan dengan bagan alir

• Proses DAD dapat beroperasi secara parallel

• DAD lebih menunjukkan arus dari data

• Tidak dapat menunjukkan proses perulangan dan proses keputusan

• Bagan alir menunjukkan proses yang urut

• Bagan alir menunjukkan arus dari procedure, bagan alir program menunjukkan arus dari algoritma

• Dapat menunjukkan proses perulangan dan proses keputusan

Kelemahan DAD

• Tidak dapat menunjukkan proses perulangan

• Tidak dapat menunjukkan proses keputusan

(36)

TUGAS02: Presentasi DFD

• Dibagi ke 5 kelompok

• Pelajari contoh kasus di materi kuliah (Perusahaan Bina Sarana Indonesia)

• Gambarkan DFD (Context, Level 0, Level detail)

• Buat analisa permasalahan

• Kirimkan tugas tsb via email : nama kelompok, anggota, diagram DFD – deadline 19-Apr-09

• Presentasi DFD 15 menit – 24-Apr-09

• Do it in English, and earn more points ! 71

TUGAS01: Wawancara (Roleplay)

• 8 orang / kelompok

• 3 org sbg Analyst, sisanya Customer

• Di sisi customer buat variasi level posisi, misal:

Direktur, Manager, Staff

• Buat skenario, customer ingin membuat sistem

baru / upgrade sistem yg ada

• Susun pertanyaan yg sesuai

• Kirimkan info mengenai: nama kelompok,

anggota, role, skenario, pertanyaan – deadline 8-Apr-09

• Lakukan roleplay dlm waktu 15 menit 17-Apr-09

• Do it in English, and earn more points !

(37)

Pengumuman

• Tugas01 email deadline 8-Apr-09 • Roleplay Tugas01 tgl 17-Apr-09 • Tugas02 email deadline 19-Apr-09 • Presentasi Tugas02 tgl 24-Apr-09

• Kuliah tgl 10 April ‘09 ditiadakan (libur)

• Kuliah pengganti: Sabtu, 04 April ‘09

pkl 14:00-17:00 (BESOK) – tlg infokan

ke mahasiswa lainnya