Pembangunan Sistem Manajemen Pertukaran pdf

(1)

Dokumen Project Management Plan

Pembangunan Sistem Manajemen Pertukaran Data dan Metadata Statistik

dengan menggunakan Web Service Pada Bidang Diseminasi Informasi

Statistik BPS

Ditulis Oleh:

Ana Uluwiyah, [email protected]

Badan Pusat Statistik Provinsi Jawa Barat

(2)

DAFTAR ISI

Bagian 1. Gambaran Rencana Proyek di BPS………. 3

Bagian 2. Project Charter……… 5

Bagian 3. Project Scope Statement………. 9

Bagian 4. Work Breakdown Structure (WBS)……… 15

Bagian 5. Time Management Plan………. 15

Bagian 6. Cost Management Plan………. 16

Bagian 7. Quality Management Plan………. 17

Bagian 8. Staffing Management Plan……… 18

Bagian 9. Communication Management Plan……….. 19

Bagian 10. Risk Management Plan……….. 19

Bagian 11. Procurement Management Plan………. 20

Bagian 12. Pengesahan dokumen dan penutup……… 20

Lampiran WBS………. 21

Lampiran Tabulasi WBS………. 24

Lampiran Usage Resource……….. 27

Lampiran Grafik penggunaan resource………. 33

(3)

Bagian 1. Gambaran Rencana Proyek di BPS

Salah satu proyek yang akan dikerjakan oleh BPS pada anggaran tahun 2013 adalah pembuatan Sistem Manajemen Pertukaran Data dan Metadata Statistik melalui Web Service pada Diseminasi Informasi Statistik BPS-RI (SM-PDMS). Diseminasi informasi statistik yaitu penyebaran data dan informasi statistik kepada pengguna data. Bentuk diseminasi yang telah disediakan BPS untuk memberikan pelayanan statistik yaitu berupa website, Pelayanan Statistik Terpadu (PST), perpustakaan melalui buku-buku publikasi hasil sensus dan survei.

Untuk meningkatkan pelayanan prima kepada pengguna data, khususnya instansi pemerintahan, BPS berencana akan membangun sebuah sistem yang mengatur pertukaran data dan informasi statistik melalui web service. Dengan berkembangnya arsitektur SOA yang mengusung slogan interoperabilitas yaitu kemampuan berbagai ragam sistem untuk bekerjasama, maka BPS akan menerapkan arsitektur tersebut di lingkungan Diseminasi Informasi Statistik BPS .

Sistem tersebut rencananya akan mengatasi masalah yang selama ini terjadi, yaitu adanya opini bahwa BPS kurang transparansi terhadap data-data nya untuk diberikan kepada pengguna data khususnya instansi pemerintah lain. Dengan sistem ini diharapkan pertukaran data dan informasi dapat lebih mudah dan cepat, sistem dapat bersifat “pull” maupun “push”, dimana data dapat

ditarik/ retrieved dari BPS. Dalam hal ini BPS sebagai penyedia data (data provider) dan instansi lain sebagai user (data collector), dimana informasi tersebut sebagai dasar pada setiap pengambil keputusan yang berhubungan dengan pembangunan Indonesia.

Data dan informasi yang disajikan dapat dilihat dan digunakan oleh pengguna umum. Data dan metadata publikasi hasil sensus dan survei akan di publikasikan dalambentuk “push” pada website sesuai undang-undang yang berlaku, yaitu data-data yang seyogyanya diijinkan untuk dipublikasikan disajikan dalam website dan untuk publikasi PNBP diatur dalam penyebarannya. Sedangkan untuk pengguna instansi pemerintah, terdapatfasilitas “pull” untuk menarik data-data yang mungkin lebih spesifik untuk kepentingan pengambilan keputusan.

(4)

Secara umum bentuk rancangan sistem yang akan dibangun akan seperti dibawah ini:

Gambar 1. Desain Sistem manajemen pertukaran data dan informasi yang akan dibangun

Rencananya untuk implementasi sistem akan dipasang pada website BPS yang telah ada yaitu www.bps.go.id, kedepan sistem dapat dikembangkan untuk lebih layanan pada pengguna data, seperti pelayanan terhadap peta untuk kondisi sosial, kesehatan, ketenagakerjaan dan ekonomi; layanan analisis data online; dsb.

Gambar 2.Desain aliran proses pertukaran data dan informasi SM-PDMS BPS BPS

Pengguna Data

Local DB BPS

Web Service Mapping constraints Tables

File Data dan Metadata

(5)

Bagian 2. Project Charter

1. Nama Proyek adalah Pembangunan Sistem Manajemen Pertukaran Data dan Metadata Statistik dengan menggunakan Web Service Pada Bidang Diseminasi Informasi Statistik BPS

2. Project Requirement :

1. Adanya kebutuhan sebuah sistem yang melengkapi diseminasi elektronik BPS selain website dan e-book, yaitu sistem yang mampu melakukan pertukaran data dan metadata antara penyedia data dengan pengguna data

2. Sistem dapat menampilkan data dan informasi yang telah diatur oleh undang-undang , untuk publikasi yang sifatnya PNBP harus diatur sesuai ketentuan undang-undang yang berlaku.

3. Sistem harus dapat digabungkan dengan website yang telah ada, sehingga tidak menimbulkan dualisme official website BPS (www.bps.go.id) .

4. Sistem dapat memberikanpelayanan query data dan informasi bagi instansi pemerintah, layanan ini untuk sementara disediakan bagi instansi pemerintah yang memiliki tugas untuk

mengambil keputusan untuk kepentingan pemerintahan.

5. Sistem dapat mengeluarakan output atau hasil dalamformat pertukaran data dan metadata yang jelas dan standar. Layanan data dan informasi yang disediakan bagi pengguna umum,

berupa publikasi dengan format data yang dapat dikonversikan ke berbagai format, sehingga

pengguna data dapat lebih mudah untuk memanfaatkannya dan untuk mengurangi

kesalahpahaman dalam memahami suatu data, karena data yang disajikan dilengkapi metadata

yang jelas dan standar.

6. Adanya repository online/ management repository, yaitu layanan yang disajikan untuk pengguna internal BPS yang memungkinkan subject matter dapat menyimpan, menemukan

dan meng-update serta meng-upload data-data hasil survei dan sensus ke sistem agar kegiatan

diseminasi dapat berjalan tepat waktu.

7. Sistem menyediakan layanan respond online, yaitusetiap request dari pengguna data memungkinkan untuk mendapatkan jawaban secara langsung

3. Business Needs:

Berdasarkan Survei Kebutuhan Data (SKD) tahun 2011, bahwa adanya kesenjangan antara

harapan dan kinerja. Responden (pengguna data dari masyarakat dan pemerintahan)

(6)

akses terhadap data-data hasil survei dan sensus BPS. Selain itu, untuk meningkatkan kinerja

BPS, maka pelayanan pertukaran data dibutuhkan sebagai bentuk pelengkap pelayanan prima

kepada pengguna data. Dengan dibangunnya sistem ini maka diharapkan kinerja BPS akan

meningkat.

4. Project Purpose or Justification:

1. Untuk menyediakan layanan website yang membantu serta memudahkan pengguna data

untuk menjangkau data dan informasi BPS.

2. Sebagai media untuk menjebatani instansi-instansi pemerintah dalam mendapatkan data-data

hasil sensus dan survei secara lebih detail dan sesuai kebutuhan.

3. Menambahkan layanan website yang menyediakan format pertukaran data dan metadata

yang dapat diterima disemua sistem, yaitu XML

4. Mewujudkan transparansi data-data yang perlu dipublikasikan dari hasil sensus dan survei.

5. Diharapkan mampu meningkatkan kinerja BPS sampai 30%.

5. Assigned Project Manager and Authority Level

Karena proyek ini merupakan proyek pada Direktorat Diseminasi Statistik, maka Rencana manager proyek yang akan ditunjuk adalah Kepala Sub Direktorat Rujukan Statistik, yang pada tahun 2013 dijabat oleh Dr. Novianto Budi K.

6. Summary Milestone Schedule

Estimasi lamanya waktu pengerjaan proyek adalah sbb:

1. Inisialisasi kebutuhan dan masalah : Minggu 1 Januari ( 1 minggu)

2. Perencanaan Proyek : Minggu 2 Januari- Minggu 4 Juni (6 Bulan)

3. Pelaksanaan Pembangunan sistem : Minggu 1 Juli–minggu 4 November (5 Bulan)

4. Pembuatan dokumentasi laporan : Minggu 1–minggu 2 Desember (2 mingu)

7. Stakeholder influences

Ada beberapa stakeholder yang berpengaruh pada proyek ini terkait dengan penyedia atau subject matter data dan metadata, yaitu

1. Deputi Bidang Metodologi dan Informasi Statistik 2. Deputi Bidang Statistik Sosial

(7)

5. Deputi Neraca dan Analisis Statistik 8. Functional organizations

Struktur organisasi proyek ini yaitu:

9. Assumption

Ada beberapa asumsi dalam pembangunan proyek ini adalah:

1. Subject matter memiliki kesadaran yang tinggi untuk memaintenance data repository dengan

mengisi data-data untuk dipublikasikan dengan tepat waktu.

2. WebServer beroperasi selama 18 jam.

3. Maintenance sistem dilakukan secara rutin untuk mencegah terjadinya penyerangan virus

ataupun DoS.

10. Constraint

Hambatan yang mungkin akan dialami pada pembangunan pada sistem diatas adalah: 1. Kekurangan SDM,BPS memiliki SDM dalam bidang IT dalam jumlah yang relatif sedikit

bila dibandingkan dengan tenaga statistisi. Dengan beragamnya kegiatan BPS yang harus

dilakukan yang berhubungan dengan IT sehingga sebaiknya melibatkan pihak lain atau

(8)

2. Jadwal yang ketat, karena birokrasi BPS dan beberapa program quick wins sudah berjalan

sehingga sistem ini harus diselesaikan paling lambat awal tahun 2014, dan tidak boleh adanya

keterlambatan penyeleseaian proyek.

3. Sumber Dana yang terbatas, dimana biaya pembangunan sistem tidak boleh melebihi biaya

yang telah dialokasikan oleh APBN.

11. Business Case

Pembangunan Sistem dan Manajemen Pertukaran Data dan Metadata Statistik dengan menggunakan Web Service Pada Bidang Diseminasi Informasi Statistik BPS, akan memberikan dampak positif kepada instansi BPS, yaitu peningkatan kinerja BPS. Karena sistem merupakan bentuk manajemen atau pengaturan yang jelas bagaimana proses dari pengambilan data hingga penyajian data kepada pengguna data. Sistem ini dapat memberikan kemudahan baik bagi internal yaitu subject matter BPS dan eksternal / pengguna data dalam menyajikan dan mendapatkan informasi data. Harapannya dengan sistem ini, Rencana kerja jangka panjang yaitu StatCap dapat terwujud dengan cepat dan berdampak pada peningkatan pelayanan prima publik.

12. Budget

Work Breakdown Structure (WBS) item Budget

Estimation (Rp) % of Total

1. Project Initiation 2,500,000 0.49

2. Project Planning 76,000,000 14.79

• Perencanaan SIM 47,000000

• Perencanaan Proyek 29,000,000

3. Project Execution 392,800,000 76.45

• Teknis Pelaksanaan SIM 357,800,000

• Kualitas Pelaksanaan Proyek 35,000,000

4. Closing Project 42,500,000 8.27

• Manajemen Laporan 15,000,000

• Closing 27,500,000

(9)

Bagian 3. Project Scope Statement

Project and Product Objectives

Untuk membangun sebuahSistem dan Manajemen Pertukaran Data dan Metadata Statistik dengan menggunakan Web Serviceyang dapat memberikan pelayanan permintaan data secara langsung (query data) dan menghasilkan file dalam format XML yang dapat didownload dan

dikonversi ke berbagai format lain.

Tujuan produk berdasarkan pengguna sistem yaitu:

1. Pengguna data dari Instansi Pemerintahan: untuk menyediakan sistem yang mempunyai

fasilitas query data bagi instansi pemerintah yang telah terdaftar dalam sistem dan dapat

melakukan akses data dan metadata BPS.

2. Pengguna masyarakat umum: sistem hanya memberikan fasilitas untuk menampilkan data pada

website dan memberitahukan kepada pengguna data melalui RSS bahwa terdapat data baru

hasil publikasi BPS, selain itu pengguna data juga dapat mengunduh data tersebut.

3. Subject Matter BPS : pengguna data internal mempunyai hak akses untuk memaintenance

sistem dan menentukan peraturan yang berlaku dalam sistem, dimana posisi BPS adalah

sebagai coordinator dalam sistem.

Product or Service Requirements and characteristics

Kebutuhan dan karakteristik dari produk atau layanan yang diharapkan dari proyek ini adalah:

1. Sistem berbasis web base dan menerapkan prinsip SOA.

2. Adanya kebutuhan untuk meningkatkan kinerja BPS melalui peningkatan layanan website,

dimana website tersebut dapat memberikan informasi yang realtime, terintegrasi dan dapat

berkomunikasi dengan sistem-sistem lain.

3. Sistem mudah dalam maintenace database, serta sistem melakukan retrieve data dari hasil

survei dan sensus dari basis data penyimpanan datanya.

4. Adanya kebutuhan sebuah sistem yang melengkapi diseminasi elektronik BPS selain website dan e-book, yaitu sistem yang mampu melakukan pertukaran data dan metadata antara penyedia dan pengguna data

5. Sistem dapat menampilkan data dan informasi yang telah diatur oleh undang-undang , untuk publikasi yang sifatnya PNBP harus diatur sesuai ketentuan undang-undang yang berlaku.

(10)

7. Sistem dapat memberikan pelayanan query data dan informasi bagi instansi pemerintah, untuk sementara disediakan hanya bagi instansi pemerintah yang memiliki tugas untuk

mengambil keputusan dalam pelaksanaan pemerintahan.

8. Sistem dapat mengeluarakan hasil dalamformat pertukaran data dan metadata yang jelas dan standar. Layanan yang disediakan bagi pengguna umum, yaitu data dan informasi yang

dipublikasikan berupa format yang dapat dikonversikan ke berbagai format sehingga pengguna

data dapat lebih mudah untuk memanfaatkannya dan untuk mengurangi kesalahpahaman dalam

memahami suatu data, karena data yang disajikan dilengkapi metadata yang jelas dan standar.

9. Adanya repository online/ management repository, yaitu layanan yang disajikan untuk user internal BPS yang memungkinkan subject matter dapat menyimpan, menemukan dan

meng-update serta meng-upload data-data hasil survei dan sensus ke sistem agar kegiatan diseminasi

dapat tepat waktu.

10. Sistem menyediakan layanan respond online, yaitusetiap permintaan dari pengguna data memungkinkan untuk mendapatkan jawaban secara langsung

11. Database sistem menggunakan jenis database yang sama dengan database website BPS yang

telah ada.

12. Sistem dapat melayani permintaan / request 1000 pengguna data dalam waktu yang bersamaan.

Product acceptance criteria

Berikut ini daftar product acceptance criteria:

1. Apabila semua fungsi dalam produk telah dapat digunakan dengan baik yang ditunjukan

melalui hasil testing yang diterapkan berdasarkan test plan yang telah direncanakan

sebelumnya dan meminimkan vulnerabilitas.

Daftar Test Plan

 Pengujian pada input data seperti username dan password, form query/ request data  Pengujian pengaksesan data melalui update, add dan remove data

 Pengujian transfer data dari web server ke client  Pengujian time response

2. Semua operasi atau proses yang berjalan dalam sistem sesuai dengan dokumen requirement

(SRS).

3. Sistem dapat memberikan peluang untuk dapat dikembangkan, sehingga desain interface,

database dan arsitekturnya harus sesuai dengan rencana kedepan organisasi.

Project boundaries

(11)

1. Sistem hanya terbatas untuk memelihara data-data hasil sensus dan survei yang telah siap

untuk dipublikasikan.

2. Sistem dapat diakses oleh siapapun dan dimanapun melalui jaringan internet.

3. Pengguna data baik pemerintahan maupun masyarakat tidak dapat melalukan pengubahan

terhadap data-data yang ada telah dipublikasikan.

4. Sistem hanya memberikan fasilitas berikut:

a) Pelayanan query pertukaran data dan metadata yang jelas dan standar untuk instansi

pemerintah, termasuk data mikro.

Layanan ini untuk sementara disediakan bagi instansi pemerintah yang memiliki tugas

untuk mengambil keputusan guna kepentingan pemerintahan.

b) Pelayanan format pertukaran data dan metadata untuk data–data yang telah di

publikasikan BPS hanya data makro.

Layanan ini disediakan bagi pengguna umum, yaitu data dan informasi yang

dipublikasikan berupa format yang dapat dikonversikan ke berbagai format sehingga

pengguna data dapat lebih mudah untuk memanfaatkannya dan untuk mengurangi

kesalahpahaman dalam memahami suatu data, karena data yang disajikan dilengkapi

metadata yang jelas dan standar.

c) Repository online

Layanan ini disajikan untuk user internal BPS yang memungkinkan subject matter dapat

menyimpan, menemukan dan meng-update serta meng-upload data-data hasil survei dan

sensus ke sistem agar kegiatan diseminasi dapat tepat waktu.

d) Pelayanan respon online

Setiap request dari pengguna data memungkinkan untuk mendapatkan jawaban secara

langsung.

e) Manajemen data dan informasi

Yaitu adanya layanan yang disediakan bagi administrator untuk mengatur data-data yang

siap untuk dipublikasikan maupun yang belum. Dan untuk menjaga agar sistem tetap dapat

berjalan sesuai harapan.

Project requirements and deliverables

1. Sebuah sistem web service dari sistem pertukaran data dan metadata statistik BPS-RI yang

memiliki kharakteristik sesuai dengan requirement.

2. Sebuah dokumen manajemen pengaturan proses bisnis pertukaran data dan metadata

3. Manual operasi web service SM-PDMS

(12)

Project constraints

Project constraint pengembangan SM-PDMS Web Service BPS adalah sebagai berikut:

1. Sumber daya manusia (SDM): BPS memiliki SDM dalam bidang IT dalam jumlah yang relatif

sedikit bila dibandingkan dengan tenaga statistisi. Dengan beragamnya kegiatan BPS yang

harus dilakukan yang berhubungan dengan IT sehingga pengelolaan SDM harus dilakukan

secara optimal.

2. Schedule: karena birokrasi BPS dan beberapa program quick wins sudah berjalan sehingga

sistem ini harus diselesaikan paling lambat pada akhir tahun 2013.

3. Cost: biaya pengembangan SM-PDMS tidak boleh melebihi biaya yang telah dialokasikan

oleh APBN.

Project assumptions

Ada beberapa asumsi dalam pengembangan SM-PDMS Web Service BPS yaitu:

1. Subject matter telah mengetahui tugasnya untuk memaintenance data repository dengan

mengisi data-data untuk dipublikasikan dengan tepat waktu.

2. WebServer dapat bekerja dengan baik selama 18 jam.

3. Maintenance sistem dilakukan secara rutin untuk mencegah terjadinya penyerangan virus

ataupun DoS.

Initial project organization

Teknis Pembuatan SIM Dr. Ade Koswara, M.Sc

(Project Manager Officer)

Aris Jayandrana (Project Closing Team

Leader) Dr. Novianto Budi K.

(13)

Initial defined Risk

Definisi Resiko awal:

1. Kesulitan dalam mendapatkan informasi detail dari kebutuhan subject matter dan pengguna.

2. Keterlambatan dalam pencairan dana pada awal bulan karena masih terdapat refisi anggaran

dari pemerintah.

3. Staff anggota tim mempunyai pekerjaan lain, yaitu pekerjaan yang bersifat rutin.

4. Server mengalamai down saat lalu lintas karena work load yang terlalu besar. Karena

penggunaan server digabung dengan penggunaan lain seperti website provinsi dan

kabupaten/kota serta email.

Schedule milestones

ID Task Name Start Finish Duration

1 Inisialisasi kebutuhan dan

masalah Senin, 7/1/2013 Rabu, 16/1/2013 8 Hari Kerja 2 _{Perencanaan Proyek} Rabu, 16/1/2013 Jumat, 28/6/2013 118 Hari Kerja 3 Pelaksanaan Pembangunan

sistem Senin, 1/7/2013 Jumat, 29/11/2013 110 Hari Kerja 4 Pembuatan dokumentasi

laporan Senin, 2/12/2013 Rabu, 18/12/2013 13 Hari Kerja

Initial WBS

Teknis Pembuatan SIM

Closing Phase Proyek Pembangunan Sistem Manajemen Pertukaran Data dan

Metadata Statistik dengan menggunakan Web Service Pada Bidang Diseminasi Informasi Statistik BPS

(14)

Order of magnitude cost estimate

1. Software Development

2. Resource/ Sumber Daya

3. SDM

4. Training

Pengesahan

Disahkan oleh:

Direktur Diseminasi Statistik BPS

Nama : Dr. Ade Koswara, M.Sc

TTd:

Tanggal : 02 April 2013

Project Manager

Nama : Dr. Novianto Budi K.

Ttd :

(15)

Bagian 4. Work Breakdown Structure (WBS)

WBS berikut sampai level 2. WBS di dekomposisikan berdasarkan life cycle process interaction yaitu Inisialisasi, Planning, Execution dan Closing. Untuk process monitoring dalam pelaksanaan proyek ini digabungkan dengan pekerjaan execution. Adapun pekerjaan pada level 2 (dua) yaitu men-develop final dan mengesahkan project charter, Kegiatan Perencanaan SIM dan Proyek, Teknis pelaksaan SIM dan mengatur kualitas pelaksanaan proyek. Untuk WBS lengkap dan Tabulasi WBS ada di lampiran.

Gambar WBS sampai level 2 Bagian 5. Time Management Plan

Kegiatan proyek rencananya akan dikerjakan selama kurun waktu 1 tahun, dari Januari sampai Desember 2013. Adapun rencana jadwal kegiatan secara rinci ada pada Gantt Chart pada lampiran. Total lama pengerjaan proyek adalah 259 hari kerja. Untuk rencana jadwal secara umum adalah sebagai berikut:

Proses Phase/tahapan

Proyek Lama Waktu Deliverables

Develop Project Charter Initiation Phase 6 hari Dokumen Project Charter

Project charter Approved Initiation Phase 2 hari Project Charter yang telah disetujui Kegiatan Perencanaan SIM

Planning Phase 71 hari Dokumen-dokumen kebutuhan rencana pembangunan sistem

Kegiatan Perencanaan

Proyek Planning Phase 55 hari

Dokumen–dokumen kebutuhan rencana manajemen proyek

Teknis Pelaksanaan SIM Execution

Phase 101 hari

Prototipe Sistem Mengatur Kualitas

Pelaksanaan Proyek

Execution

Phase 86 hari

(16)

Gambar Gantt Chart sampai level 2 Bagian 6. Cost Management Plan

Rincian biaya didapatkan dari WBS yang telah dibuat sebelumnya. Berdasarkan WBS, rencana biaya dalam proyek ini dialokasikan sesuai dengan fase proyek. Untuk rincian biaya secara detail ada pada lampiran.

Fase Proyek Total Pengeluaran Keterangan

Initiation Phase Rp. 2 500 000,00 Biaya digunakan hanya untuk merevisi project charter yang telah dibuat sebelumnya

Planning Phase Rp. 76 000 000,00 Biaya digunakan untuk akomodasi pertemuan dan presentasi Execution Phase Rp. 392 800 000,00 Biaya digunakan untuk membangun sistem aplikasi web service

Closing Phase Rp. 42 500 000,00 Biaya digunakan untuk membuat dokumentasi laporan dan sosialisasi sistem

Total Rp. 513 800 000,00

(17)

Bagian 7. Quality Management Plan

Quality management digunakan untuk memberikan penjelasan/ keyakinan sejauhmana proyek memperhatikan kualitas sistem yang akan dibangun agar memenuhi standar keinginan dan kebutuhan pengguna. Untuk itu dalam quality management plan dirinci dengan quality checklist.

Quality Checklist

Project: Pembangunan Sistem Manajemen Pertukaran Data dan Metadata Statistik dengan menggunakan Web Service Pada Bidang Diseminasi Informasi Statistik BPS

Date: Jan-Desember 2013

Verification

Quality Item Yes No N/A Date Keterangan

Apakah project menerapkan Quality Manajement plan?

v 12-24 April

2013

Mendefinisikan rencana testing Quality Management plan telah di review

oleh semua stakeholder Apakah semua stakeholder mempunyai

akses ke Quality management plan?

v 12 April-17

Oktober 2013 Apakah kualitas metrik sistem telah

dibangun, direview dan disetujui?

v 22-24 April Apakah semua metrik didukung oleh standar

kualitas penerimaan yang diharapkan pengguna sistem?

v 12-24 April

2013

Mendefinisikan acceptamce Apakah kualitas metrik dibahas dalam

pelaksanaan proyek?

v 25 Juli-7

Agustus 2013 Apakah semua metrik sistem telah jelas,

terukur dan terukur?

v 22-24 April

2013 Apakah tim proyek membuat dokumentasi

kualitas/ test plan?

v 22-24 April

2013 Apakah produk dan proses standarisasi

kualitas telah dibangun, didokumentasikan dan dikomunikasikan?

v 25 Juli-7

Agustus 2013 Apakah penanggungjawab kualitas proyek

telah menyetujui dokumen metrik kualiatas? v Apakah pengguna peduli terhadap level

kualitas sistem

(18)

Bagian 8. Staffing Management Plan

Staffing Management Plan merupakan rencana penermpatan dan kebutuhan orang dalam pelaksanaan proyek. Kebutuhan staf berdasarkan pekerjaan yang dikerjaan dalam pelaksaan proyek, dalam hal ini didefinisikan pada WBS. Untuk penempaatan staf berdasarkan tugas dan tanggung jawabnya dirinci pada lampiran struktur WBS. Berikut ini adalah kebutuhan jumlah staf dan lamanya waktu bekerja.

Position Jumlah

Orang

Lama bekerja

Project Manajer 1 12 Bulan

System Analyst 4 71 Hari

System Desainer 3 28 Hari

Software Developer 5 58 Hari

Software Tester 3 5 Hari

Report & Documentation

2 10 Hari

Administratif Project Team

4 12 Bulan

Jumlah 22

(19)

Bagian 9. Communication Management Plan

Communication management plan digunakan untuk mendefinisikan rencana komunikasi antar anggota tim agar proyek dapat berjalan lancar tanpa salah pemahaman. Berdasarkan WBS yang telah dibuat, maka rencana komunikasi antar tim dalam proyek adalah sbb:

Tipe Komunikasi

Tujuan Komunikasi Media Frekuensi Audience Deliverable

Kickoff

Bulanan • Project Team Agenda dan

Bulanan • PMO Laporan

Update

Email Bulanan • Project

Sponsor

Bagian 10. Risk Management Plan

Kemungkinan resiko dan hambatan yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek adalah 1. Kesulitan dalam mendapatkan informasi detail dari kebutuhan subject matter dan pengguna 2. Keterlambatan dalam pencairan dana pada awal bulan karena masih terdapat refisi

anggaran dana dari pemerintah

(20)

4. Server mengalami down saat lalu lintas karena work load yang terlalu besar. Karena penggunaan server digabung dengan penggunaan lain seperti website provinsi dan kabupaten/kota serta email.

Bagian 11. Procurement Management Plan

Berdasarkan rancangan diatas, sistem mampu dikerjaan oleh internal pegawai BPS dengan human resource dan waktu yang telah ditentukan, maka proyek dapat diselesaikan tepat waktu. Untuk itu, dalam pelaksanaan proyek tidak ada yang dilakukan procurement atau pelaksanaan proyek tidak melibatkan pihak lain.

Bagian 12. Pengesahan dokumen dan penutup

Disahkan pada, Bandung, 22 Mei 2013

Disahkan oleh, Mengetahui,

Project Manager PMO

Kasubdit Rujukan Statistik Direktur Diseminasi Statistik BPS

(21)

Lampiran

WBS Detail WBS Level 2

(22)

WBS Planning Phase

Karena level dekomposisi proyek sampai level 6, sehingga apabila digambarkan dengan diagram jaring kurang begitu jelas, khususnya untuk Planning dan execution digambarkan dalam

(23)

(24)

WBS Closing phase

Tabel Pekerjaan dalam WBS

WBS Task Name Duration Start Finish People Cost

(25)

(26)

3.1.1.8.1 Merancang pengujian manual 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 7 Rp10,000,000 3.1.1.8.1.

1 Merancang pengujian UI 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.1.

2 Merancang pengujian layanan SIM 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.1.

3 Merancang pengujian workflow 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.1.

4 Merancang pengujian validasi sistem 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.1.

5 Merancang pengujian middle tier 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.1.

6 Merancang pengujian basis data 5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.1.

7 websiteMerancang Pengujian keterhubungan dg5 days Thu 7/25/13 Wed 7/31/13 1 Rp1,000,000 3.1.1.8.2 Merancang pengujian otomatis 3 days Thu 8/1/13 Mon 8/5/13 2 Rp3,000,000 3.1.1.8.2.

1 functionalityMerancang pengujian otomatis untuk 3 days Thu 8/1/13 Mon 8/5/13 1 Rp1,500,000 3.1.1.8.2.

(27)

3.2 Mengatur Kualitas Pelaksanaan Proyek 86 days Mon 7/1/13 Mon 10/28/13 6 Rp35,000,000 3.2.1 Melakukan Regular Meeting 86 days Mon 7/1/13 Mon 10/28/13 3 Rp30,000,000 3.2.2 Membuat Laporan Kualitas 86 days Mon 7/1/13 Mon 10/28/13 3 Rp5,000,000 4 Closing Phase 13 days Mon 12/2/13 Wed 12/18/13 12 Rp42,500,000 4.1 Manajemen Laporan 10 days Mon 12/2/13 Fri 12/13/13 6 Rp15,000,000 4.1.1 Membuat Laporan Design sistem 5 days Mon 12/2/13 Fri 12/6/13 1 Rp2,500,000 4.1.2 Membuat Laporan Development Sistem 5 days Mon 12/2/13 Fri 12/6/13 1 Rp2,500,000 4.1.3 Membuat Laporan Testing 5 days Mon 12/2/13 Fri 12/6/13 1 Rp2,500,000 4.1.4 Membuat Laporan Deployment sistem 5 days Mon 12/2/13 Fri 12/6/13 1 Rp2,500,000 4.1.5 Membuat laporan maintenance sistem 5 days Mon 12/2/13 Fri 12/6/13 1 Rp2,500,000 4.1.6 Membuat Laporan Administrasi 5 days Mon 12/9/13 Fri 12/13/13 1 Rp2,500,000 4.2 Closing 3 days Mon 12/16/13 Wed 12/18/13 6 Rp27,500,000 4.2.1 Sosialisasi ke Publik 2 days Mon 12/16/13 Tue 12/17/13 5 Rp25,000,000 4.2.2 Pembubaran Tim Proyek 1 day Wed 12/18/13 Wed 12/18/13 1 Rp2,500,000

Tabel Penggunaan Resource

Resource Name Work

Tim Teknis Leader 80 hrs

Latihan pengguna internal

BPS 40 hrs

Latihan Help Desk 24 hrs

Sosialisasi ke Publik 16 hrs

Project Manager 96 hrs

Membuat dokumen cakupan

sistem 64 hrs

Persetujuan dokumen

cakupan 16 hrs

Sosialisasi ke Publik 16 hrs Administrative Tim Leader 112 hrs

Penentuan jadwal release

(28)

Mendefinisikan rencana

pengukuran kualitas 40 hrs

Latihan pengguna internal

BPS 40 hrs

Melakukan Regular Meeting 688 hrs Membuat Laporan Kualitas 688 hrs Sosialisasi ke Publik 16 hrs Administrative Tim 2 1,504 hrs Membuat estimasi biaya 48 hrs Mendefinisikan rencana

manajemen resiko 40 hrs

Mendefinisikan rencana

procurement 40 hrs

Melakukan Regular Meeting 688 hrs Membuat Laporan Kualitas 688 hrs Administrative Tim 4 128 hrs Membuat Jadwal proyek 48 hrs Membuat Milestone plan 40 hrs Mendefinisikan rencana

integrasi 40 hrs

Administrative Tim 3 1,416 hrs Mendefinisikan rencana

Human Resource (HR) 40 hrs

Melakukan Regular Meeting 688 hrs Membuat Laporan Kualitas 688 hrs

System Analyst 1 904 hrs

Membuat dokumen cakupan

sistem 64 hrs

Mendefinisikan Requirement 416 hrs Menganalisis hasil Survei

Kebutuhan Data 104 hrs

Wawancara dengan

stakeholder internal BPS 208 hrs Membuat dokumen

development plan 48 hrs

Menerbitkan dokumen

development plan 24 hrs

Membuat Use Cases 40 hrs

Mendefinisikan Requirement 416 hrs Menganalisis hasil Survei

Kebutuhan Data 104 hrs

Wawancara dengan

(29)

Membuat Dokumen Test Plan 48 hrs Menerbitkan Dokumen Test

Plan 24 hrs

Mendefinisikan Requirement 416 hrs Wawancara dengan

stakeholder internal BPS 208 hrs Membuat Draft dokumen

requirement 208 hrs

Membuat dokumen

deployment plan 48 hrs

Mendefinisikan Requirement 416 hrs Membuat Draft dokumen

maintenance plan 48 hrs

Membuat dokumen kriteria

acceptance 48 hrs

acceptance criteria 24 hrs

System Designer 1 952 hrs

Wawancara dengan

stakeholder internal BPS 208 hrs

Membuat Use Cases 40 hrs

Membuat arsitektur data 40 hrs

Merancang UI 40 hrs

Merancang validasi sistem 40 hrs Merancang basis data 40 hrs Merancang pengujian UI 40 hrs Merancang pengujian validasi

sistem 40 hrs

Merancang pengujian basis

data 40 hrs

Merancang pengujian

(30)

Pembangunan SIM (Develop

System) 240 hrs

Membuat Laporan Design

sistem 40 hrs

Membuat Arsitektur

Teknologi 40 hrs

Membuat strategi migrasi 24 hrs

Merancang workflow 40 hrs

Merancang bagaimana

keterhubungan dengan website 40 hrs Merancang pengujian

workflow 40 hrs

Merancang Pengujian

keterhubungan dg website 40 hrs Merancang pengujian

otomatis untuk performance 24 hrs Membuat Laporan

Deployment sistem 40 hrs

Membuat arsitektur

Merancang middle tier 40 hrs Merancang pengujian

layanan SIM 40 hrs

Merancang pengujian middle

tier 40 hrs

Merancang pengujian beta 8 hrs Merancang pengujian user

acceptance 8 hrs

Software Developer 1 528 hrs

Membuat prototype 120 hrs

Mendemonstrasikan

prototype 24 hrs

System) 240 hrs

Pembangunan Pengujian

(Develop Tests) 40 hrs

Menjalankan pengujian

(31)

Membuat dokumen panduan pengguna pembangunan

sistem 24 hrs

Software Developer 2 464 hrs

Berkoordinasi dengan pihak IT

(pihak lain) 24 hrs

System) 240 hrs

manual 40 hrs

Version finalized 40 hrs

Software Developer 3 432 hrs

System) 240 hrs

Back up basis data 24 hrs

Migrasi ke data SIM 24 hrs Install SIM ke Web Server 24 hrs Software Developer 4 432 hrs

System) 240 hrs

Migrasi ke data SIM 24 hrs Install SIM ke Web Server 24 hrs Software Developer 5 440 hrs

System) 240 hrs

Migrasi ke data SIM 24 hrs Install SIM ke Web Server 24 hrs Mengkonfirmasi kesuksesan

rollout 8 hrs

Software Tester 1 128 hrs

manual 40 hrs

otomatis 24 hrs

Menganalisis hasil pengujian 24 hrs

Version finalized 40 hrs

(32)

manual 40 hrs

otomatis 24 hrs

Menganalisis hasil pengujian 24 hrs

Software Tester 3 88 hrs

manual 40 hrs

otomatis 24 hrs

Menganalisis hasil pengujian 24 hrs Report and Documentation 1 104 hrs

Membuat dokumen panduan pengguna pembangunan

sistem 24 hrs

Membuat Laporan

Development Sistem 40 hrs

Membuat laporan

maintenance sistem 40 hrs

Report and Documentation 2 104 hrs Membuat dokumen panduan

pengguna pembangunan

sistem 24 hrs

Membuat Laporan Testing 40 hrs Membuat Laporan

Deployment sistem 40 hrs

PMO 1 16 hrs

Sosialisasi ke Publik 16 hrs

Project Sponsor 112 hrs

Initiation phase 64 hrs

Develop Project Charter 48 hrs

Kepala BPS 24 hrs

(33)

(34)