BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Teknologi informasi yang semakin pesat dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja sebuah perusahaan. Salah satu contohnya yaitu teknologi informasi dimanfaatkan untuk
menginventarisasi aset perusahaan. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi akan lebih banyak menghemat waktu, tidak menyita
banyak tenaga, dan menghasilkan keakuratan penyajian data.
Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
UD. Bintang Borneo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha dagang yang dikhususkan pada penjualan Besi Beton.
UD. Bintang Borneo membutuhkan sistem informasi agar pengolahan data dapat berjalan dengan baik. Perusahaan ini telah
menggunakan komputer sebagai pengolah data dengan aplikasi Microsoft Excel. Namun data yang tercatat tidak saling berelasi sehingga
Berdasarkan penjelasan diatas, penulis mengangkat judul Analisa Sistem Informasi Data Inventory agar lebih mengatahui proses sistem
informasi yang sedang berjalan dan mengetahui dimana saja kekurangan yang dimiliki sistem tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasar pada latar belakang masalah di atas, maka yang akan di bahas dalam laporan Kerja Praktek (KP) di UD. Bintang Borneo ini adalah
bagaimana menganalisis sistem informasi pengolahan data inventori gudang di UD. Bintang Borneo ?
1.3 Batasan Masalah
Untuk menyelesaikan permasalahan ini maka penulis membatasi
masalah sebagai berikut :
1. Laporan ini hanya membahas tentang cara pengolahan sistem informasi data inventori yang digunakan pada UD. Bintang Borneo.
2. Membahas tentang kelebihan dan kekurangan sistem informasi pengolahan data inventori gudang pada UD. Bintang Borneo.
Tujuan dari dilaksanakannya program kerja praktek (KP) di UD. Bintang Borneo ini adalah menganalisis sistem informasi yang digunakan
di UD. Bintang Borneo, agar diketahui kekurangan dan kelebihan dalam sistem yang sudah ada.
1.5 Manfaat
Manfaat dilaksanakan program Kerja Praktek (KP) model magang
ini diharapkan memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu : 1.5.1 Bagi Mahasiswa
1. Guna menerapkan dan membandingkan antara teori-teori yang telah diperoleh dalam perkuliahan dengan praktek, dan mengetahui seberapa
jauh teori yang diperoleh dalam perkuliahan dengan fakta-fakta maupun praktek dilapangan.
2. Melatih mahasiswa mengerjakan pekerjaan lapangan atau melakukan kegiatan keterampilan yang sesuai dengan jurusan yang diambilnya dalam perkuliahan.
3. Untuk memperdalam dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan
bidang yang dimiliki sesuai dengan kemampuannya.
1.5.2 Bagi Instansi
Sebagai sarana untuk menjembatani antara Kantor UD. Bintang Borneo dengan lembaga pendidikan, khususnya Jurusan Teknik
BAB II
GAMBARAN UMUM DAN LANDASAN TEORI
2.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1.1 Sejarah
kantor cabang yaitu cabang Balikpapan. Awal berdirinya yaitu pada tahun 2005 oleh Bapak Suwardjo Sudharsono.
UD. Bintang Borneo memiliki 25 karyawan yang terdiri dari 9 orang buruh, 1 sales dan 15 karyawan kantor & gudang. Perusahaaan ini melayani penjualan barang seperti besi dan fitting yang diperlukan untuk
proses pembangunan gedung dan rumah-rumah pribadi.
Gambar 2.1 kegiatan lapangan 2.1.2 Struktur Organisasi
Untuk menjalankan sebuah perusahaan maka dibutuhkan berbagai sumber daya, yang digerakkan untuk mencapai tujuan dari perusahaan
tersebut. Dalam menjalankan perusahaan maka dibuat struktur organisasi dalam perusahaan, struktur organisasi ini berisikan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab dari pada anggota-anggota dalam sebuah organisasi
Struktur merupakan perwujudan yang menunjukkan di antara fungsi-fungsi dalam tubuh organisasi serta wewenang dan tanggung jawab
setiap anggota organisasi yang menjalankan tugas-tugas dapat dengan jelas diterima. Untuk itulah struktur organisasi perlu dibuat setiap perusahaan agar kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat dijalankan
secara efisien sesuai dengan fungsi masing-masing.
Struktur organisasi yang dipergunakan UD. Bintang Borneo adalah
sistem organisasi garis dan staf, dimana pada sistem ini seorang pemimpin perusahaan harus menetapkan kebijaksanaan secara konsekuen terhadap persoalan yang akan dihadapi yakni dengan jalan pembagian tugas dan
kerja tertentu secara terperinci dan kelas terhadap penerimaan kerja. Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting membuat
tata hubungan pada wewenang dan tugas masing-masing bagian pada perusahaan. Hal ini sangatlah berguna agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing-masing individu di dalam
perusahaan tersebut, sehingga tugas setiap bagian dapat dipertanggung menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi
tanggung jawab serta hubungan laporan yang mencakup setiap tingkat dalam organisasi tersebut.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
2.2 Landasan Teori 2.2.1 Analisis Sistem
Menurut (Jogiyanto, 1999), Analisis Sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Berarti seseorang yang bertugas menganalisis sistem disebut Analis Sistem.
Menurut (Mahyuzir, 1989), Analisis Sistem yaitu seseorang yang
mempunyai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan aplikasi komputernya didalam memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah
1. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang saling terinteraksi dan bekerja sama
untuk mencapai satu tujuan.
2. Sistem adalah susunan satu-kesatuan yang masing-masing tidak berdiri sendiri, namun membentuk satu kesatuan secara keseluruhan. Atau susunan yang teratur dari satu teori.
3. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai sasaran,
semua sistem harus mengarah bagian-bagiannya tercapai sasaran yang telah ditetapkan dan pengendalian merupakan proses pengaturan yang digunakan oleh sistem untuk mengoreksi setiap
penyimpangan dari suatu jalur dan mengarah kembali menuju sasaran
2.2.3 Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk dan dimanipulasi
sesuai dengan keperluan tertentu atau hasil dari pengolahan data mentah. Informasi dapat juga dianggap suatu data untuk diolah lagi yang
menjadikan informasi sesuai dengan keperluan unit kerja tertentu. Informasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit kerjanya pada tingkatnya masing-masing. Informasi mempunyaui tingkat
kualitas, yang ditentukan pada hal-hal sebagai berikut:
1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang tidak
2. Tepat pada waktunya, informasi yang datang tidak boleh terlambat pada penerima.
3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. 4. Lengkap, informasi berisi informasi yang dibutuhkan.
5. Jelas, isi informasi sesuai dengan keperluan pemakai.
2.2.4 Data Inventory
Data inventory adalah persediaan data di kelompokkan sesuai jenis
dan kategori data tersebut. Dan dalam pengelompokkan atau pengkategorian data juga ditentukan jenis data yang aka di input ke database sehingga data dapat terdistribusi, dan berfungsi sebagai list data
untuk report data yang diinginkan 2.2.5 Persediaan (Inventory)
Menurut Freddy Rangkuti, persediaan merupakan bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat
dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.
Jadi dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta
barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap
2.2.6 Pengertian Microsoft Excel
Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran
dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah
tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.
Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu
computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa
mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari tentang Microsoft Excel.
Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli
BAB III METODOLOGI
3.1 Metode Penelitian 3.1.1 Obyek Penelitian
Dalam rangka melaksanakan Kerja Praktek, penulis mengambil obyek penelitian pada suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
besi beton yaitu UD. Bintang Borneo. Penulis melakukan analisa tentang sistem informasi yang digunakan UD. Bintang Borneo, membahas cara
pengolahan data dan tahapan-tahapan dalam mengoperasikan sistemnya. Untuk sistem pengolahan datanya menggunakan Microsoft Excel.
3.2 Metode Pengumpulan Data
3.2.1 Interview atau Wawancara
Yaitu wawancara antara penulis dengan responden. Dalam wawancara guna memperoleh data diajukan pertanyaan-pertanyaan
yang saya wawancarai yaitu Bapak Ryanto, beliau menjabat sebagai admin gudang yaitu orang yang untuk membuat sistem informasi gudang.
Dalam wawancara dengan beliau saya mengajukan beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan Sistem Informasi yang digunakan
pada data inventory. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh keterangan serta kejelasan, kemudian dicatat secara sistematis dan lengkap sesuai
dengan tujuan penelitian.
3.2.2 Observasi atau Pengamatan
Metode pengamatan data dengan cara mengamati secara langsung mengenai obyek yang akan dianalisa. Penulis melakukan pengamatan
selama kurang lebih dua minggu dengan obyek yang diamati yaitu sistem informasi inventory yang berjalan.
3.2.3 Studi Perpustakaan
Metode pengumpulan data yang terakhir adalah studi perpustakaan yaitu dengan cara membaca serta pempelajari buku dan berkas-berkas yang ada di UD. Bintang Borneo yang berhubungan dengan sistem informasi
inventory.
3.3 Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang dikumpulkan adalah data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dari instansi sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan
terdokumentasikan di instansi, seperti struktur organisasi, dan data-data lainnya yang berhubungan dengan obyek penelitian tersebut.
3.4 Alat & Bahan
Meliputi Software dan Hardware yang diperlukan, antara lain sebagai berikut:
Hardware terdiri atas:
Laptop/PC
Keyboard
Hardisk
3.5 Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Praktek
Pada UD. Bintang Borneo, Jalan Syarifuddin Yoes (Ring-Road) Balikpapan. Selama satu bulan terhitung sejak tanggal 21 November 2012 sampai dengan tanggal 21 Desember 2012, mengenai jam kerja yang
BAB IV
ANALISA DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisa
Sistem informasi untuk stock barang atau inventory gudang pada UD. Bintang Borneo dikatakan masih manual, karena masih mengandalkan nota-nota atau arsip untuk mengecek persediaan barang di gudang. Begitu
juga pembuatan laporan harus mengumpulkan arsip pengeluaran dan pembelian untuk disusun menjadi laporan yang dilakukan dengan
mengetikan ke dalam Microsoft Excel. Hal-hal seperti ini membuat sistem yang dikerjakan terlalu memakan waktu yang lama dan arsip-arsip tersebut bisa hilang, rusak atau terselip diantara arsip-arsip yang lainnya.
4.1.1 Pengolahan Data Inventory
Dalam pengolahan data inventory diperlukan beberapa dokumen, dokumen yang diperlukan antara lain :
Nota
Buku Stock Barang
Surat Jalan
4.1.2 Proses Pengolahan Data Persediaan Besi Beton
Pada saat barang datang, jumlah banyaknya barang dimasukkan pada kolom pembelian.
Gambar 4.1 persediaan besi beton
Penjelasan :
1. SO AWAL ( Stok awal ), adalah stok akhir dari bulan sebelumnya. 2. Pembelian, adalah jumlah barang masuk pada tiap bulan.
3. Penjualan, adalah jumlah barang keluar.
4. Stok akhir, adalah sisa jumlah barang yang tersedia Untuk mendapatkan stok akhir maka
Persediaan Material
Gambar 4.2 persediaan material
Penjelasan :
1. SO AWAL ( Stok awal ), adalah stok akhir dari bulan sebelumnya.
2. Pembelian, adalah jumlah barang masuk pada tiap bulan. 3. Penjualan, adalah jumlah barang keluar.
4. Stok akhir, adalah sisa jumlah barang yang tersedia
Untuk mendapatkan stok akhir maka
Stock Material
Fitting di input pada file berbeda agar pencarian data lebih mudah dicari.
Gambar 4.3 stock material
Rumus yang digunakan pada penghitungan harga jual material adalah sebagai berikut :
4.2 Pembahasan
Sistem informasi data yang digunakan di UD. Bintang Borneo
memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut :
4.2.1 Kelebihan
1. Nota yang diterima sudah menjadi data pasti yang tidak mudah
di edit, apabila ada coretan maka akan cepat diketahui.
2. Microsoft Excel mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam
1 sheet.
3. Dengan memanfaatkan fungsi vlookup dan hlookup, kita bisa
mengontrol identitas responden untuk keperluan transfer
informasi antar table, antar sheet atau antar file excel.
4.2.2 Kelemahan
1. Sistem yang dikerjakan terlalu memakan waktu yang lama sehingga arsip-arsip tersebut bisa hilang, rusak atau terselip
diantara arsip-arsip yang lainnya.
2. Pada Microsoft excel, data dapat di ubah dengan mudah sehingga keaslian data tidak pasti.
4. Pemeriksaan data dilakukan oleh manajer dengan cara memeriksa satu per satu secara manual.
4.2.3 Solusi
Dari kelemahan sistem diatas, penulis memberikan beberapa solusi sebagai berikut :
1. Merubah sistem kedalam sistem berbasis database dalam
bentuk program aplikasi.
Pemeriksaan tidak perlu dilakukan secara manual, karena dengan
BAB V PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
Selama melakukan Kerja praktek (KP) di kantor UD. Bintang
Borneo, penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan bahwa penyediaan data inventory bertujuan untuk memudahkan administrasi gudang dalam melakukan proses input ke dalam sistem terkomputerisasi.
Sehingga keakuratan data sangat diperlukan. Penggunaan Microsoft Excel tidak efisien dalam sistem informasi ini, karena data dapat di ubah
dengan mudah sehingga keaslian data tidak dapat dipastikan dan memerlukan waktu yang lama dalam pelaporan data ke manajer.
5.2 SARAN
Beberapa saran yang dapat penulis berikan selama melakukan kerja
praktek di UD. Bintang Borneo adalah:
1. Berharap apabila mahasiswa yang melakukan Kerja Praktek di UD. Bintang Borneo dapat diberikan pelatihan tentang cara-cara
2. Para karyawan UD. Bintang Borneo seharusnya dapat memberikan banyak informasi dan masukkan mengenai apa yang akan dijadikan
bahan bagi mahasiswa pada saat melakukan kerja praktek, karena informasi tersebut akan menjadi pembelajaran bagi mahasiswa. 3. Merubah sistem informasi Microsoft Excel ke dalam sistem berbasis
Lampiran 1: Jadwal Kegiatan Kerja Praktek di UD. Bintang Borneo