• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB I V (4) docx

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "BAB I V (4) docx"

Copied!
23
0
0

Teks penuh

(1)

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi yang semakin pesat dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dan keefektifan kerja sebuah perusahaan. Salah satu contohnya yaitu teknologi informasi dimanfaatkan untuk

menginventarisasi aset perusahaan. Penggunaan sistem yang terkomputerisasi akan lebih banyak menghemat waktu, tidak menyita

banyak tenaga, dan menghasilkan keakuratan penyajian data.

Sistem informasi merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi

yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

UD. Bintang Borneo merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha dagang yang dikhususkan pada penjualan Besi Beton.

UD. Bintang Borneo membutuhkan sistem informasi agar pengolahan data dapat berjalan dengan baik. Perusahaan ini telah

menggunakan komputer sebagai pengolah data dengan aplikasi Microsoft Excel. Namun data yang tercatat tidak saling berelasi sehingga

(2)

Berdasarkan penjelasan diatas, penulis mengangkat judul Analisa Sistem Informasi Data Inventory agar lebih mengatahui proses sistem

informasi yang sedang berjalan dan mengetahui dimana saja kekurangan yang dimiliki sistem tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasar pada latar belakang masalah di atas, maka yang akan di bahas dalam laporan Kerja Praktek (KP) di UD. Bintang Borneo ini adalah

bagaimana menganalisis sistem informasi pengolahan data inventori gudang di UD. Bintang Borneo ?

1.3 Batasan Masalah

Untuk menyelesaikan permasalahan ini maka penulis membatasi

masalah sebagai berikut :

1. Laporan ini hanya membahas tentang cara pengolahan sistem informasi data inventori yang digunakan pada UD. Bintang Borneo.

2. Membahas tentang kelebihan dan kekurangan sistem informasi pengolahan data inventori gudang pada UD. Bintang Borneo.

(3)

Tujuan dari dilaksanakannya program kerja praktek (KP) di UD. Bintang Borneo ini adalah menganalisis sistem informasi yang digunakan

di UD. Bintang Borneo, agar diketahui kekurangan dan kelebihan dalam sistem yang sudah ada.

1.5 Manfaat

Manfaat dilaksanakan program Kerja Praktek (KP) model magang

ini diharapkan memberikan manfaat bagi berbagai pihak, yaitu : 1.5.1 Bagi Mahasiswa

1. Guna menerapkan dan membandingkan antara teori-teori yang telah diperoleh dalam perkuliahan dengan praktek, dan mengetahui seberapa

jauh teori yang diperoleh dalam perkuliahan dengan fakta-fakta maupun praktek dilapangan.

2. Melatih mahasiswa mengerjakan pekerjaan lapangan atau melakukan kegiatan keterampilan yang sesuai dengan jurusan yang diambilnya dalam perkuliahan.

3. Untuk memperdalam dan mengembangkan ilmu pengetahuan dan

bidang yang dimiliki sesuai dengan kemampuannya.

1.5.2 Bagi Instansi

Sebagai sarana untuk menjembatani antara Kantor UD. Bintang Borneo dengan lembaga pendidikan, khususnya Jurusan Teknik

(4)

BAB II

GAMBARAN UMUM DAN LANDASAN TEORI

2.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1.1 Sejarah

(5)

kantor cabang yaitu cabang Balikpapan. Awal berdirinya yaitu pada tahun 2005 oleh Bapak Suwardjo Sudharsono.

UD. Bintang Borneo memiliki 25 karyawan yang terdiri dari 9 orang buruh, 1 sales dan 15 karyawan kantor & gudang. Perusahaaan ini melayani penjualan barang seperti besi dan fitting yang diperlukan untuk

proses pembangunan gedung dan rumah-rumah pribadi.

Gambar 2.1 kegiatan lapangan 2.1.2 Struktur Organisasi

Untuk menjalankan sebuah perusahaan maka dibutuhkan berbagai sumber daya, yang digerakkan untuk mencapai tujuan dari perusahaan

tersebut. Dalam menjalankan perusahaan maka dibuat struktur organisasi dalam perusahaan, struktur organisasi ini berisikan pembagian kerja, tugas, dan tanggung jawab dari pada anggota-anggota dalam sebuah organisasi

(6)

Struktur merupakan perwujudan yang menunjukkan di antara fungsi-fungsi dalam tubuh organisasi serta wewenang dan tanggung jawab

setiap anggota organisasi yang menjalankan tugas-tugas dapat dengan jelas diterima. Untuk itulah struktur organisasi perlu dibuat setiap perusahaan agar kegiatan yang menyangkut kepentingan perusahaan dapat dijalankan

secara efisien sesuai dengan fungsi masing-masing.

Struktur organisasi yang dipergunakan UD. Bintang Borneo adalah

sistem organisasi garis dan staf, dimana pada sistem ini seorang pemimpin perusahaan harus menetapkan kebijaksanaan secara konsekuen terhadap persoalan yang akan dihadapi yakni dengan jalan pembagian tugas dan

kerja tertentu secara terperinci dan kelas terhadap penerimaan kerja. Sebelum menjalankan aktivitas perusahaan sangatlah penting membuat

tata hubungan pada wewenang dan tugas masing-masing bagian pada perusahaan. Hal ini sangatlah berguna agar pembagian tugas dan tanggung jawab dapat diketahui dengan jelas oleh masing-masing individu di dalam

perusahaan tersebut, sehingga tugas setiap bagian dapat dipertanggung menggerakkan organisasi untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi

(7)

tanggung jawab serta hubungan laporan yang mencakup setiap tingkat dalam organisasi tersebut.

Gambar 2.2 Struktur Organisasi

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Analisis Sistem

Menurut (Jogiyanto, 1999), Analisis Sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan

maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan

yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Berarti seseorang yang bertugas menganalisis sistem disebut Analis Sistem.

Menurut (Mahyuzir, 1989), Analisis Sistem yaitu seseorang yang

mempunyai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan aplikasi komputernya didalam memecahkan masalah-masalah bisnis, dibawah

(8)

1. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang saling terinteraksi dan bekerja sama

untuk mencapai satu tujuan.

2. Sistem adalah susunan satu-kesatuan yang masing-masing tidak berdiri sendiri, namun membentuk satu kesatuan secara keseluruhan. Atau susunan yang teratur dari satu teori.

3. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai sasaran,

semua sistem harus mengarah bagian-bagiannya tercapai sasaran yang telah ditetapkan dan pengendalian merupakan proses pengaturan yang digunakan oleh sistem untuk mengoreksi setiap

penyimpangan dari suatu jalur dan mengarah kembali menuju sasaran

2.2.3 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk dan dimanipulasi

sesuai dengan keperluan tertentu atau hasil dari pengolahan data mentah. Informasi dapat juga dianggap suatu data untuk diolah lagi yang

menjadikan informasi sesuai dengan keperluan unit kerja tertentu. Informasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit kerjanya pada tingkatnya masing-masing. Informasi mempunyaui tingkat

kualitas, yang ditentukan pada hal-hal sebagai berikut:

1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang tidak

(9)

2. Tepat pada waktunya, informasi yang datang tidak boleh terlambat pada penerima.

3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. 4. Lengkap, informasi berisi informasi yang dibutuhkan.

5. Jelas, isi informasi sesuai dengan keperluan pemakai.

2.2.4 Data Inventory

Data inventory adalah persediaan data di kelompokkan sesuai jenis

dan kategori data tersebut. Dan dalam pengelompokkan atau pengkategorian data juga ditentukan jenis data yang aka di input ke database sehingga data dapat terdistribusi, dan berfungsi sebagai list data

untuk report data yang diinginkan 2.2.5 Persediaan (Inventory)

Menurut Freddy Rangkuti, persediaan merupakan bahan-bahan, bagian yang disediakan, dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat

dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu.

Jadi dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta

barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau pelanggan setiap waktu yang disimpan dan dirawat menurut aturan tertentu dalam tempat persediaan agar selalu dalam keadaan siap

(10)

2.2.6 Pengertian Microsoft Excel

Microsoft excel adalah Program aplikasi pada Microsoft Office yang digunakan dalam pengolahan angka (Aritmatika). Program ini sering digunakan oleh para akutan untuk menuliskan atau mencatat pengeluaran

dan pemasukan didalam perusahaan atau suatu lembaga maupun instansi-instansi kecil. Microsoft Excel juga sering digunakan oleh ibu rumah

tangga untuk menulis atau mencatat keuangan dalam rumah tangga sepertihalnya pengeluaran atau pemasukan dalam tiap bulan atau minggu.

Microsoft Excel adalah program kedua yang mandasar dalam suatu

computer setelah Microsoft Word, keduanya saling berkaitan dalam kehidupan sehari-hari. Banyak para akutan yang mengerti dan bisa

mengoprasikan program ini tapi bukan hanya seorang akuntan saja yang bisa anak smp pun juga bisa mengoprasikan program ini, karena dibangku smp kita telah mempelajari tentang Microsoft Excel.

Microsoft Excel sangat berguna untuk masalah-masalah keuangan bahkan utang piutang pun juga bisa dicatat dalam program ini. Para ahli

(11)

BAB III METODOLOGI

3.1 Metode Penelitian 3.1.1 Obyek Penelitian

Dalam rangka melaksanakan Kerja Praktek, penulis mengambil obyek penelitian pada suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan

besi beton yaitu UD. Bintang Borneo. Penulis melakukan analisa tentang sistem informasi yang digunakan UD. Bintang Borneo, membahas cara

pengolahan data dan tahapan-tahapan dalam mengoperasikan sistemnya. Untuk sistem pengolahan datanya menggunakan Microsoft Excel.

3.2 Metode Pengumpulan Data

3.2.1 Interview atau Wawancara

Yaitu wawancara antara penulis dengan responden. Dalam wawancara guna memperoleh data diajukan pertanyaan-pertanyaan

(12)

yang saya wawancarai yaitu Bapak Ryanto, beliau menjabat sebagai admin gudang yaitu orang yang untuk membuat sistem informasi gudang.

Dalam wawancara dengan beliau saya mengajukan beberapa pertanyaan yang berhubungan dengan Sistem Informasi yang digunakan

pada data inventory. Dengan cara ini diharapkan dapat diperoleh keterangan serta kejelasan, kemudian dicatat secara sistematis dan lengkap sesuai

dengan tujuan penelitian.

3.2.2 Observasi atau Pengamatan

Metode pengamatan data dengan cara mengamati secara langsung mengenai obyek yang akan dianalisa. Penulis melakukan pengamatan

selama kurang lebih dua minggu dengan obyek yang diamati yaitu sistem informasi inventory yang berjalan.

3.2.3 Studi Perpustakaan

Metode pengumpulan data yang terakhir adalah studi perpustakaan yaitu dengan cara membaca serta pempelajari buku dan berkas-berkas yang ada di UD. Bintang Borneo yang berhubungan dengan sistem informasi

inventory.

3.3 Jenis dan Sumber Data

Jenis data yang dikumpulkan adalah data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dari instansi sebagai objek penelitian yang sudah diolah dan

terdokumentasikan di instansi, seperti struktur organisasi, dan data-data lainnya yang berhubungan dengan obyek penelitian tersebut.

3.4 Alat & Bahan

Meliputi Software dan Hardware yang diperlukan, antara lain sebagai berikut:

(13)

Hardware terdiri atas:

 Laptop/PC

 Keyboard

 Hardisk

3.5 Lokasi dan Waktu Kuliah Kerja Praktek

Pada UD. Bintang Borneo, Jalan Syarifuddin Yoes (Ring-Road) Balikpapan. Selama satu bulan terhitung sejak tanggal 21 November 2012 sampai dengan tanggal 21 Desember 2012, mengenai jam kerja yang

(14)

BAB IV

ANALISA DAN PEMBAHASAN

4.1 Analisa

Sistem informasi untuk stock barang atau inventory gudang pada UD. Bintang Borneo dikatakan masih manual, karena masih mengandalkan nota-nota atau arsip untuk mengecek persediaan barang di gudang. Begitu

juga pembuatan laporan harus mengumpulkan arsip pengeluaran dan pembelian untuk disusun menjadi laporan yang dilakukan dengan

mengetikan ke dalam Microsoft Excel. Hal-hal seperti ini membuat sistem yang dikerjakan terlalu memakan waktu yang lama dan arsip-arsip tersebut bisa hilang, rusak atau terselip diantara arsip-arsip yang lainnya.

4.1.1 Pengolahan Data Inventory

Dalam pengolahan data inventory diperlukan beberapa dokumen, dokumen yang diperlukan antara lain :

 Nota

 Buku Stock Barang

 Surat Jalan

(15)

4.1.2 Proses Pengolahan DataPersediaan Besi Beton

Pada saat barang datang, jumlah banyaknya barang dimasukkan pada kolom pembelian.

Gambar 4.1 persediaan besi beton

Penjelasan :

1. SO AWAL ( Stok awal ), adalah stok akhir dari bulan sebelumnya. 2. Pembelian, adalah jumlah barang masuk pada tiap bulan.

3. Penjualan, adalah jumlah barang keluar.

4. Stok akhir, adalah sisa jumlah barang yang tersedia Untuk mendapatkan stok akhir maka

(16)

Persediaan Material

Gambar 4.2 persediaan material

Penjelasan :

1. SO AWAL ( Stok awal ), adalah stok akhir dari bulan sebelumnya.

2. Pembelian, adalah jumlah barang masuk pada tiap bulan. 3. Penjualan, adalah jumlah barang keluar.

4. Stok akhir, adalah sisa jumlah barang yang tersedia

Untuk mendapatkan stok akhir maka

(17)

Stock Material

Fitting di input pada file berbeda agar pencarian data lebih mudah dicari.

Gambar 4.3 stock material

Rumus yang digunakan pada penghitungan harga jual material adalah sebagai berikut :

(18)

4.2 Pembahasan

Sistem informasi data yang digunakan di UD. Bintang Borneo

memiliki kelebihan dan kekurangan sebagai berikut :

4.2.1 Kelebihan

1. Nota yang diterima sudah menjadi data pasti yang tidak mudah

di edit, apabila ada coretan maka akan cepat diketahui.

2. Microsoft Excel mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam

1 sheet.

3. Dengan memanfaatkan fungsi vlookup dan hlookup, kita bisa

mengontrol identitas responden untuk keperluan transfer

informasi antar table, antar sheet atau antar file excel.

4.2.2 Kelemahan

1. Sistem yang dikerjakan terlalu memakan waktu yang lama sehingga arsip-arsip tersebut bisa hilang, rusak atau terselip

diantara arsip-arsip yang lainnya.

2. Pada Microsoft excel, data dapat di ubah dengan mudah sehingga keaslian data tidak pasti.

(19)

4. Pemeriksaan data dilakukan oleh manajer dengan cara memeriksa satu per satu secara manual.

4.2.3 Solusi

Dari kelemahan sistem diatas, penulis memberikan beberapa solusi sebagai berikut :

1. Merubah sistem kedalam sistem berbasis database dalam

bentuk program aplikasi.

Pemeriksaan tidak perlu dilakukan secara manual, karena dengan

(20)

BAB V PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Selama melakukan Kerja praktek (KP) di kantor UD. Bintang

Borneo, penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan bahwa penyediaan data inventory bertujuan untuk memudahkan administrasi gudang dalam melakukan proses input ke dalam sistem terkomputerisasi.

Sehingga keakuratan data sangat diperlukan. Penggunaan Microsoft Excel tidak efisien dalam sistem informasi ini, karena data dapat di ubah

dengan mudah sehingga keaslian data tidak dapat dipastikan dan memerlukan waktu yang lama dalam pelaporan data ke manajer.

5.2 SARAN

Beberapa saran yang dapat penulis berikan selama melakukan kerja

praktek di UD. Bintang Borneo adalah:

1. Berharap apabila mahasiswa yang melakukan Kerja Praktek di UD. Bintang Borneo dapat diberikan pelatihan tentang cara-cara

(21)

2. Para karyawan UD. Bintang Borneo seharusnya dapat memberikan banyak informasi dan masukkan mengenai apa yang akan dijadikan

bahan bagi mahasiswa pada saat melakukan kerja praktek, karena informasi tersebut akan menjadi pembelajaran bagi mahasiswa. 3. Merubah sistem informasi Microsoft Excel ke dalam sistem berbasis

(22)
(23)

Lampiran 1: Jadwal Kegiatan Kerja Praktek di UD. Bintang Borneo

Gambar

Gambar 2.1 kegiatan lapangan
Gambar 2.2 Struktur OrganisasiASI /
Gambar 4.1 persediaan besi beton
Gambar 4.2 persediaan material
+2

Referensi

Garis besar

Dokumen terkait

Pada tabel tersebut juga diketahui bahwa responden yang mempunyai pengetahuan yang sedang adalah sebanyak 6 orang diantaranya 5 orang tidak memberikan asi nya secara esklusif atau

Dengan demikian, dapat dipastikan bahwa bahasa dan budaya di daerah merupakan unsur penting kebudayaan yang menjalin rangkaian kebudayaan nasional Indonesia, termasuk

(1978) mendapatkan bahwa panjang karkas dan imbang- an otot : tulang pada kambing lokal Botswana relatif lebih tinggi bila dibandingkan dengan domba lokal pada daerah yang

Disimpulkan bahwa implementasi kebijakan pemberian ASI eksklusif bagi ibu bekerja di Provinsi Kalimantan Selatan belum terlaksana dengan baik karena masih lemahnya komunikasi,

Dengan kata lain semua instance dari class pet_canary mempunyai atribut colour yellow, feathered true, flying true dan ownernya bervariasi untuk setiap instance..

Elemen interior area facial yaitu, dinding : tembok finishing cat warna cream dan wallpaper, lantai : keramik warna putih, plafon : gysum board warna putih. Area facial ini

Metodologi penelitian yang digunakan dalam pembuatan Program Visualisasi Panduan Manasik Haji Bagi Calon Jamaah Haji ini diawali dengan pengumpulan data,

Media dan metode pembelajaran berisi tentang informasi pembelajaran yang akan dipakai oleh para guru atau pengajar untuk menyampaikan sebuah pelajaran.. SDN Kalikuning II