Contoh Sistem Manajemen Perusahaan (1)

(1)

(2)

MANUAL

SISTEM MANAJEMEN HUTAMA

1

STATUS DOKUMEN

(3)

P.T. HUTAMA KARYA sebagai perusahaan BUMN yang bergerak dalam bidang industri konstruksi memberlakukan

Manual Sistem Manajemen Hutama yang mengacu pada Standard International , antara lain ISO 9001:2008 (Mutu), OHSAS

18001:2007 (K3) dan ISO 14001:2004 (Lingkungan).

Manual Sistem Manajemen Hutama merupakan sistem yang mampu menggerakkan seluruh potensi dan sumber daya

perusahaan untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan serta mendukung upaya pemenuhan ekspektasi Pelanggan dengan

melalui cara-cara inovatif dan professional, yang selaras dengan standar internasional tersebut.

Manual Sistem Manajemen Hutama merupakan penyempurnaan dan pengintegrasian dari sistem manajemen yang sudah ada di

divisi-divisi P.T. HUTAMA KARYA (PERSERO). Manual Sistem Manajemen Hutama diuraikan dalam Prosedur-Prosedur yang mengatur proses pelaksanaan berbagai fungsi/divisi didalam perusahaan dan diperjelas dalam suatu Instruksi Kerja. Hasil implementasinya

dituangkan dalam bentuk Bukti Kerja / Rekaman. Dengan diberlakukannya Manual Sistem Manajemen Hutama ini, maka menyatakan

tidak berlaku lagi bagi Manual-Manual yang sudah ada yaitu : Manual Manjemen Pemasaran, Manual Produksi, Manual Manajemen

Keuangan, Manual Akuntansi, Manual Manajemen Sumber Daya Manusia, Manual Sistim Manajemen MK3L dan Manual Manajemen

Risiko.

Dengan demikian Sistem Manajemen Hutama dapat menjamin pencapaian Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan serta peningkatan

(4)

Bab I. Pendahuluan

Bab III Tanggung Jawab Manajemen & Organisasi... 8

3.1. Tanggung Jawab Manajemen... 8

3.2. Organisasi...8

Bab IV Sistem Dokumentasi... 9

4.1. Umum... 9

4.2. Hirarki Dokumen... 9

4.3. Pengendalian Dokumen...11

Bab V Proses Bisnis Hutama Karya...14

5.1. Umum...14

5.2. Proses Bisnis...14

5.3. Proses Bisnis Utama...14

5.4 . Proses Bisnis Pendukung... 14

6.2. Proses Lelang... 19

6.3. Proses Pelaksanaan... 19

Bab VII Proses Bisnis Pendukung... 22

7.1. Sumber Daya Manusia & Umum ...22

7.2. Material, Peralatan dan Aktiva Tetap... 24

7.3. Keuangan...27

7.4. Sistem & Kepatuhan... 29

7.5. Pengembangan... 35

7.6. Kesekretariatan... 37

7.7. Audit Internal... 38 Lampiran-lampiran

1. Terminologi / Daftar Istilah 2. Singkatan

3. Diagram Proses Bisnis Hutama Karya 4. Diagram Proses Pelaksanaan

(5)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Sejarah Perusahaan

P T. Hutama Karya (Persero) selanjutnya disebut PTHK awalnya merupakan perusahaan swasta Hindia Belanda

‘Hollandsche Beton Maatshappij’ yang dinasionalisasi pada tahun 1961 berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) RI No.

61/1961 Tanggal 29 Maret 1961 dengan nama PN. Hutama Karya. Status perusahaan berubah menjadi Perseroan

Terbatas berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 14 tahun 1971 juncto Akta Perseroan Terbatas No. 74 tanggal 15

Maret 1973, juncto Akta Perubahan No.48 tanggal 8 Agustus 1973 yang keduanya dibuat dihadapan Notaris Kartini

Mulyadi,SH.

1960 Merupakan tonggak transformasi Hutama Karya dari perusahaan swasta 'Hollandsche Beton Maatshappij ‘

menjadi PN. Hutama Karya. Sejak fase transformasi, Hutama Karya telah menghasilkan karya konstruksi yang

bernilai sejarah dan monumental seperti Monumen Pancoran, Gedung DPR/MPR RI.

1970 Menandai dimulainya teknologi Beton pra Tekan di Indonesia, dimana Hutama Karya telah mengenalkan sistem

prategang BBRV dari Swiss. Sebagai wujud eksistensi terhadap teknologi ini Hutama Karya membentuk divisi

khusus prategang.

Pada dekade ini Hutama Karya berubah status menjadi PT. Hutama Karya(Persero)

1980 Mengantisipasi tantangan bisnis konstruksi yang semakin berkembang dan kompetitif PT. Hutama

(6)

yaitu Pabrik Tiang Penerangan Jalan Umum berbagai type dari baja bersegi delapan (Oktagonal) dan

melakukan ekspansi usaha di luar negeri serta awal inovasi teknologi dengan ditemukannya LPBH-80

‘SOSROBAHU’ (Landasan Putar Bebas Hambatan) oleh Dr. Ir. Tjokorda Raka Sukawati.

1990 Sejalan dengan pengembangan inovasi yang terus menerus dan mengikuti kemajuan teknologi konstruksi yang

berkembang pesat, PT. Hutama Karya telah mampu menghasilkan produk dengan teknologi tinggi berupa:

Jembatan Bentang Panjang (Suspesion Cable Bridge, Balanced Cantilever Bridge, Arch Steel Bridge).

PT Hutama Karya telah memenuhi standar internasional dalam hal kualitas, keselamatan kerja dan lingkungan

dengan didapatkannya sertifikasi ISO 9002:1994, OHSAS 18001:1999.

2000 Era millennia dimana dinamika ekonomi semakin pesat, PT Hutama Karya telah merevitalisasi diri dengan

melakukan pengembangan usaha untuk sektor-sektor swasta dengan pembangunan: High Rise Building (Bakrie

Tower, Apartemen), infrastruktur (Jalan TOL). Seiring dengan perkembangan tersebut, kualitas dan mutu tetap

menjadi perhatian PT. Hutama Karya. Hal ini terbukti dengan didapatkannya ISO 9001:2000 dan ISO

14001:2004.

2009 Perubahan lingkungan strategis memacu PT. Hutama Karya untuk turut berubah. Berbagai rencana di masa

depan dicanangkan, salah satunya adalah menjadi perusahaan terbuka pada tahun 2011.

1.2. Tujuan Perusahaan

Tujuan PT Hutama Karya sebagai perusahaan Industri Konstruksi adalah :

a. Memberikan sumbangan bagi perkembangan perekonomian nasional pada umumnya dan penerimaan Negara pada

khususnya;

(7)

c. Menyelenggarakan kemanfaatan umum berupa penyediaan barang / jasa yang bermutu tinggi bagi pemenuhan hajat

hidup orang banyak;

d. Menjadi perintis usaha yang belum dapat dilaksanakan oleh sektor Swasta dan Koperasi;

e. Turut aktif memberikan bimbingan dan bantuan kepada pengusaha golongan ekonomi lemah, koperasi, dan

masyarakat.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup implementasi sistem manajemen di Perusahaan ini mencakup semua persyaratan yang diberlakukan

oleh ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 dan persyaratan perundangan lainnya mulai dari proses

marketing-produksi sampai penyerahan ke pelanggan, yang juga didukung oleh proses pendukung lainnya, seperti

Pengendalian Dokumen, Pengendalian Bukti Kerja, Tinjauan Manajemen, Pelatihan/Recruitment, Pengadaan dan

Penyimpanan, pemeliharaan alat berat dan ringan, pengendalian peralatan inspeksi, ukur dan tes, pengendalian produk

tidak sesuai dan tindakan koreksi/pencegahan, pengendalian keluhan pelanggan, rancangan dan pengembangan,

pengukuran, analisa dan peningkatan termasuk kepuasan pelanggan, audit internal dan penggunaan teknik statistik (

lihat lampiran : Business Process Level 1 Perusahaan, dan Business Process Level 2 untuk semua sub proses lainnya.)

Implementasi Sistem Manajemen Hutama Karya merupakan keputusan strategis perusahaan yang bertujuan untuk :

Membuat agar semua kegiatan pekerjaan yang dilakukan berdasarkan pada sistem manajemen Hutama Karya, agar dapat berjalan dengan lebih efektif, lebih efisien dan lebih produktif dengan terus mengupayakan peningkatan

(8)

1.4 Referensi Normatif

Referensi Normatif dalam mengimplementasi Sistem Manajemen Hutama ini adalah sebagai berikut:

- ISO 9001:2008, Quality Management Systems - Requirements

- ISO 9000:2008, Quality Management Systems – Fundamentals and Vocabulary

- ISO 14001:2004, Environmental Management System

- OHSAS 18001:2007, Occupational Health & Safety management systems – Requirements

- …….

(9)

BAB II

VISI, MISI BUDAYA DAN KEBIJAKAN

2.1. Visi

Menjadi Perusahaan Industri Konstruksi Yang Handal dan Terkemuka.

2.2. Misi

Meningkatkan Nilai Perusahaan di Bidang Industri Konstruksi secara profesional dan memenuhi harapan Pemangku

Kepentingan (Stakeholder)

2.3. Motto

”Inovasi Untuk Solusi ”

Yang mengandung makna : “ Upaya untuk mewujudkan produk unggulan dan pembaruan yang disertai dengan sikap,

pemikiran dan tindakan yang mendorong tercapainya solusi dengan produktivitas yang tinggi “.

2.4. Budaya Perusahaan

Profesionalitas

Mempunyai keahlian yang dibarengi dengan etika nilai dan tindakan yang tepat sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi.

(10)

Senantiasa memelihara hubungan baik yang saling menguntungkan dengan menjaga kepercayaan dan mutu untuk

memenuhi kepuasan Pelanggan.

Inovasi

Secara berkesinambungan melakukan pembelajaran dan riset guna memberikan solusi inovatif kepada Pelanggan.

Kerjasama Tim

Menjunjung tinggi kerjasama Tim guna memberikan pelayanan yang terbaik kepada Pelanggan

Integritas

Menghormati dan melaksanakan komitmen yang telah disepakati.

2.5. Kebijakan

PT. HUTAMA KARYA (Persero) yang bergerak dalam bidang Industri Konstruksi (Civil Engineering & General

Contractors) berkomitmen untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan seluruh komunitas yang berhubungan dengan

kegiatan perusahaan dengan cara mengendalikan setiap risiko terhadap Mutu, Keselamatan, Kesehatan Kerja dan

Lingkungan sehingga akan dihasilkan proses kerja dan produk yang berkualitas, sehat dan aman baik terhadap manusia

maupun lingkungan.

Untuk mencapai komitmen tersebut Direksi menetapkan :

1. Mematuhi semua ketentuan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan, terkait dengan kegiatan

perusahaan.

2. Memenuhi persyaratan untuk tercapainya kepuasan pelanggan.

(11)

4. Mencegah terjadinya pencemaran dan mengendalikan penggunaan sumber daya alam serta aspek lainnya yang

berdampak negatif terhadap lingkungan.

5. Menjamin seluruh karyawan dan pihak terkait lainnya kompeten dengan cara memberikan pelatihan yang memadai

sesuai dengan tugas-tugasnya.

6. Menjadikan kebijakan ini sebagai kerangka acuan dalam penetapan Tujuan dan Sasaran perusahaan.

7. Mengkomunikasikan kebijakan ini kepada seluruh karyawan maupun pihak pemasok atau sub-kontraktor terkait.

8. Menjalankan peningkatan berkesinambungan terhadap penerapan Sistem Manajemen Hutama Karya.

(12)

BAB III

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN DAN ORGANISASI

3.1. Tanggung Jawab Manajemen

Manajemen PT Hutama Karya bertanggung jawab dalam mengelola perusahaan termasuk menyediakan sumber daya

dalam rangka pengembangan, penerapan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Hutama. Sumber daya tersebut

meliputi sumber daya manusia, alam/material, peralatan, keuangan teknologi informasi, teknologi dan fasilitas kerja.

Direktur Utama menunjuk salah satu anggota Direksi sebagai Wakil Manajemen Perusahaan (Management

Representatif) guna memastikan bahwa Sistem Manajemen Hutama ditetapkan, diterapkan dan dirawat secara efektif.

3.2 . Organisasi

Dalam menyikapi perubahan yang secara terus menerus terjadi secara cepat, baik perubahan di luar perusahaan

maupun perubahan di internal perusahaan, secara periodik Direksi selalu meninjau atas Struktur Organisasi yang ada

(13)

BAB IV

SISTEM DOKUMENTASI

4.1 Umum

Setiap dokumen di PT Hutama Karya memiliki tujuan sesuai dengan fungsinya masing-masing. Oleh karena itu perlu

ditetapkan hirarki dokumen dan tata cara penyusunannya.

4.2 Hirarki Dokumen

Bentuk dokumen Sistem Manajemen Hutama Karya adalah sebagai berikut:

a) Manual (dokumen level 1),

b) Prosedur (dokumen level 2),

c) Instruksi Kerja (dokumen level 3),

d) Bukti Kerja, dan dokumen lainnya yang terkait dengan sistem manajemen Perusahaan (level 4)

4.2.1. Manual Sistem Manajemen Hutama

Manual Sistem Manajemen Hutama merupakan dokumen tertinggi dalam hirarki dokumentasi di PT Hutama

Karyan yang berisi pokok pokok kebijakan perusahaan dalam melaksanakan sistem manajemen guna mencapai

tujuan perusahaan.

(14)

OHSAS 18001:2007 dan persyaratan peraturan perundangan undangan.

4.2.2. Prosedur

Prosedur merupakan dokumen level 2 yang menjelaskan pelaksanaan kegiatan yang harus dilakukan oleh seluruh

karyawan.

Prosedur tertulis yang mengatur hal tersebut adalah:

No. Dokumen Judul Dokumen

SK/MK3L/P/001 Prosedur Pengendalian Dokumen

4.2.3. Instruksi Kerja

Instruksi kerja merupakan dokumen yang berisi penjelasan yang lebih detil dari suatu prosedur atau merupakan

dokumen yang berisi pedoman pelaksanaan.

Instruksi kerja meliputi antara lain :

a. Petunjuk Operasi;

b. Cara Pelaksanaan Suatu Pekerjaan;

c. Cara Pembuatan Gambar Kerja;

d. dlll

4.2.4. Bukti Kerja

(15)

Prosedur/Instruksi Keja atau bukti kerja lainnya yang berkaitan dengan sistem manajemen perusahaan.

Bukti kerja terdiri dari bukti kerja aktif dan bukti kerja non aktif. Bukti kerja harus disimpan pada lokasi yang

mudah dicapai dan diberi catatan waktu penyimpanan, dan sdapat mungkin bukti kerja disimpan dalam file

elektronik.

Bukti kerja aktif merupakan hasil pelaksanaan operasional pekerjaan yang masih berjalan, sedangkan bukti kerja

non aktif merupakan bukti kerja yang sudah tidak digunakan karena pekerjaan sudah selesai dilaksanakan, tetapi

kemungkinan masih akan digunakan pada waktu mendatang

SK/SMK3L/P/001 Prosedur Pengendalian Dokumen

4.3. Pengendalian Dokumen

4.3.1 Pengendalian Manual, Prosedur dan Instruksi Kerja

Manual Sistem Manajemen Hutama, Prosedur dan Instruksi Kerja yang telah disyahkan disimpan dalam Portal

Hutama Karya yang dapat diakses oleh semua Karyawan PT Hutama karya. Master dari Manual, Prosedur dan

Instruksi Kerja berupa berupa file elektronik yang berada di Portal Hutama Karya dan berupa 1 buah cetakan.

(16)

Instruksi kerja yang disetujui Direktur, dalam peredarannya dalam bentuk cetakan harus dikendalikan dengan

status “TERKENDALI”.

Pusat Pengendalian Dokumen Kantor Pusat bertanggung jawab atas peredaran Manual, Prosedur dan Instruksi

Kerja yang dalam bentuk cetakan, termasuk menyampaikan revisinya kepada pemegangnya bila ada

perubahan/revisi

SK/SMK3L/P/001 Prosedur Pengendalian Dokumen

4.3.2 Revisi Manual, Prosedur dan Instruksi Kerja

Dengan persetujuan Direksi, General Manager Sistem dan Kepatuhan akan meninjau Manual Manajemen Hutama Karya ini secara berkala sebagai diatur dalam prosedur pengendalian dokumen.

General Manager Sistem dan Kepatuhan akan mengadopsi persyaratan-persyaratan internal yang muncul kedalam Manual Manajemen Hutama Karya. Pemegang Manual Manajemen Hutama karya yang terdaftar

diminta untuk merekomendasikan peningkatan yang bisa dilakukan pada Manual Manajemen Hutama Karya.

Dengan persetujuan Direksi, General Manager/Deputy Direktur akan meninjau Prosedur secara berkala sebagai diatur dalam prosedur pengendalian dokumen.

(17)

sebagai diatur dalam prosedur pengendalian dokumen.

4.3.3 Pengendalian Bukti Kerja

Semua bukti kerja yang timbul dari kegiatan sistem manajemen Hutama karya harus dikelola secara baik dan

dipastikan keamanannya, guna membuktikan kesesuaian persyaratan dan efektifitas pelaksanaan sistem

manajemen Hutama karya

Bukti kerja sedapat mungkin disimpan dalam bentuk file elektronik. Bukti kerja tersebut harus diidentifikasi

secara jelas dan dapat dengan cepat ditemukan bila diperlukan serta mudah dipahami.

(18)

BAB V

PROSES BISNIS HUTAMA KARYA

5.1. Umum

Proses bisnis Hutama Karya merupakan proses kegiatan yang efektif dan efisien guna menghasilkan sebuah produk

yang dapat memenuhi kepuasan stakeholder (Pengguna Jasa, Pemegang saham, Karyawan dan Pemasok) yang terdiri

dari Proses Utama (Key process) dan Proses pendukung (Supporting Process) seperti tergambar dalam lampiran 3 (

Diagram Proses Bisnis PT Hutama Karya).

5.3 Proses Bisnis Utama

Proses Bisnis Utama PT Hutama Karya meliputi beberapa proses yang terdiri dari :

- Proses Pemasaran, Prakualifikasi

- Proses Pelaksanaan seperti tergambar dalam lampiran 4 (Diagram Proses Pelaksanaan).

5.4 . Proses Bisnis Pendukung

Proses Bisnis Pendukung Hutama Karya meliputi pelbagai proses yang dilaksanakan di beberapa Divisi yang terdiri dari

(19)

- Sumber Daya Manusia;

- Material, peralatan dan Aktiva Tetap

- Administrasi & Keuangan;

- Pengembangan;

- Sistem dan Kepatuhan;

- Sekretariat erusahaan;

(20)

BAB VI

PROSES BISNIS UTAMA

6.1 Pemasaran dan Prakualifikasi

Kegiatan Pemasaran merupakan faktor penting dalam suksesnya operasional pemasaran, implementasinya merupakan

kemampuan untuk menjalankan dan mengelola kegiatan pemasaran dalam mendukung aktivitas bisnis perusahaan

serta pengelolaan fungsi – fungsi pemasaran, dan didukung dengan instrumen pemasaran antara lain berfungsinya

Liaison Officer/Kepala Perwakilan sebagai outlet pemasaran di daerah, Program SIMPAR sebagai alternatif komunikasi

antar bagian pemasaran terkait, terlibatnya lebih aktif bidang legal untuk manajemen kontrak, REM (Rapat Eksekutif

Marketing) sebagai wadah komunikasi pemegang kebijakan untuk andil dalam pengelolaan pemasaran perusahaan.

Untuk memperkuat Kegiatan pemasaran, perseroan telah membentuk Divisi Pemasaran di bawah Direktorat Utama

guna melakukan akselerasi aktif serta mensinergikan kegiatan pemasaran yang telah dilakukan Wilayah / Divisi selama ini

Proses kegiatan Pemasaran dimulai dengan mengolah Info Pasar sampai menjadi Pasar Dibidik dan menkoordinasikan

Proses PQ & Tender sampai menjadi Kontrak.

Beberapa Kegiatan Pemasaran secara fokus di perinci menjadi beberapa bagian yaitu :

1. Proses Kegiatan Pemasaran

(21)

3. Pemasaran dengan ”Create Project”

4. Proses Prakualifikasi

Keempat proses dimasukkan secara detail pada prosedur pemasaran, namun kegiatan Lelang , REL dan Kontrak

dimasukkan dalam prosedur Produksi. Walaupun demikian secara terperinci selalu ada koordinasi sinergi antara

bagian terkait diatur tersendiri pada penjelasan flow masing – masing kegiatan dengan PIC yang tegas.

Sebagai pedoman pokok dalam pemasaran ditetapkan kebijakan tahunan meliputi :

a. Nilai kontrak proyek minimal.

b. Prosentase Tender Dimenangkan.

c. Portofolio Berdasarkan Sumber Dana :

- Pemerintah (Pusat / Daerah) .

- Swasta Nasional & BUMN.

- Swasta Asing.

d. Rasio Biaya Langsung

- Proyek Reguler (ke-PU-an )

- Proyek Turnkey/CPF

- PPH Final 3% sdh termasuk dalam HPP

e. Seleksi Pasar

- Kontrak Proyek untuk Divisi.

(22)

6.1.1 Pemasaran

Proses Kegiatan Pemasaran meliputi mencari info pasar, menetapkan pasar mana yang dirintis dan menetapkan

pasar yang dibidik.

Untuk menjaring lebih luas lagi diperkenankan juga melakukan Kegiatan ”create Project” dimana mengarahkan

skema bisnis yang mengarah pada suatu pekerjaan yang akhirnya menjadi kontrak karya.

Guna mengurangi risiko pemasaran, identifikasi, mitigasi risiko juga dibahas pada saat REM sehingga tindak

lanjut nya bisa ditetapkan.

Sebagai sarana komunikasi antara para pelaku pemasaran dengan manajemen digunakan Sistem Informasi

Manajemen Pemasaran & Anggaran (SIMPAR).

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah:

MKT/DDM/P/001 Prosedur Kegiatan Pemasaran

MKT/DDM/P/002 Prosedur Perintisan Proyek

MKT/DDM/P/003 Prosedur Rapat eksekutif Marketing

6.1.2 Prakualifikasi

(23)

melaksanakan proyek-proyek yang direncanakannya.

MKT/DDM/P/001 Prosedur Prakualifikasi Lelang

6.2. Lelang

Proses lelang dilaksanakan untuk mendapatkan proyek dengan harga yang kompetitif dan memenuhi persyaratan

dalam dokumen lelang dan ketentuan-ketentuan yang berlaku, Prosedur ini berlaku untuk seluruh proses lelang di PT.

Hutama Karya (Persero), termasuk pihak luar yang bekerja untuk atas nama PT.Hutama Karya (Persero)

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah:

OPS/DDO/P/001 Prosedur Lelang

6.3 Pelaksanaan

Pelaksanaan pekerjaan merupakan bagoian dari proses bisnis PT. Hutama Karya (Persero), untuk memastikan bahwa

seluruh proses pelaksanaan yang mencakup Pengendalian Kontrak, Anggaran Rencana Pelaksanaan, Penilaian

Risiko, Keselamatan Kesehatan Kerja, Lingkungan dan Mutu, Pengelolaan Sumber Daya, Pengendalian proyek,

(24)

serta tidak menimbulkan permasalahan, hukum dan lingkungan dikemudian hari.

Guna mencapai dan produk yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan sesuai dengan persyaratan

perundangan undangan maka perusahaan harus menentukan proses yang dibutuhkan untuk memproduksi outputnya.

Dalam hal sebagian proses pelaksanaan dilakukan oleh Pihak Ketiga, maka perusahaan tetap harus dapat

mengendalikan proses yang dilaksanakan oleh Pihak Ketiga.

Sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan ditetapkan kebijakan tahunan meliputi :

- Pekerjan swakelola maksimal.

- Penggunaan mandor/vendor/ sub yang berbadan usaha

- Meningkatkan Daya Serap Kontrak secara gradual.

- Meningkatkan performance perusahaan di tingkat BUMN Karya

- CoGS (Biaya Langsung) secara Korporasi.

- Cost Reduction atas Biaya Langsung.

- Kepuasan Pelanggan

Bagian-bagian yang diatur adalah:

1. Pengendalian Kontrak

2. Anggaran Rencana Pelaksanaan (ARP)

3. Rencana Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan Proyek (RMK3LP)

4. Rapat Eksekutif Pelaksanaan (REP)

5. Perhitungan Rencana Penyelesaian Proyek (PRPP)

(25)

7. Pengendalian Biaya

8. Rencana kerja dan keuangan proyek (RKK)

9. Pengelolaan Sumber daya

10. Kerja Sama Operasi

11. Keluhan Pelanggan

12. Pengendalian Gambar kerja

13. Penandaan dan pelacakan

14. Pengelolaan Keuangan Operasional

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan ini ialah:

OPS/DDO/P/002 Prosedur Pra Pelaksanaan

OPS/DDO/P/003 Prosedur Pelaksanaan

(26)

BAB VII

PROSES BISNIS PENDUKUNG

7.1 Sumber Daya manusia & Umum

7.1.1 Sumber Daya Manusia

Guna menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Hutama Karya dan menjaga kesinambungan

peningkatan dan keefektifannya, perusahaan mengelola human capital dengan menempatkan Sumber Daya

Manusia sebagai asset atau modal utama yang memiliki bakat atau talenta (talent) dan kompetensi (competency)

yang tinggi baik dalam Pengetahuan (Knowledge), Keahlian (Skill) maupun Perilaku (Behaviour) yang mampu

dan bertanggung jawab dalam mengelola dan mengembangkan sumber daya secara optimal serta berperan aktif

dalam pencapaian sasaran dan tujuan bisnis perusahaan secara berkesinambungan sehingga dapat

meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan perundangan

lainnya.

Perusahaan juga telah menetapkan dan menerapkan manajemen sumber daya manusia mulai dari penetapan

kompetensi, rekrutmen, pelatihan, penempatan, penghargaan dan sanksi, jalur karir, remunerasi, penilaian

sampai dengan pelepasan, sebagaimana tertera dalam Lampiran 5 (Kerangka Arsitektur Human Capital)

(27)

Sebagai pedoman pokok dalam manajemen sumbser daya manusia ditetapkan kebijakan sebagai berikut :

1. Sentralisasi SDM

2. Recruitment before graduate

3. Pengangkatan pegawai dengan masa kerja maks. 2th

4. Penerapan ketentuan reward & pinalty

5. Workflow/SDM online

6. Pengalihan Biaya Kesehatan ke Asuransi

Prosedur tertulis yang mengatur kegiatan Sumber Daya Manusia ialah:

PSU/PS/P/001 Prosedur Pelatihan

PSU/PS/P/002 Manajemen Kinerja

PSU/PS/P/003 Penghargaan dan Sanksi

PSU/PS/P/004 Pengembangan Karir

PSU/PS/P/PP5 Hubungan Industrial

7.1.2 Umum

Dalam rangka mendukung proses bisnis utama, perusahaan juga telah menetapkan, menyediakan dan

(28)

- Bangunan, ruang kerja dan perlengkapannya

- Peralatan transportasi dan komunikasi

- Peralatan proses berupa perangkaat keras dan perangkat lunak.

PSU/UM/P/001 Prosedur Pengelolaan Aktiva Tetap

PSU/UM/P/002 Prosedur Pengadaan barang Non proyek

PSU/UM/P/003 Prosedur Pengelolaan Fasilitas Umum

7.2. Material, Peralatan dan Aktiva Tetap

7.2.1 Pengelolaan Material

Dalam pengadaan material, perusahaan telah menetapkan bahwa semua pemasok material harus dievaluasi

dan diseleksi berdasar kemampuan untuk memasok material sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan

perusahaan.

Material yang dibeli juga dipastikan sesuai dengan persyaratan pengadaan. Jenis dan tingkat pengendalian atas

material yang dibeli tergantung pada pengaruh material yang dibeli terhadap realisasi produk yang

menggunakan material atau produk akhir.

(29)

Sebagai pedoman pokok dalam pengelolaan material ditetapkan kebijakan tahunan sebagai berikut :

- Sentralisasi pengadaan material strategis

- Kontrak payung (kontrak jangka panjang ) material strategis

- Penggunakan rekanan Pabrikan atau minimal Distibutor Utama

- Pemanfaatkan rekanan “Stockist” yang membeli material ke Pabrikan secara tunai

- Batasan nilai Pengadaan materialdi Wilayah/Divisi atau di proyek

- E-proc untuk material khusus

SD/LPG/P/001 Prosedur Pengelolaan Material

7.2.2 Peralatan

Peralatan yang digunakan selama proses proses produksi harus dapat menjamin bahwa selama proses produksi

dan produk yang dihasilkan sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan lainnya.

Peralatan dimaksud meliputi alat berat dan alat ringan serta peralatan ukur.

Pemeliharaan alat berat dan ringan dilakukan secara berkala agar dapat menjamin kelangsungan produk.

(30)

Sebagai pedoman pokok dalam pengelolaan peralatan ditetapkan kebijakan tahunan sebagai berikut :

- Sentralisasi pengelolaan Alat

- Pemotongan fiskal dan R&O langsung oleh Kantor Pusat

- Rekapitalisasi Alat yang masih produktif.

- Efektifitas Alat (Utilitas Alat)

SD/LAT/P/001 Prosedur Pengelolaan Peralatan

7.2.2 Aktiva Tetap

Sebagai pedoman pokok dalam pengelolaan Aktiva Tetap ditetapkan kebijakan tahunan sebagai berikut :

- Investasi dilakukan oleh Divisi Sumber Daya di Kantor Pusat

- Investasi dilakukan pada aktiva penunjang produksi.

- Penghapusan dan penjualan aktiva yang sudah tidak produktif dan telah memenuhi masa manfaat minimal.

(31)

7.3. Administrasi & Keuangan

Perkembangan dunia usaha jasa konstruksi saat ini telah terlihat kompleks, dengan berbagai macam jenis produk dan

system usaha dalam berbagai keunggulan kompetitif. Hal ini tentunya telah menciptakan suatu system dan persaingan

baru dalam dunia usaha jasa konstruksi, bukan hanya antar kontraktor tetapi juga antar lembaga keuangan dalam

menyediakan fasilitas layanan bagi kontraktor. Sebuah fenomena nyata yang telah menuntut manajer keuangan untuk

lebih antisipatif terhadap perubahan yang terjadi dalam bisnis usaha jasa konstruksi. Salah satu kunci keberhasilan

pengelolaan perusahaan adalah keberhasilan para manajer dalam mengelola bidang keuangan. Untuk mencapai

keberhasilan tersebut maka disusunlah Manajemen Keuangan PT. Hutama Karya (Persero).

Manajemen Keuangan adalah implementasi dari pengetahuan dan kemampuan untuk menjalankan dan mengelola

kegiatan operasional keuangan dalam mendukung aktivitas bisnis perusahaan serta pengelolaan fungsi-fungsi

keuangan yang pada dasarnya berkaitan dengan Fungsi Pengadaan Dana (Funds Raising) dan Fungsi Penggunaan

Dana (Funds Allocation) serta pengelolaan aktifitas lainnya yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan

bidang keuangan secara tertib dan terkendali dalam rangka pencapaian sasaran yang telah ditetapkan oleh

perusahaan.

Sebagai pedoman pokok dalam pelaksanaan ditetapkan kebijakan sebagai berikut :

1. Tertib Adm. Keuangan

2. Percepatan Restitusi Pajak

3. Evaluasi Terhadap Post-post Biaya

(32)

5. Penyempurnaan Sistem Akuntasi

6. Konsisten terhadap Pelaksanaan Manual

7. Chaneling dengan Lembaga Keuangan

8. Tertib Administrasi Kredit

9. Percepatan Turn Over Piutang

10. Pencairan Piutang Lama

KU/KEU/P/001 Prosedur Pengeloaan kas/bank

KU/KEU/P/002 Prosedur Penagihan

KU/KEU/P/003 Prosedur Kredit

KU/KEU/P/004 Prosedur Pajak

KU/KEU/P/005 Prosedur Hutang

KU/KEU/P/006 Prosedur Valuta Asing

KU/KEU/P/007 Prosedur Kerja Sama Operasi

KU/AKT/P/008 Prosedur Transaksi

KU/AKT/P/009 Prosedur Penomoran Kode Akun dan master KU/AKT/P/0010 Prosedur Transaksi rekening Koran

KU/AKT/P/0011 Prosedur Pelaporan Akuntansi

KU/AKT/P/0012 Prosedur Penyimpanan Dokumen

KU/AKT/P/0013 Prosedur Pelaksanaan Tutup Buku

(33)

7.4 Sistem dan Kepatuhan

7.4.1 Sistem Manajemen Mutu K3 dan Lingkungan

a. Penilaian Risiko

Perusahaan akan melakukan suatu penilaian risiko terhadap semua kegiatan atau aktifitas yang dilakukan

oleh perusahaan baik yang bersifat rutin maupun non rutin, baik untuk kondisi normal dan normal. Hasil

penilaian resiko akan diperbaharui secara teratur pada periode tertentu untuk memastikan kecukupannya.

SK/PTH/P/010 Prosedur Manajemen Risiko

SK/MK3L/P/002 Prosedur Identifikasi Bahaya dan Aspek Lingkungan

b. Identifikasi Persyaratan Peundangan dan Persyaratan Lainnya

Perusahaan berkomitmen untuk mematuhi undang-undang dan persyaratan lainnya yang telah ditetapkan

melalui penerapan ISO 9001 : 2000, ISO 14001 : 2004 dan OHSAS 18001: 2007 secara terintegrasi dengan

tetap menjaga undang-undang dan persyaratan lainnya dalam kondisi terkini (up to date). Perusahaan

memastikan bahwa persyaratan peraturan perundangan serta persyaratan lainnya seperti standard eksternal,

(34)

SK/PTH/P/011 Prosedur Identifikasi Persyaratan Perundangan dan Persyaratan lainnya

c. Komunikasi, Konsultasi dan Partisipasi

Komunikasi, konsultasi dan Pratisipasi baik secara internal maupun eksternal (kepada pelanggan, pemasok,

sub kontraktor, komunitas dan pihak terkait lainnya) dalam rangka peningkatan pemahaman dan efektifitas

pelaksanaan Sistem Manajemen Hutama di seluruh jajaran karyawan perusahaan dan pihak terkait lainnya

serta untuk untuk memastikan bahwa semua persyaratan telah dipenuhi oleh perusahaan. Semua informasi

yang mempunyai efek terhadap kinerja Hutama Karya juga akan dikonsultasikan ke seluruh pihak terkait

untuk menjamin bahwa Sistem Manajemen Hutama diimplementasikan secara efektif.

(35)

d. Rencana Tanggap Darurat

Perusahaan menetapkan prosedur untuk mengidentifikasi dan mengantisipasi potensi adanya suatu

kecelakaan, insiden atau situasi darurat lainnya untuk mencegah dan menghilangkan kemungkinan

terjadinya sakit, cidera atau kerusakan lingkungan yang diakibatkan oleh kondisi darurat tsb.

Perusahaan akan mereview prosedur tanggap darurat tsb dan mengujinya jika memungkinkan untuk

memastikan kecukupan dan keefektifannya.

SK/MK3L/P/004 Prosedur Kesiagaan Tanggap Darurat

e. Pengukuran dan Pemantauan

Perusahaan telah menetapkan dan memelihara dokumen/ prosedur untuk mengukur beberapa karakteristik

kunci dalam pelaksanaan operasi dan aktivitas yang dapat menimbulkan potensi bahaya dan dampak

terhadap lingkungan yang juga dapat berpengaruh terhadap kualitas produk serta yang berpenaruh terhadap

persepsi/pelanggan.

Untuk menjamin pelaksanaan Sistem Manajemen Hutama dilaksanakan dengan baik dan konsisten maka

(36)

SD/LAT/P/002 Prosedur Pengelolaan Peralatan

SK/MK3L/P/005 Prosedur Pemantauan, Pengukuran dan Analisa

Spi/ai/p/001 Prosedur Pelaksanaan Audit Internal

f. Pengendalian Ketidak-sesuaian

Perusahaan menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan

untuk mencegah penggunaan atau pengiriman, hal tersebut diatur dalam prosedur/instruksi kerja untuk

kegiatan konstruksi.

Semua ketidaksesuaian yang telah terdeteksi dan teridentifikasi baik ketidaksesuaian yang berhubungan

dengan produk, kecelakaan dan insiden yang mempunyai efek negatif terhadap orang, aset dan lingkungan

harus dikendalikan serta dicegah agar tidak dipergunakan atau dilanjutkan ke proses berikutnya, untuk

mencegah terulangnya kejadian serupa.

(37)

g. Tindakan Koreksi dan Tindakan pencegahan

Tujuan dari tindakan koreksi ialah untuk menghilangkan penyebab timbulnya ketidaksesuaian produk dalam

rangka mencegah terjadinya pengulangan.

Tujuan dari tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab apabila dipandang potensial akan terjadi

ketidaksesuaian suatu produk agar tidak terulang hal yang sama.

SK/MK3L/P/006 Prosedur Penanganan Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi serta Tindakan Pencegahan

h. Rapat Tinjauan Manajemen

Rapat tinjauan manajemen dilakukan secara berkala di tingkat Kantor Pusat, Divisi/Wilayah dan Proyek,

berdasarkan agenda yang telah ditentukan, hasilnya didokumentasikan dan diketahui oleh pihak-pihak yang

terlibat, yang disebut secara spesifik untuk tindak lanjut yang diperlukan.

(38)

i. Peningkatan Berkesinambungan

Seluruh personil dan jajaran pimpinan bertanggung jawab untuk ikut serta melakukan perbaikan secara

terus menerus terhadap efektifitas sistem manajemen MK3L dengan mengacu kepada komitmen yang

tertuang dalam kebijakan MK3L, sasaran MK3L, hasil audit, tindakan koreksi, tindakan pencegahan dan

tinjauan manajemen.

Perusahaan selalu melakukan analisa data untuk menunjukkan kesesuaian dan efektifitas sistem manajemen

MK3L dan mengevaluasi di mana peningkatan berkesinambungan terlaksana secara efektif. Hal tersebut

diatur di prosedur analisa data dan peningkatan.

SK/MK3L/P/005 Prosedur Pemantauan, pengukuran dan Analisa

7.4.2 Teknologi Informasi

Dukungan Teknologi Informasi menjadi sangat diperlukan untuk dapat meningkatkan kapabilitas perusahaan

dalam memberikan kontribusi bagi penciptaan nilai tambah, service excellent serta pelaksanaan operasional

perusahaan yang efisien, efektif dan optimal.

Pengelolaan informasi, sistem informasi dan komunikasi yang efektif menjadi faktor kritikal dalam kesuksesan

perusahaan disebabkan antara lain :

(39)

• TI dapat meng-enable bisnis dan memberikan benefit optimal,

• Sumber daya TI digunakan dengan penuh tanggung jawab,

• Risiko-risiko yang terdapat dalam TI dikelola dengan baik,

• Kebijakan Tata Kelola TI diterapkan dengan baik,

• Compliance (kepatuhan) terhadap aturan tata kelola yang diterapkan.

Sebagai pedoman pokok dalam Teknologi informasi ditetapkan kebijakan sebagai berikut :

- Bisnis proses berbasis sistem

- IT enables for business

SK/PTH/P/011 Prosedur Teknoligi Informasi

7.4.2 Kepatuhan

Guna mendapatkan efisiensi dan mencapai tujuan perusahaan, pelaksanaan semua sistem yang telah

ditetapkan perlu dipantau secara kontinyu, melaui pelaporan-pelaoran kegiatan dan pemeriksaan terhadap

pelaksanaan prosedur yang berlaku

(40)

SK/PTH/P/008 Prosedur Kepatuhan

SK/PTH/P/009 Prosedur Sistem Pelaoran

7.5 Pengembangan

Bidang riset dan pengembangan sebagai suporting dalam prose bisnis Hutama Karya, memiliki latar belakang untuk

membantu pengembangan perusahaan, baik dari sisi riset terhadap kondisi internal maupun eksternal disamping riset

terhadap teknologi dan metode kerja yang efektif dan efisien dalam mencapai visi dan misi perusahaan. Sisi lain dari

pengembangan adalah pengembangan SDM dalam bentuk Human Capital, dimana diperlukan langkah dan strategi

yang akurat dalam penanganan SDM. Untuk menjalankan fungsinya maka ditetapkan pokok-pokok kebijakan

pengembangan yang tertuang dalam prosedur-prosedur.

- Strategi dan Pengembangan Bisnis Industri Konstruksi, termasuk di dalamnya Revitalisasi Asset.

- Review Portofolio Usaha Korporasi

- Kajian Kebijakan Manajemen Perusahaan (termasuk reorganisasi), untuk menyesuaikan pasar dan peningkatan

kerja berkelanjutan.

- Pengembangan dan Pengelolaan Teknologi Konstruksi, termasuk didalamnya Sarana Konstruksi

- Memasuki industri konstruksi

(41)

PB/RST/P/001 Prosedur Rencana kerja Perusahaan

PB/RST/P/002 Prosedur Riset dan Teknologi

PB/RST/P/003 Prosedur Pengembangan Usaha

PB/RST/P/004 Prosedur Perancangan dan Prasarana

PB/SDM/P/005 Prosedur Pengembangan Organisasi dan Perencanaan SDM

PB/SDM/P/006 Prosedur Standar Kompetensi Pekerjaan

PB/SDM/P/007 Rekrutmen dan Seleksi

PB/SDM/P/008 Remunerasi

7.6 Sekretariat Perusahaan

Sekretaris Perusahaan secara umum mengelola aktivitas yang terdiri dari:

a. Kesekretariatan

b. Kehumasan

(42)

Sasaran utama Sekretaris adalah terciptanya pencitraan perusahaan, peningkatan layanan kesekretariatan dan

penegakan kepatuhan terutama pada keterbukaan informasi, corporate social responsibility dan penerapan good

corporate governance serta korporat legal lainnya.

Untuk dapat terciptanya Sasaran Utama tersebut, maka diperlukan prosedur – prosedur yang mengatur sistim dan

mekanisme dari setiap bidang, sebagai berikut:

SP/SK/P/001 Prosedur Kesekretariatan

SP/HUK/P/001 Prosedur Hukum/Legal

SP/HUM/P/001 Prosedur Kehumasan

SP/HK/P/001 Prosedur Korporasi

7.7 Audit Internal

Kebijakan Audit Internal :

- Tertib/Patuh terhadap Peraturan & Perundangan yang berlaku.

- Penerapan Program Bisnis Perusahaan

(43)

- Ikut dalam forum ke-SPI-an.

- Melaksanakan Finalty secara konsisten terhadap pelanggaran yang berulang dan berakibat pada kerugian

perusahaan.

(44)

KRONOLOGI DOKUMEN

No. Status dokumen

Halaman

yang berubah Uraian perubahan

Tanggal mulai berlaku perubahan 1 Revisi 0 - Merupakan penggabungan dari Manual SMK3L Rev.3; Manual

Produksi Rev.0; Manual Pemasaran Rev.0; Manual SDM Rev. 0; Manual Keuangan Rev.0; Manual Akuntansi Rev.0

(45)

Air : Semua air yang terdapat di atas dan di bawah permukaan tanah, kecuali air laut dan air fosil.

Air limbah : Sisa dari suatu hasil usaha dan atau kegiatan yang berwujud cair.

Ambang Batas : Batas maksimum energi suara / zat atau bahan pencemar yang boleh dikeluarkan langsung mis.;dari mesin dan/atau pipa gas buang kendaraan bermotor.

AMDAL : Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup yaitu kajian mengenai dampak besar dan penting suatu usaha dan/atau kegiatan yang direncanakan pada lingkungan hidup yang diperlukan bagi proses pengambilan keputusan tentang penyelenggaraan usaha dan/atau kegiatan.

ANDAL : Analisis Dampak Lingkungan Hidup yaitu telaahan secara cermat dan mendalam tentang dampak besar dan penting suatu rencana usaha dan/atau kegiatan.

Audit : proses yang sistimatis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit (3.3) dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit (3.2) terpenuhi

CATATAN : dalam beberapa kasus, khususnya dalam organisasi yang serupa, independen dapat ditunjukan dengan bebas dari tanggung jawab atas aktivitas yang diaudit

Auditor : Orang dengan kompetensi untuk melaksanakan audit

Auditee : Organisasi yang diaudit

Aspek lingkungan : Unsur dari aktivitas atau produk atau jasa perusahaan (1.4.37.) yang dapat berinteraksi dengan lingkungan (1.4.30.).

CATATAN : aspek lingkungan yang signifikan mempunyai atau dapat mempunyai dampak lingkungan (1.4.8.) yang signifikan

(46)

Baku mutu lingkungan hidup : Ukuran batas atau kadar makhluk hidup, zat, energi, atau komponen yang ada atau harus ada dan atau unsure pencemar yang ditenggang keberadaannya dalam suatu sumber daya tertentu sebagai unsur

lingkungan hidup.

Bukti kerja : Dokumen yang menyatakan hasil pencapaian atau penyiapan bukti dari aktivitas yang dilaksanakan

Dokumen : Informasi dan media pendukungnya

CATATAN 1: media dapat berbentuk kertas, disket komputer magnetik, elektronik atau optik, foto atau contoh master, atau kombinasi daripadanya

CATATAN 2 : disadur dari ISO 9000:2008, 3.7.2

Dampak lingkungan : Setiap perubahan pada lingkungan (1.4.30.) apakah merugikan atau menguntungkan, seluruhnya atau sebagian yang dihasilkan dari aspek lingkungan (1.4.9.) perusahaan (1.4.1.)

Identifikasi : Proses pengenalan timbulnya bahaya (lihat 1.4.11.) atau aspek lingkungan (1.4.9.) dan mendefinisikan sifat-sifatnya.

Emisi : Zat, energi dan/atau komponen lain yang dihasilkan dari suatu kegiatan yang masuk dan/atau dimasukkannya ke dalam udara ambien yang mempunyai dan/atau tidak mempunyai potensi sebagai unsur pencemar;

Insiden : Kejadian yang timbul menjadi kecelakaan atau mempunyai potensi menjadi kecelakaan

CATATAN : suatu kecelakaan di mana tidak terjadi sakit, luka, rusak, atau kecelakaan lain yang terjadi juga disebut sebagai “nyaris terjadi”. Istilah “insiden” termasuk “nyaris terjadi”(”near miss”).

Kebijakan : Keseluruhan maksud dan arah perusahaan (1.4.37.) yang terkait dengan kinerja MK3L (1.4.16.)nya seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak

CATATAN : kebijakan MK3L memberikan kerangka untuk tindakan dan untuk menetapkan sasaran MK3L (1.4.46.) dan target MK3L (1.4.48.).

(47)

Kesehatan Dan Keselamatan Kerja : Kondisi dan faktor-faktor yang berdampak pada kesehatan karyawan, pekerja kontrak, personel kontraktor, tamu dan orang lain di tempat kerja

Keselamatan : Bebas dari risiko kecelakaan yang tidak dapat diterima

Kesiagaan Tanggap Darurat : Kesiagaan perusahaan dalam menghadapi kondisi-kondisi darurat dan kecelakaan yang mungkin terjadi

Ketidak-Sesuaian : Tidak terpenuhinya persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004.

Kinerja : Hasil yang dapat diukur dari sistem manajemen MK3L(1.4.47.), yang terkait dengan pengendalian sistem manajemen MK3L perusahaan, berdasarkan kebijakan dan tujuan organisasi

CATATAN : pengukuran kinerja termasuk pengukuran aktivitas dan hasil pelaksanaan sistim manajemen MK3L.

CATATAN : dalam konteks sistim manajemen MK3L (1.4.47), hasil dapat diukur terhadap kebijakan (1.4.19), sasaran (1.4.46), target (1.4.48) perusahaan (1.4.37.), dan persyaratan kinerja MK3L lainnya

Kompetensi : Atribut pribadi yang ditunjukkan dan kemampuan yang ditunjukkan untuk menerapkan pengetahuan dan kacakapan

Kondisi Darurat : Suatu kondisi baik kecelakaan / masalah lingkungan / ketidaksesuaian yang tidak bisa ditangani dengan pengendalian operasional yang normal.

Limbah : Bahan sisa pada suatu kegiatan dan/atau proses produksi yang dibuang ke lingkungan dan diduga dapat menurunkan kualitas lingkungan

Limbah Bahan Berbahaya Dan Beracun, disingkat limbah B3, : Sisa suatu usaha dan/atau kegiatan yang mengandung bahan berbahaya dan/atau beracun yang karena sifat dan/atau konsentrasinya dan/atau jumlahnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, dapat mencemarkan dan/atau merusakkan lingkungan hidup, dan/ atau dapat membahayakan lingkungan hidup, kesehatan, kelangsungan hidup manusia serta makhluk hidup lain;

(48)

Manajemen : Aktivitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi

CATATAN : istilah manajemen bisa merujuk pada orang atau kelompok orang yang mempunyai wewenang dan tanggung jawab melaksanakan dan mengendalikan suatu organisasi.

Pelanggan : Pemberi tugas atau direksi proyek

Pencegahan Polusi : Penggunaan dari proses, praktek, teknik, bahan, produk, jasa atau energi untuk menghindari, mengurangi atau mengendalikan (secara terpisah atau dalam kombinasi) pembentukan, emisi atau pembuangan setiap jenis polutan atau limbah, dalam rangka untuk mengurangi dampak lingkungan (1.4.30) yang merugikan CATATAN : pencegahan polusi dapat termasuk pengurangan atau penghilangan sumber daya, perubahan proses, produk atau jasa, penggunaan sumber daya yang efisien, substitusi bahan dan energi, penggunaan ulang, pemulihan, daur ulang, reklamasi dan perawatan.

Pencemaran Lingkungan Hidup : Masuknya atau dimasukkannya zat, energi, dan/atau komponen lain ke dalam lingkungan hidup oleh kegiatan manusia, sehingga kualitasnya turun sampai ke tingkat tertentu yang menyebabkan lingkungan hidup tidak dapat berfungsi sesuai dengan peruntukannya;

Penilaian Risiko : Keseluruhan proses dari perkiraan besarnya risiko (1.4.42.) dan keputusan apakah risiko masih dalam batas toleransi atau tidak

Peningkatan Berkesinambungan : Proses peningkatan sistem manajemen MK3L (1.4.47.), untuk mencapai peningkatan-peningkatan kinerja MK3L secara keseluruhan, sesuai dengan kebijakan MK3L perusahaan.

Perusahaan : Adalah PT. Hutama Karya (Persero) yang bergerak di bidang jasa konstruksi yang beroperasi di seluruh Indonesia dengan kantor pusat di Jl. MT Haryono, Kav.8, Jakarta Timur

Pihak-Pihak Terkait : Individu atau kelompok yang mempunyai perhatian atau mempengaruhi kinerja MK3L perusahaan

Produk Tidak Sesuai (PTS) : Produk berupa hasil pekerjaan, produk setengah jadi yang telah dinyatakan selesai atau bahan langsung yang sudah diterima tetapi ditemukan sebagai produk yang tidak memenuhi persyaratan.

(49)

Prosedur : Cara yang ditentukan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau proses CATATAN 1 : peosedur dapat didokumentasikan atau tidak

CATATAN 2 : disadur dari ISO 9000:2000, 3.4.5 CATATAN : disadur dari ISO 9000:2000, 3.7.6

Risiko : Gabungan antara kemungkinan dan akibat (-akibat) dari terjadinya kejadian berbahaya atau dampak lingkungan yang ditetapkan

Risiko Yang Dapat Ditolerir : Risiko (1.4.42.) yang telah dikurangi sampai pada tingkat yang mampu dipikul oleh organisasi yang berkenaan dengan peraturan hukum dan kebijakan K3 organisasi itu sendiri

Rencana Pengelolaan Lingkungan Hidup (Rkl) : Upaya penanganan dampak besar dan penting terhadap lingkungan hidup yang ditimbulkan akibat dari rencana usaha dan/atau kegiatan;

Rencana Pemantauan Lingkungan Hidup (RPL) : Upaya pemantauan komponen lingkungan hidup yang terkena dampak besar dan penting akibat dari rencana usaha dan/atau kegiatan;

Sasaran : Keseluruhan sasaran sistim manajemen MK3L, konsisten dengan kebijakan MK3L (1.4.19.), yang ditetapkan perusahaan (1.4.37.) sendiri untuk mencapainya

Sistem Manajemen Mutu, Keselamatan Dan Kesehatan Kerja Dan Lingkungan (SMMK3L):

Bagian dari sistim manajemen perusahaan (1.4.37.) yang digunakan untuk mengembangkan dan

mengimplemetasikan kebijakan MK3L perusahaan (1.4.19. yang terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan. Hal ini termasuk struktur organisasi, perencanaan kerja, tanggung jawab, praktek, prosedur, proses, tinjauan dan pemeliharaan kebijakan MK3L perusahaan.

CATATAN 1 : sistim manajemen adalah rangkaian unsur-unsur yang saling terkait yang digunakan untuk menetapkan kebijakan dan sasaran dan untuk mencapai sasaran tersebut

(50)

CATATAN 2: team audit dapat termasuk auditor magang.

Tenaga Ahli Teknik : Orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada team audit (1.4.49.)

Tindakan Pencegahan : Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial.

Tindakan Koreksi : Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang terdeteksi

Tujuan : Sasaran MK3L (1.4.46.), yang ditetapkan perusahaan untuk dicapai. CATATAN : tujuan harus dikuantifikasikan bila dimungkinkan

Udara Ambien : Udara bebas dipermukaan bumi pada lapisan troposfir yang berada di dalam wilayah yurisdiksi Republik Indonesia yang dibutuhkan dan mempengaruhi kesehatan manusia, makhluk hidup dan unsur lingkungan hidup lainnya;

Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL) Dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL) :

Upaya yang dilakukan dalam pengelolaan dan pemantauan lingkungan hidup oleh penanggung jawab usaha dan atau kegiatan yang tidak wajib melakukan Analisis Mengenai Dampak Lingkungan Hidup (AMDAL).

(51)

2. AHU _: _{Air Handling Unit}

3. AI _{: Audit}_Internal

4. APD _: _{Alat Pelindung Diri}

5. AMDAL _: _{Analisis Mengenai Dampak Lingkungan}

6. ANDAL _: _{Analisis Dampak Lingkungan}

7. APAR _: _{Alat Pemadam Api Ringan}

8. B3 _: _{Bahan Berbahaya dan Beracun}

9. BAPEDAL _: _{Badan Pengendalian Dampak Lingkungan}

10. BOD _{: Biological}_Oxygen_Demand

11. BPLHD _: _{Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah} 12. CAR _: _{Corrective Action Request}

13. CEM _: _{Continous Emission Monitoring} 14. COD _{: Chemical}_Oxygen_Demand

15. CPR _: _{Cardio Pulmonary Resuscitation (bantuan pernafasan} buatan)

16. DAS _: _{Daerah Aliran Sungai}

(52)

27. GFCI _: _{Ground Fold Circuit Interuptor}

28. HS _: _{Health and Safety (Kode untuk dokumen K3)}

29. HSE _: _{Health&Safety and Environment (Kode untuk dokumen} K3 & Lingkungan)

30. HIRARC _{: Hazard Identification Risk Assessment and Risk} Control (Identifikasi Bahaya, Penilaian Risiko dan Pengendalian Risiko)

31. IBAL

32. IPAL : :

Identifikasi Bahaya dan Aspek Lingkungan Instalasi Pengolahan Air Limbah

33. ISO _: _{International Organization for Standardization} 34. ISPU _: _{Indeks Standar Pencemar Udara}

35. KITP _: _{Kumpulan Informasi Tentang Penawaran} 36. KLPP _: _{Kumpulan Laju Prestasi Proyek}

37. KSO _: _{Kerja Sama Operasi / Joint Operation}

38. LKIK _: _{Laporan Kecelakaan, Insiden dan Ketidaksesuaian} 39. LMP _: _{Laporan Mingguan Proyek}

45. MoU _: _{Memorandum of Understanding}

(53)

49. P2K3 _: _{Panitia Pembina Keselamtan & Kesehatan Kerja} 50. P3K _: _{Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan}

51. PHO _: _{Provisional Hand Over} 52. PPB _: _{Pesanan Pembelian Barang}

53. PPDSMMK3L _: _{Pusat Pengendali Dokumen Sistem Manajemen MK3L} 54. PPE _: _{Personal Protective Equipment (idem APD)}

55. PM _: _{Pengawas Mutu (sebagai bagian dari Petugas MK3L)} 56. PRPP _: _{Perhitungan Rencana Penyelesaian Proyek}

57. PSMMK3L _: _{Pengendali Sistem Manajemen MK3L} 58. PTS _: _{Produk Tidak sesuai}

59. Q _: _{Quality (Kode untuk dokumen Mutu)}

60. QS _: _{Quality and Safety (kode untuk dokumen gabungan} Mutu dengan K3)

61. QSE _: _{Quality, Safety and Environment kode untuk dokumen} gabungan Mutu, K3 dan Lingkungan)

62. REL _: _{Rapat Eksekutiv Lelang}

63. RKL _: _{Rencana Pengelolaan Lingkungan} 64. RPL _: _{Rencana Pemantauan Lingkungan} 65. RTM _: _{Rapat Tinjauan Manajemen}

66. RMK3LP _: _{Rencana Mutu, K3 dan Lingkungan Proyek}

67. RMK3LPP _: _{Rencana Mutu, K3 dan Lingkungan Pemeliharaan} Proyek

68. SIO _: _{Surat Ijin Operasi}

(54)

72. SMART _: _{Specific Measurable Assignable Realistic Time limited} 73. SMM _: _{Sistem Manajemen Mutu}

74. SMK3 _: _{Sistem manajemen K3}

75. SML _: _{Sistem Manajemen Lingkungan} 76. SP _: _{Sekretariat Perusahaan}

77. SPB _: _{Surat Permintaan Barang} 78. SPI _: _{Satuan Pengawasan Intern} 79. SPK _: _{Surat Perintah Kerja}

80. SPP _: _{Surat Perjanjian Pemborongan} 81. SPPA _: _{Surat Perjanjian Penyewaan Alat} 82. SPPK _: _{Surat Perjanjian Pelaksanaan Kerja} 83. TTD _: _{Tim Tanggap Darurat}

84. TK / TP _: _{Tindakan Koreksi / Tindakan Pencegahan}

85. TOR _: _{Term Of Reference (persyaratan yang ditetapkan untuk} melaksanakan rancangan dan pengembangan

86. UKL _: _{Usaha Pengelolaan Limbah} 87. UPL _: _{Usaha Pemantauan Limbah} 88. WM _: _{Wakil Manajemen}

(55)

Diagram

P

R

OSES BISNIS P

EE

R

U

S

AHA

(56)

DD

IAGRAM

P

ROSES PE

LL

AKSANAA

N

(57)

(58)

Contoh Sistem Manajemen Perusahaan (1)

MANUAL

SISTEM MANAJEMEN HUTAMA

1

BAB I

PENDAHULUAN

BAB II

VISI, MISI BUDAYA DAN KEBIJAKAN

BAB III

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN DAN ORGANISASI

BAB IV

SISTEM DOKUMENTASI

BAB V

PROSES BISNIS HUTAMA KARYA

BAB VI

PROSES BISNIS UTAMA

BAB VII

PROSES BISNIS PENDUKUNG

DD

IAGRAM

P

P

ROSES PE

LL

AKSANAA

N

DD

iagram M

aa

najemen H

uu

man Capit

aa

l