Perencanaan Strategis untuk Perpustakaan:
Telaah atas Hasil Penelusuran Dokumen Visi-Misi Perpustakaan
Oleh: Ahmad Subhan
Whatever the costs of our libraries, the price is cheap compared to that of an ignorant nation. (Walter Cronkite)
Saat mengerjakan tugas penelusuran contoh-contoh visi-misi perpustakaan, pertanyaan yang muncul setelah melakukan penelusuran melalui mesin pencari di Internet adalah: Mengapa perpustakaan sebagai sebuah organisasi nirlaba juga membutuhkan perencanaan strategis yang di dalamnya memuat pernyataan visi-misi?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, penulis hendak terlebih dahulu memaparkan proses, temuan, serta analisis sederhana atas hasil penelusuran penulis di Internet.
Penelusuran penulis lakukan menggunakan search engine Google dengan memasukkan kata-kata kunci “visi misi perpustakaan”. Berdasarkan lima halaman awal hasil penelusuran yang menampilkan 50 entri, hanya 37 temuan yang relevan dengan kriteria pencarian, yakni situs-situs lembaga perpustakaan yang memuat pernyataan visi-misi.
Penulis mengelompokkan 37 temuan yang relevan tersebut berdasarkan lima jenis perpustakaan, yakni:
1. Perpustakaan Perguruan Tinggi : 26 lembaga. 2. Perpustakaan Umum/Daerah : 4 lembaga. 3. Perpustakaan Sekolah : 4 lembaga. 4. Perpustakaan Khusus : 2 lembaga. 5. Perpustakaan Nasional : 1 lembaga.
Hasil penelusuran tersebut memberikan gambaran awal bahwa kebanyakan perpustakaan yang telah memiliki dokumen visi-misi adalah jenis Perpustakaan Perguruan Tinggi, yang disusul oleh Perpustakaan Umum/Daerah, lalu Perpustakaan Sekolah, dan terakhir adalah Perpustakaan Khusus. Perpustakaan Nasional tidak dapat dinilai peringkatnya mengingat perpustakaan jenis ini memang hanya ada satu di tiap negara.
Analisis lebih lanjut terhadap hasil temuan tersebut penulis bagi menjadi dua bagian. Pertama, penulis membatasi pembahasan hasil temuan hanya pada jenis Perpustakaan Perguruan Tinggi, Perpustakaan Umum/Daerah, dan Perpustakaan Khusus. Pada bagian kedua penulis akan menguraikan perihal latar belakang penerapan perencanaan strategis di perpustakaan sebagai salah satu jenis organisasi nirlaba, khususnya pada Perpustakaan Perguruan Tinggi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi (Pusat)
Kamus istilah perpustakaan dalam situs Perpustakaan Nasional memuat tiga entri terkait istilah Perpustakaan Perguruan Tinggi, yakni “Perpustakaan Perguruan Tinggi”, “Perpustakaan Universitas”, dan “Perpustakaan Akademik”, yang pengertian masing-masing istilah tersebut adalah:
Perpustakaan Perguruan Tinggi1
Perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya (Tri Dharma Perguruan Tinggi). Perpustakaan Universitas2
Suatu atau sekelompok perpustakaan yang didirikan, dibiayai, dan dikelola oleh universitas untuk memenuhi keperluan para mahasiswa dan staf akademinya (university library).
Perpustakaan Akademik3
Perpustakaan yang merupakan bagian dari universitas, akademi, atau lembaga pendidikan tinggi; perpustakaan perguruan tinggi.
Berdasarkan tiga pengertian tersebut, secara hierarkis perpustakaan jenis ini dapat berada di berbagai jenjang, mulai dari tingkat pusat hingga ke posisi-posisi subordinat seperti fakultas, program studi, pusat studi/penelitian, hingga jurusan.
Dari 26 temuan pernyataan visi-misi perpustakaan jenis ini, hanya satu lembaga perpustakaan yang statusnya berada di bawah jenjang perpustakaan pusat, yakni sebuah perpustakaan Program Studi.4 Sedangkan 25 lainnya adalah perpustakaan pada tingkat Universitas, Institut, Akademi, dan Sekolah Tinggi. Pembatasan temuan pada lima halaman hasil penelusuran melalui Google tidak memuat satupun entri situs yang memuat pernyataan visi-misi perpustakaan pada jenjang fakultas dan jurusan.
Perpustakaan Umum (Daerah)
Sulistyo-Basuki (1991) mengartikan Perpustakaan Umum sebagai perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum. Sulistyo-Basuki membagi perpustakaan umum menjadi sembilan jenis, yang mana enam di antaranya melekat pada tatanan administratif/birokrasi pemerintahan, yakni: Perpustakaan wilayah, Perpustakaan Propinsi, Perpustakan umum kotamadya, Perpustakaan umum kabupaten, Perpustakaan umum kecamatan, Perpustakaan umum desa.
1
Pengertian ini merujuk ke buku “Pengantar Ilmu Perpustakaan” karya Sulistyo-Basuki (1991). Diunduh dari:
http://www.pnri.go.id/Lists/istilah%20perpustakaan/DispForm.aspx?ID=1119
2
Pengertian ini merujuk ke “Kamus Perpustakaan dan Dokumentasi” karya Nurhaidi Magetsari , dkk (1991). Diunduh dari: http://www.pnri.go.id/Lists/istilah%20perpustakaan/DispForm.aspx?ID=1130
3
Nurhaidi Magetsari , dkk (1991). Diunduh dari:
http://www.pnri.go.id/Lists/istilah%20perpustakaan/DispForm.aspx?ID=1105
4
Perpustakaan Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD), Universitas Malikussaleh, Aceh Utara.
Tak jauh berbeda dengan pengertian di atas, Pasal 22 dalam Undang-Undang 43/2007 Tentang Perpustakaan memuat batasan bahwa perpustakaan umum diselenggarakan oleh Pemerintah, pemerintah provinsi, pemerintah kabupaten/kota, kecamatan, dan desa, serta dapat diselenggarakan oleh masyarakat.
Masih dari versi pemerintah, Badan Standardisasi Nasional (BSN) hanya mengeluarkan satu dokumen standar nasional untuk perpustakaan jenis ini, yakni SNI 7495: 2009 perihal Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota. Dokumen standardisasi ini memuat ketentuan bahwa perpustakaan umum ini diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten/kota yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten/kota serta melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, agama, status sosial ekonomi dan gender.
Pengertian-pengertian tersebut di atas paralel dengan hasil temuan visi-misi perpustakaan umum melalui mesin pencari Google. Semua entri yang memuat pernyataan visi-misi perpustakaan jenis ini mengarahkan penulis ke empat situs perpustakaan umum yang dikelola oleh pemerintah daerah.5
Perpustakaan Khusus (Instansi Pemerintah)
Hampir serupa dengan temuan untuk jenis perpustakaan sebelum ini, dua temuan pernyataan visi-misi perpustakaan khusus yang dijaring oleh Google juga terbatas pada perpustakaan khusus yang menjadi bagian dari instansi pemerintah.6
Dokumen standardisasi yang dikeluarkan oleh BSN juga hanya mengatur jenis Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah, yang pengertiannya adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga pemerintah yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan materi perpustakaan/informasi di lingkungannya dalam rangka mendukung pencapaian misi instansi induknya.7
***
Raison D’etre Perencanaan Strategis bagi Perpustakaan
Penelusuran penulis mengenai sejarah penerapan perencanaan strategis di perpustakaan serta asal-mula penyusunan pernyataan visi-misi perpustakaan-perpustakaan di Indonesia menghasilkan nihil temuan. Lantas penulis menelusuri beberapa tulisan perihal penerapan perencanaan strategis di berbagai organisasi nirlaba, termasuk perpustakaan. Pembacaan penulis mengidentifikasi pokok-pokok pikiran yang selalu dimuat dalam tulisan-tulisan tersebut, pokok-pokok pikiran yang selalu dijadikan sebagai alasan mengapa organisasi, termasuk perpustakaan, perlu menerapkan perencanaan strategis. Landasan pemikiran tersebut umumnya dirumuskan dalam kata kunci “perubahan” yang terkait erat dengan tiga
5
Empat perpustakaan umum tersebut adalah: 1) Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Ngawi; 2) Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Bantul; 3) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Blora; dan 4) Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang.
6
Hasil penelusuran yang telah dibatasi memuat dua entri yang masing-masing menuju ke situs Perpustakaan Kementerian Kesehatan dan Perpustakaan Badan Litbang Kehutanan.
7
kondisi: globalisasi, turbulensi, dan kompetisi (Sullivan & Calhoun, 1995; Lorenzen, 2004; Stueart, 2007; Association of Research Libraries, 2010).
Stueart (2007: 6) mencatat bahwa saat ini pustakawan menghadapi tantangan yang lebih besar ketimbang sebelumnya, akibat dari tingginya tingkat kompetisi, globalisasi, perkembangan teknologi, dan laju perubahan yang semakin cepat. Terkait iklim kompetisi, Stueart menyatakan bahwa jika perpustakaan dan pusat informasi ingin dapat bertahan, maka mereka harus dapat bersaing dalam industri informasi yang melaju cepat dan agresif.
Dalam artikel yang memuat hasil telaah mengenai penyebaran penerapan perencanaan strategis pada organisasi-organisasi nirlaba di Amerika Serikat pada dasawarsa 1980an-1990an, Mulhare (1999) menyatakan bahwa semenjak meluasnya keyakinan tentang “kejutan masa depan”, teknik perencanaan strategis mulai digunakan tidak hanya di perusahaan swasta besar, namun juga hingga ke lembaga-lembaga pemerintah serta organisasi-organisasi nirlaba dengan tujuan meningkatkan keuntungan, efisiensi anggaran, kepuasan pelanggan, memotivasi karyawan, dan memperoleh dukungan publik. Kepercayaan pada situasi yang bergejolak, kompetisi yang semakin ketat, perubahan yang melaju kencang, serta masa depan yang tak menentu telah mendorong organisasi-organisasi nirlaba mengadopsi teknik manajemen yang sebelumnya dipakai oleh organisasi berorientasi profit. Berbarengan dengan itulah istilah-istilah yang sebelumnya dipakai dalam dunia bisnis mulai menjadi akrab bagi kalangan organisasi nirlaba, seperti meningkatnya popularitas istilah entrepreneurship yang berakar pada kata enterprise yang berarti perusahaan atau lembaga bisnis yang mengejar keuntungan, istilah Total Quality Management, ISO, dll.
Di dunia kepustakawanan, berbagai turunan dari mantera-mantera dunia bisnis tersebut dapat dilacak pada berbagai artikel dalam media-media komunikasi ilmiah antarpustakawan yang bertabur istilah seperti pelayanan prima, motto senyum-sapa-salam, dan berbagai kriteria artifisial yang hendak mencitrakan pustakawan sebagai pelayan “supermarket informasi” yang ramah dan profesional. Keyakinan pada pentingnya pustakawan/perpustakaan mengadopsi perilaku pelaku pasar semkain diperkuat oleh perkembangan wacana perihal kemunculan masyarakat informasi yang mana informasi dinilai sebagai komoditi. Informasi dipercaya sebagai sesuatu yang perlu dikemas ulang sehingga memiliki nilai tambah untuk kemudian dijadikan sebagai produk yang ditawarkan kepada “pelanggan” perpustakaan.
Konteks Perpustakaan Perguruan Tinggi
Jika dikaitkan dengan perpustakaan perguruan tinggi, globalisasi dan iklim yang kompetitif dapat dilacak pada penghujung milenium lalu, yakni dimulainya era otonomi kampus yang menuntut beberapa perguruan tinggi untuk mandiri dalam membiayai kegiatan operasional lembaganya.
secara perlahan tapi tak jarang gagal mengkondisikan berbagai lembaga-lembaga publik non-profit, semacam perguruan tinggi negeri, untuk mau tak mau harus mengikuti arus perubahan.
Yogyakarta merupakan sampel yang representatif untuk menunjukkan persaingan yang ketat antarperguruan tinggi. Persaingan itu berujung pada berita tentang beberapa kampus di kota ini yang gulung tikar.8 Berbagai perguruan tinggi pasang kuda-kuda agar tak turut bangkrut kemudian tergusur dari arena kompetisi. Ada banyak jalan yang ditempuh, mulai dengan cara merger, mendirikan berbagai lembaga bisnis yang diharapkan menjadi sumber pendapatan alternatif, hingga cara yang paling gampang dengan menaikkan biaya pendidikan beserta beragam pungutan.
Sebagai perbandingan, penulis juga memuat sebuah contoh kasus penerapan perencanaan strategis pada sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang dimerger dengan dua unit penunjang teknis lainnya. Proses tersebut tertulis dalam dokumen berjudul Strategic Planning for A Library, Computing and Media Support Organization yang diterapkan oleh University of South Carolina. Dokumen tersebut dibuka dengan pernyataan yang mencerminkan perihal kerasnya tekanan hingga membuat mereka harus berubah. Berikut ini pernyataan pada bagian pembukaan dokumen tersebut:
Under severe constraints of a public budget in a poor state, the University of South Carolina has examined every phase of services and operations. Central computing, libraries, distance education and media production had been combined for a year when their formal planning process began – the method, classic strategic planning with broad staff participation. The goal of the process is an ongoing, vital planning process. The panel will look at the method used in planning and the process as well as local roles and issues. The panel will touch on issues of differing professional cultures and of the tensions of change.
Di sini dapat diketengahkan pula mengenai antisipasi terhadap laju perubahan yang tak terhindarkan bagi perpustakan-perpustakaan riset di Amerika Serikat yang dalam dokumen rencana strategisnya memuat pernyataan berikut ini:
Kesimpulan
Berdasarkan uraian di atas, penulis menyusun butir-butir kesimpulan sebagai berikut: Pertama, Mayoritas perpustakaan yang telah memiliki dokumen visi-misi adalah jenis Perpustakaan Perguruan Tinggi.
Kedua, secara khusus, jenis perpustakaan umum di Indonesia yang telah memiliki dokumen visi-misi adalah Perpustakaan Umum yang dikelola oleh pemerintah daerah.
Ketiga, pada umumnya, jenis perpustakaan khusus yang telah memiliki dokumen visi-misi adalah Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah.
Keempat, perpustakaan sebagai salah satu organisasi nirlaba turut mengadopsi teknik perencanaan strategis berdasarkan keyakinan bahwa laju perubahan lingkungan yang dipicu oleh globalisasi telah menciptakan iklim kompetitif, sehingga perpustakaan perlu menerapkan perencanaan strategis agar dapat mengantisipasi masa depan yang tak menentu serta bertahan di tengah kancah persaingan yang ketat.
---
oo0oo---Daftar Bacaan
Association of Research Libraries. 2010. The ARL 2030 Scenarios: A User’s Guide for Research Libraries. Washington: Association of Research Libraries. Diunduh dari http://www.arl.org/bm~doc/arl-2030-scenarios-users-guide.pdf
Day, Mark Tyler. 1998. Transformational Discourse: Ideologies of organizational change in the academic library and information science literature - Qualitative Research. Dalam Library Trends, Vol. 46, No. 4, Spring 1998. hal. 635-667. Diunduh dari https://www.ideals.illinois.edu/bitstream/handle/2142/8187/librarytrendsv46i4e_opt.p df?sequence=1
Dees, J. Gregory. 1998. Enterprising Nonprofits. Dalam Harvard Business Review. January-February. hal. 55-67. Diunduh dari http://www.uic.edu/sph/phtpg/Content/Reading Room/Articles/Dees_Enterprising_Nonprofits.pdf
Diao Ai Lien. 2002. Peranan Perpustakaan dalam Meningkatkan Daya Saing Perguruan Tinggi. Jurnal Media Pustakawan. 9(4) hal : 5 – 8.
Lorenzen, Michael. Strategic Planning for Academic Library Instructional Programming: An Overview. Diunduh dari http://www.libraryinstruction.com/strategic-planning.html Stueart, Robert D. & Barbara B. Moran. 2007. Library and Information Center Management.
London: Libraries Unlimited.
Subhan, Ahmad. 2009. Perpustakaan Riset, Perpustakaan Masa Depan bagi Perguruan Tinggi. Diunduh dari http://pustaka.uns.ac.id/?menu=news&option=detail&nid=84 Sullivan, Maureen & Patrick Calhoun. 1995. Strategic Planning for A Library, Computing
and Media Support Organization. CAUSE. Diunduh dari
Kliping berita internet
Kekurangan Peminat, 30 Perguruan Tinggi Banten Bangkrut
http://www.tempo.co/hg/pendidikan/2009/05/25/brk,20090525-177991,id.html
Lagi, Empat PTS di Yogyakarta Gulung Tikar
http://dikti.go.id/index.php?option=com_content&view=article&id=1366:lagi-empat-pts-di-yogyakarta-gulung-tikar&catid=69:berita-terkait&Itemid=196
Merger agar Bisa Bersaing
http://suaramerdeka.com/v1/index.php/read/cetak/2009/06/21/68894/Merger-agar-Bisa-Bersaing
Puluhan PTS Gulung Tikar
LAMPIRAN I
Daftar halaman beserta hyperlink hasil penelusuran melalui mesin pencari Google dengan menggunakan kata kunci “visi misi perpustakaan”.
LAMPIRAN II
Daftar nama perpustakaan beserta hyperlink hasil penelusuran melalui mesin pencari Google dengan menggunakan kata kunci “visi misi perpustakaan”.
Perpustakaan Perguruan Tinggi
20.Perpustakaan Program Studi Pendidikan Dokter (PSPD) Universitas
Malikussaleh
21.Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta 22.Perpustakaan Institut Teknologi Telkom
23.Perpustakaan Institut Agama Islam Latifah Mubarokiyah IAILM
24.Universitas Negeri Surabaya
25.Perpustakaan Universitas Sanata Dharma
26.Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta
Perpustakaan Sekolah
1. Perpustakaan Sekolah An-Nisaa & SMA Izada Bintaro
2. Perpustakaan SD Panembahan Yogyakarta
3. Perpustakaan SMP Negeri 2 Madiun
4. Perpustakaan SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta
Perpustakaan Umum/Daerah
1. Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Ngawi
2. Kantor Perpustakaan Umum Pemkab Bantul
3. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Blora
4. Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang
Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah
1. Perpustakaan Kementerian Kesehatan RI
2. Perpustakaan R.I. Ardi Koesoema Badan Litbang Kehutanan
