PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN
UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA
Oleh :
HERI KUSNANTO
NIM: 103025029873
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
Skripsi
Diajukan Kepada Fakultas Adab dan Humaniora Untuk Memenuhi Syarat-syarat Mencapai
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)
Oleh: HERI KUSNANTO
NIM: 103025029873
Di bawah Bimbingan
Pungki Purnomo, MLIS
NIP: 19641215 199903 1 005
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi
satu persyaratan gelar Strata 1 (S1) di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Semua sumber yang saya gunakan dalam tulisan ini telah saya cantumkan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Jika di kemudian hari terbukti karya ini bukan hasil karya asli saya atau
merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia
menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Ciputat, 23 Januari 2011
i ABSTRAK
PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN
UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA
Penyiangan bahan pustaka merupakan salah satu unsur penting dalam proses pelestarian. Bagi sebuah perpustakaan; baik perpustakaan umum, khusus ataupun perpustakaan perguruan tinggi, penyiangan perlu dilakukan sebagai salah satu cara untuk melestarikan bahan pustaka dari mulai fisik hingga informasi yang terkandung di dalamnya.
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan Perpustakaan Perguruan Tinggi yang membantu terlaksananya program ‘Tri Dharma Perguruan Tinggi’ dengan maksud mengangkat khazanah budaya Islam dan ilmu pengetahuan. Selain itu tujuan lain perpustakaan utama adalah sebagai perpustakaan perguruan tinggi terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanan. Untuk mewujudkannya, Perpustakaan Utama dirasa perlu melakukan penyiangan bahan pustaka.
Untuk memahami tentang kebijakan, prosedur dan juga kendala-kendala dalam proses penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini, penulis menggunakan metode penelitian deksriptif.
ii
KATA PENGANTAR
Segala puja dan puji serta syukur penulis panjatkan kepda Allah Swt., Yang
telah memberikan kekuatan iman dan Islam, taufiq, hidayah serta inayah-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam senantiasa
tercurahkan kepada Baginda Nabi besar Muhammad Saw., yang telah
memberikan wejangan dan fatwa kepada seluruh ummatnya hingga akhir zaman.
Syukur dengan mengucapkan alhamdulillah, dan dengan usaha yang
maksimal dan tekad yang bulat serta dorongan yang kuat dari saudara-saudaraku
tercinta dan kedua orang tua, akhirnya penulisan skripsi ini dapat penulis
seselsaikan. Dengan izin Allah Swt. akhirnya hambatan serta kendala selama
penulisan bisa dilalui oleh penulis, dan hingga akhirnya skripsi ini mampu
diselesaikan dan disajikan sebagaimana yang ada di hadapan pembaca.
Disadari sepenuhnya dengan kerendahan hati, bahwa penulisan skripsi ini
tidak terlepas dari berbagai unsur yang turut andil dengan rela berpartisipasi
dalam membantu proses penulisan skripsi ini dari awal hingga selesai, maka
sudah sepantasnya penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya
dan mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya, kepada:
1. Dr. H. Abd. Wahid Hasyim, M. Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan
Humaniora beserta para stafnya.
2. Drs. Rizal Saiful-Haq, MA, selaku Kepala Jurusan Ilmu Perpustakaan
iii
4. Dr. M. Zuhdi, M. Ed., selaku kepala Perpustakaan Utama Syarif
Hidayatullah Jakarta, kasubag layanan teknis, Siti Maryam, S. Ag, M.
Hum., dan kaur pemeliharaan, Hj. Nilzamni Lubis, BA, atas informasi
yang telah diberikan kepada penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.
5. Terima kasih yang agung untuk para dosen Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Adab dan Humaniora, yangmana telah memberikan
ilmu dan bimbingan yang luar biasa kepada penulis. Penulis berharap
ilmu yang selama in telah diberikan bisa menjadi manfaat untuk masa
depan penulis dan masyarakat pada umumnya.
6. Buat ayah dan ibuku tercinta yang telah bersabar memberikan support
dan doa kepada penulis serta bantuan moril dan materilnya. Tak lupa
untuk adik-adikku tercinta; Edi Kuskarmianto dan Fifit Kumalasari,
serta ponakan penulis, Mohammad Hanzaliyah, untuk tawa, canda serta
doa yang selalu menghibur penulis.
7. Untuk yang terspesial sesuatu yang indah Nurul “Mahadewi” Khasanah
yang telah memberikan segala doa, waktu, support, canda dan kesabaran
yang luar biasa kepada penulis.
8. Untuk anak-anak KPK (Kosan Pedro dan Kawan-kawan); Joy, Ryo,
iv
Ad, Roy Nike, Haikal, Paung, Jonday yang telah banyak memberikan
kritik yang membangun dan dukungan yang luar biasa kepada penulis.
9. Terima kasih untuk semua kawan-kawan KM. UIN (Komunitas
Mahasiswa Universitas Islam Negeri) dan GEMA (Gerakan Mahasiswa
Adab); Syifak ‘CC’, Adit ‘Gondrong’, Barkowi, Alan, Panden, Pandai,
Ncek, Surya, Faiz, Hijrah, Chibo, Gele, Ateng, Adit, Aang, Cuplai,
Heru, Oi, Sultan, Mia, Angga, Ima ‘Inong’, Fitri ‘Manohara’, Goci,
Mumu, Yandi, Cuplu, Jadel, Andai, Bang Bo, Haikal Kribo yang telah
mengobarkan semangat penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
10.Terima kasih kepada kawan-kawan IPI ’03; Munir, Luki, Lupe, Robin,
Dila, Shuriyah, Daus, Agung, Farhan, Tasya, Mul, Andin, Hasanudin,
Yasir, Jamal, Pendi, Yudi, Tyo, Ocha, Leha, Balqis, Ardi, Fauziah, Elly,
Sasmita, Rohmat, dan yang tak bisa penulis sebutkan, untuk perjuangan
dan tawanya bersama penulis. Tak lupa terima kasih untuk para junior
IPI; Davi, Agus, Kafi, Ridho, Ippoy, Metha, Winda, Salam, Ayu, Ana,
Fhalube, Qwil dan Melly, TB, Ateng, Al Karim, Intan, untuk semangat
dan kebersamaannya.
11. Terima kasih yang terdalam untuk PADI Band; Mas Piyu, Mas, Fadly,
Mas Rindra, Mas Ari, Mas Yoyo, yang telah memberikan motivasi,
hiburan serta inspirasi tanpa batas untuk penulis, dan tak lupa pula untuk
seluruh sobat padi; Deni, Asep, Laramma, Aji, Mario, Eko, Eka, Kizz
v
13.Terima kasih kepada Mbak Dewi “Sudiro” untuk segala bantuan kepada
penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Akhirnya hanya kepada Allah Swt. penulis serahkan segalanya, semoga jasa dan
bantuan semua pihak yang diberikan kepada penulis menjadi pemberat timbangan
amal kebaikan di akhirat kelak. Mudah-mudahan usaha kecil penulis melalui
tulisan ini dapat membawa manfaat, baik bagi peulis sendiri maupun bagi
pembaca pada umumnya. Amiin.
Jakarta, 23 Januari 2011
vi DAFTAR ISI
ABSTRAK ………. i
KATA PENGANTAR ……….. ii
DAFTAR ISI ………. vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah ………. 1
1.2Pembatasan Masalah ……….………. 5
1.3Perumusan Masalah ………….……… 5
1.4Tujuan Penelitian ……… 6
1.5Manfaat Penelitian ………….……… 6
1.6Metode Penelitian …………..………. 7
1.7Sistematika Penulisan ……….……… 9
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1. Perpustakaan Universitas ……….. 11
2.1.1. Pengertian Perpustakaan Universitas ……….... 11
2.1.2. Fungsi Perpustakaan Universitas ……… 12
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas ………... 14
2.2. Pengertian Stock Opname ... 17
2.3. Penyiangan (weeding) Koleksi ………. 18
2.3.1. Pengertian Penyianga (weeding) Bahan Pustaka ……… 18
2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka ……… 20
2.3.3. Kebijakan Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka …….. 22
vii
3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta ……… 30
3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan ……… 33
3. 3. Koleksi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ... 36
3.4. Sistem Pelayanan Perpustakaan ……….. 38
3.5. Keanggotaan ……… 39
3.6. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan ………. 40
BAB IV TEMUAN HASIL PENELITIAN DI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 4.1. Profil Informan ... 43
4.2. Prosedur Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka ………. 45
4.3. Kebijakan Penyiangan (Weeding) Bahan pustaka ……… 48
4.4. Problematika Penyiangan (Weeding) Koleksi di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ……….. 59
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ...……… 64
5.2. Saran ...……….. 67
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi buku-buku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa, sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca.1 Dunia perpustakaan menawarkan berbagai pengetahuan yang beraneka ragam. Ilmu pengetahuan berangsur-angsur masuk ke dalam dunia perpustakaan, sehingga lebih menarik untuk disimak.2 Karena itu perpustakaan memiliki peran yang sangat penting bagi masyarakat pad aumumnya.
Berbicara mengenai peran perpustakaan yang begitu syarat dengan harapan dan banyaknya pengguna perpustakaan yang ada, tentu perpustakaan mempunyai tugas yang sangat berat yang harus diemban oleh para pengelola perpustakaan untuk memenuhi segala kebutuhan pengguna jasa perpustakaan. Karena melalui perpustakaan, setiap orang bisa mendapatkan informasi dengan mudah dan menggunakannya sesuai dengan kebutuhannya.
Perpustakaan berperan sebagai pengantar ilmu pengetahuan dan informasi dan terhimpun secara sistematis kepada masyarakat dan pengguna jasa perpustakaan, sehingga lebih menarik untuk menggunakan koleksi perpustakaan. Untuk itu, pengguna jasa perpustakaan dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian sesuai dengan jenis
1
Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Indonesia, 2003), h. 7
2
Sri Rohyanti Zulaikah, Meracik Sosok Perpustakaan Ideal, PERTA, (Jakarta: Departemen Agama RI, 2000), Vol. I, No. 2, h. 42
perpustakaannya yaitu perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan khusus.
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tegabung dalam lingkungan lembaga pendidikan, baik perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademi maupun perpustakaan sekolah tinggi. Tujuan utamanya adalah membantu perguruan tinggi dalam menjalankan program pengajaran dan pendidikan.3
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan sebuah sarana penunjang yang
didirikan untuk mendukung kegiatan Civitas Akademik, dimana perguruan tinggi
itu berada. Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi disebutkan
bahwa, perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan
tinggi dalam kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
Dalam rangka menunjang kegiatan ‘Tri Darma’ tersebut, maka perpustakaan
diberi beberapa fungsi diantaranya, fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang
riset, rekreasi, publikasi, deposit dan interpretasi informasi. Perpustakaan juga
merupakan lembaga yang berkompeten dalam mengumpulkan, mengolah,
menyimpan dan menyebarkan serta menemukan kembali informasi. Karena
perpustakaan merupakan lembaga penyedia sumber informasi. Menurut Undang
undang Perpustakaan No. 43/2007 perpustakaan dilingkungan Pendidikan penting
peranannya dalam memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
Sehubungan dengan hal tersebut, informasi yang dikumpulkan dan diolah oleh perpustakaan harus sesuai dengan tujuan perpustakaan serta harus disesuaikan dengan lingkungan perguruan tinggi, sikap pemakai dengan kebutuhan informasinya. Kebutuhan informasi pemakai sangat beragam dan kebutuha tersebut banyak dipengaruhi oleh latar
3
3
belakang pendidikan dan sosial budaya masyarakat. Untuk dapat menjadikan perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi, maka perpustakaan hatus dapat dijadikan sebagai pustak informasi sekaligus bermanfaat bagi civitas akademika serta mendukung program tridarma perguruan tinggi tentu bukan merupakan tugas yang ringan,4 terutama dalam hal penyiangan/weeding.
Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain).
Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan/weeding bahan pustaka dibutuhkan.
Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.5
Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali (ressessing)
4
Sri Rohayanti Zulaikah, op.cit., h.42
5
nilainya dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.6
Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.
Sebagai perpustakaan perguruan tinggi yang memiliki bahan pustaka dengan jenis yang beragam dan jumlah koleksi yang besar, Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah melakukan beberapa kegiatan konservasi dan preservasi sebagai bentuk upaya pelestarian. Kegiatan yang ada di dalammya, disesuaikan dengan keragaman maupun jenis bahan pustaka yang ada di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Ragam dan jenis bahan pustaka yang dimiliki Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah bahan pustaka cetak seperti buku, majalah, surat kabar, skripsi dan lain-lain, dan bahan pustaka non cetak (koleksi audio visual) seperti kaset, CD, VCD, dan DVD. Walaupun jenis koleksi audio visual itu sendiri belum terpublikasikan.
6
5
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki visi yaitu menjadikan Perpustakaan Utama sebagai Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam yang terkemuka baik dalam kelengkapan koleksinya maupun keragaman pelayanannya. Untuk mewujudkan visi tersebut, maka perlu adanya penyiangan/weeding bakan pustaka.
Mengingat pentingnya penyiangan/weeding bahan pustaka, maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian tentang penyiangan/weeding di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Natinya akan dituangkan
dalam skripsi yang berjudul: “
PENYIANGAN BAHAN PUSTAKA DI
PERPUSTAKAAN UTAMA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA”.
1.2. Pembatasan Masalah
Melalui latar belakang yang telah dipaparkan dan dijelaskan pada bab
sebelumnya, peneliti memfokuskan penelitian ini pada aspek penyiangan
(weeding) bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Adapun hal-hal yang akan diangkat dalam persoalan ini seperti kebijakan
penyiangan, proses penyiangan dan problematika penyiangan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Fokus penelitian ini dibuat agar peneliti
tidak melebar atau bahkan menyimpang dari apa yang ditelitinya. Sehingga
maksud yang diinginkan mampu tersampaikan dengan baik kepada para pembaca.
1.3. Perumusan Masalah
Dari latar belakang dan batasan masalah di atas maka permasalahan yang
1. Bagaimana Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
melaksanakan kebijakan penyiangan bahan pustaka?
2. Bagaimana proses penyiangan bahan pustaka di Perpustakaan Utama UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta?
3. Kendala-kendala apa saja yang dihadapi Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta dalam melakukan penyiangan bahan pustaka?
1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah :
1. Untuk mengetahui kebijakan penyiangan bahan pustaka yang dilaksanakan
oleh Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Untuk mengetahui proses penyiangan bahan pustaka pada Perpustakaan
Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh Perpustakaan
Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam melakukan penyiangan
bahan pustaka.
1.5. Manfaat Penelitian
Sedangkan manfaat penelitian skripsi ini adalah :
1. Sebagai masukan kepada para pemegang kebijakan di perpustakaan untuk
menentukan kebijakan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta.
2. Diharapkan memberikan kontribusi pemikiran bagi Perpustakaan Utama
7
3. Dapat menambah wawasan baik bagi penulis maupun masyarakat umum.
4. Sebagai bahan masukan pengembangan penelitian selanjutnya dalam
skala yang lebih besar.
1.6. Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan
penelitian deskriptif, yaitu metode yang bertujuan untuk menggambarkan
sifat suatu keadaan yang sementara berjalan pada saat penelitian dilakukan
dan memeriksa sebab-sebab dari suatu gejala tertentu.
1. Pendekatan Penelitian
Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini, penulis menggunakan
pendekatan penelitian kualitatif, yaitu penelitian yang analisis datanya
bersifat penyelidikan; topik atau populasi belum banyak ditulis, dan
peneliti harus mendengarkan informasi dari informan berdasarkan
keterangan mereka.
2. Jenis dan Sumber Data
1. Data Primer, yaitu data yang berasal dari narasumber yang ditemui
langsung di lapangan (lokasi penelitian) yakni staf penyiangan.
2. Data Sekunder, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti
secara tidak langsung melalui media perantara. Data sekunder
umumnya berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah
tersusun dalam arsip yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan.
3. Informan, yaitu sumber data penelitian yang diperoleh peneliti
narasumber yang bersangkutan adalah kepala perpustakaan, bagian
layanan teknis, kaur pemeliharaan Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
4. Instrumen penelitian, yaitu alat-alat yang digunakan dalam proses
wawancara. Alat-alat tersebut diantaranya Hp, kertas, bolpoint, dan
lembar pertanyaan.
3. Teknik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data lapangan, penulis menggunakan teknik
field research (penelitian lapangan). Peneliti merumuskan gagasan dan topik, selanjutnya peneliti memilih kelompok sosial atau lokasi untuk
diteliti dan akhirnya melakukan penelitian di lokasi yang telah ditentukan
tersebut. Dalam teknik ini, penulis menggunakan dua cara yaitu sebagai
berikut:
a. Wawancara, penulis mengadakan tanya jawab (interview) dengan pihak yang berkaitan dengan objek penelitian penulis.7
b. Observasi, penulis mengadakan pengamatan langsung ke Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk
memperoleh data yang akurat tentang gejala, peristiwa dan kondisi
aktual yang terjadi pada masa sekarang.
7
9
4. Teknik Analisa Data
Analisis data adalah proses mengatur urutan data,
mengorganisasikanya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian
dasar. Dalam penelitian ini, analisa data yang dilakukan oleh penulis
adalah sebagai berikut:
a. Mengorganisasi data; data-data yang ada diperoleh dari catatan
lapangan dan komentar peneliti, dokumen wawancara, dan berita
acara penyiangan.
b. Menganalisa data; yaitu proses pengolahan data-data yang ada.
c. Menemukan tema; setelah melakukan pengolahan data maka
hasilnya disimpulkan menjadi sebuah tema besar sesuai dengan
tujuan penelitian.
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi latar belakang permasalahan, pembatasan masalah,
perumusan masalah, tujuan peneltian, manfaat peneltian, metode
penelitian, sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN LITERATUR
Bab ini berisi suatu landasan teoritis terhadap hal-hal yang
berkaitan dengan masalah-masalah yang hendak diteliti dari segi
definisi, fungsi dan koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Selain
pustaka, tujuan dan fungsi penyiangan/weeding, kebijakan penyiangan/weeding, dan metode penyiangan/weeding bahan pustaka.
BAB III PROFIL PERPUSTAKAAN
Menguraikan tentang kondisi Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta yang mana meliputi sejarah berdirinya
perpustakaan, tujuan didirikannya, koleksi, keanggotaan dan sistem
pelayanan perpustakaan.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Dalam pembahasan bab ini, penulis memberikan gambaran dari
hasil penelitian yang dijelaskan secara objektif mengenai metode,
kebijakan, problematika penyiangan/weeding dan koleksi pada Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari penyajian hasil peneltian yang
dikemukakan oleh penulis, dan penulis memberikan saran-saran
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1. Perpustakaan Universitas
Dalam bab kedua ini, penulis akan memberikan beberapa tinjauan teoritis
yang nantinya akan digunakan sebagai acuan atau pegangan dalam penelitian
tentang weeding di perpustakaan universitas. Berbicara mengenai perpustakaan
universitas, penting untuk terlebih dahulu mengetahui tentang seluk beluk
perpustakaan universitas; seperti pengertian, fungsi dan juga koleksi yang ada di
perpustakaan universitas.
2.1.1. Pengertian Perpustakaan Universitas
Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang berada di
lingkungan perguruan tinggi (akademi, sekolah tinggi, universitas, institut,
politeknik) dimana para penggunanya adalah para mahasiswa, dosen, dan
karyawan suatu perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi didirikan
untuk menunjang pencapaian tujuan perguruan tinggi yang bersangkutan
dalam melaksanan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk melaksanakan
tugasnya itu, perpustakaan perguruan tinggi memilih, mengolah, mengoleksi,
merawat, dan melayankan koleksi yang dimilikinya kepada para warga
lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya.
Sebagai bagian integral dari suatu perguruan tinggi. Perpustakaan
perguruan tinggi diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang
pelakasanaan program Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu:1
a) Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan
dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan
menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan
kurikulum yang berlaku.
b) Dharma kedua yaitu penelitian dilakukan melalui kegiatan
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan
menyebarluaskan informasi bagi para peneliti.
c) Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat. Diselenggarakan
melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan
menyebarluaskan informasi masyarakat.
2.1.2. Fungsi Perpustakaan Universitas
Perpustakaan universitas atau perguruan tinggi mempunyai peran yang
cukup strategis dalam mendukung program perguruan tinggi. Keberadaan
perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi adalah untuk menunjang
kegiatan perkuliahan. Dalam hal ini dikatakan bahwa Perpustakaan Perguruan
Tinggi merupakan jantung Perguruan Tinggi.2 Artinya, dengan keberadaan
perpustakaan memungkinkan sivitas akademika memperoleh kesempatan
1
Muhtamaruddin Fahmi. Mengenal lebih Dekat Perpustakaan Perguruan Tinggi atau Universitas. http://www.ubb.ac.id/, diakses pada 26 September 2010.
2
13
untuk memperluas dan memperdalam ilmu pengetahuan dengan membaca
bahan pustaka yang sesuai dengan bidangnya masing-masing. Tanpa
perpustakaan, maka proses pelaksanaan pembelajaran kurang optimal.
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:3
a) Fungsi edukasi
b) Fungsi informasi
c) Fungsi riset
d) Fungsi rekreasi
e) Fungsi deposit
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan
merawat bahan pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas
akademika maupun masyarakat di luar kampus.
Sementara tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai
berikut :
a) Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan
menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
b) Menyediakan koleksi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas-tugas dalam rangka studinya.
c) Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
3
menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para
peneliti.
d) Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik berupa tercetak maupun non cetak.
e) Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun data base-data base melalui jaringan lokal
(intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan
informasi yang diperlukan.
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Universitas
Mengingat perpustakaan sebagai jantung universitas, maka untuk
mengoptimalkan kegiatan pembelajaran perpustakaan universitas harus
menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat pengguna
jasa perpustakaan. Sebagaimana dikatakan oleh Asrukin bahwa perpustakaan
yang baik adalah perpustakaan yang koleksinya relevan dengan kebutuhan
masyarakat yang dilayani.
Pelayanan sebuah perpustakaan akan dianggap stabil bila suatu
perpustakaan memiliki kelengkapan koleksi. Koleksi merupakan unsur
terpenting pada sebuah perpustakaan, karena koleksi yang yang dimiliki oleh
perpustakaan hanya untuk dimanfaatkan oleh pengguna jasa perpustakaan.
15
dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat
guna memenuhi kebutuhan pemakai.4
Dikatakan pula bahwa koleksi merupakan kumpulan bahan pustaka
baik tercetak maupun terekam yang disimpan dan dikelola perpustakaan.5
Sedangkan menurut World Encyclopedi of Library and Information Science, jajaran koleksi perpustakaan umumnya dalam bentuk buku-buku, terbitan
berkala, laporan rekaman yang selesai diklipping/film dan CD untuk video
kaset dan CD ROM, microform.6
Dalam buku berjudul ‘Perpustakaan, Kepustakaan dan Perpustakaan’,
Soeatminah menyebutkan bahwa sebuah perpustakaan harus memiliki apa
yang dinamakan koleksi, sehingga tidak hanya satu macam, melainkan
bermacam-macam jenisnya yang antara lain koleksi umum dan koleksi
khusus. Dalam Pengertian koleksi perpustakaan ada bahan cetak dan non
cetak.7
Sumber lainnya juga menyebutkan bahwa koleksi terbagi ke dalam dua
bagian, yaitu koleksi bahan cetak dan non cetak. Koleksi bahan cetak berasal
dari karya cipta atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk
cetak, seperti: buku, majalah, koran dan lain sebagainya, termasuk koleksi
dalam terbitan berseri atau hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam
4
Rahmat Nata Djumaena Suikarman, Pedoman Umum pengelolaan Perpustakaan Perguruan Tinggi, (Jakarta: Pernas, 2000), h.5
5
Keputusan Presiden RI No. 11 Tentang Peraturan Pemerintah RI Mengnai Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, (Jakarta: Pernas, 1996), h.35
6
American Library Association, World Encyclpedi of Library and Information Services, (Chicago: ALA, 1953), h.35
7
bentuk yang bukan cetak, seperti: rekaman suara, rekaman video, audio film
dan lain sebagainya.8
Dari beberapa uraian di atas mengenai pengertian koleksi, maka dapat
ditarik kesimpulan bahwa koleksi adalah sekumpulan buku-buku atau
sekumpulan non buku yang dihimpun oleh pengelola perpustakaan. Koleksi
sebagai bahan pustaka perlu diatur dan ditata secara sistematis, sehingga
mudah digunakan, dicari dan ditemukan kembali pada saat dibutuhkan. Jadi,
koleksi adalah kumpulan buku-buku dan non buku yang dihimpun dari bahan
pustaka yang berupa bahan cetak, non cetak, bentuk mikro serta dalam bentuk
elektronik.
Koleksi perpustakaan perguruan tinggi seyogynya terdiri dari :
b) Buku referensi baik referensi umum maupun untuk bidang studi khusus.
c) Buku teks baik yang diperlukan mahasiswa maupun dosen, baik yang
diwajibkan untuk mata kuliah tertentu maupun yang dianjurkan.
d) Buku untuk pengembangan ilmu yang melengkapi dan memperkaya
pengetahuan diluar bidang studi yang ditekuni.
e) Majalah ilmiah dan populer penerbitan perguruan tinggi baik penerbitan
sendiri maupun penerbitan perguruan tinggi lain.
f) Penerbitan pemerintah, terutama produk hukum yang berkaitan dengan
perguruan tinggi
g) Laporan-laporan, baik laporan penelitian ataupun laporan lainnya
terutama dari lembaganya sendiri.
8
17
2.2. Pengertian Stock Opname
Perkembangan peradaban manusia saat ini berjalan dengan cepat, sehingga
manusia memerlukan informasi agar tidak tertinggal. Perpustakaan sebagai
penyedia informasi harus dapat memberikan layanan yang dapat memudahkan
pengguna untuk mengakses informasi dengan cepat, tepat, dan akurat. Hal ini
dikaitkan dengan tujuan dan fungsi perpustakaan itu sendiri yaitu mengumpulkan,
menyimpan, menata, merawat atau memelihara dan menyediakan bahan pustaka
dalam berbagai bentuk khususnya buku.
Agar perpustakaan dapat memberikan layanan secara maksimal, maka
koleksi perpustakaan juga dikelola dengan baik karena koleksi merupakan aset
informasi yang sangat berharga bagi perpustakaan. Selain menjaga aset informasi
yang dimiliki, perawatan merupakan bukti kepedulian sebuah perpustakaan atas
informasi yang dimilikinya. Apalagi perpustakaan dianggap sebagai pusat
informasi maka perawatan merupakan suatu yang perlu dilakukan oleh setiap
perpustakaan.
Salah satu kegiatan pemeliharaan atau perawatan koleksi yang dapat
dilakukan adalah Stock Opname. Stock Opname Adalah kegiatan penghitungan
kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui profil koleksi, jajaran
katalog yang tersusun rapi serta dapat mencerminkan keadaan koleksi untuk
tujuan peningkatan pelayanan kepada pengguna.9 Selain berfungsi untuk
mencocokkan kembali koleksi yang ada di rak dengan jumlah data inventaris, juga
dapat sebagai sarana untuk melakukan pemeliharaan, karena disamping
9
memeriksa koleksi, buku–buku yang ada kemudian dibersihkan tidak terkecuali
dengan tempat pemajangan buku/rak.
2.3. Penyiangan (Weeding) Koleksi
Di dalam sebuah sistem perpustakaan, bahan pustaka adalah salah satu unsur penting. Nilai informasi yang dikandung di dalam suatu bahan pustaka, serta harga bahan pustaka yang relatif cukup mahal, mengharuskan perpustakaan melakukan upaya-upaya pelestarian. Upaya pelestarian bahan pustaka di perpustakaan tidak hanya dalam hal fisik, tetapi juga dalam hal informasi yang terkandung di dalamnya. Dengan kata lain upaya pelestarian ini dimaksudkan untuk menjaga bahan pustaka yang dimiliki agar tidak cepat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh berbagai macam serangga, rayap, pemakaian oleh pengguna perpustakaan, cuaca dan kondisi alam (basah, lembab, sinar matahari dan lain-lain).
Dengan demikian upaya pelestarian ini dapat menjaga dan melindungi bahan pustaka supaya menjadi lebih awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Dan disinilah peran penyiangan bahan pustaka dibutuhkan.
2.3.1. Pengertian Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka
Penyiangan bahan pustaka atau weeding adalah upaya mengeluarkan koleksi dari susunan rak karena tidak diminati terlalu banyak eksemplarnya, telah ada edisi terbaru maupun koleksi itu tidak relevan. Koleksi yang dikeluarkan ini dapat diberikan ke perpustakaan lain, atau dihancurkan untuk dibuat kertas lagi.10
Dalam definisi lain, penyiangan bahan pustaka (weeding) adalah proses mengeluarkan bahan pustaka dari rak buku dan memperhitungkan kembali nilainya
10
19
dari segi kebutuhan saat ini. Sekali bahan pustaka dikeluarkan, maka hal itu akan dipindahkan, dibuang, atau disimpan dan dikelompokkan dalam gudang, atau diputuskan untuk dijual atau dihadiahkan ke perpustakaan lain.11
Koleksi perpustakaan secara berkala perlu disiangi agar bahan pustaka yang sudah tidak sesuai lagi dapat diganti dengan bahan pustaka yang baru. Pemilihan bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi sebaiknya dilakukan oleh petugas perpustakaan dan guru, kemudian untuk dipisahkan atau dipindahkan, dihibahkan atau dimusnahkan. Keputusan tersebut berdasarkan pertimbangan kemuktakhiran, kesesuaian, dan kondisi fisik dokumen.
Menurut Sulistyo Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan (1991:271-274) disebutkan bahwa preservation atau pelestarian mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk didalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode, dan teknik penyimpannnya. Conservation atau pengawetan terbatas pada kebijakan serta cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi tersebut.
Kebijakan pengawetan dan pelestarian bahan pustaka suatu perpustakaan berkaitan dengan perencanaan serta kegiatan mengurangi kerusakan bahan pustaka. Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi induk setempat.
11
2.3.2. Tujuan dan Fungsi Penyiangan/Weeding Bahan Pustaka
Adapun tujuan dari penyiangan adalah untuk memperoleh tambahan
tempat (shelf space) untuk koleksi yang baru, membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik, memberikan kemudahan pada pemakai koleksi, dan memungkinkan
staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.
Dalam sumber lain menyebutkan tentang tujuan dari kegiatan
konservasi dan preservasi sebagai upaya pengawetan dan pelestarian bahan
pustaka12 adalah sebagai berikut:
1) Menyelamatkan nilai informasi suatu dokumen
2) Menyelamatkan fisik dari suatu dokumen
3) Mengatasi kendala kekurangan ruang
4) Mempercepat proses temu balik informasi
Sedangkan fungsi dari kegiatan konservasi dan preservasi sebagai
upaya pengawetan dan pelestarian bahan pustaka adalah sebagai berikut:13
1) Fungsi melindungi, adalah untuk melindungi bahan pustaka supaya
terjaga kelestariaannya sehingga dapat digunakan lebih lama
2) Fungsi pengawetan, untuk membuat bahan pustaka menjadi lebih awet
dan tahan lama
12
Kenretno, Penyiangan Koleksi Buku Teks Di Perpustakaan UMS (Salah Satu Upaya Konservasi Dalam Rangka Pemeliharaan Koleksi), http://kenretno.blogspot.com diakses pada 1 Mei 2010.
13
21
3) Fungsi Kesehatan, adalah terjaga kebersihannya sehingga petugas
maupun pengguna perpustakaan terjaga kesehatannya
4) Fungsi pendidikan, adalah melatih atau mendidik pengguna untuk lebih
memperhatikan penggunaan dan perlakuan terhadap bahan pustaka
5) Fungsi kesabaran, adalah melatih kesabaran karena untuk merawat bahan
pustaka diperlukan kesabaran yang besar
6) Fungsi sosial, adalah mampu menciptakan komunikasi dan hubungan
dengan pihak luar
7) Fungsi ekonomi, adalah menghemat anggaran dalam kegiatan
pemeliharaan bahan pustaka
8) Fungsi keindahan, karena dengan kerapian dan kebersihan bahan pustaka
maka akan tercipta keindahan sehingga pengguna akan merasa senang
Marry Peacock Douglas menyebutkan bebrapa criteria dalam
penyiangan bahan pustaka berupa buku14, yaitu:
1. Buku yang sangat rusak yang tidak bisa diperbaiki
2. Buku yang lembarannya tidak lengkap lagi
3. Buku yang isinya sudah out of date
4. Buku yang jumlah salinannya terlalu banyak
5. Buku yang kurang bermanfaat bagi masyarakat yang dilayani
6. Buku yang telah ada edisi baru atau ada edisi revisi
7. Buku yang dilarang beredar oleh pemerintah.
14
Sedangkan menurut HF McGraw (dalam Evans, 2000) menyebutkan
bebrapa hal yang dapat menjadi criteria penyiangan, yaitu:
1. Memiliki duplikasi eksemplar yang terlalu banyak (melebihi ketentuan)
2. Merupakan koleksi sumbangan dan koleksi kurang dibutuhkan atau kurang
sesuai dengan visi dan misi perpustakaan
3. Buku-buku yang sudah using (out of date) kuno terutama untuk kategori ilmu pengetahuan
4. Edisi yang sudah digantikan dengan edisi baru
5. Buku yang sangat kotor, lusush, lapuk, sobek dan lain-lain.
6. Buku-buku yang dicetak dengan huruf-huruf yang terlalu kecil dengan
kualitas kertas yang rendah (mudah patah atau sobek) dan banyak halaman
yang hilang
7. Volume yang sudah tidak dibutuhkan atau digunakan lagi oleh pengguna
8. Terbitan berkala yang tidak disertai ideks.
2.3.3. Kebijakan Penyiangan/Weeding Bahan Pustaka
Kebijakan atau policy merupakan landasan atau pedoman untuk menyusun kebutuhan. Ada beberapa kebijakan yang perlu diperhatikan.
Adapun kriteria penyiangan bahan pustaka menurut jenis bahan pustaka yang
23
1.
Buku (monografi)Dalam melakukan penyiangan bahan pustaka yang berupa buku
atau monografi15, yaitu sebagai beriku:
1) Bidang kajian. Bidang kajian yang sudah tidak sesuai dengan kebijakan instansi dan tujuan perpustakaan sebaiknya diasingkan
2) Usia atau umur koleksi dapat dipertimbangkan agar koleksi tersebut dapat diganti dengan koleksi baru
3) Cakupan duplikasi. Jumlah koleksi yang memiliki duplikasi yang banyak dalam jajaran rak sebaiknya dikurangi dan disisihkan ke
tempat lain
4) Sumber alternatif. Dengan adanya kerjasama antar perpustakaan maka koleksi yang kurang bermanfaat dapat dikurangidengan
mengakses kepada perpustakaan lain yang memiliki informasi yang
dibutuhkan.
5) Kondisi fisik, buku-buku yang sobek, lapuk dan jilidnya rusak sebaiknya di-weeding untuk dilakukan perbaikan
6) Tingkat perlakuan, buku-buku yang berisi prinsip-prinsip dasar mempunyai manfaat yang lebih tinggi dan bersifat lama jika
dibandingkan dengan buku-buku yang bersifat manual yang akan
cepat out of date sejalan dengan perkembangan teknologi.
7) Kepentingan pengarang. Pengarang yang lebih menguasai tentang suatu sunbyek dalam ilmu tersebut, sebaiknya dipertahankan. Namun
15
apabila terpaksa harus dikeluarkan, maka harus ditempatkan pada
tempat yang mudah untuk ditelusuri kembali.
8) Bahasa. Buku yang diterbitkan dalam bahasa Inggris biasanya lebih lama umur pemakaiannya, jika dibandingkan dengan buku yang
diterbitkan dalam bahasa lain.
2.
SerialBerbeda dengan kebijakan penyiangan untuk bahan pustaka yang
berupa buku atau monografi, penyiangan bahan pustaka yang berupa
serial memiliki kebijakan tersendiri16, yaitu:
1) Penerbit. Untuk penerbit serial yang prestisius dengan menerbitkan terbitan untuk objyek kajian kepada masyarakat luas, hendaknya
dipertahankan.
2) Cakupan indeks. Majalah yang mempunyai cakupan indeks dan abstraks lebih bagus hendaknya menjadi bahan pertimbangan jika
dibandingkan dengan majalah yang tanpa disertai indeks dan
abstraks.
3) Versi diganti. Saat ini sudah banyak dijumpai majalah versi mikro, sehingga terbitan berseri yang sudah ada penggantinya ini dapat
disisihkan untuk disiangi.
4) Usia. Untuk terbitan berseri ini dilakukan penyisihan, maka keseluruhan volume saja dengan atau dengan beberapa nomor saja
16
25
5) Bahasa. Bahasa yang digunakan akan turut menjadi faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menyiangi koleksi serial ini.
Dalam bukunya, Lasa HS mengemukakan beberapa kriteria
penyiangan untuk majalah. Menurutnya “Penyortiran majalah dilakukan
untuk judul-judul majalah yang telah banyak dibaca oleh pengguna
karena telah cukup waktu dipajang, maka hendaknya segera diambil.
Kemudian majalah-majalah untuk sementara waktu disimpan dulu dalam
almari, gudang, rak khusus diurutkan judulnya.”
3.
Bahan Audio-VisualMenurut Qolyubi semua bahan audio-visual yang rusak atau cacat
menjadi calon untuk disiangi. Keputusan dibuat per judul oleh Kepala
bagian audio visual. Frekuensi penggunaan dan kerusakan menjadi faktor
penting dalam keputusan.17
4.
Bahan terbitan pemerintahEdisi-edisi terbitan pemerintah yang ada dalam koleksi terbitan
pemerintah (Government Document Collection) yang menjadi kadaluarsa dengan adanya edisi baru menjadi calon untuk ditarik. Keputusan akhir
dibuat per judul oleh pustakawan yang mengelola koleksi tersebut.18
5.
Bahan rujukan17
Masridah, Lelis. Kebijakan Penyiangan Koleksi Di Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaka, 2009.
18
Bagian rujukan telah menetapkan kebijakan khusus bagi banyak
sumber rujukan yang secara periodik menjadi kadaluarsa karena telah ada
revisi atau edisi baru sebagai penggantinya. Keputusan untuk menarik
judul-judul ini dan untuk merevisi kebijakan penyiangan dibuat oleh
kepala bagian rujukan, yang berkonsultasi dengan pustakawan
pengembangan koleksi.19
2.3.4. Prosedur Penyiangan (weeding) Bahan Pustaka
Hal selanjutnya yang tak kalah penting untuk dikaji adalah masalah
prosedur penyiangan. Prosedur adalah sebuah cara sistematis dan terpikir
secara baik untuk mencapai tujuan; prinsip dan praktek-praktek pengajaran.20
Dalam melakukan kegiatan penyiangan bahan pustaka, ada bebrapa prosedur
yang harus dilakukan, yaitu:
1. Pustakawan (bersama dengan pihak terkait lainnya) mengadakan
pemilihan bahan pustaka yang perlu dikeluarkan dari koleksi berdasarkan
pedoman penyiangan yang telah ditetapkan.
2. Pustakawan menyusun daftar koleksi yang akan dikeluarkan dari rak
3. Buku-buku yang akan dikeluarkan dari rak buku, kartu-kartunya
dikeluarkan dari buku yang bersangkutan dan kartu katalognya ditarik
dari laci/jajaran catalog
19
Ibid. 16
20
27
4. Buku-buku yang dikeluarkan diberi tanda “dikeluarkan dari koleksi
perpustakaan” sebagai bukti bahwa buku tersebut bukan lagi milik
perpustakaan
5. Apabila bahan pustaka tersebut masih layak untuk digunakan
(eksem-plarnya terlalu banyak namun isi belum “out of date” dapat disisihkan untuk bahan penukaran atau hadiah
6. Jika bahan pustaka dirasakan masih banyak dicari dan digunakan
pemakai, maka buku tersebut hanya disimpan di gudang (weeding stock) 7. Untuk bahan pustaka yang akan dimusnahkan hendaknya memperhatikan
peraturan yang berlaku berkaitan dengan penghapusan barang milik
negara, terutama untuk perpustakaan yang bernaung di bawah pemerintah.
2.3.5. Kendala Penyiangan (Weeding) Bahan Pustaka
Kegiatan penyiangan bukanlah hal mudah yang bisa dilakukan siapa
saja. Karena proses weeding memerlukan proses yang panjang dan tidak sebentar. Selain itu dalam pelaksanaannya banyak kendala atau hambatan
dalam dari pihak pengelola perpustakaan sendiri. Berkaitan dengan hal ini
penulis melihat bebrapa kendala dalam pelaksanaan kegiatan penyiangan21,
yakni sebagai berikut.
1) Adanya kebanggaan terhadap koleksi (hambatan psikologis) seperti adanya perasaan tidak rela membuang bahan pustaka
21
2) Masih adanya anggapan jumlah koleksi menentukan mutu. Jumlah
koleksi dianggap akan menunjukkan kehebatan perpustakaan tanpa
memperhatikan kondisi dan relevansi bahan pustaka tersebut
dengan tujuan perpustakaan
3) Adanya anggapan bahwa penyiangan berlawanan dengan tujuan
pengadaan atau konsep pembangunan koleksi
4) Masih dijumpainya prosedur yang rumit, terutama untuk koleksi
yang ada di perpustakaan pemerintah, karena setiap pengeluaran
barang harus dilakukan melalui prosedur yang membutuhkan waktu
lama dan terkesan rumit.
Dalam buku yang berjudul less more than less, karya Donna J. Baumbach dan Linda L. Miller menyebutkan bahwa ada beberapa kendala
dalam weeding22, yaitu:
1) Rasa bangga terhadap sebuah koleksi.
2) Pustakawan atau staf perpustakaan sebelumnya tidak melakukan
weeding, sehingga malas untuk melakukannya.
3) Perasaan tidak suka membuang koleksi.
4) Lebih senang memberikan koleksi kepada perpustakaan lain atau
orang lain dari pada membuangnya.
5) Koleksi yang banyak akan menunjang proses akreditas, jadi
koleksi tetap disimpan.
22
29
6) Rasa sayang terhadap sebuah koleksi, hingga tidak akan
membuang atau melakukan weeding hingga koleksi tersebut
pantas untuk dibuang (benar-benar rusak)
7) Prinsip seseorang yang tidak akan pernah melakukan weeding. 8) Jika weeding dilakukan orang akan menganggap bahwa hal
tersebut membuang ilmu atau penemuan dan membuang uang.
9) Tidak memiliki waktu cukup waktu untuk melakukan weeding
10)Ketidaktahuan seseorang mengenai ilmu dan manfaat weeding, sehingga timbul rasa takut akan membuang koleksi yang berhara
BAB III
PROFIL PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
3.1. Sejarah Berdirinya Perpustakaan Utama Syarif Hidayatullah Jakarta
Berdasarkan buku pedoman Perpustakaan Utama Perguruan Tinggi
Universitas islam negeri Jakarta, pada dasarnya Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta merupakan peralihan nama dari perpustakaan IAIN Jakarta,
yaitu sejak berdirinya ADIA (Akademi Dinas Ilmu Agama) pada tanggal 1 Juni
1957. Pada waktu itu keadaan perpustakaan ini masih sangat sederhana, hanya
terdiri dari satu ruangan dengan koleksi sebanyak 2000 eksemplar dan hanya
dikelola oleh seorang pegawai. Kemudian perpustakaan mulai berkembang ketika
dipimpin oleh Bapak Drs. Ahmad Syadali (Rektor IAIN periode 1984 – 1993). Di
masa kepemimpina beliau, kondisi perpustakaan lebih sistematis. Koleksi buku
sudah diklasifikasikan menurut DDC (Dewey Decimal Classification). Sistem
peminjaman sudah mulai tertib dan pegawainya pun bertambah menjadi empat
orang.
Selanjutnya pada tahun 1964, perpustakaan beralih ke pemimpinan Ny.
Nabila Lubis, seorang sarjana ilmu perpustakaan dari Universitas Cairo Mesir.
Pada masa beliau, perpustakaan banyak menerima sumbangan buku dari berbagai
lembaga, khususnya kedutaan Mesir dan kedutaan Saudi Arabia, sehingga pada
bulan Januari 1969 jumlah koleksi tercatat 1320 judul atau 10.999 eksemplar
buku, 23 skripsi dan 310 eksemplar majalah. Saat ini, Prof. Dr. Nabilah Lubis
31
menjabat sebagai guru besar di fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta.
Selanjutnya di tahun 1971-1983, perpustakaan dipimpin oleh Ny. Dra. Hj.
Halimah Madjid. Pada masa kepemimpinannya perpustakaan lebih teratur dan
menempati ruang yang lebih luas yang sekarang dikenal dengan gedung Aula
Madya. Pada masa kepemimpinannya tepatnya pada tahun 1980 perpustakaan
IAIN tercatat sebagai perpustakaan perguruan tinggi terbaik di seluruh wilayah
DKI Jakarta. Sebuah prestasi yang cukup membanggakan yang diperoleh di masa
kepemimpinan Ny. Dra. Hj. Halimah Madjid.
Lalu pada tahun 1983-1984, Drs. M. Kailani Eryono menggantikan Ny. Dra.
Hj. Halimah Madjid memimpin perpustakaan IAIN. Beliau merupakan alumni
jurusan perpustakaan dari Universitas Indonesia. Tidak kalah dengan
kepemimpinan sebelumnya, Drs. M. kailani pun memperoleh kesuksesan dengan
berkembangnya perpustakaan dengan pesat.
Pada tahun 1984-1998, Drs. Zainal Arifin Toy MLIS , seorang alumni
jurusan bahasa Inggris dari IAIN Jakarta dan Master bidang perpustakaan dari
Universitas of Illnois Urbana-Champaign, diangkat menjadi kepala perpustakaan
IAIN. Pada masanya perpustakaan sempat mengalami perpindahan gedung baru
berlantai tiga di Jl. Kertamukti No. 5 Pisangan – Ciputat yang saat ini menjadi
Fakultas Psikologi. Di bawah kepemimpinannya dibentuklah Sekretariat
Kerjasama Perpustakaan (SKP) yang anggotanya meliputi seluruh perpustakaan
Periode selanjutnya, perpustakaan IAIN dipimpin oleh Drs. M. Djuhro S.
Beliau adalah seorang sarjana bidang ilmu perpustakaan dari Universitas
Indonesia. Ia mengepalai perpustakaan IAIN dari tahun 1998 hingga tahun 2000.
Pada masa kepemimpinannya kembali terjadi perpindahan gedung. Gedung baru
tersebut dibangun pada bekas gedung sanggar Pravitasari. Dengan demikian
lokasi perpustakaan dan kampus menjadi lebih dekat dan hal ini mungkin menjadi
sebuah harapan bagi para insane akademik untuk menjadikan perpustakaan
sebagai gudang ilmu pengetahuan.
Sejak tahun 2001 hingga akhir tahun 2006, Perpustakaan Utama UIN
Jakarta dikepalai oleh DR H. Udjang Tholib, MA. Beliau pernah bekerja di
perpustakaan ini pada tahun 1975-1985, dan di tahun 1984 mengikuti Program
Sertifikat Tenaga Asisten Perpustakaan selama 8 bulan di Universitas Indonesia.
Di tahun ini, berbagai upaya perbaikan telah dilaksanakan, antara lain perbaikan
gedung dan perlengkapannya, penerapan system otomasi, penerapan system
kamanan koleksi dengan sensormatic, penambahan jenis layanan seperti warnet,
audio visual dan lain sebagainya.
Perkembangan selanjutnya, pada tahun 2004 bekerjasama dengan kedutaan
Amerika Serikat Perpustakaan Utama UIN Jakarta telah membuka American
Corner (Amcor). Ini dimaksudkan sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi
para sivitas akademika, terutama berbagai informasi yang terkait dengan Amerika.
Banyak informasi yang disediakan di Amcor, seperti buku-buku, majalah, jurnal
33
mengadakan berbagai kegiatan seperti pemutaran film, teleconference, diskusi, dll.
Hingga tahun 2009 pengembangan perpustakaan terus dilakakukan, mulai
dari system otomasi berbasis web dengan nama TULIIS (The Technology of UIN for Library & Information System), perubahan layout perpustakaan, khususnya pada ruang koleksi dan ruang baca. Saat ini Perpustakaan Utama UIN dipimpin
oleh DR. Muhammad Zuhdi.
Seiring dengan berubahnya status IAIN menjadi UIN yang mengacu kepada
Surat Keputusan Presiden RI No. 31 tertanggal 20 Mei 2002, maka dengan
sendirinya nama perpustakaan ikut berubah menjadi Perpustakaan Utama Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.1
Dari uraian di atas bisa ditarik kesimpulan bahwa Perpustakaan Utama UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta dari tahun ke tahun terus mengalami perkembangan
yang sangat pesat. Hal ini bisa dibuktikan dengan sarana dan prasarana
perpustakaan yang mulai modern dan canggih.
3.2. Struktur Organisasi Perpustakaan
Untuk membantu berjalannya kinerja perpustakaan yang baik maka
dibutuhkan struktr organisasi. Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta pun memiliki struktur organisasi sendiri yang dibentuk untuk
mengoptimalkan usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan, terutama sebagai
pusat kegiatan dan penelitian civitas akademika UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
1
Dengan adanya struktur organisasi ini, maka secara tidak langsung Perpustakaan
Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat menggambarkan aktivitas-aktivitas
yang dilakukan oleh pegawai perpustakaan tersebut.
Dalam struktur organisasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta, kepala perpustakaan utama bertanggung jawab langsung kepada rektor
melalui Pembantu Rektor Bidang Akademik. Dalam pelaksanaan tugas-tugas
operasional, kepala Perpustakaan Utama dibantu oleh Wakil Kepala, tiga sub
bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Layanan Teknis dan Sub Bagian
Layanan Umum, serta dibantu oleh Kepala-Kepala Urusan dan Kelompok
pustakawan. Sub bagian layanan teknis membawahi Kepala-kepala Urusan (Kaur)
seperti Kepala Urusan Pemeliharaan, dan Kepala Urusan Pengolahan, Kepala
Urusan Pemeliharaan, dan Kepala Urusan Pustakawan dan SDM Koleksi.
Sedangkan Sub Bagian Layanan Umum membawahi Kepala Urusan Sirkulasi,
Kepala Urusan Referensi, Kepala Urusan Layanan Khusus dan Kerjasama serta
Kepala Urusan Otomasi, ICT dan Multimedia.
Berikut ini adalah bagan struktur organisasi Perpustakaan utama UIN Syarif
35
STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN UTAMA UIN SYARIF
HIDAYATULLAH JAKARTA2
Gambar 1
3. 3. Koleksi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki banyak
koleksi, yaitu meliputi koleksi umum, koleksi referensi, koleksi deposit (skripsi,
tesis, disertasi), laporan hasil penelitian, jurnal ilmiah dan majalah populer serta
surat kabar.3
Pertama, koleksi umum. Koleksi umum di Perpustakaan Utama ini terdiri dari buku-buku yang dapat dipinjam untuk dibawa pulang. Saat ini Perpustakaan
Utama menyediakan tidak kurang dari 32. 400 judul (61.500 eksemplar) koleksi
umum yang siap dipinjamkan kepada para anggota.
Kedua, koleksi referensi. Koleksi Referensi (bahan rujukan) adalah berbagai bahan yang hanya bisa digunakan atau dibaca di perpustakaan, tidak untuk
dipinjamkan (dibawa pulang). Hingga saat ini Perpustakaan Utama memiliki
kurang lebih 1300 judul (4500 eksemplar) buku rujukan (referensi) yang meliputi
rujukan tentang kajian Islam, tafsir, hadis, rujukan dalam ilmu-ilmu sosial seperti
pendidikan, hukum, politik, ekonomi dan berbagai biografi para tokoh.
Ketiga, koleksi deposit. Yang termasuk dalam kategori ini adalah koleksi skripsi, tesis dan disertasi. Koleksi ini mayoritas berasal dari deposit karya para
alumni UIN sendiri, dan sebagian kecil berasal dari karya tulis alumni McGill
University (terutama tesis dan disertasi). Hingga bulan September 2009, koleksi
skripsi berjumlah 15.876, koleksi tesis sebanyak 968 dan koleksi disertasi
sebanyak 434.
3
37
Keempat, koleksi serial. Koleksi serial adalah koleksi yang terdiri dari jurnal ilmiah, majalah populer dan surat kabar. Beberapa judul jurnal ilmiah yang
dikoleksi oleh Perpustakaan Utama UIN adalah Al-Huda, Jauhar, Studia Islamika, Kultur, Al-Jami’ah, Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan, Jurnal Adabiyah, Archipel, International Journal of Middle East Studies, Journal of Islamic Studies, Modern Asias Studies, dan lain-lain. Dan majalah populer yang dilanggan saat ini adalah Forum Keadilan, Gatra, Amanah,dan Alo Indonesia (berbahasa Arab). Perpustakaan Utama UIN ini juga berlangganan surat kabar harian yaitu
Republika, Media Indonesia, Tempo dan Kompas.
Kelima, koleksi non-cetak. Koleksi ini berupa Audio-visual (AV). Namun karena beberapa hal koleksi jenis ini belum bisa dilayangkan kepada para
pengguna perpustakaan. Adapun koleksi non cetak yang ada di Perpustakaan
Utama adalah CD-ROM sebanyak 600 judul (877 CD), kaset audio sebanyak 11
judul (15 kaset) dan kaset video sebanyak 3 judul (24 kaset).
Dan koleksi terakhir yang dimiliki Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah adalah koleksi laporan penelitian. Saat ini ada sekitar 1800 judul
laporan penelitian yang terdiri atas laporan penelitian dalam bidang keagamaan,
sosial dan budaya.
Itulah beberapa koleksi yang tersedia di Perpustakaan Utama UIN Syarif
Hidayatullah Jakarta. Selanjutnya kita masuk ke pembahasan tentang sistem
pelayanan di Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3.4. Sistem Pelayanan Perpustakaan
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam kegiatan
sirkulasi menggunakan system layanan terbuka (open access). Dengan sitem layanan terbuka maka setiap pengunjung mendapat kesempatan untuk dapat
mengakses secara langsung koleksi yang ada di perpustakaan. Bagi para pengguna
jasa perpustakaan yang ingin meminjam koleksi dapat mencari atau memilih
koleksi secara langsung di rak dan kemudian dibawa ke petugas sirkulasi untuk
dip roses.
Namun, hal penting yang harus diperhatikan oleh pengguna jasa
Perpustakaan Utama UIN adalah memperhatikan jam kerja dan jam layanan pada
perpustakaan ini.
Sabtu Tidak ada pelayanan/tutup (Stack Reading)
Layanan yang ada di Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah ini meliputi
layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan koleksi khusus, layanan tendon,
layanan audio visual dan multimedia, layanan corners, layanan pendidikan
39
3.5. Keanggotaan
Mengenai keanggotaan Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta, semua sivitas akademika UIN Jakarta baik mahasiswa, dosen maupun
karyawan berhak menjadi anggota dan menggunakan fasilitas perpustakaan.
Namun, fasilitas tersebut baru terpenuhi apabila telah memenuhi persyaratan yang
ditentukan.
Persyaratan bagi mahasiswa dan dosen berbeda prosedurnya. Mahasiswa
dan dosen yang telah melakukan prosedur dengan benar dan lengkap, mereka
langsung teregristrasi menjadi Perpustakaan Utama UIN. Setiap anggota
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memiliki hak seperti:
1) Menggunakan bahan Pustaka (koleksi) Perpustakaan Utama UIN Jakarta.
2) Memperoleh satu kartu anggota
3) Memperoleh satu eksemplar buku Panduan Penggunaan Perpustakaan
Utama UIN Jakarta
4) Mendapatkan pelayanan peminjaman buku, informasi, foto copy dan
bimbingan perpustakaan.
5) Menggunakan ruang baca dan fasilitas lainnya
6) Menggunakan skripsi, tesis, disertasi, majalah dan laporan penelitian
7) Menggunakan rental internet, rental computer dan fasilitas-fasilitas lainnya.
Yang berhak menjadi anggota Perpustakaan Utama ini tidak hanya sivitas
akademika UIN Jakarta saja, anggota dari luar pun diperbolehkan menjadi
anggota. Sama seperti yang lainnya, mereka pun harus melakukan registrasi sesuai
istimewa. Setelah itu mereka akan mendapatkan hak yang sama seperti anggota
lainnya.
Jadi dari keterangan di atas, bisa disimpulkan bahwa keanggotan di
Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta terdiri dari tiga golongan,
yaitu mahasiswa UIN Jakarta, Dosen dan Karyawan UIN Jakarta dan anggota
istimewa (dari luar UIN Jakarta).
3.6. Gedung dan Perlengkapan Perpustakaan
Suatu perpustakaan erat hubungannya dengan keadaan gedung atau ruang
perpustakaan yang menyangkut keamanan para pengguna jasa perpustakaan.
Lokasi Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ini terletak di tempat
yang sangat strategis, yaitu berada di tengah-tengah kampus dekat dengan
fakultas-fakultas yang ada di dalamnya yang mudah dijangkau baik oleh
mahasiswa maupun staf pengajar dari berbagai tempat kegiatan akademis. Lokasi
perpustakaan yang demikian memiliki bebrapa keuntungan dimana letaknya yang
dekat dengan gedung-gedung perkuliahan dan jauh dengan jalan raya sehingga
memungkinkan perpustakaan terhindar dari kebisingan lalu lintas. Tepatnya,
Perpustakaan Utama UIN Jakarta berada di Kampus I UIN Syarif Hidayatullah
Jakarta, Jl. Ir. H. Juanda No. 95 Ciputat.
Meskipun dikelilingi dengan gedung-gedung yang tinggi, tidak
mengakibatkan tehalangnya sinar matahari untuk dapat masuk ke dalam ruang
perpustakaan. Perpustakaan ini dibangun dengan banyak kaca dan jendela
41
itu untuk menjaga kenyamanan para pengguna perpustakaan, gedung
perpustakaan memanfaatkan AC (Air Conditioner) sehingga walaupun jendela tidak selalu dibuka, udara tetap sejuk dan aktivitas di dalam perpustakaan pun
tetap nyaman.
Perpustakaan Utama terdiri dari 3 (tiga) lantai. Gedung ini dibangun dengan
menggunakan disain modul, yaitu disain bangunan yang menggunakan dinding
pemisah ruang untuk menopang bobot sebagai pendukung konstruksi dan juga
menggunakan sejumlah tiang yang berderet pada jarak yang sama. Dengan
demikian diharapkan mampu menopang bobot, sehingga tidak terjadi hal-hal yang
tidak diinginkan.
Adapun ruangan yang terdapat pada gedung Perpustakaan Utama UIN
Syarif Hidayatullah Jakarta ini adalah sebagai berikut.
Lantai I digunakan sebagai ruang perkantoran.
Lantai II digunakan sebagai layanan baca, layanan sirkulasi dan layanan
Corners.
Lantai III digunakan sebagai tempat layanan koleksi referensi, layanan
skripsi, tesis, disertasi serta layanan jurnal dan majalah.
Ruangan yang dimiliki oleh Perpustakaan UIN Syarif Hidayatullah jakart
yang tidak kalah pentingnya adalah ruangan kepala perpustakaan. Ruang kepala
perpustakaan terletak di lantai I berdampingan dengan ruang tat usaha dan ruang
pemeliharaan.
Selanjutnya ruangan lainnya adalah ruang pengolahan. Ruangan ini terletak
