Sistem Akuntansi Pembelian

(1)

1

Sistem Akuntansi Pembelian

a. deskripsi kegiatan

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perushaan untuk pengadaan

barang yg diperlukan oleh perusahaan.

Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 :

pembelian lokal

&

impor

b. fungsi yg terkait

1. fungsi gudang

2. fungsi pembelian

3. fungsi penerimaan

4. fungsi akuntansi

c. jaringan prosedur yg membentuk sistem

1. prosedur permintaan pembelian

2. prosedur permintaan penawaran harga & pemilihan pemasok

3. prosedur order pembelian

(2)

Jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian

Penerimaan faktur dari pemasok

(8)

Laporan penerimaan barang

(7)

Permintaan pembelian

(1)

_Pembelian

Fungsi

Pemasok

Fungsi

Akuntansi

Fungsi

Gudang

Fungsi

Penerimaan

Permintaan penawaran

harga

(2)

Penawaran harga

(3)

Order pembelian

(4)

Penyimpanan barang

(6)

Penerimaan barang dari pemasok

(5)

d. informasi yg diperlukan oleh manajemen

1.

jenis persediaan yg telah mencapai titik pemesanan kembali

2.

order pembelian yg telah dikirim kpd pemasok

3.

order pembelian yg telah dipenuhi oleh pemasok

4.

total saldo utang dagang pada tanggal tertentu

5.

saldo utang dagang kpd pemasok tertentu

(3)

e. dokumen yg digunakan

1. surat permintaan pembelian

4. laporan penerimaan barang

2. surat permintaan penawaran harga

5. surat perubahan order

3. surat order pembelian

6. bukti kas keluar

f. catatan akuntansi yg digunakan

1. register bukti kas keluar

3. kartu utang

2. jurnal pembelian

4. kartu persediaan

g. unsur sistem pengendalian intern

Organisasi

1.

fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan

2.

fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

3.

fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang

4.

transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,

fungsi penerimaan, & fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yg

dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.

Sistem otorisasi & prosedur pencatatan

5.

surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yg disimpan

dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yg langsung pakai

6.

surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yg lebih tinggi

7.

laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang

8.

bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yg lebih tinggi

9.

pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yg didukung dgn

(4)

10.

pencatatan ke dalam kartu utang & register bukti kas keluar (

voucher register

)

diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Praktik yg sehat

11.

surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya

dipertanggung-jawabkan oleh fungsi gudang

12.

surat order pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya

dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian

13.

laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya

dipertanggung-jawabkan oleh fungsi penerimaan

14.

pemasok dipilh berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai

pemasok

15.

barang hanya diperiksa & diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah

menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian

16.

fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yg diterima dari pemasok dgn cara

menghitung & menginspeksi barang tsb & membandingkannya dgn tembusan surat

order pembelian

17.

terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, & ketelitian perkalian dalam

faktur dari pemasok sebelum faktur tsb diproses untuk dibayar

18.

catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn

rekening kontrol utang dalam buku besar

19.

pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dgn syarat pembayaran guna

mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai

20.

bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi

pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok

(5)

h. bagan alir dokumen sistem akuntansi pembelian

Bagian Gudang

Mulai

Membuat surat permintaan

pembelian

2 Surat 1 permintaan pembelian

1

5

Pada saat

reorder point

Surat 5 order pembelian

N

6

Laporan 6 penerimaan barang

Kartu gudang

T

(6)

PH

Bagian Pembelian

1

Membuat surat permintaan penawaran harga

Surat 1 permintaan pembelian

Surat permintaan penawaran harga

Surat

penawaran harga

Membuat perban-dingan harga

Perbandingan harga

2

Membuat surat order pembelian

SPH Diterima

dari pemasok Dikirim ke pemasok

3 Dikirim ke

pemasok penerimaan barang

8

Mencatat tgl penerimaan pada SOP lb 6 dan 7

Dari pemasok

Faktur

Memeriksa faktur

Faktur

9

SPP = Surat Permintaan Pembelian SOP = Surat Order Pembelian

SPPH = Surat Permintaan Penawaran Harga

SPH = Surat Penawaran Harga PH = Penawaran Harga

(7)

Faktur

Bagian Penerimaan

SOP 3

Dikirim ke Bagian Gudang bersamaan dgn barang 3

N

7

Dari pemasok

Surat pengantar

Memeriksa barang yg dikirim

Membuat laporan penerimaan barang

SOP SOP 3

3 2 Laporan 1 penerimaan barang

6

Bagian Utang

Bagian Kartu

Persediaan

4 8 9

SOP 4 LPB 1 Faktur

Membandingkan faktur dari pemasok

dgn SOP & LPB

Membuat bukti kas keluar

LPB 1

Register

bukti kas 10 T

Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar

10

Bukti Kas 2 Keluar

Register

bukti kas N

LPB = Laporan Penerimaan Barang

(8)

Sistem Akuntansi Pembelian Dalam Lingkungan

Pengolahan Data Elektronik

Bagian Utang

Dari Bagian Pembelian ₈

Mengisi batch transfer form

DP 2 Bukti Kas 1 Keluar

1

T

T Faktur

LPB Surat order pembelian

Mengisi batch transfer form

1

DP 2 BKK 1

Batch transfer form

BKK = Bukti as Keluar BTF = Batch Transfer Form

2

BTF BKK 1 Register bukti kas keluar

(9)

BKK 1

2

Batch input control totals log

Log and control totals

3

5

BKK 1

Penyimpangan & control totals

Register bukti kas keluar

8

6 7

Control totals

Register cek

RA 1

Cek

Ke Bagian Kasa

3

BKK 1

Arsip transaksi pembelian Terminal

5 4

(10)

Operator Komputer

Arsip transaksi pembelian

Penyimpangan & Control Totals

4

Run 1

Sort and Edit

Arsip transaksi penjualan

Run 2

Membuat register bukti kas keluar &

update arsip induk Arsip induk

utang (updated)

Arsip induk utang (updated)

Arsip induk persediaan

Arsip induk persediaan (updated)

Penyimpangan & Control Totals

Register bukti kas keluar

6

Run 3

Baca & sortasi

Arsip BKK yg akan

dibayar

Control Totals

Run 4

Membuat cek & register cek

7

Control Totals

Register cek RA 2

Cek 1