AUDIT TERHADAP SIKLUS PENGELUARAN : PENGUJIAN PENGENDALIAN > DESKRIPSI SIKLUS PENGELUARAN
Sistem informasi akuntansi yang membentuk siklus pengeluaran
Siklus pengeluaran terdiri dari berbagai sistem informasi akuntansi berikut ini : 1. Sistem pembelian, yang terdiri dari berbagai prosedur berikut ini a. Prosedur permintaan pembelian
b. Prosedur order pembelian c. Prosedur penerimaan barang d. Prosedur penyimpanan barang
e. Prosedur pembuatan bukti kas keluar f. Prosedur pencatatan utang
2. Sistem pengeluaran kas, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini a. Prosedur pembayaran bukti kas keluar
b. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
> PERANCANGAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN TERHADAP SIKLUS PENGELUARAN
Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian terhadap siklus pengeluaran ini dibagi menjadi 2 kelompok berikut ini :
3. Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian-transaksi pembelian
Fungsi yang terkait a) fungsi gudang
b) fungsi pembelian
g) fungsi penerimaan kas
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian 2. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok
dan melakukan pemilihan pemasok
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok pilihan 5. Fungsi penerimaan memeriksa dab menerima barang yang dikirim oleh
pemasok
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi
8. Fungsi akuntansi menerima faktur dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian
Dokumen
Transaksi pembelian dibagi menjadi dua golongan : dokumen sumber (source documents) yaitu dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corroborating documents atau dokumen penguat) yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi.
Dokumen pendukung
1. Surat permintaan pembelian
2. Surat permintaan otorisasi investasi 3. Surat permintaan otorisasi reparasi 4. Surat permintaan penawaran harga 5. Surat order pembelian
a) surat order pembelian
b) tembusan pengakuan oleh pemasok c) tembusan fungsi peminta barang d) arsip tanggal penerimaan
e) arsip pemasok
1. Laporan penerimaan barang 2. Surat perubahan order 3. Faktur dari pemasok
Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah : a) register bukti kas keluar (voucher register), jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar
b) jurnal pembelian, jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian
c) Buku pembantu utang, jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah buku pembantu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid vouche file)
d) Buku pembantu sediaan, dalam sistem akuntansi pembelian buku pembantu sediaan ini digunakan untuk mencatat kos sediaan yang dibeli.
> AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi salah saji
tersebut mencakup :
1. otorisasi umum dan khusus untuk setiap pembelian
2. Setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi
3. Setiap penerimaan barang harus didasarkan pada surat order pembelian yang telah diotorisasi
4. Fungsi penerimaan barang menghitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang diterima dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian
5. Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus didokumentasikan
6. Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah
8. Pengecekan secara independen posting ke dalam buku pembantu utang usaha, sediaan, aktiva tetap dengan akun kontrol yang bersangkutan dalam buku besar
9. Pertanggungjawaban secara periodik semua formulir bernomor urut tercetak
10.Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun 11.Review kinerja secara periodik
> PENJELASAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN TERHADAP TRANSAKSI PEMBELIAN
1. Lakukan pengamatan terhadap prosedur persetujuan atas permintaan pembelian, order pembelian, penerimaan barang, pembuatan bukti kas keluar.
2. Ambil sampel transaksi pembelian dari register bukti kas keluar dan lakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung.
3. Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut.
4. Ambil sampel bukti kas keluar yang disetujui dan lakukan pengusutan ke dokumen pendukung dan catatan akuntansi yang bersangkutan.
5. Periksa adanya pengecekan independen terhadap posting ke buku pembantu dan jurnal
> PERANCANGAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN-TRANSAKSI PENGELUARAN KAS
Fungsi yang terkait
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas 2. Fungsi pencatat utang
3. Fugsi keuangan
4. Fungsi akuntansi biaya 5. Fungsi akuntansi umum 6. Fungsi audit intern 7. Fungsi penerima kas
Dokumen
2. Dokumen sumber : Bukti kas keluar
3. Dokumen pendukung : permintaan cek, kuitansi, cek.
Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah :
1. Registrasi cek (chek register) 2. Buku besar (general ledger)
> AKTIVITAS PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELUARAN KAS
Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteksi salah saji tersebut mencakup :
1. Penandatangan cek harus me-review bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya
2. Pembubuhan cap lunas terhadap bukti kas keluar yang telah dibayar beserta dokumen pendukungnya
3. Pengecekan secara independen antara cek dengan bukti kas keluar 4. Pertanggungjawaban semua nomor urut cek
5. Pengecekan secara independen posting ke dalam catatan akuntansi 6. Rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak ketiga yang independen 7. Pengecekan secara independen terhadap tanggal yang tercantum
dalam bonggol cek (chek stub) dan tanggal pencatatannya.
> PENJELASAN PROGRAM AUDIT UNTUK PENGUJIAN PENGENDALIAN TERHADAP TRANSAKSI PENGELUARAN KAS
1. Lakukan pengamatan terhadap prosedur pembuatan cek dan pencatatan cek ke dalam register cek.
2. Ambil sampel transaksi pengeluaran kas dari register cek dan lakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung.
3. Periksa bukti digunakannya formulir bernomor urut tercetak dan pertanggungjawaban pemakaian formulir tersebut.
